尚层装饰（北京）有限公司
行
政
部
工
作
手
册
尚层装饰（北京）有限公司2014年6月修订
第一、公司简介：
尚层装饰成立之初，立志尽快成为中国高端家居领域受人尊敬的领导者，最终成为世界一流的家居企业。“世界一流”意味着尚层要成为在全球企业中家居行业的代表，企业的诸多方面都成为家居行业的典范。尚层的LOGO将成为一颗闪烁的明星，照亮家居市场的大好前景。
型：尚层的LOGO采用门的造型演变 + 祥云图案。“门”代表家，尚层将“门”的变形融入LOGO中，彰显出“家”在尚层中的重要位置，我们做的不仅仅是装饰，而是全力打造出优质的生活环境。祥云图案是具有代表性的中国文化符号，其文化概念在中国具有上千年的时间跨度。在古人看来，云是吉祥和高升的象征，是圣天的造物。将祥云图案融入LOGO，意味尚层事业蒸蒸日上。
色：尚层的logo两套标准色体系，分别用于不同的场合——金+白+黑：办公环境、印刷品；红+白+灰：工地、促销展示。黑与白永远是时尚界的经典配色，完全诠释极致简约而高调华丽的特性。在加上华丽的金色，更彰显不足与品味。红白色搭配稍显活泼，但不失稳重。作为工地、促销的展示，红色也起到了醒目的作用。红色下面再加上一行灰色的字迹，优雅出众之气立刻散发出来。
意：尚层装饰的英文名字是“VOGLASS”，意思是Vogue Class Decoration（时尚层次装饰）。意味着我们高端的服务定位，我们站在家装行业的时尚前端，是高端家居市场的领军人。
尚层是明确定位于别墅的专业装饰服务商，服务对象涵盖社会财智精英人士和高端客户。提供别墅装饰的整体规划设计与施工、别墅设备、主材、家具、配饰的私属定制服务，以“多对一”式的全程托管式服务模式，令高端客户尽享尊崇私属服务。
尚层在成立之初，即深刻思索“服务、管理、发展”之间的关系，并对别墅装饰不断进行深入的研究，提炼出自己对此的独特理解和主张。尚层具备在高端家居文化领域内卓越的设计研发能力，具备持续领先业界的企业潜质，凭借在别墅装饰行业中独树一帜的经营模式和企业理念，尚层已经成为了行业内的杰出典范。
“尚层”正为了实现成为中国别墅装饰第一品牌的目标而努力。相信不久的将来，尚层装饰一定会成为中国家居装饰领域内受人尊敬的领导者。
第二、公司文化：
尚层装饰成立伊始，就决心打造区别于以往传统装饰公司的崭新服务模式。我们严格按照既定的价值观选拔人才，并在工作中使员工与公司共同历练成长。我们相信：只要把该做的事做好，公司与个人的发展自然会走向良性的渠道，也就能够得到客户及合作伙伴的认同，并得到长久的回报。
尚层使命--------为员工搭建实现人生价值的平台、为客户改善生活品质、为行业树立榜样、实现百年尚层
尚层口号--------气质成就别墅生活
尚层愿景--------远期：成为世界一流的家居企业；近期：成为中国家居装饰领域内受人尊敬的领导者
第三、五行价值观
客户至上、关注细节、团队精神、挑战自我、共同成长
第四、行政部门编制：
部门编制：
第五、行政部部门职责
一、日常工作：
1、负责制定行政部工作计划的拟写（年度、季度或月度），并跟进实施考核；
2、全面负责公司各类行政日常事务工作；
3、负责起草、修订行政制度，并监督执行情况；
4、负责制定行政费用预算，严格把控各项费用支出；
5、负责公司办公环境安全的巡检、夜间安保工作；
6、负责前台接待、电话转接及信函的收发等工作；
7、负责员工福利饮品的采购、验收、发放等工作；
8、负责入、离职员工的行政物资办理工作；
9、负责分公司物资用品的支持等工作；
10、负责员工名片制作的协调对接工作；
11、负责公司公共印刷品的订购、摆放与维护工作；
12、负责对内对外相关行政工作的沟通与协调；
二、会所管理：
1、负责会所的全面运营管理及设备设施的维护工作，发现问题及时跟踪解决；
2、负责会所费用的核算及支出，合理分配，控制成本。
3、负责会所用各类饮品的进销存，保证会所正常运营。
三、卫生管理：
1、负责办公环境卫生的管理（清洁、维护），保证办公区域内卫生达标；
2、负责保洁人员的工作安排与监督，每天不定时组织卫生检查，至少五次以上，并做好检查记录工作；
3、负责各类清洁用品的采购、管理及发放，做好物品出入库管理、登记工作。
四、车辆服务：
1、负责公司员工停车位的协调办理及停车费的缴纳、收取工作；
2、负责公司经理级以上人员车辆的维修、年检、保养、保险理赔、驾照年检等工作；
3、负责总经理车辆的维保、用车等相关工作。
五、资产管理：
1、负责公司固定资产的购置（货比三家的原则），严格控制质量、成本。并制定资产名册，
实行季度盘存制度（保证账实相符原则）。
2、负责公司低值易耗品及日常办公用品的管理。建立物品名册，实行月度盘存制度（保证账实相符、储备合理原则）。
3、负责简单物资的维修、维护（除IT设备外）及复杂物资维修的协调，保障员工正常使用。
六、活动支持：
1、负责会所内举办的各类会议的服务工作，协助活动布场等工作。
2、协助公司大型活动（年会、中秋活动、关爱活动等）的物品采购、车辆协调及场地选址等工作。
七、外联工作
1、负责公司各类外部联系的接待及安排工作。
2、负责公司资质、评定等的手续办理工作。
第六、岗位工作职责
一、行政经理岗位职责
1.负责制定行政部部门架构，合理编制行政部岗位人员。
2.负责部门员工的选拔、聘用及培训、培养。
3.监管行政部各岗位员工工作，合理分配部门工作。
4.负责部门各岗位员工绩效考核目标的制定、实施与面谈等工作。
5.负责行政类管理制度的拟定、修改及宣导工作，并监督各项制度的执行情况；
6.制定行政部年度、月度及每周的各类工作计划，并监督跟进实施。
7.负责行政部门预算的制定，严格控制各项行政费用支出。
8.负责公司固定资产的管理，每月定期组织行政部门员工进行各类资产的盘存，严格控制
小额资产库存量。
9.负责安排公司内各类物资的采购管理工作，严格执行物资采购程序；
10.负责公司各类员工活动的组织、策划，现场协调及活动复盘的汇总等工作。
11.协助公司及市场部组织的各类型会议，做好后勤保障工作。
12.负责公司会所的运营管理工作，提高会所服务标准，监督会所使用情况及费用支出。
13.负责行政部对内、对外部门/单位的主要沟通协调工作。
14.负责公司各类资质、专利等手续的办理申请及跟踪。
15.负责对外接待等其他相关工作。
16.完成领导交办的各类工作。
二、前台主管岗位职责
1.负责前台员工岗前培训、试用期工作指导及后期工作监督。
2.负责制定前台员工排班表，于每月25日18：00前提报至行政经理。
3.负责统计前台员工月度考勤，根据实际当班情况调整排班表，于每月5日18：00前经
行政经理签批后报至人力资源部。
4.负责当班期间前台员工仪容仪表的每日监督检查。
5.负责组织、安排前台员工进行辖区内卫生清洁（每周一进行）。
6.负责监督前台多宝格内资料的摆放是否整齐，安排每日巡查、补充各类期刊及宣传资料。
7.负责前台各类消耗品的管理，安排每周一定时盘存。随时抽查领用、盘存记录本的使用
情况，及时申请补充相关缺少物品。
8.负责指导并监督会所各类设备的使用，安排每日设备巡查登记，随时抽查巡查记录。
9.负责指导并监督八层水吧及会所用各类饮品的冲泡，安排前台每月清点、每周盘存，及
时申请补充，保证充足储备。
10.负责监督八层水吧及会所内各类茶具的管理，安排前台每日清点、每周盘存，发现缺失
及时跟进解决，并上报至行政经理。
11.负责监督指导会所内各区域的摆放，严格执行规定摆放标准，随时巡查。
12.负责会所内库房的盘存，每月5日18：00前提报月度盘点表至行政经理。
13.3负责汇总会所月度消费明细，了解会所消费信息，并于每月5日18：00前将上月消
费汇总发至各中心核对；每月10日18：00前将核对调整后的会所消费明细及前台加班表提报至行政经理。
14.负责前台各类消费报销费用的统计及手续的办理（红酒、鲜花）。
15.负责前台办公用品的申请，于每周三18：00前告知行政专员。
16.负责指导前台员工周工作汇报的拟写，于每周一18：00前提报至行政经理。
17.负责指导前台员工月工作计划的拟写与评定，于每月5日前提报至行政经理。
18.协助行政经理制定前台各类管理文件，根据工作需要进行随时修订，并跟踪文件的落地
指导与效果评估，发现问题及时上报。
19.协助行政经理完成部门内培训计划的制定与实施。
20.协助完成公司各类活动、大型会议的组织、实施及服务。
21.完成前台岗位职责中相关工作。
22.服从部门经理领导，协助部门经理开展各项行政工作，完成领导交办的相关各项工作。
三、八层前台岗位职责
1.严格按照排班表规定时间上班，每日上班须在行政QQ群中报道，打开所有通道及工艺
屋光源。
2.负责每日前台多宝格内刊物的补充、调整摆放品位置，保证用量充足。
3.负责维护前台卫生，每日进行前台卫生清洁。
4.负责各类物品领用的登记手续的办理，监督员工使用情况。
5.负责八层水吧用各类茶品的日清点、周盘存，并如实记录相关数据，保证用量充足。
6.负责电话的转接，并登记相关记录表内以便备查。要求：熟悉公司部门信息及员工信息。
7.负责来访者、客户、面试人员的接待，并及时通知被访部门及被访者。引导来访人员在
等候区等待；引领面试者填写应聘表格及答卷，同时做好登记，以便备查。要求：谢绝各类推销人员进入公司。
8.负责前台鲜花的维护及订购。
9.负责每日两次卫生巡查（贵宾室、会议室、办公区及卫生间台面、桌面、地面是否有纸
屑、水迹，卫生间清洁用纸品是否需更换等），并填写巡查记录表，发现问题及时通知楼层保洁予以整改。
10.负责相关维修事宜的报修（行政部、信息中心、物业部门等）。
11.负责传真件、信件、报刊的接收、发放。
12.负责其他权限内的外联工作，如：叫快递、废品收购等。
13.负责8层打印间各类物资的整理、补充，负责前台用各类表格的打印、复印及补充。（12
层、16层由行政专员负责）
14.协助部门进行每日办公环境物资的巡查。
15.完成领导交办的其他各项工作。
四、会所前台岗位职责
1.严格按照排班表规定时间上班，每日上班须在行政QQ群中报道，打开会所基础照明。
2.负责每日会所内多宝格的巡查，调整摆放品位置。
3.负责维护前台卫生，每日进行前台卫生清洁。
4.负责会所水吧用各类茶品的早/晚清点及月盘存，并如实记录相关数据，保证用量充足。
5.负责来访客人的接待、引导、及会议服务工作，并在《会所消费记录表》中详细记录后
录入到会所消费明细表中（每日晚班下班前）。要求：谢绝各类推销人员进入公司。
6.负责会所内各类活动的支持、服务工作。
7.负责会所内卫生巡查（台面、桌面、地面、卫生间清洁用纸品是否需更换等），发现问
题及时通知楼层保洁予以整改。
8.负责相关维修事宜的报修（行政部、信息中心、物业部门等）。
9.负责12层、16层信件、报刊的发放。
10.负责会所内各区域家私的每日巡查，并在《办公环境物资巡查记录表》中记录物资数量
及摆放位置。
11.服从前台主管领导，协助前台主管、部门经理完成各项行政工作。
五、行政专员岗位职责
1.负责办公用品、低值易耗品的采购工作，做好验收、入库、发放、管理及盘存，保证账
实相符，每月10日前提报库存盘点表至行政经理。
2.每周三汇总公司整体办公用品的采购明细后安排购买，并于周五时发放至各部门。
3.负责公司常规印刷品的统计、印刷、验收、发放的管理工作，每月2次盘存，保证最低
库存量。
4.负责公司用员工饮品（可乐机填充、咖啡豆等）、清洁用品的物品采购、发放等管理工
作；
5.负责行政部门费用报销工作（每周五前提报，每周二、四领款）；
6.负责公司绿植生长状态的检查，监管绿植租摆公司的绿植保养工作；
7.负责月度行政经费总账、办公用品总账汇总及更新（办公用品分类、部门分类及计算使
用费用，ＯＡ下发剩余金额与各部门核对）
8.负责公司废品的回收处理（变卖）；
9.负责分公司物资支持、物流运输的手续办理等；
10.负责协助公司资产管理类相关工作，完成月度盘存汇总表的制作工作；
11.负责行政部对内、外部门/单位的相关工作协调（各供货厂家、物业公司等）；
12.负责安排员工年度体检等相关工作（汇总名单）；
13.负责公司保洁员的工作监督及办公秩序检查工作；
14.负责监督行政制度的执行情况，并按时检查；
15.负责公司人员名片的制作、发放、登记等工作；
16.负责入、离职员工行政物资办理工作；
17.负责每月初10日前提报保洁费用至财务部。
18.负责每月15日前各行政供货厂家的对账工作。
19.负责每日办公环境物资等的巡查（每日9：00）。
20.协助部门完成其它相关工作。
六、车管专员岗位职责
1.负责公司员工停车位的办理及停车费的缴纳、收取工作。
2.负责公司部门经理级以上人员车辆的维修、年检、保养、保险理赔、驾照年检等工作。
3.负责维护、协调停车场的关系，保障中工车位数。
4.负责总经理车辆的维保、用车等相关工作。
5.负责公司饮品（各类茶品、用品）及各类会议、活动等物料的采购等工作。
6.负责公司内行政物资的维修、维护及物资采购等工作。
7.负责公司保洁员的工作监督及办公室卫生检查工作。
8.负责每日办公环境物资等的巡查（每日9：00）。
9.协助行政后勤采购、搬运、码放、送货等相关工作。
10.协助部门做好与物业等外联单位的协调与沟通。
11.协助部门经理处理相关外联工作。
12.协助部门完成其它相关工作。
七、夜班门卫岗位职责
1.夜班门卫岗上班时间为：18：00-24：00。
2.负责当班期间进出公司的物料登记，并筛查、询询可疑人员，保障公司财产安全，预防
可疑人员进出公司或扰乱公司正常运营秩序。
3.负责清理贵宾室内卫生，将使用后的水杯、茶壶收至水吧处，以便于次日保洁员进行清
理。
4.当班时间需对公司各区域进行巡查，排除安全隐患，发现水、电、门窗、消防设施等有
未关闭或不安全的情况，及时采取补救措施，并进行登记。
5.负责每下班前（24：00前）对还未离开公司的人员进行登记。
6.每日夜班门卫岗下班前（24：00前）关闭公司电灯、空调及其它设备，检查并确认安
全通道、应急出口等与公司相连的门窗是否关闭。
八、保洁员岗位职责
1.
第七、8层前台工作规范
一、电话接听（详细接听标准见前台话述PPT培训教材）
1.电话铃响后二声内立刻接起，铃响最多不得超过三声。
2.接听电话后先问候，如接听外线来电，需自报公司名称（“您好，尚层装饰”）；如
接听内线来电，应使用礼貌用语“您好，前台”。禁止使用“喂？”“您好”等问候语。
3.找人：先生/小姐，您找的XX先生/女士的怎么称呼？请您稍等，我帮您查看下分机或
帮您转接下分机，请不要挂断电话”。注：①如对方不清楚或不指明找哪位或不能提供需转接人电话时，前台人员需进一步询问，如咨询装饰事宜可转接至客源部。如问题不能处理时，可将对方信息（联系人、联系电话、事宜）详细记录，及时上报至前台主管或行政经理跟进处理。②通话简明扼要，不应长时间占线。③结束时应说“感谢您来电，再见”，待对方挂断电话后，再放下听筒。④公司所有员工的手机号码不得外泄，主管级以上人员的固话号码也不得外泄，如有询问相关信息需委婉拒绝。
4.推销或洽谈：如遇推销或谈合作的相关电话，先记录下对方电话、合作项目、联系人，
并告知“我们会帮您转达相关部让，如果有相关需要会回电话给您”，不得随意转接他人。
5.如被叫分机无人接听或占线，需请来电人提供姓名、电话及来电事由等内容以便转达他
人，详细记录在登记本内，并在挂断电话后及时通知被叫分机的家人。
6.电话转接：实名制转接，实名制转接并不是绝对的，如对方需转接公司总经理或部门总
监等电话的，需要先转接给总经理秘书或总监助理，不得直接转接。
二、客户来访
1.来访者、客户或应聘者进门后前台应马上起身接待，微笑、并使用礼貌用语问候语：
“先生/女士/小姐，您好…”或“XX先生//女士/小姐，您好…”（对已知道客户或来访者姓名的）。
2.如来访者为3人以上，问候语可为“各位好…”。
3.待来访者点头示意或听到来访者说“你好”后，前台人员须询问来意及公司接洽人，了
解后马上帮助联系接洽人，并以手示意来访者在等候区稍坐等待。【注意事项】打电话通知客户经理/设计师时话述为：“XX经理/老师，您好，这里是前台，您的客户到了”。
4.如遇到没有预约的客户来访：需询问客户是通过什么渠道了解到公司的，如通过网络了
解可通知公司网销中心；如通过电话或短信则通知的，则可以直接转至公司客源部。特殊情况可向前台主管或行政经理询问解决。
5.5接待不明目的的来访者：先问清对方来访原因、有无预约，根据来访目的判断是否为
无关人员，是否需要安排公司相关人员进行接待。
6.接待面试人员：引领面试者到指定地点填写《职位申请表》，同时与人力资源中心或相
关部门人员联系，安排好面试人员接洽。没有预约的面试者请其留简历，并告知“转交人力资源中心，请等待通知”。
7.如需将来访客户引领至贵宾室或会议室，需以手示意客户到相应房间，进门前先轻轻敲
门，将客户引导至座位后离开，如房间内无接洽人员，前台须询问客户饮品需求，根据客户需求提供饮品（须有礼貌的说：请慢用）后再次提醒接洽人。注：前台需至少两人同时在岗时方可引领。
8.客户离开时应起身、面带微笑送客。
三、快递、信件收发
1.公司前台只负责公司总经理、副总经理、总经理助理的快递收发工作，其他人员快递须
由本人或本人指定他人代收，前台不予以负责。（如违反规定出现丢失，自己承担赔偿责任）
2.公司前台外联单位使用电话，所有快递人员须与接收人联系后在前台等候区等待，不得
进入公司办公区。
3.前台负责接收、分发公司员工信件，接收后第一时间分类，并于当天发放到各部门助理，
信件最迟分发不超过2个工作日。
4.前台不代发任何私人快递物品。
5.除邮寄给分公司的快递，前台不代发任何部门邮件。寄往分公司的快递需由寄件部门填
写快递单，将所寄物品及快递单放置前台，由前台通知公司合作快递公司收取。如邮寄的物品较大，可待快递公司收件人到公司后通知邮寄部门。
6.如公司快递件当天不能发件，须于下班前与寄件部门联系，并告知取走需邮寄的快递件，
以免丢失。
四、内刊、宣传品、打印间资料补充：
1.8层前台下班前负责巡查多宝格内宣传品、内刊及打印间资料的使用量，如有消耗需及
时补充、规整摆齐（八层多宝格至少保证10个格内存放刊物，每格内至少10本）2.行政部每日巡查人员负责抽查。
第八、会所前台工作规范
一、电话接听
1.电话铃响后二声内立刻接起，铃响最多不得超过三声。
2.接听电话后先问候，并使用礼貌用语（“您好，会所”）。禁止使用“喂？”“您好”
等问候语。
二、客户来访
1.来访者、客户或应聘者进门后前台应马上起身接待，微笑、并使用礼貌用语问候语：
“先生/女士/小姐，您好…”或“XX先生//女士/小姐，您好…”（对已知道客户或来访者姓名的）。
2.如来访者为3人以上，问候语可为“各位好…”。
3.如遇到没有预约的客户来访：需询问客户是通过什么渠道了解到公司的，如通过网络了
解可通知公司网销中心；如通过电话或短信则通知的，则可以直接转至公司客源部。特殊情况可向前台主管或行政经理询问解决。
4.接待面试人员：会所接待的面试人员须有人力资源中心招聘专员引领，单独前往会所参
加面试的人员须与人力资源中心联系，经招聘专员确认后方可引领到会所内。
5.接待客户：会所有来访客户一般由中心客户经理、设计师带领，前台接待随行落座后询
问并提供相关饮品。客户洽谈谈期间前台人员需每半小时巡视一次，添加所需饮品。
6.如有客户咨询艺术品类信息的，前台须及时联系艺术品机构相关人员给予讲解，不得随
意解答艺术类问题。
7.会所任何使用物品外借须做好详细登记，并于当日18：00前提醒借用人归还。
8.会所宾客离开时前台应起身、面带微笑送客。
9.前台送走客人后需及时清理洽谈区域，将座椅归位、刊物摆放整理。
三、快递、信件收发
1.会所前台不可收发任何快递，可预留1211地址进行快递收发。
2.会所前台负责公司12层、16层员工信件的发放，接收信件后第一时间进行分类，并于
当天发放到各中心，信件最迟分发不超过2个工作日。
四、器皿、电器及水吧区日常消耗品盘存
1.每日两次物品、物料清点，如实记录清点数。早班于10：00进行一次清点、晚班于下
班前进行一次清点，及时添加咖啡粉、泡沫奶。
2.咖啡机每日进行清洗一次。
3.每月一进行一次大盘点。
五、茶品冲泡方法
1.红茶/绿茶：每壶使用量为5勺；杯装由立顿茶包冲泡，每杯用量一包。
2.菊花茶：每壶使用量为茶网的1/2；杯装用量5朵左右。
3.柠檬水：每壶使用量3-4片即可；每杯1-2片即可。
4.花草茶：每壶使用量为茶网的1/2（使用玻璃小茶壶冲泡）；每杯用量一茶匙或5朵。
5.果汁：使用花边杯，倒至距杯口2cm处为宜。
6.咖啡：使用咖啡机机打，每杯咖啡配一包奶、一包糖。
第九、前台工作流程表
客户接待流程一：
客户接待流程二：
第十、工作计划拟定
1.行政部行政专员、车管专员、前台主管于每周五提报周工作总结及计划，总结本周工作
完成情况，明确下周工作计划。
2.行政专员、前台主管须于每月10日前，系统提报月度工作计划，明确当月重点工作，
并于次月10日前对上月工作计划进行自我评定后提报至部门经理。
3.行政部每半年进行一次工作述职报告会（7月、1月），每年6月、12月最后一周例会
中通知拟写半年度工作总，次月进行述职。
第十一、夜间巡查规范
1.夜班安保人员每日上班时间为18：00-24：00，逐层巡查，如遇可疑人员需询问并劝离。
2.需巡查内容为：水、电、门窗是否关闭，有无漏水、跑水现象
行政部员工仪容仪表
第十一、行政部员工奖惩办法
一、奖励类别
1.优秀行政员工1名
2.优秀前台员工1名
二、参加人员：除行政经理外所有在编员工均可以参加评选。
三、评选办法：
1.每月最后一周的周一上午12：00前所有行政部员工提报优秀员工名单，按规定格式填
写所提报人员优秀事迹。（如本月未有被认可的优秀员工可不提报，延迟提报无效）2.由行政部支部组成评定小组，针对每位员工提报的优秀事迹进行讨论评选，并在当日支
部会议中确认评选结果，且于行政部QQ群中公示。要求：部门各委员必须参加评选会议，评选过程须公平、公证、公开。
3.评选结果确认后当日，由行政经理颁发优秀员工奖金及优秀员工证书。
四、奖金来源及奖励标准
1.行政部优秀员工奖金来源于会所每月激励基金。
2.优秀行政员工、优秀前台奖金为300元/月/人。
五、惩处办法：分值扣减于月绩效考核中进行
第十二、其它
1、行政部员工请假须提前3天申请，以便协调好相关工作。
2、前台员工应严格执行排班规定，周末必须保证前台4人上班。原则上周末不允许前台岗位员工请假，如有特殊情况可经前台主管批准与其他人员调班。
3、前台员工休女工假须避开周末时间，其他时间休女工须经前台主管批准后方可休假，且于行政工作群中报备，以便内部协调相关工作。
第十三、附则
本手册为行政部内部工作手册，由行政部负责制定、修订。
第十四、生效日期：本手册自员工签字之日起执行。
尚层装饰（北京）有限公司
行政部
2014年6月12日
行政事务工作流程图 一、印章管理 1、流程图 2、说明 ○1使用公章到行政部填写《印章使用申请表》； ○2《印章使用申请表》要有经手人、部门负责人签字； ○3报总经理批准后，方可为其加盖； ○4如遇总经理不在，由总经理委托受托人签字有效； ○5如果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理； ○6因工作需要将印章携带外出的，由总经理特批，批准程序如上。 具体参照行政部事务管理规程第一节。 3、使用表格 印章使用登记表
二、档案、公文管理 （一）档案管理 1、归档流程 2、说明 1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件 2）归档 ○1各部门将所需存档的档案整理成册； ○2本部门存档及移交行政部存档； ○3相关人员在《存档登记表》登记。 ○4技术档案归档：由工程部、项目研发部自行建档并报行政部备案。 ○5具体参照行政部事务管理规程第二节第十、十一条。 3、使用表格 存档登记表
（二）公文管理 1、行文流程 1）拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确、书写工整，用钢笔书写，严禁用铅笔或油笔； 2）汇稿：文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见； 3）核搞：文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质量、内容是否符合规定； 4）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。 5）对不同内容的发文建立发文登记簿，含发文的时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执； 6）具体参照行政部事务管理规程第二节十二、十三条。3、使用表格 1）发文登记表 2）哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司发文审批单
行 政 管 理 工 作 手 册 广东利海集团有限公司人力行政中心行政部制
总则 第一章前台管理 第一节前台接待管理办法 第二节公司考勤管理办法 第三节信件收发管理办法 第四节清洁卫生管理办法 第五节工牌名片管理办法 第六节集团通讯管理办法 第七节会议室管理办法 第八节差旅票务住宿管理办法第九节其他协办事项 第二章行政事务管理第一节文档管理办法 第二节保密管理办法 第三节印章管理办法 第四节会议管理办法 第五节电子管理办法 第六节部门经费管理办法 第七节公司证照管理办法 第八节公务接待管理办法 第三章总务后勤管理第一节文明办公管理办法 第二节办公环境管理办法 第三节公司宿舍管理办法 第四节消防安保管理办法 第五节固定资产管理办法 第六节办公采购管理办法 第四章车辆管理
使用说明 一、容及使用围 本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。 二、容更新 手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相关容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。 总则 一、行政部职能 行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。 （一）沟通职能。充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。（二）管理职能。行政部担负着文件、证照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安全保卫邓工作的管理。 （三）服务职能。提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。 具体职能如下： 1、协助公司领导管理公司行政事务 ?对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。 ?经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。 ?召集及调动公司各部力量，主持对公司发展过程中出现的特殊时间、专项问题进行处理。 ?解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。支持协调会议，仲裁及防止各部门之间的冲突。 ?对公司整体发展和公司部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层任何后负责落实实施。 ?组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿、其他以公司名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理。负责编写公司年度大事记。 2、公章、文档管理 ?负责公司公章、档案资料的管理
（内部资料严禁外传） XX有限公司 行 政 工 作 手 册 二 0一一年八月
目录 第一章总则 第二章行政部组织架构 第三章行政部岗位职责 第一节行政经理岗位职责 第二节行政主管岗位职责 第三节店面主管岗位职责 第四节行政专员岗位职责 第五节行政前台文员岗位职责 第六节驾驶员岗位职责 第七节保洁员岗位职责 第八节保安人员岗位职责 第四章行政办公日常规范管理制度 第一节办公行为规范管理制度 第二节办公环境卫生管理规定 第三节工作牌(服)管理规定 第四节关于实行“出门证”的规定 第五章办公用品的管控 第一节办公设施及办公用品申购与领用 第二节办公设施的使用与管理 第六章会议制度 第一节早会流程制度 第二节视频会 第三节员工大会 第七章公文管理制度 第八章档案管理制度 第九章印章、介绍信管理制度 第一节印章刻制、变更和废止 第二节印章的使用 第三节印章的保管、监印 第十章差旅报销标准及规定 第十一章车贴报销及车场管理制度 第一节车贴报销规定 第二节车场管理制度 第十二章保密制度与竞业限制 第十三章安全管理制度 第十四章员工职务行为准则 第十五章公司行政奖惩暂行管理条例 第一节公司十奖十罚条例 第二节违纪处罚条款 第十六章附则 第一章总则
本手册规定了行政部员工的工作指导理念、日常工作、工作要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。行政部人员须熟悉公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理形成书面材料定期上报。 第二章 行政部组织架构 第三章 行政部岗位职责 第一节 行政经理岗位职责 1、负责公司行政管理规章制度的制定，监督、执行、汇编、修订公司各项管理规章制度，定期 或不定期组织对各部门制度的执行情况进行检查，保证公司管理规章制度的切实可行； 2、负责协助总经理进行各部门月工作计划执行情况的督促与情况反馈； 3、执行公司领导下达的各项行政指令，组织协调部门的工作，负责承上启下，同时协调下属员 工之间的工作关系，促进部门工作效率提高； 4、参加公司高层管理人员召集的各种会议，并对会议决议的执行情况进行核查； 5、负责组织管理公司文件、档案、印章等管理 6、组织各类公司级会议，重点组织好公司每月员工大会； 7、牵头或组织实施各项公司级非营销类活动； 8、负责后勤事务的设置与管理，包括员工食堂、宿舍的日常管理，设备、设施的购置、维护。 9、制定公司办公费用的计划，控制办公费用的使用； 行政经理 行政主管 店面主管 清洁工 保安人员 行政专员 行政前台文员 驾驶人员
行政部工作制度流程集团公司文件内部编码：（TTT-UUTT-MMYB-URTTY-ITTLTY-
为了加强内部管理、明确要求，规范行为，创造良好的工作和氛围，塑造公司良好形象，特发布此制度。 一、日常行政工作 1.接待： 1)接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用； 2)对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述； 3)如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 2.销售状况记录： 1)每天的经营历程 2)会计凭证（收货发货、销售单）。 3)业务员出差的凭证、欠条要及时交接核对。 4)统计业务员的差错记录 5)每天统计发货用时，做销售分析。 6)统计进销存问题，（账账不符要求会计对账，帐实不符要求调查出入库情况）。 7)人员考勤记录（请假、调休）?? 8)每天到货情况? 9)合肥、阜阳调拨完成情况（下午三点） 3.文件收发及档案管理： 公司发文统一由行政部负责，其他任何部门不得以公司的名誉发文。未经总经理签发的文件，不得发文。文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期
进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。 4.会议室管理： 1)各部门使用会议室需提前一天通知行政部登记。 2)部门会议由使用部门自行负责布置会议室，公司会议由行政部负责布置会议室。 3)部门会议结束后由用部门及时整理桌椅并收拾干净，公司会议结束后由行政部负责及 时整理桌椅并收拾干净。 5.车辆使用及管理： 提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。 每月要查违章记录（年审日期、上次保养时间，每一万公里保养一次），出车回来要交回钥匙，记录出车里数、车辆有无碰撞! 二、专项行政工作 1.企业文化建设： 1)包括企业文化、核心价值观、企业精神、企业道德、经营理念； 2)企业VI设计（章程、简介、统一标识）、公司组织结构、公司大事记、员工手册； 3)员工活动组织、节日福利物资组织与发放等。 2.人事招聘： 1)配合各部门做好人员定岗、定编及人才储备等方面工作； 2)制订部门和人员岗位职责，配合公司各部门架构的设置、变更等管理； 3)公司各管理人员的考察、聘任、考核、沟通与解聘管理； 4)员工考勤处理及相关考勤报表的制作，提报绩效专员核算工资；
人事行政部工作规划方案 一、人事管理 1、人事档案 ①人事档案的整理： a检查公司原有人事档案的缺漏 b将人事档案按以下顺序，并编排页码排放：员工考核表、奖惩表、职位调动表、薪金调整申请、薪金调整表、入职申请表、学历证明、个人证件、其他资料 c 将已离职的员工资料调出，归入人才库 ②人事档案的增补及装订 a 上述资料如有缺漏，应催促员工补上，例如学历证明、个人证明（户口簿、未婚证等） b 用纸文件夹按顺序装订，并用胶片标识员工的名字 ③人事档案的归类 a 将公司员工先按部门划分，每个部门的档案放置一个区域 b 将每个部门离的档案按职位高低排列，职位高的放置最前 2、劳动合同 ①现有劳动合同整理 a 区分合同的种类，将三间公司（泰尔、泰施、泰尔分公司）的人员分区放置 b 每间公司的合同分两个区域放，一个是跟员工签订的，员工手上有一份，用作劳动年 审等工商证照办理之用；第二是用作资质申报之用 c 将所有合同整理好，资料输入电脑保存 ②签订新劳动合同 a 员工过试用期后，根据其主管和人事行政部对之作考核后，向总经理申请其薪金和劳 动年限，经三方确认后，与其签订劳动合同 b 劳动合同一式两份，并制作合同申请表，签订后员工和人事行政部在该表上签名确认 ③老员工续签劳动合同 a 老员工于合同期满前一个月，人事行政部应对其进行考核及评估，及对其进行谈话， 了解其意愿 b 人事行政部将考核结果和谈话内容记录在合同申请表中，并由该员工主管的意见，上 报给总经理批示，总经理同意后进行续签 3、社保医保 ①统计每月新增人数和购买金额 a 根据每个月转正的员工人数，统计数量，制作花名册，集中一次于每月25日前到社 保中心办理 b 每年七月调整社保基数，故每年七月应调整购买金额 ②统计每月减少人数及劳动年审 a 根据每个月离职的员工（或身故）人数，统计数量，制作花名册，集中一次于每月25 日前到社保中心办理 b 每年6月办理劳动年审，准备好合同原件、复印件，填写表格并盖公章到社保中心办 理 4、人事制度 ①制度拟写及修订 a 每半年将人事制度修订一次，根据当时公司内所存在的问题及漏洞，以纪律性为主拟
行政管理部与各部门工作流程 一、公章的使用 （1）工作关系 使用公章：各部门因公使用公章，首先需填写《用章审批表》，交主管行政副总审批签字，方可到印章管理处（行政管理部）盖章。 出具证明：因员工个人需要公司出具各类证明，应先到人力资源部开具证明，填写完整《用章审批表》交主管行政副总审批签字后，到印章管理处（行政管理部）盖章。借用公章：各部门因公借用公章外出，需填写《借章审批表》，交主管行政的副总审批签字后，到印章管理处（行政管理部）借用并签字认可。归还公章时签字认可。 （2）工作方式 《用章审批表》、《借章审批表》均通过纸质流转。 （3）责任划分 分管行政副总经理：负责监督印章使用情况； 负责对使用、借用印章的审批。 行政管理部经理：负责公司公章、合同章、与原件一致章、再次复印无效章等的保管及维护； 负责各类公章的正确使用； 负责对使用、借用公章的登记存档。 人力资源部经理：负责审核员工因需要开具证明时提供的材料，并开具使用公章证明。 （4）公章使用流程
二、固定资产申领 （1）工作关系 各部门需申领固定资产的，由部门经理填制《固定资产申请单》，交行政部审核，如库存已有，经主管行政副总审批，各部门经理在《资产领用表》签字并领用。如库存没有，由行政部填写《采购申请》，经主管行政副总审批，交商务购买，各部门经理在《资产领用表》签字并领用。 （2）工作方式 《固定资产申请单》、《资产领用表》均通过纸质流转；《采购申请》通过OA流转。 （3）责任划分 分管行政的副总经理：负责审批《固定资产申请单》； 负责审批电子版《采购申请》； 负责对行政管理部资产管理过程进行监督。 部门经理：根据工作需要，合理安排部门内的资产； 因工作原因需增加办公用品的固定资产时填制《固定资产申请单》； 行政管理部经理：负责资产的调配、购买、仓储； 保证办公过程中各类资产的正常使用， 负责审核《固定资产申请单》并监督执行。 行政助理：负责个人《资产领用表》的管理、存档； 负责自用类的资产《采购申请》的填写、报销； 商务：负责资产的采购； （4）固定资产申领流程
目录 一行政人事部岗位架构图.............................. 二行政人事部各岗位职责及入职要求.................... （一）行政人事经理岗位职责及入职要求 （二）行政文员岗位职责及入职要求 （三）人事文员岗位职责及入职要求 （四）司机 （五） 三行政人事部各项管理制度及规范...................... 班前会制度....................................... 餐饮部考勤制度................................... 餐饮部请假制度................................... 餐饮部员工就餐管理制度........................... 服务人员培训、考核制度........................... 节能管理制度.....................................
一行政人事部岗位架构图 二行政人事部各岗位职责及入职要求 （一）行政人事部经理岗位职责 行政方面职责： 1.协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务。 2.协助参与并起草公司发展规划的拟定，年度经营计划的编制和各阶段工作目标分解。 3.负责汇总公司年度综合性资料，组织起草公司综合性的工作计划、总结、报告、指示等文件。
4.负责组织公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作;对文件中涉及的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理。 5.收集和了解各部门的工作状态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记。 6.负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，根据需要撰写会议纪要，并跟踪、检查、督促会议决议的贯彻实施。 7. 负责员工宿舍、员工食堂工作管理制度拟定、检查、监督、控制和执行。 8. 监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖罚事宜。对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查。 9. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，监督各部门有计划的安排用车，满足公司业务用车的合理要求。 10.负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动，开展年度总结评比和表彰活动。 11.负责公司内、外文件的收发、登记、传递、归档工作。 12. 负责公司办公用品管理；负责并监督实施对员工劳动保护用品定额和计划管理工作。 13. 负责公司档案的管理工作。 14. 加强部门之间的协调，为促进相互的团结做好工作。 15. 负责与相关上级政府部门的联系，获取相关法律、政策信息，争取政策支持。 人事方面职责： 1. 负责公司人力资源工作的策划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度。 2. 负责制定和完善公司岗位编制，协助公司各部门有效的开发和利用人力，满足公司的经营管理需要。 3. 做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符。
行政部职责与工作流程 部门使命 负责公司管理体系建设和优化，行政事务管理及后勤保障工作，提高公司运营效率，是公司的运营和行政管理中心。 部门职责 一、体系建设 1、提出公司组织体系（组织机构、权责划分）建设目标，设计报批后，有效运行； 2)、提出公司制度体系（制度、流程、作业指引、工作表单）建设目标，报批后，组织实施、完善、优化，并有效运行； 3、提出公司营运体系（计划、过程控制、分析改善、绩效考核）建设目标，报批后，组织实施、完善、优化，并有效运行； 二、行政管理 1、负责公司行政管理制度的健全和完善工作；监督和检查行政管理制度执行情况，对违反规章制度的行为进行处罚； 2、负责公司各类文件的拟制、审核、行文、机要流转、文件登记、处理、存档和上呈及下发等工作； 3、负责公司各类会议的筹备和组织工作，形成会议纪要并督办会议决议事项，进行会议的总结工作； 4、负责管理公司公章、对用印审核并进行记录，确保印鉴的安全和有效使用。 三、法律事务 1、 参与决策，为公司的经营、管理决策提供法律上的可行性、合法性分析和法律风险分析。 2、预防纠纷 1）协助集团公司总经理及各下属公司建立、完善各项规章制度，对公司及各下属公司中容易出现漏洞和滋生腐败现象的部门加强管理，逐步建立完善的监督约束机制。 2）参与公司重大经济活动的谈判工作，提出减少或避免法律风险的措施和法律意见。 3）审查、修改、会签经济合同、协议，协助和督促公司对重大经济合同、协议的履行。 3、解决已发生的法律问题 1）处理或委托律师事务所专业律师处理集团公司及各下属公司处理诉讼案件、经济仲裁案件、劳动争议仲裁案件等诉讼和非诉讼法律事务。
行政部工作手册
第一节行政部的组织结构 行政部下设保洁班、职工餐厅、咖啡厅、司机班等机构，主要负责大厦的保洁、员工餐的供应、内部车辆的管理和对咖啡厅的管理等大量的工作，为员工和客人提供方便，并树立大厦形象和声誉。其组织结构图如下： 经理 文员 餐厅主保洁领 厨师打 荷 冷 荤 师 清 洁 员 调 酒 师 服 务 员 经理助理 面 点 师 咖 啡 厅
第二节行政部职责 一、负责大厦内日常清洁工作管理，确保大厦内外环境无杂物、无异味、无卫 生死角。 二、协助监督公共秩序和设备运行情况。 三、负责大厦内的绿化工作。 四、后勤管理，负责大厦员工餐厅的管理。为员工提供丰富、营养的餐饮。 五、负责大厦咖啡厅的管理工作。
第三节行政部经理室 经理室是行政部运转的组织和领导核心，由经理、经理助理和文员组成。 一、经理的岗位职责及素质要求 岗位职责 1．制定行政部的工作计划，主持本部门的各项工作。 2．召开每周部门例会，发出必要工作指令，确保工作区域处于良好状态。3．尽可能地提高本部门收益，制定餐厅、咖啡厅销售预算。 4．不断调整和完善本部门的组织机构及各项规章制度，以适应发展的需要。5．对部门的人事安排、奖励、处罚等提出建议并报上级部门。 6．编制和控制部门的各项预算，审批部门领用的物资，尽可能的降低成本。7．审阅部门的有关报告和报表。 8．加强与大厦其他部门的横向联系。 9．重视员工培训工作，并监督培训实施情况，提高员工业务水平。 10．完成上级布置的其他工作。 素质要求 1．大专以上学历或具有同等文化程度。 2．具有五年以上行政工作经理，其中二年以上管理工作经历。 3．熟知行政部业务知识，掌握每个工作环节和程序。 4．具有大厦管理基础知识和丰富的实际工作经验，善于运用科学的管理手段进行组织、计划和协调行政部工作。 5．熟悉管理心理，善于激励下属，配合相关部门完成工作。 6．能熟练操作电脑。
目录
行政部组织架构 岗位职责及质量责任制 行政部质量目标及考核办法办公行为规范管理制度 员工职务行为准则 资料审阅制度 公司行政奖惩管理条例 印章管理制度 办公用品管理制度 会议管理制度 公司内部沟通原则 工厂门卫放行制度 电话管理制度 计算机及网格管理制度 质量目标管理规定
行政部组织架构图
组织机构及质量责任制 行政部岗位职责 行政经理岗位职责 1、负责公司行政管理规章制度的制定，监督、执行、汇编、修订公司各项管理规章制度，定期 或不定期组织对各部门的制度执行情况进行检查，保证公司管理规章制度的切实可行。 2、负责协助总经理进行各部门月工作计划执行情况的督促与情况反馈。 3、负责公司各部门工作的协调、衔接及信息沟通工作。 4、参加公司高层管理人员召集的各种会议，并对会议决议的执行情况进行核查。 5、组织实施各项公司级非营销类活动。 6、负责后勤事务的设置与管理，包括员工食堂、宿舍的日常管理，设备、设施的购置、维护。 7、制定公司办公费用的计划，控制办公费用的使用。 8、负责公司公共关系的维系和促进，接待公司重要来宾。并协助公司其他职能部门开发与维护 政府及其他相关单位的协调联系工作。 9、公司安全保障工作，进行安全及事故隐患问题的督导。 10、负责公司的法务工作，协助法律顾问处理诉讼纠纷。 11、负责公司日常福利、节日福利的发放。 12、完成公司领导交办的其他工作。 任职资格 1、工作经验：五年以上管理类工作经验； 2、专业背景要求：曾从事行政管理工作3年以上； 3、学历要求：本科以上（管理类专业更佳）； 4、年龄要求：30岁以上； 5、个人素质：沟通能力及协调能力强、责任心 行政专员岗位职责 1、负责管理、使用公司各种证照、印鉴等重要资料。 2、完成公司营业执照、机构代码、卫生许可证等的年检工作。 3、负责收集各部门须传递给总经理的报告、信息，及时传达总经理的指示。 4、收发并管理公司各种文档（合同、图书、报刊等），严守公司机密，保证资料的完整 性、保密性。 5、负责公司办公用固定资产及低耗品的登记、管理，每月26日对固定资产进行盘点，提交固定
行政部工作流程 第一、行政部人员主要职责：办公用品管理：名片的制作；火车票、机票的预订：印刷品的领用等其他相关的LI常行政事务；协调本部门与人事、行政、技术等相关部门的沟通，为公司全体员丄提供支持，与公司一起进步，实现共赢共进。 第二、办公用品管理 a.新员工报到当天，即可领取办公用品一?套； b.行政部将设立专人，对各个部门的办公用品领用做出统计，每人毎月不得超过30 元预 算。如有额外支出，或单件采购商品超过150元，其本人需到行政部领取《购物申请单》，按单据要求填写并由本部门经理签字后，由行政部请示公司领导批准后，购买所需办公用品。 c.与釆购部门保持紧密的合作关系，监督其服务质量及商品品质，合理控制成本，为员 工提供质优价廉的办公用品。 d.行政部人员月度结算统一结帐后，统计各部门采购费用，按领用情况计入各部门行政 费用，将无法计入的费用分摊到各部门。 第三、名片的印刷 a.新员工报到当天，在行政部领取《名片印刷申请单》，将此単填写完毕交于本部门经 理审批，再将表格交于行政部为该员工制作名片。 b?员工应在名片将要用完时提出印制名片申请,在行政部领取《名片印刷申请单》，将此单.填写完毕交于本部门经理审批，再将表格交于行政部为该员工制作名片。 c.行政部将核对名片印刷厂商提供员工名片小样的各项内容，确保无误后，通知采购部 门印刷名片，在名片印刷完成后，将名片送达屮请人。 d.行政人员统计于月底统计各部门订购数量，将费用划入各部门的行政费用中。第四、电话使用说明 公司新员工入司时，公司技术部将为其调试电话设备，保证员丄的正常联络需求。 a.公司总机： 公司传真：
行政部工作流程 行政事业部事务工作流程 一、办公用品领用 1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。 2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。 3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。 4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。 二、印签管理 1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。 2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。
3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。 4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。 5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。 三、复印 1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。 2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。 3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。 4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。 5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。 四、传真收发 1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。 2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。
行政部工作手册 担保有限公司行政部 二○一四年一月
目录 第一章、企业行政概述 一、行政管理的概念和意义 (3) 二、行政管理内容 (3) 第二章、行政部部门职责与权力 一、部门职责 (5) 二、部门权利 (5) 第三章、行政部组织架构 一、行政部门经理 (6) 二、行政主管 (6) 三、行政内勤 (8) 四、行政外勤 (8) 五、行政前台 (9)
第一章、企业行政管理概述 一、企业行政管理的概念和意义 企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。 二、行政管理的内容 1、会议、活动组织： 负责公司活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。 2、物品管理： 负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。 3、环境卫生： 负责公司环境卫生的监督管理工作。 4、安全保卫： 负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日各部门员工的值班。 5、员工就餐： 负责现场食堂的监督管理工作。 6、证照年检： 负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。 7、事务工作： 负责交纳电费、电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应。 8、完成领导临时交办的任务
行政人事部工作手册
目录 一、组织结构图-----------------------------------------------------4 二、岗位责任制 1.行政人事部经理岗位职责-------------------------------------------4-5 2.人事行政专员岗位职责---------------------------------------------5-6 3.员工餐厨师岗位职责-----------------------------------------------6-7 4.员工餐帮厨岗位职责 ------------------------------------------------ 7 三、政策、标准、程序 1.员工仪容仪表及行为准则--------------------------------------------8-11 2.招聘程序------------------------------------------------------------11 3.员工入职程序--------------------------------------------------------12 4.培训管理制度--------------------------------------------------------12 5.入职培训------------------------------------------------------------13 6.员工档案------------------------------------------------------------14 7.员工健康证----------------------------------------------------------15 8.员工餐厅用餐标准----------------------------------------------------15 9.员工餐厅就餐规定----------------------------------------------------16 10.员工餐次统计--------------------------------------------------------17 11.员工宿舍管理规定----------------------------------------------------18 12.员工更衣室管理标准--------------------------------------------------18 13.更衣室、浴室管理规定------------------------------------------------19 14.钥匙管理------------------------------------------------------------19 15.员工行走路线--------------------------------------------------------20 16.员工公告栏----------------------------------------------------------20 17.员工辞职程序--------------------------------------------------------21 18.员工转正程序--------------------------------------------------------22 19.员工调职程序--------------------------------------------------------22
行政工作流程梳理集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]
行政工作流程梳理 1、办公用品管理 每月不定期办公用品采购 员工不定时的办公用品申请、发放 办公用品正常损坏维修 2、固定资产管理 固定资产增加的流程申请管理 固定资产维护、维修、保养、管理 办公设施的申请、维护、管理 办公区域改造、维护 3、车辆管理 公司车辆保险、出险、理赔等 公司车辆保养 定期车辆停车费 公司车辆加油卡管理，定时续费、分配 4、物业管理（房租、电、水、设备维修、办公环境维护） 硅谷、世纪科贸、中科科仪大库的租金、物业费、合同、手电费等 霄云里锦秋物业协调、办公区装修、电路改造、水路维修等 定期缴纳各类电费、水费等费用的流程 办公环境、办公区保洁的管理与处理 5、外联事项管理（电话费、手机费、网费等） 联系管理、分配IP密码和密码变更，每月统计费用明细、缴费 每月固定电话费统计、缴纳与开票；CDMA费用统计填入工资软件 网站域名、ICP备案申报、网络空间管理 6、公司福利 节假日公司福利 客户礼品 内部培训提升 公司组织的员工考试工作 7、考勤管理（王菲菲） 新入职员工的OA、mail、考勤、胸卡等建立，离职员工账号禁用等，员工邮箱维护 每天远程桌面将考勤数据下载到软件上并OA同步 每月初连接HP服务器、统计考勤并填入工资软件 每周统计出勤情况并公布 8、其它临时事件 前台兼行政助理岗位职责 1、前台事务管理 电话接待、传真收发、资料打印、前台区域保洁、票据报销、 接待来访客人，对非公司人员进入，主动询问，了解来访目的及机构，姓名，进行记录
负责总机电话的接听和转接，在受理电话时，认真听取对方需求，必要时应做好详细记录 负责签收和发放快递、信件、报纸，仔细核对，发现问题及时解决、补缺协助各部门进行资料打印和传真的收发；相关设备及时添加打印纸 协调会议室的预约和安排 负责定期更新员工通讯录 负责公司相关费用的整理和均摊 负责公司名片的统计和印制 负责监督公司公共设施的维护与安排维修 保持前台的清洁卫生，维护办公区域卫生环境、监督卫生保洁的清洁情况负责监督公司资质陈列情况，及时更新 负责公司各类表格管理 2、办公用品管理 每月不定期办公用品采购 员工不定时的办公用品申请、发放 办公用品正常损坏维修 3、固定资产管理 固定资产增加的流程申请管理 固定资产维护、维修、保养、管理 办公设施的申请、维护、管理 4、车辆管理 公司车辆保险、出险、理赔等 公司车辆保养 定期车辆停车费 公司车辆加油卡管理，定时续费、分配 5、其他临时性工作
行政部工作手册 河北晟德担保有限公司行政部 二○一四年一月
目录 第一章、企业行政概述 一、行政管理的概念和意义 (3) 二、行政管理内容 (3) 第二章、行政部部门职责与权力 一、部门职责 (5) 二、部门权利 (5) 第三章、行政部组织架构 一、行政部门经理 (6) 二、行政主管 (6) 三、行政内勤 (8) 四、行政外勤 (8) 五、行政前台 (9)
第一章、企业行政管理概述 一、企业行政管理的概念和意义 企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。 二、行政管理的内容 1、会议、活动组织： 负责公司活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。 2、物品管理： 负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。 3、环境卫生： 负责公司环境卫生的监督管理工作。 4、安全保卫： 负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日各部门员工的值班。 5、员工就餐： 负责现场食堂的监督管理工作。 6、证照年检： 负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。 7、事务工作： 负责交纳电费、电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应。 8、完成领导临时交办的任务
公司行政部门日常事务工作流程 公司行政部门日常事务工作流程 公司行政部门日常事务工作流程 一、办公用品领用 1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。 2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。 3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。 4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。 二、印签管理 1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。 2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。 3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。
4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。 5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。 三、复印 1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。 2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。 3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。 4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。 5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。四、传真收发 1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。 2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。 五、信件收发 1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括： 文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。 2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
行政部工作流程 行政事业部事务工作流程一、办公用品领用1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。二、印签管理1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。 三、复印1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复
印。2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。四、传真收发1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。五、信件收发1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。六、名片管理1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。2、印制名片申请者填写名片印刷申
行政人事部工作手册 目录 第一章行政部职责描述................................................................................错误!未定义书签。（一）行政部工作职责一览表 (5) 第二章行政部组织管理6 （一）行政部组织结构与责权表错误!未定义书签。 （二）行政办公工作一览表错误!未定义书签。 （三）行政办公职位规范表错误!未定义书签。 第三章办公事务管理7 （一）行政费用计划表错误!未定义书签。 （二）行政费用申请单错误!未定义书签。 （三）通讯费用报销单错误!未定义书签。 （四）外勤费用报销单错误!未定义书签。 （五）车辆费用报销单错误!未定义书签。 （六）招待费用报销单错误!未定义书签。 （七）公务联系单错误!未定义书签。 （八）参观许可证错误!未定义书签。 （九）接待用餐申请表错误!未定义书签。 （十）公关工作计划表错误!未定义书签。 （十一）会议记录表错误!未定义书签。 （十二）年度会议计划表错误!未定义书签。 （十三）会议审核项目表错误!未定义书签。 （十四）决议事项确认表错误!未定义书签。 （十五）决议事项实施表错误!未定义书签。 （十六）会议室使用申请表错误!未定义书签。 （十七）印章使用登记表错误!未定义书签。 （十八）印章使用审批表错误!未定义书签。 （十九）印章使用申请单错误!未定义书签。 （二十）印章管理登记表错误!未定义书签。 （二十一）印章使用范围表错误!未定义书签。 第四章文件档案管理错误!未定义书签。 （四）收文登记表错误!未定义书签。 （五）公文传递单错误!未定义书签。 （六）公文会签单错误!未定义书签。 （七）档案索引表错误!未定义书签。 （八）档案明细表错误!未定义书签。 （九）档案调阅单错误!未定义书签。 （十）信件接收登记表错误!未定义书签。 （十一）外发信件登记表错误!未定义书签。 （十三）借阅登记表错误!未定义书签。 （十四）丢失报告单错误!未定义书签。 （十五）声像材料送审表错误!未定义书签。