内部审核员培训讲义
第一章定义
?审核
?为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
?审核证据
?与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。
?审核准则
?用作依据的一组方针程序或要求。
?审核发现
?将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。
?审核结论
?审核组考虑了审核目标和所有的审核发现后得出的最终审核结果。
?审核范围
?审核的内容和界限。
?注：审核范围通常包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时期的描述。第二章内部管理体系审核
第一节审核的策划
?审核策划
?领导重视是做好内审的关键；
?管理者代表要亲自抓内审工作；
?内审的具体工作需要有一个职能部门来管理；
?组建一支合格的内审员队伍；
?内审需要有一套正规的程序；
?在建立管理体系时应考虑内审工作。
?审核的策划
?确定审核目的、范围和准则
?选择审核组，指定审核组长
第二节审核的实施
?现场审核的准备
?现场审核的实施
?审核后续活动的实施
?现场审核的准备
?编制审核计划
?审核组工作分配
?准备工作文件
?审核计划内容
?审核目的；
?审核准则；
?审核范围，包括确定受审核的组织单元和职能单元及过程；
?现场审核活动的日期和地点；
?现场审核活动预期的时间和期限，包括与受审核方管理层的会议及审核组会议；
?审核组成员的作用和职责；
?为审核的关键区域配置适当的资源。
?准备工作文件
?审核组成员应当评审与其所承担的审核工作有关的信息，并准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录。这些工作文件可以包括：
?检查表和审核抽样计划；
?记录信息(例如：支持性证据，审核发现和会议记录)的表格。
?编制检查表
?检查表是内审员进行审核时的一种自用工具。
?检查表的作用
?明确与审核目标有关的作用；
?使审核程序规范化，减少审核工作的随意性和盲目性；
?使审核目标始终保持明确;
?保持审核进度；
?作为审核记录存档。
?编制检查表的要点
?对照标准、手册和程序文件的要求；
?选择重要的管理体系问题；
?结合受审核部门的特点；
?抽样应具有代表性；
?检查表应有可操作性；
?按部门进行审核时要包括涉及的标准条款，按过程进行审核时要包括涉及的部门。?现场审核的实施
?举行首次会议
?信息的收集和验证
?形成审核发现
?准备审核结论
?举行末次会议
?举行首次会议
?首次会议的目的
?确认审核计划；
?简要介绍审核活动如何实施；
?确认沟通渠道；
?向受审方提供询问的机会。
?管理层，与受审核的职能或过程的负责人应参加首次会议。
?首次会议的程序
?会议应当是正式的，并保存出席人员的记录，会议由审核组长主持，其程序是：?与会者签到；
?人员介绍；
?重申审核目的、范围和准则；
?实施审核所用的方法和程序，包括告知受审核方审核证据只是基于可获得的信息
样本，因此，在审核中存在不确定因素。
?信息的收集和验证
?应当通过适当的抽样进行收集并验证与审核目的、范围和准则有关的信息，包括与职能、活动和过程间接口有关的信息。
?只有可证实的信息方可作为审核证据。
?审核证据应当予以记录。
?审核证据基于可获得的信息样本。
?信息的收集和验证
?收集信息的方法包括
?面谈；
?对活动的观察；
?文件评审。
?审核的基本内容
?审核的基本内容始终包括四个问题，即：
?过程是否已被识别并适当规定；
?职责是否已别分配；
?程序是否得到实施和保持；
?在实施所要求的结果方面，过程是否有效。
?审核过程的控制
?对审核过程的控制首先是审核组长的责任。
?审核过程的控制包括
?控制审核计划；
?控制审核活动；
?控制审核发现。
?在审核过程中，审核组全体成员应注意控制以下要点：
?样本策划合理；
?辨识关键过程；
?评定主要因素；
?重视控制结果；
?注意相关影响；
?营造良好的审核气氛。
?在进行现场审核中应注意以下几点：
?要相信样本；
?选择样本要有代表性，应随机抽样；
?要依靠检查表，若要偏离应小心谨慎；
?从问题的各种表现形式去寻找客观证据；
?当发现不合格时，要追到必要的深度；
?与被审核方负责人共同确认不合格事实；
?始终保持客观公正有礼貌。
?审核方式
?审核方式概括起来有四种：
?顺向追踪;
?逆向追溯;
?按部门审核;
?按过程（要素）审核.
?调查方法
?要善于提问；
?要注意倾听；
?要仔细观察；
?要作好记录；
?要善于追踪验证。
?提问技巧
?提问的基本方式可包括：
?开放式提问;
?封闭式提问。
?控制审核发现
?对照审核准则评价审核证据以形成审核发现。
?审核发现能表明符合或不符合审核准则。
?审核组应对审核发现进行控制，包括以下方面：
?合格或不合格要以事实为基础；
?不合格事实要得到受审核方确认；
?道听途说不能作为证据；
?审核组内要相互沟通，统一意见。
?不符合项和不符合项报告
?不合格定义：
?未满足要求。
?“要求”是指下述要求：
?适用的法律法规、合同等；
?管理体系标准；
?管理体系文件。
?不符合项的形成
?不符合项是由以下任一种情况所形成
?管理体系文件规定不符合标准要求；
?管理体系现状不符合文件规定；
?体系运行结果未达到预定的目标，即效果不符合目标。
?不符合项性质的判定
?不符合项就性质来说可分为两类：严重（主要）不符合项和一般不符合项。
?严重不符合项
?出现下列情况之一，即构成严重（主要）不符合项：
?体系运行出现系统性失效；
?体系运行出现区域性失效；
?严重影响产品或体系运行的后果的不合格现象。
?一般不符合项
?出现下列情况之一，即构成一般不符合项：
?对满足管理体系过程或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、孤立的性质轻微的问题。
?对保证所审区域的体系有效性而言，是个次要的问题。
?不符合项报告
?不符合项报告包括以下内容：
?不合格事实描述；
?不合格性质的判定；
?审核依据或不合格条款或编号；
?审核员签名；
?受审核方代表签字；
?受审核部门或过程。
?不合格事实描述
?准确地描述观察到的事实，包括时间、地点、人物、何种情况等;
?使其有可重查性和可追溯性;
?力求简明精炼，抓住核心的不合格加以概括提炼；
?观点、结论要从描述中自然流露，不要光写结论，不写事实。
?审核结论
?审核结论可陈述诸如以下内容：
?管理体系与审核准则的符合程度；
?管理体系的有效实施、保持和改进；
?管理评审过程在确保管理体系持续的适宜性、充分性、有效性和改进方面的能力。
?审核员在结束现场审核时，应通过对审核记录的汇总整理，在多方面收集客观证据的基础上，最终确定不合格项，进行不合格项的统计与分析。并进而评价管理体系的有
效性。最后由审核组长起草审核报告，并在末次会议上宣布审核结论。
?审核记录的汇总整理
?在仅限于一般不合格项的情况下，可以以下方式处理：
?同一性质的偶然性的一般不合格项可适当合并；
?对性质更为轻微的不合格事实，可作为观察项要求受审核方一并采取纠正措施加以整改，但审核组无需跟踪验证。
?体系有效性评价
?根据审核记录的汇总整理，审核组应对体系的有效性作出评价，其依据；
?审核中发现的客观证据；
?不合格项的统计与分析包括：
?不合格项的数量;
?不合格项性质;
?不合格项在体系过程中分布;
?不合格项在在各部门中分布等。
?末次会议
?末次会议是现场审核的结论性会议，是审核组报告审核结果和审核结论的会议。
?末次会议仍由审核组长主持。
?末次会议目的
?向高层管理者说明审核情况，以使他们能够清楚地理解审核结果;
?宣布审核发现和审核结论;
?提出纠正措施的追踪要求;
?宣布结束现场审核。
?末次会议内容
?与会者签到;
?重申审核目的和范围;
?总结审核情况(包括不合格报告);
?说明抽样的局限性;
?纠正措施要求;
?领导讲话。
?审核报告内容
?审核目的;
?审核范围;
?审核准则;
?审核时间;
?审核组长和审核组成员；
?审核发现（包括不合格项统计）；
?审核结论（对体系符合性和有效性评价）。
第三节纠正措施的跟踪
?纠正措施的重要性
?对不合格项进行清理和总结，防止顾客和体系运行受到其后遗影响。
?对现存的不合格项采取措施防止其造成更大的不良后果。
?认真分析原因，防止再发生，便于改进管理体系，为未来管理体系的运行创造良好的条件。
?纠正措施要求
?不合格项发生的部门应认真进行分析，寻找不合格发生的真正原因，以便采取有效的纠正措施。
?纠正措施应针对不合格发生的原因，其目的是防止不合格再发生。
?纠正措施内容
?纠正措施内容包括：
?原因分析；
?纠正措施；
?纠正措施制订者和执行者；
?预计完成期限等。
?纠正措施跟踪原则
?所有在审核中发现的不合格项，必须由不合格项发生的部门根据原因采取纠正措施，审核组进行跟踪验证，形成闭环。
?内部审核的纠正措施跟踪验证一般应采用现场检查纠正措施的效果。
?纠正措施跟踪程序
?审核期间内审员确认不合格项;
?内审员向受审核部门提交不合格报告并提出纠正措施要求;
?受审核部门签字认可不合格项，并提出纠正措施计划;
?内审员评价认可；
?受审核部门实施和完成纠正措施;
?内审员对纠正措施完成情况进行验证;
?内审员对纠正措施实施结果作出判断;
?全过程作好记录;
?提交纠正措施跟踪报告。