公司档案资料管理办法
（试行）
一、目的
为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。
健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，
则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。
1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给
公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办
部
门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。
4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟
悉
掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的范围和标准。
四、档案归档
(一）．归档要求
1、必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
2、归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
3、卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。
4、破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
5、文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。
6、文件材料的归档必须办理移交手续。
7、管理文件和资料的归档：
凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。
公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。
8、技术文件和资料的归档：
突出难点，抓好技术档案的管理。技术档案是我们公司档案的重要组成部分，也是档案管理中的薄弱环节。但技术档案（含设备档案）利用率高，实用性强，必须下大力把技术档案收集好、整理好。
技术部和车间各部门，要对过去长期积压未整理归档的技术资料和设备档案进行梳理，强化技术和设备主管部门的职责，做到技术档案一年一收集一整理一移交，杜绝将技术资料和设备档案据为己有或存放在部门等类似现象的发生。
（1）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
（2）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部门由部门领导和项目负责人对归档资料进行技术审
查并签署意见，确定保密级别和查阅限制，经审查合格的资料送档案室归档。
9、其他资料的归档：
（1）要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。
（2）图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
（3）光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。
（4）SO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
10、凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
（二）、归档时间
1、各归档部门每年年初，向综合部档案室移交前一年度的文书资料档案，各类管理文件、产品标准、技术文件每年年初归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。重要工作（创新）成果、重大事件、重要性专项工作，应予及时移交归档；年度档案的归类应予次年的三月底前整理装订移交归档；业务（专项工作）类材料应在业务审批完结后的两个月内整理装订移交归档。
2、财会档案在本单位保存一年后，于第二年六月三十日以前归档。
3、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。
5、声像档案可根据实际情况提前归档。
6、如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。
（三）．归档程序和手续
各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交登记》、《档案卷内目录》。属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后，再办理归档手续。
同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。
（四）．归档责任部门
行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。
各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。
技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关部门负责。
（五）．归档范围（见附件一）
完整移交，及时归档入库。各类档案均要按要求及时移交综合部档案室归档。
综合部对各部门的档案整理移交情况，以季报表的形式上报领导，并利用OA办公系统进行通报，凡档案整理移交不及时、不完整不规范或造成档案缺损的，将按有关规定追究相关责任人的责任。
五、档案级别的划分:
（一）档案等级的划分标准根据
档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。等级的划分：一级为绝密文件
二级为秘密文件
三级为机密文件
四级为普通文件
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、
会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密
文件，划分等级为二级.
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统
计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三
级。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的
文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档
案，为绝密文件，其划分级别为一级.
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像
等。属于秘密文件，其等级为三级。
附表格如下：
（二）相关规定
1、各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。
2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。
六、制度规范
（一）档案管理人员岗位职责
1、热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况。
2、对本单位档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。
3、定期检查和核对档案内容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。
4、搞好库房内的清洁卫生，库房内要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。
5、库房内严禁烟火和存放易燃、易爆、易腐等物品，设置防火器材，定期检查防火、防水、防盗等安全设施，使设施保持完好状态。
6、根据季节变化，及时掌握档案室温湿度，及时采取防光、防尘等措施，以减少对档案的损害，定时期抽查档案保管情况，及时掌握档案的破损、褪变程度和数量及其原因。
7、严格遵守各项保密制度，非档案室人员未经许可不准入室，进入时须由管理人员陪同。
8、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，坚持调卷、归卷的登记、查点、注销手续。
9、管理人员离开库房时，应断绝电源，关锁门窗，钥匙应妥善保管。
10、忠于职守、爱岗敬业，做到热情服务、认真负责，树立良好的职业道德，尽职尽责的做好本职工作。
（二）档案利用制度
1、档案室应根据工作需要，编制必要的检索工具，编辑档案文件汇编及各种参考资料，积极主动的开展利用工作，为公司各项工作服务。
2、制定借阅制度，对档案利用者态度要热忱，做到调卷及时准确。
3、档案原件一般不得外借，如确因工作需要外借时，需经有关领导批准，归还时档案人员要认真检查、核对，发现问题应及时汇报或处理。
4、根据公司工作需要，加强研究，搞好档案的开发利用，不定期编写有关课题，提高服务水平。
5、搞好档案利用工作的信息反馈，积极宣传档案信息在各项工作中所发挥的重要作用。
（三）档案借阅制度
1、凡本公司有关工作人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室内查阅。查阅利用本馆开放档案、资料者，须持部门领导批示、有效证件、借阅目的，同时填写查阅登记表，工作人员方可接待；
2、查阅重要或密级档案，以及查阅本职范围外的重要档案，须经办公室领导批准，一律只准在馆内查阅，不准外借、不准复制；查阅珍贵档案或技术档案正本需经公司总经理以上领导批准，方可查阅，如确因工作需要，经领导批准后，由档案室提供复印件。
3、档案、资料原件一般不外借。本公司有关人员确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人批准，并办理外借手续，填写《借阅档案登记表》，确保如期归还。
4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，管理人员应及时反映给主管领导。
5、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且复制声像财会档案或抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
6、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。（四）档案鉴定销毁制度
1、根据档案保管期限规定，对已归档的档案，每年进行一次清理鉴定；对保管期满的档案进行鉴定、销毁。
2、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。
3、经鉴定，对已经失去保存价值，需要销毁的档案，由档案人员编造销毁清册，一式二份并写出销毁意见，经有关领导审批，方可销毁。
4、对已批准销毁档案，为弥补工作上的失误，一年后再做销毁。销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时必须有两人以上监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。
5、严格遵照保密工作守则。销毁档案要严格执行保密制度，与保卫部门联系、指定专人专车，监销人和销毁人必须在两人以上，并在销毁清册上签字。
6、销毁清册要长期保存，以便备查。
（五）档案整理制度
1、对归档的各类文件材料，要根据其形成的规律和特点，进行系统整理，妥善保管。
2、将归档文件以件位单位教学装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化，符合国家或行业标准。
3、对已损的文件应予修理，字迹模糊或易退变的文件应予复制，做到无金属装订物。
4、遵循文件的形成规律。保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（六）档案保密制度
1、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。经常对全体人员进行保密教育，增强保密意识，提高保密观念，严防丢失泄密事件发生。
2、查阅涉密档案或内部材料，须经办公室负责人批准，必要时报请分公司领导审批。查阅时须严格履行等级手续，注明查阅目的和内容。
3、未经批准，任何人不得私自将档案资料带出档案室。档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。
4、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生泄密问题，后果有其使用者负责。
5、档案工作人员或使用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
6、发现丢失泄密情况后，立即向有关领导报告，并积极配合有关部门查处。
（七）档案阅览室制度
1、凡本公司职工，因工作需要查阅档案时，可在阅览室查阅。
2、室内严禁烟火，查阅档案时禁止抽烟，以防损坏档案。
3、阅览室要保持安静，不许大声喧哗，不准将档案转给他人查阅。
4、利用者在查阅档案时，临时因事外出，档案应交档案人员，不准随便带出或随意摆放，差毕后立即归还档案人员。
5、需要复印的档案交档案人员办理，摘录的档案材料，经档案人员核对无误后，加盖档案专用章后方可有效。
（八）安全与消防制度
1、库房重地，非本室工作人员不得擅入。
2、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
3、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
4、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。
5、发生火警、火灾要立即报告，并迅速采取措施，全力扑救。
附：附表一档案分类编号表
集团公司 档案管理制度规定方案
一、目的 加强文件档案管理，规范**有限公司（以下简称“公司”）文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，结合公司实际，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 （一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 （二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 （一）总经办： 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 （二）其他各部门相关人员： 1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知总经办； 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件； 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； （三）各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 （四）各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 （一）档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识，各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 （二）档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑
单位档案资料管理规定
单位档案资料管理规定 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。 四、档案归档 1．归档要求 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。 归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。 对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。 凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
（1）
（2）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。 （3）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。 （4）档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。 五．档案和资料的保管 1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产 的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。 2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文 件与资料必须编号。 3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资 料室必须确保安全。 (1)健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不 得复制、使用保密档案。 (2)做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 (3)档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。 (4)室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。 (5)工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。 六、档案资料的使用 1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有 严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规要求，根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给 公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求
档案管理办法及实施细则（带表格） 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料
由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。
档案管理办法及实施细则 为进一步完善集团的档案管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范经营行为，保护集团的合法权益，促进持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 第一章总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强档案工作管理，更好地为集团服务，特制定本规定。 第二条集团的档案是集团在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、技术资料、财务资料、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条档案管理工作坚持集中统一、分类管理原则。 第二章文件材料的形成与归档 第五条要根据国家相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条日常经营活动中形成的办公用品及文件等材料由部门负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给档案管理人员。 （一）董事局办公室负责文件材料的管理，统一管理、分类存档。 （二）文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交部门负责人审阅后归档。 （三）一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交董事局办公室备案。会议文件由董事局办公室收集。 第七条文件材料归档的基本要求 （一）归档的文件材料必须完整。 （二）归档的文件材料必须准确地反映生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 （三）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： （一）经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 （二）财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 （三）工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。 （四）计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
精选文档 档案室管理制度 一、档案室的设置及基本要求 为建立、健全项目部档案的管理工作，科学完整的保护、保存工程施工的资料，特制订本管理制度 1 、项目部设立档案室，并设置管理员。管理员负责与各部门对接，各部门档案的收集，整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。 2 、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。 3 、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 4 、管理员应做好文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。 二、档案保管制度 1、项目部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便 精选文档
于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 8 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 二、档案借阅制度 1 、档案未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标 明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 精选文档 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
集团企业 档案管理办法方案
第一条目的 为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。 第二条适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条职责 档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。 档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。 各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。 第四条档案的分类及编号 (一)类别设置 本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H）。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:
A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二)编号方法 1.文书档案编号 文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含
大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例： A / 1 / 2016 / 1 件号（第1件） 年度（2016年） 保管期限代号（永久） 大类代字（文书档案） 2.工程档案编号 工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例： B 1 / 1 案卷号（第1个案卷） 工程项目代号（第1项工程） 大类代字（工程档案） 3.合同档案编号 合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例： C / 1 / 2016 / 1 件号（第1件）
档案资料管理办法 为规范深圳分公司各监理部的管理，确保监理数据管理有序，提高监理质量，对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。 项目监理部成立后，为了便于日常管理、检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1、合同类 施工合同；委托监理合同；分包单位资格报审表及分包相关资料；与工程建设有关的其它合同文件。 2、监理工作日志类 监理日志簿；监理文件；监理规划；监理实施细则；监理公司营业执照、资质等级证书（副本复印件）；监理工程师上岗证等；总监授权书；见证单位及见证人员授权书；关于更换监理工程师的通知；监理公司其它文件。 3、监理通知及月（季、年）报类 监理工程师通知单；监理工程师通知回复单；监理工作联系单。监理月（季、年）报。 4、进度控制
施工组织设计（方案）报审表及施工组织设计（方案）。工程进度计划（含周、月计划）；工程监理延期申请表；工程最终延期申请表；工程暂令；工程开工/复工报审。 5、质量控制 （1）质量控制（验收资料） A 检验批报验资料； B 分项工程报验资料； C 分部工程报验资料； D 单位元工程有关资料。 （2）质量控制（隐蔽工程验收资料）； A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线（复核）记录。 B 基槽（坑）开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。 （3）质量控制（材料报验）； A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。 （4）质量控制（见证取样及试验检验报告）； A 见证取样单。 B 施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。
公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
设备档案资料管理制度 1.目的作用 设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 2.管理职责 2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 3.主题释意与说明 3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。 3.2 设备档案资料应包括如下内容： 3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 3.2.2 设备安装验收移交书。 3.2.3 设备附件及工具清单。 3.2.4 设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 3.2.5 精度校验及检验记录。 3.2.6 设备改装、更新技术。 3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 3.2.8 设备技术状况鉴定表。 3.2.9 安装基础图及土建图。
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
档案管理制度 1．0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2．0 档案的管理机构 2．1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2．3 档案室主要职责： 2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度； 2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0 档案的种类 3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达
母子公司管控体系制度汇编之 某某天能集团公司 下属子公司 档案管理制度
目录 第一章总则 (2) 第二章文书档案立卷归档办法 (2) 第一节文件资料的收集管理 (2) 第二节归档范围 (3) 第三节平时归卷 (4) 第四节立卷 (4) 第三章声像档案管理办法 (5) 第一节声像档案资料的收集 (5) 第二节声像档案的管理 (6) 第三节声像档案的保管 (7) 第四节声像档案的开发利用 (7) 第四章档案借阅 (8) 第五章附则 (9)
第一章总则 第一条为加强公天能集团（以下简称“集团”）文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 第二条本制度适用于整个天能集团。集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口总裁办（档案室）档案管理员，分子公司的档案管理归口各自指定的（档案室）档案管理员。集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。 第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷，各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。 第四条实行部门收集保管、定期归档制度。各职能中心/部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交兼职档案员归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报送相应的档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第五条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。对失去参考价值、无保存意义的资
项目档案资料管理制度 第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。 第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任 1、项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 2、项目施工阶段 项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。 第三条、收集范围 1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。 2、项目文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。 第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 项目文件的整理与归档标准 第一条、项目文件的整理 1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。 第二条、项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
公司档案管理办法及实施细则 档 案管理办法及实施细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文、政府机关核准文、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文材料的形成与归档
第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文材料形成、积累、整理和归档的制度。文材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文由行政部收集。 第七条公司文材料归档的基本要求 1、归档的文材料必须完整。 2、归档的文材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文材料的归档范围。
目 录 第一章 总 则 第二章 档案工作机构及主要职责 第三章 归档制度 第五章 档案的分类、编号、排列、编目 第六章 档案的管理 第七章 档案的开发利用 第八章 附则 公司档案管理办法 （V3.1版） 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案工作的管理，根据档案管理办法的要求，结合我公司情况，制定本办法。 第二条 本办法所称档案是指在生产、经营管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音（像）带、光盘、软盘、电子文件等不同形式、不同载体的原始记录。 第三条 档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和记载企业发展过程的一项重要工作。档案是企业资产的一部分，受国家法律保护。各级各部门有承担保护档案的义务。 第四条 档案工作是一项专业性很强的管理工作。档案工作人员要热爱档案工作、钻研档案业务、熟悉业务和企业管理知识，并忠于职守、遵守纪律。各级部门要根据企业发展需要对专（兼）职档案工作人
员组织培训，致力建设一支高素质、高水平的档案管理队伍。 第二章 档案工作机构及主要职责 第五条 公司档案工作接受省公司的统一领导，实行以本系统管理为主，地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制。 第六条 各部门、各分公司档案工作主要职责是： （一）贯彻执行国家、集团公司档案管理方面的政策、法规及省公司制定的有关档案工作的规定。 （二）负责本部门、本分公司档案收集、整理、保管、统计及提供利用工作。 （三）参与科研成果、技术鉴定、工程竣工验收工作，确保档案材料的齐全、完整。 （四）开展档案编研工作，开发利用档案信息资源。 （五）做好档案统计工作，按要求向市公司综合部报送统计资料。 （六）负责组织档案的鉴定和销毁工作。 第三章 归档制度 第七条 公司档案工作实行各部门、各分公司整理、立卷、归档制度。 第八条 归档范围 各部门、各分公司要把公司各项工作活动中形成的，已办理完毕，具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、 录音、录像、电子文件以及奖状、奖旗、奖杯、题词、字画等，按期归档。
X X X X-00X-X X X（） 档案管理制度 2016-01-03发布 2016-01-03实施 目录
第一编档案管理制度 第一章总则 第一条为了加强总部的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本办法。 第二条总部档案是指总部在各项活动中直接形成并具有保存备查的各种形式的历史记录的总和。 第三条档案工作是记录公司历史，提供参考依据，保护公司合法权益的一项重要工作。总部把档案工作纳入公司发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。 第四条总部档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。 第五条本办法适用于总部的档案工作。 第二章领导体制、档案机构及其职责 第六条总部设综合档案室，归属于综合部，既是总部档案的保管中心，又是总部档案工作的业务管理中心，负责总部档案工作的统筹规划和组织协调。 第七条综合档案室的职责： （一）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。 （二）建立健全总部档案工作的各项规章制度。 （三）对分公司的档案工作进行监督、指导和检查。 （四）对总部各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。 （五）组织分公司档案人员的培训。 （六）负责总部档案的接收、整理、鉴定、编目、保管工作。 （七）开展档案提供利用工作。
第八条总部各职能部门设置兼职档案员。兼职档案员的职责： （一）负责所属部门日常文件的收发、登记工作。 （二）负责所属部门日常文件的收集和整理工作，保证文件的完整、准确、系统。 （三）按规定时间向综合档案室移交档案。 （四）档案的提供利用工作。 第三章文件材料的归档 第九条总部各职能部门必须指定各部门兼职档案员，负责日常文件的收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。各高层领导的文件由其秘书负责收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。总部所有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员移交，任何人不得将文件占为私有。 （一）公司领导、各部门领导及相关人员外出参加完重要活动后的会议纪要、合同等文件要及时向秘书或部门兼职档案员移交。 （二）各部门兼职档案员要主动收集部门的文件。 （三）一项重大活动结束后，由承办部门的兼职档案员负责收集相关文件。 第十条归档范围 （一）总裁办、综合部、信息部、企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档案。 （二）和上述档案配套的各种载体的档案（包括声像档案、电子档案和实物档案）。 （三）财务部和人力部形成的为专业档案，具体归档参见《人事档案管理细则》(参考)和《会计档案管理细则》(参考)，暂由各部门自行保管和存档。
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。