95 Excel Tips & Tricks
T O M A K E Y O U A W E S O M E A T W O R K
by
P UR N A D UG G I R A L A
95 Excel Tips & Tricks
To make you awesome at work
by Purna Duggirala
https://www.doczj.com/doc/8f7311953.html,/wp
? 2012 by https://www.doczj.com/doc/8f7311953.html,
You have permission to post this, email this, print this and pass it along for free to anyone you like, as long as you make no changes or edits to its contents or digital format. In fact, I’d love it if you’d make lots and lots of copies. Don’t just go and bind this book and start selling it; that right is still with me.
You can find all these tips and hundreds more tricks at https://www.doczj.com/doc/8f7311953.html,/wp
https://www.doczj.com/doc/8f7311953.html,
What is in this book?
Excel Keyboard Shortcuts (5)
Excel Formulas for Everyday Situations (9)
Day to Day Excel Usage (6)
Excel Charting Tips & Tweaks (7)
Follow These 6 Steps for Better Chart Formatting (8)
Know these 15 Powerful Excel Formulas (9)
15 Ways to Have Fun with Excel (17)
Know How to Paste Your Data – 7 Tricks (23)
1 During formula typing, adjusts the reference type, abs to relative, otherwise repeats last action
2 Inserts current date
3 Copies value from cell above to current cell
4 Edits a cell comment
5 Opens macro dialog box
6 Auto sum selected cells and places value in cell beneath
7 Currency formats current cell
8 Applies outline border to selected cells
9 Comma formats current cell
10 Activates font drop down list
11 Activates font point size drop down list More: Comprehensive list of Keyboard Shortcuts in Excel
1.To format a number as SSN, use the custom format code “000-00-0000″… Get Full
Tip
2.To format a phone number, use the custom format code “000-000-0000″… Get Full
Tip
3.To show values after decimal point only when number is less than one, use
[<1]_($#,##0.00_);_($#,##0_) as formatting code… Get Full Tip
4.To hide a worksheet, go to menu > format > sheet > hide… Get Full Tip
5.To align multiple objects, like charts, drawings, pictures use drawing toolbar > align
and select alignment option… Get Full Tip
6.To disable annoying formula errors, go to menu > tools > options > error checking
tab and disable errors you don’t want to see… Get Full Tip
7.To transpose a range of cells, copy the cells, go to empty area, and press a lt+e+s+e…
Get Full Tip
8.To save data filter settings so that you can reuse them again, use custom views… Get
Full Tip
9.To select all formulas, press CTRL+G, select “special” and check “formulas”
10.To select all constants, press CTRL+G, select “special” and check “constants”
11.To clear formats from a range, select menu > edit > clear > “formats”
12.To move a chart and align it with cells, hold down ALT key while moving the chart
1.To create an instant micro-chart from your normal chart, use camera tool… Get
Full Tip
2.Understand data to ink ratio to reduce chart junk, using even a pixel more of ink
than what is needed can reduce your chart’s effectiveness
https://www.doczj.com/doc/8f7311953.html,bine two different types of charts when one is not enough, to use, add another
series of data to your sheet and then right click on it and change the chart type… Get Full Tip
4.To reverse the order of items in a bar / column chart, just click on y-axis, press
ctrl+1, and check “categories in reverse order” and “x-axis crosses at maximum
category” options
5.To change the marker symbol or bubble in a chart to your own favorite shape,
just draw any shape in worksheet using drawing toolbar, then copy it by pressing ctrl+c, now go to the chart and select markers (or bubbles) and press ctrl+v
6.To create partially overlapped column / bar charts just use overlap and gap
settings in the format data series area. A overlap of 100 will completely overlap one series on another, while 0 separates them completely.… Get Full Tip
7.To increase the contrast of your chart, just remove grayish background color that
excel adds to the chart (in versions excel 2003 and prior)
8.To save yourself some trouble, always try to avoid charts like - 3D area charts (un-
stacked), radar charts, 3D Lines, 3D Columns with multiple series of data, Donut charts with more than 2 series of data… Get Full Tip
9.To improve comparison, replace your radar charts with tables… Get Full Tip More: Excel Charting Tips & Tutorials
1.Remove any vertical grid-lines
2.Change horizontal grid-line color from black to a very light shade of gray
3.Adjust chart series colors to get better contrast
4.Adjust font scaling (for versions excel 2003 and prior)
5.Add data labels and remove any axis (axis labels) if needed
6.Remove chart background colors
1.To get the first name of a person, use =left(name, find(“ “,name)-1)
2.To calculate mortgage payments, use =PMT(interest-rate, number-of-
payments, how-much-loan)
3.To get nth largest number in a range, use =large(range, n)… Get Full Tip
4.To get nth smallest number in a range, use = small(range, n)… Get Full
Tip
5.To generate a random phone number, use
=randbetween(1000000000,9999999999), needs analysis tool pack if you are using excel 2003 or earlier… Get Full Tip
6.To count number of words in a cell, use =len(trim(text))-
len(SUBSTITUTE(trim(text),” “,”"))… Get Full Tip
7.To count positive values in a range, use =countif(range,”>0″)… Get Full
Tip
8.To calculate weighted average, use SUMPRODUCT() function
9.To remove unnecessary spaces, use =trim(text)
10.To format a number as SSN using formulas, use =text(ssn-text,”000-00-
0000″)… Get Full Tip
11.To find age of a person based on DOB, use =TEXT((NOW()-
birth_date)&”",”yy “”years”" m “”months”" dd “”days”"”), output will be like 27 years 7 months 29 days
12.To get name from initials from a name, use IF(), FIND(), LEN() and
SUBSTITUTE()formulas… Get Full Tip
13.To get proper fraction from a number (for eg 1/3 from 6/18), use
=text(fraction, “?/?”)
14.To get partial matches in vlookup, use * operator like this:
=vlookup(”abc*”,lookup_range,return_column)
15.To simulate averageif() in earlier versions of excel, use =sumif(range,
criteria)/countif(range, criteria)
16.To debug your formulas, select the portions of formula and press F9 to see the result
of that portion… Get Full Tip
17.To get the file extension from a file name, use =right(filename,3)(doesn’t
work for files that have weird extensions like .docx, .htaccess etc.)
18.To quickly insert an in cell micro-chart, use REPT()function… Get Full Tip
19.COUNT() only counts number of cells with numbers in them, if you want to count
number of cells with anything in them, use COUNTA()
https://www.doczj.com/doc/8f7311953.html,ing named ranges in formulas saves you a lot of time. To define one, just select
some cells, and go to menu > insert > named ranges > define
More: Excel formula tips & tutorials
Excel formulas can always be very handy, especially when you are stuck with data and need to get something done fast. But how well do you know the spreadsheet formulas? Discover these 15 extremely powerful excel formulas and save a ton of time next time you open that spreadsheet.
1.Change the case of cell contents - to UPPER, lower, Proper
Boss wants a report of top 100 customers, thankfully you have the data, but the
customer names are all in lower cases. Fret not, you can Proper Case cell contents with proper() formula.
Example: Use proper("become awesome in excel") to get Become Awesome In Excel
Also try lower() and upper() as well to change excel cell value to lower and
UPPER case
2.Clean up textual data with trim, remove trailing spaces
Often when you copy data from other sources, you are bound to get lots of empty spaces next to each cell value. You can clean up cell contents with trim() spreadsheet function.
Example: Use trim(" copied data ") to get copied data
3.Extract characters from left, right or center of a given text
Need the first 5 numbers of that SSN or area code from that phone number? You can command excel to do that with left() function.
Example: Use left("Hi Beautiful!",2) to get Hi
Also try right(text, no. of chars) and mid(text, start, no. of chars) to get rightmost or middle characters. You can use right(filename,3) to get the
extension of a file name
4.Find second, third, fourth element in a list without sorting
We all know that you can use min(), max() to find the smallest and largest numbers in
a list. But what if you needed the second smallest number or 3rd largest number in the
list? You are right, there is a spreadsheet function to exactly that.
Example: Use SMALL({10,9,12,14,26,13,4,6,8},3) to get 8
Also try large(list, n) to get the nth largest number in a list.
5.Find out current date, time with a snap
You have a list of customer orders and you want to findout which ones are due for
shipping after today. The funny thing is you do this everyday. So instead of entering
the date every single day you can use today()
Example: Use today() to get 08/13/2008or whatever is today’s date
Also try now() to get current time in date time format. Remember, you can always format these date and times to see them the way you like (for eg. Aug-13, August 13,
2008 instead of 08/13/2008)
6.Convert those lengthy nested if functions to one simple formula
with Choose()
Planning to create a grade book or something using excel, you are bound to write
some if() functions, but do you know that you can use choose() when you have more than 2 outcomes for a given condition? As you all know, if(condition, fetch this, or this)returns “fetch this” if the condition is TRUE or “or this” if the condition is FALSE. Learn more about spreadsheet if functions like countif, sumif
etc.
Where as choose(m, value1, value2, value3, value4 ...) can return any of the value1,2.., based on the parameter m.
Example: Use CHOOSE(3,"when","in","doubt","just","choose")
to get doubt
Remember, you can always write another formula for each of the n parameters of choose() so that based on input condition (in this case 3), another formula is
evaluated.
7.Repetitively print a character in a cell n number of times
You have the ZIP codes of all your customers in a list and planning to upload it to an address label generation tool. The sad part is for some reason, excel thinks zip codes are numbers, so it removed all the trailing zeros on the leftside of the zip code, thus making the 01001 as 1001. Worry not, you can use rept() the extra needed zeros.
You can also custom format cell contents to display zip codes, phone numbers, ssn etc.
Example: Use zipcode & REPT("0",5-LEN(zipcode)) to convert zipcode 1001 to 01001
You can use REPT("|",n) to generate micro bar charts in your sheet. Learn more about incell charting.
8.Find out the data type of cell contents
This can be handy when you are working off the data that someone
else has created. For example you may want to capitalize if the
contents are text, make it 5 characters if its a number and leave it
as it is otherwise for certain cell value. Type() does just that, it tells
what type of data a cell is containing.
Example: Use TYPE("Chandoo") to get 2
See the various type return values in the diagram shown right.
9.Round a number to nearest even, odd number
When you are working with data that has fractions / decimals, often you may need to find the nearest integer, even or odd number to the given decimal number. Thankfully excel has the right function for this.
Example: Use ODD(63.4) to get 65
Also try even() to nearest even number and int() to round given fraction to integer just below it.
Example: Use EVEN(62.4) to get 64
Use INT(62.99) to get 62
If you need to round off a given fraction to nearest integer you can use
round(62.65,0) to get 63.
10.Generate random number between any 2 given numbers
When you need a random number between any two numbers, try randbetween(), it is very useful in cases where you may need random numbers to simulate some behavior in your spreadsheets.
Example: Use RANDBETWEEN(10,100) may return 47 if you keep trying
11.Convert pounds to KGs, meters to yards and tsps to table spoons
You need not ask Google if you need to convert 156 lbs to kilograms or find out how much 12 tea spoons of olive oil actually means. The hidden convert() function is really versatile and can convert many things to so many other things, except one currency to another, of course.
Example: Use CONVERT(150,"lbm","kg") to convert 150 lbs to 68.03 kgs.
Use CONVERT(12,"tsp","oz") to findout that 12 tsps is actually 2 ounces.
12.Instantly calculate loan installments using spreadsheet formula
You have your eyes on that beautiful car or beach property, but before visiting the seller / banker to findout of the monthly payment details, you would like to see how much your monthly / biweekly loan payments would be. Thankfully excel has the right formula to divide an amount to equal payment installments over given time period, the pmt() function.
If your loan amount is $125,000,
APR (interest rate per year) is 6%,
loan tenure is 5 years and
payments are made every month, then,
Use PMT(6%/12,5*12,-125000) which tells us that monthly payment is $ 2,416 if you keep trying
Also, if you want to find out how much of each payment is going for principle and how much for the interest component, try using ppmt() and ipmt() functions. As you can guess, even though EMIs or loan installments remain constant, the amount
contributed to principle and interest vary each month.
13.What is this we ek’s number in the current year?
Often you may need to find out if the current week is 25th week of this year. This is not so difficult to find as it may seem. Again, excel has the right function to do just that.
Example: Use WEEKNUM(TODAY()) will get 33
14.Find out what is the date after 30 working days from today?
Finding out a future date after 30 days from today is easy, just change the month. But what if you need to know the date thirty working days from now. Don’t use your fingers to do that counting, save them for typing a comment here and use the
workday() excel function instead.
Example: Use WORKDAY(TODAY(),30) tells that Sep 24, 2008 is 30 working days away from today.
If you want to find out number of working days between 2 dates you can use
networkdays() function, find out this and a 14 other fun things you can do with excel.
15.With so many functions, how to handle errors
Once you get to the powerful domain of excel functions to simplify your work, you are bound to have incorrect data, missing cells etc. that can make your formulas go kaput. If only there is a way to find out when a formula throws up error, you can handle it. Well, you know what, there is a way to find out if a cell has an error or a proper value. iserror() MS Excel function tells you when a cell has error.
Example: Use ISERROR(43/0) returns TRUE since 43 divided by zero throws divide by zero error.
Also try ISNA() to find out if a cell has NA error (Not applicable). Give these functions a try, simplify your work and enjoy
More: Advanced Formula Examples & Explanations
Who said Excel takes lot of time / steps do something? Here is a list of 15 incredibly fun things you can do to your spreadsheets and each takes no more than 5 seconds to do.
1. Change the shape / color of cell comments
Just select the cell comment, go to draw menu in bottom left corner of the screen, and choose change auto shape option, select a 32 pointed star or heart symbol or a smiley face, just wow everyone
2. Filter unique items from a list
Select the data, go to data > filter > advanced filter and check the “unique items” option.
3. Sort from Left to Right
What if your data flows from left to right instead of top to bottom? Just change the sort orientation from “sort options” in the data > sort menu.
4. Hide the grid lines from your sheets
Go to Options dialog in tools menu, uncheck the “grid lines” option to remove gridlines from your worksheets. You can also change the color of grid line from here (not recommended)
5. Add rounded border to your charts, make them look smooth
Just right click on the chart, select format chart option, in the dialog, check the “rounded borders”. You can even add a shadow effect from here.
6. Fetch live stock quotes / company research with one click
Just enter the stock symbol (MSFT, GOOG, AAPL etc.) in a cell, alt+click on the cell to launch “research pane”, select stock quotes to see MSN Money quotes for the selected symbol. You can fetch company profiles in the same way. Learn more.
7. Repeat rows on top when printing, show table headers on every page
When you are on the sheet view, just hit menu > file > page setup, go to the last tab, specify “rows to repeat”. You can “repeat columns while printing” as well from the same menu.
8. Remove conditional formatting / all formatting with one click
Just go to Menu > Edit > Clear > All to remove all the formatting from selected cell / range.
9. Auto sum cells with one click
Select a bunch of cells and click on the Sigma symbol on the standard tool bar. Alternatively you can use Alt+= keyboard shortcut.
10. Find width of a column with formula, really!
Just use =cell("width") to find the width of the column to which that formula cell belongs. Width is returned as the nearest integer.
11. Find total working days between any two dates, including holidays
Excel中常用函数应用举例 1.求和函数SUM 求和 SUM（number1，number2，...）。 使用求和函数SUM，操作步骤如下： （1）打开“员工业绩表”工作簿，选择D10单元格，如图所示。 （2）单击“插入函数”按钮，在弹出的“插入函数”对话框中选择SUM函数，单击“确定”按钮，如图所示。
（3）在打开的“函数参数”对话框中，“Number1”文本框中默认引用D3:D9单元格区域，单击“确定”按钮，如图所示。 （4）求出的和值即可显示在D10单元格中，如图所示。
2.平均值函数A VERAGE 平均值函数的原理是将所选单元格区域中的数据相加，然后除以单元格个数，返回作为结果的算术平均值，其语法结构为：A VERAGE（number1，number2，...）。 使用平均值函数A VERAGE，操作步骤如下： （1）打开“员工业绩表”工作簿，选择D11单元格，如图所示。
（2）单击“插入函数”按钮，在弹出的“插入函数”对话框中选择A VERAGE函数，单击“确定”按钮，如图所示。 （3）在打开的“函数参数”对话框中，在“Number1”文本框中输入D3:D9，设定计算平均值的单元格区域，单击“确定”按钮，如图所示。
（4）求出的平均值即显示在D11单元格中，如图所示。 3.条件函数IF 条件函数可以实现真假值的判断，它根据逻辑计算的真假值返回两种结果。该函数的语法结构为：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。其中，logical_test表示计算结果为true或false的任意值或表达式；value_if_true表示当logical_test为true时返回的值；value_if_false表示当logical_test为false时返回的值。
excel常用快捷键 3)SHIFT+F2 编辑单元格批注 3)CTRL+SHIFT+% 应用不带小数位的“百分比”格式 5)CTRL+SHIFT+# 应用年月日“日期”格式 8)CTRL+SHIFT+& 应用外边框 9)CTRL+SHIFT+_ 删除外边框 10)CTRL+SHIFT+( （左括号）取消隐藏行 11)CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏列 2)CTRL+SHIFT+O (字母O) 选定所有带批注的单元格 Ctrl+Home快捷键强迫回到最前一个单元格 Ctrl+PgDn快捷键到下一个工作表 Ctrl+PgUP快捷键到上一个工作表。 按F4快捷键切换相对值为绝对值，若原公式为“= A1”，按第一次F4快捷键变为“=$A$1” ，按第二次F4快捷键变为“=A$1”，按第三次F4快捷键变为“=$A1”。 Ctrl+9 隐藏行 Ctrl+0 隐藏列 Ctrl+Shift+9 取消隐藏行 Ctrl+Shift+0 取消隐藏列 Ctrl+S 保存当前工作簿 Ctrl+F 查询 Ctrl+U 下划线 Ctrl+Z 撤消上一步 Ctrl+A 全选当前工作表 Ctrl+* 全选当前工作区域
F2 进入当前单元格编辑状态 ALT + Enter 在单元格编辑状态，可强制换行 F11：插入图表 CCtrl+“-”：删除单元格/行/列 Ctrl+Shift +“+”：插入单元格/行/列 =lower（）：英文字母小写 =upper（）：英文字母大写 =proper（）：英文首字母大写 鱼知水恩，乃幸福之源也。鱼离不开水，人离不开亲人和朋友，当你处于逆境和灾难时，帮助你一臂之力，渡过难关的人，都是你的亲人和朋友。吃水不忘挖井人，度过苦难，不能忘记援助过你的人。知恩图报，善莫大焉。 一个人要想获得幸福，必须懂得感恩。生活需要一颗感恩的心来创造，一颗感恩的心需要生活来滋养。 一饭之恩，当永世不忘。顺境里给你帮助的人，不能全部称作朋友，但是能够在你逆境时依然愿意援助你，走出困境的人，一定是你要用一生去感谢和珍惜的人。 唐代李商隐的《晚晴》里有这样一句诗：天意怜幽草，人间重晚晴。久遭雨潦之苦的幽草，忽遇晚晴，得以沾沐余辉而平添生意。
Excel表格中的一些基本函数使用方法 一、输入三个“=”，回车，得到一条双直线； 二、输入三个“~”，回车，得到一条波浪线； 三、输入三个“*”或“-”或“#”，回车，惊喜多多； 在单元格内输入=now（）显示日期 在单元格内输入=CHOOSE(WEEKDAY(I3,2),"星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六","星期日") 显示星期几 Excel常用函数大全 1、ABS函数 函数名称：ABS 主要功能：求出相应数字的绝对值。 使用格式：ABS(number) 参数说明：number代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。 应用举例：如果在B2单元格中输入公式：=ABS(A2)，则在A2单元格中无论输入正数（如100）还是负数（如-100），B2中均显示出正数（如100）。 特别提醒：如果number参数不是数值，而是一些字符（如A等），则B2中返回错误值“#VALUE！”。 2、AND函数 函数名称：AND 主要功能：返回逻辑值：如果所有参数值均为逻辑“真（TRUE）”，则返回逻辑“真（TRUE）”，反之返回逻辑“假（FALSE）”。
使用格式：AND(logical1,logical2, ...) 参数说明：Logical1,Logical2,Logical3……：表示待测试的条件值或表达式，最多这30个。 应用举例：在C5单元格输入公式：=AND(A5>=60,B5>=60)，确认。如果C5中返回TRUE，说明A5和B5中的数值均大于等于60，如果返回FALSE，说明A5和B5中的数值至少有一个小于60。 特别提醒：如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。 3、AVERAGE函数 函数名称：AVERAGE 主要功能：求出所有参数的算术平均值。 使用格式：AVERAGE(number1,number2,……) 参数说明：number1,number2,……：需要求平均值的数值或引用单元格（区域），参数不超过30个。 应用举例：在B8单元格中输入公式： =AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，确认后，即可求出B7至D7区域、F7至H7区域中的数值和7、8的平均值。 特别提醒：如果引用区域中包含“0”值单元格，则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格，则不计算在内。 4、COLUMN 函数 函数名称：COLUMN 主要功能：显示所引用单元格的列标号值。
ESC键修改单元格时如果不小心更改公式的构成,可以用ESC键退出,避免破坏了公式 CTRL+ 箭头键移动到当前数据区域的边缘 HOME 移动到行首 CTRL+HOME 移动到工作表的开头 CTRL+END 移动到工作表的最后一个单元格,这个单元格位于数据区的最右列和最底行的交叉处(右下角;或是与首单元格(一般为A1相对的单元格。 PAGE DOWN 向下移动一屏 PAGE UP 向上移动一屏 ALT+PAGE DOWN 向右移动一屏 ALT+PAGE UP 向左移动一屏 CTRL+F6 或CTRL+TAB 移动到下一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6 或CTRL+SHIFT+TAB 移动到前一工作簿或窗口 F6 移动到已拆分工作簿中的下一个窗格 SHIFT+F6 移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格 CTRL+BACKSPACE 滚动并显示活动单元格 F5 显示“定位”对话框 SHIFT+F5 显示“查找”对话框 SHIFT+F4 重复上一次“查找”操作(等同于“查找下一个”
TAB 在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 SCROLL LOCK 打开或关闭滚动锁定 HOME 移动到窗口中左上角处的单元格 END 移动到窗口中右下角处的单元格 上箭头键或下箭头键向上或向下滚动一行 左箭头键或右箭头键向左或向右滚动一列 用于预览和打印文档的按键CTRL+P 或CTRL+SHIFT+F12 显示“打印”对话框 在打印预览中时按下箭头键完成当放大显示时,在文档中移动 在打印预览中时按下PAGE UP 或PAGE DOWN 完成当缩小显示时,在文档中每次滚动一页 在打印预览中时按下CTRL+上箭头键或CTRL+左箭头键完成当缩小显示时,滚动到第一页 在打印预览中时按下CTRL+下箭头键或CTRL+右箭头键完成当缩小显示时,滚动到最后一页 用于工作表、图表和宏的按键按下SHIFT+F11 或ALT+SHIFT+F1 完成插入新工作表 用于工作表、图表和宏的按键按下F11 或ALT+F1 创建使用当前区域的图表 用于工作表、图表和宏的按键按下ALT+F8 完成显示“宏”对话框 用于工作表、图表和宏的按键按下ALT+F11 显示“Visual Basic 编辑器”
Excel 快捷键和功能键 以下列表包含了 Ctrl 组合快捷键、功能键、一些其他常用快捷键以及它们的功能说明。 您可能需要打印本主题，以便在工作时参考其中的内容。若要打印本主题，请按 Ctrl+P。 如果您经常使用的操作没有快捷键，可以通过录制宏来创建一个快捷键。 本文内容 Ctrl 组合快捷键 功能键 其他有用的快捷键 Ctrl 组合快捷键 按键说明 Ctrl+Shift+( 取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。 Ctrl+Shift+) 取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。 Ctrl+Shift+& 将外框应用于选定单元格。
Ctrl+Shift_ 从选定单元格删除外框。 Ctrl+Shift+~ 应用“常规”数字格式。 Ctrl+Shift+$ 应用带有两位小数的“货币”格式（负数放在括 号中）。 Ctrl+Shift+% 应用不带小数位的“百分比”格式。 Ctrl+Shift+^ 应用带有两位小数的“指数”格式。 Ctrl+Shift+# 应用带有日、月和年的“日期”格式。 Ctrl+Shift+@ 应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时 间”格式。 Ctrl+Shift+! 应用带有两位小数、千位分隔符和减号 (-)（用 于负值）的“数值”格式。 Ctrl+Shift+* 选择环绕活动单元格的当前区域（由空白行和空 白列围起的数据区域）。 在数据透视表中，它将选择整个数据透视表。Ctrl+Shift+: 输入当前时间。 Ctrl+Shift+" 将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格 或编辑栏中。
Ctrl+Shift+加 显示用于插入空白单元格的“插入”对话框。号 (+) Ctrl+减号 (-) 显示用于删除选定单元格的“删除”对话框。Ctrl+; 输入当前日期。 Ctrl+` 在工作表中切换显示单元格值和公式。 Ctrl+' 将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元 格或编辑栏中。 Ctrl+1 显示“单元格格式”对话框。 Ctrl+2 应用或取消加粗格式设置。 Ctrl+3 应用或取消倾斜格式设置。 Ctrl+4 应用或取消下划线。 Ctrl+5 应用或取消删除线。 Ctrl+6 在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切 换。 Ctrl+8 显示或隐藏大纲符号。 Ctrl+9 隐藏选定的行。
电子表格常用函数公式 1．去掉最高最低分函数公式： =SUM（所求单元格…注：可选中拖动?）—MAX（所选单元格…注：可选中拖动?）—MIN（所求单元格…注：可选中拖动?） （说明：“SUM”是求和函数，“MAX”表示最大值，“MIN”表示最小值。）2．去掉多个最高分和多个最低分函数公式： =SUM（所求单元格）—large(所求单元格，1)—large(所求单元格，2) —large(所求单元格，3)—small(所求单元格，1) —small(所求单元格，2) —small(所求单元格，3) （说明：数字123分别表示第一大第二大第三大和第一小第二小第三小，依次类推） 3．计数函数公式： count 4．求及格人数函数公式：（”>=60”用英文输入法） =countif(所求单元格，”>=60”) 5．求不及格人数函数公式：（”<60”用英文输入法） =countif(所求单元格，”<60”) 6．求分数段函数公式：（“所求单元格”后的内容用英文输入法） 90以上：=countif(所求单元格，”>=90”) 80——89：=countif(所求单元格，”>=80”)—countif(所求单元格，”<=90”) 70——79：=countif(所求单元格，”>=70”)—countif(所求单元
格，”<=80”) 60——69：=countif(所求单元格，”>=60”)—countif(所求单元格，”<=70”) 50——59：=countif(所求单元格，”>=50”)—countif(所求单元格，”<=60”) 49分以下： =countif(所求单元格，”<=49”) 7．判断函数公式： =if(B2,>=60,”及格”，”不及格”) （说明：“B2”是要判断的目标值，即单元格） 8．数据采集函数公式： =vlookup(A2,成绩统计表，2，FALSE) （说明：“成绩统计表”选中原表拖动，“2”表示采集的列数） 公式是单个或多个函数的结合运用。 AND “与”运算，返回逻辑值，仅当有参数的结果均为逻辑“真（TRUE）”时返回逻辑“真（TRUE）”，反之返回逻辑“假（FALSE）”。条件判断 AVERAGE 求出所有参数的算术平均值。数据计算 COLUMN 显示所引用单元格的列标号值。显示位置 CONCATENATE 将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。字符合并 COUNTIF 统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。条件统计 DATE 给出指定数值的日期。显示日期
在工作表中移动和滚动 向上、下、左或右移动单元格箭头键 移动到当前数据区域的边缘 CTRL+ 箭头键 移动到行首 HOME 移动到工作表的开头 CTRL+HOME 移动到工作表的最后一个单元格。CTRL+END 向下移动一屏 PAGE DOWN 向上移动一屏 PAGE UP 向右移动一屏 ALT+PAGE DOWN 向左移动一屏 ALT+PAGE UP 移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+PAGE UP 移动到下一工作簿或窗口 CTRL+F6 或 CTRL+TAB 移动到前一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6 移动到已拆分工作簿中的下一个窗格 F6 移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格 SHIFT+F6 滚动并显示活动单元格 CTRL+BACKSPACE 显示“定位”对话框 F5 显示“查找”对话框 SHIFT+F5 重复上一次“查找”操作 SHIFT+F4 在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 TAB 处于END模式时在工作表中移动 打开或关闭 END 模式 END 在一行或列内以数据块为单位移动 END, 箭头键 移动到工作表的最后一个单元格. END, HOME 在当前行中向右移动到最后一个非空白单元格。 END, ENTER 处于“滚动锁定”模式时在工作表中移动 打开或关闭滚动锁定 SCROLL LOCK 移动到窗口中左上角处的单元格 HOME 移动到窗口中右下角处的单元格 END 向上或向下滚动一行上箭头键或下箭头键 向左或向右滚动一列左箭头键或右箭头键 用于预览和打印文档 显示“打印”对话框 CTRL+P 在打印预览中时 当放大显示时，在文档中移动箭头键 当缩小显示时，在文档中每次滚动一页 PAGE UP 当缩小显示时，滚动到第一页 CTRL+上箭头键
Excel常用电子表格公式大全 2011-04-24 08:53:41 1、查找重复内容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复","")。 2、用出生年月来计算年龄公式： =TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。 3、从输入的18位身份证号的出生年月计算公式： =CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。 4、从输入的身份证号码内让系统自动提取性别，可以输入以下公式： =IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女 "),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式内的“C2”代表的是输入身份证号码的单元格。 1、求和：=SUM(K2:K56) ——对K2到K56这一区域进行求和； 2、平均数：=AVERAGE(K2:K56) ——对K2 K56这一区域求平均数； 3、排名：=RANK(K2，K$2:K$56) ——对55名学生的成绩进行排名；
4、等级：=IF(K2>=85,"优",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格"))) 5、学期总评：=K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 ——假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评”、“期中”、“期末”三项成绩； 6、最高分：=MAX(K2:K56) ——求K2到K56区域（55名学生）的最高分； 7、最低分：=MIN(K2:K56) ——求K2到K56区域（55名学生）的最低分； 8、分数段人数统计： （1）=COUNTIF(K2:K56,"100") ——求K2到K56区域100分的人数；假设把结果存放于K57单元格； （2）=COUNTIF(K2:K56,">=95")－K57 ——求K2到K56区域95～99.5分的人数；假设把结果存放于K58单元格； （3）=COUNTIF(K2:K56,">=90")－SUM(K57:K58) ——求K2到K56区域90～94.5分的人数；假设把结果存放于K59单元格； （4）=COUNTIF(K2:K56,">=85")－SUM(K57:K59) ——求K2到K56区域85～89.5分的人数；假设把结果存放于K60单元格；
Excel快捷键大全 1. Ctrl 快捷键 按键？说明 Ctrl+Shift+ ( 取消隐藏选定范围内所有隐藏的行 Ctrl+Shift+&将外框应用于选定单元格 Ctrl+Shift+_从选定单元格删除外框 Ctrl+Shift+~应用常规”数字格式 Ctrl+Shift+$ 应用带有两位小数的货币”格式（负数放在括号中） Ctrl+Shift+%应用不带小数位的百分比”格式 Ctrl+Shift+A应用带有两位小数的科学计数格式 Ctrl+Shift+#应用带有日、月和年的日期”格式 Ctrl+Shift+@ 应用带有小时和分钟以及AM或PM的时间”格式 Ctrl+Shift+!应用带有两位小数、千位分隔符和减号（-）（用于 负值）的数值”格式 Ctrl+Shift+*选择环绕活动单元格的当前区域（由空白行和空白列 围起的数据区域）。在数据透视表中，它将选择整个数 据透视表
Ctrl+Shift+:输入当前时间 Ctrl+Shift+"将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑 栏中 Ctrl+Shift+ 加号(+)显示用于插入空白单元格的插入”寸话框 Ctrl+ 减号(-)显示用于删除选定单元格的删除”寸话框 Ctrl+;输入当前日期 Ctrl+'在工作表中切换显示单元格值和公式 Ctrl+'将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编 辑栏中 Ctrl+1显示单元格格式”寸话框 Ctrl+2应用或取消加粗格式设置 Ctrl+3应用或取消倾斜格式设置 Ctrl+4应用或取消下画线 Ctrl+5应用或取消删除线 Ctrl+6在隐藏对象和显示对象之间切换 Ctrl+8显示或隐藏大纲符号 Ctrl+9隐藏选定的行
E x c e l常用快捷键大全（非常全面） 2016-09-1618:02 关于处理工作表的快捷键总结 插入新工作表：Shift+F11或Alt+Shift+F1 移动到工作簿中的下一张工作表：Ctrl+PageDown 移动到工作簿中的上一张工作表：Ctrl+PageUp 选定当前工作表和下一张工作表：Shift+Ctrl+PageDown 取消选定多张工作表：Ctrl+PageDown 选定其他的工作表：Ctrl+PageUp 选定当前工作表和上一张工作表：Shift+Ctrl+PageUp 对当前工作表重命名：Alt+OHR 移动或复制当前工作表：Alt+EM 删除当前工作表：Alt+EL 关于在工作表内移动和滚动的快捷键总结 向上、下、左或右移动一个单元格：箭头键 移动到当前数据区域的边缘：Ctrl+箭头键 移动到行首：Home 移动到工作表的开头：Ctrl+Home 移动到工作表的最后一个单元格，位于数据中的最右列的最下行：Ctrl+End 向下移动一屏：PageDown 向上移动一屏：PageUp 向右移动一屏：Alt+PageDown 向左移动一屏：Alt+PageUp 切换到被拆分的工作表中的下一个窗格：Ctrl+F6
切换到被拆分的工作表中的上一个窗格：Shift+F6 滚动以显示活动单元格：Ctrl+Backspace 弹出“定位”对话框：F5 弹出“查找”对话框：Shift+F5 查找下一个：Shift+F4 在受保护的工作表上的非锁定单元格之间移动：Tab 在选定区域内移动 在选定区域内从上往下移动：Enter 在选定区域内从下往上移动：Shift+Enter 在选定区域中从左向右移动。如果选定单列中的单元格，则向下移动：Tab 在选定区域中从右向左移动。如果选定单列中的单元格，则向上移动：Shift+Tab 按顺时针方向移动到选定区域的下一个角：Ctrl+句号 在不相邻的选定区域中，向右切换到下一个选定区域：Ctrl+Alt+向右键 向左切换到下一个不相邻的选定区域：Ctrl+Alt+向左键 以“结束”模式移动或滚动 打开或关闭“结束”模式：End 在一行或一列内以数据块为单位移动：End+箭头键 移动到工作表的最后一个单元格，在数据中所占用的最右列的最下一行中：End+Home 移动到当前行中最右边的非空单元格：End+Enter 在ScrollLock打开的状态下移动或滚动 打开或关闭ScrollLock：ScrollLock 移动到窗口左上角的单元格：Home 移动到窗口右下角的单元格：End 向上或向下滚动一行：向上键或向下键
电子表格常用函数公式 1、自动排序函数： =RANK(第1数坐标，$第1数纵坐标$横坐标：$最后数纵坐标$横坐标，升降序号1降0升) 例如：=RANK(X3,$X$3:$X$155,0) 说明：从X3 到X 155自动排序 2、多位数中间取部分连续数值： =MID（该多位数所在位置坐标，所取多位数的第一个数字的排列位数，所取数值的总个数） 例如：612730************在B4坐标位置，取中间出生年月日，共8位数 =MID(B4，7，8) =19820711 说明：B4指该数据的位置坐标，7指从第7位开始取值，8指一共取8个数字 3、若在所取的数值中间添加其他字样， 例如：612730************在B4坐标位置，取中间出生年、月、日，要求****年**月**日格式 =MID(B4，7，4)&〝年〞&MID(B4，11，2) &〝月〞& MID(B4，13，2) &〝月〞&
=1982年07月11日 说明：B4指该数据的位置坐标，7、11指开始取值的第一位数排序号，4、2指所取数值个数，引号必须是英文引号。 4、批量打印奖状。 第一步建立奖状模板：首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图1所示）。 第二步用Excel建立获奖数据库：在Excel表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为“奖状数据.xls”，格式如图2所示。 第三步关联数据库与奖状：打开“奖状.doc”，依次选择视图→工具栏→邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheet1，并按确定。将鼠标定位到需要插入班级的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入。 第四步预览并打印：选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。
EXCEL中常用函数及使用方法 Excel函数一共有11类：数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。 1.数据库函数 当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于1,000 且小于2,500 的行或记录的总数。Microsoft Excel 共有12 个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为Dfunctions，也称为D 函数，每个函数均有三个相同的参数：database、field 和criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数database 为工作表上包含数据清单的区域。参数field 为需要汇总的列的标志。参数criteria 为工作表上包含指定条件的区域。 2.日期与时间函数 通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。 3.工程函数 工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型：对复数进行处理的函数、在不同的数字系统（如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。 4.财务函数 财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数： 未来值(fv)--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。 期间数(nper)--投资的总支付期间数。 付款(pmt)--对于一项投资或贷款的定期支付数额。 现值(pv)--在投资期初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。 利率(rate)--投资或贷款的利率或贴现率。 类型(type)--付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。 5.信息函数 可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为IS 的工作表函数，在单元格满足条件时返回TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN 工作表函数返回TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。 6.逻辑函数 使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。例如，可以使用IF 函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。
按键(没有修改的)Shift Ctrl Alt Shift+Ctrl Shift+Alt Ctrl+Alt Shift+Ctrl+Alt F1帮助What Is…显示/隐藏功能区在工作表中插入一个图表对 象新建工作表新建宏表 F2切换编辑/输入模式插入/编辑评论打印预览另存为保存Open打印 F3粘贴名称函数向导名称管理器创建名称New Name F4恢复查找下一个关闭窗口关闭应用程序查找前一个关闭应用程序Close App关闭应用程序 F5定位查找和替换对话框恢复窗口刷新刷新全部 F6下一个窗格前一个窗格下一个窗口切换到VBE(如果有)前一个窗口 F7拼写检查移动窗口 F8扩展选定模式添加到所选内容模式调整窗口运行宏 F9马上计算计算工作表最小化窗口重新完全计算Recalc Full Rebuild F10激活菜单激活上下文菜单切换最大/最小化(恢复)Show OOUI F11插入图表工作表插入新工作表插入新宏表显示VBE Show Script Editor F12另存为保存复制打印Thai Dictionary Add Insert Dialog Backspace编辑和清除到活动单元格到所选区域的活动单元 格撤消 Decimal Rotates the Active Cell through the corners of the selection Delete清除剪切清除Divide Select Array Down下移一个单元格向下扩展一个单元格选择向下选择区域中的最后 一个单元格 打开下拉列表 (自动完成,筛 选,或有效性) 向下扩展选区到区域的最 后一个单元格 End切换到结束模式切换到结束模式(并且在按下 Shift+箭头键时扩展) 选择工作表中最后一个 单元格 扩展所选区域到工作表中 的最后一个单元格 Escape 取消 (编辑,复制,剪切,对 话框,等等.) 取消 (编辑, 复制, 剪切, 对话 框, 等等.) 引发开始菜单(不考虑 Excel命令)Windows任务管理器 Execute Enter value and move down Enter value and move up Fill value in edited cell into all cell and do not move ReDo Fill value in edited cell into all cell and do not move Help Help What Is… Home 选择一行中的第一个单元 格 扩展选区到该行中的第一个 单元格 选择窗口中的第一个单 元格 扩展选区到窗口中的第一 个单元格 Insert 在编辑模式下切换到覆改 模式粘贴复制 Left移动到左边一个单元格将选区向左扩展一个单元格选择区域左侧的最后一 个单元格后退(链接导航) 向下扩展所选区域到区域 左铡最后一个单元格Ungroup 移动活动单元格到所 选区域内前一个非相 邻区域 Multiply Select current region PageDown下一页扩展所选区域到下一页下一个工作表向右一页扩展所选区域到下一个工 作表将选区向右扩展一页 PageUp上一页扩展所选区域到上一页前一个工作表向左一页扩展所选区域到上一个工 作表将选区向左扩展一页 Return Enter value and move down Enter value and move up Fill value in edited cell into all cell and do not move ReDo Fill value in edited cell into all cell and do not move Right移动到右边一个单元格将选区向右扩展一个单元格选择区域右侧的最后一 个单元格前进(链接导航) 向下扩展所选区域到区域 右侧最后一个单元格Group 移动活动单元格到所 选区域内下一个非相 邻区域 Space选择整行选择整列选择所有单元可知 Subtract Extend Selection Mode Add to Selection Mode Delete Cells Tab移动向后移动下一个窗口下一个应用程序前一个窗口Indent Outdent Up上移一个单元格向上扩展一个单元格选择选择区域顶部的单元格如果有则关闭下拉列表向上扩展到区域的末尾 0隐藏列显示列 1设置单元格格式确定货币 & 千分位格式 2加粗时间 (AM/PM) 格式 3斜体日期格式 4下划张货币 5删除线百分比格式 6切换对象的显示、隐藏 以及显示占位符科学计数格式 7Toggle Main toolbar visibility边框线 8切换显示分级显示符号选择当前区域9隐藏行显示行 '复制上面的单元格并编 辑 激活单元格样式下拉框或对 话框 复制上面单元格数据并编 辑 -删除单元格移除所有边框,??向下填充 .Rotates the Active Cell through the corners of the selection向右填充 /选择数组单元格 ;插入当前日期 (在编辑 模式下)Select Visible 插入当前时间 (在编辑模 式下) [选取该单元格先前的单 元格 选取该单元格相关的所有 先前的单元格 \选择区域中行列不相等 的单元格 选择与不同于活动单元格 的单元格区域 ]选取直接相关的单元格选取所有相关的单元格`公式审核模式General Number Format =马上计算自动求和插入单元格 A 选择当前区域，选择所 有单元格在公式中插入参数 B加粗Address Book (only when emailing not as attachment) C复制 D向下填充 E F查找对话框调整字体G定位 H替换 I斜体 J K插入超键接Check Names (only when emailing not as attachment) L插入表切换到自动筛选重复应用排序/筛选M N新建工作簿 O打开工作簿选择批注 P打印调整字体 Q R向右填充S保存Send Now (only when emailing not as attachment) T插入表切换汇总行
E x c e l常用快捷键大 全
Excel常用快捷键大全 1、CtrL+; 显示当前日期 Ctrl+ Shift+; 显示当前时间。两命令间加一个空格，可输入日期和时间 =now() 显示当前日期和时间 ＝today() 显示更新的日期和时间 2、Ctrl+ Shift+'＋’复制粘贴一步到位或Ctrl+ Shift+拖动待移动的项 3、Ctrl+ Num＋插入行或列 4. F1 打开帮助菜单 5. F2 将光标定位于单元格内，相当于双击的功能 6. F5 显示定位对话框 7. F7 拼写检查 8. F8 选定表格，可设置选择区域的范围，功能类似于Word中的F8 9. F11 显示图表区域 10.F12 另存为 11. Alt+回车在同一单元格中实现分行填写 12. Ctrl+NUM+ 插入单元格 13. 按F2可使光标定位于单元格中，再按一次则可恢复，使用方向键可以移动光标、 14. Ctrl+；当前日期 15. CTRL+D 复制上面单元格的数据到下面的单元格。如果选定数据所在的单元格及它以下的任意空白单元格,按ctrl+D,可将选定的数据复制到空白单元格中
16. ctrl+' 复制上面单元格的数据到下面的单元格,和上面的Ctrl+D的区别是：不含格式,且为编辑状态 17. CTRL+R 复制左边的数据到右边的单元格 18. CTRL+SHIFT+下箭头或右箭头从当前单元格选至当前区域最下面或最右边。 19. CTRL+* 选定当前区域 20. CTRL+1 设置单元格格式 21. CTRL+2 加粗 22. CTRL+3 斜体 23. CTRL+4 下划线 25. CTRL+7 显示/隐藏“常用”工具栏 26. CTRL+9 隐藏所选单元格所在的行，若选中整列，则将隐藏全部单元格 27. F2 进入单元格编辑状态 28. F4 在相对引用（如A1）和绝对引用（如$A$1）间进行转换 29. F5 打开“定位”对话框（相当于Ctrl+G） 30. F9 将公式直接转化为数值 31. F11 快速插入图表 32. Alt+F11 进入VBA编辑器 33. shift+F11 插入新工作表,表名：sheet 34. ctrl+F11 插入新工作表，表名：macro 35. Ctrl+~ 显示当然工作表中所有用到的公式 1 excle快捷键大全
EXCEL电子表格中四个常用函数的用法 (2010-01-16 09:59:27) 转载▼ 分类：Excel学习 标签： 杂谈 EXCEL电子表格中四个常用函数的用 法 现在介绍四个常用函数的用法：COUNT(用于计算单元格区域中数字值的个数)、COUNTA(用于计算单元格区域中非空白单元格的个数)、COUNTBLANK(用于计算单元格区域中空白单元格的个数)、COUNTIF(用于计算符合一定条件的COUNTBLANK单元格个数)。 结合例子将具体介绍：如何利用函数COUNTA统计本班应考人数(总人数)、利用函数COUNT统计实际参加考试人数、利用函数COUNTBLANK统计各科缺考人数、利用函数COUNTIF统计各科各分数段的人数。首先，在上期最后形成的表格的最后添加一些字段名和合并一些单元格，见图1。 一、利用函数COUNTA统计本班的应考人数(总人数) 因为函数COUNTA可以计算出非空单元格的个数，所以我们在利用此函数时，选取本班学生名字所在单元格区域(B3～B12)作为统计对象，就可计算出本班的应考人数(总人数)。 1．选取存放本班总人数的单元格，此单元格是一个经过合并后的大单元格(C18～G18)； 2．选取函数；单击菜单“插入/函数”或工具栏中的函数按钮f＊，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”列表中选择函数类别“统计”，然后在“函数名”列表中选择需要的函数“COUNTA”，按“确定”按钮退出“粘贴函数”对话框。 3．选取需要统计的单元格区域；在打开的“函数向导”对话框中，选取需要计算的单元格区域B3～B13，按下回车键以确认选取；“函数向导”对话框图再次出现在屏幕上，按下“确定”按钮，就可以看到计算出来本班的应考人数(总人数)了。
Excel常用快捷键大全（非常全面） 2016-09-16 18:02 关于处理工作表的快捷键总结 插入新工作表：Shift+F11或Alt+Shift+F1 移动到工作簿中的下一张工作表：Ctrl+PageDown 移动到工作簿中的上一张工作表：Ctrl+PageUp 选定当前工作表和下一张工作表：Shift+Ctrl+PageDown 取消选定多张工作表：Ctrl+ PageDown 选定其他的工作表：Ctrl+PageUp 选定当前工作表和上一张工作表：Shift+Ctrl+PageUp 对当前工作表重命名：Alt+O H R 移动或复制当前工作表：Alt+E M 删除当前工作表：Alt+E L 关于在工作表内移动和滚动的快捷键总结 向上、下、左或右移动一个单元格：箭头键 移动到当前数据区域的边缘：Ctrl+箭头键 移动到行首：Home 移动到工作表的开头：Ctrl+Home 移动到工作表的最后一个单元格，位于数据中的最右列的最下行：Ctrl+End 向下移动一屏：PageDown 向上移动一屏：PageUp 向右移动一屏：Alt+PageDown 向左移动一屏：Alt+PageUp 切换到被拆分的工作表中的下一个窗格：Ctrl+F6 切换到被拆分的工作表中的上一个窗格：Shift+F6 滚动以显示活动单元格：Ctrl+Backspace 弹出“定位”对话框：F5 弹出“查找”对话框：Shift+F5 查找下一个：Shift+F4 在受保护的工作表上的非锁定单元格之间移动：Tab 在选定区域内移动 在选定区域内从上往下移动：Enter 在选定区域内从下往上移动：Shift+Enter
Excel电子表格快捷键大全 Ctrl+W 或 Ctrl+F4 关闭选定的工作簿窗口。 Ctrl+F5 恢复选定的工作簿窗口的大小。 F6 切换到被拆分（“窗口”菜单上的“拆分”命令）的工作表中的下一个窗格。 Shift+F6 切换到被拆分的工作表中的上一个窗格。 Ctrl+F6 打开多个工作簿窗口时，切换到下一个工作簿窗口。 Ctrl+Shift+F6 切换到上一个工作簿窗口。 Ctrl+F7 当工作簿窗口未最大化时，执行该工作簿窗口的“控制”菜单上的“移动”命令。使用箭头键移动该窗口，完成操作后按 Esc。 Ctrl+F8 当工作簿窗口未最大化时，执行工作簿窗口的“控制”菜单上的“大小”命令。使用箭头键调整窗口大小，完成时按 Esc。 Ctrl+F9 将工作簿窗口最小化为图标。
Ctrl+F10 最大化或还原选定的工作簿窗口。 访问和使用任务窗格 F6 从程序窗口的其他窗格移至任务窗格。可能需要按 F6 多次。 注释如果按 F6 没有显示所需的任务窗格，请按 Alt 激活菜单栏，然后再按 Ctrl+Tab 移动到任务窗格中。 Ctrl+Tab 当菜单或工具栏处于活动状态时，移至任务窗格。可能需要按Ctrl+Tab 多次。 Tab 或 Shift+Tab 当任务窗格处于活动状态时，从其中选择上一个或下一个选项Ctrl+向下键 显示任务窗格菜单上的全部命令 向下键或向上键 在选定的子菜单的选项间移动，在一组选项的某些特定选项间移动 空格键或 Enter 打开选定的菜单，或执行分配给选定按钮的操作 Shift+F10 打开一个快捷菜单，打开选定的剪辑库项的下拉菜单 Home 或 End
1、sumif:顾名思义，这个公式是对指定条件的值进行求和。这个公式共有三个参数，分别为“区域”“条件”“求和区域”，我们可以看下图，A1-A5的考试成绩各科都有统计排名，现在我们想要统计一下他们每个人的总成绩，我们鼠标选中F2单元格，然后选择公式中的sumif公式，区域选中“B：B”列，条件选中“E：E”列，求和区域选中“C：C”列，点击确定，然后按住单元格下边的小加号往下拖动就完成了。
2、vlookup:这是一个纵向查找的公式，vlookup有4个参数，分别是“查找值”，“数据表”，“列序表”，“匹配条件”，这个公式不仅可以查找数字，还可以查找文字符号等，如下图，我们要在右边的表格上统计左边表格各个考生的考试等级，鼠标选中单元格G1，选择公式vlookup，查找值选F；F列，数据表B：D列（B-D 列全部选中），序列表填3（B-D总共有3列）匹配条件填0（意思是当查找不到的时候返回值为0）点击确定，然后按住单元格下边的小加号往下拖动就完成了。如果查找值有重复的，默认为第一个值。
3、countif:这是一个单元格计数的公式，总共有两个参数，区域和条件，如下图，我们想要统计一下考生各个等级的人数，鼠标选中单元格G2，选择公式countif，区域选中D列，条件选中F列，点击确定，然后按住单元格下边的小加号往下拖动就完成了。 、
4、sum:这是一个求个公式，当我们需要对一行数字进行求和的时候除了把他们一个个加起来，另一个方法就是用sum函数，如下图，我们知道了考生的各科成绩，想要知道他们总共考了多少分，我们选中G2单元格，输入“=SUM(C2:F2)”,这样就把C2-F2的数据全部加起来了，按enter键完成，拖动G2单元格右下角的加号往下拉。