现代秘书实务
现代秘书实务
第一章文书写作
第一节行政公文写作
一、行政公文概述
（一）行政公文的涵义
2001年修订的《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”
这段文字表述了以下内容:
第一,揭示了公文的性质。
第二，阐明了公文的功能。领导管理职能。
第三，指出了公文的特点。政治性、权威性、实用性、群众性、规范性。
(二)行政公文的分类
1、根据公文涉及国家秘密的程度，公文分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。
2、根据行文方向，公文分为上行文、下行文、平行文三类。
3、根据处理时限的要求，公文分为平件、急件、特急件三类。
4、根据内容的性质，公文分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文四类。
5、根据来源，分为收文和发文两类。
二、行政公文的基本结构
（一）文头部分
文头又叫文件版头，通常发文机关都有专门设计。一般分红头文件和白头文件两种。白头一般用于内部文件。文头部分由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人等5项内容构成。
1、发文机关
2、秘密等级
分绝密、机密、秘密三种。标识为★
3、紧急程度
分特急件好急件。对平件的处理以一周时间为限，急件应在三天内处理完毕，特急件随到随办，最迟不超过24小时。
4、发文字号
是某一机关的代称，由发文机关代字、发文年度、顺序号构成。
5、签发人
一般上行文需要签发人。
（二）行文部分
1、标题
由发文机关名称、公文事由、文种三部分组成。标题可以是完整式，也可以是省略式。完整式：《中共中央、国务院关于加强人口与计划生育工作稳定低生育水平的决定》省略式一：省事由，《国务院令》
省略式二：省发文机关，《关于聘请外籍教师的请示》
省略式三：仅留文种，《公告》
2、主送机关
顶格，不要用带感情色彩的词。主送机关多，可用泛称。
3、正文
由开头、主体、结尾三部分构成。
开头可用根据式、目的式、原因式。结尾因文种不同而不同。
4、附件
5、落款
包括印章、成文时间。成文时间要写汉字。
印章要“骑年压月”。
（三）文尾部分
1、附注
2、主题词主要内容和文种，一般为3到5个，不超过7个。
3、抄送机关
4、印发机关和时间
以上公文结构内容，分为指定项目和选择项目。指定项目是每一件公文必须具有的项目，即由发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、生效标识好页码等7项组成。
三、公文的种类与写法
公文共有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（一）通报的写法：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。
1、标题完整式与省略式都可以。
2、主送机关用于内部张贴，不用主送机关。
3、正文通报事由、分析评议、决定要求构成。
例文：
东华大学文件
东华[2001]5号
通报
2001年4月8日晚，无线电系学生韩伟光、刘仲伟、谢振东正在湖边散步，突然听见离他们不远的地方有人落水的声音，就急忙跑了过去，见一个小孩正在水里挣扎。韩伟光虽然不会游泳，却奋不顾身地跳入水中，抢救落水的小孩。在其他两位同学的协助下，终于把落水的小孩救上岸来，并且送回家中。小孩的父母十分感激，留他们进屋休息。他们说：“照看小孩要紧，我们回去了。”家长一再询问他们的姓名，他们说：“谁遇到这样的事，都会这样做的。”说完就走了。
在全国人民开展“五讲四美”活动中，韩伟光等同学以雷锋为榜样，不顾个人安危，抢救落水儿童，事后又不留姓名，这种精神
3、正文通报事由、分析评议、决定要求构成。
例文：
东华大学文件
东华[2001]5号
通报
2001年4月8日晚，无线电系学生韩伟光、刘仲伟、谢振东正在湖边散步，突然听见离他们不远的地方有人落水的声音，就急忙跑了过去，见一个小孩正在水里挣扎。韩伟光虽然不会游泳，却奋不顾身地跳入水中，抢救落水的小孩。在其他两位同学的协助下，终于把落水的小孩救上岸来，并且送回家中。小孩的父母十分感激，留他们进屋休息。他们说：“照看小孩要紧，我们回去了。”家长一再询问他们的姓名，他们说：“谁遇到这样的事，都会这样做的。”说完就走了。
在全国人民开展“五讲四美”活动中，韩伟光等同学以雷锋为榜样，不顾个人安危，抢救落水儿童，事后又不留姓名，这种精神
是难能可贵的。
校长办公会议研究决定，对韩伟光、刘仲伟、谢振东三名同学给予通报表扬，并号召全校师生员工投身于“五讲四美”活动之中，努力做到：学雷锋，树新风，讲文明，讲礼貌，培养共产主义道德品质，为建设社会主义精神文明而奋斗！
东华大学
二00一年四月十五日练习：
整理下列材料，以学校的名义拟一篇“通报”。
★1997年11月，我校法律援助中心成立，现法援中心共有136位同学。
★市老龄委、上海人民广播电台、上海电视台等单位纷纷前来表达合作意向，法援中心已在各个媒体亮相，进行普法宣传，赢得了社会各界的好评。
★中心成立一年来，共回复来电800余件，来函近千封，接待来访1600余人次，代拟法律文书50篇。
★“立足华政，放眼社会，为维护公平与正义而奋斗”是法援的宗旨。
★在顾问教师的指点关心下做了大量的工作，为华政树立了良好的窗口形象。★法援中心通过一年的辛勤工作，已逐步走上了规范化、制度化、组织化的轨道。
（二）请示的写法：
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
1、标题完整式；省略式只可以省略发文机关。
2、主送机关直接上级。
3、正文一般由缘由、事项、要求组成。请示要一文一事。
（三）函的写法
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
1、标题完整式，省略式只可省略发文机关。复函的话，标题用“复函”
2、发文字号函的发文字号在标题下方右侧。
3、正文一文一事。结语因公文类型不
同而有所区别。商洽性函，询问性函，用“请函复”；答复性函用“此复”、“专此函复”；告知性函用“特此函告”。
练习：用以下材料拟两份公文稿。事由：我院学生、教工食堂和餐厅分布在苏州河两岸，连接各食堂、餐厅的煤气管道为10年前由司法部拨款安装。煤气管道大部分埋设在地下，少部分装置在地面上。现经检查，煤气管道地下部分腐蚀严重，地面部分也锈斑累累，有事故隐患。现经上海市煤气公司技术设计部门勘察，需排设新煤气管道。经费计材料费40万元，施工费10万元。
四、公文写作中常见的错误
（一）文种用错
1、请示与报告不分
2、函与请示混用
（二）格式不对
1、发文机关小版头不要用“文件”两字。
2、秘密等级不标秘密标识，秘密等级用错。
3、紧急程度标识不清。
4、发文字号缺某一项；顺序不对；代字不规范；发文年度缩写；年度用圆括号。
5、标题只写“请示”、“报告”；分写一个词、词组、人名、地区名；书名号不规范，标题后用标点符号。
6、主送机关不顶格；在主送机关前加带感情色彩的形容词。
7、正文起行不空两格；结构层次序号不规范；文种结语张冠李戴；数字不写阿拉伯数字。
8、印章只写两个字，不盖上去。
9、成文时间写阿拉伯数字；年、月、日不全。
10、主题词超过7个；不写文种。
11、抄送机关有的用抄报。
练习：
秘密程度
紧急程度
华东政法大学
（07）华政
关于建造学生公寓的报告
尊敬的上海市教委:
由于学生人数的增加,现有的学生公
寓已不能满足学生的居住需要，故我校打
算建造新的学生公寓,面积大约二千五百
平方米。具体计划如下：
一、……
1、……
2、……
二、……
特此报告。
华东政法大学
印章
第二节其他文书写作
一、调查报告
(一)调查报告的涵义、作用和分类
1、调查报告的涵义
调查报告是对现实生活中某一问题、某一事件或某种状况进行深入细致调查之后，将所得的材料进行归纳、分析研究之后加以整理而写成的书面报告。
总结与调查报告的区别：行文目的不同；行文时间不同；反映的范围不同；所用的人称不同。
2、调查报告的作用
为制定决策，指导工作提供依据；及时发现事物发展的新动向，把握工作的主动权；及时总结经验教训，为促进两个文明建设服务；获取大量有价值的信息。
3、调查报告的分类
（1）、综合调查报告
又称社会基本情况调查报告(简称“社
情调查”)。如《中国国情报告》，30多位专家历时四年，对中国社会的各种状况进行广泛调查而写成的，这是一份规模宏大的综合调查报告。
（2）、专题调查报告
总结经验类、反映情况类、披露问题类、检查工作类、专案处理类。
（二）调查研究的步骤和方法
1、调查研究的步骤
确定调查的主题；选择调查对象；选择合适的调查方法；拟定调查提纲或调查表格
（2）实施阶段
全面调查、纵深调查、补充调查。
（3）总结阶段
2、调查的主要方法
（1）普遍调查法
又称普查法，它是对调查范围内的每一个样本进行毫无遗漏的调查，覆盖面广，搜集的数据材料全面，从而达到对总体情况的准确把握和充分了解。如人口普查。
（2）典型调查法
典型调查是在研究对象中有意识地选出个别或少数具有代表性的对象，进行深入、周密的调查研究。由于选用的对象少，可用较少的人力、物力、财力在较短的时间内，对事物作深入细致的调查。一般适用于对新情况和新问题的调查。
（3）抽样调查法
它是从研究对象中选择部分样本进行调查，然后根据研究结果来推断总体。抽样调查在选取样本时又有两种方法：随机抽样法和非随机抽样法。
①随机抽样法：又称概率抽样。每个个体中选机会是均等的；样本要保证一定的量。常用的方法：
a、简单随机抽样：即从总体中随意抽取一定数量的样本，比如采用抽签或摇号抽取。
b、等距抽样：即从总体中按一定的标准和顺序给样本编上号，然后按抽样的比例将总体划分成若干份，每一份中按间隔相等的距离抽取所需的样本。
c、分层抽样：又称分类抽样，即将总
体中的样本按一定的标准分成若干类别，然后在各类别中采用简单随机抽样或等距抽样来选取样本。
②非随机抽样法
（4）问卷调查法
（5）访谈法
（6）观察法
（三）、调查报告的结构
1、标题
（1）单标题
公文式的标题：《关于海南进口和倒卖汽车等物资问题的调查报告》
报道式的标题：写法较灵活，如《加强中小学师资队伍建设刻不容缓》、《“人情债”何时了》
（2）双标题
2、正文
一般由前言、主体、和结语三部分组成。前言：即开头，一般包括三点内容：首先说明调查的缘起和目的——调查什么，解决什么问题；其次要说明调查的对象、范围
和采用的方法；最后说明调查的经过——时间、地点、过程等。
主体：一般包括两方面的内容。一是列举调查得来的数据和材料，反映调查的事实；二是分析研究数据和材料。
结语：一般对全文进行归纳总结例文：
什么样的简历最受用人单位欢迎
——关于大学生求职简历的调查
临近毕业，许多高校毕业生早已“转战”于各个人才市场，其间你会看到许多大学生们手持简历，不知疲倦地奔走于招聘摊位前，诚惶诚恐地向用人单位的工作人员递上代表着自己的简历，希望他们能从这份简历中了解自己并给予机会，简历无疑是大学生向用人单位展示自己的第一机会。但是，大学生们精心准备的个人简历是否符合用人单位的要求呢用人单位对简历的看法又是怎样的呢什么样的人才才是用人单位期望看到的呢2002年6月2日至6月8日，本调查公司就简历问题对上海市的一些大学生和公司的HR经理进行了一次调查。调
查对象为上海市的315名应届大学生和243家注册资金这200万以上的企业，调查方法为随机抽样问卷调查，发放问卷558份，回收有效问卷550份。
一、简历页数并非多多益善
（略）
二、英文简历求职必备
（略）
三、手写简历不再风光
（略）
四、借鉴的大学生简历不受用人单位欢迎
（略）
五、教育经历——大学生择业“资本” 工作经历——HR经理招聘首选（略）
随着7月份的临近，又将有不少的大学生离开校园，他们的求职紧迫感也越来越强。在僧多粥少的竞争环境中，大学生应该做到知己知彼，了解社会需求，明确自己的求职位置，主动调整自己，主动适应社会，而不是一味盲目闯荡“才市”。大学生们更
应该按用人单位的人才标准去努力充实自己，只有这样，大学生的求职之路才会越走越宽。
二、求职信
求职信有面向社会的一般性求职信和针对具体单位的求职信。大学生在求职时，根据需要写求职信。写作的格式如下：
（一）标题
一般写上“求职信”或“自荐信”三个字即可。
（二）称谓
与一般公文书信体的写法一致，得到可直接写用人单位负责人的名字，如“尊敬的XX先生” ；也可以用“XX公司人事部负责人” 、“XX公司负责人”等方式称呼。
（三）正文
求职信的正文包括开头、主体、结尾三个部分。
1. 开头。首先要向对方致以问候，然后作一简要的自我介绍并简明要说明为什么要来应聘。
2. 主体。是正文的核心，在这一部分中主要有两方面的内容：
（1）个人的一般情况介绍，包括姓名、出生年月、性别、自然条件、身体状况、学历及所毕业的学校、政治面貌、工作经验、主要技能及已经取得的成果等。
（2）突出自己的专业、特长、爱好、优缺点等，对自己的知识水平、能力和价值做出恰当的评估，陈述自己的兴趣和动机，表明自己对所应聘职位的兴趣、态
度及相应的优势条件，主要应根据用人单位的特点有针对性地介绍自己的能力。根据情况还可以提出自己应聘所要求的待遇。
以上两个内容可以分两部分写，也可以综合分析，夹叙夹议，以突出优势，增加说服力。
3.结尾。可以再次表明自己对得到该职位的强烈兴趣，还可以适当展望或承诺自己的工作能够带来的效益。并感谢对方阅读，考虑你的应聘。
（四）落款
包括求职者的署名，发信日期及详细的通讯地址、电话等联系内容。
（五）附件
根据需要及用人单位要求，附上身份证、毕业证、学位证、奖励证书、相关成果等复印件及照片。
写求职信要求：1、简明扼要，内容真实。
2、突出优势，有的放矢。
3、真诚恳切，不卑不亢。
4、字迹工整，形式规范。例文：
求职信
×××公司：
本人希望申请贵公司在《云都日报》上广告招聘的法律顾问职位。本人现年31岁，中国人民政法大学法律系硕士毕业，后又在英国×××大学取得工商管理硕士学位。学成回国后在×××律师事务所工作了三年，积累了一定的国内工作经验。目前本人打算在一家规模较大的涉外公司供职，以充分发挥自己在国际法律方面的优势，据了解贵公司在业务方面有意拓展国际市场，而且知人善任，因此，我衷心希望能为贵公司效力，请予考虑。
附上本人简历及相关证书复印件。
致
礼！
×××敬上
2006年6月6日
三、贺信、贺电
贺信、贺电的格式一般包括：标题、称谓、正文、落款四部分。
例文：
胡锦涛致2003中国珠峰登山队的贺电
2003中国珠峰登山队：
在人类登上珠穆朗玛峰50周年之际，2003中国珠峰登山队今天成功登上珠穆
朗玛峰。我代表党中央、国务院，向登山
队全体队员表示热烈的祝贺和诚挚的慰
问！
在这次攀登珠峰的过程中，登山队全
体队员发扬不畏艰险、顽强拼搏、团结协
作、勇攀高峰的奋斗精神，使五星红旗再
次在世界最高峰上迎风飘扬。你们的这一
壮举，为祖国争得了荣誉，极大地鼓舞了
全国人民为夺取抗击非典和促进发展双胜
利而奋斗的勇气和信心。你们的英勇行动
再一次证明，在伟大的中国人民面前，没
有克服不了的困难，没有战胜不了的风险。希望你们保持荣誉，再接再厉，不断创造新的成绩。
中国中央总书记、国家主席胡锦涛
2003年5月21日
2003年5月22日《人民日报》第一版）
四、祝辞
指在吉庆佳节、迎送宴会以及各种集会场
合，主宾各方发表祝贺或答谢讲话的礼仪文书。下面着重介绍用于公务的祝贺词和祝酒词的写法。
祝贺词也叫贺词，是用于各种集会或聚会
场合的讲话。从中央的外事活动到民间的团
体聚会，从重大工程的剪彩到个体营业的开张，不管是身居要职的领导，还是普通百姓，都可以使用。
祝酒词是在酒席宴会的开始，主人表示热烈的欢迎，亲切的问候，诚挚的感谢，客人进行答谢并表示衷心的祝愿的应酬之辞。祝辞全文由标题、称呼、正文和祝愿语等几部分构成。
（一）标题直接写《祝贺词》、《祝酒词》。
（二）称呼可以根据与会者的身份来定，可以是泛称，也可以是特指。
（三）正文包括以下几层意思：一是表明自己的身份及代表谁讲话；二是对与会者的问候；三是表示欢迎、欢送或祝贺的意思；四是说明集会或聚会的原因；五是对过去的概括评价；六是对未来的希望；最后是祝愿语，再次表示祝贺。
例文：
祝贺词
鸿图百货商场：
正值我市被定为沿海开放城市之际，贵商场落成开业，这是我们商业界、也是全市人民生活中的一件喜事。在此，我代表裕华商场全体职工，向贵商场同仁致以热烈的祝贺！
商业部门是沟通产销渠道的桥梁，是联结千家万户的纽带。你场营业面积居全市各大商场之冠，加上人才济济，对促进生产发展，满足人民群众物质需求，繁荣我市经贸事业等方面，定会起到重要作用。
祝开业大吉，生意兴隆！
××市裕华商场全体职工
2003年4月30日
祝酒词
尊敬的××总经理：
尊敬的××实业公司代表团的先生们：
今天，我很荣幸地代表××省××进出口公司为以张总经理为首的香港××实业公司代表团接风。
各位来宾，随着中国内地经济的逐步好转和投资环境的日益改善，香港××实业公司在内地的投资活动也日趋活跃。仅今年第
一、二季度，与内地签订的投资额就达2亿美元。张总经理为香港和内地经贸关系的进一步拓展做出了贡献。
今天张总经理率团来江苏考察，并准备签订《“十五”期间投资意向书》。我相信，在互利互惠原则指引下，在多年亲密合作的基础上，以张总经理为首的代表团一定会不虚此行，满载而归的。
我很高兴今天能与老朋友张总经理在六朝古都重叙友情，我还很高兴地结识了代表团的各位新朋友。此刻，窗外大雪飞舞，而室内却春意盎然，这象征着我们内地与香港的经贸合作关系面临：一个百花争艳的春天。为此，我提议：为张总经理的身体健康，
为代表团的先生们的身体健康，
为我们互为最大贸易伙伴地位的进一步巩固，
为我们双方在更为广阔领域里的合作，
干杯！
思考与练习：
1、行政公文的分类。
2、行政公文的基本格式。
3、行政公文的种类。掌握通报、请示、
函的写法。
4、了解调查报告的调查方法,掌握调查
报告的写法。
5、掌握求职信、祝词的写法。
第二章文书处理
第一节行文制度
行文制度是法定组织之间文书行移必须遵循的基本制度，这些制度包括行文关系、行文方式和行文规则。
一、行文关系
1、无条件的上下级关系
2、有条件的上下级关系
3、同一个上级的平行关系
4、隶属于不同的上级的平行关系
5、不相隶属，但在某一特定职权上存在管理与被管理关系的平行关系
6、不相隶属，职权上也没有管理与
被管理关系的平行关系
7、辐射关系
二、行文方式
1、逐级行文
2、多级行文
3、直达行文
4、公开行文
5、越级行文
6、横向行文
7、联合行文
8、对口行文
9、授权行文
10、批转行文
11转发行文
第二节发文与收文处理程序
一、发文处理程序
1、拟稿
2、发文审核
3、签发
4、复核
5、编号
6、缮校
7、用印或签署
8、发文登记
9、封发
二、收文处理程序
1、签发
2、拆封
3、收文登记
4、收文审核
5、分文
6、拟办
7、批办
8、传阅
9、承办
10、催办
11、办结
思考与练习
1、什么是行文关系行文的关系大致有几种
2、行文方式有哪些
3、发文与收文的处理程序。
4、文书立卷的含义，如何理解文书立卷的对象
第三章汉字速记
第四章现代会议实务
第一节现代会议概述
一、现代会议的含义
会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言和书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。
二、会议的特征
1、商议性
2、目的性
3、组织计划性
三、会议的基本要素
1、议题
2、议程
3、会议成员
4、议事规则
5、会议的结果
6、会议的时间
7、会议的地点
8、会议的方式
四、现代会议的作用
1、发扬民主
2、集体领导
3、科学决策
4、交流沟通
5、推动工作
五、现代会议的分类
1、按会议的规模划分，可分为：特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议、特小型会议。
2、按与会者来自或代表的地域范围划分，可分为：国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议。
3、按与会者相互关系划分，可分为：纵向关系会议、横向关系会议。
4、按与会者是否具有代表性身份划分，可分为：代表性会议、非代表性会议
5、按会议的时间划分，可分为：定期性会议、非定期性会议。
6、按会议的公开程度划分，可分为：公开性会议、半公开性会议、内部性会议、保密性会议。
7、按会议的方式划分，可分为：现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性餐会、普通会议。
8、按会议的性质和内容划分，主要有：法定代表性会议、领导办公性会议、专题工作性会议、审批鉴定性会议、咨询论证性会议、学术讨论性会议、传达布置性会议、总结交流性会议、宣传教育性会议、沟通协调性会议、调查听证性会议、庆祝表彰性会
议、纪念追悼性会议、谈判商洽性会议、信息发布性会议、交友联谊性会议、典礼仪式性会议等。
第二节会务工作的原则和会议控制的方
法
一、会务工作的原则
会务工作必须坚持以下原则：准备充分、服务周到、确保安全、勤俭节约。
二、会议控制的方法
会议控制的方法有：会议内容控制、会议规模和范围控制、会议地点控制、会议时间控制、会议经费控制等。
第三节会务工作的一般程序
一、会前的准备工作
1、确定会议名称
确定会议名称的基本方法是揭示会议的主要特征，如：揭示会议内容特征、揭示会议主办者特征、揭示会议性质特征、揭示与会者身份特征、揭示会议出席范围特征、揭示会议时间和届次特征、揭示会议地点特征、揭示会议方式特征
2、制定议程、日程、程序
会议议程主要是对会议议题的顺序安排，一般情况下由会议的领导者或主办者确定。会议议程的书面结构包括标题、题注、正文。会议的日程是把会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排。会议日程的书面结构包括标题、正文、落款
会议程序是指一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤。会议程序的书面结构包括标题、题注、正文、落款。
3、选择会议的地点和会场
选择会议的地点和会场应考虑会议地点的政治和经济意义、会议地点的现场效果、会场的适用性、会场的环境等。
4、明确会议的参加对象
确定参加对象时，必须明确参加会议的单位、参加对象的职务或级别、参加对象的身份、参加对象的代表性、参加会议的总人数等。
5、编组
常用的编组方法有：按与会者所在的单位编组、按与会者所在的行业或系统编组、按与会者所在的地区编组、按议题编组。
6、建立会务工作系统
一般设文件组、联络组、提案组、宣传组、后勤接待组、保卫组。
7、制作会议证件
会议证件的种类有出席证、列席证、旁听证、来宾证、记者证、工作证、电子签到证等。
8、布置会场
布置会场包括会场座位格局的设计和安排、座区划分与排列、准备会议用品与设施、会场气氛布置、主席台布置。
9、准备会议文件
会前需要准备的文件主要有五类：指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
10、预算和筹集会议经费
11、发出会议通知
12、做好后勤准备
13、会前检查
14、拟写会议预案
二、会议期间的服务与管理
1、接站
2、报到与签到
3、会议记录
4、编写会议简报
5、搞好后勤服务和文化娱乐活动
三、会议的善后工作
1、安排与会者的离会
2、会议文件的收集、整理和归档
3、会议的宣传报导
4、拟写会议纪要
5、处理议案和提案
6、掌握会议精神的传达贯彻情况，加强督促检查和信息反馈
7、总结会务工作经验
第四节选举与表决
一、选举与表决的含义
选举是指选举人根据差额的原则，通过表决方式表达对特定的领导人或代表候选人赞成与否态度的过程。
表决是指具有表决权的会议成员通过投票、举手等方式对特定的人事安排和工作事项表达赞同与否的过程。
二、选举和表决的联系与区别
1、联系：原则相同，方式相同。
2、区别：对象不同，程序不同，相互包含关系不同。
三、选举和表决事务工作的要求
1、严格规范
2、细致准确
四、选举和表决事务工作的准备
1、拟写选举和表决对象的材料
2、制作选票和表决票
3、准备投票箱
4、准备计票的用品
5、安排会场
五、选举和表决程序
1、会议执行主席宣布选举或表决会议开始。
2、报告候选人产生的过程并介绍候选人的情况。
3、通过选举或表决办法，通过总监票人和监票工作人员名单
4、监票人核查会议秘书处提交的选票或表决票。
5、监票人当众检查票箱，然后当众密封。
6、工作人员分发选票并检查实发选票或表决票与实到人数是否相同。
7、总监票人宣读填写选票或表决票的注意事项以及投票的顺序和路线。
8、正式填写选票或表决票。
9、投票
10、当场统计选票或表决票。
11、总监票人宣读选票或表决票的统计结果。
12、会议执行主席宣布选举或表决结果。
第五节国际性会议
一、国际性会议的主要种类
1、按内容来分，主要有国际性学术会议、国际组织的例行性或专题性会议、国际谈判性会议、地区性合作会议、国际经济贸易洽谈会议等。
2、按性质分，可分为正式会议和非正式会议。
二、国际性会议的基本准则
1、各国的主权平等
2、相互尊重
3、互惠互利
三、国际性会议的主要程序
1、订立议事规则
2、确立会议议程
3、选定会议地点
4、明确出席对象与范围
5、规
定正式语言与工作语言6、发出会议邀请或通知7、做好接待准备8、安排和布置会场9、聘请翻译10、迎接、报到和签到11、建立会议组织系统12、提出议案13、表决14、确认会议记录15、发布会议文件和会议消息
第六节会见与会谈
一、会见与会谈的含义
会见是指双方见面会晤，交换意见，亦称会晤。
会谈是指双方或多方以平等的身份为达成莫项协议正式交换意见，又称谈判。
二、会见与会谈的工作程序
1、确定议题
2、明确目标
3、收集和分析信息
4、统一口径
5、确定参加人员
6、确定时间和地点
7、通知对方
8、座位安排
9、迎送10、合影11、会见、会谈时的管理与服务12、整理会谈文件
第七节签字仪式、开幕式与典礼
一、签字仪式
签字仪式的主要事务有文本的准备、确定参加人员、现场布置和物品准备、签字仪式程序。
二、开幕式和典礼
开幕式是各种大型活动正式开始前的礼仪活动。典礼是为各种工程项目开工和竣工、各种经营单位的开张、各种机构的挂牌或揭牌、各种纪念碑的落成揭碑等隆重举行的仪式。
开幕式和典礼的工作程序：确定参加对象、范围，发出邀请，确定开幕式和典礼的支持人、致辞人和剪彩人，现场布置和物品准备，开幕式和典礼活动的程序。
第八节远程会议
一、远程会议的含义和作用
远程会议是运用现代通信技术和计算机技术召集相距遥远的不同地点的单位和人员举行会议的一种手段。它的作用是节省赶会时间，提高工作效率；降低会议成本；提高会议灵活性。
二、远程电话会议
远程答应会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行电话会议。
远程电话会议的工作程序大致如下：发出会议通知，分发会议书面材料，安排会场，接通电话，相互通报出席情况，记录。
三、远程电视电话会议
远程电视电话会议是运用全像电视系统召集的远程会议。
四、远程计算机网络会议
远程计算机网络会议是利用计算机和通信网络来召集的远程会议。
思考与练习：
1、会议活动的要素。
2、会议的准备工作包括哪些
3、会议议程、日程、程序的含义和区别。
4、制定会议预案。
第五章现代接待实务
第一节现代接待概述
一、现代接待的含义
接待，一般说来是指对来访者的迎送、接恰和招待，是人们以及社会组织相互交往的一种方式。现代接待具有广泛性、礼仪性、务实性等特征。
二、现代接待活动的基本要素
基本要素包括：来访者，来访意图，接待者，接待任务，接待方式。
三、现代接待活动的作用
1、扩大交往
2、树立良好的社会形象
3、为举行会议或其他活动提供保障
4、解决实际问题，推动工作
管理秘书实务知识点 1、管理秘书的学科性质 综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。 边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而 是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。 分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分 支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。 管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。 2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变 能力 3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性 4、走姿的要求： （1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。 （2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度 （3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。 （5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右）， 不宜太大；步态要轻盈。要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行 走时要有节奏感。 5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质 6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。T表示时间（time），P表示地点（place）， O表示目的（object）。TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。 7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合， 要与肤色相吻合 8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则 （2）内在美与外在美的原则， （3）自信大方与适应环境的原则， （4）言行适度与明确交往目的的原则、 9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。 在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。礼节性的握手，持续时间以3——5秒钟为宜。 10、方位礼节 （1）前后。行进时，前面为上，后边为下。晚辈、下级为了表示对长辈、上
现代秘书实务 现代秘书实务 第一章文书写作 第一节行政公文写作 一、行政公文概述 （一）行政公文的涵义 2001年修订的《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 这段文字表述了以下内容: 第一,揭示了公文的性质。 第二，阐明了公文的功能。领导管理职能。 第三，指出了公文的特点。政治性、权威性、实用性、群众性、规范性。 (二)行政公文的分类 1、根据公文涉及国家秘密的程度，公文分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。 2、根据行文方向，公文分为上行文、下行文、平行文三类。 3、根据处理时限的要求，公文分为平件、急件、特急件三类。 4、根据内容的性质，公文分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文四类。 5、根据来源，分为收文和发文两类。 二、行政公文的基本结构 （一）文头部分 文头又叫文件版头，通常发文机关都有专门设计。一般分红头文件和白头文件两种。白头一般用于内部文件。文头部分由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人等5项内容构成。 1、发文机关 2、秘密等级 分绝密、机密、秘密三种。标识为★ 3、紧急程度
分特急件好急件。对平件的处理以一周时间为限，急件应在三天内处理完毕，特急件随到随办，最迟不超过24小时。 4、发文字号 是某一机关的代称，由发文机关代字、发文年度、顺序号构成。 5、签发人 一般上行文需要签发人。 （二）行文部分 1、标题 由发文机关名称、公文事由、文种三部分组成。标题可以是完整式，也可以是省略式。完整式：《中共中央、国务院关于加强人口与计划生育工作稳定低生育水平的决定》省略式一：省事由，《国务院令》 省略式二：省发文机关，《关于聘请外籍教师的请示》 省略式三：仅留文种，《公告》 2、主送机关 顶格，不要用带感情色彩的词。主送机关多，可用泛称。 3、正文 由开头、主体、结尾三部分构成。 开头可用根据式、目的式、原因式。结尾因文种不同而不同。 4、附件 5、落款 包括印章、成文时间。成文时间要写汉字。 印章要“骑年压月”。 （三）文尾部分 1、附注 2、主题词主要内容和文种，一般为3到5个，不超过7个。 3、抄送机关 4、印发机关和时间 以上公文结构内容，分为指定项目和选择项目。指定项目是每一件公文必须具有的项目，即由发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、生效标识好页码等7项组成。 三、公文的种类与写法
《秘书实务》试题及答 案 https://www.doczj.com/doc/071752464.html,work Information Technology Company.2020YEAR
姓名：分数： 任课教师：蒋桦班级： 广东社会科学大学 《现代职业秘书实务》试题 一、填空：（40分） 1、领导人选择秘书的标准：看着舒心；感到放心； 用得省心。（3分） 2、上司业务范围和职务的高低决定了秘书的工作内容和方式。（2分） 3、丰富社会常识的途径：多看、多听、多问、多学、多想。（5分） 4、善于处理各种人际关系是一个秘书经验丰富的重要标志。（1分） 5、自我管理包括：学习管理；时间管理；健康管理；感情管理；金钱管 理。（5分） 6、沟通的基本原则有：为人谦逊；说话委婉；看人说话；察言观色；第一 句话要谨慎。（5分） 7、秘书必备的品质：认真；诚实；谦逊；合群；宽厚；自信；缜密；有上 进心；幽默风趣。（9分） 8、沟通的途径有：当面沟通；书面沟通；电子沟通。（3分） 9、收集信息的基本原则:准确真实；实事求是；避免“信息污染”。（3 分） 10、秘书必备的能力有：判断能力和执行能力；理解能力和洞察能力；信息收 集能力和写作能力；交流沟通能力。（4分）
二、名词解释：（10分） 1、秘书：秘书是为上司创造最佳决策环境的人。（3分） 2、社会常识：指日常工作和生活中所需的各种常识。（3分） 3、肢体语言：指运用身体的各种动作代替语言表情达意以达到沟通的目 的。（4分） 三、简答题：（40分） 1、成熟的标志是什么？（10分） 答：成熟的主要标志是精神上的自立。即当他面对自己工作和生活中的问题时，能够自行想办法解决。只有当他意识到自己的行为要对自己的家庭、公司和社会负责时，他才算是一个成熟的人。 2、秘书的日常工作内容有哪些？（10分） 答：1、办公室整理 2、接待客人和接打电话 3、文书管理 4、日程管理 5、信息管理 6、上司出差事务管理 7、准备会议 8、照顾上司 9、档案管理 10、辅助新秘书的工作
1、发文办理:从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并办决策及实施提供服务的人员。 1、收文办理:指对收到的公文的办理进程,包括签收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办等程序。 1、秘书的分类:(1)按秘书来源与服务对象(职业性质)划分:公务秘书,私人秘书(2)按业务范围分类:通行秘书,行为秘书(3)按工作岗位分:综合秘书,专项秘书(文字秘书、机要秘书、事务秘书)(4)按辅助对象分:集体秘书、个人秘书 2、秘书部门:就是辅助领导部门进行决策,管理。推进领导工作并协助领导协调各项职能部门进行有效工作的综合部门。 2、秘书实务的含义:从秘书学科体系的角度来瞧,秘书实务就是秘书学科的一门分支学科; 从秘书工作的职能角度来瞧,秘书实务就是指秘书工作中具体办理事务的职能。 2、秘书实务的目的:(1)推动管理信息环流(2)实现秘书工作职能(3)提高领导管理效率 3、秘书工作的含义:指秘书部门与秘书人员辅助领导与组织开展决策与管理的各项实践活动 3、秘书工作职能:辅助决策,处理信息,协调关系,办理事务 4、办事,办文,办会的原则方法:功力扎实,工作落实;综合考虑,系统筹划;形式多样,主攻明确;于总结,勇于创新 5、秘书工作的本质属性:贴近领导核心,辅助领导工作;不在领导职位,
参谋领导之政;没有领导权力,隐含领导权力;贯彻领导意图,反映群 众利益 6、秘书工作的宗旨:就就是为领导与上司的决策与管理顺畅地贯彻实施创造与谐的环境 7、秘书工作的特点:机要性;辅助性;综合性 8、秘书工作的作用:协调作用;信息作用;形象作用;参谋助手作用 9、职业道德修养:忠于职守,热爱本职;服从领导,当好参谋;兢兢业业,任劳任怨;谦虚谨慎,办事公 道;实事求就是,热情服务;遵纪守法,廉洁奉公;恪守信用,严守机密;转变观念,勇 于创新;善于协调,严于管理;刻苦学习,提高素质 10、沟通的类型:按照组织管理系统与沟通体制的规范程度,可分为正式沟通与非正式沟通 根据沟通中信息的传播方向可以将沟通分为下行沟通,上行沟通,平 行沟通以及斜向沟通 11、沟通的基本原则:实事求就是,把握分寸;为人谦逊,说话委婉;主动交往,保持距离;察言观色,遵守规则 12、协调的范围与方法:1)对上关系的协调:及时发现问题,维护领导成员的威信与形象,维护领导层内部的团结, 2)对下关系的协调:深入基层调查研究,及时传递给领导,制定标准的办法 3)上下双方关系的协调:文字协调法,信息沟通法,政策对照法
2020 管理秘书实务试题文档Document Writing
管理秘书实务试题文档 前言语料：温馨提醒，公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制定的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，实行行政措施，指示答复问题，知道，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具 本文内容如下：【下载该文档后使用Word打开】 管理秘书实务试题如下 1.在对方答录机上留言，一定要留下的是(C)。 A.自己的姓名和接收者的姓名 B.本部门主管的姓名和接收者的姓名 C.自己的姓名和本部门主管的姓名 D.本部门主管的姓名和其他相关人员的姓名 2.(C)是办公用品中不宜大量购买的。 A.圆珠笔 B.磁盘 C.打印机墨盒 D.订书钉 3.秘书常用的装订类办公用品有(B)。 A.收件日期戳 B.打孔机 C.标签纸 D.磁盘盒 4.如果上司外出多个地方，秘书应(C)。 A.把所有邮件都邮寄给上司 B.把所有邮件保存，待上司回来看 C.登记所有邮件，并用电话一一告知上司 D.将紧急邮件立即寄给上司，非紧急邮件经编号后等待上司
回来处理 5.秘书在接听抱怨电话时，应(D)。 A.告知对方自己很忙，暗示没有时间听他说话 B.开门见山地把问题直接引上正题 C.拒绝对方，告知对方自己无能为力 D.听对方把话说完，回话时语调安详、沉稳 6.在通话过程中，如果出现线路中断的情况，(A)。 A.拨打电话一方应及时重拨 B.接话方应主动拨打电话 C.拨打电话一方应静等 D.接通后接话方应表示歉意 7.秘书在接打电话时，如果需要对方回电，要注意(B)。 A.告知对方回电话的时间 B.告知对方自己的电话号码 C.告知对方不要忘了回电话 D.反复拨打对方的电话 8.公用资料应该保存在(C)。 A.领导的柜子里 B.他人的抽屉里 C.公用的柜子里 D.自己的抽屉里 9.秘书在接听电话时，应选择(C)的程序。 A.问候→询问对方姓名→报出自己单位(部门)的名称 B.报出自己单位(部门)名称→问候→询问有关事宜 C.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问对方姓名
拟上市与上市公司董秘工作实操 二○一○年九月
目录 第一部分董事会秘书的职责（概述） 第二部分董事会秘书的日常工作 第三部分董事会秘书工作实务 第四部分董事会秘书的任职资格 第五部分董事会秘书的权利 第六部分董事会秘书的义务 第七部分董事会秘书的特殊要求
1、董事会秘书是上市公司与各证券监管机 构（证监会、当地证监局、交易所、登记公司和 信息公司等）联系的桥梁； 2、董事会秘书是上市公司与保荐机构与保 荐代表人（持续督导期内）联系的桥梁； 3、董事会秘书要做好与其他中介机构（如 律师、会计师和评估师）的沟通工作； 4、董事会秘书要保持与政府部门的沟通、 做好相关文件的报批工作；董事会秘书还要担负 起一定的办公室的职责，及统对外宣传口径的工 作； 5、董事会秘书要做好与相关主流媒体（四 大证券报社）的关系工作，及时掌握了解信息动态，做好媒体宣传报道工作，避免公司的负面报道； 6、董事会秘书要负责好投资者（包括机构投资者）接待、电话咨询等工作，处理好投资者关系管理工作，维护好公司形象，推介公司价值。定期组织公司年报网上业绩说明会及不定期组织其他网上说明会等； 7、董事会秘书要处理好上市公司与大股东（控股股东，实际控制人）及中小股东、投资者之间的关系工作； 8、董事会秘书要协调好上市公司（母公司，总部）与各分公司及其各职能部门之间的关系，尤其是要保持好和公司财务部门的随时沟通工作； 9、董事会秘书要负责组织筹备“股东大会、董事会、监事会”的三会工作；准确、及时、完整对外披露公司定期报告、临时报告工作（交易所每年度会对上市公司的信息披露工作进行考核）； 10、董事会秘书要负责公司内控制度的完善工作，公司的规范运作工作任重而道远，内控制度要根据相关法律法规的逐步深化完善及时建立健全并完善； 11、根据监管要求，董事会秘书要定期组织公司董监高参加监管机构的培训，提高业务技能，强化规范运作意识。 鉴于此，董事会秘书配备好一个助手（证券事务代表），打造好一个部门（董事会办公室或证券部）是非常必要的，是法人治理结构不可或缺的一个环节。
一15分 便条 李丽： 公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。请你列出选择会址应考虑的因素。另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。 谢谢 行政经理：苏萌 年月日 参考答案 （一）选择会址应考虑的因素：（6分） 1.交通便利，使与会者便于前往； ? 2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符； 3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用； 4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好； 5.有无停车场； 6.场地租借的成本必须合理 （二）写好请示应注意的事项（9分） 1.要遵守行文规则。 （1）不要滥用请示。 （2）请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。 、 （4）一般不得越级请示，不要多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。 （5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。 2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。 （1）陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。 （2）如果是请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。 （3）理由越充分，请示的目的越容易达到。 3.格式要正确，语言要得体。 （1）标题一般用“事由加文种”的形式。 （2）正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。 （3）落款。 . （4）语言要得体、谦虚、委婉。
秘书实务实训 模块一办会 案例一会前准备如何做 【职业情景】 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚`````` 思考题： 1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3、向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？ 案例二会务准备要细致、周密 【职业情景】 一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。 思考题： 本案例中，会务准备方面存在哪些问题？ 案例三“时装秀”方案 【职业情景】 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3．会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同
秘书实务与案例分析 第二章秘书工作基本要求 案例分析 案例1：上司办公桌上的文件 琳达是费希德（）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的铃响了，琳达过去接时，发现上司的桌子有份印有“公司不得外传”的文件翻开在那里。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项： a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。 b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的文件。 c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。 d、给老同事艾玛打，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。 e、文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案e 公司的文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，
秘书有责任帮上司保管好文件。但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。 案例2：秘书工作的基本原则 琳达是腾飞仪器（）公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有5个选项： a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主，而是在请上司确认之后再处理。 b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司，所以，即使知道了也要装作不知道。 c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。 d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。 e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。答案d 企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。
管理秘书实务试题及答案 管理秘书实务试题及答案 秘书实务试题及答案 1、秘书身份特殊，工作在领导身边，应管理其他员工。错 2、判断下句中标点符号使用是否正确：“既要实事求是，又要异想天开”，这本身就是一个科学加诗意的论题。对 3、完全记录法就是要求对讲话内容作一字不差的记录。对 4、根据合同法的规定，承诺须与要约的内容保持一致，承诺的形式一般与要约形式相同。对 5、公司法规定，公司的经理由董事会聘任或解聘。对 6、企业财产的所有权属于投资者，企业拥有一切出资者投资形成的全部法人财产权。所以，出资者所有权与法人财产权是不可分离的。错 7、朝鲜族自古就有尊老爱幼、/考·试·大/礼貌待人的优良传统。对 8、回族信仰斯兰教，因此形成了他们所特有的生活习俗与方式。对 9、秘书对职责范围以外的事项也可以表态。错 10、要根据来宾的要求和本单位实际情况，做好咨询工作。对
11、任何组织机构的档案都应单独构成全宗。错 12、档案检查工作是指存储档案信息的过程。错 13、知照类决定的特点是重在要求。错 14、文稿的正文是确定主题材主要依据。对 15、组卷后案卷内的文书，其厚度不能超过250长，薄度不应少到不便函翻阅的程度。错 16、决定正文的结构安排应根据决定篇幅的长短、事贡的复杂程度来确定。对 17、从文书保密处理要求分，有：绝密、机密、秘密件。错 18、生产、经营计划，多采用表格与文书相结合的形式。对 19、逐级行文也叫逐级下行文，是指上级向下级的行文。错 20、主题词后用冒号，各主题词之间空一格，不用标点。对 21、拟定会议议程应详细具体，并应写清时间与地点。错 22、代表会议的名称是不固定的。错 23、会场的周边环境是选择会场要考虑的重要因素之一。对 24、会议所需用品可以根据需要随时决定购买，无需开
实务考试重点 礼宾次序常用的5种方法 1. 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。 2按字母顺序排列。 3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列 4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列 5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。 1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。 2. 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。 3. 拟定来宾访问日程。 4.安排食宿 涉外会见、会谈的程序。 1. 提前约定。 2.通知对方有关事项。 3.准备工作. 4.迎接客人 4. 会见、会谈 6.送别客人 接待计划与安排 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员；（2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数 （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费； （5）参观费；（6）其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求 ①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 ②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 ③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。 ④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项。 1. 确定新闻主题，选择发布良机。 2.挑选媒介单位、落实宴请范围。 2. 确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。 庆典活动组织工作重点。
秘书实务 从办好文、办好会、办好事的职业要求看秘书人员应具备哪些能力、素养？ 何谓秘书？秘书是一种职务名称，他是掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。从秘书定义来看，秘书的基本职能是办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务。这四项基本职能又决定了秘书工作的基本内容——常规业务、领导决策服务和办公室日常事务，也就是我们通常说的——秘书人员要办文、办会、办事。 秘书不仅是职务名称，更是社会职业，从办好文、办好会、办好事的职业要求来看，秘书人员必须得具备一些能力和素养才能胜任这个工作。 一、秘书需要具备的整体能力和素养 （一）秘书具备的能力 1、秘书人员要具备灵活机智的沟通协调能力 沟通协调具有较强的综合性、艺术性和技术性。秘书要具备处理上下左右、各部门之间各种关系的能力，努力创造一个宽松的外部工作环境。部门之间的协调沟通更要善于听取不同意见，求同存异，善于协调和尊重他人；在灵活性的基础上，要坚持各方利益不受侵害的原则，各种事务办理要重视依据留存，以免出现不必要的麻烦。 2、秘书人员要具备敏锐干练的信息处理能力
信息技术发展带来现代秘书和传统秘书的极大区别。面对当今信息量的飞速增长，秘书人员必须要有强烈的信息意识，对信息有敏锐的感受力和判断力，主动识别潜在信息源，并能在纷繁的信息中去粗取精、去伪存真，形成一种主动发现、搜集、过滤、处理、反馈、运用各种有用信息的习惯；同时还要具备信息技术的应用能力，具有信息选择能力、信息处理能力、信息的运用能力。 秘书人员非常有必要提高办公自动化软件使用水平和掌握新型自动化办公设备（如传真机、数码相机、复印件等）的技术，尤其是WORD、EXCEL等软件的使用要非常熟悉。这会极大提高办公效率。 3、秘书人员要具备持之以恒的自我学习能力 一个称职的、成功的秘书人员应该是一个“通才”和“杂家”，不仅要学习专业知识，还要学习辅助管理知识，不断调整、更新自己的知识结构。秘书人员不及时汲取新的营养，看问题、写公文、办事情都是老一套，无法在新的形势下有效的开着管理工作。 4、秘书人员要具备自我可控的情绪调适能力 良好的情绪自我控制是建立良好人际关系的基础，秘书最主要的工作是服务领导，这就需要秘书人员具备较高的心理素质，具有良好的适应能力，正确处理好各方面的人际关系，调节自己的情绪，在日常工作中要沉着、宽容、耐心、冷静、豁达，善于控制自己的感情冲动，始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，从容不迫、不卑不亢的风度，能够正确的处理好工作中的各种矛盾。 （二）秘书具备的素养
管理秘书实务试题 《管理秘书实务(第3版)》是21世纪公共管理系列教材之一，你学习过管理秘书实务的哪些有关试题吗?下面给大家介绍关于管理秘书实务试题的相关资料，希望对您有所帮助。 管理秘书实务试题如下 1.在对方答录机上留言，一定要留下的是(C)。 A.自己的姓名和接收者的姓名 B.本部门主管的姓名和接收者的姓名 C.自己的姓名和本部门主管的姓名 D.本部门主管的姓名和其他相关人员的姓名 2.( C)是办公用品中不宜大量购买的。 A.圆珠笔 B.磁盘 C.打印机墨盒 D.订书钉 3.秘书常用的装订类办公用品有(B )。 A.收件日期戳 B.打孔机 C.标签纸 D.磁盘盒 4.如果上司外出多个地方，秘书应( C)。 A.把所有邮件都邮寄给上司 B.把所有邮件保存，待上司回来看 C.登记所有邮件，并用电话一一告知上司 D.将紧急邮件立即寄给上司，非紧急邮件经编号后等待上司回来处理 5.秘书在接听抱怨电话时，应(D )。 A.告知对方自己很忙，暗示没有时间听他说话
B.开门见山地把问题直接引上正题 C.拒绝对方，告知对方自己无能为力 D.听对方把话说完，回话时语调安详、沉稳 6.在通话过程中，如果出现线路中断的情况，(A )。 A.拨打电话一方应及时重拨 B.接话方应主动拨打电话 C.拨打电话一方应静等 D.接通后接话方应表示歉意 7.秘书在接打电话时，如果需要对方回电，要注意(B )。 A.告知对方回电话的时间 B.告知对方自己的电话号码 C.告知对方不要忘了回电话 D.反复拨打对方的电话 8.公用资料应该保存在(C )。 A.领导的柜子里 B.他人的抽屉里 C.公用的柜子里 D.自己的抽屉里 9.秘书在接听电话时，应选择(C )的程序。 A.问候→询问对方姓名→报出自己单位(部门)的名称 B.报出自己单位(部门)名称→问候→询问有关事宜 C.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问对方姓名 D.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问有关事宜 10.秘书经常使用的收件日期戳属于( B)。
《现代职业秘书实务》测试题 一、单项选择题（本大题共25 小题，每小题1 分，共25 分） 在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。 1 ．秘书实务的对象是( ) A ．秘书活动 B ．秘书工作 C ．秘书事务工作 D ．秘书业务活动 2 ．办文过程中落实领导批示的关键环节是( ) A ．拟办 B ．批办 C ．承办 D ．催办 3 ．秘书形象直接关系到组织和领导的( ) A ．信誉与权威 B ．角色与位置 C ．前途与未来 D ．地位与人格 4 ．秘书上班后第一要事是( ) A ．打扫卫生，整理房间 B ．接打电话，做好记录 C ．修改文稿，呈送领导 D ．回顾昨日，安排今日 5 ．文书制定阶段的关键环节是 A ．文稿撰拟 B ．文稿审核 C ．文稿修改 D ．文稿校对 6 ．秘书撰拟法定公文首先要熟悉( ) A ．公文法规 B ．业务知识 C ．语体特征 D ．行文规则 7 ．“此件很好，拟予批转，请史书记阅示”的拟办意见适用于( ) A ．阅知件 B ．阅示件 C ．拟办件 D ．建议件 8 ．适用于“头脑风暴”的调查方法是( ) A ．专家调查 B ．现场观察 C ．统计调查 D ．个别交谈 9 ．在管理活动中，会议是一种( ) A ．社会交往方式 B ．民主管理方式 C ．信息沟通方式 D ．发动群众方式 10 ．会议对已确定的议题列出先后顺序称为( ) A ．程序 B ．次序 C ．日程 D ．议程
11 ．做好秘书保密工作的中心环节是( ) A ．增强秘书保密意识 B ．讲究保密艺术 C ．遵守保密纪律 D ．积极防范泄密案件 12 ．向全国人民代表大会提出议案，联名的全国人大代表须( ) A ．5 人以上 B ．10 人以上 C ．20 人以上 D ．30 人以上 13 ．《信访条例》规定的各级行政机关直接办理信访事项的完结时间为( ) A ．30 内 B ．60 日内 C ．90 日内 D ．120 日内 14 ．匿名信的内容一般以( ) A ．诬告他人居多 B ．陷害他人居多 C ．揭发控告居多 D ．恐吓闹事居多 15 ．秘书通讯工作的质量要求是( ) A ．及时 B ．准确 C ．安全 D ．经济 16 ．接待没有事先约定的来访者属于( ) A ．随时接待 B ．相机接待 C ．无约接待 D ．全天候接待 17 ．谈判的内容和议题属于( ) A ．谈判的主体 B ．谈判的客体 C ．谈判的目的 D ．谈判的条件 18 ．秘书随从工作的显著特征是( ) A ．流动性 B ．定期性 C ．日常性 D ．稳定性 19 ．我国对商业秘密作出界定的法律是( ) A ．《保密法》 B ．《广告法》 C ．《反不正当竞争法》 D ．《消费者权益保护法》 20 ．对于不该知密的外部人员，坚决予以抵制和排斥，是指保密的( ) A ．封闭性 B ．相对性 C ．技术性 D ．排他性 21 ．印章的文字排列顺序是( ) A ．从上至下 B ．从右至左 C ．从左至右 D ．从下至上 22 ．按人员分工划分，值班可分为( )
秘书实务知识点整理 一、办公环境管理 一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 （一）开放式办公室 开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 封闭式办公室 封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备 缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间 封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用 缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独 混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。 （二）常见的工作场所和常用设备的隐患 1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。 2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。 3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。 4.办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露，有触电危险；电话线或电线拖拽过长，影响过往行人；复印机离工作台太近，辐射有害健康；违规操作引出的安全隐患等。 5.工作中疏忽大意造成的隐患。 6.消防中的隐患。如焚烧纸张或虽按规定焚烧但未等确认灰烬熄灭就离开现场，乱扔烟头，灭火设备损坏或过期，灭火器被堆放物品覆盖，火灾警报失灵等。 二、电话事务 秘书使用电话时注意事项：1、注意电话礼仪：（1）注意自己的声音和态度（语调、发音、音量、语速、说话节奏、语气）打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和气。清晰明白、声音稳定、语调和缓，避免情绪化，注意停顿，最好能抑扬顿挫，愉悦顺耳，亲切诚恳。（2）应对得体，简洁、高效：恰当的言辞。商界通话三分钟原则：KISS理论(Keep it Simple and Short：简明扼要)，注意礼貌用语，给人周到有礼的感受。 （3）注意自己的态势、动作（微笑、轻拿轻放）（4）不让对方久等（5）注意打电话时间（6）注意手机使用禁忌 2、注意甄别、过滤电话 3、注意保密制度 4、重要电话通话，要有完备的电话记录 5、准备常用的电话目录 6、公私分明，不可在工作时间打电话闲聊
实训一秘书礼仪 职业情景： 新力公司是一家大型的、产品具高科技含量的保健品公司，创建于1990年。它是在一个只有一百多人的乡镇企业的基础上建起来的，经过十几年的发展，目前在全国保健品市场上已占有很大的份额，在全国各地有一百多个营销窗口，配备了一万多名市场营销人员，产品畅销全国各大城市及东南亚国家和地区。 三月的一天，窗外春光明媚，但新力公司的会议室里却充满了凝重、严肃的气氛。会前，总经理李丰给大家讲了这样一件事，事情是这样的…… “肃静的会议室里，公司与德方的谈判即将进行，双方将就今后的合作达成协议，这是公司向国外扩大销售市场的又一重要举措。谈判开始后，大家发现坐在李总一旁的薛秘书穿着非常休闲：一件胸前印有图案的T恤衫，蓝色的牛仔裤，白色的旅游鞋。负责送茶水的助理秘书更是花枝招展，耳环闪闪发光，手镯晃来晃去，高跟鞋叮叮作响。每当她进来送水，会谈不得不停歇片刻。外国客人通过翻译开了个玩笑：“李总，最好让这位漂亮小姐参加选美去。”
外商的话，是赞美还是讥讽?李总把问题留给了大家。会场先是一阵沉默，接着大家展开了热烈的讨论。经过讨论，大家一致认为，公司在这几年的发展中，在提高产品的科技含量，保证产品的质量、功效，科技队伍的建设上都下过大力气，也曾在拓展营销渠道上动过脑筋，公司始终走的是一条持续向上发展的道路。但从这件事看来，随着公司规模的迅速扩大，职员自身的素质并未随之跟上，因此要加强职员的岗前培训，特别是对职员内在素质的开发培养一定要抓紧。要为公司的可持续发展积蓄力量，必须提高员工素质，否则企业就没有发展的后劲。会议最后决定：从现在起到2004年，用两年的时间，对所有在职员工进行轮训，轮训期间，要特别加强对职工、特别是管理人员的个人礼仪的训练和要求，要牢固树立“公司荣我荣，公司衰我衰”的意识，改变穿衣服是个人私事的思想。轮训后，除了对应该掌握的技能进行考核外，还要使职员在个人素养方面有大的改观。 会议还决定：今后几年，每年举行一次职工个人形象设计大赛，并进行奖励。对在工作岗位上努力提高自身素质、给企业带来效益的人员也要重奖，要在全公司形成学习礼仪、提高自身素质的良好风气。 实训项目 根据所给职业情景，模拟举行个人形象设计大赛
管理活动的四要素： 1.管理主体，回答由谁管的问题 2.管理客体，回答管什么的问题 3.组织目的，回答为何而管的问题 4.组织环境或条件，回答在什么情况下管的问题 管理：是在一定的环境下，为了达到组织的目的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为。 秘书：是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。 管理秘书学的学科性质：（简答，填空） 管理说：秘书学属于管理学科的范畴，是公共管理学科的分支和子系统，这样的性质是由秘书工作本质上的综合辅助管理杏所决定的。 综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。 边缘说：秘书学是从写作学和管理科学的边缘中产生的一门新兴的边缘学科 分支说:秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴，是人文科学中行政管理学科的分支。管理秘书实务的基本内容：（简答，问答） 1.公关事务管理：秘书不仅要对自己的内外形象进行管理，而且要对组织的形象进行管理。 2.沟通管理：对内沟通，对外沟通，横向沟通，纵向沟通等的管理。 3.文档管理：对办公室的各种文档进行管理是秘书管理工作的一项重要内容。 4.办公室管理：主要是对办公室的软、硬件进行管理。 5.会议管理：主要是对会议的全程进行计划、协调和控制的管理。 6.信息管理：包括对信息的收集、整理、传递、储存、利用和反馈进行管理。 管理秘书的素质： 基本素质：身体素质，心理素质，思想素质 业务素质：理论知识，专业知识，相关知识：管理学知识、社会交往知识、新的学科知识文化素质：社会科学，自然科学，外语 管理秘书的职业能力：（结合你职业技能，谈谈） 1.认知能力（基本能力）：观察感知能力、辨别是非能力、分析综合能力、随机应变能力 2.语言文字运用能力（专业能力）：阅读能力、视听能力、口头表达能力、写作能力 3.组织、协调、社交能力（综合能力）：管理能力、协调能力、社交能力、办事能力 4.操作技能（操作能力） 管理秘书实务的特点：（问答，简答） 1.程序性：自然性程序、理论性程序、指令性程序、法定性程序、技术性程序、经验性程 序 2.综合性：一是指其管理对象广泛，管理活动内容庞杂；二是指其居于组织工作活动的中 枢地位，需要综合处理多种关系，综合解决多种文体。 3.技术性：是行政管理中自然属性较强的部分，突出的表现是它具有较强的技术性，主要 是办公室软、硬件的管理。 管理秘书实务的原则: 1．系统性：将整个组织的全部事务活动视为一个整体，注意以系统的思想，系统工程的方法认识和分析解决实际问题。 2．服务第一：始终将为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员提供服务，为实现组织的各项职能提供服务放在首位。 3．全面质量管理：强化质量意识，强化全面质量管理，追求事务活动的全面优化。
6.1秘书的日常事务工作 6.1.1 提高工作效率和时间管理(工作方法,一般出面试题) (一) 工作安排按照“优先顺序”或“轻重缓急”处理工作 A 紧急且重要的事 B 紧急但并不重要的事 C 不紧急但重要的事 D 不紧急也不重要 应按A B C D 的顺序处理 面试 一收到2份重要文件，如何处理？ 1 内容不同，处理方法不同 2 分轻重缓急，按程序处理 3 文件有四种情况（1）办文（2）办事（3）办会（4）传阅，纵式传阅 文书处理要点： （1）P107 发出文件的处理方法：草拟审核签发复核缮印校对用印登记分发 （2）P108 收到文件的处理方法：签收拆封登记审核传阅拟办批办承办 二接到总经理和副总经理们的电话，同时又有一个来访者，如何处理？ 1 事多且急，但要忙而不乱，工作有序 2 按轻重缓急，将事情排序，按领导要求办 3 理清思路，沉着应对，注意记录 三如果你是公司经理的秘书，你的上司正在与客人谈话，有人大电话来找他，你告诉对方，上司怒目前不在，但对方说有急事，你说去联络看看，然后，你征询了上司的意见 答：（1）要把谁大电话来，有什么事，写在便条纸上， （2）征求上司意见时，尽量不要让面谈的客人知道重点 安排领导日程的原则（重点） 1 注重时效，不搞形式主义 2 注意张弛有度，劳逸结合 3 要留有充分的机动时间 4 要充分尊重领导本人的意见 5 要注意保守机密 P459 答案 答：安排领导日程的原则：1 注重时效，不搞形式主义 2 注意张弛有度，劳逸结合 3 要留有充分的机动时间 4 要充分尊重领导本人的意见 5 要注意保守机密 （1）参加各种礼仪性活动过多（2）领导的主要职责是决策和用人，领导应集中精力抓大事 6.1.2 一、某机关办公室要进行办公室设计，在设计办公室之前，要了解哪些基本情况？ 1 小办公室：领导办公室在最里面，秘书办公室在领导办公室的旁边，复印与打印机离 领导办公室远一些，接待与会客室靠近前台处。大办公室领导在最里面，用玻璃隔开 2 了解办公室需要配置的器械，如桌椅、电脑和电话等，便于空间安排 3 考虑办公室的物理环境因素，如温度、照明、色彩和噪声等 二、某机关办公室要进行办公室色彩设计，请你说出注意要点 1 心理学家认为，冷色系列（白色、兰色）给人以宁静、凉爽的感觉，使人情绪稳定，暖色系列（红色、橙色等）给人以喜悦、温暖的感觉，产生热烈、刺激的效果 2 行政机关办公室是工作的地方，对环境的要求要体现安静的秩序，一般应该用冷色系，如墙壁、灯光以白色为宜，使用白色能够使办公室更加明亮。 3 可以通过墙壁上的装饰和室内的花卉，搭配出暖色，让人充满精神与工作热情。 三、桌面整理 道具：文件柜书报架四屉或五屉的办公桌（其中1-2个上锁）桌面物品电脑电话文
便条 李丽： 公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。请你列出选择会址应考虑的因素。另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。 谢谢 行政经理：苏萌 年月日 参考答案 （一）选择会址应考虑的因素：（6分） 1.交通便利，使与会者便于前往； 2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符； 3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用； 4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好； 5.有无停车场； 6.场地租借的成本必须合理 （二）写好请示应注意的事项（9分） 1.要遵守行文规则。 （1）不要滥用请示。 （2）请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。 （4）一般不得越级请示，不要多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。 （5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。 2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。 （1）陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。 （2）如果是请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。 （3）理由越充分，请示的目的越容易达到。 3.格式要正确，语言要得体。 （1）标题一般用“事由加文种”的形式。 （2）正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。 （3）落款。 （4）语言要得体、谦虚、委婉。