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政府机关-收文办理处理单

政府机关-收文办理处理单
政府机关-收文办理处理单

收文办理处理单

经办人:20 年月日

收文处理单归档时如何处理

《收文处理单归档时如何处理》(专题沙龙) 沧海一粟:收文处理单一般分为两类:一类是上级机关文件处理单,具体又可分为两种,一种是需要具体办理的,一般先有办公室主任签署“请某某领导阅示”,再有领导签署具体“批示意见”,有的还签有具体办理人的“办理结果”(大多是签署“已办理”);另一种是不需要具体办理的,一般先有办公室主任签署“请某某领导阅”,领导大多阅后大多签署“已阅”字样,有的还传阅中层领导干部。另一类是其他机关文件处理单,体又可分需要具体办理的和不需要具体办理的两种。这些收文处理单归档时如何处理?请大家发表看法! Maoyue:收文处理单,也有的称为文件处理单、公文处理单,主要栏目有来文机关、文号、文件标题、拟办意见(有的是分办意见)、批办意见和处理结果。从收文类型上看,一种是阅知件,一种是阅办件。对阅知件来说,一般是写上姓名和日期即可,也有圈阅的。但对阅办件而言,领导和部门一般都有明确的批办意见和办理结果的文字记录。有的人可能觉得阅办件收文处理单需要归档,阅知件收文处理单就不必归档保存了。我认为只要是归档的文件,其收文处理单也应当一同归档,而不应区分有无领导批示意见。因为收文处理单上的签名和日期恰恰是文书处理的历史记录。既然一份文件需要归档,我们何必在乎仅仅只有一页的收文处理单而非要加以区分呢? 都梁档案:我认为收文处理单不宜归档。首先,到目前为止我还没有看到国家档案局有明确的文件规定要求收文处理单必须随文件一起归档。因此,收文处理单归档缺乏政策强制推行的依据。其次,本人承认收文处理上有相关的领导和工作人员的批办处理意见,但这与实践贯彻执行文件是两个不同性质的事物。收文单上有批办处理意见,并不代表贯彻执行了文件,没有也不代表没有贯彻执行了文件,一个区区的收文单能够说明什么问题。其三,按照以前的做法,重要的收文单即有领导重要批示的随文件保管,说白了其实也是为本单位应付检查日后免除责任打下伏笔而已,对上对下都有个交代。收文处理单不是文件的组成部分,也不能说明文件的实际执行情况,公文的阅办和处理国家有明文规定,各单位具体的制度约束,收文单归档实在是画蛇添足,典型的形式主义。 山大档案:我觉得收文处理单应该与文件一起归档,原因如下:其一,收文处理单虽然是文件的“附件”,但也是整份文件的组成部分,在一定程度上反映了该文件的某些情况,而保证档案的齐全完整是档案工作的基本原则,基于这一原则,我觉得收文处理单不可随意抛弃;其二,如果将收文处理单善加利用,还可以起到点石成金、“变废为宝”的效果,例如将收文处理单按照一定顺序整理并装订成册,就会形成一种简便而实用的查找工具,如果该份文件丢失或损毁了,也可以从收文处理单上了解到相关内容,至少可以查找到一些有用的线索;其三,收文处理单尤其是对于重要文件的收文处理单务必要保存、归档,一方面这是工作的一个环节,另一方面也反映了单位对该文件的重视程度,反映了单位档案工作的规范化程度。 一井水:过去对文件处理单的归档要求是:有领导重要批示的归档;无领导批示的传阅单,单独保存2年,然后销毁。现在由于实行单件管理,为了保护文件,尊重历史,提出将

办公室文件传阅管理办法

办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合本单位工作实际,制定本办法: 一、收文 (一)文件签批 1、收到公文,先由办公室登记后,呈单位主要领导作出批示,批示过的公文,办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件,分管领导收到文件后,提出具体办理办法。若分管领导外出,按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理,分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件,传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字,并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件,由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理,随后再进行传阅急办事项的文件,若单位主要领导和分管领导都外出,则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 (二)文件时效 办理文件:一周内退回办公室 传阅文件:两天内退回办公室 (三)电子文件 及时下载并登记分类,按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 (一)本单位发文

发文程序:拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发,二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿(重要文件包括讨论稿,领导批示件等)、电子文本及时归档、妥善保存。 (二)与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同,经所有联合发文单位加盖公章后,把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关,并签署意见后,找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时,把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日

办公室收发文管理制度

办公室收发文管理制度 学校办公室收发管理制度 办公室是全校公处理的管理部门,负责全校收发的管理。 一、收办理 收的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下: (一)办公室秘工作人员每天负责对全部(纸质、电子)进行签收、登记,收登记应将公标题、密级、件字号、发机关、收日期、办理意见等情况逐项填写清楚。登记后由办公室主任阅并提出拟办意见后呈送校领导阅批。 (二)阅办件由办公室秘人员按下列程序处理: 1、校长阅示。所有一律先呈送校长阅批。党务由党委书记阅批。 2、分管校领导阅处。根据校长或党委书记的批示,按照分工送有关校领导阅处,有关校领导要当日阅处(如需传阅,应交由秘送下一位校领导阅处)。急件即送批办,校长外出遇有急办件时可由办公室主任先送分管领导阅处并说明情况。 3、有关处室阅办。根据校领导的批示交有关处室办理,有关处室负责人应按时完成公办理工作,并及时将办理结果反馈给办公室。

4、存档。有关处室办结后,应将件送办公室秘人员。秘人员将件交办公室主任签字确认后按规定存档。 (三)传阅件原则上按校领导的排序由前向后递送,传批件按校领导的排序由后向前递送。遇有领导出差,可先送下一位阅领导。秘人员应随时掌握公的去向并做好记录,避免漏传、误传和延误。 (四)秘人员要督促承办人公办理工作,确保公按时办结。 (五)件传阅过程中不准横传,一律由秘人员负责传递。 (六)秘人员必须高度重视网发件的收工作,每个工作日不定时浏览市教育局办公平台及时收发件,急件要做到随收随送。 二、发办理 (一)凡以我校名义印发的公,都要按拟稿、审稿、核稿、领导批示、签发、登记、印制、用印、分发等程序办理。 (二)拟稿审稿。由主办公拟制的处室负责,要求符合国家有关法律、法规和政策规定,操作简便可行,种使用恰当,内容准确全面,结构简洁完整。拟稿完成后由拟稿处室负责人审稿。 (三)核稿。审稿完成后交办公室主任核稿。办公室主任外出时由副主任负责。 (四)批示。审稿完成后由分管校领导批示或签发。

公文处理程序-收文&发文

公文处理程序 公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全,各个环节,应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具体有以下几个环节:①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书部门负责。 收文处理的一般过程 指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。 第一阶段:公文的收受与分流 (1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过自备通信设备收取公文。 (2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记载。 (3)启封。即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。 (4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 (5)分办。即经对收文进行分类筛选后,由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 (6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。 第二阶段:办理收文 (1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺。 (2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 (3)承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 (4)注办。即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。 第三阶段:组织传阅与催办查办 (1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 (2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 (3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 第四阶段:处置办毕公文 包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。 收文办理活动的方法要点 拟办 拟办是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意:(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。(2)意见要简明、具体、得体。(3)如同时提出两个或两个以上方案时,应讲究它们的排列次序,一般应将倾向性意见放在前面,以提高效果。(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》

收发文处理程序和管理规定

公文处理程序 发文程序:收文程序: 登记审核分发 拟办 批办 会签 签发 复核 登记 缮印(收文登记本) (发文登记本) (电子文档) (电子文档) (电子文档) (电子文档) (填写收文签) 平时归档 整理归档 (档案室) 签收 承办催办 签署办理结果 拟稿 审核 用印 分发(电子文档,纸质文件扫描) (文书) (文书) (文书) (主任)(主管领导)(部门) (文书)(电子文档、填写发文签)(部门) (主任) (主管领导) (总经理) (秘书) (文书) (打字室) (文书、收发室)(电子文档) (印章) (部门) (文书)

二、公文管理程序 公文管理 指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理分收文和发文管理。收文管理一般包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理一般包括交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。 管理内容 行政公文的收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作。 管理目标 通过对行政公文的科学、严格、程序化管理,保证公司信息渠道的畅通。 职责 主管部门:总经理工作部。 主任:总体负责公司收发文的管理工作。 秘书:负责公司综合性的决定、请示、报告、总结等重要文件的拟稿以及文件打印后的校对工作。 文书:负责公司收文的收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作,并负责公司发文的登记、编号、存档等工作。 打字员:负责公文的印制。 协管部门及人员:相关职能部门。 负责专业性或以专业为主的决定、请示、报告、总结等文件的拟稿,内容涉及其他部门时,以主办部门为主会同其他部门共同拟稿。 管理方法和流程 公文管理的基本要求 公文管理工作,必须做到严格、准确、及时,努力提高公文处理质量。 严格执行国家法律、法规和有关保密规定,确保公文的秘密与安全。 公文管理程序 收文管理程序 公司公文均由总经理工作部文书接收、处理。 文书对收到的各类公文按内容归类、登记、编号,填写收文处理专用纸(陕秦电政字)或收文专用笺(通知)后送总经理工作部主任阅批,经批阅后的公文送主管领导批示或承办部门处理。收到的急件应及时签收、传阅。凡需几个部门联合承办的文件,批示时要明确主办部门。经批示的文件,由文书呈送主管领导和部门,领导之间、部门之间不应横传文件。 承办部门收文后,应及时由部门领导阅批,不得拖延积压。对规定办文时限的,应在规定时限内办理完毕;未规定时限的,应在1个工作日内办理完毕;如需延长办理时间或采取其他途径办理时,应及时告知总经理工作部说明情况,总经理工作部及时向主管领导汇报。 送领导批示及承办部门办理的公文,文书要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。 公文办理完毕,注明处理结果后及时交还总经理工作部,由文书存档。 对涉及几个部门共同承办的文件,主办部门应主动同其他部门共同办理,其他部门应积极配合。出现意见不一致时,主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报,不能因此积压延误。 公文收文处理流程图见上图。 发文管理程序 拟稿、签发 公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作,向相关单位联系、协商重要工作,以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件,以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。

收文发文程序

收文处理程序 凡上级发至本单位的所以公文文件、材料等,统称收文。收文处理包括:签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。 一、签收。收到来文,首先要看清是否属于本单位收文,然后清点,核实来文数量、封皮编号与投递是否相符,检查文件装封是否破散,密封条是否被拆等情况,检查无误后,方可签字、盖章、注时。 二、拆封。上级来文,均由文件专管人员拆封,其他人员不得拆封。写明某个部门或个人亲收的文件,应登记后转送有关部门或个人签 收。 三、核对。文件拆封后,要对照发文通知单核对文件种类和份数。有回执的,在回执单上签字,盖章后,退回发文单位。同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错,发现问题及时想发文单问查询,予以弥补。 四、登记。将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。行政文件转校长办公室。 五、拟办。收文登记后,要填写〈公文处理单〉,并提出拟办意见。为方便领导批办,可将本文提出的或与本文有关的文件资料附在本文之后,供领导参阅。 六、批阅。上级来文由党办负责同志批阅。批文时要认真阅文,弄懂弄清文件要求,并提出处理意见。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件,要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印件,要提出翻印份数和发放范围等;最后要签名、注时。 七、分办。需要办理的文件,要按批办意见,分送有关部门或承办人员办理。 八、传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导和分管领导阅:各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见,要按领导同志的意见,做好补办工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后进行检查,随时掌握文件的去向o 九、承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上单位承办的文件,主办单位要主动会同有关单位协商办理,并负责回复

收发文处理程序

收、发文处理程序 一、发文处理程序: 1、拟稿。第一,在文稿前边要用公文稿头纸。填写好标题、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、站领导签署、有关科室会签及签发等等。第二,文件发送范围要写明确、具体。第三,拟稿人要把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后面。 2、核稿。文件草稿在送交站领导最后审批签发前,由站办公室对文稿的标题、内容、体式等所作的全面审核检查工作。核稿的程序:初步阅读、审稿、复核、确定主题词、发文前的检查。 3、送审。将经过认真审核无误的文稿报送站领导审批签发。由拟稿人送审。 4、定稿。原稿是经过审阅,站领导签发的完成稿。 5、签发。站领导对发出的文件送审稿签署表示核准的意见。 6、注发。文件定稿之后,正式印发之前,由站办公室和站领导确定文件发出方式、印制份数、印制要求等。 7、缮印。对外发出的文件,根据领导签发的定稿,经过缮写、打印或复印而制成正式文本。 8、校对。在文件打印过程中,以签发的定稿为基准,同打印的清样进行核对。由拟稿人或办公室负责校对。 9、编号。对站领导已签发的文稿,由站办公室根据其内容和格式、以及站领导签发的意见,按类编发文号,并将文号填写在“发文用纸”的相应位置上。 10、用印。由站办公室负责。

11、装订。 12、登记。文件在签发之后、发出之前,必须进行登记,编发文号、记载发文范围、印刷数量、发出方法等。 13、封发。 14、存档。由站办公室负责。 二、收文处理程序: 1、接收:上级机关送达的文件和材料由站办公室统一处理,对收到的文件要编写收文号,并进行分类,以便于对收文的检索、统计和登记。 2、登记:将所应收需要登记的文件,在本站登记转发。通过登记,给来文编号,记录文题(内容摘要)、来源、去向,保证文件的收受和处理。 3、分送(分办):站办公室对所收到的各种文件、材料、资料,按照站领导批办意见分别送达各科室具体承办。 5、拟办:对拟请站领导批示的文件,先由站办公室提出处理意见,并附有关参考资料和背景材料。 6、批办:由站领导对收文的处理作出批示。 7、承办:各科室工作人员对应复的文件根据领导指示意见进行具体办理。 8、办复:文件办理完毕后,由站办公室对来文机关作答复,要将答复意见和办复情况在《文件处理笺》上注明。 9、存档。由站办公室负责。 二00八年十月十日

办公室收发文处理程序

办公室收发文处理程序 一、发文处理程序发文办理指以本公司名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 (一)草拟。由办公室或其他相关科室完成,须经部门主要负责人签批,并按规定份数打印报总经理审核。未经总经理审核的文稿,原则上不予上报或发放。对涉及其他科室职权范围内的事项,主办科室应主动与涉及科室协商、会签,取得一致意见后方可行文。草拟公文应做到: 1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。 2、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。 3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4、拟制紧急公文和密级公文,应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格,不得滥用。 5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 6、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。 7、草拟公文文稿,首页应使用公司专用发文稿纸。打印稿正文用3 号仿宋体字,每面排22 行、每行排28个字

(二)审核。草拟文稿完成后,在公文送负责人签发前,应先由草拟者自行审查一遍,改正错字,查漏补缺。公文审核一般按以下程序进行: 分管领导——党委书记或镇长。其中公文内容重大、涉及群众切身利益的,需要党委书记和镇长的联合签发。 审核的重点是: 1、是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,公文格式是否符合本细则的规定等。 2、公文内容是否符合草拟公文的规定。 3、需要会签的公文是否已送有关单位会签。 (三)签发。分管领导及单位负责人在签发公文时,签批人应明确签署意见,并签署姓名和时间。 (四)登记。公文签发后,应到打字室编号、排版。对未经分管公文处理的副秘书长审核和市政府负责人签发的公文,打字室一律不得登记编号。 (五)复核。公文正式印制前,由草拟公文的工作人员进行复核。复核的重点是审核、审批、签发手续是否完备;格式是否统一、规范;附件材料是否齐全; 文稿是否清晰、整洁等。 (六)缮印。按规定的公文格式印制后装订,确保文件无重页、漏页和空白页等。 (七)用印。加盖公章前应当对公文进行全面审核,确认符合用印手续并在公文登记簿上登记后,方可用印,不得在文件的空白页上盖章,并确保印章端正清楚完整。 (八)分发。要严格按照发文范围登记后发送,对发文范围不能确定的要及时向公文拟稿者询问; 分发传递密级公文,必须严格执行保密规定,采取保密措施,确保公文安全; 书写信封要清晰、规范。

oa公文_收文流程

收文处理 中国收文处理 收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字资料。 一、收文处理的一般过程 指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。 1.第一阶段:公文的收受与分流 (1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过自备通信设备收取公文。 (2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记载。 (3)启封。即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。 (4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 (5)分办。即经对收文进行分类筛选后,由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 (6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。 2.第二阶段:办理收文 (1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺。 (2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 (3)承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 (4)注办。即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。 3.第三阶段:组织传阅与催办查办 (1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 (2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 (3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 4.第四阶段:处置办毕公文 包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。 二、收文办理活动的方法要点 1.拟办 拟办是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意:(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。(2)意见要简明、具体、得体。(3)如同时提出两个或两个以上方案时,应讲究它们的排列次序,一般应

办公室收发文及用章管理规定

办公室收发文及用章管 理规定 集团标准化小组:[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]

办公室管理制度 一、收发文制度:为规范收发文工作,特制定本制度。 1.公文处理一般包括登记、分办、批办、承办、核稿、打印、签发(印章)、传递、归档、销毁等程序。 2.部门所有收发文管理工作均由办公室专职人员负责管理。收发人员必须根据有关文件资料,如实填写收文登记表、发文登记表。未经许可,不得随便代理收发工作,以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料,不得先行使用、阅读。 4.阅读文件应规定范围,秘密级以上文件须到办公室阅读,因工作需要借阅文件应办理借阅手续,用完后及时归还。秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室。 5.个人对承办的公文必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压。 6.实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文应件件有落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。 7.公文办完后,应将公文的纸质版及电子版统一交给公文管理人员归档。 8.各级员工调动时,应将文件(含工作记录本)清理移交,凡从外单位带回的文件,应及时登记归档。

9.如有销毁的文件,需进行登记,一律用碎纸机打碎或其它方法销毁。 二、用章制度 1.综合计划部专章有专人负责保管,印章要放在保险、安全的地方,放置印章的柜子钥匙不得乱放。 2.凡盖部门专章,须经部门领导批准,并填写《印章使用登记表》。 3.印章保管人在盖章前应认真检查领导签字,审阅用章文件和全部资料。 4.盖印要符合要求、位置恰当、字迹端正、字图清晰。 三、办公用品发放和使用 1.本着节约的原则使用办公用品。 2.采购回的办公用品统一放在办公室管理、登记和发放。 3.办公用品管理人员须清楚的掌握办公用品库存情况,经常整理清点,库存不足时应记录在册并与下季度办公用品采购时申请采购。 4.已配发的各种生活用具,由使用部门和个人认真保管、爱惜使用,不得私自转借和处理。 5.领用办公用品时必须认真履行手续,应填写《办公用品申请(领用)表》。 公车管理制度

完整的公文发文、收文程序与方法

完整的公文发文、收文程序与方法 发文处理程序与方法 一、发文处理的一般过程 发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。 拟稿、会签、核稿、签发,注发、缮印、用印或签发文处理的一般程序为: 署,分装、发出,处置办毕公文。 上述具体的工作活动,依其性质的不同可分为发文办理与发文管理两大类活动。 其中,发文办理活动包括:拟稿、会签、核稿、签发、签署;发文管理活动包括:注发、缮印、校对、用印、分装、发出。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。 二、发文办理活动的方法要点 (一)文稿撰拟 (二)会商 会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性,维护政令的统一一致。 会商由发文机关主动组织,就有关问题协商完毕后,应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。 (三)核稿 从一定意义上说,核稿是拟稿工作的延续,而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义,同时,还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。 审核具有全面性,无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。 (四)签发

签发是对文稿的又一次全面核查,更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前,必须对文稿做全面审核,及时纠正或弥补文稿中的错漏,确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后,其他人不经签发人同意,均不得再做任何修改,否则将负行政或法律责任。 签发的种类。 (五)签署 签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。 签署权的归属。 三、发文管理活动的方法要点 (一)注发 注发需要根据领导意图(主要是签发意见)以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。 (二)缮印的方式与程序 缮印即缮写、印刷的简称。缮写就是誉录抄写;印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。它们均为制作书面公文的主要方式。 (三)校对的内容与方法 校对就是以定稿和格式设计要求为基准,对校样(反映印版全貌的纸样)或 1 缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查,以发现并纠正各种错漏,确保文件质量。 校对工作的主要内容。 校对方法:对校法、折校法、读校法。 (四)公文用印

公文处理程序

公文处理程序 1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收文 办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高 度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处 理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求 当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具 体有以下几个环节: ①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处(室)负责签收、拆封,并按规定编号、 登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。对 需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文 标题、密级、份数、承办单位或分送范围。 ②分办、拟办:凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕; 一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导

人。除特殊情况外,领导同志不受理和审批未经文书处理部门 登记、注批的公文。 ③催办:各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文,无论是交职能部门办理的 还是呈送领导人批示的,都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的,可以上门催办;对上门催办也解决不了的,可经分管领导批准后督办部门办理。 ④办结;公文承办人员对已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件, 在正式立卷前,由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员 应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联,保持材料的完整、齐全,并剔除重份。暂存文件的管理,以 便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号 排列法,也可由承办处(室)自行确定符号这一原则的其他方法。 ⑤立卷、归档:公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电 报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主, 根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、

收文办理程序

收文办理程序 2010年01月18日13:54 来源:中直党建网 收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文,并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程,是收文机关履行其法定或特定职责的过程,是公文产生实际效用的过程。 收文办理的一般程序为:签收、启封、登记,拟办、请办、批办、分发、承办,组织传阅、催办,处置办毕公文。 第一阶段:公文的收受与分流。具体包括:签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任务是正确收受来自各有关方面的公文。 签收,指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证。具体指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要交通部门、机要通信部门、文件交换站,或者通过自备通信设备收取公文。急件应当注明签收的具体时间。 启封,公文统一或分别由办文人员签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。 登记,收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记,一般分为阅件登记和办件登记两类。登记过程中,应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内收文登记。 第二阶段:办理收文,具体包括:拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主要任务是通过对收文的阅读、分析研究,从中获取信息,了解或解决其所针对的事务或问题。 拟办,秘书部门或有关部门负责人等经过对公文进行认真的阅读分析,提出建

议性的办理意见,并提供必要的背景材料,供有关领导者审核定夺,作出指示。 请办,也叫注办,指机关办公厅(室)根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。 批办,指机关领导者或部门负责人对公文(包括公文的拟办意见)进行认真阅读分析之后,提出处置意见。 分发,指秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。 承办,指对需要办理的公文进行实质性的处理,解决公文所针对的问题。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级审批的事项,承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿,一并送请上级审批。 第三阶段:组织传阅与催办。 传阅,指公文处理机构根据领导人批示或者授权,按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者指示。组织公文传阅,应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。公文传阅的方式有很多,目前最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传阅工作人员为中心点,以阅读审批公文的领导人为外圈,由中心点开始送给第一个人阅看,第一个人看毕退回中心点,再由中心点传给第二个人看,依次下推,每传阅一人都经过中心点。公文走过的路线,呈车辐条状,因而得名。这种方法可以有效地控制公文,完全掌握公文的行踪,避免中途积压和传递断线,还可以合理调整阅文人的次序。 催办,指公文处理机构对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

收文处理程序

收文处理程序 文档编制序号:[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]

收文处理程序 凡上级发至本单位的所有公文文件、材料等,统称收文。 收文处理包括:签收、登记、批办、承办、注结、归档等环 节。 一、签收。收到来文,首先要看清是否属于本单位收文, 然后清点,核实来文数量、封皮编号与投递是否相符,检查文 件装封是否破散,密封条是否被拆等情况,检查无误后,方可 签字、盖章、注时。 二、拆封。上级来文,均由文件专管人员拆封,其他人员 不得拆封。写明某个部门或个人亲收的文件,应登记后转送有 关部门或个人签收。 三、核对。文件拆封后,要对照发文通知单核对文件种类 和份数。有回执的,在回执单上签字,盖章后,退回发文单 位。同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错, 发现问题及时想发文单问查询,予以弥补。 四、登记。将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分 类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件 标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。行政文件转院长。 五、拟办。收文登记后,要填写〈公文处理单〉。为方便 领导批办,可将本文提出的或与本文有关的文件资料附在本文 之后,供领导参阅。 六、批阅。上级来文由院办负责同志交院长批阅。需办 理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件, 要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印

件,要提出翻印份数和发放范围等;最后要签名、注时。 七、分办。需要办理的文件,要按批办意见,分送有关部门或承办人员办理。 八、传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导和分管领导阅:各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见,要按领导同志的意见,做好补办工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后进行检查,随时掌握文件的去向。 九、承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上单位承办的文件,主办单位要主动会同有关单位协商办理,并负责回复办理结果。 十、催办。对需送有关部门办理的重要文件,要定期或跟踪进行督促检查,并做好催办记录,办完后要向分管领导和办公室负责同志反馈结果。 十一、注结。文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结,注明办理日期,并简要写明办理结果。 十二、归卷。将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件分类盒内,以备查考。 十三、立卷。把对本单位工作有查考价值的上级文件、材料收集齐全,按文书立卷有关规定整理成案卷,并填写案卷目录。 十四、归挡。将立好的案卷按需要保存到档案室。 十五、销毁。没有存档价值的文件以及其他材料,经鉴定、批准后,可进行销毁,销毁秘密文件,要由专人(两人以上)到指定地点鉴销,严禁向废品收购部门或个人出售。

机关部门及事业单位公文处理规章制度

局机关公文处理规章制度 第一章总则 第一条为使局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据国家有关规定,结合厅机关实际,制定本制度。 第二条局机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则,严格按国家和本制度的规定进行,做到准确、及时、安全、保密。 第三条局办公室主管机局关并负责指导下级单位的公文处理工作,主要任务是: (一)依据国家有关规定,制定机局关公文处理工作的各项具体规章、制度,并负责组织实施; (二)负责机局关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作; (三)起草、校核以和局局办公室名义制发的公文; (四)负责公文处理中的督促检查工作; (五)负责公文处理中的安全保密工作; (六)对下级单位公文处理工作进行业务指导,组织业务交流和业务培训; (七)负责与公文处理有关的其他工作。 第四条局办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守,刻苦钻研,乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段,努力提高工作效率和质量。 第五条局机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则,行政公文不得对党的组织作指示,不处理党内各种事务。 第二章公文种类 第六条公文必须按国家规定的文种行文,公文的种类主要是: (一)命令(令) 适用于依照有关法律规定发布规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。 (二)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

(三)指示 适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的原则。 (四)公告、通告 “公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 (五)通知 适用于批转下级的公文,转发上级机关秒相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。 (六)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 (七)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。(凡请上级机关指示或者批复的公文,不得用“报告”) (八)请示 适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。(“请示”就是“请示”,不得用“请示报告”) (九)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (十)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批复。(即使是向有关主管部门“请求”批复,也不得用“请示”) (十一)会议记要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章公文格式 第七条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。

收发文处理程序和管理规定

收发文处理程序和管理 规定

公文处理程序 发文程序: (档案室) (文书) (文书) (文书) (主任) (主管领导) (部门) (文书) (部门) (主任) (主管领导) (总经理) (秘书) (文书) (打字室) (文书、收发室) (部门) (文书)

二、公文管理程序 公文管理 指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理分收文和发文管理。收文管理一般包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理一般包括交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。 1 管理内容 行政公文的收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作。 2 管理目标 通过对行政公文的科学、严格、程序化管理,保证公司信息渠道的畅通。 3 职责 3.1 主管部门:总经理工作部。 3.1.1 主任:总体负责公司收发文的管理工作。 3.1.2 秘书:负责公司综合性的决定、请示、报告、总结等重要文件的拟稿以及文件打印后的校对工作。 3.1.3 文书:负责公司收文的收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作,并负责公司发文的登记、编号、存档等工作。 3.1.4 打字员:负责公文的印制。 3.1.5 协管部门及人员:相关职能部门。 负责专业性或以专业为主的决定、请示、报告、总结等文件的拟稿,内容涉及其他部门时,以主办部门为主会同其他部门共同拟稿。 4 管理方法和流程 4.1 公文管理的基本要求 4.1.1 公文管理工作,必须做到严格、准确、及时,努力提高公文处理质量。 4.1.2 严格执行国家法律、法规和有关保密规定,确保公文的秘密与安全。 4.2 公文管理程序 4.2.1 收文管理程序 4.2.1.1 公司公文均由总经理工作部文书接收、处理。 4.2.1.2 文书对收到的各类公文按内容归类、登记、编号,填写收文处理专用纸(陕秦电政字)或收文专用笺(通知)后送总经理工作部主任阅批,经批阅后的公文送主管领导批示或承办部门处理。收到的急件应及时签收、传阅。凡需几个部门联合承办的文件,批示时要明确主办部门。经批示的文件,由文书呈送主管领导和部门,领导之间、部门之间不应横传文件。 4.2.1.3 承办部门收文后,应及时由部门领导阅批,不得拖延积压。对规定办文时限的,应在规定时限内办理完毕;未规定时限的,应在1个工作日内办理完毕;如需延长办理时间或采取其他途径办理时,应及时告知总经理工作部说明情况,总经理工作部及时向主管领导汇报。 4.2.1.4 送领导批示及承办部门办理的公文,文书要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。 4.2.1.5 公文办理完毕,注明处理结果后及时交还总经理工作部,由文书存档。 4.2.1.6 对涉及几个部门共同承办的文件,主办部门应主动同其他部门共同办理,其他部门应积极配合。出现意见不一致时,主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报,不能因此积压延误。 4.2.1.7 公文收文处理流程图见上图。 4.2.2 发文管理程序 4.2.2.1 拟稿、签发 4.2.2.1.1 公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作,向相关单位联系、协商重要工作,以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件,以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。

行政机关公文处理办法

行政机关公文处理办法 本文是关于行政机关公文处理办法,仅供参考,希望对您有所帮助,感谢阅读。 国家行政机关公文处理办法最新版 第一章总则 第一条为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。 第二条行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。 第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。 第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。 第七条各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 第八条各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。 第二章公文种类 第九条行政机关的公文种类主要有: (一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。 (二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (三)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (四)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 (五)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 (六)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 (七)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (八)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 (九)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 (十)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (十一)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十二)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 (十三)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章公文格式

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