秋风清，秋月明,落叶聚还散,寒鸦栖复惊。
商务信函书写要领
一、商务信函书写准备阶段 (190)
二、商务信函的基本格式 (193)
三、现代新型商务信函的写作关键 (205)
四、商务信函书写完毕后 (207)
一、商务信函书写准备阶段
一般来说，我们通过观察商业信函的构成格式、只要依照其基本流程将固定句型和惯用语句进行组合，就可以轻松地写出一份简单的信函。
尽管如此，在进行整体的信函构思之前，如果就信函的主要内容、即：主文部分再多进行些考虑的话，就会进一步提高商业信函的整体效果。
也就是说，商业信函中最困难的就是主文部分的障碍----“必须将纷繁复杂的事件归纳成简单易懂的内容”。
那么，当我们要对一个复杂的事件进行简单的归纳总结时，要做到哪几步呢？
让我们先来看看如下的几个要领：
（一）、对收信人、发信人进行确认
在书写商业信函的时候，首先应当明确收发双方的身份、职务等内容。比如说，收信人是对方的公司、还是对方公司下属的某一部门；具体的收信人是写那个部门的管理职务还是具体事件的担当者本人；有的时候收信的一方也可能是若干人，或者是不确定的多数的消费者。收信的一方是团体还是
个人，决定着季节问候语、事件的叙述方式各有所不同。
对于发信人一栏，也要事先考虑清楚是
写自己的名字、部门的名称还是管理职务的名称。 （二）、决定格式
下面，让我们考虑一下选择怎样的信函格式。其实，信函格式的形式并
发信人
己方公司（○○公司） 己方部门（○○课）
管理职务（○○课 课长○○） 具体担当人（○○课 ○○） 个人
收信人
发给公司（○○公司全体） 发给部门（○○课全体）
发给管理职务（○○课 ○○先生（女士）） 发给具体担当人（○○课 ○○先生（女士））
发给若干相关人（各位客户） 发给不确定的多数消费者（各位客户、无具体姓名）
非种类繁多，常见形式有：开头写着收信人、发信人和标题的固定形式；类似于普通信函的书信形式；以附记形式（在“记”下方记录条目）记载重要事项的形式；或者添加附页进行归纳总结等形式。
（三）、记录下必要的事项
接下来，对于那些必须传达给对方的内容要进行一番整理。使用文字处理机写信函时，可以先把所想到的写出来，然后再对所写的内容进行重新整理。像前文部分的寒暄语等内容，因为有固定的语句，所以在书写时不必太为此而伤脑筋，然而重要的是那些出现在本文或者附记条目中的内容。如果在发出信函以后，还要通过电话对内容进行补充的话，也会给对方带来不便。因此切记要把所有必要事项都概括统一起来。
要描述的事项，应包含着下列5W3H中的全部、或者其中的一部分，这些是必要的要素。最好是把想到的内容制成列表，通过对照5W3H来确认一下是否有遗漏的部分。
いつwhen
どこでwhere
だれがwho
なぜwhy
何をwhat
いくつhow many
いくらでhow much
どのようにhow
二、商务信函的基本格式
商务信函的基本格式
如前所述，商务信函于日常生活中使用的信函之间并非存在着天壤之别。只是在商务世界里，为了保障业务得以顺利进行，而存在着若干规则或习惯而已。因此，于平时随心所欲记录下的一般文章相比，商务信函有时会要求形式上比较郑重、并具有高雅的格调。
那么，首先让我们掌握两种基本的格式，即：纵向书写和横向书写。纵向书写主要用在礼节性的场合或者要求格调比较高雅的信函，比如：请帖、寒暄问候类信函等。不过上述这些情况也可以使用横向书写的格式。最近，由于数字、外语等也越来越多地被引入到信函中使用，因此横向书写的信函在现实工作中已经日益成为主流。本书结合工作中的实际情况，将主要对横向书写的格式进行介绍，当然无论纵向书写还是横向书写，只要选择的格式能够对制作简洁、明了的信函有所帮助就可以了。
◎纵向书写格式（一般）
⑥开头语
⑦～⑨
问⑩起首语
?主文 ?末文
②发信日期
④发信
③收信人
?附记
?追记
?结束语（
◎横向书写格式（一般）
①信函编号
②发信日期
③收信人
④发信人?
⑤信函名称（标题）
⑥开头语⑦～⑨问候语
⑩起首语?主文
?末文?结束语
?附记
?追记
?附加材料
商务信函格式构成和文例
下面将按照商务信函的基本格式和构成，举出具体的信函示例。
商务信函和一般书信相同，有前文、本文、后附三部分构成。
前文＝①信函编号―②发信日期―③收信人―④发信人
本文＝⑤信函名称―⑥开头语―⑦～⑨问候语⑩起首语―?主文?末文
?结束语
后附＝?附记―?追记―?附加材料
前文
①信函编号
标记在业务往来信函、公司内部信函上的编号，主要用于分类和检索。在信函上标记编号，既便于相关人员进行检索，又可以避免工作出误差。不过需要注意的是：在社交性信函上一般不标记编号。
例：
总务科发出的第10号信函――总第10号、或总发第10号
营业部的第136号照会信函――营照发第136号
②发信日期
日期对商务往来信函是非常重要的。值得注意的是：在信函上标记的日
期不是信函完成的日期,而是发出信函的当日日期。年号可以是公历，也可以是日本年号。但要注意至少在某一公司内部做标记时应做到统一。另外，在日本国内，一般使用类似“平成○年”的日本年号。
例：
平成15年12月5日
2003年6月8日
③收信人
要写正式名称而不是略称。此外，尤其重要的是收信人和发信人的称呼写法要对照统一。再有，尽管尊敬称谓也很重要，但要注意避免诸如“○○先生様”之类的重复敬称。如果遇到对如何称呼对方感到犹豫不决的情况，可以统一用“様”的称谓。
例：
御中――――――――称呼政府机关、公司等团体时
兴协物产株式会社人事部全体
殿―――――――――书写职务、个人名字时
东南株式会社会计部海崎茜阁下北东工会主席四方彻阁下
殿?様?先生――――写给个人时
资材部长阁下目方正先生（女士）吉永佳子老师
各位――――――――写给某部属的部员、科员等多数人时
各位会员各销售店各位客户
ご一同様――――――写给某部属的全体成员时
○○俱乐部全体
④发信人
首先，应注意和收信人的称呼写法要对照统一。一般会在姓名的后面盖上自己的印章，但在社交性的信函中不盖印章。有的时候，根据信函的需要在发信人后面加上所在地、电话号码，也会给人一种周到的感觉。
例：
注意收信人和发信人写法的对照统一。
サンテン株式会社
销售课长尾崎慎一阁下
光吉株式会社
产品销售课长葛西宏?
山岸株式会社
董事木本正雄先生（女士）
株式会社サントミ
董事长九岛渡
本文
⑤信函名称
信函名称控制在20字以内，以简短的语言书写，并能够达到通过名称使人对信函内容一目了然的目的。名称写在发信人的下方·中央的位置。有时候，还会在事项名称下面加上下划线、或采用比本文稍大一些的字体书写，以此加以强调。
例：
关于访问贵公司的相关事项
关于批发价格的照会
寒暄问候函、致谢函等社交性的信函中一般不写信函名称。
⑥开头语
开头语也存在着一些定式。一般，开头语和结束语呼应使用。让我们先来记住下列的四种基本形式。
开头语·结束语的惯用形式
场合开头语结束语注意事项
一般场合拝啓敬具
郑重场合謹啓敬具、敬白“敬白”一般用于表达更强敬
意的场合。
事情紧急的场合前略草々、以上此时季节问候语也省略不写。来信回复的场合拝復敬具
●公司内部的信函一般省略开头语，在信函的最后以“以上”结束全文。
●慰问信、以及表达悼念之意的信函，一般省略开头语、问候语等，直接
进入正文。
⑦～⑨问候语
表达问候的语言，一般按照
⑦季节问候语――――⑧庆贺安泰的问候语――――⑨表达感谢的问候语
的顺序书写。从季节问候语中，我们可以对日本人对大自然的关心程度窥见一斑，即使是商业信函，也由此让我们感受到日本独特的传统。庆贺安泰的问候语，实际上写的是一些恭祝对方的公司、团体日益繁荣和发展的吉祥话。此外，表达感谢的问候语是向对方平时给与自己的关照表达谢意的语句。尽管这些问候语句看起来有些繁琐，但是每一部分的问候语都有各自固定使用的句子，只要把这些固定语句组合在一起，问候语这部分就可以很简单地完成了。
与各种问候与相关的固定语句，请具体参照第四章的文例部分。
例
⑦初冬时节，⑧欣闻贵公司日益繁荣，不胜欣喜。⑨平日承蒙格外眷顾，不胜感激。
⑩起首语
起语又称起首语，在问候语之后，另起一行，空一格开始书写。最常用的起首语是“さて”，然后写上“さて、当社におきましては……”（那么，关于弊公司……）、“さて、○○件につき……”（那么，关于某事……）等语句。
此外，还有“実は”（其实）、“ところで”（顺便提及）等写法。
?主文
可以说，主文就是整个信函的正文。作为传达事件内容最重要的一部分，主文是不可或缺的。
正如本章节前面所述，在着手写主文部分之前，如果能按照5Ｗ3Ｈ的思路将必须要传达给对方的事项事先进行一番整理的话，在书写主文时将会得到事半功倍的效果。当然，5Ｗ3Ｈ并不意味着一定要在一部信函中全部体现出来，根据实际情况对内容进行选择取舍也是很必要的。
例
……关于某某同学于2004年4月入我校学习一事，在今天的教授会议上已经正式得到批准。我方将尽快将入学通知书邮寄给您，目前由于急需办理
“在留资格认定证明书”的相关申请，因此能否请您在1月18日以前将10张照片（3㎝×4㎝）寄送到国际交流中心我处？……
when 1月18日以前
where 国际交流中心
who 我
why 办理“在留资格认定证明书”申请
what 照片（3㎝×4㎝）
how many 10张
how much 无
how 邮寄
?末文
末文可以起到对主文的内容加以叮嘱，使其更加明确的作用。在末文部分往往会写上一些结束时的寒暄问候语、或者祝福健康、发展等相关的语句，如果能选择一些和主文内容相互对应、统一的固定语句，那么将会更好地突出整个文章的效果。
关于末文中适用的固定语句，请参照第四章文例。
例
今后也请多加鞭策、指导。
匆忙致信，请多多关照。
?结束语
结束语是为结束正文而写的短小的问候语。务必要注意与“开头语”对应使用。
结束语的基本形式请参照第⑥的开头语部分。
后附
?附记
有些内容如果在正文部分书写的话，可能会使文章显得冗长复杂。比如会议召开的时间?地点?议题、订货的货品名称?数量等。如果不把这些内容写在正文中，而是以附记的形式记录下来的话，看起来就会一目了然。
当信函中出现附记内容的时候，一定要在正文中写上诸如“下記のとおり”（如下所记）、“別記のように”（如附记所载）之类的短语，用以明示对方。
此外，如果需要在附记中适用序号，要注意序号的统一、如：ア?イ?ウ?エ、（ア）?（イ）?（ウ）?（エ）、1?2?3?4、（1）?（2）?（3）?（4）等。统一的序号让人感觉到很正规，从而留下良好的印象。
例
如下所记、我们将召开一个小型婚宴……
记
时间9月14日（六）下午6点～8点
地点东亚饭店公主号房间
电话（1234）5678
※另、烦请各位在9月10日以前将您能否出席的回执写在随信寄
出的
明信片上，寄回给我们。…
…
?追记
也称“补写”，对于正文中没有记入的事项、或者如果在正文中写的话担心文章内容会变得杂乱无章的、亦或有两件以上的传达事项、分开来写更清楚易懂等，如上这些情况会在文章后面加以补充，并以“なお”（此外）、“追って”（追加）、“追伸”（追加）、“追記”（追记）等语句作为开头。
注意：
●要总结得尽量简短。
●在表达悼念之意的文章中，尽量不要有追记的内容。
?附加材料
在需要附加其他的材料、数据等内容时，注意要在信函中明确记载相关的内容和数量等。
例
随信附记材料申请书8份
另外还应注意到，在信息化社会日益发展的今天，通过传真的方式互通往来的情况也在日益增加。在使用传真方式时，不同的公司或社会团体所采用的格式往往也各不相同。在这里，我们为大家介绍的是一种基本的传真格式。
传真纸平成○年○月○日
收信人
株式会社○○社
营业部
田中太郎先生发信人
△△△株式会社服务中心
佐藤刚
传真号码00-0000-0000 传真号码 00-0000-0000 发送页数（含此页）张电话号码00-0000-0000
题目：关于○○○○事宜
内容：
三、现代新型商务信函的写作关键
商务信函的写作，基本上都可以按照相对固定的形式，通过将一些固定语句或惯用写法进行组合来完成。但是，这并不意味着只要按照固定的格式书写，就一定能够写出一篇既生动、又漂亮的文章。其实，可以说商务信函也在同社会发展的时代一起不断地变化出新的形式。而这其中最关键的，便是要注意“书写简洁”。下面，让我们从这五个方面来看一看新时代的商务信函应注意的几个原则。
（一）、横向书写
与纵向书写相比较，横向书写的方法在书写和朗读时都很方便，而且在置身于经济全球化的日本社会中，横向书写成为主流也是必然之举。当然，我们还应注意到书写时与横向书写相适应的一些具体规则。例如：数字一般应采用阿拉伯数字的写法、文章应遵循由左向右书写的原则等等。（二）、“です?ます”的郑重表达
除了一些训令性质的公司内部信函、以及信函中以条目形式记载的事项之外，一般在信函中应该使用“です?ます”的郑重体表达方式。并且，由于商务信函主要在商务往来中进行交往的场合使用，因此书写时应注意尽量避免那些难于理解的“せねばならぬ”、“せぬ”等文言体的表现，而使用“しなければならない”、“しない”等日常会话中的表达方式，尽量书写得简单易懂。
（三）、常用汉字
商务信函中所用到的汉字，应避免那些难解、难读的字，而尽量使用常用汉字表范围内的汉字进行书写。
常用汉字表请参照第四章。
（四）、词汇书写的统一
在文艺作品中，有时为了突出节奏感、或是表达当时的感情，对于同一个词汇，往往会在某些地方使用汉字来表达、而在另外的地方又会使用假名来表达。但是在商务信函中，这样的写法是绝对禁止的。在繁忙的商务活动中，谁会有足够的时间去研读一篇措辞纷乱复杂的文章呢？
现在，对于日语某些词汇中的送假名写法也是因人而异、形形色色，例如：词汇“引続き”就有“引続き”、“引き続き”两种写法，“取付”
的写法更有“取付”、“取り付け”、“取付け”等，真是众说纷纭。在书写商业信函的时候，就需要先确定一个统一的写法，至少在一篇文章当中，应该对某个词汇的写法进行统一。
（五）、尊敬语?自谦语
尊敬语?自谦语的区别使用总是很难的。也许有的人会抱有这样的想法：即使日本人也常常用错尊敬语?自谦语，因此只要不妨碍彼此的交流，哪怕用错了也没什么大不了。但是在商务往来的世界里，这样的错误往往不仅仅是当事者个人的问题，因为类似的错误常常会招致他人的不信任：“那个公司的职员原来就是这样的水平！”“和一个拥有这样雇员的公司进
行贸易往来，会不会出问题呢？”
当然，要做到正确使用尊敬语?自谦语，还需要平时多注意在各种不同的场合、掌握不同的正确用法。关于商务交往的世界中要求完全掌握的尊敬语?自谦语，我们已经在第四章进行了总结，读者不妨加以参考。
四、商务信函书写完毕后
商务信函决不能一蹴而就。无论多么擅长写作的人，再对已经认为“写好了”的文章最后进行审视的时候，也总会有那么2、3处想要修改的地方。甚至于有时候会发现竟然把某些重要的部分落下了！
因此当我们写完一篇文章之后，还是按照下面几点进行一下最后的确认吧。
（一）、是否做到了从发信人或者收信人的立场考虑，来完成信函的内容。（二）、写成的文章是否达到了既定的目标。
（三）、文章是否做到了词句达意、简单明了。
（四）、必要的事项是否全部写进了信函。是否避免了不必要的内容（五）、标题和内容是否一致。
（六）、汉字、词汇的使用是否形式统一。
（七）、文体是否统一。
（八）、尊敬语?自谦语的使用是否得当。
（九）、固有名词、数字等是否记载正确。
另外，还应注意到的事，在工作中最容易导致问题出现的，往往是由于彼此之间联系、报告的不及时、不充分。因此如果遇到需要将一些重要的信函传达给对方的时候，不妨在递送之前和自己的主管或者相关部门打好招呼、征得同意，这是使工作得以顺利进行的要领所在。