当前位置:文档之家› 浅析ERP环境下销售与收款循环的内部控制

浅析ERP环境下销售与收款循环的内部控制

ACCOUNTING LEARNING

243

浅析ERP 环境下销售与收款循环的内部控制

黄旭燕 浙江省莲都区丽水市人民医院摘要:由于信息技术的快速发展和广泛应用,企业希望通过实施ERP 系统增强自身竞争力。实施ERP 系统时,数据处理流程的改变会使内部控制重点相应改变。销售管理模块是ERP 系统非常重要的一个组成部分,涉及企业内部多个部门和多个业务环节。因此,研究ERP 系统下销售与收款循环中的风险和内部控制,对于ERP 应用与开发企业具有普遍现实意义。

关键词:ERP ;销售与收款系统;内部控制

企业通过实施ERP 可以使企业经营活动中最基本的业务流程得到优化,管理层可以获得更为及时、可靠、准确的财务信息。

经过数家集团企业历年公司数据资料和审计报告、财务报告显示发现,实施ERP 在销售管理模块中的风险因素主要有以下几方面:

一、系统安全性风险

系统的安全设计不完善,存在系统被非法入侵的隐患。ERP 系统软件在程序设计的时候就存在安全性问题,就算功能再好,程序设计过程中也会可能出现程序漏洞,一旦重要信息丢失,容易造成系统的崩溃。这些漏洞在初期可能不易被发现,但在后续使用中就会制造很多问题,系统中一些重要秘密的数据资料特别是财务数据会容易被未非法分子盗取,从而给企业

带来重大的损失。

二、财务数据风险

操作人员篡改数据文件,违规或者越权操作,对电子凭证和电子账簿进行随意修改,导致财务数据的不真实、不准确或以此达到某种非法目的。内部相关人员为了获取商业机密牟取私利从而拷贝原始数据或者备份等。

三、财务部门与其他业务部分配合度风险

ERP 最大的特点是业务集成,企业内部各业务部门需要传递各种各样的信息,财务不能再像从前那样单纯的在自己的财务计算机系统中工作,而是与物资、项目、设备、人力资源等各部门密切配合才能在ERP 系统中凸显出自己的业务。如果有一个环节信息录入错误,就会导致下

个环节出现问题,直接影响财务人员的记账工作。同样财务部门的工作也影响着其他部门。此时重新录入数据不仅增加工作时间也影响ERP 实施的成功率。

四、流程风险

流程风险主要是指设计流程缺乏有效的控制环节。在ERP 系统内,设计流程考虑的范围是否覆盖所有领域?项目实施过程中出现的负面效应是否会影响其他业务的连续性?是否符合行业经营环境和企业现状等等。因此,从流程风险角度进行财务控制,首先要识别各业务流程的关键控制点,进而根据关键控制点进行流程设计。这是影响ERP 成功实施的关键。

我们通过下面的表格来分析ERP 环境下销售与收款循环过程中各环节内部控制设计的关键点。(见表1)

表1

业务活动控制目标

主要凭证和会计记录内部控制设计关键点

接受客户订单

顾客是真实的,价格符合企业

定价政策

客户购销合同、销售单

顾客的赊销已经被授权批准;销售单已经按照严格的批准程序进行审批

赊销信用审批和库存量检查降低坏账风险,避免供货不足

造成信誉损失客户信誉调查报告、商品供应量报表

设置完整的信用额度和信用额度审批机制;设置科学的现存量更新标准及报警机制

提货清单录入保证录入的订单是准确的提货清单、有效合同制定严格的系统接触控制制度;制单人与审核人岗位分离安排发货防止仓库未经授权擅自发货出库单

制定严格的仓库管理和岗位分离制度;未经审核出库单不得发货

开具发票并记账避免漏开、错开、重开发票销售发票、商品价目表、应收账款明细账、主营业务收入明细账销售发票和装运凭证均已事先编号;ERP 系统应有相关单

据的追踪能力收款

确保销售记录的完整性

汇款通知单、现金银行存款日记账、

收款凭证等

制度严格的货币资金管理制度

办理和记录销售退

回、销售折扣与折让确保实物与资金处理一致性

贷项通知单、折扣与折让明细账严格贷项通知单的批准和使用程序

清账

正确反映客户信息和销售业绩

坏账审批表等

严格制度期末清账制度和岗位责任制度;及时进行销售分

析与评价

相关主题
相关文档 最新文档