1.目的
規範各部門引用、參考之圖書、法規、文獻、標準、實驗室報告等外來資料之管理。
2.範圍
2.1本公司各部門皆適用之。
2.2各部門使用、引用或參考之外來工具書、專業性圖書、研究發展叢書、標準及本公司以外各
政府機關(如勞動局、環保局等)之法律、辦法、要點、標準、實驗室報告及各類教育訓練課程教案等皆適用之。
3.權責
管理部:外來文件之登錄管制、保存管理、借閱管理、及文件之版期更新等相關作業。
各單位:相關外來文件之主檔/分檔保存管理。
4.定義
4.1工具書:指手冊類、百科全書類、辭字典及規格標準類等皆稱之。
4.2專業性圖書:指各部門參考或引用之化工、化學、機械、儀電、土木、電機、電腦、財會等之專業性。
4.3技術指導文件:指專業之指導、工程技術文件。
4.4教育訓練教材:新進人員、管理人員及各工種在職人員教育訓練課程講義。
4.5法律/法規規範:指由政府機關所頒布的法律、辦法、要點、標準、規範等。
4.6實驗室報告:含檢驗報告與校正報告等外部實驗室所出具之報告。
5.作業說明
5.1分類/編號原則
5.1.1分類
(1)外來文件依其用途/性質分類,並賦予分類代碼,以利編號管制。
(2)代碼由英文字母2碼組成,第1碼為E(exterior),第2碼外來文件之用途/
性質編碼。分類代碼請參見下表:
5.1.2編
編號由阿拉伯數字3碼流水編號組成,依外來文件之接收依序編號,例工具
書之第一本登錄編號ET001...依此類推編號管制。
5.2外來文件之登錄管制
5.2.1當外來文件接收時管理部文管應將外來文件資訊登錄於【外來文件管制總覽
表】S-3-02-01(表單一)管制。
5.2.2登錄時應就每份之外來文件適當分類編號,以利文件之索引/管理/借閱。
5.2.3外來文件書面化可以在任何形式的媒體上進行。
5.2.4外來文件管制章
(1)登錄後應於文件之封面或封面內頁蓋上外來文件管制章,並填註編號。
(2)外來文件管制章之樣式如下:
5.3外來文件管理
5.3.1共通性之外來文件由管理部負責管理保存。
5.3.2屬各相關權責部門之專有外來文件,則歸屬相關權責部門保管,並由管理部文管於【外
來文件管制總覽表】登錄管制。
5.3.3各部門有新進或更新改外來文件時,應隨時通知管理部文管,由文管統一編號並於【外
來文件圖書管制總覽表】內登錄更新。
5.3.4為求環保無紙化,若外來文件為電子檔案(例政府法規等),管理部依5.3.2作業,並將電
子檔案保存管理,視需求列印。
5.3.5外來文件之使用與保管/修訂/發行/回收/銷毀等相關作業請依照【文件管理程序書】
P-2-01之相關規範作業。
5.4借閱管理
5.4.1外來文件圖書之借閱與歸還,應設置【外來文件圖書借閱登記簿】S-3-02-02 (表單二)
登記借閱人員所屬部門、姓名、分類編號、書名、借閱日期與歸還日期等資料。
5.4.2借閱期限以壹個月為原則,若因相關作業有續借需求,應向管理部告知展延續借。
6.表單
6.1表單一、外來文件圖書管制總覽表(S-3-02-01A)
6.2表單二、外來文件圖書借閱登記簿(S-3-02-02A)
XXX股份有限公司
S-3-02-01A
S-3-02-02A