文/李妙蓉
医院电子档案管理工作探究
【摘要】随着科技的不断发展，对档案管理工作形成巨大的冲击，原有的模式被打破，档案管理电子化趋势正在凸显。笔者在医院工作多年，本文旨在对电子文件档案管理工作加以探讨。
【关键词】医院档案；档案管理工作；电子化趋势
档案管理工作在社会生活的各个工作领域都必不可少，真正做好档案管理工作对其他工作的顺利开展具有促进作用。与纸质档案有所不同，电子档案更加注重对计算机技术的应用，在医院的相关档案管理工作中，电子档案的采用是与时俱进的表现。
一、档案管理工作的电子化趋势
随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。
二、实现档案管理电子化的诸多益处
（一）充分利用最新技术，与时代发展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以实现资源的最大化利用。
档案管理工作注重对信息的加工，以往的
纸质档案模式受经费的影响，很多工作难
以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁
重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管
理工作电子化的实现，解决了这一难题。除
此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，
改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行
查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案
备份。这使得档案工作者的劳动成果得以
体现，也使得档案管理工作服务的范围更
加广泛，从而实现了资源的最大化利用。
（四）加强了档案信息的实效性。档
案信息具有时效性，医院的档案信息更
是如此。应用以往的纸质档案，实现对
档案信息的再加工，所耗时间较长，不利
于实现档案信息价值的最大化。电子档
案的出现，极大缓解了这一难题，因为通
过对计算机的操作，人们能够顺利实现
对原有档案信息的查阅与修改，从而实
现档案管理工作的良好开展。
三、规避电子档案管理工作中的风险
问题
档案管理工作采取电子化模式，与
原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，
亦存在着一定的风险，作为档案管理工
作者，要有规避风险的意识，使档案信息
实现最大的应用价值。
（一）是电子档案管理工作存在风险
的原因。1.与电子档案的特性有关。保
障档案信息安全是档案管理工作不容忽
视的问题，特别是电子档案的出现，档案
信息安全问题更是应该加强，这与电子
档案的自身特点有极大关系。医院的档
案信息众多，电子档案的信息安全受到
影响，无疑会对档案管理工作本身以及
其他工作造成重大影响。所以，在日常
工作中，注重电子档案管理中的安全工
作，有着极其重大的意义。
2.档案管理工作中规范性不强。档案
管理工作中安全问题是人们较为容易忽视
的问题，在对档案管理工作的规范上表现
的也不够充分。突出表现为管理计划的制
定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全
现状不能保持等几个方面。加强档案管理
工作中的规范性是社会新时期发展的要求，
是做好档案管理工作的有力保证。
（二）规避电子档案管理工作中风险
的措施。1.提高档案管理工作人员的工
作素质。为了规避电子档案管理过程中
的风险问题，提高工作人员的业务素质
是良好举措。除引进一些高学历、高能
力的档案管理专业素质人才之外，还要
注重对单位的所有档案管理工作人员的
素质教育，举行定期的培训，提高其专
业、负责的精神，真正形成忠于本职工
作，实现部门间的合作互动的良好局面。
2.不断完善适用于本单位的档案管
理机制。为更好完成档案管理工作，完
善医院的档案管理机制十分必要。笔者
认为，为确保档案信息的安全，在人员参
与上，应指定专人来负责此项工作。唯
有如此，才能够实现工作的保密度与连
续性。在电子档案制作的过程中，能够
保证严格按照单位的规定来进行。
3.采用科学的档案管理方法。档案
信息具有可读性和可用性的特点，保有档
案信息的这两种特性，是档案管理人员应
做的工作。这涉及到信息资源的长期留
存问题，采用科学的档案管理方法是实现
这一目标的有效手段。对于电子档案的
管理要实现全程管理，保持电子档案数据
的有效性，注重档案的形成、流转与移交，
并保证电子档案的长期可读性。
参考文献：
①聂大同.寄望虎春:回眸电子政务2009现
象[J].电子政务,2010年Z1期.
②康南.Excel办公软件在图书馆业务统计中
的高级应用[J].科技情报开发与经济,2010年30期.
（作者单位：福建省厦门市翔安区同民医院）
档案学研究
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