4.2文件和档案管理制度1
文件和档案管理制度
1. 目的
为了加强对文件和档案管理，确保各相关部门使用的文件为有效版本，特制定本制度。
2. 适用范围
本制度适用于与安全生产标准化管理体系相关的文件和档案资料的控制。
3. 职责
3.1 总经理负责批准发布公司安全生产标准化管理体系的各项规章制度、文件。
3.2 分管安全副总经理负责组织有关人员对文件进行评审。
3.3 安全环保部负责标准化管理体系文件的管理。
3.4 集团管理部负责人事档案的管理。
3.5 集团办公室负责公司技术文件和技术档案资料的管理。
3.6 各职能部门负责与本部门职能有关的管理文件、技术文件、档案资料的管理。
3.7 各单位负责编制、修订本单位的制度、规程，负责建立受控文件清单，管理本单位文件和档案。
4. 管理内容和要求
4.1 文件分类
4.1.1 国家、省、市有关法律、法规、标准、规范。
4.1.2 安全生产标准化规章制度
按照标准、相关规定建立和发布安全生产规章制度。至少包含下列制度：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危
险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。
4.1.3 管理方针和管理目标、指标文件；
4.1.4 其他管理文件（支持性文件）等；
4.1.5 岗位安全操作规程；
4.1.6 安全标准化体系要求的记录；
4.1.7 特种设备等技术档案；
4.1.8 员工培训教育档案；
4.1.9 员工体检等档案。
4.2 文件的编写、审核、批准
文件发布前应得到批准，以确保文件的有效性。
4.2.1 安全标准化体系文件由分管安全副总经理组织安全环保部、设备部、集团管理部等部门编写，分管安全副总经理审核，总经理批准。安全环保部负责登记发放。
4.2.2 其它管理文件由各职能部门组织编写，各部门负责人审核，分管副总批准，由职能部门负责登记发放。
4.2.3 基于岗位生产特点中的特定风险辨识，编制齐全的岗位安全操作规程。编制的安全规程应完善、适用，员工操作要严格按照操作规程执行。
4.2.4 应将安全生产规章制度发放到相关工作岗位，并对员工进行培训和考核。
4.2.5 应向员工下发岗位安全操作规程，并对员工进行培训和考核。
4.3 文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行，所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发管理号。4.4 文件的评审、修改、换版
4.4.1 安全标准化体系文件每年定期评审，与管理评审同时进行。每年至少一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程的执行情况和适用情况进行检查、评估。
4.4.2 应根据评估情况、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例、绩效评定结果等，对安全生产管理规章制度和操作规程进行修订，确保其有效和适
用。
4.4.3 当文件需要修改时，由原编制部门更改，填写《文件修改审批表》，经分管副总审核、批准后由编制部门负责修改，保留文件更改内容的记录。
4.4.4 技术文件的更改由申请人填写《文件修改审批表》，经原审批人审批，再指定人员进行修改、发放、处理。
4.4.5 所有被更改的管理文件必须由编制部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.4.6 文件修改，可在相应修改内容的序号左边空白处用一条竖线注明更改标记，在修改页上方标明修改号。依次用1、2、3…来表示。
4.4.7 换版的审批程序与文件起草审批程序相同。
4.5 文件的发放
文件发放者应填写《文件发放登记表》，管理文件由分管副总审批方可发放。技术文件由原编制部门负责人审批方可发放。4.6 文件、档案的保存、作废与销毁
对下列主要安全资料进行档案管理：主要安全生产文件、事故、事件记录；风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸等。
4.6.1 文件档案的保存
a ）与管理体系相关的文件、档案都必须分类存放在干燥通风、
避光、安全的地方。
b ）各部门文件、档案由本部门专人保管。
c ）各部门应建立本部门使用文件的《受控文件清单》。明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等。
d ）任何人不得在受控文件、档案上乱涂、不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。
4.6.2 文件、档案的作废与销毁
a ）所有失效或作废文件由发放者负责及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”章，防止作废文件的非预期使用。
b ）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应由发放部门加盖“作废保留”印章进行标识，防止误用。
c ）对要销毁的作废文件、档案由相关部门负责人审批后，填写《文件收回、销毁记录表》，经部门负责人审批后销毁。
4.6.3 对受控文件，在未征得文件发放单位领导批准时，不得私自复制、借阅。
4.7 外来文件的控制
确保策划和运行管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。收到外来文件的部门，需识别其适用性，并交由专业职能部门控制分发，以确保其有效。
4.8 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.9 作为记录的文件应执行《记录管理程序》。
5. 记录
《受控文件清单》
《文件发放登记表》
《文件收回、销毁记录表》
《文件修改审批表》
《文件修改状况动态记录表》