如何管理员工档案
案例一：如何做好员工档案的必备信息收集工作？
宽学集团李丽刚刚调任到人力资源经理的岗位上，就接受了一个棘手的工作。随着宽学集团
人力资源工作的日益规范，对人事管理的要求越来越高。根据集团要求实现档案管理规范化，为信息化管理做好准备。并把这一工作交给了学历最高的李丽。
李丽硬着头皮接受了任务，开始了档案管理的第一步收集个人信息并完善档案。从一开始的
摸着石头趟过河，凭借着李丽对过去档案工作的一知半解，聪明的她居然很快的就摸索出了
一套经验，在度过开头的艰难以后，迅速的完成了这份工作。
2012年2月，宽学集团发生了一件匪夷所思的事情，在后勤部仓库的一名搬运工中，居然被
上门来的公安机关揪出了一名逃犯。连董事长都被叫到公安机关了解情况。这个事情成了开
春以来人力资源部最大的笑话。
人力资源部李总受到了责备，愤怒的调查情况，叫来李丽：“你的档案管理怎么做的，你不是刚刚才完善了档案吗，这样的人混在公司你都没有发现，你的档案是怎么整理的”。李丽很委屈，我就是按照公司过去的档案，从过去的登记里得到的信息里整理出来的啊。难道不对吗？
Q&A：
李丽管理档案的信息收集方式对吗？为什么出现这种情况？
这个案例看上去偶然，实属必然。因为李丽仅凭过去的档案信息和一点点所谓的经验，就在
做档案管理，明显是不合时宜的。档案信息收集的工作是一个漫长系统的过程，他既要对档
案的信息来源有所保障，又要对档案信息的真实性进行各种方式的复核和鉴别。这样才能够
筛选出去一些虚假的或者不重要的信息，使我们能够通过员工档案真实客观的了解员工的教
育背景、家庭背景和工作能力，一份档案看似简单，却也能折射出一个人的成长轨迹。当然
这是建立在档案的真实性和翔实性上的。
如何有效的收集必备信息，更好地管理档案？
有效的收集准确的信息和必备材料是管理好档案的第一步，是真正能促使档案管理为企业战
略人才管理和以后人才价值评估做好充分准备。做这个东西我们可以分成收集和鉴别两个步
骤来走。
我们先来看收集信息的部分，首先我们要明确这个档案从员工一入职开始我们所需要的材料，一是证件证书有身份证明材料，像身份证、户籍证明，一些特殊岗位（财务、管理、人资等）还需要派出所居住证明材料等；还有就是学历证书、资格证书、职称证书等与其工作相关的
证件，这个叫教育背景证实材料。所有的材料都需要复印件，但一定要到公司复印，或者经
过对照后，才能入档。
其次是工作经历信息证明材料，比如实习证明、上一家公司的离职证明和劳动合同等。
最后依据刚刚说说的各项信息证实材料形成入职登记表，入职登记表还应该有家庭背景，家
庭地址，常住地址，联络方式，紧急联络方式等等内容。
收集信息的工作完成以后，接下来我们就要对收集到的这些信息进行鉴别，在鉴别通过后，
才能形成一份真正完整的、翔实的、准确的员工档案。鉴别的方法可以这样做：一是通过网
络学历查询系统或是通过致电该院校这块的负责人（现在一般是就业指导中心）核实学历的
真伪。值得注意的是，一般96年以前毕业的通过这种方式很难查出结果，对于这块，我们可以用提问对照的方式来做，我们可以问他读书时院长是谁，班主任是谁，教科书是什么谁编的，学院详细地址，同学同学电话等等问题，得到答案再来对照，来检验其学历的真实性。
二是通过网上身份证核实系统核实身份证明的真伪，也可以通过家庭成员的电话调查来进行
身份的辅助核实。还可以出具证明到其所属派出所调查身份背景，对于外来人员较多较杂的
部门和一些要害部门人员，就可以采取这种方式。
三是通过背景调查核实工作经历材料。可以要求员工在填写入职登记表时必须填写清楚曾工
作的单位联系人和联系电话，也可以通过网络查找出其曾经工作的单位，致电与他们的人力
资源部门取得联系，对其工作能力、工作背景、薪酬、离职原因等详细询问调查。
另外我们还应该实现档案的动态管理，在收集信息上对员工在企业的发展情况进行入档管理，一是员工的奖惩材料和依据，二是员工的薪酬福利和保险材料，三是员工的换岗轮岗材料，
四是员工的转正材料。这些材料一是能客观的反映员工的发展为其调任升迁调薪形成基础依据，二是为可能发生的劳动纠纷做好防范。
案例二如何通过收集一些可选材料避免因档案管理缺失造成的人事工作失误？
任职经历李丽痛定思痛，经过培训“深造”终于明白了档案信息的收集办法，重新开始了档案
系统的管理工作，进过一个月扎扎实实的工作，李丽的亡羊补牢初见成效。
档案系统完善后，李丽也正式的兼任了宽学集团档案管理员的工作。就在李丽对自己的档案
管理水平沾沾自喜的时候有一个意外发生了，她的档案管理再一次面临严峻的考验。
宽学集团下属有一个会计师事务所，由于这份工作压力大长期用脑。集团规定有心脏病、脑
溢血等前科的人是不给予录用的。但是新聘任的一个会计师恰恰因为得过心脏病没有被发现
进入了宽学会计师事务所。在一次大规模的企业合并报表的工作中，由于不堪负荷。病倒在
了工作现场，送到医院急救，下了三次病危通知书。
为了这个事情员工家属将企业推上了劳动仲裁庭，告宽学集团没有对员工的身体负责，在员
工患有高危疾病的情况下让员工超负荷工作，危害了劳动者的合法权益。宽学集团以员工隐
瞒身体状况为由进行反驳，可是员工家属称企业从未要求员工体检，在档案材料中就可充分
证明一事，驳得公司无法可说。最终只有私下协商赔偿巨款才将此事化解。
毫无疑问李丽为了档案管理不善的情况引咎辞职。可是李丽倒走前还不明白自己错在何处，
明明是按照规范来做的为什么就会出这么大的错。
Q&A：
李丽管理档案的信息收集又出现了什么问题？
很显然李丽只是按照常规步骤去做了档案信息的收集工作，墨守常规。而没有按照企业的特
点和特色去收集其他的重要信息。案例中的事务所需要员工健康状况，这个时候，档案管理
中员工的健康证明材料就变得非常重要。有了这个材料一方面可以避免有些员工为了工作隐
瞒病情，一方面可以有效避免因此引发的劳动纠纷。不仅仅是入职时，包括以后工作中员工
的重大疾病治疗康复情况、生育情况、工伤处理情况都应该纳入到档案管理中来。
如何根据企业需要收集相关信息，提高企业档案管理为企业发展服务的水平？
在一些成长性要求相对较高的企业，档案对员工的培训材料就应该纳入到档案信息收集中来。可以通过历次的培训记录中的地点、课题、参与人员、签到表、报名表、点名表来收集员工
是否按要求参加了培训的证明材料纳入档案。可以通过收集保存与员工签订的培训协议进行
入档，以备与该员工签订劳动合同需要有培训后限制条款的时候作为补充材料。可以通过收
集考核结果，考试结果等材料料入档作为员工日后升职加薪调岗的依据。
在一些对身体要求较高的企业，档案对员工的健康证明材料就应该纳入到信息收集中来。可
以通过入职体检的方式来收集入职体检表。也可以要求员工提供近半年以内的体检表来进行
收集。一是对员工的身体负责，而是为将来有可能面临的劳动纠纷做好防范准备。
在一些危险程度较高的企业，档案对员工的劳保措施实施，工伤处置办法，作业准则学习情
况等就应该纳入到信息收集中来。为企业降低劳动风险，规避劳动风险在档案管理上提供有
力证据。
另外员工的影像资料也是档案信息中非常重要的一环，这个既便于日后领导通过档案就可以
对员工有个直观的了解，也避免以后办理各项福利劳保社保事宜需要员工照片等影像资料时
反复向员工索取。员工入职登记表上应有照片便于核查。员工入职时就应该向员工要求，并
收集。一般的情况下应该是一寸和两寸的照片各两张，同时要求提供电子版照片两分。
案例三：如何做好员工档案的存放工作？
随着业务的拓展宽学集团选调了一批精兵强将准备去重庆开发新的市场，由于每个人都不愿
去外地发展，人力资源部做了大量的工作才把员工的思想谈通。于是开始在人事关系上准备
各项手续，可是在万事俱备的情况下却少了“东风”。
原来在所有手续全部办好了以后，当需要把员工档案转到重庆事业部的时候，却发现存放的
档案大量的遗失了。即使是有部分档案在档案柜里，也是材料严重不齐全。
档案哪去了？贼也不会偷这个啊。分析过来分析过去最后确定的原因是由于人资并没有设定
专门的档案管理人员，档案的存放一般都是由招聘专员兼任，而随着这些人的离职和轮岗换岗，大家有都没有在这块办好交接，档案也就成了一个千古谜案，再也没有谁能够说的出来
它到哪去了。
由于档案的存放出现了问题，这次集团的大动作只有暂停下来，人力资源部承受着巨大的压力，一边是集团领导的斥责和催促，一方面受到档案的约束，人事关系迟迟不能转到那边去。换岗员工本来就不愿去，这下更找到了理由，前期大量的沟通工作不得不又重新开始再做一遍。
Q&A：
宽学集团员工档案存放问题在哪里？
通过案例我们可以直观的体会到档案存放的重要性，在轮岗换岗，劳动关系出现异地变迁，
包括我们做员工分析，人力资源规划等等工作的时候都会用到档案，档案是人力资源工作重
要的基础。而宽学集团显然忽视了档案管理尤其是档案存放的重要性，既没有制定专门的责
任人保管档案，更谈不上对档案管理人员的专门培训。对档案存放的转交、保管迁移等等都
没有明确的制度和流程。档案自然会随着这些因素越来越少，越来越烂。自然就会影响到日
常的工作，所以说我们思想上必须高度重视，档案存放事情虽小，却关系重大。
如何做好档案存放工作，提升档案管理质量？
一般的来说档案都是纸质的档案，那么我们就从保管纸质档案的流程来细解这份工作。为了
便于将来的查找和咨询，我们要做的第一个工作就是把档案按照岗位、部门分个大类，在此
基础上为了便于翻阅我们要制定一个排序法，方便将来查找档案，通用的采用姓名拼音的首
个字母，按照这个顺序进行存放，查找非常方便。
第二步，档案存放环境的选择一定要阴凉、干燥、通风，有条件的话最好找一个比较密闭的
地方存放，避免档案受到自然条件的影响出现破损。同时存放档案的秘密性也应该考虑周全。最好是有一个保险柜专门用来保存档案，即使是没有这个条件也不能往普通的文件柜或办公
桌里一放了事。
接下来我们就要对档案管理人员进行培训了，第一我们要指派专门的人员进行档案管理即使
是为了节约人力成本也要找一个责任心强、心细，规范的员工来兼任档案管理员，当然工资
上也应有所考虑，以鼓励积极性。第二对选拔的人员采用讲解，帮带的方法进行物品存放常
识的培训，进行档案安全培训，进行档案保密培训。档案管理员必须通过培训后的考核合格
才能参与到该项工作之中。
每一份档案从制作完毕到存放时间最好不能超过一天，档案的借阅必须由专人签字授权，借
阅的时间不能超过一天。遇到特殊情况如转档、异地迁档等时间应该在到达新的存放地点后
立即交接并登记存放。
对于特殊人员的档案，由于其岗位的特殊性以及私密性更强，我们还需要进行特殊的保管，
保管时也应该注意他们是有有对应的材料。想hr人员是否有保密协议等内容，因为他们的工
作性质涉及到公司的新政秘密较多。财务人员受否有背景调查材料和户籍材料等，因为财务
人员涉及到公司的资金安全，采购和销售人员同理。至于高管一方面因为他们的岗位重要性
第二方面因为他们分别掌握着不同领域的公司机密，保管他们的档案应该查实是否有背景调
查材料，是否有详细的身份登记户籍信息登记，是否签订保密协议和竟业条款。
为了保证档案的安全性确保其可追溯性，现在我们也通常会用电子档案的形式对纸质档案进
行备份，一是防止档案丢失的现象，二是资料的调阅更加简捷方便。这个地方我们要做好三点，一是信息的安全性，电子档案不能只有一份，而且必须设置权限密码。二是信息的及时性，要及时更新人员的各项信息，应该是每保管一份或更新一份纸质档案，电子档案随之跟上。三是信息的真实性，要确保保管登记的与档案内容一致，通过背景调查、户籍查询、访
谈等网上资历查询等方式确保档案的真实性，在此基础上才能入库保存。
案例四：如何掌握档案借阅审批流程？
2011年5月，宽学节能公司事业部总监王康为了进一步了解员工的能力和岗位分布，来到人员档案管理库借阅员工档案。管理员张丽丽看到总监亲自光临，毫不犹豫的在未办理任何手续的情况下就将该事业部32份档案全部调出借给了王总。王总笑呵呵的夸奖：“效率高，有前途”。
2011年6月，时间过去了一个月，让张丽丽和王总没有想到的是这些借阅出去的档案掀起了一场轩然大波。在档案借出来不到一个月的时间里，事业部有10余名员工其中不乏优秀员工提出了辞职，且去意非常坚决。开始王总不得其解，后来才发现是档案惹的祸。
原来王总借阅档案的时候，没有任何手续，也不知道保管和归还的流程。看完了以后忘记归还随手往办公桌一放。由于事业部的办公室是开放的，员工们出于好奇都偷偷的去看自己的档案是怎么样的，结果原本保密的工资变成了透明，岗位升迁计划提前曝光，背靠背的背景调查也成了透明公开。
这一公开就成了问题，有的因为工资多少心理不平衡提出离职，有的因为岗位升迁计划心理不平衡提出离职，有的因为背景调查觉得自尊心受到伤害提出离职。总而言之一句话，就是因为这些档案的泄露造成了离职风潮的产生，王总此时悔之晚矣。都是没有流程搞的鬼啊。
Q&A：
档案保管的问题出在哪里？
通过这案例我们不难分析出，人事档案是一个企业的核心机密，这些机密的泄露势必会引起员工各种各样的问题，对员工关系的处理会造成非常大的隐患，对员工的稳定性也是一种破坏。因此在做好档案保管的基础上，对于档案的每一次借阅都必须慎之又慎，必须有一个完
整的制度和流程，严格照章办事，照制度办事，照流程办事。才可以杜绝档案的泄露。避免宽学集团类似的错误。
如何做好档案借阅的流程设计和管理，提高档案保管的安全性？
一方面我们要规定借阅权限，具体地说什么人可以看那些档案，什么人不可以借阅档案，要明确细分。总经理、人力资源部总监可以借阅全公司人员档案，、分管口径的副总经理、各部门总监可以借阅所辖区域人员的档案，各部主管可以借阅所属职员的档案，其余人员一律不得借阅档案。
第二方面为了完善权限借阅，我们要按照一定的流程来做，不能随时随地未经批示就能够借阅档案。
第一步由需要借阅档案的人提出借阅申请，申请的内容需要有借阅档案的有关人员，谁的档案，几个人的档案，借阅时间，借阅地点、事由。其中借阅时间不得连续一天以上，借阅地点应该在人力资源部制定的地点。
第二步部门领导批示，部门领导的批示权必须要有责问机制，如果档案借阅出现问题，部门领导承担主要责任。部门领导批示时必须对上述的几项申请进行核对，无误后签字认可。
第三步人力资源部门批示人力资源的批示权只有人力资源的最高负责人或分管档案管理的领导才能有权批示，同样要有问责机制，承担次要责任。人力资源批示时，必须核对部门领导的签字批示是否真实，同时指定借阅地点，并派出专人监督。
第四步档案管理员签批，档案管理员接到申请单据时，无论来人的级别和岗位都应认真核对申请单上的信息和批示是否真实。并对借阅时间和借阅地点再次确认，看到档案借阅监督人员时，方可签字并提取档案，交出档案时，要当面对照档案目录进行清点并登记在册，由借阅人员签字后才可执行借阅。
第五步档案的归还，借阅时间到如借阅人没有主动归还档案，档案管理员可通过档案借阅监督员催回档案，档案在归还入库保管前，应对照档案目录仔细核对各项资料是否完整，是否有遗漏，是否破损进行检查，确认无上述情况入库保管，并经双方签字确认。如有上述情况应该提请各当事人进行及时处理，处理完毕后才可履行入库保管登记手续。
案例五如何做好员工档案的更新工作？
2011年3月宽学集团的新任人力资源总监李总，为了尽快的了解全部员工情况，来到了员工
档案管理处，要求调阅全部档案。
档案管理员李丽丽随即将宽学集团的所有人员档案，逐份给了李总，并在一边端茶奉水十分
殷勤，可是李总监看着看着，眉头越皱越深，看李丽丽的眼光也让李丽越来越觉得心慌。
第二天，人力资源部李总监的第一把火就烧到了李丽丽头上，解聘李丽丽。李丽丽伤心之余：百思不得其解为什么解雇我啊，她来到李总办公室进行质疑：“我在公司干了这么多年，没有功劳也有苦劳，为什么解雇我”。
李总自然详细说明了原因，在昨天翻阅档案时，李总看了所有档案，但一点有价值的信息都
没有，所有档案都是陈年旧事，通过这样的档案根本就调查不到任何有价值的信息。让档案
管理成了一潭死水。李丽丽当然要负责任，可是李丽丽很委屈，没有人叫我这样管档案啊。
Q&A：
丽丽管理档案的方式对吗？为什么会被解聘？
通过案例，我觉得李丽丽的解聘一点都不冤枉，因为她没有做好自己的分内工作档案管理。
虽然档案没有遗失，她也报档案保存得很好，但她恰恰丢掉了档案管理中非常重要的也是非
常基础的一个环节。档案的更新。档案的保存是为了档案更好地为企业服务，为企业的人力
资源管理服务，如果仅仅是做了一份档案就把它封存起来，一直不动，那对企业有何作用。
所以档案的管理和保存应该是一个动态的过程，档案应该时常的去进行更新，才能保证档案
保存的及时性与信息准确性。
如何做好信息更新，更好的做好档案管理工作？
档案的更新是分为两个层面的，一个层面是固定期限更新，一个层面是即时更新。我们一个一个看方法。
在固定期限更新上，一个是年更新也就是一年必须固定对档案更新一次，主要是对员工的家庭住址是否更迁，个人学历是否提升，联系方式和紧急联系人联系方式进行调研和登记并进行档案更新，确保该项信息的长期准确性。
即时更新方面要做的事情更多：第一是职业信息的随时更新，在联系电话的更改上要建立更改电话告知制度，用制度明确规范员工的通讯方式更改必须报备人力资源部入档，以保持联络畅通。另外还应该在获得奖惩信息，这里面有两个方面一是工资增减、社保办理、补贴发放的信息更新基本上是一个月一次。还有一个方面是将获得的行政奖惩和物质奖惩等信息及时入档更新。还有就是要对调岗、轮岗、换岗、升迁、贬职等信息进行即时更新。
第二是对这些信息的电子信息更新的方法，我们可以采用几种方法来做，一是填报法，也就是通过填报人员花名册的形式来进行信息即时更新，花名册的内容基本上就是涵盖了档案内容的各个重点部分，要简写。花名册信息更新的收集可以由人力资源制作统一表格下发到每一个员工的手上，在规定的时间内填写完毕并上交。表格最终还要经过人力资源的核查，才能作为电子档案的更新依据。在绩效考评的信息更新上也可以采取填报法，由各个部门的负责人把绩效考评的结果和信息汇总在规定的时间交到档案管理处入档。
二是上报法，前文说过形成一个上报个人信息的制度，特别是对与工作和劳动安全有关的个人信息，必须及时上报人力资源部，以便入档备查，这也是对员工的一种负责。上报的东西可以是个人联系方式和家庭地址等联络信息，还可以是取得的学历和职称情况的学习信息。
三是收集法，也就是通过人力资源部主动与各部门联络，主动收集一些更新信息，在这方面更多的是收集部门内部的奖惩信息。以使得档案管理的层次更深，工作更细腻，更能够通过档案完整的反映员工工作状态。
档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。（一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相
关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资
员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。 1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。猎头网 2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。 3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。 4、查阅原始人事档案管理规定： ⑴查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。 ⑵查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。 ⑶员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。 ⑷非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。 ⑸员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。 5、员工业绩、培训档案： 员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。 ⑴人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。 ⑵员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下(不含主管级)培训、业绩档由人事文员管理。 ⑶部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。 ⑷员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。 ⑸员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
培训中心档案管理制度1 宜阳县培训中心档案管理制度 1、严格按照档案法管理，依法办事。 2、严格按照《培训档案管理实施细则（暂行）》的规定进行科学管理。 3、全局培训档案实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。 4、档案管理建立科学的管理制度，职责分明，责任到位。 5、各门、各类、各种工种的培训档案，从立档、归档、保管到销毁，实行动态管理，规范操作。 6、档案的利用和公布，必须符合法定程序和局里的有关规定，未经同意，任何组织和个人无权公布。 7、档案管理的法定职责落实，依法自律，依法监管。 宜阳县培训中心 物业安保培训方案为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。 一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。 其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的 1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。 2、培训要求 1）保安理论培训 通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。 2）消防知识及消防器材的使用 通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。 3) 法律常识及职业道德教育 通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、
一、管理人员职责 1．保管职工档案； 2．收集、鉴定和整理职工档案材料； 3．办理职工档案的查阅、借阅和转递手续； 4．登记职工工作变动情况； 5．为有关部门提供职工情况； 6．做好职工档案的安全、保密、保护工作； 7．定期向企业档案室（馆）移交档案； 8．办理其它有关事项。 二、收集制度 1．职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及进收集，整理立卷，保持档案的完整。 2．立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应盖章、签字后归档。 3．企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 4．按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。 5．档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。 6．严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保秘密法》的，要依法处理。7．职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防炎、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。三、查（借）阅制度 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定： 1．查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。 2．查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。 3．档案除特殊情况个一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。 4．任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。5．各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须不严格遵守保密制度和阅读规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。 6．因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。 四、转递制度 1．企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。 2．转递档案应遵守下列规定： （一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。 （二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。 （三）对转出的的材料，不得扣分或分批转出。 （四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作，全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定，制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效保护和使用干部人事档案，自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案管理部门，要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房，无关人员不得入内。档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况，保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。
第六条销毁干部人事档案材料，必须详细登记，并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中，必须有2人以上参加，不得让无关人员参与，大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房，查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案，查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，报分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案，查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准后，才能复制（拍摄）。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
竭诚为您提供优质文档/双击可除公司人员档案管理表格 篇一：公司档案管理规定及表格 目的： 为加强管理公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案为公司发展服务。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规，制定公司档案管理制度。 适用范围： 管理公司各中心、下属各成员酒店 规章制度： 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 一、归档范围 公司归档内容包括但不限于公司章程、工商信息、客户信息、会议记录、会议决议、委托证明、协议文件、合同文本、财务档案、人事档案、工程档案、项目方案、各类通知
等具有参考价值的文件资料。 1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政中心负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。 2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人 事等部门），交由部门负责人审阅后归档；公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负责整理存档。 3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交行政中心备案。公司会议文件由行政中心负责收集。 三、归档要求 1、归档的文件资料应按自然形成。归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。 3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统
公司档案管理制度和流程图1 公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、综合部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负
责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4、各部门经理/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。
合资 电器有限公司 技术研发中心档案管理制度 编辑日期:二零一零年十月 技术研发中心档案管理制度 一、适用范围 本制度规定了技术研发中心档案管理人员的职责,以及技术档案的建立、维护要求,规定了公司技术挡案的审查、批准、复审、借阅及消毁的程序与规则。 本制度适用于技术研发中心关于技术档案管理工作。 二、档案管理岗位责任制 1、分管领导(技术研发中心)职责 1、1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共与国档案法》与公司关于档案工作各项规章制度。 1、2、加强对公司档案工作的领导,将档案工作纳入整体发展计划,列入议事日程,督促各相关技术研发项目组按要求做好应做的工作。 1、3、关心档案工作与档案(室)的建设与发展,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与公司各项工作协调发展。 2、档案员职责 2、1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,贯彻公司档案管理制度。 2、2、对技术研发中心工作过程形成的各种挡案材料,负责收集、整理、立卷与归档,同时负责进行指导与监督。 2、3、负责维护档案的完整、准确与安全,并为技术研发中心的各项工作需要提供服务。 2、4、按年度向公司挡案部门报送完整且备于查询的各类档案统计材料。 3、技术研发项目(小组)分管领导职责 3、1、技术研发项目确定后,负责配备兼职档案管理人员,用于技术研发执行过程中,各类档案的收集、整理与立卷工作。 3、2、帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难,并不定期进行抽查。 3、3、组织项目小组人员学习档案法规,执行公司档案工作的规章制度。
3、4、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归档工作,对归挡材料的完整性、正确性与及时性负责。 3、5、协同兼职档案人员监督、检查项目执行过程各类文件材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。 3、6、负责检查本项项兼职档案人员履行档案岗位职责。 4、技术研发项目兼职档案人员职责 4、1、根据项目不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,同时便于日常应用,坚持日常整理。 4、2、负责项目文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 4、3、需要归档的项目案卷,做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、4、保管好项目应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 4、5、主动接受公司档案人员对项目挡案的业务指导与督促检查,按规定时间向公司档案室移交相关档案材料。 4、6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 4、7、按公司档案室的要求,对项目档案归挡时再次整理,并编制检索工具。 三、档案文件材料收集与归档制度 收集归档范围:本公司在技术研发过程中,形成的具有保存价值的,与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、奖品(奖状)、照片、录音带与录像资料等),都属于技术研发中心工作过程应收集归档的材料范围。 1、项目研发中心文件材料 1、1、各种技术研发项目的专业会议记录或会议纪要。 1、2、技术研发项目工作计划、规定、方案、总结与汇报材料。 1、3、针对技术研发工作形成的各种调查、检查、考察报告。 1、4、向公司请示工作形成的文书。 1、5、各项决定、决议、规定、标准、规范、制度、守则等。 1、6、科研设备、技术/工艺原图、蓝图及文字材料。 1、7、技术研发过程中重要活动的照片、录音/录像资料。 1、8、上级针对公司技术研发而颁发的奖状、奖旗及奖品等。 1、9、电报与重要的研发工作日记。
给您提供一份《施工现场管理制度》作为参考，希望对您有所帮助！ 一、施工现场考勤制度 1、工程现场全体工作人员必须每天准时出勤。指纹打卡。工程开工后，工作时间为九小时。 2、工作人员外出执行任务需要向项目经理请示，填写外勤任务单，获准后方可外出。 3、项目经理外出需向分管副总汇报。 4、病假需出示病假证明书。 5、事假要向项目经理申请，填写请假条，一天以内项目经理批准，两天以内分管副总批准，三天以上董事长批准。获准假后方可休息。并送行政部备案。 6、因工程进度需要加班时，所有工作人员必须服从。由项目经理填写加班申请表。工作人员加班工资另计，项目经理不计加班工资。工作人员因自身原因不能按时完成自身工作任务，需要加班的，不计加班工资。 7、无故旷工三次或连续三天者除名。 二、施工现场例会制度 1、自工程开工之日起至竣工之日止，坚持每天举行一次碰头会。 2、每日例会由相关项目经理召集，施工员、养护班长及施工班组负责人参加。工程秘书记录归档。项目经理可根据具体问题扩大参加例会人员范围。 3、施工中发现的问题必须提交例会讨论，报分管副总批准。例会中做出的决定必须坚决执行。 4、各班组间协调问题提交日例会解决。例会中及时传达有关作业要求、
及最新工程动态。 5、每周例会由分管副总召集，由项目经理、预算员、营销经理参加，工程秘书记录归档。分管副总可根据具体问题，扩大参加人员范围。 6、各生产部门间的协调问题、甲乙双方的协调问题提交周例会解决。例会传达公司最新工程动态、最新公司文件及精神。 三、施工现场档案管理制度 1、工程秘书应严格城建档案管理要求，做好资料档案工作。 2、做好施工现场每日例会记录、每周例会记录。临时现场会议记录。 3、现场工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。 4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。 5、工程中其它文件、资料、文书往来整理归档。 6、各类档案资料分类保管，做好备份，不得遗失。同时建立相关电子文档，便于查阅。 7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表，并及时归还。 四、施工现场仓库管理制度 1、材料入库必须经项目经理验收签字，不合格材料决不入库，材料员必须及时办理退货手续。 2、保管员对任何材料必须清点后方可入库，登记进帐。填写材料入库单。同时录入电子文档备查。 3、材料帐册必须有日期、入库数、出库数、领用人、存放地点等栏目。 4、仓库内材料应分类存入堆放整齐、有序、并做好标识管理。并留有足够的通道，便于搬运。
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
档案管理制度 一、档案接收制度 （一）凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，均应整理归档。 （二）接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案室提供）。 1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。 2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。 3、基建项目在完工验收后六个月内归档。 4、大型仪器设备资料在验收后归档。 5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。 6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。 7、声像档案每年三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。 8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。 9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。 （三）移交的案卷质量必须符合规范，对不符合要求的，要限期整理，待符合标准后才接收。 1、案卷内文件材料要齐全、完整。 2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 二、档案整理制度
工作行为规范系列 员工人事档案管理规定 (一) （标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-10425员工人事档案管理规定(一) Staff Personnel File Management Regulations 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 公司人事档案管理规定 第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。 第二条中层以上管理人员档案由总裁办公室负责管理，派专人负责;其余员工的档案均由办公室档案管理员负责管理。 档案管理人员不能保管本人的档案。 总裁办公室和办公室的档案管理人员的档案实行交叉管理。 第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。 对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，
其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。 第四条人事档案管理员的职责 (一)、保管员工档案; (二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料; (三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续; (四)、登记员工工作、工资、奖惩情况; (五)、为领导和有关部门提供员工的情况; (六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作; (七)、定期向档案室等部门移交档案; (八)、办理其它有关事项。 第五条人事档案的内容及分类归档 (一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表; (二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料; (三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料; (四)、政治历史审查及甄别复查材料; (五)、员工参入党、团材料;
公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
档案管理员个人工作计划表 (最新版) Frequent work plans can improve personal work ability, management level, find problems, analyze problems and solve problems more quickly. ( 工作计划 ) 部门：______________________ 姓名：______________________ 日期：______________________ 编号：YB-JH-0107
档案管理员个人工作计划表(最新版) 【篇一】 一、职工档案信息完善 企业职工档案是企业职能部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是职工档案的组成部分。在实际档案整理工作中发现少数员工档案材料存在不完善的情况，主要表现在以下五类材料： 一、学历材料； 二、党群材料； 三、奖励材料； 四、职务变动材料；
五、薪酬变动材料。 针对以上不完善的员工档案材料，做好查漏补缺工作。根据公司发文文件和人力资源系统信息梳理员工档案信息，将梳理后的信息与员工纸质档案材料进行核对整理，对缺少材料做好记录，并与相关职能部门联系沟通，明确所需归档材料名称及归档材料移交时间段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原长期员工缺少材料补充工作，逐步完成所有员工档案信息的建立健全工作。 明年具体安排如下： 针对不完善材料，采取措施如下： 档案管理是一项持续地不断补充完善信息材料的工作，需要相关部门领导、同事的支持与配合，树立档案材料归档意识，将归档材料妥善保存并按规定时间段移交，让公司所有员工档案信息更加充实、完善。 二、档案信息化建设 积极开发档案信息资源，做好加工、整理、开发、利用工作，拓宽档案的信息功能。具体措施：
员工档案管理制度全文1200字，附件有两个表格 请在这里输入单位/组织名称
目录 员工档案管理制度................................. 错误!未定义书签。 1.目的........................................... 错误!未定义书签。 2.适用范围....................................... 错误!未定义书签。 3.职责........................................... 错误!未定义书签。 4.原则........................................... 错误!未定义书签。 5.档案管理内容................................... 错误!未定义书签。 6.程序........................................... 错误!未定义书签。 7.为保证员工档案信息的及时性和准确性，需及时更新，具体要求如下：错误!未定义书签。 8. 人事档案借/调阅............................... 错误!未定义书签。 9. 人事档案归属.................................. 错误!未定义书签。附件：........................................... 错误!未定义书签。 员工档案管理制度 1.目的 为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制订本管理办法。
档案管理制度 一、目的： 规范档案管理工作，使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。 二、适用范围： 公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法： 1、档案整理原则： 办理完毕的文件、培训资料，其他资料收集齐全，按类编码分类存放，每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。 档案整理方法： （1）、按公司制定的编码分类整理。 （2）、每天要进行清理归档，以免资料堆积。 （3）、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。 （4）、准确地做好文件索引，以便于查找。 （5）、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别组装入一个代办卷宗，以便要归档时，所有材料都是能随手而得，避免盲目的查找。（6）、案卷厚度一般在1.5公分至3公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；按宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写、字迹端正。 （7）、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编号等，档案目录要有：全宗案卷目录、卷内目录组合而成。 （8）、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 2、档案室管理规定 （1）、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，在总经理的领导下，做好公司档案局工作。
（2）、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录，是今后工作考察的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。 （3）、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人员或职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。 （4）、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。（5）、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。3、档案文件借阅规定 （1）、借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同），必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅；秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。 （2）、目录不给借出，只供在档案室阅； （3）、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，按反保密法追究当事人责任。 4、档案销毁管理 （1）、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料，将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表，填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认，交回行政管理部。 （2）、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。 （3）、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。 （4）、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。 （5）、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理（或指定责任人）、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。 （6）、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。
员工健康档案管理规定 2012年09月10日 第一章总贝U 第一条为妥善保存和较好利用员工健康资料，逐步实现员工健康管理系统化，强化员工健康评估与健康干预工作，根据《长庆油田分公司员工健康管理实施办法》（以下简称《办法》），特制定本规定。 第二条公司为每位员工建立一份健康档案，员工健康档案属于公司和员工共同所有，由公司统一管理，员工在需要本人相关档案信息时，可以通过规定程序查询。 第三条员工健康档案分一、二、三级管理，基层作业区（大队）为三级管理，负责本作业区（大队）员工的档案管理；厂（处）级为二级管理，负责本单位科级干部和厂（处）机关员工的健康档案管理；公司级为一级管理, 负责公司机关员工和全公司处级及以上领导干部健康档案管理。 第四条员工健康档案分纸质档案和电子档案。 第二章工作人员职责 第五条健康档案工作人员应当妥善保管员工健康档案，为公司、本单位和员工积累健康档案史料。 第六条健康档案工作人员应当收集、鉴别和整理档案材料，办理档案的查阅、借阅和转递，做好档案的安全、保密和保护工作。 第七条健康档案工作人员应当调查研究健康档案工作特点和规律，逐步实现档案管理工作规范化、科学化。 第三章健康档案材料收集范围 第八条员工的基本信息，包括： 工作单位、所属部门、姓名、性别、岀生年月、职务、婚否、民族、学历、联系电话、籍贯。 第九条一般身体指标，包括： 身高、腰围、臀围、体重、血压、心率、视力、疫苗接种情况。 第十条家族病史，包括但不限于以下五类： （一）直系、旁系血亲成员中是否曾患有恶性肿瘤； （二）直系、旁系血亲成员中是否曾患有冠心病； （三）直系、旁系血亲成员中是否曾患有中风；
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐 排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目 录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。