专业技术人员沟通与协调能力的提升（二）
北京航空航天大学王悦
一、专业技术人员的组织沟通
（一）会议沟通
1.会议的概念与分类
（1 ）什么是会议
会议是有组织、有领导地商议事情的集会，一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、
闲聊，则不能称之为会议?
（2 ）形成会议的主要条件
有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人
员。
（3 ）会议的类型
①按照会议的组织形式分：常务办公会议，办公扩大会议，员工大会或员工代表大会；
②按会议的内容性质分：研讨会议，培训会议，社团会议，展览会议。
2.高效会议的组织
（1 ）会前准备工作
1）明确会议的必要性； 2 ）确定会议议题与目标； 3 ）确定会议场所；3 ）安排
会议时间；4 ）确定与会人员；5 ）制定会议议程：按照轻重缓急安排事项的处理顺序，将每一个议题的处理时间明确标示出来； 6 ）发放会议举办通知。
（2 ）会议现场的组织控制
有效控制会议议题和议程，合理控制与会人员的行为，加强对会议的组织协调。
（3 ）做好会后工作
整理会议纪要，报道会议消息，监督检查执行情况。
（二）书面沟通
1.书面沟通概说
（1 ）书面沟通的含义
书面沟通是人们按照社会交往规则而进行的文书性写作活动
（2 ）书面沟通的特点
①应时一按时代的规则写作；
②应人一按对象的需求写作；
③应事一为解决问题而写作。
（3 ）书面沟通的种类
行政公文，计划类文书，报告类文书，法律性文书，新闻性文书，日常事务类文书。
2.书面沟通的基本要求
制发文书要符合身份，书面沟通要符合法律法规，按照逻辑顺序安排文体结构。
（三）组织中的人际沟通
1?上级一下属人际沟通
（PPT11 ）上级沟通行为模式类型的辨别：一个明智的沟通者，应当对自己和沟通对
象都有一个事先的了解和判断，以使自己主动采用合适而有效的方式与对方沟通。
（1 ）支配一温和型：理想的上一下级人际沟通行为模式。
①在组织中，一个支配一温和型的领导，往往以任务的完成和问题的解决为关注焦点，
注意调动组织中的所有成员的积极性和自觉性，试图发挥每一个成员的潜力。
②一个支配一温和型的领导，是一个在下属心目中温和而坚决、友好而强有力的领导。
2.下属一上级人际沟通：面对不同类型上级的沟通准则
（1 ）与支配一敌意型上级的沟通准则
①尊敬，但不要表现出对其权力构成威胁的迹象；
②概括表达自己的理解时，谨慎措辞；如有可能，将自己所理解的付诸文字，并注意
表述的得体谦卑；
③愿意让他居功；将结果与上级的权力和形象挂钩；
④使他了解你工作中的最新情况；
⑤适度开放，表现你直率、坚定的形象。
（2 ）与顺从一敌意型上级的沟通准则
①不要过于咄咄逼人而对上级的安全感造成威胁；
②不要过于热衷于社交和显得太活跃；
③通过实际的行动赢得信任（而不是夸夸其谈）；
④不要在工作态度和工作业绩上造成过于急速的变化；
⑤将结果与其安全感的需求（如单位运作、顺利完成上级任务等）结合起来。
（3 ）与顺从一温和型上级的沟通准则
①对与上级漫无目标的沟通行为不予控制；
②将结果与上级的受欢迎度及认可度结合起来；
③帮助他管理，实行进度督查；
④提议和报告始终简洁明了；
⑤留出一定的时间进行社交。
（4 ）与支配一温和型上级的沟通准则
①强调任务目标的实现；
②坦诚、直率的表达自己的观点（感受）；
③对异议坦然接受。
（5 ）支配一温和型：理想的下一上级人际沟通行为模式
①在态度上确立自己支配一温和型的沟通行为模式；
②在具体的沟通活动中注意基本的沟通技巧。
3.同级之间的人际沟通
（1 ）不同沟通行为模式对待同级关系的态度
1）支配一敌意型对于同级关系的看法
通常很了解同级之间的权力状况，并且不满意于这种状况，试图获得对同级的控制权。
2）顺从一敌意型对于同级关系的态度
①针对同样属于顺从一敌意型的沟通对象，其评价多为“懵懂，不知道自己在做什么” 并认为由于他们缺乏能力和技术，和这种同级共事是很危险的事情。
②针对顺从一温和型的漫谈和无目标，他（她）会以“不安分的”、“拒绝严格按章
办事”来评价同事，并同样将与这种同级共事视作是有很大风险的事情。
③针对支配一敌意型和支配一温和型的同事，其通常会认为对方是“能干”而“有野
心”的。
3）顺从一温和型行为模式对同级关系的态度
通常对权力并无太大兴趣，重要的是大家和睦相处。
4）支配一温和型行为模式对同级关系的态度
不将同级视为有威胁的竞争者，也不视其为亲密朋友；他们的目标指向合作一问题解决和目标实现。他们希望通过共同配合和努力来完成任务，并使每个人的优势都得到发挥。
5 ）与支配一敌意型行为特点的同事争夺控制权；对顺从一敌意型行为特点同事的犹豫观望提出警告；对顺从一温和型行为特点同事的散漫及盲目乐观加以引导
二、专业技术人员的大众媒体沟通
（一）以合作心态对待媒体
1.媒体是我们的“工作伙伴”
第一，新闻媒体可以通过其广阔的传播覆盖面，向公众传递党和政府以及各行各业的
有关信息，唤起公众对决策内容和各类信息的关注和参与，减少公众对事件真相及有关决策
的误解和抵触。
第二，新闻媒体通过提供真相，反映情况，可以促使决策层更加了解真实情况，特别
是当某些政府机构或部门欺上瞒下、官僚主义等原因而造成信息流失或失真时，新闻媒体通过行使其舆论监督功能，打破消息封锁和撕破谎言，就可能唤起上级领导对有关问题的关注，从而加快某一问题的解决。
第三，新闻传播机构拥有专业性的人员队伍和技术设备，它的时效性、客观性等职业
特性所带来的社会信任度，比之当事单位自身的传播，具有更有效的说服力。
第四，新闻媒介可以运用自己独特的表现方法，把传播者传统的组织传递方式转化为生动逼真、感染力强的传播手段，从而让公众心悦诚服地接受传播者的政策法规和处置措施。
2.与媒体沟通的原则
（1 ）遵循新闻传播规律，尊重记者的工作责任和职业特性
①尊重记者维护事实真实的立场和维护社会良性发展的责任心
②了解记者关注的新闻点
1）未来将要发生的事件；
2）当事方不让报道或对报道有争议的内容；
3）与受众切身利益相关的事情；
4）拓展公众想象空间的话题等。
③尊重媒体的立场和新闻策划
（2 ）接受采访是最好的媒体沟通方式
1）以时效性抓住媒体的眼球；
2）新闻的时效性决定新闻发布的若干时态法则；
①新闻发布要写明事件发生的具体时间，向记者报告特定的时间，最好精确到“X时
X分”，突出事实的“现在进行时”；
②新闻发布的事实时序不能颠倒，否则就会歪曲事实的因果关系，改变事实的性质。
叙述事实可以运用倒叙或插叙，但不能违反事实因果关系的顺时态；
③要把事实发生或发现与新闻发布的“时间差”缩小到最低程度，时间差越小，新闻
发布的时效性就越高。
④要注意纸质媒介的截稿时间。比如报纸，日报的截稿时间是晚上12点，晚报的截稿时间为上午10点，电视新闻的截稿时间是在下午6点。
3）用事实与细节给记者“喂料”；
4）用新闻语言与媒体共鸣。
（3 ）真实坦诚
1）永远讲真话
真话才具有权威性和公信度，才能体现受访者坦诚开放的形象。
2）采用前门策略
3）通过提供事实材料显示坦诚态度
（4 ）建立长期的友谊与合作
1）建立媒体档案；
2）给记者留下联系人的电话号码；
3）开通与媒体沟通的多种渠道。
（5 ）与媒体沟通信息的不同方式
1）新闻通稿，由当事单位拟定好的对某一事件的报道，供新闻媒体在报道中使用。
只发新闻稿就不用回答记者提问，避免了回答难以回答的问题。
2）新闻发布会（广义）：从广义上来讲，各类组织就重大事项向社会公布消息、发
表意见并接受记者提冋的信息发布活动。具体又分为：
①新闻发布会（狭义）：以新闻发言人公布事件和意见为主，不安排记者提问；
②记者招待会：以记者提问、新闻发言人回答为主要内容；
③媒体吹风会（背景吹风会）：对即将举行的活动、会议、各种计划或将要发生的事
变提前向记者透露某些信息；
④媒体见面会：由国内外高层首脑或杰出知名人士接见记者，并应邀发表简短讲话、
回答记者提冋。
3）接受记者的采访，通过接受媒体的集体采访、单独采访（专访），来发布解释有
关事件的新闻。
3.不同情境下与媒体沟通的方法
（1 ）突发事件中与媒体的沟通
1）抢第一时间发布信息
在事件刚刚发生、外界还不知道有关信息时，当事方就发布第一批信息，成为权威的
“消息源”，而且要尽量把最主要的信息、立场提供给媒体，让记者抢发的第一篇稿子就是出自当事方发布的新闻稿，或者其中重要的内容就是出自当事方提供的信息。
2）尽量为媒体的采访提供方便
明确接待记者的人员安排，认定对外发布信息的责任部门和人员，掌握接待记者的程
对一些有延续性的突发事件，要设立新闻中心，并及时向记者提供情况和采访方便。
3）把握好事件刚发生时的传播要点
第一，告知公众事件已经发生；第二，对于受害者我们深表同情和关注；第三，我们正全力以赴采取措施。
4）关键问题的回应须慎之又慎
5）不断更新传播内容
6）控制不良、不实信息的扩散
及时发现谣言，准确做出判断；抓住要害，组织驳斥；要尽量避免重复谣言本身，以防公众只获取信息中的谣言片段而强化对谣言的信任；根据当时谣言的传播情况来决定辟谣
的传播面。
（2 ）负面事件中与媒体的沟通
正视事件，表明态度；第一个宣布坏消息；严肃查处，堵塞漏洞；向媒体提供正面因素或者是富有人情味的故事。
（3 ）如何面对媒体的不实报道
①冷静应对；
②分析事件：从哪些角度来指出？除了正面回应以外，是否还有其他的选择？
③与合适的人进行沟通
先与记者本人进行沟通；再逐级联系；联系其他媒体；直接影响公众
④乱选择诉求
要求撤销或更正；要求刊登后续报道；要求道歉；要求存档；要求亲自阐述己方的立场和观点。
（二）与记者的现场沟通
1.接受采访前的准备
（1 ）了解媒体
前来采访的媒体的有关情况；前来采访的记者的个人情况。
（2 ）确定传播的目的和内容