商标档案是在商标注册、使用和管理活动中形成的具有保存利用价值的纸质、声像、缩微、电子等形式或载体并按一定规律保存起来的商标历史文献。
商标档案管理原则
国家工商行政管理总局商标局档案管理部门是全国收藏内外的商标档案资料中心及科研
基地。根据商标档案管理工作统一领导、分级管理的原则，商标局档案管理部门负责管理全国的商标档案管理工作并接受国家档案管理部门的监督、指导；各省、自治区、直辖市的商标部门或商标代理机构的商标档案部门负责管理本地区所代理的商标档案工作，并接受国家档案行政管理部门的监督与指导。
商标档案从内容上可以细分为商标注册档案和商标使用、管理档案。
商标注册档案是指商标主管部门对申请人的注册商标申请文件进行审核及注册过程中形
成的档案。主要包括：商标注册申请书、商标图样、商标代理委托书及有关证明文件、初步审定商标稿、驳回商标复审申请书、商标异议书、商标异议复审申请书、商标注册簿、商标注册证、商标争议裁定申请书、商标争议答辩书和商标争议裁定书、注册不当商标撤销裁定申请书、商标续展注册申请书、驳回续展复审申请书、变更商标其他注册事项申请书，以及对商标注册工作有关事项的公告。
商标使用、管理档案是指在对已注册商标、未注册商标、商标印制、商标专用权保护及商品质量监督等管理活动中形成的档案。主要包括：转让注册商标申请书、驳回转让注册复审申请书、商标许可使用合同备案表、撤销注册商标决定书、撤销商标复审申请书、补发商标注册证申请书、商标注销申请书、对各种商标违法案件的处理报告、处理决定书、复议申请书、复议决定书和有关证明文件，以及对商标使用、管理有关事项的公告。
商标档案的来源
商标档案是在商标权的申请、取得、维持、中止等过程中产生的商标文件材料转化而来，主要有商标注册申请书、商标图样、商标变更、转让、续展注册申请书、商标使用许可合同、商标注销申请书、商标异议申请书和裁定书、商标争议申请收和裁定书、撤销商标申请书和决定书、代理人委托书、优先权证明文件、当事人答辩文件以及商标主管机关的审定、驳回决定等。它是保护商标专用权最可靠的凭证和依据，具有法律效力。
为了管理和利用好商标档案，商标局设有专门机构---商标档案处负责商标档案的管理和利用工作。
商标档案的特点
(一)商标档案是商标权产生法律效力的依据。根据《商标法》的有关规定，凡是经商标局核准注册的商标都具有该商标的使用权、许可权、转让权和排他权，并在一定的地域、一定的时间内受到法律保护。商标权的这种独占性、地域性、时间性在商标申请文件材料上均有详细的原始记载。因此，商标档案是保护商标专用权最可靠的凭证和依据，具有法律效力。
(二)商标档案数量较多。改革开放以来，随着我国市场经济的不断建立和完善，全社会的商标法律意识不断提高。企业运用商标策略开拓市场、参与竞争，自觉以《商标法》为武器维护自身的权益，积极要求受到商标注册专用权的保护。
(三)商标档案具有较强的专业性。商标注册、使用和管理活动是一项专业性较强的活动，围绕这一活动形成的商标档案是商标工作的直接反映，具有较强的专业性。
商标档案的作用
商标档案的作用可分为两个方面：一是凭证作用，二是参考作用。
(一)商标档案是商标工作的真实记录，是开展商标工作的依据之一。例如确定商标专用权、开展商标评审工作、监督产品质量、争创名牌、查处商标的侵权行为，以及利用商标档案进行商标咨询等，都要以商标档案为依据。
(二)商标档案可以作为扩大商标工作影响，进行广泛交流的有力工具。利用商标档案解决国际、国内的商标纠纷，维护国家利益和商标注册人的权益等。
商标档案管理的主要内容
商标档案管理的内容主要包括收集、整理、鉴定、保管和利用五个方面。
(一)商标档案的收集主要是商标业务部门对商标注册管理产生的大量文件材料按规定集中后，定期移交档案室保存。
(二)商标档案的整理主要是将商标档案按一定规律编目、立卷、排列。目前，商标档案主要采用按商标注册号顺序排列、上架的立卷方法进行档案的整理。它的目的主要是为了便于商标档案的保管和利用。
(三)商标档案的鉴定是根据商标档案的现实作用和历史作用确定商标的保管期限。我国《商标档案管理暂行办法》第十二条规定：商标档案的保管期限，根据其现实作用和历史作用分为永久、长期和短期三种：
1：永久保存：凡是反映商标工作基本历史面貌，有长远利用价值的档案，应当永久保存； 2：长期保存：凡是在相当长的时间内有查考和利用价值的档案应当长期保存；
3；短期保存：在较短时间内有考察和利用价值的档案可短期保存。
(四)商标档案的利用是商标档案管理中最重要的一个环节。商标档案的保存目的就是为了利用。它的作用有以下几种：
1；判断申请注册的商标是否与在先注册的商标相同或近似；
2：判断商标是否侵权和违反商标法的有关规定；
3：以商标档案为依据办理提供证明和补发注册证、续展注册、许可合同备案等；
4：利用商标档案开展商标研究工作；
(五)商标档案的利用形式
1：提供商标档案原件：即为了某种特殊需要，在商标档案室或商标档案部门的阅览室查阅商标档案，摘录有关档案材料。借阅商标档案都要履行一定的手续。
2：提供商标档案的复制件：即根据有关单位、个人的需要利用复印、拍摄等形式提供商标档案全部和部分内容的副本、摘录等。商标档案的复制件经商标档案部门签字、盖章予以承认后与商标档案原件起着同样的效力。
企业商标档案管理中的主要问题
在现实企业的商标档案管理中，相当部分企业的商标档案比较散乱。主要表现是：
(一)注册证保管不善。有的企业注册证到手后不注意保管，用后到处扔，破损严重；有的压在箱底造成霉烂；有的丢失。
(二)其它原始资料不全。有的企业将申报注册时填写的注册申请表，产品质量规格表和商标联络员登记表散失。
(三)没有或缺少商标使用活动的积累资料。
(四)没有商标档案专管机构或专管人员，专柜保管也谈不上。
商标档案管理不善带来的后果
(一)不能按核准的商标图形文字准确地印制监督使用商标。有的企业只记得自己商标的名称和图形，凭记忆，大估摸印制商标。结果，有的改了文字。有的改了图形。
(二)企业自我监管无据可凭。因为缺少原始资料，企业在检查自己商标使用情况时无据可凭。
(三)给他人仿冒留下了空子。有一个水泥厂的商标被人仿冒，在检查被侵权人的水泥质量时，因为找不到注册人的产品质量规格表，质量检查无法进行。
造成企业档案管理不善的原因
(一)企业领导的商标意识不强。一些企业领导的商标意识实际上是一种记号意识，谈不上产权意识和名牌意识。因此，当初为了使自己的产品有一个记号，或应付评比，或为了取得生产批准文件，迫不急待地申报注册。一旦申报了，就没事了。至于档案资料都成为多余的了。由于商标意识淡薄，所以商标管理机构就更谈不上。
(二)企业商标管理人员变更频繁，商标档案交接出现空档。
(三)商标管理机关监督检查不及时，管理跟不上。
加强企业商标档案管理的几点建议
商标档案管理是商标使用，管理等活动的基础。既是企业商标活动的历史记录，又是指导企业今后商标活动的有力工具。没有商标档案或档案不全，势必影响其它工作的开展，甚至造成损失。为此，企业必须把商标档案管理好。针对上述企业在商标档案管理上存在的问题，对如何管好企业商标档案提出如下建议：
(一)企业领导要树立强烈的商标意识、名牌意识、产权意识。只有把对商标的认识提高到企业的无形资产，是企业产权的一部分，如果创了著名商标或驰名商标，更是企业的重要资产，关系到企业的兴衰的高度，才能提高对商标档案管理的认识。为使企业领导有这样的认识，在企业领导的选择上，要注意选择商标意识强的人选。其次是加强企业领导自身的学习提高；三是要加强对企业领导的商标知识法规的培训，特别是工商行政管理机关，每年要把这项工作做为重要任务抓紧抓好。
(二)设立商标管理的专门机构或专管人员，专门负责商标档案的管理及商标的使用管理。生产规模大，商标知名度高的企业应设立三至五人的商标管理专职人员，要切实把企业商标联络员和商标管理负责人落到实处，并行使好应尽的职责。
(三)建立商标档案交接制度。企业负责人和商标联络员更迭时，要认真做好商标档案的交接，并向接手人介绍商标使用情况。交接情况要设专门登记表，登记清楚后入档并报当地工商所和工商局备案。
企业人事档案管理制度 一、总则 第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。 第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。 第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。 二、人事档案的管理体制 第一条企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。 第二条企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。 第三条企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。 三、档案管理的要求 第一条企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。 第二条正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。 第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。 四、人事档案的管理规范 第一条档案的分类 （1）试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。 （2）正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。 （3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。 第二条档案的归类 人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。 第三条档案的排列 人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。 ~ 1 ~
尊敬的各位领导、各位同事： 大家好! 首先感谢公司领导给我提供这次展示自我、发现自我的机会,同时我也希望通过这次竞聘能更加清楚的认识自己,发掘自己! 我名叫****，**岁,中共党员.我今天竞聘的是渝蓉公司综合管理部的档案主管岗位.这个岗位属于服务岗位，需要平和的心态、仔细的态度、极强的责任心……参加工作十多年来，也许我依然是个很平凡的人，但沉淀下来的，除了工作经验，更是一种坚忍不拔的精神和爱业敬业的态度，在平凡的岗位上，持续一种热忱和负责的态度，就是一种不平凡，因此，我期待在新的岗位上继续发扬我的优点，学习新的方法，把工作做得更好更细。 我首先对自己做个简单的介绍： 我*****年大学毕业以后进入重庆高速公路行业，同年7月南方建设分公司机电部担任***一期机电业主代表;***年********工程部先后担任了 ********、********机电业主代表;****年1月********机电运行工程师;****年6月至今********先后从事工程部、养护部工程档案管理、后勤管理、合同管理。就我工作经历而言前几年由于机电项目偏于一个工程的后部分，所以我的工作内容不仅仅只有机电项目管理也包含工程部的行政事务,比如固定资产管理员、物资采购员、安全员、文档管理员及其他后勤行政事务等工作，在渝蓉公司********的工程专职档案管理员的工作更让自己积累了不少档案管理工作上的经验。例如多次参加市档案馆、高速集团档案管理培训并获取过档案培训合格证及档案工作从业证，；熟悉项目交、竣工档案管理办法、文档及其他相关档案管理的相关制度、流程；在工作期间，踏实肯干，工作成绩及工作态度得到了同事及领导的好评，多次荣获公司先进个人，额外我还积极参加其他学习，获取了重庆市注册安全工程师证。多年的工作经历让我对干好今天这个岗位充满信心更有把握。
人事档案管理规定 第一章总则 第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。 第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。 第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章机构和职责 第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条档案管理员职责： (一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章人事档案保密规定 第七条涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。 第四章材料归档规定 第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料 包括：履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。
(三) 鉴定、考核、考察材料 包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。 (四) 评定岗位技能和学历材料 包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。 (六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 包括：入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。 (七) 奖励材料 包括：各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。 (八) 处分材料 包括：处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。 (九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料 包括：关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料； (十) 其他可供组织参考的材料。 包括： 1、企业工人从事特殊工种工作登记卡； 2、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表； 3、计划生育审批表； 4、招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所作的体检表； 5、有残疾的体检表、残疾登记材料； 6、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书； 7、有关证明单位改制的文件材料； 8、有关证明单位更名的文件材料；
档案管理员岗位的主要职责 档案管理员岗位的主要职责1 职责： 1、执行物资管理中与仓库有关的SOP，确保仓库作业顺利进行; 2、负责仓库日常物资的验收、入库、码放、保管、盘点、对账等工作; 3、负责仓库日常物资的拣选、复核、装车及发运工作; 4、负责保持仓内货品和环境的清洁、整齐和卫生工作; 5、负责相关单证的保管与存档; 6、仓库数据的统计、存档、帐务和系统数据的输入; 7、部门主管交办的其它事宜。 8、要能接受在江苏省内出差的工作; 任职资格： 1、中专及以上学历，物流仓储类相关专业; 2、1年以上相关领域实际业务操作经验，有外企相关领域工作经历者优先考虑; 3、熟悉仓库进出货操作流程，具备物资保管专业知识和技能; 4、熟悉电脑办公软件操作,懂得SAP操作者优先考虑; 5、积极耐劳、责任心强、具有合作和创新精神。 档案管理员岗位的主要职责2 职责： 1、严格按照《公司档案管理制度》监督执行 2、对各类档案进行科学分类，保证借阅、查阅的方便和快速 3、公司其他科室编写的各项文件纪要、图纸资料送到档案室，要及时登记造册 4、档案资料完整和整洁，杜绝因各种因素造成的档案损害 5、未归还的档案资料要进行全方位跟踪，对遗失或损坏的要进行赔偿 6、定期进行档案整理，分类归档，定期打扫档案室; 7、完成领导安排的其余事项。 职位要求 1、本科及以上学历，档案或相关专业大专以上学历; 2、严谨、有责任心，有团队合作精神; 3、熟练档案管理、文书文件及办公软件使用知识; 4、熟练使用办公软件和网络; 5、工作认真负责，细致严谨，保密观念强。 档案管理员岗位的主要职责3 职责： 1. 负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作，严格按照档案管理要求管理档案管理室; 2. 负责各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续; 3. 负责档案管理室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序; 4. 正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密;
客户档案记录内容客户档案管理规定 客户档案管理是企业营销管理的重要内容，如何建立完善的客户档案管理系统和客户管理规定呢?下面给大家介绍关于客户档案管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。 一、客户档案管理对象 客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。 1. 从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。 2. 从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。 3. 从客户性质来划分：包括政府机构(以国家采购为主)、特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司、顾客(个人)和交易伙伴等。
这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。 4. 从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户(交易时间长、交易量大等)，一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。 总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。 二、客户管理内容 正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项： 1. 客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现客户档案管理制度客户档案管理制度。
人事档案管理规定 第一章? 总? 则 第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。 第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。 第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章机构和职责 第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条档案管理员职责：
(一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章人事档案保密规定 第七条? 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。 第四章材料归档规定 第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料
包括：?履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；?委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。? (三) 鉴定、考核、考察材料 包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。? (四) 评定岗位技能和学历材料 包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结
建立客户档案管理的重要及必然性 随着市场竞争越来越激烈，公司越来越注重营销的管理工作，其中客户档案管理，在营销管理中举足轻重，同时，客户档案管理又是企业ISO9000：2000质量体系管理的重要组成部分。现将最近所学的关于客户档案管理一些想法与大家分享。 建立客户档案，很多人认为是一件很普通的事，不就是记录一下客户的联系方式、联系人、地址吗。其实不是这样，客户档案管理也需要数据化、精细化、系统化，这样的档案才对营销管理工作有指导性。要完善每一个客户档案，需要对客户进行一次全面“体检”。 客户档案管理的内容包括：客户基础资料、产品结构、市场竞争状况及市场竞争能力、与我司交易状况，结合其资信能力、市场容量、经营业绩、客户组织架构、竞争对手状况等一系列的相关资料，并进行分析、归类、整理、评价，有能力的企业可以建立数学模型、用计算机来进行管理。 因为市场经济变化莫测，准确的信息传递是获得成功的关键因素之一。客户档案管理就是对客户信息的收集、整理、并准确传递给销售人员，资料信息流程为：客户———收集———业务员传递———上级领导（或档案管理员）———反馈———业务员（公司领导）———服务———客户。对客户档案管理工作，我们要坚持动态管理、重点管理、灵活运用以及专人负责四个方面的原则。 随时更新以变应变
动态管理就是把客户档案建立在已有资料的基础上进行随时更新，而不是建立在一个静态档案上。市场在变，客户也在变。我们基本做到“知已知彼”，随时了解客户的经营动态、市场变化、负责人的变动、体制转变等，加强对客户资料收集、整理，以供企业管理人员作辅助参考决策。另外，我们定期（如二个月）开展客户档案全面修订核查工作，对成长快或丢失的客户分析原因后，另作观察。修订后的客户档案，分门别类，整理为重要、特殊、一般性客户三个档次。 这样周而复始形成一种档案管理的良性循环，就能及时了解客户动态变化，为客户提供有效帮助。 抓两头放中间 在客户档案管理中，我们采取“抓两头、放中间”的管理办法，也就是关注大客户和最差客户，这样有利于企业产生最大化利润并降低企业风险。首先对主要客户的档案管理，不停留在一些简单的数据记录和单一的信息渠道来源上，坚持多方面、多层次了解大客户的情况，如业务员信息、市场反馈、行业人士、网站、内部消息、以及竞争对手的情况。还注意了大客户的亲情化管理，如节假日的问候，新产品上市，销量上升的祝贺等，让客户知道我们一直在关注它。我们对于客户信息经常加以分析，处理后归档留存。其次，对风险性大的客户管理，如：经营状况差、欠账、信誉度下降、面临破产改制等，随时了解其经营动态，做好记录，确保档案信息的准确性、时效性，并不定期访问调查，不定时提醒业务经理、业务员客户当前状况，把风险控制在最大限度内。 这些重要客户的档案管理都要定期向领导汇报，发现不正常现象，及时上报，避免给企业造成损失。
档案管理员岗位职责 岗位名称： 档案管理员 直接上级： 办公室主任 本职工作： 负责全公司的档案管理、印鉴管理、办公用品管理、外来文件管理、特制酒管理工作 任职条件： 工作责任： 一、档案室： 1.认真学习贯彻执行上级关于档案工作的指示、要求、实施上级下达的有关档案工作的条 例、规定及业务规范，不断提高自身素质和业务能力。 2.每年初整理当年待年检、换证的证件目录公示，督促并协助各部门做好证件年检、换证 等工作。 3.负责公司档案室档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用，做好利用效果的收 集，进行档案的鉴定销毁工作。 4.认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体的“八防”措施。 对档案室管理中存在的问题，及时提出建议。对所保管档案的安全、完整、保密负责。5.做好档案室的管理、严守有关保密制度，不许私自动用涂改档案，不许无关人员进入档 案室。 6.收集全公司性的大型活动、会议、科研和新产品鉴定会、内外文件、工程竣工验收、引 进设备开箱等文书档案材料及实物档案。 7.1-2月装订内部红头文件，3-6月份文书档案分类，电脑录上一年文书档案目录。 8.荣誉档案及时扫描存电子档，随时跟踪录入电子版大事记。 9.月末制作档案报表，15号前提交给管理者。 二、印鉴： 1.严格保管印鉴，未经审批一律不得使用。 2.检查印鉴使用申请表填写的完整程度，每日收集、统一申报。 3.收集每个月部门章使用汇总表，统一制作全厂印鉴月报表。
4.盖公章的重要文件留存备份。 三、办公用品： 1.根据每月部门申请情况及库存情况，于每月5日进行统计申购，询价原则货比三家。 2.申购单填满必填项，先找财务审批，再找执行经理审批。 3.到货及时办理入库，发放原则为以旧换新。 4.每半年结账一次。 5.收集各部门需印制单据的申请，统一报给供应部。 四、文件： 1.负责对外来文件按执行经理指示分发至相关部门，做好交接手续，每季度回收审批执行的外来文件。 2.接收、整理内部质量认证文件。 3.辅助公司各部门红头文件制作、发放。 五、特制酒： 1.判断订货方是否批量，与技检部沟通T工艺。 2.采取先付款再生产原则。 3.特制酒单一式三份，一份销售下生产，一份技检部处理酒及检查，一份办公室存根。 4.随时跟踪订单完成情况，按客户要求截止日期或提前交货。 六、其他： 1.董事长办公室、一楼陈列室、档案室卫生及服务工作。 2.每月底编排下月干部值班表，发OA，贴一楼公示。 3.报项目。 4.完成领导交办的其他工作任务。
客户档案管理办法 第一条目的 本制度立足于建立完善的国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程，以提高国际营销效率，扩大国际市场占有率，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。 第二条适用范围 企业的过去、现在和未来的国际市场直接客户与间接客户都应纳人本制度的适用范围。 第三条内容 1.客户基础资料 客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的电话访问和电子邮件访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、资质、创立时间、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。 2.客户特征 服务区城、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、 企业规模(员工人数、销售额等)、经营管理特点等。
3.业务状况 主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。 4.交易活动现状 主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信管与形象用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。 条方法 1.建立客户档案系统 本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行： (1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。 (2)向客户邮寄客户资料表，请客户填写。 (3 )委托专业调查机构进行专项调查。 2.客户分类 利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提
高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。客户分类的主要内容包括: (1)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。 (2)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。本制度规定客户等级分类标准如下:—是按客户与本公司的月平均销售额或年平均销售额分类；二是按客户的信用状况、将客户分为不同的信用等级。 (3 )客户路序分类。为便于销售代表巡回访间、外出推销和组织发货，首先I各客户划分为不同的区域;然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不同的路序。 3.客户构成分析 利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况,以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析的主要内容包括: (1)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售 额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。 (2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所
档案管理员岗位工作职责 导读：本文档案管理员岗位工作职责，仅供参考，如果能帮助到您，欢迎点评和分享。 面试之前，来看一下工作职责吧，以下是为大家精心整理的“档案管理员岗位工作职责”，欢迎大家阅读，供大家参考。内容还请关注哦! 档案管理员岗位工作职责(1) 1. 负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存; 2. 做好公司立卷档案的鉴定和保存期限; 3. 负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计; 4. 负责保管档案系统完整和安全; 5. 负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等; 6. 负责建立档案借阅管理制度; 7. 遵守国家和公司的保密规定及有关规程; 8. 做好公司领导临时交办的事项; 9. 熟悉计算机的使用。 档案管理员岗位工作职责(2) 1. 根据国家档案局的有关规定、遵守档案工作的法律法规、按照公司档案管理制度的要求、热爱档案工作、严格按照要求办事、在部门领导的安排下，认真负责任的做好日常的档案管理工作;
2. 协助完善与落实公司的档案管理制度、使工作规范有条理性; 3. 按照要求认真有条理性的做好档案管理、档案编目、分析统计、鉴定排列和检索编制工作，保障档案科学的分类、有秩序的进行存放、妥善的进行保管便于查找; 4. 根据公司制定档案管理制度的流程，及时、准确的做好各类档案的移出与收进工作，并及时的进行登记、按照要求认真的执行交接手续、用后及时的进行归档归位等工作，保障记录的账本与实物资料的相符; 5. 档案借出的工作要及时进行登记，并负责到期的追回归档工作，保障档案的完整性; 6. 负责管理好档案室内部，各类档案、案卷分类摆放整齐美观、有秩序; 7. 做好安全保管档案的管理措施，采取相应的防火、防盗、防虫蛀、防嗮、防潮、防老鼠等措施，以防范为主要工作，若是发觉隐患是及时上报上级采取措施进行处理，保障安全的、完整的保管好档案信息; 8. 按照公司要求严格的执行借阅与查阅工作制度，了解档案帮助做好工作的目的，不断提高服务接待的质量，并正确理解保密工作，遵守职业道德严守公司机密; 9. 正确的应用计算机技术进行文档的编目检索、录入保存与档案调用等工作，提高档案管理的科学性; 10. 定期对档案资料进行全面的检查、资料不齐全的要及时进行
化妆品公司人事档案管 理规定 集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）
1.0总则1.1为确保人事档案的机密完整，使人事档案管理工作规范化和标准化，根据市场 管理部实际情况，制定本制度。 1.2人事档案管理工作由人力资源中心负责，人力资源科负责员工人事档案的建立 与完善及保管。 1.3档案管理遵循以下原则： 1.3.1 借阅层级审批原则。 1.3.2个人情况相对保密原则。 1.3.3确保真实，不断丰富完善的原则。 1.4本制度适用于市场管理部全体员工，不含外派（副）总经理、财务经理。 2.0建档 2.1建档时间 2.1.1人力资源科在员工入职后2个工作日内建立员工人事档案。 2.2档案内容 2.2.1人事档案内容要求如下： 2.2.1.1真实全面反映员工个人情况和在公司的工作经历； 2.2.1.2使用蓝（黑）钢笔工整书写； 2.2.1.3除员工证件外，其它资料必须为原件。 2.3人事档案由初始资料和后续资料两部分组成。 2.3.1员工入职前须提供人事档案初始资料,内容包括：
2.3.1.1职员级以上员工：个人简历、职位申请表、面试考核表、与原单位解除劳动关系证明、体检表、担保书、学历证书验证证明和毕业证书、学位证书、职称证书及身份证的复印件等。 2.3.1.2美容护肤顾问：《职位申请表》、《担保书》、体检表/健康证复印件、学历证书及身份证的复印件、存折账号复印件等。 2.3.2员工入职后根据需要对其人事档案应予以补充和完善，后续资料包括： 2.3.2.1职员级以上员工：劳动合同书、就业证、员工劳动手册、转正考核表、个人总结、人事异动申请报告、人事谈话笔录、培训记录、奖惩记录、交接清单等。 2.3.2.2美容护肤顾问：劳动合同书、岗位变动通知单、奖惩记录、交接清单等。 2.4每年6月和12 月，人力资源科组织员工填写《个人基本情况登记表》（见附件一），并存入员工人事档案。 3.0归档及管理 3.1档案管理要求 3.1.1人事档案由人力资源科安排专人管理，其他人员不得随意翻阅。 3.1.2人事档案统一存放，按工号顺序排列，专人专号。 3.1.3档案管理人员必须严格遵守保密原则，不得议论和泄露档案内容，更不得私自将人事档案提供他人查阅，违者予以开除。 3.1.4任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 3.2对于发生霉变、虫蛀等不能继续使用的档案材料，由人力资源科通知员工及时补办。 3.3离职人员档案保存期限
客户档案管理方案 文案 名称客户档案管理方案受控状态 编号 执行部门监督部门考证部门 一、目的 1．建立完善的公司客户档案管理体系，以提高营销效率，扩大产品市场份额，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。 2．指导公司客户档案管理工作的开展。 二、适用范围 本方案适用于公司现有客户的档案信息收集、整理、建档、保管、使用和更新工作。 三、客户档案信息收集 1．收集渠道 （1）网上信息收集。 （2）客户相关宣传广告和产品广告。 （3）同客户的交易记录。 （4）向客户所在的行业协会或国家相关行政管理部门查询。 （5）由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。 （6）向客户邮寄客户资料表，请客户填写。 （7）委托专业调查机构进行专项调查。 （8）其他渠道。 2．收集内容 包括重要领导的姓名、移动电话、直拨电话号码，公司地址、传真、E－MAIL、网站、业务范围、主导产品、行业地位、发展动态、公司文化和发展方针政策等。 四、客户档案的立档和归档 1．立档和归档要求 （1）确保归档资料的种数、份数以及每份文件的页数齐全、完整。 （2）在归档的资料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、转发文件与原件、请示与批复以及多种文字形成的同一文件，进行分类归档。 （3）做到客户档案资料排列的3个“前后” ①批复在前、请示在后。 ②正件在前、附件在后。 ③印件在前、定稿在后。 （4）客户资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。 2．客户档案的内容 客户档案的内容如下表所示。 客户档案表 档案编号：建档日期：年月日 客户基本资料客户名称 客户地址邮编 客户电话传真E－mail 成立日期注册资金主要股东 开户行账号
公司人事档案管理制度汇总人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。 篇一 1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料; 2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料; 3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料; 4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料; 5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。 第二条人事档案保密规定。 公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。 第三条员工个人情况变更规定。
1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。〖 ZK)〗 2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。 第四条员工人事档案的使用。 员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。 篇二第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。 第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。 第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地
销售部客户档案管理制度 顾名思义，客户档案就是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户关系有关的流程的所有信息的总和。它包括客户的基本情况、市场潜力、发展方向、财务信用能力、竞争力等有关客户的方方面面。以客户为中心的资源是会馆的一项重要资产。建立客户档案的目标是为了缩减销售周期和销售成本，有效规避市场风险，寻求扩展业务所需的新市场和新渠道，并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善会馆的经营有效性。所以建立客户档案应侧重于为方便会馆销售工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策，赋予最大化客户收益率。 一、收集客户档案资料 建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料，以及客户本身的内外部环境信息资料。档案收集不是老总一个人或是丢给几个业务人员就能做的出来的，而是要全员投入，根据各人所掌握的资讯状况，各划一块去分头收集整理。它主要有以下几个方面： 1、有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本会馆交往的时间，消费种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。在会馆内的一些客人表现出对会馆的态度和意见，则要通过各部门来收集，可做为针对性服务或改善服务的方向准则。 2、关于客户特征方面的资料，主要包括客户所从事工作的市场区域、业务范围、
公司销售能力、发展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等。其中对大客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息。这样可针对客户公司的经营动态对会馆进行有针对性的推销。 3、关于与竞争对手的关系及太原市行业发展趋势。其中对于客户的“市场流向”，要准确到每一个“订单”；与竞争者的关系要有各方面的比较数据。这样有利于销售部门对会馆在每一阶段整体市场大趋势的了解和把握。 4、关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题，会馆销售战略、未来的展望。客户公司的形象、声誉，财务状况、信用状况等。二、客户档案的分类整理归档 客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断的更新，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据会馆基本的销售运作程序，可以把客户档案资料分成六大类，编号排列定位并活页装卷。 第一大类，客户基础资料，包括：客户入会登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、客户背景资料、客户入会时的一切初始资料（包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告）。 第二大类，客户与会馆签订的合同、协议情况，包括：历次签订合同协议记录，具体合同协议文本。合同协议要按签订的时间先后排列。 第三大类，客户的欠款还款情况（签单客户），包括：客户还款计划（签单合同），客户信用额度，历次欠款还款情况，欠款还款协议，延期还款审批单。其中对于直接外销客户，还应有付款方式、授信金额抵押保证登记。 第四大类，客户投诉、折价情况，包括：折价审批，投诉折价原因，责任鉴定，退会会员基本资料及退会原因说明等。
对档案管理员的认识 自来到洱源公司担任档案管理员以来已有半年多的时间了，通过专业人员的培训讲解，通过自己的努力学习，通过与同事们的不断交流，通过一段时间的档案管理工作，我对档案管理员这个角色有了一些认识： 1、档案管理员要与时俱进。二十一世纪，信息技术迅猛发展，信息化已渗透到每一个行业，档案管理工作作为一项提供信息服务的工作，当然要与时俱进，跟上时代的要求，向信息化进军。因此，作为一名合格的档案管理员就不能落后于时代，必须努力学习计算机，掌握先进的信息技术，跟上时代的步伐，才能及时准确地为领导提供真实可靠的信息，才能不断地提高档案管理的服务质量。 2、档案管理人员应当是一面不透风的墙。档案的内容不但关系到一个人的命运，关系到领导用人的决策，关系到企业的发展，而且关系到党的秘密。因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。有句话说得好，说者无意，听者有心，有时在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案管理人员无论在什么场合，都应把保守企业及国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3、档案管理人员应具备的能力。干什么工作都应具备相应的工作能力，作为档案管理人员当然毫无疑问地要具备相应的工作能力，那么，档案管理人员应具备什么样的能力呢？总的来说应具备以下几种能力： （1）协调能力。在实际工作中档案管理人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作使单位各部门对档案管理给予支持. （2）写作能力。档案管理人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。有了一定文字水平，才能胜任档案工作，才能将各种材料写得更好，才能更好地为单位各项工作服务。 （3）信息技术能力。随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机以替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具。因此，未来档案部门提供给利用者的不再是纸质档案，而是大量的电子文件。因此掌握计算机相关知识，能促进档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。
公司人事档案整理 一、目的 为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。 三、档案相关规定 1、基础管理 1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。 1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见
附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。 1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。 1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。 1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。 1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件 三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。 2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
日常管理工作手册 用户档案管理规程 CPM-WI-BJ-RC-005 第 1 页共 3 页1目的 规范用户档案的保管与跟踪工作。 2适用范围 适用于管理中心用户档案的保管与跟踪。 3职责 3.1物业助理负责监控用户档案保管与跟踪工作。 3.2物业管理员负责依照本规程具体实施用户档案的建立、保管与跟踪。 4工作流程 4.1建立《用户档案》，其内容包括： 4.1.1《入伙通知书》； 4.1.2购房合同； 4.1.3《用户档案资料表》（用户营业执照的复印件张贴于表后面）； 4.1.4经用户签署后的《委托物业管理服务协议》； 4.1.5经用户签署后的《用户公约》； 4.1.6经用户签署后的《装修管理责任书》； 4.1.7《房屋交付验收表》； 4.1.8《装修申报表》、相关图纸及装修单位资料； 4.1.9《委托银行代收费协议书》； 4.1.10《违章处理通知书》及处理结果资料； 4.1.11各类申请电话、有线电视、管道燃气等开通的申请书等其他应保存的资料。 4.2 档案盒的制作
4.2.1根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。
用户档案管理规程 CPM-WI-BJ-RC-005 422 在档案标签贴纸上打印出不同字号的档案类别名称， 其格式一般是由文档名称、 组织机构、编号、栋号?楼层号?房号等几部分组成，表达式如下： xxx-xx-x^x^x 以艾维克大厦为例：CPM - AVIC — 001 CPM 中航物业管理有限公司 AVIC :俊景豪园管理中心 001 :编号 001 标签效果图如右所示： 4.2.3 将制作好的档案标签纸贴在档案盒左侧立面距顶部 3cm 位置上，并排列在档案 柜中。 4.3 用户档案的建立 4.3.1 准备适量的26cm x 34cm 左右尺寸的档案袋。 4.3.2 将写有“栋号、楼层号、房号”的标签贴纸贴在档案袋封面上。 4.3.3 将用户的有关资料存放在相应的档案袋内。 4.3.4 将各用户的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。 4.3.5 按档案盒内的各用户的档案排列顺序，将档案有关内容登记在《用户档案》内。 其内容包括：序号、用户姓名、栋号房号、联系电话、档案编号、入住时间、 备注等栏目。 4.4 用户档案的跟踪 4.4.1 当发生下列情况变化时，物业管理员应将变化情况记录在《用户档案》中： a. 通讯电话联络方式发生变化时； b. 用户产权发生更替时； c. 住房使用人发生变化时 日常管理工作手册 用户档案 CPM — JJ — 001 A 座
档案管理员日常工作 一、档案管理人员职责 1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。 二、收集归档范围 本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。 1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。 2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。 3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。 4、各项规章制度。 5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件） 6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。 7、工程建设底图、蓝图及文字材料。 8、经批复的工程设计图纸及文字材料。 9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。 11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。 13、本公司编辑、出版的刊物。 14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。 15 16 三、归档要求 1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。