采购管理规定
1．目的
1.1对生产、质保、办公所需要的资材，和对环境、安全有影响的劳务服务的资材,进行购买时确保品质良好，并确保自行生产产品的品质、品质系统的顺利进行。
1.2 有计划的进行采购，并进行货价比较，避免库存过剩和不必要的资金浪费。
2.适用范围
2.1对生产所需的原辅材料、包装材料、工程消耗品/一般消耗品、器材（含设备）、商品等所有的资材。
2.2对品质及环境有影响的劳务服务的购买业务程序适用于本规定。
3.用语定义
3.1 资材
对产品生产或品质有影响的原辅材料、工程消耗品/一般消耗品、包装材料、器材等，是指对生产活动所需的购买品的总称。
3.1.1 原辅材料
所谓的原辅材料，为了生产产品而投入的主原料及辅助原料。
3.1.2工程消耗品/一般消耗品
所谓的工程消耗品/一般消耗品，在产品生产活动中以支援为目的而使用的消耗性资材（含办公用品）。
3.1.3 包装材料
所谓的包装材料，在产品包装上使用的材料及最终销售前包装的所有
资材。
3.1.4器材(含设备)
所谓的器材，产品的生产活动或者为支持产品的生产活动而使用的资产性资材或者保修资材。
3.2 商品
所谓的商品，以销售为目的，从供应商采购且没有通过加工而由销售部直接销售的物品。
3.3 内资
在国内生产的资材及国外生产资材中，从国内供应商以人民币结算购买的资材。
3.4物质安全数据表（MSDS(Material Safety Data Sheet)）
所谓的MSDS,是对劳动者有害的化学物质的有害基准，在MSDS中包含的是化学名称、CAS(Chemical Abstracts Service,化学文摘
社)登录编号、有害的物理/化学特性及急慢性健康资料。
4.责任与权限
4.1 采购部
4.1.1 对资材执行的购买业务和对事后交货期进行管理。
4.1.2 主要管理供应商的选定及管理业务，建立《合格供方名单》。
4.1.3关于原辅材料及包装材料，从客户端收到的交货品的品质、规格及MSDS后，向使用部门或质检部通知查收。
4.1.4牵头组织对供应商进行评审并记入《供方评审记录》，评审内容包括：
A类资材供方的评价：
-供方的产品生产历史和企业资质信誉、生产能力、交货能力；
-通过对供方提供的资材样品进行检验和试验进行评价；
-通过本公司使用该资材的实绩和其它公司的使用效果进行对比评价；
-必要的安全、环境绩效确认。
对B/C类资材评价：通过本公司对该资材的使用实绩和它公司使用的效果进行对比评价。
（购买月报/市况报告集中编制后报告总经理）
4.1.5对废金属品、废油类进行变卖；
4.1.6对外资执行的购买业务和对事后交货期进行管理。
-对外资供应商的选定及管理业务，建立《供方名单》。
-统合采购及价格决定
-对主原材料，从客户端收到交货的品质、规格及MSDS后，向使用部门或质检部通知查收。
（购买月报/市况报告集中编制后报告总经理）
-进口通关、进口制作、加工贸易的手册管理及收集
-统合物流、采购及价格决定
-遵循4.1.1项A类资材评价
4.2仓库
4.2.1对产品的入库、产品库存、产品出库的物流进行管理。
4.2.2仓库对入库的资材，用卡片做好标识，标明名称、规格、型号、数量等内容，做到“帐、卡、物”一致。
4.2.3每月底对库存资材进行盘存，财务部随机抽查帐卡与库存在数
量上的一致性。
4.3设备部
-对内、外资器材（含设备）进行审批、调研和购买。
-实施后，编制部分购买报告/市况报告，向总经理报告。
-器材到公司后，组织使用部门一起验收。
4.4申请使用部门（含综合管理部及车间）
4.4.1 购买申请计划的编制及原辅材料使用计划，每月向采购部门申报，其它资材按公司的要求申报。公司需要的一般材料、办公用品、家具家电、环保、安全用材由管理部给采购部申报计划，管理与发放由管理部。
4.4.2 对包装材料等有规格要求的品目，必要的品质、规格要求以最新版资料或信息，提供给采购部门。
4.4.3配合质检部进行资材的品质检验。
4.5生产部
4.5.1 编制及确认原辅材料的品质规格及检查基准，并维持管理最新版，必要时向采购
部提供。
4.5.2 关于是否使用新的原辅材料的事项，与生产部门协商及检索和讨论，并向采购部通报结果。
4.5.3 对公司‘特性/性能检查品目清单’进行维持管理。
4.5.4根据资材品质和对产品质量、环境、安全的影响程度，分为A、
B、C类，详见《原材料重要度分类表》。
4.6研发部
4.6.1对采购回的原辅资材，按要求检验，或会同使用部门一起检验，并把结果报告相关部门责任人（使用部门、采购部门）。
4.6.2责令检验人员，对经检验合格的资材，填写《原材料检验单》/《进货验证记录》。
4.6.3经检验合格的资材，由化验中心检验人员在《入库单》上签署意见，分送采购部门和仓库；
5.采购业务流程
5.1 把握购买的必要性
5.2 新的资材开发及登记
5.2.1 交货资材的确认
（1）交货资材承认的申请
如有必要开发新的原辅材料，各部门主管根据新的交货资材确认进货步骤，在确定供应商之前，先接收样品及样品检查报告书，并向指定品目的特性/性能检查部门给予技术支持，确认品质后，方可开发新的供应商。
（2）确定交货资材
根据新交货资材确定的步骤，得到特性/性能检查部门的技术认可。（3）确认供应商登记
由购买部门决定资材可采购后，通报给相关部门，并登记供应商入目录。
5.2.2 购买规格
（1）原辅材料
仅限于‘特性/性能检查品目清单’上的原辅材料自行检查品目，制
作品质规格及检查标准，包含以下内容。
1）产品规格(外观、物性、规格等)
2）包装及识别要求事项
3）资材及工程承认步骤
4）出口国家/国内的安全、环境、保健等法规上的要求事项
5）检查/试验方法等
（2）包装材料
仅限于‘特性/性能检查品目清单’指定的自行检查品目，由相关特性/性能检查部门编制及管理品质、规格与检查标准。
5.2.3 资材编码
对于购买规格已决定的资材，由购买部门编制产品编码。
5.3 请购审批规定
5.3.1需求部门请购
（1）原辅料及所需配件由需求部门根据采购计划，依据库存情况每月30号前向仓库递交采购计划单。
（2）使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述（物资名称、规格型号、生产厂家），解释其目的和用途。
（3）经仓库整理请购单后交采购人员进行采购。
5.3.2仓储部门请购
（1）仓库在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。
（2）采购部应将处理过的请购单归档备案。
5.3.3临时性商品的请购
（1）临时性商品的采购申请由使用部门主管直接提出。
（2）必须在采购完成后补交采购申请单。
5.4 请购单规定
5.4.1 请购单的开列
（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。
（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
（3）各部门在生产、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。
5.4.2需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。
5.4.3紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因。
5.4.4材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。
5.4.5物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。
5.5购买申请计划的接受与审查
购买部门从使用部门收到购买申请计划之后审查以下事项。
(1)是否符合数量、品质规格
1）品质规格有附加说明时，确认是否是最新版
2）是否符合交货期
3）有推荐供应商的情况，检讨其理由及重要度
4）是否必须指定使用的原辅材料
5）是否有对环境、安全有害物质
5.6 购买申请计划的取消
5.6.1购买部门
如下事项发生时，购买部门要得到使用部门的认可，并向使用部门通知购买申请计划取消。
（1）该购买申请的产品已被停产，无法采购其产品及代替品的情况。（2）贸易法规上规定禁止进口的情况。
（3）明确表明该购买资材不必要的情况。
5.6.2使用部门
发生以下事项时，使用部门需要得到部门主管的承认并取消购买申请计划。
（1）由规格、配置或者设计变更等因素，该资材不必要再采购的情况。
（2）有购买部门的购买取消通知时。
（3）购买申请上有问题的情况。
5.7购买申请计划的决裁
5.7.1机械设备、包装材料的购买需要得到总经理或董事长的决裁。
5.7.2原辅材料、工程消耗品/一般消耗品购买需要得到总经理的决裁。
5.8 报价
5.8.1 向供应商邀请报价
（1）购买部门收到购买申请计划并审查内容之后，向供应该资材的供应商提出报价。
（2）提出报价的原则
购买部门向供应商提出报价时，原则上接收两家以上供应商的报价，但遇下列情况可以单独报价。
1）要购买的资材供应商只有一家的情况。
2）从根据产品工程上要求的规格，已指定认可的供应商。
3）对确保资材的数量、品质、交货期紧急的情况。
4）申请部门与供应商关于规格已进行确定并指定供应商的情况。5）销售政策、金融政策、随着市况变动的分散风险等购买政策上需要的情况。
6）技术研究、样品、新设备的设置、现有设备的配件替换等供应商拥有的技术需要大幅度利用的情况。
7）经常需要购买的产品或者与本公司有长期的购买实绩的供应商，认定价格妥当的情况。
（3）报价要求的省略
如下情况，购买部门可以省略报价。
1）与供应商签订有长期合作合同的情况。
2）从根据产品工程上的规格指定或要求的供应商的情况。
3）根据政府的告示价格或者团体协商价格购买的情况。
4）有董事长或总经理承认的情况。
5.8.2 报价接受与确认
购买部门综合从供应商接受的报价单并确认以下事项之后，从对本公
司有利的方面判断可以进行更改时与供应商协商。
- 报价产品的品质与规格
- 与以前的购买实绩进行比较
- 与其它公司的实绩价格进行比较
- 与购买预算金额进行比较
- 运费等其它费用
- 交货期及交货方法
- 其它必要事项
5.8.3 报价条件的变更
购买部门与已提供过报价单的供应商对购买条件进行协商后，如发生变更事项，要求供应商再次报价。
5.9 购买申请
5.9.1 外资采购计划
外资采购时，使用部门需要根据工程需要编制购买计划，并经过相关领导签字确认。
5.9.2 购买报告的制作
购买部门接到购买计划后，向供应商要求报价，得到报价单并审查之后，要编制购买报告并报总经理决裁。
5.9.3 购买报告的决裁
- 原材料、机械设备、对于反复购买品的单价报告，5万元以上的部件需要得到总经理或董事长的决裁。
- 副材料、燃料、工程消耗品/一般消耗品、包装材料需要得到总经理的决裁。
- 2千元以内的工程消耗品/一般消耗品及工器具备品需要得到副总经理的决裁。
5.9.4 供应商登录
采购部门把新的供应商在供应商目录里登记并编制对应的产品编码。
5.10 合同书
5.10.1 合同的制作
（1）购买部门得到购买报告的审批之后打印出“合同书”通报给供应商。
（2）在“合同书”上标明品名、价格、规格、数量、单位、交货期、交货地点、订单编码及最新版设计图编号，必要时也可以标明购买资材的检查成绩单、其它订单事项及现场检验、产品出库方法等内容。（3）对“合同书”发出之前关于品质规格已给供应商通报的，合同书内容中该产品的详细规格可以省略。
（3）安全/环境/卫生关联事项的检查
关于新资材或者变更资材进行购买时，从供应商接收的在涉及保管、使用等过程中是否发生爆炸、泄露等安全事故及环境污染事故、发生时处置事项等内容标明的MSDS之后，发布到综合管理部及使用部门，由相关部门对使用中可能发生的问题进行评价及审查。
5.10.2 合同书的发送
（1）购买部门得到确认之后，向供应商发送“合同书”。
（2）在“合同书”内容有变更事项时，通过同样的步骤收取后，要求供应商收取人把变更前的合同书报废处理。
5.10.3 购买合同
（1）根据购买部门的购买计划从供应商长期购买或者从同一供应商持续地购买一定量时，在签订长期合同的情况下不需要另外合同书，凭已签订的购买合同或者购买计划书进行操作。
（2）外资采购时，可以凭L/C(信用证)复印件、购买合同书或者回签的实盘来替代合同。
（3）内资采购时，签订合同或者在供应商不反对的情况下以“订单书”来替代合同书。
5.11 紧急购买
5.11.1 采购部门判断以正常的购买步骤不可能及时入库的情况下，及时向总经理报告，经总经理同意后方可进行紧急购买。
5.11.2 紧急购买后，把购买相关资料根据购买业务步骤进行补充处理。
5.12 资材入库
5.12.1 交货期管理
（1）购买部门负责按“合同书”上标明的资材交货期进行入库管理。根据资材的特性，购买部门对很难确定交货期的资材，应与使用部门协同管理交货期。
（2）交货期管理以“交货期管理台帐”来进行管理。
（3）交货期督促通过文件、口头及访问的渠道进行，必要时向供应商要求交货期的进
度。
（4）购买部门对于交货期执行实绩进行控制，发生问题时要求及时更改处理。
（5）对于必需原辅材料，提前向供应商通报需求量，确保不会发生交货期延迟并及时进行入库处理。
5.12.2 交货期变更
（1）使用部门的提出变更
由于使用部门的原因使交货期发生变更，购买部门从使用部门收到交货期变更通知时，应及时通报给供应商并与供应商协商，采取适当措施。
（2）供应商提出变更
由于供应商的原因交货期发生变更，购买部门从供应商收到交货期变更通知时，及时向使用部门通报并与之协商采取适当措施。
5.12.3 通关
各个主管部门根据通关步骤进行实施。
5.13 入库检查
5.13.1 购买品的验证
购买品的验证根据5.10.1验收步骤而进行。
5.13.2不符合资材的处理
（1）购买部门一旦接受使用部门不合格品的通知或报告时，就与使用部门或者质检部协商并采取退货、特殊采用、减价等措施。（2）虽然入库检查时合格，但在生产或者使用中由于资材的原因，而发生不合格的半成品、成品，或者产品出库后发生不合格时，购买部门向供应商提出索赔。
（3）购买部门对提供不合格资材的供应商，要求采取措施及防止再发生事件，并在对供应商进行评价时反映其事项。
5.14 资材管理
5.14.1 验收步骤
（1）到达通知
- 内资、外资：由采购部通知申请购买的部门和质检部验收，合格后通知仓库入库。
- 器材（含设备）：由设备动力部组织使用部门一起验收，合格后办理入库手续。
（2）确认入库数量
- 内资：采购部与申请部门同时确认入库数量，两者并在送货单上签字后交仓库和财务部，仓库建立台帐。
- 外资：由申请部门和仓库一起确认签字后后，把清点数量以文字的形式送交仓库和财务部，仓库建立台帐。
（3）品质验收
- 质检部门在进行资材的品质验收后把其结果通知给购买部门。（4）需要现场检验的品目，要和“合同书”上标明的一样进行现场检验。
5.14.2 入库步骤
根据验收步骤，已确认检验合格的购买物品，进行入库上账管理。
5.15 货款支付
5.15.1 内资
根据公司货款支付规定，购买部门开具付款手续，经相关领导审批后送交财务部，财务部在定期内支付处理。但在合同条件与本公司的规定不符时，必须经总经理决裁后依据合同要求支付。
5.15.2 外资
采购部按照对外贸易的结算方式向财务部提出支付，财务部向总经理请示后实施。
5.16 购买实绩综合分析及处理
5.1
6.1 各购买部门对购买实绩进行周期性分析并把结果报告总经理。
5.1
6.2 发生预算外运费时，找出事因后确定支付费用的主体。由购买部门对超支运费进行统计，并分析原因后采取必要的预防和纠正措施。