工程监理资料管理规定
1 目的
为了加强对工程施工监理资料的统一管理，提高监理资料规范化程度。
2 适用范围
适用于公司施工阶段监理资料的分类、收集、整理、验收移交各个环节。
3 职责
3.1项目总监总体负责项目监理资料管理工作，对监理资料规范性负责，并指定专人负责施工过程中监理资料的收集整理归类工作；
3.2被指定负责监理资料收集整理归类工作的监理人员应保证监理资料整理归类的及时性和规范性；
3.3项目监理机构其他监理人员应为监理资料管理规范化尽职尽责，并负责配合监理资料收集整理工作；
3.4项目监理机构监理人员调离时要做好资料交接工作并办理交接手续。项目总监负责指定专人接管被调离的监理人员资料。
4 编制依据
●《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
●《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)
●《照片档案管理规范》（GB/T11812-89）
●《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）
●《建设工程监理规范》（GB50319-2000）
●《公路工程竣工验收办法》
●《公路工程质量检验评定标准》
●《公路工程监理规范》
●《技术制图复制图的折叠方法》
5 监理资料的分类及要求
5.1 监理资料的分类体系
5.1.1按资料产生来源划分：业主方资料、监理方资料、施工方资料；
5.1.2按资料内容划分：进度、投资、质量、安全、合同、协调等；
5.1.3按工程单元划分：建设项目、单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、
分项工程、检验批；
5.1.4按时间阶段划分：前期资料、过程资料、后期资料；
5.1.5按载体类型划分：纸质载体、电子载体；
5.1.6按资料的保存期限划分：永久、长期、短期、临时资料；
…
5.2监理过程中资料收集、整理及目录化（台帐化）管理的具体要求
5.2.1在编制监理规划时，应对项目进行单位、分部、分项工程划分；并按本项目特点进行资料体系分类、详细策划；在监理过程中，监理档案资料可按建设项目、单位工程、分部工程、分项工程组织归档。
5.2.2所有资料均应按本规定附表1（监理资料档案归档内容（范围）目录表）归入对应目录按文种—时间的先后顺序建立台帐；
5.2.3文档类资料（如通知、会议纪要、月报等）采用流水台帐；
5.2.4工程报验类资料采用规定格式的台帐（当业主有统一要求时按业主要求，业主无要求时按附录要求）；
5.2.5监理资料应随工程进展同步整理并登录相应台帐；台帐与对应资料一同归档；5.2.6项目监理部应利用计算机进行资料辅助管理，将信息、资料和各类管理台帐输入计算机，完工后刻入光盘存放。
5.2.7每月应汇总当月主要台帐并在监理月报中反映，主要台帐包括：
⑴监理指令或通知一览表；
⑵会议纪要一览表；
⑶工程变更一览表；
⑷工程计量支付一览表；
⑸工程进度计划统计表；
⑹进场材料报验台帐；
⑺工程验收台帐；
⑻其它报验台帐。
5.2.8项目监理部应对安全监理资料、节能资料分别单独建立台帐。
5.3归档监理资料的质量要求
5.3.1监理资料应做到全面、准确、细致、具体和系统。对资料的收集、整理不应有主观的偏废和取舍，在监理工作过程中，凡一切有价值的数据、文字和音像资料，包括工
程文件、记录、指示、报告、函件、批件都应整理归档，而且应按规定格式分类，使其明了、清晰、真实可靠、分类有序、字迹清楚、签字齐全、不得弄虚作假、擅自涂改。其中照片档案的整理可按下述要求进行：
⑴照片应有反映工程基地原貌、奠基或开工仪式、竣工典礼和工程实体及其施工过程中反映重大事件、工程质量、隐蔽工程使用新材料、新工艺以及其他重要问题的内容。
⑵凡归档的照片应有文字说明，其中包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。说明应文字简洁，语言通顺，一般不宜超过200字。时间用阿拉伯数字表示，采用“××××. ××. ××”形式表示如：2003.04.03
⑶照片、底片要分类、分组存档，每组要有总说明。总说明要注明本组照片的起止编号，总说明要打印后贴在本组第一张照片的前面。分说明可以手写，但字迹要工整，不许涂改，也可打印后贴上。
⑷说明采用横写格式。格式如下：
①底片及照片均应编号。底片用铁笔在胶片乳剂面边处以横排阿拉伯数字编号，照片在背面左上角用阿拉伯数字编号。
②照片与对应的底片宜置一处。照片档案的底片应放入底片袋中保管，底片袋的右上方应标明底片号，照片及其文字说明应一同整理，并与对应的底片一起固定在照片档案芯页上，组成案卷，照片案卷芯以30页左右为宜。照片、底片应采用干燥箱保管。
③卷盒、卷皮、目录等:
a 卷内目录以照片的自然张或组单元排列。
b照片题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明综合成照片名称，照片题名最多不应超过50字，且须打印。可以一组照片填写一个题史。
c 参见号指本照片反映的内容与某卷有关联，需结合起来看，如质量事故处理照片，与施工记录、检查表等档案文件有关，此文件档案的档号即为参见号。
d 备考表，说明本卷所存照片及底片的张数，照片的分组情况等。卷内备考表应放在案卷的最后一页。
5.3.2房建及市政工程监理资料质量应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）第4.2条（归档文件的质量要求）规定；
5.3.3公路工程按《公路工程竣工文件编制办法》要求执行。业主及档案馆有具体要求时，如业主提供了《工程竣工文件编制办法》，应按业主要求执行。
5.3.4原则上，向公司归档的工程监理资料应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；
5.3.5工程监理资料的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程；
5.3.6工程监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；
5.3.7工程监理资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；
5.3.8工程监理资料中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅；
5.3.9工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；
5.3.10其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。
6 归档监理资料的立卷
6.1立卷的原则和方法：
立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；房建及市政工程监理资料验收移交时对需向业主和城建档案馆移交的资料若有具体规定，按其具体规定进行整编。否则，按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）第5条（工程文件的立卷）的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案卷封面及案卷脊背式样统一采用《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）附录B、C、D、E式样。一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件（监理部资料）可按建设工程项目进行组卷。
6.2立卷过程中宜遵循下列要求：
6.2.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
6.2.2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷；
6.2.3卷内文件的排列：文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
6.3案卷的编目
6.3.1卷内目录的编制应符合下列规定：
⑴卷内目录式样宜符合本规定附表2的要求；
⑵序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；
⑶责任者：填写文件的直接形成项目监理部或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；
⑷文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；
⑸文件题名：填写文件标题的全称；
⑹日期：填写文件形成的日期；
⑺页数：填写组成案卷文件的总页数；
⑻卷内目录排列在卷内文件首页之前。
6.3.2卷内备考表的编制应符合下列规定：
⑴卷内备考表的式样宜符合本规定附表3的要求；
⑵卷内备考表主要是对案卷情况的说明；
⑶卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；
⑷卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。
6.3.3案卷封面的编制应符合下列规定：
⑴案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附表4的要求；
⑵案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；
⑶档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；
⑷工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由工程监理部填写；
⑸案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；
⑹编制项目监理部：应填写项目监理部全称；
⑺起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；
⑻保管期限分为永久、长期、短期、临时四种。永久指永久保存；长期指资料保管期限与工程使用寿命相同；短期指20年以下；临时指项目完成工程验收和竣工结算解除缺陷责任时，但一般最小不少于2年。各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。一般情况下，不同保管期限的文件应分别组卷，若同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷总的保管期限应为其中最长期限的期限；
⑼密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
6.3.4编制卷内文件页号应符合下列规定：
⑴卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始；
⑵页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；
⑶成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；
⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6.3.5卷内目录、备考表、封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。
6.4案卷装订
6.4.1装订时必须剔除金属物；
6.4.2案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用棉线绳三孔左侧装订法，订结在背后，要整齐、牢固，便于保管和利用；
7 归档监理资料的移交
7.1监理资料应在项目竣工验收前整理完毕，由项目监理部根据本项目特点打印出归档详细目录，由总监理工程师审核验收，报公司技术质量部审查批准。项目监理部应在10日内根据公司审核意见进行整改并按要求进行装订、整编成册。经公司审查批准的监理档案资料才能向各档案保管单位办理移交归档手续（当地方主管部门有规定时，工程竣工验收前，监理档案资料应送呈城市档案管理机构预验收，验收合格，并取得工程档案认可文件后，方可进行工程竣工验收）；
7.2原则上所有监理资料均需移交公司档案室归档；需移交业主方（包括城市建设档案馆）的资料一般只是监理部文件夹包含的资料；若在施工过程中已向建设单位移交了部分监理服务资料，则工程结束后一般不再另行移交该部分资料（除委托监理合同另有约定外）。业主、设计方资料、施工报审类资料一般只在公司档案室归档（其中，施工报审类资料按相关规定或规范在该项报验审签同意后应即返还施工单位，项目监理部只保留一份）；
7.3经公司审查批准的监理档案资料应及时办理移交归档手续。移交工作必须办理签证手续，签证表按公司统一格式（见本规定附表6：监理档案归档移交签证表）进行；
7.4所有资料在移交公司档案室归档之前不得销毁。
附表1
监理资料归档内容（范围）目录表