项目部材料管理组织机构图
材料领用
仓库保管
材料入库
项目部材料管理
第一章管理体制
第一条为加强材料管理工作，各项目部应明确一名负责人分管材料管理工作。
第二条各单位应建立材料管理机构，完善材料管理制度，建立材料管理网络。
第三条工程管理中心负责公司系统内的材料管理工作，其主要职能：修订、完善材料管理工作制度。对公司的材料管理工作定期进行指导、检查和考核。
第四条公司材料部负责公司内部的材料管理工作，其主要职能：
（一）根据公司的材料管理制度，制定公司内部材料管理工作细则，并组织实施。
（二）经常深入施工现场，检查督促材料现场管理和仓库管理工作。
（三）汇总材料报表、及时上报公司。
（四）组织供货方评价，建立台帐供货方名册。
第五条各项目经理部设置材料员、采购员、保管员等，负责本项目的材料管理工作，其主要职能：
（一）按材料采购计划，组织材料采购供应工作。
（二）认真做好材料的验收、领发工作。
（三）负责施工现场的材料管理工作。
（四）认真做好各项原始记录，及时登记台帐，编制报表。
第二章工作职责
第六条工程管理中心材料管理工作职责
（一）负责编制并实施管理《采购工作程序》，对物资、产品的标识和防护管理实施控制。
（二）负责制定公司材料管理制度，对公司材料管理工作进行检查、督促。
（三）对公司材料人员实施管理，协助人力资源管理中心做好材料管理人员的考核培训工作。
第七条材料设备部工作职责
（一）负责项目（工程）中使用的产品（物资）的采购管理工作，检查产品（物资）的质量，对采购的产品（物资）不合格的控制负有责任。
（二）建立合格供货方台帐，根据材料计划及时对采购人员下达采购任务单，组织采购。
（三）组织实施顾客提供物资的控制工作，并对实施情况进行检查、督促、协调。
（四）负责对管辖的仓库及工程物资的使用进行管理，并建立定期对帐制度，确保帐、物、卡相符。
（五）负责物资的搬运、贮存、标识和防护管理工作。
（六）及时了解材料市场行情，汇总整理材料价格信息。
第八条材料员工作职责
（一）在项目经理领导下，认真贯彻执行公司质量、环境、职业健康安全方针、目标及指标和有关规定，树立质量第一的观念，严格把好材料质量关。
（二）对项目所需材料进行管理，确保所有进场材料、半成品、成品处于受控状态，
保证工程不使用不合格的材料或产品。
（三）协同保管员做好材料的搬运、贮存、保管、防护、标识工作，建立材料台帐，认真做好有关质量记录。
（四）配合质检员、试验员做好材料检验和抽样复试工作，及时提供材料的有关质保资料。
第九条保管员工作职责
（一）在项目经理领导下，认真贯彻执行公司有关质量管理规定，树立质量第一的观念，确保工程材料、物资、半成品的质量。
（二）对进场材料的搬运、贮存、保管、防护、标识、发放工作负有直接管理责任。
（三）负责办理材料进场、入库手续，建立材料（物资）收、付台帐，验证进场、进库材料物资的质量、数量、品种、规格，并认真做好有关质量记录。
（四）对进场、进库材料物资做到分门别类、堆放整齐，合理准确地做好标识，准确发放各类材料物资，严禁使用不合格材料物资。
（五）对不符合质量要求的材料物资有权拒绝入库，并及时上报项目经理。第十条采购员、保管员岗位职责
（一）时刻加强采购人员的政治思想教育，牢固树立以企业为家的责任感，全心全意为项目服务。
（二）采购人员必须及时掌握信息，处处以降低材料成本为原则，认真做好职责范围内的采购供应工作。
（三）严肃财经纪律，所采购的材料，必须具备批准手续，否则不予报销，采购完毕及时与财务科结帐。
（四）购进材料，一律由保管员验收入库，验收单必须有经手人、保管员、证明人签字、手续具全方可报销记帐。
（五）经常对采购人员和保管员进行思想教育和业务辅导，严防营私舞弊，走歪门斜道，一旦发现，给予严肃处理。
（六）特别注意工程装饰材料的采购，特殊材料的采购一定以实物样品会同经营计划科、顾客共同签定认可后，方可按规格、数量采购，如采购的材料与样品规格、质量要求不一，影响工程使用造成库存积压，则分别视情况追究采购人员和技术人员的责任。
（七）加强仓库管理，经常对仓库进行检查，严禁白条付货，保管员必须按手续齐全的领料单或材料调拨单发货，否则不予发放。
（八）公司的综合检查组每月对仓库和施工现场进行检查，确保帐物卡相符，帐帐相符，仓库和施工现场材料分类堆放整齐，仓库物资挂好标签，施工现场材料挂好标识牌，做到文明施工。
第三章计划管理和帐表核算
第十一条项目开工前，应根据施工预算中的工料定额分析，及时编制项目材料供应总计划及月度计划。
第十二条公司根据项目经理部上报的计划，由材料设备部进行汇总，据此编制材料采购总计划及月度计划，经分管负责人批准后组织实施，同时报财务管理中心一份，以备资金安排。
第十三条公司材料设备部应加强对项目经理部材料管理的监督检查力度，掌握材料管理工作的动态。
第十四条公司应积极创造条件，尽量使用微机进行材料计划管理和报表编制，以提高工作效率，确保数据的准确可靠。
第三章材料采购
第十五条公司应本着“比质比价，公开公正”的原则，规范采购行为，努力降低采购成本，坚决抵制不正之风。
第十六条公司在一定区域内，应力求做到“集中采购、统一供货” ，达到以数量、规模优势换取价格优势的目的。
第十七条公司应对供货单位进行全面评估，掌握合格供应商名单，并且在必要时及时更换调整，使供货单位处于动态变化之中。选择供货单位应以生产厂家为主，尽量减少中间环节。
第十八条实行ABC 分类管理方法，区别大宗材料和散类零星材料、主要材料和一般材料的特点，分别采取不同的采购方式。
（一）对大宗材料和主要材料，应采取公开招标，择优采购的方式。在选定入围的供货单位中实行公开招标。通过对价格、质量、技术参数、交货日期，付款方式等诸多条件的对比，当众评选、确定中标供货单位。招标小组应将招标采购材料的情况及时公布于众，改暗箱操作为公开操作。
（二）对一般材料和零星材料，按“三比一算”的原则进行采购。采购前应广泛搜集材料、物资的市场信息，认真做好查询、比价、定价工作，至少要选择两个以上供货单位择优购货，做到同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比运距。
（三）零星材料的定价办法
1、总价不超过5000元以下的单项材料为零星材料。
2、零星材料必须货比三家，以价低、质量高为原则进行采购。财务管理中心、项目部每月不少于3 次进行市场调查。
3、工程管理中心将每月各个项目部的零星材料参照财务管理中心材料采购部门确定的价格作为施工项目部的采购价格，以作为报销结算依据。
特殊的提前申请，5000 元以上的原则上要先进行市场调查，确定价格后采购
第十九条各种材料的采购均要实行公开公正操作，做到“五公开” （价格公开、质量公开、数量公开、产地公开、责任公开）采购，严格执行“三检” （验质、验价、验量）把关以及“六证俱全” （计划采购单、货物发运单、质量检验单、计量检验单、价格审核单、销货发票）报销。
第二十条公司应在材料采购过程中实行全方位监督机制。
（一）财务监督，对各类货款支付，一定要在规定的手续俱全后方能付款。一般情况下，材料采购不实行预汇款，特定情况下发生预汇款时，必须由材料管理部门办理申请汇款手续，经领导批准后方能付款。
（二）质量监督，大宗材料验收必须要有质量人员到现场，严格把好质量关，发现质量不符应予拒收。
（三）全员监督，公司应将材料采购情况定期公布，自觉接受员工监督。公司定期搜集各分公司材料采购实际价格，并按同品种对比、汇总、编表、下发各项目部，以便沟通信息，相互比较。
第二十一条为防止弊端，必须在采购队伍中实行“回避制” ，单位主要负责人和分管负责人的近亲不得在本单位从事材料采购工作。
第四章现场材料管理
第二十二条大宗材料进入现场组织验收时，一定要坚持“三员会签”制（质检员、材料员、保管员），严格把好质量关和数量关，材料验收单必须三人同时会签才能生效。
第二十三条材料消耗实行限额用料。领用材料必须及时办理领料单，领料单必须由专人签发，严禁保管员私自签发领料单，严禁月终采取以存轧耗的方法确定耗用数和结存数。
第二十四条现场材料堆放要做到布局合理，存放有序，标识明显，要严格区分已验材料和未验材料，已领材料与未领材料的堆放，不得相互串换混用。材料现场管理要达到“三清” 、“五好”的标准。
第二十五条公司和项目经理部要建立健全各项材料收、支台帐，并按分部、项工程进行定额耗用与实际耗用的对比分析，以便查找原因，落实经济责任。
第五章仓库管理
第二十六条各类材料仓库的库容库貌要达到“四清” 、“五无”的标准，库房内部合理布局，合理堆放，利于收发与保管、充分发挥储存效益。
第二十七条入库材料要按性能、特点采取不同的维护保管方法，做到手续齐备、数量准确、质量完好、计量完备、收发迅速。
第二十八条仓库保管应执行“十二防”制度（防潮、尘、火、锈、蚀、爆、碎、霉、腐、毒、冻、漏）。并有切实可行的安全防护措施。
第二十九条各类仓库要做到制度健全，收、发料手续严密，并加强定期盘点工作，对毁损或缺少材料应认真查明原因，落实责任。
第三十条仓库保管员要及时记帐，做到帐单日清月结，同时做到材料收、发放单据，收、发料码单，入库通知单，规格调整单，报废报损单手续俱全。
第六章检查与考核
第三十一条公司对项目部每月进行一到二次检查、考核，并评选出材料管理先进单位进行表彰。
第三十二条要在材料管理的检查与考核中，加大奖惩力度。对材料采购、管理、核算过程中行为规范、遵章守纪的人员除通报表彰，还要给予一定的物质奖励；对不执行规章制度、营私舞弊，并造成集体经济损失或恶劣影响的给予一
定的行政处罚和经济处罚；对违法人员将依法送交司法部门追究法律责任。
第七章材料仓库管理
第三十三条仓库管理是物资供应工作中的一个重要环节，一定要供管结合，做好仓库管理。
第三十四条进库材料的验收和发料
（一）做到凭单收料，凭单发料，严禁白条抵物，严格执行仓库管理制度。
（二）物资进库，由仓库保管员按进料单签明的规格、型号、质量、数量进行验收，做到无单不收货，以做到帐物相符。
（三）物资出库按照主管部门的“限额领料单” 、“调拨单”或“销售单”等有效凭证所列的规格、品种、数量发料，凭证签具不全、白条之类均属无效凭证，仓库保管员有权拒绝发料。
第三十五条仓库的保管
（一）根据“进料单”做到物资堆放“四定位” ，即库号、架号、层号，并做到材料明细帐的编号与物资四定位对口。
（二）保证进库物资不损坏、不变质、不短少，仓库保管员对本库物资的数量、规格、型号、性能和用途，做到心中有数。
（三）经常检查仓库的物资库存，做到月盘、季盘，发现盈亏要查明原因，提出分析依据，报请有关领导及时进行处理。
（四）做好安全防范工作：防盗、防火、防爆、防毒，实现安全无事故。
（五）加强库容库貌，做到库容整洁，堆放合理。
（六）帐卡要准确反映实物流帐情况，代码统一，定期清理结算。
第三十六条做好现场多余材料退库收料工作，并做好废物利用，做到节约代用，为降低工程成本创造条件。
第三十七条仓库记帐应及时，做到帐物相符，妥善保管各类凭证，以便后查。
第八章其它材料管理
第三十八条材料帐目的管理
（一）财务科材料会计设材料总、分类帐及明细帐。
（二）各基层仓库设材料明细帐。3、财务科材料会计逐月与总帐会计及各基层仓库保管员核对余额，做到帐帐相符，帐表相符，帐证相符。
第三十九条材料进出库手续的管理
（一）材料进库应有材料验收单（附发票）或材料调拨单（调进）或材料退库单，甲供单等。
（二）进料出库应有领料单或材料调拨单（调出）、材料批准报损单等。
（三）各项目部材料员逐月根据领料单编制材料耗用表，并交材料会计审核无误后编制会计分录，双方据以记帐。各种内部调拨单应逐月办理转帐手续，并由材料会计编制会计分录。
（四）各种进出库手续应按规定认真填写，各责任人签章手续具全。
第四十条材料采购及价格管理
（一）材料采购要有计划，本着急用先买，分批采购，防止积压的原则。在材料的采购价格上应坚持优质低价，尽量减少大堆材料的二次搬运费。货比三家不吃亏，要注意收集价格信息，大力压缩材料采购成本。
（二）采购材料要有通知单，预汇货款要有申请单，业务结束要及时结清帐目，追回余款。
（三）大宗材料的采购，应有材料会计同经营计划科共同商订价格，并签订合同。
第四十一条材料采购的索赔管理
（一）材料采购索赔的依据是：采购合同，质量标准的有关规定及国家有关法规。
（二）材料采购业务中可能发生的索赔事项及处理办法：
①规格、质量不合要求，在验收时应认真核实，作好记录，并妥善保管好材料，由材料科与供方交涉处理。一般可采取由供方换货降级降价（前提是保证使用）的方式以达到索赔目的。
②数量短少。如在规定磅差范围内，可验收入库。如超过磅差规定范围，核实后做好详细记录交材料部门与供方交涉处理。在此期间，材料应保持原样，不得动用，一般可采取按实结算、补足数量等方法。