根据最新GBT20014 2014版良好农业规范(GAP)管理体系基本要求编制
某某某养殖场程序文件合集
21个程序文件
文件控制管理程序
1目的
对GAP涉及的所有文件进行有效控制,确保各部门、各环节使用的都是有效文件。
2适用范围
适用于GAP所有文件的控制。
3职责
基地部负责所需文件的编写、更改。
办公室负责文件登记、发放和管理。
4工作程序
4.1文件的分类、编号。
文件的分类:文件与资料分为受控文件与非受控文件。受控文件是受更改控制的文件,须加盖“受控”印章并注明分发号;非受控文件是不受更改控制的文件,须加盖“非受控”印章。文件的封面、编号、格式。
质量手册编码规则:
×××-GAP - ×××
年度号
企号1
作业文件编码规则:
×××- GAP - ××-××
顺序号
年度号
企号2
作业指导书编码规则:
×××- GAP -××-××
顺序号
年度号
企号3
4.2文件编写与审批。
GAP体系手册由管理者代表组织编写,总经理审核批准。程序文件由基地部组织各相关部门编写,总经理审核批准。
4.3文件发放。
受控文件的发放由办公室负责,并记录在《文件发放登记表》。文件领用人领用文件后应在《文件发放登记表》上签名。每份文件
发放时有不同的分发号,便于追溯。合作社内不得使用未加盖
“受控”印章的复印件,也不得随意借用他人的文件复印,一
经发现立即由文件管理人员收回销毁。
4.3.1 使用人将文件丢失后,应到办公室办理文件补发手续,同时作
废丢失文件的分发号,并给予新的分发号。
4.3.2文件的更改、换版。
文件的更改须填写《文件更改审批单》,并注明更改形式,经批准后实施。每年结合内部审核,对文件进行审批或当要求发生变更,依据标准、法律法规变更时随时进行评审、更新并再次批准。质量手册的更改须经总经理批准,由管理者代表负责更改。程序文件的更改须经总经理批准,由基地部负责更改。质量记录的更改须经基地部厂长批准,提交基地站执行更改。
文件的更改采用划改、换页或重新印刷的形式。更改完毕后,发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件。
更改人填写《更改一览表》,文件持有人在更改记录上签字。文件更改后,有基地部在更改页的刊头注明修改状态和修改日期,表明文件的修订状态。文件换版时,须赋予文件新的版本号或修改日期。
4.3.3文件的作废。
文件更改或换版后,换下的原文件作废。作废的文件由办公室收回并记录,经管理者代表批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,经主管经理批准后,由文件管理员加盖“作废”和“保留”印章,方可保留存档。办公室文件管理员收回作废的文件,填写《作废文件清单》,作废文件清单上应有拟制、审核、批准人签字。
4.4.4文件管理。
文件管理由办公室具体负责;文件经编制、审核、批准后,原版文件由办公司文件管理员归档,并填写《文件资料归档登记表》。
需临时借阅文件的人员,经管理者代表批准方可借阅,并按照《档案借阅制度》办理借阅手续。借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还,由文件管理员收回。借阅文件或收回文件均应填《文件(资料)借阅登记表》。原版文件一律不准外借,以防丢失或损坏。
4.4.5外来文件管理。
4.4.
5.1外来文件一般指:
1)国家、地区的相关法律法规和政府相关文件;
2)相关产品国际标准、国家标准、行业标准和客户要求;
3)上级主管部门的规定、规范、标准;
4)国家相关部门颁发的产品质量认证证书;
5)国际和相关国家、组织的法律法规;
6)进口国产品质量标准、检验标准;
7)国际和相关组织授予的产品质量认证证书。
外来文件联系渠道:
每季度办公司定期与国家、地区政府部门联系一次或在互
联网上查询,索取与本企业相关的现行法律法规和政府文件,同时,对本公司正在执行的文件进行核对,将确认有效的文件原件进行登记。
1)基地部每半年与国家主管部门联系一次,询问和了解与产品相关的国家标准、行业标准、规定、规范、条例等文件与政策,并及时获取有效版本,将确认后的有效版本原件送交办公室登记。
2)办公室要及时将国家检验检疫部门的规定、检验规范、检验标准、检验证书(副本)进行登记;将获取的国外相关产品的法律法规、质
量标准、检验标准等进行确认。
4.4.
5.2外来文件管理:
1)办公室将已经确认后的文件进行分类,建立《外来文件清单》进行统一管理,并将《外来文件清单》下发各有关部门以供查阅和参考。
2)各部门需要参考、领用外来文件,应在办公室统一办理手续,并对发放的文件加盖“受控”印章和分发号;部门和个人不得复印受控文件,一经发现立即收回进行销毁。
3)办公室负责人对内部使用的外来文件每年进行一次检查,及时更换过期文件,以保证文件的有效性。检查的结果形成记录。
4.4..6文件的评审。
由办公司组织相关部门对文件进行定期评审,时间为每年的12月份。评审主要是评定文件的适用性,对不符合实际的文件及时更改。
记录控制管理程序
1目的
本程序的目的是对体系运行记录进行有效控制,为GAP管理体系
改进提供依据,并为GAP体系运行过程提供证据。
2适用范围
适用于GAP管理体系运行过程产生的有关记录的控制和管理。
3职责
3.1办公室负责所有基地生产过程的记录的控制和管理工作。
3.2各部门负责填写好各自所涉及的质量记录。
4工作程序
4.1记录的管理。
4.1.1办公室每年初制定基地《质量记录清单》,规定记录的范围以及保存期限,并以文件的形式下发各部门。各部门根据公司清单来制定本部门的《——记录清单》。
4.1.2各部门记录必须真实填写,并由专人管理,记录用钢笔或圆珠笔规范填写,不允许用红笔或铅笔。记录中各项内容应有相应的文字、数据或规定的符号,都应认真填写,对影响记录真实性的空项用斜线划去,字迹清晰、端正,数据准确,不得随意修改,保持其完整性。
4.2记录保管。
4.2.1各部门有专人负责本部门记录收集、编目和装订归档。
4.2.2记录按保存期限保存,属于永久保存和有保存价值的移交办公室归档保存。
4.2.3记录贮存时应防止受潮、破损,保管方式应便于管理,便于检索,做到易查易取,同时注意保密。
4.2.4办公室年底清查各类记录,对过期者列出清单,同时填写《文
件、记录销毁登记表》报告管理者代表批准后销毁。
4.2.5记录的修改。
记录的填写内容需要修改时,将需要修改的内容划掉,但须保留记录原貌,不得涂改,并在其上方填写修改的内容后签名或盖章。4.3记录的借阅
4.3.1本公司人员因工作需要借阅记录时,需经相关部门负责人同意。
4.3.2顾客要求借阅时,经管理者代表批准,由办公室办理借阅手续。
4.3.3借阅时必须填写《记录借阅登记表》。
信息交流管理程序
1 目的
本程序的目的是通过确定、收集和分析适当的数据,证实合作社肉牛饲养安全管理体系的适宜性和有效性。
2 适用范围:本程序适用于对监视和测量结果及其他有关来源的数据的收集和分析活动。
3 职责: 基地部、办公室负责收集并分析确定的数据。
4 定义无
5 工作程序
5.1 信息来源。
5.1.1 外部信息主要包括:(1)顾客满意表调查;(2)顾客抱怨记录;(3)供方变化的情况;(4)相关方对公司的评价;(5)公司产品的市场占有率等。
5.1.2 内部信息主要包括:(1)饲养基地饲养猪品种;(2)仔猪来源、兽药、饲料等;(3)生产场所、周围环境;(4)仓储设施;(5)法律法规要求;(6)与猪饲养安全危害和控制措施有关的知识;(7)内部员工定期交流信息。
5.1.3 外部信息主要由办公室收集;内部数据主要由基地部收集。5.2 收集、分析信息的频率。
5.2.1 信息收集和分析一般在内审结束后实施。
5.2.2 当合作社管理体系发生重大变化时,经管理者代表批准,可增加信息分析的频次。
5.2.3 信息分析的重点是为证实GAP体系的适宜性和有效性,通过分析,发现并确定持续改进肉牛饲养安全管理体系有效性的可行之处。
5.3 信息分析的方法。
5.3.1 对收集到的各种信息按需要和内容进行分类(如将顾客满意率、市场占有率、顾客抱怨、顾客沟通、走访记录等信息放在一起。)
5.3.2 通过对前、后信息变化的比较,分析出变化率及发展趋势。5.4 信息分析的输出。
5.4.1 信息分析后应以填写《信息反馈卡》的方式,向有关职能部门和管理者代表提供以下方面的信息顾客对企业是否满足其要求的感受的程度。
(1)企业产品与所策划产品要求的符合性;
(2)过程和产品特性的实现情况及其发展和变化的趋势;
(3)供方产品安全变化,发展趋势以及供方对合作社满意度的情况。
5.4.2 信息分析后产生的上述信息,进行分类并向有关职能部门传递。
5.4.3 有关职能部门依据数据分析的结果以及饲养产品的变化趋势,确定是否需要采取预防措施。预防措施的实施参照《预防措
施控制程序》。
管理评审管理程序
1 目的
按计划评审GAP管理体系,以确保其持续适宜性、充分性和有效性,达到持续满足标准要求和实现与持续改进。
2 范围
适用于对公司GAP体系的评审。
3 职责
3.1 总经理负责主持管理评审活动,对体系的适用性和充分性作出
判断,提出新的要求和方向,形成结论。
3.2 管理者代表负责组织制定《管理评审计划》。
3.3 办公室负责收集并提供管理评审所需的资料及纠正预防措施进行跟踪验证。
3.4 各部门负责准备并提供与本部门有关的评审所需资料,并负责实施管理评审所提出的纠正预防措施。
4 工作程序
4.1 管理评审频次。
根据合作社的发展情况及GAP体系的变化,每年3~4月份对上年度进行一次管理评审活动,当出现下列任何一种情况时,可根据需求增加管理评审的频次。
(1)合作社的组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时;(2)发生重大质量与安全事故或有严重投诉、连续投诉时;
(3)当法律、法规及其他要求发生变化时;
(4)在进行第二方、第三方审核时;
(5)当审核中出现严重不符合项时;
(6)总经理认为有必要时。
4.2评审人员。
4.2.1管理评审由总经理负责组织,管理者代表协助做好与管理评审
有关的各项准备工作。
4.2.2参加管理评审的人员为各部门主管。
4.2.3必要时,由总经理决定是否需要增加或减少参与管理评审人员。