浅谈企业档案信息化建设
摘要：企业档案信息化是适应社会信息化发展的必然趋势，是新时期档案管理工作的一次变革。本文就企业档案信息化建设的社会背景、技术基础、主要任务、内容、遵循的原则、优势和应关注的问题进行了分析和阐述。
关键词：档案；信息化；电子文件；安全
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化就是要实现档案信息的数字化和网络化，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息高度共享，它引发了档案管理模式的变革，提高了档案信息资源对社会的贡献率。
1.企业档案信息化建设的社会背景与技术基础
目前，各企业档案管理工作发生了深刻的变化，从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，从长期封闭型、半封闭型向开放型转变。国家档案局把档案信息化建设作为一项战略任务确定下来。
近年来，国内外有关计算机辅助档案管理、电子文件管理、档案网站建设、数字档案馆建设方面研究成果的取得，各种类型档案管理软件的开发和推广应用，为档案信息化建设积累了十分可贵的经验和技术支撑。企业办公自动化的快速发展，为企业档案信息化建设创造了良好的条件。与此同时，各企业也在积极引进和培养具有档案信息资源加工和管理、数据库管理和维护、应用系统开发等方面的专门人才，为企业档案的信息化建设储备了必备的人力资源。
2.企业档案信息化建设的主要任务
2.1加强企业档案管理现代化软硬件基础设施建设，这是档案信息化不可缺少的基础条件。
2.2以加快企业馆藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。一是现有数据库的充实与完善；二是现有馆藏档案的数字化；三是电子文件的收集与积累。
2.3以贯彻实施计算机档案管理软件功能要求为基础，以推行电子文件归档管理标准为重点，加快企业档案信息资源管理标准规范的制定和推行。
2.4人才是保证企业档案信息化建设持续发展和成功的关键，以管理型人才为基础，以复合型人才为重点，加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。
3.企业档案信息化建设主要内容
3.1基础设施建设。它是指档案信息网络系统和数字化设备建设，核心是档案网络建设。
主要包括网络建设、硬件环境、系统软件建设等，软硬件基础设施是企业档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。
3.2档案信息资源建设。档案信息化建设，必须要从资源建设抓起，资源建设是档案信息化建设的基础和核心。它是指为档案信息化准备能够在网络上传输运行的数字化档案信
息，以便借助高速计算机网络实现高信息服务。企业在档案信息化建设的过程中应不断丰富数字化档案信息的存储量，以满足企业对档案信息的需求，实现档案信息资源的高度共享。
3.3提高档案标准化、规范化水平。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。档案标准化和规范化本身也是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
3.4应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。完善的软硬件基础设施的管理和运用，还需要有先进、适用、可靠的应用系统。各种类型档案管理软件的开发和推广应用，为档案信息化建设提供了有力技术保障。
3.5人才队伍建设是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。档案信息化专业性、技术性强，要求档案工作者要具备多方面的专业知识和技能。企业档案信息化建设要坚持以人为本，加强人才培养和教育，以满足企业档案信息化建设的需要。
4.企业档案信息化建设应遵循的基本原则
企业档案信息化的建设应遵循其自身所具有的基本规律和特点。在档案信息化建设工作中要坚持三条基本原则：一是文档一体化原则；二是电子文件与纸质文件并存的原则；三是确保网络安全的原则。
5.企业档案信息化建设的优势
5.1有助于实现企业档案管理知识资源化、信息化
5.1.1企业通过档案信息化建设可以把过去“数据”型资料看出成“历史”资料信息，按信息管理方式在信息系统中分类，供查询搜索。
5.1.2把过去的信息型档案资料看成知识型文档，按知识资源结构进行归类、沉淀、共享应用。
5.1.3对将来的数据型档案根据统计目标，设立统计数学模式，并将其转化成信息型文档，按信息管理方式分类存储，搜索查询。
5.1.4对将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速将信息型文档转化成知识型文档，按知识资源进行管理，即归类沉淀，共享应用。
5.1.5对将来的知识型文档，设计、设立标准模板，并设立网上专业人员自动处理流程系统，快速将知识型文档形成规范知识资源，并按知识资源管理实施“沉淀”、“应用”和“创新”。
5.2.有助于及时支持员工工作
5.2.1了解分析各项业务工作内容及过程，对其进行规划认识，明确其过程的节点，并按知识结构的独立性分解节点及节点内作业程序。
5.2.2按业务、事务过程节点及节点内作业程序，构建相应分类的关联知识资源子库。
5.2.3设计、设立订阅机制，让员工根据当前从事的节点工作内容或依据知识地图中的相关分类文件类进行知识订阅。
6.企业档案信息化建设应关注的问题
6.1.结合企业实际，避免资源浪费。
在企业档案信息化建设的过程中，有些企业片面地认为只要把所有的馆藏全部数字化就