三、人员设定:
(一)行政后勤部:总监1人,行政文秘1人,人力资源1人,采购1人,司机3人,维修1人,共8人。(二)财务部:总监1人,会计1人,出纳1人,统计核算1人,收银员15人(新开店每店2人),共19人。
(三)营销部:总监1人,经理3人(店面管理每人8家店)
建设店:店长1人,副店长2人,服务员8人,共11人。
清石店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
建宁店:店长1人,服务员2人,共3人。
钻石店:店长1人,服务员2人,共3人。
荷塘店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
红旗店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
株百店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。
响石店:店长1人,副店长1人,服务员2人,共4人。天元店:2人。
广缘店:1人。
高科店:1人。
株百店:4人。
共计:49人。
(四)生产部:部长1人,副部长2人,仓管3人,门卫2人,卫生员3人,送货员2人,共13人。
配料班:领班1人,员工2人,共3人。
蛋糕班:领班1人,副领班1人,员工10人,共12人。
面包班:领班1人,副领班1人,员工12人,共14人。
西点班:领班1人,副领班1人,员工8人,共10人。
裱花班:领班1人,副领班1人,员工13人,共15人。(总店2人,株百1人,红旗店+荷塘店1人,钻石店+建宁店1人,清石店1人,响石店1人,工厂8人)。
烘烤班:领班1人,副领班1人,员工5人,共7人。
现烤人员:总店2人,清石店1人,荷塘店1人,建宁店1人,钻石店1人,响石店1人,共7人。
包装班:领班1人,副领班1人,员工8人,其中发货员3人,共10人。
共91人。
全公司合计:167人。
四、工作流程及规定
(一)行政部
上班时间:夏季8:00——12:00,14:00——17:30
冬季8:30——12:00,13:00——17:00
每周休星期天
部长工作:
1、各职能部门的关系协调。
2、建立各项规章制度并检查实施情况,促进各项工作规化管理。
3、负责公司资料、信息管理以及宣传报道工作,沟通外联系和上下联系。
4、公司会议组织。
5、员工入职、离职过程中与行政相关的手续审核签字。
6、员工福利制度的制定,并批准后实施。
7、福利制度的研究、修订、改进等事项。
8、福利工作总结、分析和改进。
9、退休、抚恤制度的制定及办理。
10、发文制作及行文程序的拟定和实施。
11、公司公共关系维护和改善工作,外关系。
12、行政稽查。
13、行政开支预算的编制。
14、行政开支成本控制。
15、车辆管理。
16、灾害及其他突发事件处理。
17、公司采购管理。
18、公司报刊、黑板报管理。
19、其他相关职责。
20、设备管理,设备购置核实、批准。
行政部文秘:
1、接听,传真发送,传达工作。
2、管理,长途必须登记,各办公室每月核算不能超标。
3、外来人员接待工作,凡外来人员找人先到办公室登记,请示后再带到各部门,接待必须热情,并上白开
水一杯。
4、证件管理。
5、合同管理,销售合同审核呈报财务总监、总经理盖章后一式三份,一份留存根,一份交财务部,一份交
业务员,并将合同除价格外的容复写给生产部;采购合同,收到后复印一份交财务部,财务部负责付款,一份交采购部催货,一份交仓库负责验收及入库。
6、复印打字。
7、广告策划、节目活动策划,提前一个月组织生产部、销售部协商拟定,广告须在节日前10天贴。活动结
束后,到生产部、销售部收总结报告,交财务总监及总经理。
8、包装设计。
9、店面布置。
10、店面装修设计与监督工作,完工时间监督、进程跟踪。
11、办公用品管理。
12、行政文秘日常工作流程:
提前到达上班地点→负责本人及领导办公场所卫生清洁→领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放→分拆信件,分送报纸→领导到达时提示领导本日日程,汇报有关事项,询问领导本日日程→督办主要事项,急事急办→进行行政事事务工作→接听、接待来宾、资料整理、打印复印、来往文件并记录、并校对,收发传真、处理催办、呼叫服务→领导临时交办的其他任务→下班时间向领导征询需办理事项→检查文件、电器、电源情况后下班
13、网络的设计、维护及建立。
三、人力资源管理
1、员工考勤、出勤统计,报表、分析等。
2、员工暂住证、就业证等事项办理。
3、福利事项的办理。
4、厂区、宿舍财产及员工安全的保障。
5、清洁卫生管理维护、检查。
6、宿舍管理。
7、宿舍水电管理。
8、会议记录、会议组织、会议计划及安排。
9、写文稿。
10、证件办理及年审。
11、人员招聘,合同签定,合同管理。
12、人员培训,员工调动,员工辞职等手续办理。
13、工资造表。
14、员工晋升管理,加级管理。
15、员工奖罚管理,员工考核管理。
16、员工档案管理。
17、设备管理及督办。
采送员:
1、根据原料库计划及时申报采购。
2、库存必须保证在五天以上,即下批原料到货必须五天之前。
3、临时性送货。
4、送货员休息时抵班。
5、行政总监临时交给的工作。
6、设备维护、维修的联系及督办,设备的转运。
7、每月到等市场进行调查,并于每月10日之前上交调查报告至总经理或财务总监。
行政部工作流程管理
1、考勤
全公司实行指纹打卡考勤制,下班未打卡则视为早退,外出办事须部门负责人及行政部签字,各部门排班表在上月底交到行政部,行政部不定时抽查,不在岗原因不明者,扣发当日工资的50%,生产部为指纹门卡,其他为一般考勤。请假严格按公司制度,本人填写请假申请单→部门负责人批准→行政部总监签字同意→总经理签字→行政部人力资源经理备案保存。先试行部门:生产部、公司办公室、建设店、荷塘店。红旗店、清石店、营销人员者在外办事必须在有关店面指纹考勤,公司指派到店面办事人员也必须在店面考勤。
①工作时间的设定
1)总部人员上班时间周1一周6,夏季8:30—17:30,冬季8:30—17:00。工厂及服务人员主管协调各员工于每月25日前排定下月各周轮休人员。
2)每日上、下班,员工必须打出勤卡,不得有代人打卡的欺骗行为。如有代人打卡者,不论代打者与被代打者,都以开除作为处理。
3)员工应按规定时间上、下班,如未遵守者以下列规定处理:
A.上班时间后到班者,视为迟到一次,每次扣款10元。一个月迟到超过一次者不算全勤。迟到超过五分钟后,每分钟扣1元。每次超过60分钟者,作为旷工半日。
B.下班时间提前擅离工作岗位者视为早退,以旷工半日论处。
4)员工上下班忘打卡处理:
A.员工因故或疏忽未打卡者,每次计迟到一次(以此类推),且应在三天亲自向单位主管说明原因,并经单位主管签证后补办出勤,否则逾时未办者,以旷工论处;
B.员工上班忘打考勤卡者,应即向主管签证或更正,以补办出勤;
C.未办理补卡签证者,以旷工半日计,但其未打卡是因外出处理公务者,应说明原因,并经主管签证后办理补卡;
D.打卡者若因打错栏,应亲自交主管签字注明更正,否则逾时未办者,根据上述规定处理;E.员工因公务而未及打卡,在公务结束后2天,亲自持卡呈单位主管签注,以补办出勤。逾时未补签注,按第一项规定办理;
F.因停电或其他原因致打卡失灵或故障,不必打卡,但请务必于当日交由人事单位签注,否则也按旷工论处;
G.上班后,员工如因公必须离开办公处所,均须事先取得主管同意后打卡,始得离开,否则以擅自离岗论处;
H.人事单位应按时整理出勤卡,并按月统计缺勤次数及其累计次数,其有旷工1日者扣1日薪并记大过一次,或1个月旷工日累计逾3日者、年累计逾6日,事、病假已达停薪日数或违反打卡规则等行为者,应呈报核办;
I.每月1日的卡片计算结果,都书写于卡片上,或于2日公布全勤,若有错误请立即持卡片至人事单位更正,超过2日概不受理。
5)各级主管对于所属员工考勤,应予严格执行,如未按规定手续办理,或有隐瞒欺骗等行为,一经查明,应受连带处分。
②员工加班的计算
1)加班的区分:
A.正常工作日加班:指正常上班日延长工作时间者;
B.例假日加班:指星期例假日或法定休假日出勤上班者。
2)员工加班应事前由直属主管填报加班申请单》,说明加班原因时数,经由店主管或部门主管核准后,于当日下班前送管行政部备查,门店单位于每日公司送货车配送时转回公司。未依规定办理者,不给加班费。
3)全职人员延长工作时间,按加班费计算。
4)员工出差若依规定请领出差费者,不得请领加班费。
5)员工加班以30分钟为计算单位,未满30分钟者不计,满30分钟但未满50分者以半小时计,满50分钟以小时计。计时者以钟点时薪计算发给。
③员工值勤、值班
公司总部需于下班及放假日指定人员值勤、值班,以提供各部门货物及其他突发事件的处理。
主管人员于值勤时间可离开公司,但需随时保持机动,一遇突发事件应立即前来处理。员工则于指定的工作场所值班,接受各分店的服务要求并及时处理。
1)公司于每日下班后指派主管值勤与员工值班。
2)值班人员在规定值班时间,处理下列事项:
A.临时发生事件,如遇重大事故非其职权所能及者,应即通报请示有关主管处理;
B.预防火灾及其他危险事项;
C.紧急及例行公务的处理事项;
D.其他交办事项。
3)值班表由人事单位按月编造,呈总经理核准后公布。值班员工应按时到班,如因病或其他事故不能值班时,应先行请假另请其他人员换值,无故不值班者,依公司惩罚条例办理。
4)员工值班时间,不得离开岗位。
5)值班员工应将值班时间所发生事件通报值勤主管,并加以初步处理,其处理情形,应详载于值班簿,次日呈请单位主管核阅。
6)值勤主管的职责如下:
A.特殊紧急事项的处置与反应;
④员工请假相阅规定
1)员工请假应向人事部门索取请假卡,在规定栏详为填妥,并附缴有关证件,送各级主管核章后,仍送回人事部门,不得延误及遗失;
2)员工如遇疾病或临时重大事故,应委托同事、家属、亲友,且于当天上班十分钟前报告单位主管代为办理请假,如非病假,一个小时未至公司者以旷工半日计;
3)员工请假应事先安排职务代理人,负责处理其请假期间应经办的业务,否则不予准假;
4)员工请假,如理由不充足或影响公务时,各级主管不得予以请假或暂缓其假期;
5)员工请假须于二天前提出申请,以半天为计算单位;如有特殊情况须通知人力资源主管,返回后补办。
6)员工未经请假手续,而擅离职守者或假期已满仍未销假、续假者,或有欺骗行为者,均以旷工(工)论处。
⑤调班、代班
1)调班:
A.凡已排定的班表,因个人因素须作排休日的调整者;
B.申请调班者须事先征得同等经验人员的同意,并于三天前填写《调班申请单》经主管同意后方可调班;
C.调班经主管同意者,未超过当月应休假日者不另扣薪;
D.调班时间超过当月的应休假日数者,以请假的程序处理,主管应确保执行,经查核虚报的主管与该员,根据公司管理规定处理。
2)代班
A.因特殊事须请假者,须请人代班,代班人的经验与职务须与申请者同级,于三天前填具《代班申请单》经主管签核;店主管的请代班,应请同级人员或储备干部代班方可;计时员请代班者,不计人工作时数,工资由代班者领取,每月一次不扣全勤;正职人员请代班者,视为职务代理人,工资发放给申请人,惟代班者的工资由申请者私下协调,每月一次不扣全勤。
⑥公司休、给假
1)员工每周(七日)休息一日为例假,工资照给。
2)除例假外,其余假别及日数、条件依政府规定事项办理。