内部文件传阅单
公司公文传阅管理办法 版本1 一、为规范内部公文传递程序，提高公文办理效率，特制定本办法。 二、公司各单位报送公司领导阅批的请示、报告类文件应送交综合管理部，由综合管理部根据公司领导的分工和实际需要，送有关领导阅批。 二、一般情况下，报告类公文可以同时送每位公司领导阅知；请示类公文应先送分管公司领导，根据分管公司领导的批示，再传送其他公司领导。 三、送公司领导阅批的公文，综合管理部要在内部公文阅办单上注明"请阅知"、"请批示"等类别。 四、公司领导阅批公文时，对于阅知类公文，如无其他意见，阅知即可，如有什么意见，批示后退回综合管理部；对于有具体请示事项的公文，要明确批示意见，表示是否同意，然后退回综合管理中。 五、综合管理部要将公司领导批示意见及时告知有关部门，并将落实情况反馈给分管公司领导。
版本2 一、公文传阅要认真贯彻执行《保密法》和《关公文处理条例》，确保传阅公文及时准确、安全保密、优质高效。 二、由于局领导职数较多，阅批文件要迅速不得积压。收到上级下发的文件后，由文书及时、认真登记。传阅要依照公文阅读范围和部门负责人的批办意见纵向传阅，不能横向传阅。传阅前要履行传阅登记手续。传阅方式：做到勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事。 三、特件、急件在保证当日传阅的同时，按照局领导的分工，采取分别传阅方式，切实保证文件传阅的时效性；密级公文当日阅完收回；一般公文周内传完；绝密级公文，要严格按照公文印发传达范围传阅，不准擅自扩大传阅范围。 四、公文传阅要严格交接手续，收回时要逐一清点，核清件数并检查是否完好无损。 五、对领导批示的公文，文书人员要及时催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报。 六、阅文人员应在办公室（或阅览室）阅读公文。不准从公文夹内擅自抽取公文；不准将公文随意带往宿舍、公共场所或其它不利于公文保密的地方；也不准将公文内容随意泄漏给他人。
传阅文件登记表
文件传阅单
高兴初中办公室制长春大学公文办理规程 一、公文办理范围 1 ．各级领导部门下发的文件。
2 ．学校上报、下发的文件。 二、收文办理程序 1 ．文件检查、分类、编号、登记、填写《文件传阅单》。 2 ．学校办公室主任签批拟办意见。 3 ．送有关校领导阅示（对时限性强的文件，先送主管校领导阅示，并按校领导批示意见通知承办部门急事急办）。 4 ．按校领导批示意见送有关部门阅办并督办（借阅文件，须填写《借阅、领取登记表》）。 5 ．文件办理完毕后收回，年终分类、归档、处理。 ⑴省军级文件年终填写《密级文件核对表》，交回上级有关部门； ⑵密码电报年终填写《密级文件核对表》，并将核对表报上级有关部门，文件自行销毁； ⑶凡不能归档立卷的文件、资料，按有关规定销毁。 三、发文办理程序 1 ．凡以学校名义上报、下发的文件，原稿首页须使用“长春大学发文稿纸”，由学校办公室审核、编号、登记、打印、用印、
留存（文件留存包括发文原稿和两份用印文件）。 2 ．各部门承办的文件，承办部门自行编号、登记、用印、留存， 学校办公室审核、留存备查。 附：上级文件传阅流程 海小学关于收文（通知）流程的试行规定 1、办公室收到或网上下载文件后在收文登记簿上登记文件的基本信息包括收文日期、来文机关、来文编号、来文名称等等。收文簿须保持清洁、保存完整以备归档之用。 2、办公室收到来文后在加盖学校收文章，注明收文日期及收文编号，再贴上文件传阅单转送至校长批阅。 3、根据学校长批阅意见及文件内容的缓急，及时将文件送达相关人员手中，并做好记载，以便备查。 4、文件送达后相关部门应及时批阅并迅速办理相关事宜。传阅过程应保持文件完整无缺。批阅处理后应在单上签署意见或注明“已阅”“已处理”字样以表明处理结果。 5、文件传阅处理完毕应及时交回办公室，办公室应完整无误地按收文编号归档或交相关领导保存备查。 办公室
某某有限公司签呈呈报部门：年月日呈报：抄报：份数抄送：页/份主旨：事由： 呈报人：日期：年月日上一级领导批示：上三级领导批示：年月日年月日上二级领导批示：会签： 年月日年月日 1 某某有限公司发文单密级：签发人：规范审核核稿人：经济审核核稿人：法律审核核稿人：主办单位：拟稿人 审稿人会签：共打印份，其中文份；附件份缓急：标题： 发文字 [ ]第号年月日附件：主送：抄报：抄送： 抄发：打字：校对：缮印：监印：主题词： 2 某某有限公司会议纪要会议地点：会议时间：年月日时分起 次年月日时分止出席人员：缺席人员及事由：列席人员：主持人：记录人：议题：序号决议责任人完成时间 主持人意见：签字： 年月日抄报：抄送： 3 某某有限公司用印申请单 编号：年月日申请部门申请人用印事由拟用印鉴公章□ 合同章□ 部门经理办公室主任批准人行政总监总经理注：本单由办公室管理。 4 某某有限公司发文登记处理簿序号发文日期发文部门发文字号文件标题收文部门及签收记录归档情况 5 某某有限公司对外邮件发文登记薄序号发送日期邮件、文件名称申请邮发部门申请人发往单位经办人备注 6
某某有限公司用印登记表序号日期用印部门申请人事由用何印批准人用印人备注 7 某某有限公司督办单（存根）编号：年月日承命人姓名承命人所属部门督办主题回复时间承命人签字 ----------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------- 某某有限公司督办单 编号：年月日承命人姓名承命人所属部门督办内容： 回复时间督办人签字 8 某某有限公司授权书授权时限：自年月日起至年月日止授予职责及权限：授权人被授权人 9 函件、报刊签收薄日期函件报刊（份数）警卫签收行政秘书签收接收部门签收 注：本薄一式两份，警卫签收后，连同本薄送行政秘书签收后，警卫班留存一份，行政秘书将函件报刊发送由接收部门指定人员签收后，办公室留存。10 某某有限公司文件传阅单来文单位：来文日期：来文字号：标题：事由：附件：拟办：签字：日期：批示：签字：日期：处理结果： 签字：日期：说明：承办单位自收文之日起（不含）三天之内将此单处理结果填毕送达办公室。 11 某某有限公司报刊订阅登记表年月日报刊名称订阅部门（人）份数金额 合计批准人：经办人： 12 某某有限公司档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注有关公司章程类的档案永久由董事会秘书保管股东会的档案永久由董事会秘书
文件传阅管理制度 吉林国贸商业流通集团 文件收发、传阅、立卷 归档管理制度 一、发文:因工作需要应由单位名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等)，先由有关部(室)、中心、公司提出要求，对于需要协调和解决的事项，事先进行协调，取得一致意见。然后有关部(室)、中心、公司拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目)，送集团办公室(董事长秘书处)审核认可，并在核稿上签字后，报董事长签发。再由办公室(秘书处)登记编定发文号，打印的稿件经有关部(室)、中心、公司校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。 二、收文:收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交董事长秘书处，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关部(室)、中心、公司阅读或对应办的事项作出批示。 三、传阅:根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发人员依次送有关部(室)、中心、公司和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达，当天阅毕，签名交回，以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼。需要复印的文件须经部(室)领导同意，由办公室(行政)具体操作。 四、承办:需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关 部(室)、中心、公司或有关人员，按照要求及时办理，超过时 限的，由办公室催促办理。办理结束后，将办理结果书面交办公 室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请董事长审定后
行文。由董事长(秘书处)转给需提出拟办意见的文件，办公室 应及时报送董事长，签署意见后，直接送交转给相关部门。五、立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残 缺的文件，及时追查、弥补。次年五月底前分门别类，附上目录， 立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。 六、归档:按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐， 便于查找，同时落实防潮、防火、防蛀、防鼠等措施，保证档案 安全。调阅档案须经董事长(秘书处)同意，并由工作人员具体 操作，档案一般不外借。 七、保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。 行政机要文件材料传阅处理规定(保密制度) 总则: 为了加强机要文件传阅处理环节管理，提高传递效率，确保其安全运转，特制定本规定。 第一条:文件传阅组织: 为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明，合理调整阅文次序，加快文件传阅的速度，提高工作效率，必须加强文件传阅工作的组织管理。具体工作由办公室指定专人负责。 第二条:文件传阅原则: 严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后，视文件内容、工作需要和领导批示，再送有关人员传阅。 第三条:文件传阅方法: 文件传阅采用轮辐式方法，办公室专人负责传阅，每位领导阅文后退交负责人登记，由负责人再送第二位领导传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕。领
文件传阅单 公文传阅笺的意见，一般由该机关的公室主任填写。作为公室主任，填写时要把握这样几个要点：一是综合性的上级文件，需要主要领导知晓，并要向各分管领导落实的，应填写为“请某某局长阅示”；是会议通知需要主要领导参加的，可直接填写“请送某某局长”；二是业务性文件，需要业务科室操作的，可直接填写由某某分管领导阅示；业务性的工作会议通知，在通知内容中已明确参加人身份的，可直接填写为“请送某某分管领导”；三是有关党务工作文件的，可直接填写“请送某某书记阅示”等。一句话，公文传阅笺的填写者，必须要熟悉单位情况和各分管领导的工作职责。 文书人员将文件立卷归档时,文件传阅单(文件处理单)应如何处理呢?在日常工作中,我观察到有的同志在立卷时将文件传阅单划为不归档范围,当作废纸一样丢弃l有的则随文件(附在该份文件前)一起入卷,作为永久、长期或短期保存,我认为这两种做法都是不妥当的。‘ 首先,档案是各机关、企业、事业单位和某些个人在社会活动中形成、并作为历史记录保存起来的以备查考的文件材料。文件传阅单是文书人员将收到的文件进行处理的全过程的原始的、客观的、真实的记录,包括拟办意见、领导批示、承办、办复情况等,是有查考利用价值的,因此,将文件传阅单划为不归档范围是不恰当的。其次,我们说将某一份文件作为长期保存,是因为该分文件的内容是在相当长的时期内本机关需要查考的,而文件传阅单是文书人员附加上的,并不属该份
文件本身的内容。所以,将文件传阅单随文件一起入卷的做法显然是不恰当的。同时。这样做也必定会增大长期、永久档案的数量,增加馆藏,不符合馆藏先化的原则。我认为,应将文件传阅单作为短期或备查卷集中保存。每年在立卷时,就将附在文件上的文件传阅单按照本单位收文流水号、顺序(无保存价值的可缺号)单独组卷,并划为短期或备查卷归档。
行政办公室管理制 度
第一章办公室工作制度 ( 一) 总则 第一条为加强公司行政事务管理, 明确公司内部关系, 使各项管理工作标准化、制度化, 提高办事效率, 特制定本制度。 第二条行政事务管理包括行政办公室事务管理、人事劳资管理、员工行为规范、劳保用品管理制度、保密制度等。 第三条负责贯彻落实公司领导指示, 做好上传下达联络沟通工作, 及时向领导反映情况和反馈信息; 搞好各部门间相互配合, 综合协调各部门的工作; 对各项工作和计划进行督办和检查。 第四条负责行政后勤工作管理制度的制定、检查、监督、控制和执行。 第五条按时完成公司领导交办的其它工作任务。 ( 二) 公司办公室事务管理制度 1、文件传阅制度及流程 1.1 上级来文、函件的接收、审批、处理。 ①由办公室文书管理员登记、编号、附”文件传阅卡”, 经办公室主任提出拟办意见后, 及时送有关领导阅批。 ②公司领导签阅一般不超过两天, 阅批后承办部门按批示要求传递、办理。 ③需要几个部门共同处理的公文, 应确定一个主办部门。 ④对于急件、急电, 文书管理员可根据情况直接送总经理批示或直
接交有关单位处理, 然后向主任汇报。 ⑤有关人员外出带回来的公文应及时交公司办公室统一处理, 不得擅自保存或处理。 ⑥机、绝、密文件的签阅批转按文件要求范围办理, 不得自行处理。机、绝、密文件要单独造册登记, 安全存放, 不得丢失。 ⑦一般信件、电报可由公司办公室文书转有关部门处理。 1.2 业务往来的文件、函件处理 ①对于业务往来的文件, 由办公室根据文件内容要求进行办理, 需要经过公司领导批示的应按接收、审批、处理要求进行办理。需业务部门办理的, 由办公室文书登记, 转业务部门处理。 ②凡写给本公司的函件, 一律由办公室文书拆封。 ③具名负责人亲启的信件需送本人处理。 ④写给各部门的信笺由文书直接转有关部门处理。 1.3 阅文、办文规定 ①认真、准确、迅速地阅办上级文件, 任何人不得扣压和带走文件, 若发生丢失、延误传阅等情况时, 要对责任人进行批评, 并追究其责任。 ②急件和几个部门传阅的文件, 应在通知的当日阅办完毕。 ③主办部门应与协办部门共同研究处理, 意见不一致时, 由主办部门向主管领导请示。 ④阅办文件者必须履行签字手续。 ⑤公文处理完毕, 承办人应在公文处理卡上简要注明处理情况并签
公文处理程序： 公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节，应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。 处理过程： 第一阶段：公文的收受与分流 （1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。 （2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。 （3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。 （4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 （5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 （6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
第二阶段：办理收文 （1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。 （2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 （3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 （4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 第三阶段：组织传阅与催办查办 （1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 （2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 （3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 第四阶段：处置办毕公文 包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。
文件传阅单 文件传阅是办公室的一项日常工作，看似简单，实则不然，需要我们耐心、细心和用心。结合近年来从事这项工作的实践，我总结，做好文件传阅工作要牢记“勤登记、细分类、巧变通、知内容、常备注”。 1 勤登记 签收登记务必完整详细，必须记录文件的字号、密级、文件名、来文单位、收文时间、紧急程度等基本信息。在进入文件处理流程之后，要及时掌握和跟踪文件处理的最新动态，随时登记、记录。此外，近年来电子政务网络OA办公系统不断推广，功能越来越完善，其文件处理方面的功能，我们也要熟练掌握、规范使用。 2
细分类 文件的紧急程度、重要性、密级、领导批示、需阅处的领导等不尽相同，必须做好分类，给不同类型的文件配备专用文件夹，有效提高文件传阅的速度和质量。 如按照紧急程度可将文件分为特急件、急件、平件，要将不同类型文件分类传阅。这样既方便领导根据文件的紧急程度、重要程度及时处理文件，又可以提醒自己按照文件处理的不同要求对文件进行传阅。对文件传阅，各单位都有一套标准和固定的流程，但是对一些急件、领导批示件，要做到急事急办，以免误事。 例如，对一些急件，可以跟领导或领导秘书联系后，及时将文件送达约定位置给领导阅签，或者由领导指定其他领导代为阅签。
4 知内容 做好文件传阅工作，不论是否需要提出拟办意见，都需要认真学习所传阅的文件内容。这样便于从领导的角度思考和区分哪些文件较为重要紧急，需要优先处理。简言之，就是通过学习文件，从而更准确地对文件进行分类。这比机械的用文号类型、密级来给文件分类更能提高服务质量。若传办文件时领导随口问起有关内容和处理建议，也能有的放矢。
广州市住房和城乡建设委员会备案日期为2017年12月14日。广州市住房和城乡建设委员会转发《关于做好今冬春季消防安全快速调查和重大改造的紧急通知》的一般性文件项目名称：地下综合性光华一级公路管廊K0+000-k5+900号文（2017）2588号文推荐为意大利文件传阅备案。广东省基础设施工程集团有限公司。，有限公司验收时间2017-12-16文件通用名称阅读时间项目名称：广州市消防安全委员会劳动竞赛暨月度综合检查实施方案2017-12-18广州市消防安全管理局文件编号2017-12-18打印名称区“六个地点十项必须检查《安州市消防安全专项行动计划》阅读时间名称文件阅读时间名称项目名称：广州市一级公路地下综合管廊及道路快速改建配套工程建设k0+000-k5+900文件流转文件光华路项目监理部验收时间2017-12-20文件通用光华路现场例会及安全会议纪要名称阅读时间名称阅读时间项目名称：光华一级公路地下综合管廊及道路快速改建施工配套工程K0+000-k5+900文件流转接收时间2017-12-20档案号通用名称阅读时间名称阅读时间项目名称：光华一级公路建设地下综合管廊及道路快速改造配套项目K0+000-k5+900档案直档光华路PPP项目管理部广东省基层集团第四季度广州市住房和城乡建设委员会2017年交流学习活动项目通知拟发文
件通知时间2017-12-20通用名称阅读时间名称文件阅读时间项目名称：光华一级公路地下综合管廊建设及道路快速改造配套工程K0+000-k5+900。广州市住房和城乡建设委员会（2017）2642号《关于2017年试点建设的意见》，综合管廊工程及2018年项目建设计划2017-12-20通用名称阅读时间名称文件阅读时间项目名称：广州华建一级公路地下综合管廊及道路快速改建配套工程K0+000-k5+900文件基本组光华路PPP项目直接管理项目部文件粤吉光华字（2017）18号关于发布《光华路PPP项目劳动竞赛实施方案及月度综合检查通知》的通知
公文呈阅、呈批及传阅制度 第一章总则 第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。 第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。 第二章文件呈阅 第三条呈阅的文件包括： 一、省、市、县区领导部门的下发文件;外部企、事业单位的转发转送文件。 二、公司简报、会议纪要、会议简报。 三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。 四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。 第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。 第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误，完成后交综合管理部审核。对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。 第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”(见附件1)，再由综合管理部负责将文件呈送领导。 第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。 第八条文号包括部门代字和年代加序号。部门代字为： 评审部“评”;法律监管部：“法”字;计划财务部：“财”字;综合管理部：“综”字。 第九条对领导审阅后的文件，综合管理部应及时取回归档。如领导签署了批语或意见，则综合管理部应及时向有关部门或人员传达，并督促落实。 第三章文件呈批 第十条部门或个人因重要工作或业务需要向领导请求行动指示时，需写“呈批件”(见附件2)。