北京慧点科技开发有限公司
2010 年 04 月
中国管理软件推动中国企业走向世界 DCI.Indi.Office V4.5.3
办公自动化系统
公文流转使用手册
1.公文配置
（1）功能描述
用来生成和配置部门公文库，并对配置信息进行管理。操作公文之前，系统管理员必须在【公文配置】里先定义部门流程库，发文库，收文库并为其指定公文文书，然后公文文书才能定义本部门的流程，开始公文流转。至于催办提醒，签字库，密钥管理，待办事宜及公文统计模块都是与公文流转业务相关的模块，并不是公文流转的前提条件。在[配置中心]中将办公系统配置下的Key_multidomain的关键字的值设为true，公文配置中便可以对多网络域的分子公司以及分子公司部门设置。
（注：分子公司以及发子公司部门是多个OA系统间进行公文收发时使用，如甲公司OA发文到乙公司收文，两个OA的公文配置库都要创建相关的配置文档。跨应用的收发文的工作将通过OA消息引擎来完成）
（2）操作过程
（2-1）新建公文配置表
点击导航条中的“公文配置”进入部门公文配置页面如图1-1,选择点击左侧部门后即打开被选部门下的配置文档：
图1-1
点击右上角的“新建”按钮，打开被选部门的配置界面。如下图1-2：
图1-2
“应用名”：默认为部门所在应用。
在“数据库类别”里，勾选某项操作后，“模板库文件名”、“数据库中文名”、“数据库文件名”等信息会自动列出；并可查看已有其他数据库信息，若要编辑已有数据库，可打开编辑图1-1所示视图中的对应文档。
“模块分类”指定生成的库放在哪个目录下显示。
注：创建数据库类别一般采用如下顺序比较合适，文档一体化->流程定义-发文管理-收文管理-请示报告
“数据库中文名”和“数据库文件名”只要选择了“数据库类别”后，就会自动生成名称，这些名称也可以更改或手动输入。
“文件归档到”制定该公文在点击“归档”操作后，文档在指定的“文档一体化库”里创建一个复本，复本在文档一体化“未分类视图”下，由指定的部门管理员（文书）用户来分类管理，其它用户可以借阅文档。
“文件归档后保留”，缺省为2天。指的是公文库“已归档”视图下的文档在公文库里保留多少天后被自动删除，如果设置为0天，只表示永远不删除。
“关联库”点击关联库后的“查找”按钮，可以选择要关联的部门，数据库及视图。此配置与公文里的“公文关联”相结合。
当创建完一个部门公文数据库后，会自动在当前应用的管理引擎数据库中创建一条模块文档，用于显示在左边的导航条中。
（2-2）编辑已有公文配置表
系统管理员可以对本服务器上已建的公文配置表进行修改，但是对其他服务器上创建的公文配置表信息只能浏览，不能修改。本服务器上的公文配置表一旦创建，可以修改的项目有：部门管理员(文书)、领导、模块分类。修改完毕后，点击提交按钮进行保存，相应的权限和分类会即时发生变化！
（2-3）删除已有公文配置表
系统管理员在系统管理模块下单击“公文配置”标签，进入【公文配置】页面，选中公文配置列表页面上所要删除的选项前面的复选框，然后单击页面下部的“直接删除”按钮。
在列表中有些配置记录前没有复选框，那是因为这条记录是在其他服务器上创建的，管理员只能维护本应用上的配置文档，对其他服务器上的配置文档只有查看权限。
（2-4）新建和维护单位组
通过创建单位组，可以将不同的部门组织在一起成为一个单位，在公文发放的时候可以选择归为一组的部门统一发放。简化了公文的组发放过程。新建单位组时，在“单位组”视图下点击“新建”按钮进入如图1-3所示画面：
图1-3
“部门名称列表”的值从“选择”按钮中选择，值可以是一个或是多个。填写完单位组名称和单位组序号后，点“保存”按钮，创建的群组信息就会在“单位组”视图下保存。
管理员可以通过“编辑”按钮来修改维护单位组信息。
删除单位组信息时，选中记录前的复选框，再单击“永久删除”按钮，就可将该条单位组删除。
或者是打开记录，通过记录里的“删除”按钮，也可将记录删除。
（注：如果部门的收文库被删除了，该部门也将会从涉及的单位组中自动删除。）
2.流程定义
（1）功能描述
【流程定义】为进行审批流转的公文模块定制流程，流程可以按照实际的用户业务需求来定制（2）操作权限
部门管理员（文书）：在图形化的流程定制工具中管理所有的已有流程。有新建、删除、编辑、查看流程的权限。也可以在浏览器端进行管理。
应用管理员（系统管理员）：可以统一管理本应用下的所有部门的流程定义，其对流程的操作权限相当于部门文书对本部门流程的操作权限。本手册仅介绍浏览器端的使用方法。
其他用户：只能浏览和检索“审批常用语”，不能浏览流程。
（3）操作过程
（3-1）查看流程
部门文书在公文模块下点“流程定制”目录，出现界面如图2-1所示：
图2-1
部门流程库中会有一预制流程：不定流程。该流程除了名称（不定流程）之外，其他的信息可以修改。
在这个页面上可以浏览“流程定义”的一些基本信息，如果想查看流程具体定制内容，点击相应的流程就可以看到详细的流程信息了。如下图2-2所示：
图2-2
（3-2）设置审批常用语
点击“审批常用语”进入审批常用语页面，点击“新建”按钮，新建新的审批语，如图2-3：
图2-3
常用语的使用范围分为两种：全部人员和选择人员，当为“全部人员”时，所有用户都能使用这个常用语；当为“选择人员”时，随后会出现“选择”按钮，让您选择要使用这条常用语的人员。“确定”提交后，新建好的常用语会显示在“审批常用语”页面中。如果“添加常用语”为空或是空格，页面会提示“审批常用语不能为空”以是警示。
本程序提供了默认审批常用语。
（3-3）条件域定义
点击“条件域定义”进入条件域配置页面，点击“新建”新建条件域，如图2-4：
图2-4
“域标题”和“域名”都不能为空或空格。“域标题”是显示给用户看的，值一般都为中文字段。“域名”的值为英文字段，“域名”的值来自于Notes公文数据库，须到数据库表单中查找。
“类型”是指域名的字符类型，该类型必须与Notes数据库中的类型一致。定义好的域应用在流程定义中的条件分支里。
（3-4）写入域名称定义
该视图的功能为定义写入域的中文名和英文名，使创建流程时将意见写入域中或将用户名写入域中，域的指定可以选择中文名，进入“写入域名称定义”，点击新建按钮，如图2-5：
图2-5
中文域名和英文域名都不能为空。“中文域名”是显示给用户并提供给用户选择的，英文域名的值来自于Notes公文数据库，需到数据库表单中查找。
类别分为“意见域”和“用户域”，意见域对应流程中的将意见写入到域中，用户域对应流程中的将当前处理人写入到域中。
（3-5）新建流程
部门文书进入流程定义的页面后，点击右上角的“新建”按钮，进入的页面如图2-6：
图2-6
进入页面后，填写“审批流程名称”、“审批环节数目”，选择“使用流程数据库”等流程属性内容。在“审批环节数目”里填好数字后，页面下端就会出现相应数量的环节属性标签。在“运行套打/清稿/盖章/编号的环节”属性中输入对应的环节号，则在实际的公文流转过程中该环节就具有相应“套打/清稿/盖章/编号”操作。
环节分为3种：开始环节、结束环节、普通环节。
开始环节和结束环节：为每个流程必须有的环节，只用来标识流程的开始和结束。开始环节的环节号是：0，结束环节的环节号是：9999。
普通环节：此环节定义了比较多的环节属性，如：处理状态、处理人产生方式、提交环节、驳回方式等。页面如图2-7：
图2-7
下面详细对这些环节属性进行解释：
■禁止委托办理：两个选择，一旦选择“是”，即使处理人交给其他人代办，也会禁止该流程的代办事项，选择“否”，则可以正常由代理人处理。
■处理状态有多种，可以在下拉框中选择，也可点击“新增”按钮自己添加。
■处理对象的产生方式（即默认处理人），有四种：
由系统角色计算：选择这个方式后，下方会弹出“处理角色”选项，点击后面的“查找”按钮，便可以选择在用户管理中已经定义好的系统角色。
域名：收发文页面上标题在Notes数据库公文表单中相对应的英文名称。
现在指定：点击出现的“处理人”对应的“选择”按钮，选择下个环节的审批人。
流程发起人：处理人为本流程的发起者。
无：不指定处理人，但提供人员“选择”按钮，人员的选择范围在随后出现的“选择范围”中设置，如果选择“指定范围”，就需要在“处理人”中指定人员选择范围。
■是否过滤为本部门人员：三个选择，选择“否”，则对处理人不进行本部门的过滤，还可以选择是按照“起草人过滤”还是按照“上一环节处理人”过滤本部门人员。
■请确定过滤层级：此配置项是在有过滤本部门人员的情况下显示，共设置10级部门的过滤，缺省是本部门过滤，根据配置向上几级部门，就过滤几级，这里的级别是根据用户管理里的地址树来拟定的。当在一个级别里过滤到用户后，将不再往上级部门进行过滤。
（注：这里的过滤是跟处理对象选择“角色”来配合使用的）
■选择范围：共有四个选项，分别为不可选，全体员工，指定范围，指定角色。如果选择了“指定范围”会在下面显示“处理人显示范围”和“是否过滤为本部门人员”，通过“查找”按钮选择范围。如果选择了“指定角色”会在下面显示“处理角色”和“是否过滤为本部门人员”，角色的选择可以在用户管理中的“系统角色”中设定。
■多对象处理规则有两种：顺序审批或并发审批。
顺序流转：是指公文按照指定审批人的先后顺序进行审批，一个环节审批结束，下一环节才可以审批。在同一个环节，如果有多个审批角色则按照审批人的排列顺序进行，直至这一环节的所有人都审批完了，下一环节才开始审批。
顺序流转处理规则下，审批人为多人时驳回情况的特殊说明：
1、第一环节审批人不能撤回，第二环节的顺序第2,3...审批人的公文。
2、第二环节的第1顺序审批人撤回顺序第2,3...审批人的公文后，第一环节审批人也不能从第二环节第1顺序审批人手里撤回公文。
3、第一环节审批人能从第二环节第1顺序审批人手里撤回公文，前提是后者没有保存后公文。并发审批：在并发审批中有两种
并发审批（所有审批人必须都通过）：也是一个环节审批结束才开始下一环节的审批，不同的是在同一个环节中，如果同时有多个审批角色，则可以同时进行审批，不分先后顺序。直至这一环节的所有人都审批完了，下一环节在开始审批。
并发审批（只有一个审批人通过即可）：也是一个环节审批结束才开始下一环节的审批，不同的是在同一个环节中，如果同时有多个审批角色，只要有一个审批通过就转到下一流程，不分先后顺序。
（注：为了让并发审批的处理人能快速地完成审批，因此并发审批时去掉了保存退出按钮，也就是并发审批时，审批人看不到保存退出按钮，而在顺序审批时，审批人就能看到。）
■驳回方式：
到指定环节：要在“驳回环节号”里填写要驳回的环节号。驳回环节号可以指定多个数字，数字之前用英文的逗号隔开，如：1,2,3 等。需要注意只有流转过的环节才可以驳回，没有流转过的环节不能驳回。
不能驳回：将没有驳回权利。
驳回到上一环节：将公文驳回到上一环节。
■能否编辑文档：是指定了下个环节的审批人是否有编辑文档的权限。
■能否编辑IDX：是指定了下个环节的审批人是否有编辑IDX的权限，即控件中的附件是否可编辑。
■IDX能否上载文件：此处增加了流程中定义IDX能否上载文件功能。通过此功能用户可以在流转中将较长的意见以文件的方式上载到IDX中。
■IDX能否删除文件：此处增加了流程中定义IDX能否删除文件功能，通过此功能用户可以自定义流程删除无用文件。
■是否可以审批：是指定了下个环节的审批人是否有审批文档的权限。如果选择了“否”即不能审批，就不能执行将处理意见填写到域中的操作，而“是否将意见填写到域中”域也将隐藏。■是否将意见填写到域中：如果选择了“添加到域”，就需要在“选择要写入的域”对应的选择框中选择预先在“写入域定义”中定制好的中文域名。也可以选择“由处理人选择”，在一个环节会流转多次的情况下，用户可以选择何时将意见写入到域中。
■是否将当前处理人填写到域中：如果选择了是，就需要在“选择要写入的域”对应的选择框中选择预先在“写入域定义”中定制好的中文域名，若选择“签名是否带日期”为“是”时，则记录处理人时将接上签名时的日期。
■是否邮件通知本环节处理人：选择“是”，将此公文以邮件的形式发给下一环节的处理人。■是否短信通知本环节处理人：选择“是”，将此公文以短信的形式发给下一环节的处理人。■是否部门会签（部门处理）：如果选择“是”，则在实际的公文流转相应环节中会出现“会签（或部门处理）”按钮，可根据实际情况进行部门会签（或部门处理）操作。（注：起草部门与会签部门人员之间的意见必须已经达成一致，才能将发文文稿和各会签部门的人员的意见上报到给发文文书，由发文文书填写发文登记单并进行正式发文）。
■是否将部门会签意见填写到域中：如果选择了是，就需要在“选择要写入的域”对应的选择框中选择预先在“写入域定义”中定制好的中文域名。
■是否自动确定：选择“是”，公文流转过程中的提交确定页面，不需要点击“确定”按钮，确定页面自动提交。
■处理时限：增加了对该环节处理时限的设定，配合待办事宜的红绿灯使用，若该环节超过了处理时间，则在待办事宜中会以红灯显示。
■提交环节号产生方式：两个选项，选择“现在指定”下面显示“提交环节号”，选择“按条件指定”下面显示“设置条件”和“不满足以下条件提交环节号”。
环节号：如果选择“现在指定”，就可以到“提交环节号”中定义要跳转到的环节。如果选择“按条件指定”，就会出现“不满足以下条件提交环节号”输入要跳转到的环节。
提交环节号：可以是一个，也可以是多个环节号。若提交环节号为9999，就认为是审批流程结束。多个环节号之间需要用逗号（英文的）隔开。
不满足以下条件提交环节号：不满足“设置条件”中的条件时，提交到某个环节。
设置条件：点“增加”按钮在条件分支页面设置条件及满足该条件要提交的环节号，可以通过“删除”按钮来删除不需要的条件。如果设置了多个条件，程序将按着条件创建的先后顺序来判断。条件分支页面中的判断条件需要先在“条件域定义”中定义好。
此环节设定好后，进入下一环节。
各环节完成后点击“保存退出”按钮保存该流程。保存后的流程会显示在“流程定制”列表中。“查看流程图”的功能是动态演示流程的流转过程。在定义流程的时候，也可以通过此按钮查看流程的定义情况。
（3-6）编辑已有流程
在流程定制中打开一个已存在的流程，然后可以分别对流程中的各个环节的内容分别进行修改，当要修改的流程修改完毕后单击“保存退出”按钮，修改后的流程信息将保存到“流程定制”的列表中。
增加节点：在当前环节或尚未流转到的环节增加节点，公文都会按照增加后的节点进行流转。删除节点：如果删除的节点是还未流转到的，那公文就会按照删除节点后的流程进行流转。
如果删除的节点是已经流转过的节点或是当前节点，公文就会流转结束。若公文被当前节点（已经删除的节点）驳回之后再提交，提交之后公文是按照新的流程定义流转。
若驳回的环节也被删除，系统会给出提示流程有错误，驳回操作会不成功，但公文管理员可以通过“文书撤转”功能重新指定要流转的环节。
（3-7）拷贝流程
此功能主要是为了增加流程的复用性，当流程之间的差别不是很大，就可以通过拷贝流程快速创建一个副本流程，再对副本流程进行少许修改就会成为一个新的流程。
拷贝到本库：在“流程定制”视图下，选中某个流程前的复选框，然后再单击“拷贝到本库”按钮，就会在当前流程定义库创建一个所选择流程的副本流程。
拷贝到其它库：在“流程定制”视图下，选中某个流程前的复选框，然后再单击“拷贝到其它库”按钮，出现流程数据库选择窗口，选择要拷贝过去的流程定义库，单击“确定”即在所选流程定义数据库中创建一个所选择流程的副本流程，如图2-8所示。
图2-8
副本流程的默认命名方式为原流程名称+拷贝次数+拷贝，即如果原流程为：图书审批流程，它的第一个副本流程名称就为：图书审批流程（1）拷贝。如果不想使用默认名称，也可以在副本流程创建成功后再单独修改名称。
（3-8）删除流程
单击流程库中的“流程定制”链接，进入“流程定制”视图，选中流程列表中流程前的复选框，然后单击页面下部的“永久删除”按钮或者进入流程查看页面后单击“删除”按钮，就可以将该流程删除。
（3-9）检索
本模块提供了“快速搜索”和“高级搜索”两种检索方式，可以让用户方便、快捷地查看相关信息。“快速搜索”提供的是模糊查询方式，用户不需要设定任何查询条件，只需要输入要查询的关键字即可。“高级搜索”中可以定制查询条件，进行精确的查询。在检索页面中可以选择检索方式、检索条件以及多种检索条件同时进行检索。在该页面中选择检索方式后再输入检索条件关键字，单击添加条件，可以添加多个检索条件，然后单击“确认”按钮，如果有符合条件的文档，则出现搜索出来的文档信息，如果没有符合条件的文档，则系统提示“没有找到符合条件的文档！请重新查询！”。如果要重新查询，输入其它的关键字后再进行检索。
3.发文管理
（1）功能描述
发文管理包括企业内部自行起草的公文发文，也包括上级来文在企业内部的转发。企业内部的发文管理包括企业内部的发文起草、发文审批，向各部门的发文登记、正式发文、发文撤回、查询功能。对于请示类的公文，要求批复意见单独行文，系统并能将相应的请示、批复之间建
立关联。
（2）岗位设定
岗位设定1.系统管理员 2.发文文书3.发文代办人4.发文起草人5.公文下发范围的用户
（3）操作权限
发文文书负责来文的整理、编号、填写正式发文登记单、已发公文的撤回和发文选择不定流程时中断流程进行正式发文。
每个用户都可以填写发文内容文档，但是发文文档最后将由发文文书进行正式发文。
当前环节执行人可以编辑、审批处理发文；上一处理人可以撤回文档。
任何审批人都可以执行“撤回”操作，只要公文没有被其他审批人保存过就可以，公文一旦被审批人编辑保存过就不能再被撤回。
发文文书可以删除所有发文公文，而一般用户除了能删除自己正在起草的发文文档外不能删除其他任何发文文档。
发文代办人是在委托办理模块里由用户自己指定。
系统管理员可以定制流程、创建、编辑发文表头、印章样式模板，而发文文书可以创建、编辑发文表头、印章样式模板。
“打印”功能：公文的审批人，公文管理员，还有收到公文发文通知的用户都能“打印”公文。公文审批人在对公文编辑过后，必须保存才能把新更新的内容打印出来。
（4）查看权限
发文公文流转过程中，发文起草人和审批过的人可以查看公文的各个状态。
当前环节执行人只能查看发文公文的当前状态。
发文代办人将拥有发文管理中用户给他的审批权限。
系统管理员和发文文书可以查看发文公文的各个状态。
公文流转结束后，发文文书进行正式发文后，被指定下发范围的用户可以在导航树的【公文阅览】下查看和删除公文（系统管理员除外，他可以看到所有的发文）。
（5）操作过程
（5-1）发文文书
模块管理员进入发文管理模块，页面显示如图3-1：
图3-1
发文文书在【公文配置】模块进行设置，这里不再叙述。
（5-2）起草及流转发文
用户进入“公文查看”模块新建发文。注意：新建发文之前需要先创建“红头样式”、“印章样式”、“编号维护”和“发文类型”，具体操作可到相关模块下查看。
a、新建发文
每一个用户都可以新建发文，用户进入“公文查看”模块，在页面右侧的状态列表里选择除“待办公文”外的其他任何状态，然后单击“新建”按钮，则新建的发文页面，如图3-2：
图3-2
“用红头创建”：点“用红头创建”按钮弹出“选择红头”页面，选择红头样式，输入文件名称后，点“确认”将自动创建一个空的word文件，可以用来书写公文。红头样式需要在“红头样式”中事先定义。
“密级”分为普通，秘密，机密，绝密。
“缓急”或“紧急程度”分为普通，急，紧急，特急。这里的设置将影响待办事宜红绿灯显示
“核稿”，“拟稿人”，“拟稿单位”，“主送”，“抄送”，“抄报”都是从通讯录中选择部门或人员，当发文发布后，分别给部门的部门秘书或选择的人员发送邮件通知。
“发送人员”指定该份公文的接收人员。接收人员的来源有两种方式：“查找”和“选择个人群组”。“查找”中的值是办公系统中的所有注册用户。“选择个人群组”里的值在“部门角色（个人群组）定义”中事先定义的。指定了发送人员后，该发文就会传送到相应部门的收文人员手中。
“主送（主送单位）”：指定公文的接收部门。点开“查找”后会有两项选择：部门和部门群组。“部门”列出了公文配置库里所有收文库的部门信息，“部门群组”则是在“公文配置”中事先定义的，指定了要接收该份公文的群组部门。
“外单位”：公文的接收单位不是办公系统中的单位，可以通过此方式手动输入或是选择一个外单位。“外单位”有两种产生方式：管理员在发文库的“配置外单位”视图下新建外单位，创建完的外单位供部门内人员选择使用；手动输入，当管理员创建的外单位不包含自己想要的单位，就可以在外单位页面新创建一个。外单位因为是办公系统之外的单位，因此在“发文登记”中不记录该公文的接收状态。在主表单有此域，主要是起记录作用。
“标题”和“份数”及发文附件需要手动添加。
“主题词”的功能是从“标题”中提取重要的关键字/词。单点“主题”后面的“提取”按钮，就会从“标题”中提取一些重要的关键字（词），来作为文件的简明标题和关键信息，以方便日后查询和检索。
“主题词”需要事先在Notes数据库里录入关键词（数据库文件名为：应用路径/keywordlib.ntf），只有在keywordlib.ntf库里存在的关键词才能被公文程序提取出来。
填写完以上内容，单击“保存退出”按钮，发文起草完毕。
保存或提交一次后，能看见该发文表单的人才可以正常使用打印功能。
b、编辑发文
当用户新建的发文还没有进入流程审批阶段，那么用户可以重新编辑该发文。即用户选择状态为“正在起草”的发文文档进入编辑，修改发文信息后单击“提交”按钮即可。
c、删除发文
如果要想删除某个公文，那么管理员可以在公文列表中选择要删除公文前的复选框后，单击“直接删除”按钮，该公文将被删除。或者一般用户可以进入自己建立的未进入审批环节的公文编辑页面中，然后单击“删除”按钮，该公文也能被删除。
d、选择流程开始公文流转
起草公文填写完正文部分内容后，在IndiDocX的“流转信息”选择一个要使用的流程，然后点“提交”，公文就会根据流程的定义提交到下一处理人，开始了审批流程，直至流程结束。
（5-3）发文红头样式
当发文的审批流程结束后，管理员将根据该发文的审批意见情况决定是否进行正式发文。在进行正式发文时需要选择发文红头样式。即在发文正文中显示红头样式。
a、新建红头样式
只有管理员才能新建红头样式。单击“红头样式”进入页面后，单击“新建”按钮，如图3-3：：
图3-3
填写“样式标题”，“排序号”，“简要说明”，上载包含红头样式的word文件，最后单击“提交”按钮，该发文样式将被保存，并在选择发文样式中的下拉框中显示该发文样式。如果要更换发文样式，可以在此视图下编辑或者新建、删除发文样式文档。
b、编辑红头样式
管理员进入发文管理的“红头样式”页面中选择要修改的红头样式信息进入编辑状态，修改红头样式信息后单击“提交”按钮即可。
c、删除红头样式
如果要删除红头样式文件，只要在要删除的信息前面打勾，点击“永久删除”就可以删除此信息。
（5-4）印章管理
盖章操作一般也是在审批流程过程中或者结束后，由管理员选择相应的印章添加到发文主文档中。
a、新建印章样式
只有管理员才可新建印章样式。单击“印章样式”进入页面后，单击“新建”按钮进入新建页面，如图3-4：
图3-4
在新建印章样式的页面上，填写“印章标题”、“排序号”、“简要说明”，如果需要还可以在“使用范围”中选择当前印章的使用人员范围内，如果不指定范围默认是全部人员都可以使用该印章；然后上载包含印章式样的word文档，点击“提交”按钮来保存当前印章式样。
b、编辑印章式样
发文文书进入发文管理的“印章样式”页面中选择一条印章样式记录，即可进入印章式样的编辑状态；修改印章样式信息后单击“提交”按钮即可。
c、删除印章样式
要想删除某个印章样式，管理员可进入到“印章样式”列表选中某条记录前的复选框，然后再点“永久删除”按钮，就可删除该印章样式。
d、印章样式的使用
在允许盖章的审批环节，点击盖章按钮。在打开的word上将印章移动在相应的位置，用鼠标右击该印章，选择文档签章，将该印章由蓝色变为红色，此盖章结束。
（5-5）编号维护
编号操作一般是在公文审批流程过程中或者结束后，由公文文书选择将编号添加到发文主文档中。
a、新建编号
编号除了在公文中允许手动填写外，也可以在公文外事先创建编号样式，在通过公文的“编号”按钮，加到公文上。
只有管理员才能新建编号样式。单击“编号维护”进入列表页面后，单击“新建”按钮，出现公文编号单页面，如图3-9：
图3-9
“字号样式”，“年度”和“流水号”是必须输入项，输入完这些信息后，会自动生成“最新字号”。年度的值为系统的当前年份。可以设置编号长度，若最新流水号长度小于此值，则在前面补零。可以进行“大流水编号”，即在字号样式处同时设置几个样式，并用逗号隔开，如“公司发文，公司收文，公司请示报告”对于这几个样式进行统一编号，即当选择了“公司发文8号”后，其余的两个样式就不能再选择8号了。当删除了一篇已编号的公文时，可以通过对“漏号”的编辑，进行补号，这样可以充分利用编号资源。
b、编辑编号式样
公文文书进入发文管理的“编号维护”页面中选择一条编号记录，打开即可进入编辑状态；修改编号信息后单击“提交”按钮即可。
c、删除编号式样
要想删除编号，管理员可进入到“编号维护”列表选中某条记录前的复选框，然后再点“永久删除”按钮，就可删除该编号。
d、编号的使用
单击公文页面上的“编号”按钮出现编号选择列表，如图3-10：
图3-10
选择一个编号样式后，公文的编号值就以该编号样式的最大流水号为起点加1，就是当前公文的编号，编号的值将保存在公文的“发文编号”区域里。
（5-6）发文类型
是由管理员创建，普通用户可以选择使用一种公文样式类型。若为“XX发A类”如：慧点科技发A类，则新建的发文页面，如图3-2所示。若为“XX发B类”,如：慧点科技发B类，则新建的发文页面，如图3-3所示。
a、新建发文类型
部门的公文系统配置完之后（在【公文配置表】里配置），发文类型有两个初始值：通常为“XX 发A类”和“XX发B类”。管理员也可进入“发文类型”列表后，单击该页面上的“新建”按钮，来新建发文类型，如图3-11：
图3-11
“发文类型”：定义公文的显示样式是稿纸样式还是公文样式。该项是必须输入项。
“默认流程”：为发文或收文定义一个默认的审批流程，还可以通过设置“启用”和“禁用”决定是否启用该默认流程。
“子表单”：定义公文的显示样式，该字段的值为英文：
若值为sfrmgaozh，即公文显示样式为稿纸样式（或是A类公文类型），可参看图3-9，
若值为sfrmgongwensx，即为公文样式（或是B类公文类型），可参看图3-10。
b、编辑发文类型
公文文书进入发文管理的“发文类型”页面中选择一条发文类型记录，打开即可进入编辑状态；修改各项信息后单击“确定”按钮即可保存更改。
c、删除发文类型
要想删除发文类型，管理员可进入到“发文类型”列表选中某条记录前的复选框，然后再点“永久删除”按钮，就可删除该发文类型。
（5-7）公文流转审批
收发文管理制度
收发文管理制度 为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。 一、收文管理 （一）收文归口 凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。 （二）收文办理 1、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。 2、办理程序。 （1）一般业务性文件的办理程序：○1收文签收→○2收文登记并填写《来文处理单》→○3综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门→○4主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理→○5分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办→○6业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→○7文件办理完毕后填写办
理结果→○8交综合管理部归档→○9规定期限办理和回复的，由主办部门或部门签字确定办妥日期，确保不误事务。 （2）急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理。由主办的业务部门签收办理。 3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知综合管理部取回），办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。 4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。 5、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。 二、发文管理 （一）发文归口 凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性（包括一般性）
精心整理1.1.1?公文管理 公文一般分为收文（外来公文）和发文（自制公文）两大类，公文管理的功能包括：收文登记/发文起草、收文转发/发文转发、校对公文、公文审核、退回处理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。 公文的流转基于灵活的流程定义，主要实现的功能包括： ??????????用户可自定义审批流程 ??????????在公文流转过程中，可以根据办事需要，将公文内容转交，不记录流程； ??????????收文登记 ??????????公文处理 ??????????流程跟踪 1.1.1.2?发文管理 发文管理包括发文拟稿、核稿、会稿、批示、编号登记等处理。系统可以对流转过程进行监督。 发文流程示例 发文管理从功能上划分出以下子模块：
??????????发文拟稿 ??????????公文处理 ??????????流程跟踪 1.1.1.3?督办管理 催办管理系统是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应，以解决应急事务的全过程处理和控制，确保在限定的时间内完成任务。系统具有自动催办功能，对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、邮件等功能实现。对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。 1.1.1.4?立卷归档 对于已 种查找方式，查找个人通讯录和公共通讯录的内容。 1.1. 2.3?个人日程安排 每个用户可以对自己的日程进行管理，实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。 用户可以通过日历的视图，方便的设置日程内容，设置日程类型。对于需要提醒的日程，系统通过提醒功能通知用户。 系统还提供日程查询的功能，可以通过组合条件查询已设置的日程。 1.1. 2.4?待办事宜
OA使用管理制度 一、总则 1、为了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。2公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 3为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、《公司公文处理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。二、组织职责 OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下： 1、公司行政部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负 责制定OA系统规章制度； （2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作 流程设计的审核； （4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、协助企划部信息部组织操作培训； （8）、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求；（9）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（10）、负责对系统内的保密设置进行定期检查； （11）负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；
公文管理制度 总则 第一条公文是公司明确政策、确立制度、贯彻政令和工作指令，并体现专业工作指导和传导信息的载体，是在企业内部流转并在一定范围内传播信息的正式文书形式。本制度所指公文包括： 一、正式签发的文件，指需按公司的统一公文制式标准拟写，按公司统一文件授号，经 授权发文单位审核签批、用印、下发、执行并存档的文件，包括：总部和分部正式 签发的规章制度、决定（人事任命、奖罚）等。 二、公司内部往来文件，指总部、分部各单位之间在日常业务往来和工作协调中，由各 单位秘书（文员）根据单位负责人意见统一上报、传达并视需要进行留存归档的文 件。如：请示、批复、通知、通告等。 三、由会议主持人签发的用于记裁、传达会议情况和议定事项须归档保留的会议纪要。第二条公文管理的主旨和效果在于规范公文的拟定、审批、传达和归档，在于保障公文流转的及时性、准确性和保密性，从而确保政令畅通，保障文件的贯彻执行，提高公 司整体行政办公的效率。 第三条**公司商业连锁有限公司公文管理的归口部门为总部总裁办及分部总经办。 公文编写及公文流转规范 第一条公文的编写规范 正式签发文件 一、发文权限及编号 1、有文件签发权的人员：各单位总监级（含）以上人员。 有发文权的部门：总部总裁办及分部总经办、总部及分部业务部、财务部、人力资 源部、行政部。 2、公文的编号方法：公文编号由总部总裁办统一编序，所有企业正式文件必须依此 编号排序，编序的原则为分年度按发文时间自然排序，排序以三位数流水号为准。 2．1总部总裁办发文编号为：总裁字【年号】第×××号。 2．2总部业务部发文编号为：总业字【年号】第×××号。 2．3总部财务部发文编号为：总财字【年号】第×××号。 2．4总部人资部发文编号为：总人字【年号】第×××号。
收发文管理制度 为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。 一、收文管理 （一）收文归口 凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。 （二）收文办理 1、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。 2、办理程序。 （1）一般业务性文件的办理程序：○1收文签收→○2收文登记并填写《来文处理单》→○3综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门→○4主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理→○5分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办→○6业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→○7文件办理完毕后填写办理结果→
○8交综合管理部归档→○9规定期限办理和回复的，由主办部门或部门签字确定办妥日期，确保不误事务。 （2）急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理。由主办的业务部门签收办理。 3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知综合管理部取回），办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。 4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。 5、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。 二、发文管理 （一）发文归口 凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性（包括一般性）文件均由相关业务部门负责拟稿，由综合管理部负责核稿，公司副总
收发文管理制度为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。 一、收文管理 (一)收文归口 凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。 (二)收文办理 1 、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。 2、办理程序。 (1)一般业务性文件的办理程序：①收文签收—g收文登记并填写《来 文处理单》宀三综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门-g主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提 意见办理-◎分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办- g业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理—g文件办理完毕后填写办理结果-g交综合管理部归档-g规定期限办理和回复的，由主办部门或部门签字确定办妥日期，确保不误事务。
(2)急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业 务部门办理。由主办的业务部门签收办理 3 、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知综合管理部取回）办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。 4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。 5 、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应 严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。 二、发文管理 （一）发文归口 凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性（包括一般性）文件均由相关业务部门负责拟稿，由综合管理部负责核稿，公司副总经理进行修改批示，后由总经理（董事长）签发，方可发文。 （二）行文程序 ①各发文部门拟稿-②发文部门负责人初审核稿-③到综合管理部领取 《文件签发流转单》，填写拟稿人、部门、标题、主送-④综合管理部复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟T⑤发文部门分管领导审阅T⑥ 总
ZDSoft公文流转系统 浙江大学网络信息系统有限公司 2006年7月
1.1业务流程图 图例说明： 此类功能是公文流转的支撑，需要用户进行 初始化设置或使用系统提供默认设置； /发文办理操作的地方。
产品功能简介 1.2公文设置 1.2.1权限管理 公文流转系统提供了基于角色管理的权限控制，通过模块权限、功能权限、业务范围三级权限与角色的关联，角色与帐户的关联，帐户与业务范围的关联，实现系统、严谨、易管理的权限管理。 1.2.1.1 权限细分 系统按模块、功能、业务范围三个层次定义了三级权限结构，可以做到对帐号权限的精确定义，充分满足了公文流转过程中对安全性和权限的要求，提高了系统安全性。 模块权限：包括模板管理、流程管理、发文拟稿、公文统计等系统定义的功能模块的权限； 功能权限：系统的每一个功能模块都包含了多个功能，如流程管理就包括了新建、查看、删除等功能点，收文处理包括了撤回、跳转等功能点，功能权限实现了对这 些功能点的权限控制； 业务范围：系统可按公文密级类别进行用户权限的控制，保证带密级的公文在流转中的安全性。 1.2.1.2 角色管理 系统完全基于角色进行权限管理，无需再为帐号进行逐一权限授权，用户可根据单位实际情况先进行角色的管理和角色的授权，然后在用户授权时就可以简单的进行角色授予即可。 系统还预设了领导、办公室主任、文书、设置人员、普通用户几个默认角色，方便用户使用。 1.2.1.3 角色切换 基于角色管理允许一个帐户有多个角色，但在使用中只能有一个角色为当前角色，所有处理业务均以此角色权限进行限制，在需要做其它角色业务时，可在系统中直接进行角色切换，不用再次登录。 多角色用户系统提供一个默认角色功能，在进入系统时自动设为当前角色，默认角色可在个人设置中维护。 1.2.1.4 成员管理 成员管理为流程定义、流转中的人员选择和公文发送的主送、抄送对象提供了用户自维护的单位机构、用户组管理。
锐翔政府信息化解决方案（RATHINK-GOV） 目录 一、方案综述 (2) 二、应用价值 (2) 三、设计目标 (3) 四、特点及优势 (4) 五、系统组成与功能说明 (4) 总体框架 (4) 5.1支撑平台 (5) 5.2协同办公系统 (8) 5.3网上审批系统 (15) 5.4内容管理系统 (17) 六.技术平台 (19) 6.1系统架构 (19) 6.2安全设计 (19) 七.成功案例 (20)
一、方案综述 在行政建设、文化建设、军队国防建设等具体领域，十六大报告、十七大报告均对信息化提出了明确要求，{但十七大报告的思路更新了，要求也更进一步。}十六大报告中提出“进一步转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务”。与之相比较，十七大报告在论述发展社会主义民主政治时思路有所更新，要求也更进一步，不仅明确提出要“推进决策科学化、民主化，完善决策信息和智力支持系统”，增强决策透明度和公众参与度，还要“推行电子政务，强化社会管理和公共服务”。这不单表明民主决策要更多地依靠信息化，更明确了“公共服务”也是电子政务的一个重要职责。 电子政务是指国家各级政府部门综合运用现代信息网络与数字技术，彻底转变传统工作模式，实现公务、政务、商务、事务的一体化管理和运行，同时实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的制约，向全社会提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务。 基层政府作为我国电子政务整体框架中的底层单位，最直接承担着为人民群众服务的任务。通过电子政务的建设，提高政府社会工作服务的效率，增加服务的透明度，将是基层政府电子政务需要解决的核心问题。 RA THINK政府电子政务一体化解决方案能够帮助基层政府机构建成一个包含政府内部网与政府公共服务网的完善电子政务应用平台。 二、应用价值 电子政务的实施将能给地方经济和社会发展带来巨大的效益，其具体体现为： 1.社会、经济效益 发展电子政务的一个主要目的是为提高政府管理能力和服务水平创造条件，因而它不能完全按一个市场化项目的评估标准来衡量它的投入与产出，而应当把它的经济效益和社会效益结合起来综合考虑。 2.管理效益 电子政务的实施将给政府内部带来新的管理模式和运作体制。建立电子政务之后，政府机构各部门就可以通过虚拟办公、电子邮件交换、远程连线会议，克服了“文山会海”、“公文旅行”等现象，大大提高了推行政令的时效性和政府机构的工作效率。 3.服务效益 电子政务建设给企业和居民带来的最大好处就是政府的服务效率和质量都将明显提高。首先，通过信息网络，降低了进政府办事的“门槛”。其次，政府工作人员的观念的转变，政府工作人员综合素质的逐步提高也将促进政府服务素质和水平的提高。 4.体制创新产生的经济效益 电子政务的发展将加快推进政府在管理体制、管理观念、管理方式和管理手段上的转变，切实实现政府职能向宏观调控、社会服务、公共管理和市场监督方面的转化。
人口计生委收发文管理制度 (2012年3月制定) 为规范委机关收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，结合委机关实际，特制定本制度。 一、收文管理 （一）收文归口 凡主送本委的公文，包括邮寄公文、通过党政网传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交办公室统一登记、编号、分发。办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送回委机关办公室完成收文手续。 办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、电子政务办公系统的用户名、用户密码的保管工作和相关设备的维护工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。（二）收文办理 1、收文签收、登记。收文后委机关办公室立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后再填写“收文、电阅笺”，分发签阅。 2、办理程序。（1）一般业务性文件的办理程序：○1收文签收→○2收文登记→○3办公室主任根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅科室→○4主要领导批示，根据文件内容由委领导传阅或由指定分管领导提
意办理→○5分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务科室承办→○6业务科室承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→○7文件办理完毕后填写办理结果→○8交委机关办公室归档→○9规定期限办理和回复的，办公室需单独登记，并定期催办。 （2）急办公文由办公室随时向委主要领导请示后交有关业务科室立即办理。所有由办公室负责的会议通知，必须做好通知记录。 3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位委领导批阅文件不超过半天，每个科室传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知办公室取回），办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务科室承办的公文，主办科室应及时与协办科室联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办科室应及时请示分管副主任并告知来文单位，讲明原因，取得谅解。 4、公文催办与检查。委机关办公室应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务科室要密切配合，按时完成交办事项。 5、公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。委机关办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。 二、发文管理 （一）发文归口 凡以委机关名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合
xxx有限公司公文流转管理制度 第一章总则 第一条为了使公司公文处理规范化、制度化，提高工作效率和公文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻总公司的方针、政策，施行行政措施，指示和答复问题，指导和布置工作，报告情况，交流经验的重要工具。 第三条公司办公室是公文流转的管理机构，主管对上级文件的处理和机关针对各分子公司的公文处理工作。 第四条公文流转必须做到及时、准确、完全。公文由办公室设专人统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。 第二章公文流转内容 第五条本制度所称公文流转，主要包括： 1、外部收文处理，包括政府主管部门和行业主管部门等外部机构发来的文件、电报、传真、通知等。 2、内部收文处理，包括机关各部及分子公司形成的在公司内部流转的公文。 3、发文处理，包括向政府主管部门和行业主管部门等外部机构报送的文件、公司内部发送文件以及节、假日通知安排等。 第三章收文处理 第六条政府主管部门和行业主管部门等外部机构发来的文件、电报、传真、通知等，按以下程序处理： 1、填写《文件处理单》（见附表一），请总经理批示； 2、按总经理的批示意见进行处理； 3、将文件登记在《收文登记及转发记录簿》（见附表二）中；
4、如需传阅文件，阅读者需在文件上签字，到最后一个传阅者手中取回文件，留存； 5、如需各部室办理，将文件复印后交给办理人，办理人在《收文登记及转发记录簿》中签字，原件留存。 第七条公司机关和各分子公司在工作中形成的文件，按以下程序处理： 1、各分子公司根据文件涉及的内容，直接报主管职能部门； 2、主管职能部门填写《文件处理单》（见附表一），针对文件涉及事项，提出初步处理意见；需要其他部门会签的，直接进行沟通，并由主办部门负责汇总意见，提出初步处理意见； 3、主管职能部门将提出初步处理意见的文件交至办公室，提请主管副总经理、总经理批示；总部机关各部室的文件直接交办公室，提请主管副总经理、总经理批示； 4、经公司高层批示的文件，由办公室在《收文登记及转发记录簿》上登记，交执行部门执行，分子公司文件交主办部门转发，各主办部门按信息制度规定定期反馈文件执行情况； 5、文件执行完毕后，由主办部门将原件临时存档，年底移交办公室归档，办公室按《收文登记及转发记录簿》进行清点。 第四章发文处理 第八条向政府主管部门和行业主管部门等外部机构汇报工作的上行文 1、由拟发文部门起草文件，部门负责人审核； 2、审核通过后，递交至办公室，填写发文稿纸（见附表三），请总经理审批； 3、总经理审批同意后，由办公室排版终稿、并将文件编号，盖章； 4、下发文件，终稿留存。 第九条公司内部行政发文 1、由拟发文部门起草文件，部门负责人审核，主管副总审核； 2、审核通过后，递交至办公室，填写发文稿纸，请总经理审批； 3、总经理审批同意后，由办公室对终稿进行排版、复印、装订，盖印章； 4、在发文登记簿中将该文件登记；
公文流转的具体流程是什么？ 最佳答案 一、主要开发模式 纵观目前市场上成型的公文流转系统，其开发模式上的差别主要体现在系统结构和开发的技术手段，系统结构主要指终端操作人员与应用服务系统的相对关系，开发的技术手段指系统的平台及其主要开发技术。 1、系统结构 按照系统终端情况的不同，可将公文流转系统的开发结构分为B/S（浏览器/服务器）和C/S（客户端/服务器）两种模式，它们各具特色，是当前公文流转系统开发的主流。 （1）B/S模式 B/S 模式的系统以服务器为核心，程序处理和数据存储基本上都在服务器端完成，用户无须安装专门的客户端软件，只要通过网络中的计算机连接服务器，使用浏览器就可以进行事务处理。B/S模式具有易于升级，便于维护，客户端使用难度低、可移植性强等特点，同时也受到灵活性差、应用模式简单等问题的制约。在早期的OA系统中，B/S模式是被广泛应用的系统模式，一些MIS、ERP系统也采取这种模式。B/S模式系统主要的应用平台有WindowsServerFamily、LotusNotes、Linux等，其采用的主要技术手段有Notes编程、ASP、JAVA等，同时也使用COM+、ActiveX控件等技术。 （2）C/S模式 C/S模式系统以服务器作为数据处理和存储平台，在终端设计有专门的应用程序进行数据的采集和初次处理，再将数据传递到服务器端，用户必须使用客户端应用程序才能对数据进行操作。C/S模式具有专业化程度高、开发手段灵活、运行速度快等特点，但受到维护成本大、适应性弱等问题的影响。C/S模式是早期电子政务开发中主要应用的模式，同时一些专业的MIS软件也经常使用这种模式。C/S模式系统几乎可以适应任何的操作平台，开发技术也多种多样，大部分计算机语言都能开发出C/S模式的应用系统。 2、开发手段 公文流转系统的开发手段多种多样，LotusNotes、ASP、VisualStudio等主要的技术手段都能开发出公文流转系统，它们具有不同的特点，在不同领域发挥着自身的优势。 （1）基于LotusNotes的公文流转系统 LotusNotes 被视为最为成熟的公文流转系统平台，由于其本身具有强大的工作流（Workflow）设计能力，与公文流转复杂的工作流相适应，因而成为了大型公文流转系统开发的首选技术手段。利用LotusNotes既可以实现C/S模式的公文流转系统，也可以使之适应B/S的应用模式，其完善的文档数据库和权限管理系统为公文流转的顺利实现提供了强有力的保障。但LotusNotes的灵活性较差，外在表现形式单一，开发成本高。 参考系统：冠群联想的问鼎协同办公系统
公文管理制度 一、目的 为了使公司公文处理程序合理、安全，结合公司的实际情况制定本制度。 二、定义 公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事物而形成的各种来往和记录的文本。 三、公文的种类 公文分为5类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告、对外公函等(具体公文格式详见附件) 四、公文管理 公司总经办 五、总则
1.请示：向上级汇报工作，反映情况和问题，回复上级的询问或交办事项完成情况，提出建 议，以及请示某项问题或要求上级批准的事项。 2.批复：答复请示的事项。 3.通知：公司下发需要员工执行的内容，传达上级的指示，要求下级办理和需要周知或共同 执行的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属部门的公文，发布本单位的规章制度、实施细则等。 4.通报：表扬先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 5.决定、决议：对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。经会议通过，要求贯彻执行 的事项，用“决议”。决议一经会议通过，个人即无权修改，如确需修改，仍应经会议通过。 6.通告：在一定范围内，对员工或者向有关公司和部门公布周知和必须遵守或周知的重大事 项。 7.公函：不相隶属单位间联系、洽商工作，询问和答复问题及向有关主管部门请求批准等用 函。 8.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位或个人共同遵守、执行的事项。 9.其他： 1.由公司总经理批准发布的不属于上述主要公文类型的其他行政文件等，也归入公文范畴； 2.红头文件：适用于公司重大决定、人事任免、规章制度、实施细则等；其他通知通告类均采用统一的通知模板。 六、公文的签发 1.公文签发权限： 公司总经理负责签发公司的红头文件、公司内部人事异动公告；公司执行董事、总经理根据公司授权范围可签发权限范围内的公司内部公文； 2.公司整体公文的格式均由总经办负责审核，如内容上存在较大的错误，需退回原部门重新拟文，公司对外的公函需经过法务审批后在下发，红头文件要统一编辑号码。
1.1.1 公文管理 公文一般分为收文（外来公文）和发文（自制公文）两大类，公文管理的功能包括：收文登记/发文起草、收文转发/发文转发、校对公文、公文审核、退回处理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。 公文的流转基于灵活的流程定义，主要实现的功能包括： 用户可自定义审批流程 在公文流转过程中，可以根据办事需要，将公文内容转交，不记录流程； 具有流程跟踪功能 具有自动催办功能 支持短消息提醒跟踪 实现全过程记录，痕迹保留 可以通过电子邮件方式分发文件 拥有公文处理人员的代办机制，解决人员暂时不在岗时，公文也能及时处理的问题 在任意一个流转过程中的任意一个环节，都可以添加意见和修改文稿内容 公文管理中，可以对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺 支持标准格式的公文打印。 公文的编辑，系统可以封装Office应用软件功能，用户可以在线对公文文档进行编辑和保存，提供的功能有： Office软件的所有编辑功能，如复制、粘帖、对齐等，可插入图片、表格、批注。 具有原文修改功能，并保留修改人、修改时间等痕迹。 具有红头文件和加盖电子公章功能。 公文在流转中提交前均有文件预览功能 公文管理从逻辑上可划分成收文管理、发文管理、督办管理和立卷归档，同时，与医保业务相关的审批工作，也可以转入OA系统，通过预定的流程，进行处理。 1.1.1.1 收文管理 收文管理包括来文登记、批办、批示、传阅、归档等处理。系统可以对流转过程进行监督。从收文（进行电子扫描）、拟办、核办、业务部门处理及各直属单位处理、领导批示至归档，各流程都要能提供打印功能。 收文流程示例 收文管理从功能上划分出子模块： 收文登记 公文处理 流程跟踪
集团网络办公系统方案 建立网络办公系统是现代企业信息化建设的重要内容。为切实推进公文管理信息化平台建设步伐，推动实施办公业务的网络化和数字化，进一步提高办公效率，拓展办公空间，节约资源，制订本方案。 一、公文上报 1、公文范围：各单位向集团报送的各类文件。 2、报送方式：由各单位文书直接录入公文处理流程起点，提交后进行流转。 3、集团原则上不再接收纸质公文，纸质公文原稿由印制单位档案室留存以备查阅。 二、公文处理 1、公文类型 （1）外来公文：集团以外的所有来文，包括上级来文和平行文； （2）呈批公文：各单位呈报的请示、报告等文件； （3）待拟公文：集团拟印发的公文，包括上行文和下行文； （4）签报公文：机关向集团报送的签报单； （5）请假管理：各单位干部的请假表； （6）合同管理：各单位需要审批会签的合同、章程等法律类文书。 2、处理方式
由网下传递纸质公文改为通过公司办公网传送电子公文，仍沿用原有处理程序。 （1）外来公文处理：集团文书将外来公文扫描成电子文档后，录入“外来公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。 （2）呈批公文处理：各单位文书将“呈批公文”电子文档，录入“呈批公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。 （3）待拟公文处理：机关拟稿人将“待拟公文”待定稿录入“待拟公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。 （4）签报公文处理：机关拟稿人将“签报单”录入“签报公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。 （5）请假表处理：请假人将“请假表”录入“请假表处理流程”起点，提交后进入流转程序。 （6）合同审批业务处理：各单位拟稿人将“合同”待定稿录入“合同审批处理流程”起点，提交后进入流转程序。 3、节点用户 集团领导、机关负责人、文书，以及各单位文书等为公文处理流程各节点用户。 4、节点用户操作步骤 集团领导阅批公文、部室负责人及其他相关人员办理公文的操作步骤为：使用加密锁登陆公司办公系统个人用户→在“待办事宜”栏查找待办公文→点击公文名称→打开“正文”阅览→点击“审批意见”按钮→输入“审批意见”→点击“提交”按钮，即完成办理过程。
公文流转工作规定 TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-
公文流转工作规定为了不断推进区政府办公文流转管理工作的规范化、制度化、科学化，确保公文高效运转和安全保密，结合我办实际，制定如下规定。 一、收文规定 （一）中央、省、市和高新区内发送的各种文件、函件及刊物等，均由高新区管委会秘书科统一接收处理。节假日期间及下班时间由管委会总值班室负责接收处理。 （二）报送高新区管委会审批的公文应当符合《国务院公文处理办法》的有关规定，对不符合规定的要退回呈报单位重新办理。 （三）秘书科接收公文后，要在一个工作日内进行分类编号，然后送办公室主任提出拟办意见，按照办公室主任意见呈送管委会领导审阅。文件退回后，要将领导批示意见传达到其他领导或职能部门，最后登记归档。（注：领导审阅完毕，应将公文退回办公室秘书科，不要直接转给其他部门处理。）（四）办公室按照管委会主任分工并遵循以下基本原则提出拟办意见：中共中央、国务院、国家部委发送的各种文件、函件等请管委会领导传阅；省委、省政府、省级部门发送的各
种文件、函件等请管委会领导传阅；市委、市政府发送的各种文件、函件，涉及一般的、专项的工作请管委会分管副主任审阅，涉及重大的、全局性工作请管委会主任或主持工作的管委会副主任审阅；市级部门发送的各种文件、函件请管委会分管副主任审阅；高新区党工委、管委会发出的各种文件按照发送范围直接呈送；管委会各部门报送的各种文件、函件请管委会分管副主任审阅。 二、发文规定 （一）管委会各部门需要以管委会名义发布的文件，要先向管委会书面请示，经管委会领导研究同意后，按程序办理。凡文件审签单上有管委会主任、副主任或管委会办公室主任签字的文件视为已经研究同意，可以发文。 （二）文件拟发人负责起草文稿，交管委会办公室专人核改后，由管委会办公室主任审核，属于办公室职权范围内工作的由办公室主任直接签发，其他文件请管委会主管主任或分管副主任签发，以管委会名义制发的上行文，必须由主管主任签发。文件签发后，由办公室秘书科负责格式审核、编发文号、加盖印章、归档保存。
公文流转工作规定 为了不断推进区政府办公文流转管理工作的规范化、制度化、科学化，确保公文高效运转和安全保密，结合我办实际，制定如下规定。 一、收文规定 （一）中央、省、市和高新区内发送的各种文件、函件及刊物等，均由高新区管委会秘书科统一接收处理。节假日期间及下班时间由管委会总值班室负责接收处理。 （二）报送高新区管委会审批的公文应当符合《国务院公文处理办法》的有关规定，对不符合规定的要退回呈报单位重新办理。 （三）秘书科接收公文后，要在一个工作日内进行分类编号，然后送办公室主任提出拟办意见，按照办公室主任意见呈送管委会领导审阅。文件退回后，要将领导批示意见传达到其他领导或职能部门，最后登记归档。（注：领导审阅完毕，应将公文退回办公室秘书科，不要直接转给其他部门处理。） （四）办公室按照管委会主任分工并遵循以下基本原则提出拟办意见：中共中央、国务院、国家部委发送的各种文件、函件 - 1 -
等请管委会领导传阅；省委、省政府、省级部门发送的各种文件、函件等请管委会领导传阅；市委、市政府发送的各种文件、函件，涉及一般的、专项的工作请管委会分管副主任审阅，涉及重大的、全局性工作请管委会主任或主持工作的管委会副主任审阅；市级部门发送的各种文件、函件请管委会分管副主任审阅；高新区党工委、管委会发出的各种文件按照发送范围直接呈送；管委会各部门报送的各种文件、函件请管委会分管副主任审阅。 二、发文规定 （一）管委会各部门需要以管委会名义发布的文件，要先向管委会书面请示，经管委会领导研究同意后，按程序办理。凡文件审签单上有管委会主任、副主任或管委会办公室主任签字的文件视为已经研究同意，可以发文。 （二）文件拟发人负责起草文稿，交管委会办公室专人核改后，由管委会办公室主任审核，属于办公室职权范围内工作的由办公室主任直接签发，其他文件请管委会主管主任或分管副主任签发，以管委会名义制发的上行文，必须由主管主任签发。文件签发后，由办公室秘书科负责格式审核、编发文号、加盖印章、归档保存。 （三）各部门代管委会起草文稿，须经部门主要领导审核签 - 2 -
通用OA公文流转子系统需求分析 第一版
摘要 随着计算机和网络信息技术的迅速发展，办公自动化越来越受到企事业单位的重视，电子公文也应运而生。电子公文与纸质公文不同，它以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存储工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传输渠道的新的公文及公文处理形式。具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点，极大提高了办公效率，更能适应不断增长的业务要求。 本系统是基于.NET平台进行设计开发的，首先讨论了设计与实现该系统的相关技术，然后根据需求分析设计系统的总体结构和功能模块，再通过系统结构、程序结构的设计与开发，构建了一个基于.NET平台，以https://www.doczj.com/doc/9c6816528.html,为实现语言、以SQL server 2005为数据库的系统,实现了公文从拟稿到发文，从收文到承办等的一系列流转过程，具有高效、全面、易用等特点。 关键词:Web；办公自动化；电子公文；.NET；B/S
ABSTRACT The development of Office Automation is attached more and more importance by institutions and enterprises with the rapid development of computers and information technology, the electronic official document emerges at the historic moment. The electronic official document is different to the paper official document. It is a new form for official document management, with carrier by computer electronic document,with processing and storage tools by computer,with transmission channels by computer networks and other data communications medium. The electronic official document has excellence of store small, retrieval speed, transmit remotely, and so https://www.doczj.com/doc/9c6816528.html,pare with the paper official document, it enhances office efficiency greatly, can meet the growing operational requirements. The system is designed by making use of .NET platform. In this paper, first discussed the designment and realization of the system related technologies, and then design a system based on the requirements analysis of the overall structure and functional modules, and through the system structure and programming process, establish an efficient, comprehensive and usable electronic official document system based on .NET platform, language of https://www.doczj.com/doc/9c6816528.html, and SQL Server database, which achieves a series of flow processes such as documents’ drafting,dispatching, receiving, undertaking. Keywords: Web; Office Automation; Electronic official document; .NET; B/S
公文流转制度 第一章总则 第一条为了使公文处理规范化、制度化,提高工作效率与公文质量,充分发挥公文在各项工作中得指导作用,结合实际情况,特制定本制度。 第二条公文就就是在行政管理过程中形成得具有法定效力与规范体式得公务文书,就就是传达贯彻方针、政策,施行行政措施，指示与答复问题,指导与布置工作,报告情况,交流经验得重要工具。 第三条办公室就就是公文流转得管理机构,主管对上级、同级来文与内部各科室、下级文件得公文处理工作。 第四条公文流转必须做到及时、准确、完全。公文由办公室设专人统一收发、分办、传递、用印、立卷与归档。 第二章公文流转内容 第五条本制度所称得公文流转,主要包括： １、收文处理,包括上级、同级来文与下级请示、报告等。 2、发文处理,包括向上级主管部门与其她同级部门等外部机构报送得文件、局内部发送文件以及节假日通知安排等。
第三章收文办理 第六条上级、同级来文与内部各科室、下级请示、报告,按以下程序处理: 1、签收 (1)在协同办公系统及时签收、保存、打印非密级公文。 （2)在机要局或邮局得送件单上签字，注意核对、清点,急件应注明签收具体时间。 2、阅文。认真阅读每一份公文，了解内容,弄清需要办理得事项。 3、拟办。在收文上附上文件阅办单,由办公室相关负责人提出拟办意见。 ４、呈办。将文件送局长室各相关局长批阅。 5、登记。 (1)对文件进行编号,并在收文登记簿上做好公文得登记工作,经费类与非经费类公文需要分别登记,登记内容包括:收文顺序号、收文日期、来文机关、来文文号、来文日期、文件标题、拟办意见等。 (2）在协同办公系统“待办事项”中,找到相关事项，填写拟办意见、提请相关责任人批阅办理。 ６、转办。将领导实质性批示登记以后,将公文送至相关受文科室,并请收件人在收文登记薄上签字。 7、归档。收文件办结后受文科室将公文送办公室汇编与留存备查,原件注明办结后分类归档，并在收文登记薄