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公文处理意见

公文处理意见
公文处理意见

宝鸡市天上人间投资管理有限公司文件

宝天投发【2010】第37号

宝鸡市天上人间投资管理有限公司

关于加强公文处理工作的意见

集团公司各部门、所属各企业单位:

我公司成立六年多来,在党和国家关于推进民营企业做大做强的政策规定指引下,在各级政府及兄弟单位的支持帮助下,从企业规模,涉足行业,安置就业,财税贡献等方面,一步一个脚印的由小到大、由弱到强,取得了长足发展,特别是兼并宝鸡高新商务酒店,使企业大步跨入了社会效益和经济效益双飞猛进的快车道。形势喜人,前景广阔。

但是,在全球经济危机、效益下滑的大背景下,受民营企业普遍存在的员工流动性大,中层稳定性差,以及我们自身存在的重视经营利润、忽视制度管理等影响,公司运营的困难仍然很多。就管理而言,公文处理工作一直处于弱势状态,公文制作、批阅、收发、催办、立卷、归档、查询等工作的紊乱,直接影响了企业的正常经营,蕴育了有些单位、有些领导粗放

型、随意性管理作风的滋生,个别甚至酿成了严重后果。为了规范企业运营行为,提升企业管理水平,推进企业创新发展,现就加强公文处理工作提出如下意见:

一、要充分认识公文处理工作的重要性

公文,就是公务文书的简称,它是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理,商洽和交流工作而制定的,是有法定效用和规范格式的文件,属于机关应用文的一个重要组成部分。公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者。公文贯穿机关管理工作始终,是各级各类领导机关发号施令的手段,是实施领导,处理事务的工具,能够发挥组织协调作用、规制令使作用、明事通情作用、参谋决策作用、商洽联系作用和存储凭证作用。公文有五个特点:一是特定的作者制定发布的,二是具有法定的现行执行效用,三是具有规范的文体结构和格式,四是需要履行法定的程序,五是文字必须庄重朴实,准确精炼。

公文处理,就是指公文的办理,管理,整理(立卷),归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理要坚持实事求是,精简高效的原则,做到及时、准确、安全。

党和政府十分重视公文处理工作,党中央《中国共产党机关公文处理条例》中办发(1996)14号文件和国务院《国家行政机关公文处理办法》国办发(2000)23号文件,都对公文处

理作出了明确要求和规定。天上人间集团公司各级管理人员要高度重视公文处理工作,认真学习公文处理知识,较好掌握公文写作常识;所属各企业单位要配备文化程度高、文字功底实、写作能力强、敬业精神佳、有培养前途的员工承担公文处理工作,各小公司的文秘工作可以择优兼职。总之,要采取各种方法,力争在较短的时间内,把集团公司系统的公文处理工作提升到一个崭新的层面。

二、要较好掌握通用公文的种类、分类、功能和格式

《中国共产党机关公文处理条例》共规定了党的行文14个公文种类,《国务院国家行政机关公文处理办法》共规定了政府行文13个公文种类,两者并类后确定了共性的18个法定文种,即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、公报、指示、决议、条例、规定、命令、议案、通告、公告。

(一)公文的分类

1.按照制文机关的种类划分为:党务机关公文,行政机关公文,司法机关公文,军事机关公文,企事业单位公文和社会团体公文。

2.按照行文方向划分为:上行公文(例如请示);平行公文(例如函件);下行公文(例如决定)。草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措词等。

3.按照保密程度划分为:绝密公文,机密公文,秘密公文,

内部材料,普通公文5种。在起草和管理公文时,要严格按照公文秘密等级处理。

4.按照紧急程度划分为:特急公文,急件公文,普通公文。特急公文是十万火急的公文,必须于24小时内办理完结。

5.按照使用范围划分为:通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类公文、经济类公文、提案、建议等属专用公文。

6.按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分为:规范性公文和非规范性公文,法定文种都属规范性公文。而调查报告、工作计划、工作总结、讲话稿、提案、建议、说明、书信类、表格、条据、简报、启事、大事记等,都属于非规范性公文。

7.在各类企业中,所指的公文一般为商务公文,属通用公文范畴,也就是行政公文。我们公司是民营企业,主要使用商务公文,即通用公文。

(二)通用公文的文种和功能

通用公文常用9个文种,具体文种和功能是:

1.决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

2.通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

3.通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

4.报告:适用于向上级机关汇报工作,反应情况,答复上

级机关的询问。

5.请示:适用于向上级机关请求指示批准事项。

6.批复:适用于答复下级机关的请示事项。

7.意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

9.会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项具有纪实性和指导性。

(三)公文的格式

《国务院国家行政机关公文处理办法》第三章,对公文的格式作了十四条规定。公文中各组成部分的标识规则,《国家行政机关公文格式》有国家标准。就通用公文而言,它的组成要素大有3点,即眉首,版心和版记。置于公文首页红色反线156mm 以上的各要素统称眉首;置于红色反线以下主题词(不含)之间的各要素统称版心;置于主题词以下的各要素称版记。小的要素有:发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。这些要素在平行文、下行文中可酌情减少。

1.发文机关标识:就是发文机关的规范全称,例如“宝鸡市

天上人间投资管理有限公司文件”字样,上边缘与版心上边缘为25mm,上报公文为88mm.标识字号一般为12mm〓21mm,最大不能等于或大于15mm〓22mm.用红色标识,小标宋体字。

2.发文字号:就是发文单位名称简编、发文公元纪年及文件序号,例如宝鸡市天上人间投资管理有限公司发文字号为宝天投发…2010?XX号。发文字号用3号仿宋,位于发文机关标识下方最中间。公文发文字号中的年份只能用六角括号…?括起来,不能用其它类型的括号。发文字号用阿拉伯字码。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

3.签发人:单位的重要公文都要由单位正职领导或主要负责人签名,签发人的名字打印位置在发文字号平行的右侧,3号仿宋,要与发文字号之间有一定的间距。一般性公文无须打印签发人。

4.标题:公文的标题通式为,行文单位+事由+文种,位于发文字号下方,公文的中心,2号小标宋,例如《宝鸡市天上人间投资管理有限公司关于做好春节期间保安工作的通知》,有行文单位,有做好春节保安的事由,有通知这一文种。规范性公文的标题,不能用于非规范性公文。

5.主送机关:位于公文标题下方,顶头开位。主送机关又称受文机关,就是这份公文主送给什么单位,例如天上人间投资公司发出的违纪处分通报,主送机关就是公司所属各单位、公司各部门。用3号仿宋。

6.正文:公文要交待的主要事情叫正文,它于主送机关下方处低两个字开头。用3号仿宋。一般每页排22行,每行排28个字(含标点符号)。

7.成文日期:就是公文正式形成的年、月、日,以签发人签字之日为准,不能以写作人拟稿之日为准。单一机关制文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。

8.印章:代表公文的权威和效能,压在成文日期字样上。印泥要清澈,用印要端庄,印字一般应上距正文2mm-4mm。

9. 附件、附注。附件:是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数据、情况说明以及其他文字材料,如有必要,也可把部分完整的文件作为附件,其位置在整份文件的最后。

附注是用以说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式,附注的位置在正文之后,发文机关和印章之前。也就是说,正文之后附有其它文件的注明叫附注,“附注”的位置在公文正文之后另起行低两字开头,而附件则依附在正式公文之后。附注的文件名称和附件的名称要吻合,不可颠倒排序,张冠李戴。

10.主题词:是文件内容的精华提炼,有利于公文的归案和今后查询利用。例如领导人职务任免的通知,属人事工作类,是任免职务的通知,其主题词就应为:人事,任免,通知。3号小仿宋。主题词以下(含主题词)的部分叫版记。其各要素下均加一条反线,宽度同版心。

11.抄送机关:即这份公文还需要有关单位或部门知道或者

配合落实,就要向这些单位或部门抄送,例如文化局的扫黄打非文件,需要公安局和工商局配合,公安工商部门就是抄送机关,这份公文就要抄送给他们。3号仿宋。

12.印制单位和印发时间:就是具体操作发出文件的机关,一般都是单位或部门的办公室完成,规范称谓为某单位办公室,〓年〓月〓日印发,位置在公文末页的最底行。用3号仿宋。

13.纸张和字号:国家规定从2001年开始,公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm〓297mm),左侧装订。公文要上留天,下留地,左留装订线右留小空白,称天大于地,左宽于右。公文用纸天头(上白边)为37mm〒1mm,订口(左白边)为28mm〒1mm,版心尺寸为156mm〓225mm(不含页码)。

14.特殊情况处理:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应调整行距和字距,务使印章与正文同处一页,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

15.页码:用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。

三、公文的拟写步骤和写作规范

(一)公文的拟写步骤

1.明确公文主旨。即发文的主题与目的、构思文件的中心内容是什么,比如要写相关工作的改善,就要提出目前情况怎样,存在哪些问题,怎样方式解决等;其次,考虑采用什么文

种,如果采取汇报工作,是写专题报告还是写情况简报,如果是针对下级的来文,是写指示性的批复还是写带规定性质的通知;三是要明确文件的发放范围和阅读对象,比如是向上级汇报工作还是向有关单位推广介绍经验,是给领导阅读还是向全体人员传达;四是要明确发文具体要求,例如是要求对方知道还是要求对方答复,是要求对方贯彻执行,还是要求对方研究参考、征求意见。

2.收集有关资料。拟写工作计划、报告、意见等大的文件,在目的和主题明确之后,就要进行资料收集,收集资料扎实,才能笔下有物。当然,拟写一份简单的通知,一份小额资金的请示,就不需要了。

3.列出提纲安排结构。正式动笔拟写大的公文之前,要列出一个详细的写作提纲,就是主题、大标题、小标题、各个标题下的重点句子、事例、数据等,从而构画出公文的主体骨架,写起公文来就得心应手,就不存在逻辑和重复问题,就不存在返工重写。

4.草拟正文。按照写作提纲,紧扣主题,草拟正文。要用恰当的句子,把各个标题下的文章串起来,形成一份用语流畅、要素齐全的公文。写作观点要鲜明,运用典型要得当,做到材料和观点统一。语句要精炼,叙述要清楚,既要注意篇幅,又要说清事情,力求无废话,无多余话。

5.反复检查认真修改。古人云:吟成一个字,捋断数根须。

公文的初稿完成后,要认真扎实地、一遍又一遍地修改,检查文章结构是否严谨,主旨是否突出,观点是否明确,表述是否清晰,标点是否准确,语句是否通顺,直到比较满意为止。(二)公文的写作规范

1.主题规范:主题是公文所要表达的中心思想,是公文的灵魂。主题的提炼标准就是集中单一、鲜明显露,要求一文一事一个主题,不能含糊,不能让人产生歧义。要严格执行《国家通用语言文字法》,“以普通话和规范汉字为公务用语用字。”

2.使用材料规范。公文材料的选用必须是真实典型,新鲜有力,不能在说今年的工作时,还用去年甚至前年的事例或数据。公文的选材标准与文学作品不同,公文强调真实,屏弃想象,而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3.格式规范。公文的写作格式是公文标题—主送机关—正文—结束—成文时间。而要以正式文件发出,必须加入印刷格式,即加入用印和印发时间等。

4.文字表述规范。语言文字是公文的基本要素,公文的用语用字要准确、精炼、严谨、通俗易懂、言之有物。不能像小说、诗歌、散文一样大肆铺展、渲染。例如武侠小说写燕子李三在一个月黑风高的夜晚,一个鹞子翻身破窗入室,一剑封喉,手起刀落,杀死仇家。而公文只能写某年某月某日晚上某时,谁在家中被谁用刀杀死,只能平铺直叙,具实写作,不得形容、比喻、感叹,不得使用夸张、双关、姣曲、比兴等修辞手法。

又例如“多多海涵”,海就是多多的意思,这是叠床架屋。文字表述要做到“丰而不余一言,约而不失一辞”,“其事信,其理切。”

5.标点符号使用规范。不恰当的断句和标点符号的错误使用,就改变了文件的原意。例如古代一份公文写一闺中秀女“脚不大,周整”,是说脚好,被师爷掉了逗号,写为“脚不大周整”,颠倒了原意。公文引用的文件名称和书本名称只能用书名号《》,不得用其它括号。

6.数字和计量单位使用规范。除发文时间外,一般只使用阿拉伯数字。例如“2009年”不能作“二零零九年”或“二00九年”。百分数的数值范围的表述,如“4-6%”应规范表述为“4%-6%”;“50-100万人口的城市”应规范表述为“50万-100万人口的城市”。

7.印刷规范。包括印刷格式,排版,用纸规格,紧急程度,发文机关,发文字号,印刷份数,发送单位,印刷机关等要素标识。例如红头文件拟文单位和成文时间等落款在结尾处,面白头文件像领导讲话等一般把拟文单位和成文时间放在标题之下等。

(三)公文质量四要点

凡有份量的公文,都有丰富的内容作支撑。要提高公文的写作质量,必须丰富公文的内容,注意解决好以下四个问题:第一,要有实打实的同期数据。一个企业单位是发展了还是

后退了,是经济效益提高了还是降低了,用数据说话是硬道理。例如截至今年11月底,某公司完成销售6000万元,实现利税200万元,与去年同期的4000万元和90万元相比,销售额和利税分别提高了百分之多少,这就充分的说明企业发展了,经济效益提高了。

第二,要有典型的素材。所谓素材,就是已经发生了的真实的事情,公文如果没有典型的素材,一味的形势一派大好般的空话大话连篇,那这份公文就是废纸一张。例如要向上级写一份公司员工精神面貌焕然一新的报告,就必须有具体的人和事的好典型,这个好典型就是素材。用反面的素材叙述过去公司员工不好现象,用好典型素材叙述如今员工风彩,就有说服力,前后相比,使人觉得这个公司员工的精神面貌确实焕然一新了。

第三,要有明确的观点和心得。所谓明确的观点,也就是这份公文的立意,也就是制作这份公文的目的。心得,就是要有自己的深刻体味。有了观点和心得,公文就既有骨头又有肉。例如某公司要写一份XX同志因严重违纪而被除名的通报,首先要简述该同志的违纪事实,然后要观点鲜明的指出其违纪是非常错误的,是既危害自己前程又危害公司利益的,最后是要用作者的心得对大家提出具体要求,以严防类似问题的再次发生,起到警钟长鸣,防患未然。

第四,要有政策法规的高度。熟练的运用和贯彻政策法规,既是制作公文的前提,又是制作公文的灵魂。一个不读书,不

看报,不学习的文秘人员,就是一名不称职的文秘人员,是不可能写出有质量的好公文的。每个机关单位制作的公文,都要在政策法规的范围之内运行,这份公文才有生命力。例如某公司向政府主管局行文申请立项,欲在城郊的一条小河边建设一个小型造纸厂,公文文字流畅,附件齐全,格式准确,写作规范,而就是未获批准,为什么?因为公文内容与政策法规逆向!国家为环保三令五申要求拆除建在城郊和河道边的8小污染企业,而你却要新建小污染企业,这样的报告怎么能获立项批准呢?

四、行文规则及收发文办理、归案

(一)行文规则

公文是一个机关或单位的门面,代表着这个机关或单位的整体素质、管理水平、精神面貌和文明形象,是机关或单位管理和经营的工具、沟通和联结社会的窗口。所谓行文,就是这份文件具体要发行到哪里去,要把握好以下10个要点:

1.行文应当确有必要,注重效用,一般不能越级请示和报告,应根据隶属机关单位和职权范围确定行文。例如天盛源餐饮有限公司不能行文安排金洁洗涤有限公司的工作,因为他们是平行单位,没有隶属关系。同样,天上人间洗浴中心会员部不能向集团公司请示和报告工作,因为这是越级,而只能逐级报告直接上级洗浴中心,再由洗浴中心上报集团公司。

2.机关单位内设部门不得向下级单位行文。集团公司的部门

是内设机构,是某项工作的承办部门,对集团公司总裁和总经理负责,不得向集团所属的基层单位行文,确因工作需要必须行文的,须以集团办公室名义经办公室主任审批签字后行文,因为集团办公室是代表集团处理日常事务的综合部门。个别特殊情况确需内设部门向基层单位行文的,必须写清经请示总裁同意。

3.党政系统要按各自的系统行文,不得交叉行文。

4.几个机关单位联合行文,主办机关单位排列在前。主办机关首先签署意见,协办单位依次会签,标注主办机关的发文字号,特殊情况可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。联合向上行文,为简化手续和提高效率,由主办机关单位加盖印章即可。

5.与互不隶属的单位行文,应选择函行文,因为函是平行公文。发函说事要清楚准确,用语要平起平坐,规范大气。

6.请示,是上行文,就是有隶属关系的下级向上级行文,应当一文一事,一般只写一个主送机关,其它有必要让其知道的单位可以抄送或抄报。比如某个下级单位有一个困难,需要上级机关帮助解决,就要写成请示行文,需要同时送其他机关的用抄送形式,但不能抄送其下级机关。

7.批复,是下行文,是上级机关对下级机关请示的答复公文,行文的对象是有隶属关系的下级机关。批复的内容要与请示的内容吻合,用语要精确规范,一是一,二是二,利于下级

机关操作执行。切记,上级机关对下级的请示事项,同意与否都要给以批复行文,不批复行文就是无作为。

8.报告,是汇报工作的规范文种,是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问时使用。报告不得夹带请示事项,更不得请示和报告混淆而写成不伦不类的“关于〓〓〓的请示报告”。报告是向上级行文,而政府工作报告是一个有特指内容的文种,不含其中。

9.通知,通知的应用范围很广泛,传达指示,部署工作,实施管理措施,处理公共事务,任免职务等等,都需要印发通知行文。通知属下行文,要下级机关或受文对象明确做什么,怎么做,要具有操作性。下级机关千万不得逆向行文,即不能向上级机关发通知行文。

10.通报,是一个很严肃的文种,是国家机关,社会团体,企事业单位用以表彰先进,批评错误,传达重要精神或告知有关情况的公文,是平行文和下行文,有典型性,引导性,严肃性,时效性四个特点。通报正文由由头、事实、要求或希望三部分组成。通报的内容必须实事求是,分析评论必须准确客观,结论必须公正正确,用语简洁庄重,把握分寸,特别是表扬和批评通报要慎之又慎,不讲过头话。

(二)发文办理

发文办理就是以本单位名义制作公文和发送公文的过程,包括草拟,审核、签发、复核、统印、用印、登记、分发等程

序。

1.一份公文从构思草拟到发送出去,是一个系统的过程。首先,文秘人员要准确领会领导意图,吃透内容要领,根据行文目的、本机关单位职权和与主送机关单位的行文关系确定文种,然后用力求简短的篇幅,条理清楚、直述不曲的草拟成文。在结构层次上,第一层为“一”,第二层为“(二)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

2.将草拟的公文送办公室进行审核,审核的重点是看是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则要求,格式是否符合行文规定。办公室审核修改后签名以示负责。

3.公文签发。以本机关单位名义制发的上行文,由主要负责人或主持工作的负责人签发,下行文或平行文,由主要负责人或主要负责人授权的其它负责人签发。公文正式印刷前,文种部门要进行最后一次复核,确定无误后开印、装订,用印。

4.填写发文登记簿。机关单位要建立发文登记簿,对收发的每份文件按序号认真登记。要按照文种及受文机关分发公文,保证及时送达,做到件件有着落。有关重要文件送达后,发文机关的送信人员还要求对方在送达登记簿上签字。

5.公文的撤销和废止。公文被撤销,要发撤销该公文的通知,视作自始不产生效力;公文被废止,要发废止该公文的通知,视作自废止之日起不产生效力。

(三)收文办理。

收文办理指一个机关单位收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

1.文秘部门收到公文之后,要在文件的左上角加盖收文印章,写上收文时间,同时在收文登记本上予以登记,然后在公文的扉页附上公文批办单,交由办公室主任提出阅办意见,收入文件夹,由文秘人员遵照办公室主任阅办批示,送达有关领导阅批或送有关部门办理。

2.领导批阅公文时,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人签名或圈阅视为同意。一般公文,圈阅表示已阅知。

3.领导有批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门或文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办。一般公文定期催办。

4.承办的机关单位在接收到交办的公文后要及时办理,不得推诿延误。紧急公文要限期办理。承办单位要把办理结果在阅办单栏目中说明,并签字确认,以示负责。

5.公文办理完毕后,文秘部门要在公文批办单的办理结果栏目中填写办理结果,并写上姓名和日期,以示该份公文运行完毕。因有关原因而没有办结的公文,也要注明未办结原因,并送批示该份公文的领导阅知。

(四)公文归档

公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》规

定,及时立卷归档。

1.立卷工作一般于次年元月份完成。文秘人员年底要认真按照机关单位的收文登记簿和发文登记簿核查文件,原稿、印刷件和收文、发文号核对无误后,装订立卷,严防文件丢失。立卷完成后移交档案室登目保存,个人不得保存应当归档的公文。收文本和发文本也要立卷归档。

2.立卷要保证归档公文齐全完整,本机关草拟的公文,前期的屡次修改稿都要立卷归档,不得漏失。公文数量多的机关单位,可分人事、经济、财务等类别立卷归档,公文数量少的,应以收文发文编号顺序立卷归档。

3.不具备归档和存查价值的公文,例如加班通知,领导讲话,工作小结等,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。而销毁秘密公文应当到指定地点,由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。销毁秘密公文要进行填名登记。

4.归档范围内的公文要确定保管期限。档案分永久、30年和10年三种期限管理保存。专卷应随时例行手续向档案部门移交,以便于保密和提供利用。

5.档案室属要害部位,档案管理人员要诚实可靠,正直正派,档案要为工作服务,既要管好又要用足。档案管理员岗位,应以机关大小和档案多少而定,可专职也可兼职。

五、各单位公文字号简编和有关要求

(一)各单位公文字号简编

按照国家有关规定,凡是具有法人资格的机关、单位、社团等,都可以产生和运行公文。为了规范集团公司的公文处理工作,现就部分具有法人资格且运营正常的单位确定公文字号简编,具体是:

1.宝鸡市天上人间投资管理公司:发文:宝天投发(201x)

x号,收文:宝天投收(201x)x号。

2.宝鸡市天盛源商旅酒店:发文:宝天商发(201x)x号,

收文:宝天商收(201x)x号。

3.宝鸡市天上人间餐饮有限公司:收文:宝天餐发(201x)

x号,收文:宝天餐收(201x)x号。

4.宝鸡市嘉汇聚商贸有限公司:发文:宝嘉商发(201x)x

号,收文:宝嘉商收(201x)x号。

5.宝鸡市金洁洗涤有限公司:发文:宝金洗发(201x)x号,

收文:宝金洗收(201x)x号。

6.宝鸡市高新商务酒店有限公司:发文:宝高酒发(201x)

x号,收文:宝高酒收(201x)x号。

(二)要把公文处理工作纳入目标管理考核

集团公司决定从明年元月份开始,将全系统的公文处理工作纳入目标管理考核,把公文处理情况与经济指标的完成情况同等看待,同等考核。各单位的一把手是第一责任人,具体负责公文处理的办公室主任或专兼职文秘人员是直接责任人,使公文处理工作的好坏与领导者的业绩挂钩,与责任

员工的薪酬挂钩,以推进各单位公文处理工作的规范化,常态化。各单位要严格遵照本意见公布的公文字号简编制文、行文、立卷、归档。

(三)加强对公文处理工作的领导

邓小平同志说:“领导干部要学会拿笔杆子。”“凡不会写的要学会写,能写而不精的要慢慢地精。”集团所属各部门单位的领导同志,要带头学习公文知识,掌握领导干部必备的写作基本技能。集团公司办公室(综合部)是集团及其所属单位公文处理的管理部门,要制定制度,明确责任,坚持对各单位文秘人员业务技能培训,努力将其培养成为干事责任心强,为人处事正派,熟悉单位情况,文字功底扎实,精通公文写作的骨干人才。对实在没有培养前途的人员要及时调整。各单位要选良才任文秘,规范公文处理,及时下情上送,上情下达。总之,要通过行之有效的管理手段,建立起精干扎实的公文处理队伍,塑造民营企业的良好形象,使公文处理工作更好地为集团公司的发展壮大服务。

附注:例文两则

关于进一步规范公文处理程序的通知

关于进一步规范公文处 理程序的通知 Company number:【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府,县府各部门: 为进一步促进办文规范化、制度化、科学化,提高公文处理效率和质量,依据国家和省市政府系统公文处理有关规定,现结合我县实际,就进一步规范公文处理程序通知如下: 一、收文办理 收文办理的主要程序为:签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。 (一)签收、登记:所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后,登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》,代拟稿送秘书科进行公文处理,再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在来文的当日完成。 (二)分发、拟办:根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅,并作好记载,传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单,由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件,一般应在登记的当天送达,如领导未及时签批,由办公室主任或分管主任询问、提示。 (三)审稿、批办、承办:凡领导的批示件,应由提出意见的科室按领导的批示,送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准确,不得延误、推诿,对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕,请示性

公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的,应当在回复时限内以书面形式说明理由。 (四)催办:交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理,必须指定专人跟踪督查,做好内部运转和衔接工作。 (五)办结归档:办结归档的文件,由承办科室按收文顺序,在来年四月向档案室移交,个人不得保存应当归档的公文。移交时,反映文件办理过程的有关文件、资料(包括批示单、交办单、处理笺)等都应收集完整、有序。 二、发文办理 发文办理的主要程序为:草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、办结归档。 (一)草拟:按照“谁承办,谁拟稿”的原则,一般由部门代拟稿或秘书科拟稿。对拟稿的要求是:所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策,反映情况要真实、准确,文字规范,文章精炼,结构严谨,人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。拟制紧急公文时,应体现紧急的原则,并根据实际需要确定紧急程序。拟文一般应以打印件送审,并附有关依据材料,包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等,附件可用复印件。 (二)核稿:由拟稿单位负责人核稿,若是代拟稿,应由秘书科负责人复核。对核稿的要求是:重点审核是否需要行文,是否经过协商、会签,文种使用、行文格式、文字表述、报送单位、紧急程序、密级等是否符合规范,并按要求修改完善。文稿内容涉及有关部门的应交有关部门会签。核稿的时限要求:特急件、急件一到即核;其它文稿一般在1天内核毕。

公文处理的基本原则_写作指导

公文处理的基本原则_写作指导 公文处理的基本原则 公文处理的基本原则实事求是的原则公文处理工作必须要发扬深入实际、联系群众、调查研究、认真负责的工作作风,因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题,它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。如果不深入实际,调查全面真实的情况,只是闭门造车,必然陷入官僚主义、形式主义和文牍主义的泥沼,使公文成为脱离实际,堆满了官话、套话、空话、假话、大话的垃圾堆,使浮夸虚饰、生搬硬套、本本主义、瞎指挥、妄下结论的官僚主义之风侵害机关和组织的健康肌体,这样公文处理不但无助于组织的管理,发挥不了实际的作用,甚至可能会带来混乱和矛盾等负面效应。所以公文处理必须是一种有效的信息沟通,公文处理的实践者应该从客观实际出发,倾听群众和基层的呼声,如实地反映真实情况,不先入为主,不任意夸大和缩小问题,不掩饰矛盾,既报喜也报忧。同时,公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理,运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。能够发现问题,提出问题,分析问题,最终还是要落在能有效地解决问题。所以在公文处理实践中,最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。精简的原则精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。“繁文褥节”一直是困扰公文处理活动实现高效的突出问题。党和政府的有关领导曾一再要求“反对党八股”,倡导“搬文山,填会海”,但这些问题始终未能得到很好的解决。今天商品经济社会对于公文处理活动的时效性要求更高,质量要求更严,因此必须要化繁为简,删繁就简。首先,文章要写得短一些,精一些,公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次,公文的运转处理程序的环节要力求精简,减少不必要的层次和工作环节,合并一些环节和手续,随着逐步改善加工手段,有效地控制程序,减少出现差错的机会,最终实现逐步简化过程。第三,公文处理的实践者必须从观念上破除那种陈腐的以为繁琐、层次多必有效的旧观念,树立起精简的意识,认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法、工具,才是保证公文处理便捷有效的正确方法。高效的原则效率和质量是相依相伴的,效率高不仅依赖于快节奏、高时效,更取决于公文处理的高质量,只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到,使公文处理这一系统工程、群体行为能够按质完成,所有人员都能各司其职,公文处理的高效才有可能实现。公文处理的质量涉及到了公文处理活动构成的各个要素,涉及到了工作过程的每个环节,涉及到了评估审核的指标体系。首先,质量的高低不仅要依靠设备、物质、材料、工具等硬的因素,也要依靠人的主观努力、信息的保证和制度的完备等很多软的因素,只有在两个方面都达到高的质量,效率才能真正有保证。否则,只是片面的强调速度,强调快,强调客观设备条件、物质条件是否具备,就有可能“欲速则不达”,出现只重物而不重人的倾向。公文处理的基本原则相关内容:公文文风四大弊病探析 公文文风四大弊病探析公文文风四大弊病探析公文文风不仅仅是语言文字问题,而且是一定时代潮流和社会风尚在文章中的集中反映,是一定的世界观、思想路线在公文中的综合表现。 浅论秘书学的研究领域 浅论秘书学的研究领域浅论秘书学的研究领域--兼论秘书学研究的重复现象在秘书学的研究与教学中,常有人为秘书学的研究领域难以界定,以及秘书学与相关学科的重复现象而困惑。 领导讲话稿如何写

国企中的标准公文格式

标准公文格式设置 一、公文的模板制作 进入系统:“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Word”——进入Word 界面, 1 进行页面设置 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2 插入页号 选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3 发文机关标识制作 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性。 选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准,“8.0cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm 的红头制作完成。 4 红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准,

公文管理规定

公文管理规定 为加强公司公文管理工作,使之规范化、制度化、科学化,不断提高公文处理工作的质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),结合公司工作实际,出台本规定。 一、党政机关公文种类 根据“条例”规定,公文种类分15种: 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 二、行文规则 行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则: 1、行文原则:实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限: (1)上行文。根据工作需要,行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况,不越级行文。 (2)平行文。公司根据业务关系和工作需要,可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。 (3)下行文。根据隶属关系,公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。 (4)联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

政府机关公文格式要求及排版(最新)

。 公文格式排版 一、设置页面(“页面布局”—“页面设置”) (一)“页边距” 1.页边距:上3厘米、下2.5厘米、左2.6厘米、右2.5厘米。 2.纸张方向:纵向。 (二)“纸张” 纸张大小:A4。 确保“每面排22行,每行排28个字,并撑满版心”。 二、设置标题 (一)“字体” 1.主标题:先设置字体为华文小标宋简体(或华文中宋、宋体),再设置字体为Times New Roman;字形,加粗;字号,二号。 2.副标题:字体,与主标题一致;字形,不加粗;字号,三号。 (二)“段落” 1.对齐方式:居中。 2.左侧右侧缩进均为0字符。 3.特殊格式:无。 4.段前段后间距均为0行。 5.行距:固定值,28磅。 (三)内容要求 1.标题可分一行或多行居中排布,回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当;多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局,不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。 2.正式公文标题应要素完整,一般格式为“发文机关+关于××(事由)的+文种”。 3.标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;发文机关名称应在第一行居中排布;最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。 4.标题中除法规、规章名称可加书名号外,一般不用标点符号。 (四)标题与正文间隔 空一行,字号为五号,行距为最小值12磅。 三、设置正文 (一)“字体” 1.一级标题:字体,黑体;字形,不加粗;字号,三号。 2.二级标题:字体,楷体_GB2312(或楷体);字形,不加粗;字号,

三号。 3.三级标题、四级标题和五级标题:字体,仿宋_GB2312(或仿宋);字形,加粗;字号,三号。 4.其余正文(包括附件、落款、附注):字体,仿宋_GB2312(或仿宋);字形,不加粗;字号,三号。 5.正文各级各类字体设定完后,应再次选定全文,设置字体为Times New Roman。 (二)“段落” 1.对齐方式:两端对齐。 2.左侧右侧缩进均为0字符。 3.特殊格式:首行缩进,2字符。 4.段前段后间距均为0行。 5.行距:固定值,30磅。 (三)内容要求 1.主送机关(俗称“抬头”)居正文第一行单独成行,顶格不缩进。 2.一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题依次采用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”、“①”排序标注。 3.公文中引用文件时,应按规范将文件名称和发文字号写全,一般格式为“《关于××××的××》(××××〔××××〕××号)”,特别注意发文字号中必须使用六角括号“〔××××〕”。 4.附件在正文末下空1行,靠左缩进2字符排布;标准格式为“附件:1.××××”;附件名称不用书名号,结尾不加标点符号;单个附件不标注序号;多个附件用阿拉伯数字“1.”标注序号,并按顺序回行排列;回行时,序号与序号对齐,名称内容与内容对齐。 5.发文机关署名(俗称“落款”)在正文末(或附件末)下空1-3行(不盖章时空1行,盖章时空3行),靠右空2字符排布。 6.成文日期(俗称“落款日期”)在发文机关署名下一行靠右排布,以发文机关署名为准居中;标准格式为“××××年××月××日”,用阿拉伯数字将年、月、日标全,不编虚位。 7.用印时,公章应端正盖住发文机关署名,印章上部约三分之二压在空白处,印章上沿距正文最后一行文字空1行,印章下沿骑“年”盖“月”。 8.附注(上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话)在成文日期下一行靠左缩进2字符排布;标准格式为“(联系人:×××;联系电话:××××)”。 9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使

公文格式标准化的特点

公文格式标准化的特点 (一)公文格式的规范化公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具,人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作,因此不能削弱,只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。所谓公文规范化,指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准,使人们的工作行动合乎这些规格标准。所谓制度,就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化,对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范,并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件,也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机 关公文格式》国家标准(gb/t9704—1999),把我国的国家行政公文格式纳人了 国家标准体系,使我国国家行政机关公文规范化、标准化。 (二)公文格式的法定性公文写作,在不同的历史时期、不同的社会,它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史,我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务,一直是他们剥削和压迫广大人民群众,维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更,公文的这种性质始终没有变动。解放以后,我们党和国家领导的几十年公文改革,彻底地改变了公文的这个性质,把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器,变成了管理自己国家,为广大人民群众服务,推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。正因如此,我国新型公文表现出三大特点: 1.坚持无产阶级公文的原则性和严肃性,使我们的公文在广大人民群众中享有崇高 的威望和法定效果。 2.运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导,有了严格的健全的 纪律和制度,因此上情下达,下情上传,横向沟通上体现出迅速、准确、无误。 3.廉洁奉公、全心全意为人民服务这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级 性和法定性。 (三)公文格式的层次性在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系,它反映着国家机关的体系即国家机构的状况;每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统,所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。我国现阶段国家公文体系就包括:中国共产党机关文件、政府机关文件(即国家行政机关公文)、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统,它反映了我国政治体制(制度)的本质特性,也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

公文处理规定

公文处理规定 一、文件保密 1、涉密文件,在收发、传递、送阅、打印、办理、保管、归档过程中,必须建立明确的责任制,防止文件丢失和发生泄密事件。 2、涉密文件要按规定的范围阅读和传达,未经批准,不许随意扩大范围。 3、涉密文件和密码电报,必须由专人统一管理,限定知悉范围,严禁把文件放在办公室或交给他人代转。 4、在起草文件中,凡内容涉及国家秘密的,应按涉密公文的有关规定,分别标明绝密、机密、秘密。 5、未经有关领导批准,不得转发、翻印和复印秘密文件。 6、借阅秘密文件,须经有关领导批准。非因工作需要,不得借阅秘密文件。 7、个人外出开会带回的会议秘密文件,阅办完后应及时交送相关人员保管。 二、档案保密 1、办公室的文书档案,统一由办公室相关人员管理。 2、查阅档案,基层单位必须持单位的介绍信,注明查阅内容,并履行审批和登记手续。 3、查阅档案时,只许查阅登记范围,不许翻阅其他部分或摘抄无关的内容。摘抄的有关内容经审核无误后,方可盖章。

4、查阅秘密文件、资料时,必须经办公室主任批准。 5、查阅或抄录档案,必须在档案室(或查档室)进行,不许将案卷带出拿走。案卷除特殊情况经领导批准者外,概不外借。 6、办公室管理的干部人事档案和有关专案材料,由专人保管,其外调查阅办法,按有关规定执行。 三、会议保密 1、召开的各种会议,凡涉及党和国家秘密以及有关事项不能公开的,都应保密。 2、会议作出的决定和讨论中涉及保密事项的,除由有关部门和人员进行传达办理外,其他人员不得在正式公布会议内容之前向外透露。 3、会议的议题及列入会议讨论的材料和记录本,必须完整地立卷归档,不得丢失。 4、查阅会议记录,必须经办公室主任批准。 5、会议印发的机密性文件、资料等,应在会上宣布管理办法或在会议结束时收回。 四、打印保密 1、打印“秘密”、“机密”、“绝密”文件,应指定专人,在规定的涉密计算机上打印,并由相关人员协助校对、装订。 2、打印的秘密文件,应按规定的份数印制。打印完的废页,应妥善保管,定时烧毁。 3、未打印完的密件文稿和蜡版,下班时应妥善保管,防止

某公司公文管理规范

**公司公文管理规范 一、目的 为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行,特制定本规定。 二、适用范围 本办法适用于**有限责任公司(以下简称公司)及下属机构、子公司。 三、定义 公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括:1.以公司名义及以公司各单位(体系)名义下发的通报、通知、指导书、会议 通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。 四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位(体系)名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。 2.发文权:总经办/子公司综合办公室。 五、管理制度 1.公文的常用种类 1.1请示

请上级部门请求指示和批准,用“请示”。 1.2报告 向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级的询问用“报告”。 1.3意见 用于对重要问题提出见解和处理办法, 用“意见”。 1.4通知 批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文,传达上级的指示,要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项,用“通知”。 1.5通报 表扬好人好事,批评错误,传达重要情况的事项,用“通报”。 1.6规定/办法/制度 对下级部门布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“规定”、“办法” 或“制度”。 1.7决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排,适用于重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。 1.8会议纪要 传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式

2017最新标准公文格式

2017标准公文格式 一、公文格式的种类 根据公文载体的不同,分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。 文件格式信函格式 页脚内容1

命令格式纪要格式 二、公文格式的基本要求: 1.公文用纸:一般使用纸张定量为60g/㎡~80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。 2.纸张大小:A4型纸:210mm×297mm。 3.版面:公文用纸天头(上白边)为37mm,公文用纸订口(左白边)为28mm,版心尺寸为156×225mm。 4.字体:如无特殊说明,公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。 5.行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可作适当调整。 6.公文应当双面印刷。 7.公文应当左侧装订。 页脚内容2

三、公文的通用格式 版头:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体:标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。 版记:抄送机关、印发机关和印发日期、页码。 一件完整的公文由三部分组成: 一、版头部分 1.份号:公文的份数序号也就是每份公文的编号,根据印制份数,编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向,便于公文的保密管理,便于掌握公文的去向。 涉密公文一定要标注份号,如果发文机关认为有必要,也可对不涉密公文标注份号。 如需标识份号,一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。 2. 秘级和保密期限:涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。 如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角份号之下;保密期限中的数字用阿拉伯数字。 3.紧急程度:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。 页脚内容3

公文处理实施细则制度范本.格式

九、公文处理实施细则 □总则 第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化,结合公司的实际情况,特制定本实施细则。 第二条各部门的公文,是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。 第三条各单位应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。 第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。 第五条各单位的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保国家机密。 □ 公文种类 第六条公文种类主要有: (一)请示 请上级指示和批准,用"请示"。 (二)报告 向上级机关汇报工作,反映情况,用"报告"。 (三)指示 对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用"指示"。 (四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项,用"布告"。 向国内外宣布重大事件,"用公告"。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用"通告"。 (五)批复 答复请示事项,用"批复"。 (六)通知 传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用"通知"。 (七)通报 表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用"通报"。(八)决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排,用"决定"。 经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用"决议"。 (九)函 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用"函"。 (十)会议纪要

传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用"会议纪要"。 □公文格式 第七条公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 (一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 (二)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式。 (三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文,只标明主办单位的公文编号。 (五)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。 (六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。 第八条公文纸一般用16开,在左侧装订。"通告"等用纸大小,根据实际需要确定行文关系。第九条对上级单位组织的请示或报告,用单位组织名义发文。 第十条对市政府及政府各部、委、局,对市局及市局处室的请示或报告,与不相隶属单位协商工作等,用行政名义行文。 第十一条内部行文,可按问题的种类和性质,用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文,部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。 第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越过的单位。 第十三条向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。 第十四条按照一级抓一级的管理原则,公司行文原则上只发到各分公司和各部门,不直接发到下属子公司。 第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。 □ 公文处理程序 第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。 (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接

公文标准格式

公文格式标准 第一条范围 1.1本标准规定了本公司文件通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标 识规则。 1.2本标准适用于本公司及今后所管辖之下属项目公司制发的公文。 1.3使用其他文字(如英文)印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。 第二条定义 2.1字word:标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 2.2行line:标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以五号字高度加五号字高度1/2 倍的距离为一基准行。 第三条公文用纸主要技术指标 3.1公文用纸一般使用A4纸。 第四条公文用纸幅面及版面尺寸 4.1公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm。 4.2公文页眉及页脚 4.2.1页眉:小五,黑体,加粗 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司 4.2.2 页脚:插入页码(第页共页),小五,宋体 4.2.3页边距上下左右均为3厘米,页眉距边界1.5厘米,页脚距边界1.8厘米。

第五条文中图文的颜色 5.1 未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。 第六条排版规格与印刷装订要求 6.1 排版规格 6.1.1正文标题用二号字,黑体,加粗,居中,段前段后均为1行,单倍行距。 6.1.2正文用五号字,宋体,段前0.5行,行距固定值,20磅。

6.1.3采用多级符号 6.1.4目录采用“索引和目录”,可自动链接。 6.1.5目录标题:一级标题采用样式中的“标题1”,居中。二级、三级依此类 推。 6.2制版要求 6.2.1版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜。 6.3印制要求 6.3.1页码套正,印品着墨实,均匀;字面不花、不白、无断划。

最新国家标准公文格式(2013新版)

最新国家标准公文格式(2013年) 标题(2号小标宋体) 发文对象:(标题下一行顶格,3号仿宋) X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字) 一、X X X(黑体) X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字) (一)X X X(楷体) X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字) 1.X X X仿宋 X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字) (1)X X X仿宋 X X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字) 附件:1.X X X(正文下一行右空两字) 2.X X X 单位名称(附件下两行居成文日期中) 成文日期(右空四字,用阿拉伯数字)(联系人:……;联系电话:……)(如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。)

(说明)1.标题:一般用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。 2.正文:一般用3号仿宋体字,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 3.附件:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。 附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。 4.发文机关署名:单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。 5. 成文日期中的数字:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。 6.页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。 此样式根据2012《党政机关公文格式国家标准》编写而成,标准中未提及具体行距,一般公文中标题行距28磅。正文及其他单倍行距。如有不当请指正。

公文处理管理办法

公文处理管理办法 为了加强对公司各类公文处理的管理,确保各类公文能切实起到作用,充分发挥各项公文在公司管理运行中的作用,提高工作效率与工作质量,结合公司自身的特点,特制定本管理办法。 1 范围 本办法适用于XXXX公司所有部门和员工。 2 术语和定义 2.1公司的公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻公司精神与政策,发布规章制度,施行管理措施,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。使用 OA 等办公软件所行使的公文同样适用本办法。 2.2公文管理 包括公文的拟发、收发、办理、管理、整理(立卷)和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 3 管理职责 3.1 总经理管理职责 总经理对公司的公文处理的管理负有领导责任,负责重要文件的批示。 3.2 副总经理及总经理助职责 副总经理及总经理助负责对公司分管范围内的公文处理管理负有领导责任,负责相关文件的批示。 3.3 公司综合管理部职责 公司综合管理部是公司文件处理的统一归口管理部门,负责外来文件转办、内部各部门发文管理、公司文件的归档管理工作,并对公司公文管理的有关情况进行检查考核,并提出奖惩建议。 3.4 各部门职责 根据批示对文件内容进行处理落实、对本部门所归口的文件进行管理,按相关规定要求做好本部门文件资料的清理,并及时报综合管

理部归档。 4 管理内容与要求 4.1 外来文件管理 4.1.1 综合管理部收到外来行政公文后应立即登记、编号,分送主管领导批阅,签注意见并签字备查,急件必须当天送批。 4.1.2 按公司领导的批示做好上级公文的传阅工作,对综合性公文、急件做好催办工作,应做到传递迅速,对有承办要求的文件应及时催办。 4.1.3 按档案管理要求对上级重要的文件资料及时进行收集、归类、登记、立卷、归档。 4.1.4上级下发或公司外发来的重要传真、信件等由综合管理部及时送公司领导阅批或有关部门处理后,应及时送公司档案室归档。 4.2 公司内部文件管理 4.2.1 公司内部公文应采用统一的标准文件格式发放。 4.2.2 凡属公司正式行文(包括公司各项规定、通报文件)由各部门提出初稿,经部门领导审核,公司领导审批后,由公司综合管理部统一登记、编辑成文下发。行文时必须加盖公司印章方为有效。 4.2.3 公司各部门下发的业务性通知应经各部门领导审核后可自行下发,但部门应做好归档管理工作,年底时根据档案管理的要求,及时报综合管理部统一存档。 4.2.4 公司对外的和需要上报(存档)的文件、材料、各类报表、有关业务信函等,由各部门提出初稿,经部门领导审核,公司领导审批后,方可到综合管理部加盖公司印章方上报或外传。 4.2.5 公司重要公文或涉及公司内部秘密事项的资料、传真需外传时,须登记并经公司领导签字并加盖公司行政章后方可办理外发。 4.3 文件归档及管理 4.3.1 各级档案管理员和资料管理员对本人职责范围内主管文件的归档、损坏、丢失和失密负责。严格借阅审批手续。 4.3.2 公司档案管理员应根据档案管理的有关要求,指导各部门进行

公文处理管理规范

公文处理治理规定 1、目的 为使本公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化,参照《国家行政机关公文处理方法》和《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999),结合公司的实际情况,特制订本规定。 2范围 a) 本规定对公文处理的程序、行文关系、公文撰写等方面的治理作出了规定; b) 适用于济南林海装饰工程有限公司本部及所属各项目经理部; c) 同样适用于公司内部网信息公布审批程序。 3定义 a) 公文是公司实施QEO治理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书,是传达贯彻上级单位的方针、政策,公布公司的规章和措施,请示和答复问题,安排生产经营活动,布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具; b) 公文处理是指公文的办理、治理、整理(立卷)、归档等一系列相

互关联、衔接有序的工作。 4职责 a) 行政人事部是公司公文处理治理机构,负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁,并指导各部门的公文处理工作; b) 各部门是部门公文处理治理机构,负责部门公文的统一发放、传递、立卷、归档和销毁。各部门应当设专职或兼职文秘负责公文处理工作。 5程序 5.1公文种类 公司常用的公文种类要紧有: 5.1.1 决定 适用于对重大事项或重大行动作出安排。 5.1.2 通知 适用于公布规章制度;转发上级单位的公文;要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。 5.1.3 通报 适用于表彰先进,批判错误,传达重要精神或情况。

5.1.4 报告 适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问。 5.1.5 请示 适用于公司向上级单位请求指示、批准。 5.1.6 批复 适用于答复所隶属单位请求事项。 5.1.7 函 适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题,向其他业务主管部门请求批准等。 5.1.8 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 5.2公文格式 公文格式由文头、行文、文尾三部分组成。 5.2.1 文头部分 包括文头名称、发文字号等项,若系密级文件和紧急公文,则还应包

最新版公文格式国家标准

2017公文格式国家标准 1.公文用纸幅面尺寸及版面要求 1.1幅面尺寸公文用纸采用A4型纸。 1.2版面 1.2.1页边与版心尺寸公文用纸天头上白边为37mm 1mm订口(左白边)为28mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mmn 1.2.2字体和字号如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 1.2.3 行数和字数一般每面排22行。每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整 1.2.4文字的颜色如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。 2.公文格式各要素编排规则2.1 公文格式各要素的划分标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。 2.2 版头2.2.1 份号如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。 2.2.2密级和保密期限如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉数字标注。

2.2.3紧急程度如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 2.2.4发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关各称排列在前;如有文件二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。 2.2.5发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉怕数字标注;年份应标全称,用六角括号〔〕括入;发文序号不加第字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加号字。 上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。 2.2.6签发人由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。 签发人三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 2.2.7版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

行政公文处理规定

行政公文处理规定 第一章总则 第一条为使xx公司(以下简称“公司”)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本规定。 第二条公司行政公文,指公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法管理和进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理,指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。 第五条公文处理必须严格执行公司的有关保密规定,确保秘密安全。 第六条本规定适用于公司制发的公文,以及东方航空集团公司、东方航空股份有限公司、东方航空进出口有限公司等上级单位、平级不相隶属东航子公司报送的公文。 第七条公司办公室是公司公文处理的主管部门,主管公司的公文处理工作。 第八条公司各业务部门应当设人员负责公文处理工作。 第二章公文种类 第九条公司的公文种类主要有:

(一)决定:适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 (二)通知:适用于批转各部门的公文,转发上级单位、不相隶属单位的公文,传达要求各部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。 (三)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 (四)报告:适用于向上级单位汇报工作,反应情况,答复上级单位的询问。 (五)请示:适用于向上级单位请求指示、批准。 (六)批复:适用于答复各部门的请示事项。 (七)意见:适用于对重要问题提出见解和处理方法。 (八)函:适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 (九)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章公文格式 第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说

公文处理的三大基本原则【精选】

公文处理的三大基本原则 公文处理的三大基本原则 (一)实事求是的原则 公文处理工作必须要发扬深入实际、群众、调查研究、认真负责的工作作风,因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题,它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。如果不深入实际,调查全面真实的情况,只是闭门造车,必然陷入官僚主义、形式主义和文牍主义的泥沼,使公文成为脱离实际,堆满了官话、套话、空话、假话、大话的垃圾堆,使浮夸虚饰、生搬硬套、本本主义、瞎指挥、妄下结论的官僚主义之风侵害机关和组织的健康肌体,这样公文处理不但无助于组织的管理,发挥不了实际的作用,甚至可能会带来混乱和矛盾等负面效应。所以公文处理必须是一种有效的信息沟通,公文处理的实践者应该从客观实际出发,倾听群众和基层的呼声,如实地反映真实情况,不先入为主,不任意夸大和缩小问题,不掩饰矛盾,既报喜也报忧。同时,公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理,运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。能够发现问题,提出问题,分析问题,最终还是要落在能有效地解决问题。所以在公文处理实践中,最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。 (二)精简的原则 精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。“繁文褥节”一直是困扰公文处理活动实现高效的突出问题。党和政府的有关领导曾一再要求“反对党八股”,倡导 “搬文山,填会海”,但这些问题始终未能得到很好的解决。今天商品经济社会对于公文处理活动的时效性要求更高,质量要求更严,因此必须要化繁为简,删繁就简。首先,文章要写得短一些,精一些,公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次,公文的运转处理程序的环节要力求精简,减少不必要的层次和工作环节,合并一些环节和手续,随着逐步改善加工手段,有效地控制程序,减少出现差错的机会,最终实现逐步简化过程。第三,公文处理的实践者必须从观念上破除那种陈腐的以为繁琐、层次多必有效的旧观念,树立起精简的意识,认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法、工具,才是保证公文处理便捷有效的正确方法。 (三)高效的原则 效率和质量是相依相伴的,效率高不仅依赖于快节奏、高时效,更取决于公文处理的高质量,只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到,

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