会务服务方案
会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。我司在过去三年来的实际服务过程中，结合我司经验及行政办事中心及会议大厦的实际，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢·会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各司其职的会务服务模式，为各单位提供含会标制作、会场布置、名牌
打印、花卉租摆、礼仪服务于一体的综合会务服务。行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。
一、人员配置及素质要求
会务管理服务机构设置方案
(一)总的原则
因事设岗，精干、高效的原则
(二)会务管理服务机构设置方案
1、管理组织架构
管理组织架构图：
2、组织架构图说明
(1)**物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。
(2)物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具
体事务。
（3)客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。
(4)大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。
(5)信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施：收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。
(6)会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。
三、会议服务人员配备
(一)人员配置原则
因事设岗与精干高效的原则
(二)会议服务管理人员配备图：
行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人(主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人)
服务人员配置人数：
(三)人员配备说明
客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。客户服务部下设三个操作部门，分别是三个楼栋大堂经理、信息处理中心以及会议服务中心。该部门人员编制为60人。由此形成以部门主管总协调，以各楼栋大堂经理相辅助，以信息处理中心后台支持，以会议服务中心为前台服务的会议服务新格局。
分别专设东楼、西楼、会议大厦大堂经理(主楼由客户服务主管兼任)负责各区域
各项现场服务业务协调：专设7人编制的信息处理中心负责全盘信息处理与跟进；新设会议服务中心专司各种类型的会议现场服务及办公室内清洁服务，进行优势整合，以更加专业的技能为客户提供优质服务。
(四)清洁管理人员配备情况一览表
l、专业化酒店式服务
在行政办事中心及会议大厦物业服务中心成立专职会务服务组，专业提供会务服务。会务服务组服务人员由公司具有丰富会务服务经验的专业人士负责进行，会务服务人员须通过符合**BI行为规范的服务技能、服务礼仪及服务技巧等内容的专业培训及考核，选派骨干力量接受星级酒店的培训，在引导接待、礼仪迎宾、会场服务等方面始终保持较高的专业水准。同时我司将在和甲方充分沟通的基础上建立一套严格而规范的会务服务操作细则，指导服务人员的操作行为，以确保行政办事中心及会议大厦的会务服务质量。
2、个性化全天候服务
在会务服务中，无形和灵动是我们追求的境界，幕后工作讲究的是细节和周全，在标准化的基础上，个性化服务是保证机关会务服务质量的关键。
我们的会务眼务人员能根据会议的性质、会场的条件因地制宜的布鬣会场．人到主席台的布置、桌椅的摆放及数量、与会人员的就座方位、卫生间及吸烟处的应急处理，小到水果、茶叶、水、纸盒的要求．以及对灯光音响的细致入微的观察．都是我们作为专业服务人员必须具备的技能技巧。会议主调是严肃还是轻松，是工作布置还是联谊交流，会务服务人员应当准确把握并努力营造相适应的氛围。同时，会务服务人员在长期的实
践中·通过专业培训，能具备识别领导身份和来宾身份的基本判断能力和技巧。掌握与会领导的个人习惯、基本的性格爱好及工作要求，能使我们的服务更加得体、舒适，进退有余。在无形中创造一个舒适、宽松、方便的会议环境。
在长期的政府物业服务时间中，我们能理解和适应机关工作的紧凑性、突发性和随机性，
在不规律的服务要求中寻找服务的规律，以此适应和提供相应的配套服务。全天候立体式作业就是一个基本要求，所有会务服务人员和其他服务人员。我们要求象一只训练有素的纪律部队，各专业互相配合．招之即来，来之能战，时刻准备着。
3、保密教育
由于机关会议具有保密性质，物业工作人员特别是会务服务人员除了具备良好的操作技能外。还必须具备良好的职业道德和保密意识。基于此，我们在管理中实行“授权和保密管理”制度。
**物业在人员招聘时，即实行了基本的从业资格和过往工作经历的基本调查，同时对重要岗位实行担保制度，并须由员工户口所在地公安机关出具“无犯罪记录证明”文件，确保员工的素质能符合要求。对交接人员，我司将同样加强这方面的管理。同时对能接触一定政府机密信息的会务服务人员，实行“授权上岗和保密教育”制度，我司将与会议举办方和机关事务管理局保持沟通，了解对会议要求的各项信息并坚决执行。
4、三级检查及确认制度
由于会务服务的重要性，必须确保会议进行的顺畅。因此，我们将在会务服务前实行三级会务检查与确认。会务服务组长提前二小时进行一级检查与确认(确认会议安排是否调整)，环境主管提前一小时进行二级检查与确认(对一级确认、工作安排及准备情况进行确认)，服务热线提前半小时进行检查确认(核实前两级确认，并对相关部门的协调配合情况进行确认)。实行三级会务检查与确认制度，可有效杜绝漏洞和疏忽，确保会务服务取得良好的效果。三、会务工作的管理要求：
(一)负责领导办公室的服务工作；
(二)负责区领导、机关各类会务的安排和服务，及时向机关事务管理局办公室通报会务安排情况；
(三)负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开：
(四)负责按会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施：
(五)负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；
(六)负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；
(七)日常会务工作
l、小型会议的会务工作
(1)服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗；
(2)到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时向主管领导报告；
(3)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；
(4)提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面
带笑容站好等待迎接参会人员；
(5)参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；
(6)服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻)：
(7)会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；
(8)会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员：
(9)会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、窗等。
2、中、大型及重要会议的会务工作
(1)客户服务部接到中、大型及重要会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向机关事务管理局办公室汇报；
(2)客户服务部根据会议需要，提前一天准备好横幅并作好相关协调工作：
(3)提前一天对会议室进行全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场(会议室)；
(4)服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小时到岗；
(5)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；
(6)提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；
(5)参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水。并每隔15分钟加茶水一次并牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；
(6)若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交待的事情。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻)：
（7)会务部部长必须到场监督会务T作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况。以便育突发事情时及时应对：
(8)会议快结束时．服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；
(9)会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、宙等．
(10)安全管理部在会议期间应加强与机关事务管理局保卫科联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，保证走火通道的餐通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。
四、行政办事中心会议服务流程
1、目的
为更好弛协助行政办事中心各部门做各项会议服务工作，明确内部各岗位工作职责，规范操作流程。
2．范围
适用于行政办事中心会务服务
3．职责
3.1部门经理全面监督会议、参观接待工作流程：
3.2分管经理助理负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作：
3.3客户服务中心
A．负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务部负责人安排落实并跟踪服务过程。
B．中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门／人(目前为行政事务科叶敏杰先生处)。
C．根据会议组织方要求联系落实会议用水(用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购)、用花、会标等代购事宜：
D．会后根据会议准备中产生的费用额，制作《行政中心会议费用清单》并附上发票交由会议组织方报销。
3.4技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作；
3.5安全部负责会场周边警戒，控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作； 3.6会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。
3.7清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。
4．会议／接待保密规定
4．I甲方的会务／接待内容不得向外界透露任何信息。
4.2会务／接待中产生录音、录象、文件资料，在会务／接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理；
4.3甲方有保密要求的会务接待，按甲方要求执仃。
5．会议场所分类及要求
5.1根据行政办事中心各类会议场所特点，现将各类会议场所分为A、B、C三类。
5.2分类要求：
A类(40座以下小型接待室、座谈式会议室)：各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心(TEL：2830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。 (此类会议信息需提前告知机关事务管理局)
B类(150座以下课堂式会议室)，各会议主办单位需至少提前半天致电客户服务中心
(TEL,2830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。 (此类会议信息需提前告知机关事务管理局)
C类：戏院式会议厅(主楼203人会议厅、电视电话会议室、主楼一楼多功能厅、北楼500人会议厅)各会议主办单位需至少提前一天向机关事务局申报；由会议主办单位向机关事务局提出申请，并填写《租用会议室申请表》；客服中心凭机关事务局《租用会议室申请表》传真件要求，进行会议安排确认，确保会议室无重复安排，时间衔接合理：
如会场要求有大型喷画及特殊会场布置，客服中心应在第一时间通知机关事务局，并要求会议主办方将会场布置方案送机关事务局审批，方可安排施工；
客服中心应向会议主办方确定服务要求及服务内容，填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。
根据会议要求，机关事务局可免费提供主席台后绿色背景植物临时摆放。
特别说明：物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水、电池、等代购代订服务。 6．方法和过程控制
6.1客户服务中心(或项目管理专员)：
6.1.1电话预定
当各办公单位通过电话进行会议预定时，客服中心值班人员(或专员)应要求会议组织方明确：
A会议时间 B．会议地点 C．会议组织单位 D．联系人／电话 E．会议主题
F．服务要求(含：会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、主席台摆位)等，根据以上要求填写《行政中心会议服务通知单》，如有代订、代购服务的，凭机关事务局《租用会议室中请表》传真件代订要求通知物业服务中心相关部门进行准备，同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。
代订、代购项目有：瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识(喷绘)、复印等。
6.1.2口头(书面)预定
A、当各办公单位直接与物业服务中心相关人员进行口头或书面预定时，接洽人员需及时做好相关记录或根据其书面要求补填写《行政中心会议服务通知单》并及时交客户服务中心进行通知落实。
B、东、西楼各客服助理接到工作人员会议预定，应在第一时间通知客服中心；由客服中心统一填写《行政中心会议服务通知单》、发布会议信息、通知相关责任人进行服务、东、西楼客服助理负责全程跟进。
C．客服中心接到东、西楼会议信息时，除按要求及流程安排外，应在第一时间通知相关楼栋客服助理跟进(会议大厦由客服助理安排，中心只记录信息进行发布)。
6.2工程技术部：
接获会议通知后，应根据会议通知中设备方面的要求，提前对设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。
如属C类会议，按以下流程进行：
1)空调设备
技术人员在会议前两小时开启相关会议室空调风柜；会议前一小时开启空调设备，视具体情况提前开启其他必要区域的通道并视会场人数和温度加开主机和水泵。
2)会场照明设施
会议开始前一小时开启所有场地灯。
3)舞台灯光、音响设备
A)严格按照会议主办方要求进行调试，一股技术要求灯光开启不要太强或太弱。
B)严格按照会议主办方的要求稳固摆放麦克风，按照设备开机程序开启音响设备，并逐一调试每个麦克风音量，力求均衡无反馈声和嘈杂音。
C)根据会议主办方要求准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做好
标识。
4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。
6.3安全部：
接获会议通知后，根据要求提前一小时开启相关区域门锁(详见《会议厅室使用管理规定》及责任范围内电源，包括：大堂、电梯厅等，安排人员在会议区域进行巡查，及时制止噪音及闲杂人员进出。
如属C类会议，按以下流程进行：
1)岗位设置
在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位。
2)标识指引
协助客服负责人摆放人员指引标识和车位导向标识。
3)现场控制
根据会议主办方要求控制人员出入，并对现场消防安全情况进行全面监控。
4)所有准备工作完成后．需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。
6.4会务部：
接获会议通知后，及时到客户服务中心领取《行政中心会议服务通知单》，并根据要求进行准备。
如属C类会议，按以下流程进行准备：
1)现场布置
接获会议通知后，根据通知要求，提前组织人员清洁相关区域；并根据会议主办方要求，提前布置会场。
2)物资准备
根据会议人数，提前准备热水瓶、茶壶(两个)、茶叶、烟灰盅、纸巾、纸杯、托盘、毛巾(两条，大、小各一)等会务用品；并视会议、接待人数和主办方要求，摆放瓶装饮用水和水果等。
3)会务准备
在会议开始前，会务人员提前1小时到场准备茶水、摆好杯子，待宾主到场后即斟茶。
4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。
7．记录表格
DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心会议服务通知单》
DGWY(行政中心)-G-04-F2《会议采购通知单》
DGWY(行政中心)-G-04-F3《会议费用清单》
五、会议大厦会议服务流程
1．目的
规范会议大厦会议服务接待，满足会议组织方之要求，提升会议接待服务的效率和水平，最大限度内提高客户满意度。
2．适用范围
行政中心会议大厦会议服务
3．职权与职责
3.1部门经理或分管经理助理对会议大厦会议服务接待进行指导。对整个会议服务加以督察，并负责各部门间的统筹协调。
3.2会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴，并具体协调会议期间安全部、会务部、技术部及清洁分包方的分工协作和任务安排，且对每次会议服务进行总结以持续改进。
3.3技术保障部负责会议前后的灯光、音响、空调等设备的调试和运行，就会议组织方之要求提供技术支持和现场维护，确保各项设备正常工作。
3.4安全管理部负责外围指引(如外围无交警则须提供车辆指引服务)、门岗查验、现场巡查、地下车库指引及紧急事件处理，全面负责会议期间的安全保卫工作。
3.5会务部负责会议前的会场布置与会议准备、会议期间服务及会后清理工作。
3.6清洁分包方全面负责会场清洁卫生及周边区域的清洁清扫、花草养护及卫生清理工作。
4.会议大厦会议场所分类及用途说明
4.1主会场
接待450人一1200人的大型会议、晚会等。
4.2二楼报告厅
接待100—450人的报告会议、学习会议、讨论会议等。
4.3主席团会议厅
定向接待政协、人大常委会议。
4.4新闻发布会场
接待30—100人的中型会议。
4.5分组会议室(包括贵宾室、休息室)
接待30人以下的小型会议、接见会议等。
5、过程和方法控制
5.1会议大厦客服助理
5.1.1在接到机关事务局会务服务通知后，会议大厦客服助理应积极筹备，并应合理安排组织单位到相关会场参观。
5.1.2在机关事务局的许可下，会议大厦客服助理应详细说明该会场的布置、功能、费用、使用情况及我方所能提供的服务项目．使组织单位对该会场有所全面了解。
5.1.3经机关事务局书面确认同意后，会议大厦客服助理应在当天知悉会议组织方，并将该会议名称、组织单位、人数、会议时问与地点、联系人与联系电话等信息记录在《会议信息记录表》上(见附表一)。
5.1.4凡是经由机关事务局批准或其自行确定的会议，会议大厦客服助理应及时与会议组织方联系，就该次会议的技术、安全、会务、清洁及代办服务等具体要求进行了解，并详细记录在‘会议大厦会议服务通知单》上(见附表二)。
5.1.5会议大厦客服助理制作完《会议大厦会议服务通知单》后，应至少提前2天通知安全、技术、会务、清洁部门。各部门在接到通知后·应马上组织人力、物力作好前期准备工作，若无特殊情况。各部门应于会议前l天准备就绪。
5.1.6会议开始前，会议大厦客服助理应到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况，如未达到《会议大厦会议服务通知单》所列之要求，应通知相关部门人员立即整
改，并将有关情况告知部门主管。
5.1.7会议期间，会议大厦客服助理应负责现场的监控、巡查和协调，及时处理现场急发事件·如属重大事件，应及时上报部门经理或分管经理助理，并通知各部门主管。
5.1.8会议结束后，会议大厦客服助理应统筹会场的现场清理工作，发现遗失物品
应及时与组织单位或当事人取得联系。同时，制作好《会议大厦会议费用确认单》(见
附表三)转组织单位责任人签字确认，以便事后追缴会议费用。
5.2技术保障部
5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后，应根据通知中技术保障方面的要求，提前
对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。
5.2.2各设备项操作流程如下：
1)空调设备
a、技术人员应于会议前1天作好空调设备的检修工作，确保空调设备能够正常运行；
b、会议当天，应至少提前1小时开启空调风柜及空调机组，并视具体情况提前开启其他必要区域的通道，
c、会议进行当中，应全程跟踪温控，保证室温适中，包括会场、休息室及周边过道等区域；
d、会议结束后，关闭所有空调系统，并对各设备进行例行检修。
2)会场照明设施
5.1.6会议开始前，会议人厦客服助理应到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况。如未达到《会议人厦会议服务通知单》所列之要求，应通知相关部门人员立即整改，并将有关情况告知部门主管。
5.1.7会议期间，会议人厦客服助理应负责现场的监控、巡查和协调，及时处理现场急发事件，如属重大事件，应及时上报部门经理或分管经理助理，并通知各部门主管。
5.1.8会议结束后，会议大厦客服助理应统筹会场的现场清理工作，发现遗失物品应及时与组织单位或当事人取得联系。同时，制作好《会议大厦会议费用确认单》(见附表三)转组织单位责任人签字确认，以便事后追缴会议费用。
5.2技术保障部
5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后，应根据通知中技术保障方面的要求，提前对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。
5.2.2各设备项操作流程如下：
1)空调设备
a、技术人员应于会议前1天作好空调设备的检修工作，确保空调设备能够正常运行；
b、会议当天，应至少提前1小时开启空调风柜及空调机组，并视具体情况提前开启其他必要区域的通道，
c、会议进行当中，应全程跟踪温控，保证室温适中，包括会场、休息室及周边过道等区域；
d、会议结束后，关闭所有空调系统，并对各设备进行例行检修。
2)会场照明设施
a、技术人员应于会议前l天检查会场入口、出口、场内、过道、天顶等区域照明是否正常：
b、会议当天，应提前l小时开启所有相关区域灯光；
c、会议结束后，负责关闭所有照灯。
3)会场灯光、音响设备
a、技术人员应于会议前1天调试好所有灯光及音响设备，如发现故障，应及时排除或更换；
b、技术人员应严格按照会议组织方要求进行调试，并配合会议组织方技术人员进行各设备的调试和使用，并注意灯光的扭转方向避免破坏周边的舞台设施．如避免幕布被烤焦现象发生；
c、严格按照会议组织方要求摆放麦克风及其他设备，按照设备开机程序开启音响系统，并逐一调试每个麦克风音量，力求均衡无反馈声和嘈杂音，并保证各设各在会议期间的正常使用(如及时更换电池)。
d、根据会议组织方要求准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做
好标识，会后要根据会议方的要求对录音带进行保存或移交。
e、所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至会议大厦消防控制中心。由会议大厦消防控制中心值班人员进行检查核实。
5.2.3会议结束后，各设备技术人员应统计此次会议的技术物资损耗情况，并上报会议大厦客服助理·由会议大厦客服助理汇总物资损耗并计费于该次会议费用中。
5.3安全管理部
5.3.1收到会议通知后．应根据要求提前1小时开启相关区域门锁及责任范围内电源，包括：大堂、电梯厅、会场等，其作业标准为：
1)岗位设置
在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位，包括正门岗、东门岗、会场口岗、会场机动岗、巡查岗、地下车库岗、地下车库指引岗。
2)标识指引
协助摆放会场指引标识和车位导向标识。
3)现场控制
根据会议组织方要求控制人员出入及岗位查验，并对现场消防安全情况进行全面监控。
4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至会议大厦消防控制中心，并由消防控制中心当班人员进行检查核实。
5)会议结束后。应马上封闭会议现场，检查现场是否有物品、文件资料遗漏，并将有关情况及时上报消防控制中心及会议大厦客服助理。
5.4会务部
5.4.1其作业标准和流程分别为：
A、会议大厦主会场：
接到通知后，到仓库领取相关会议需使用物资。
会议前1个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开。
会议席摆水：
会议前一天将矿泉水摆到一楼会议席桌面，按实际参会人数摆放，如要用到楼座，将水放置于座椅扶手处即可。(如会议组织方要求不摆水或只摆某一部分，按其要求摆放即可)主会场主席台使用过滤茶水。
会议前一天摆放好会议签到台，签到台一般摆放在正门大厅的两侧，具体摆放方式及摆放地点按会议组织方要求进行；(签到台要求布置桌布及围裙)会议开始前一天摆放好公共区域的烟灰盅；
需摆放烟灰盅的区域包括正门与东门三个服务台、一楼主会场入口处附近、主会场两侧洗手间附近。烟灰盅用活动长条桌摆放，每张长条桌摆放三个，会议进行中由服务台会务人员负责更换，服务台台人员负责检查会议区域内洗手间纸巾准备情况；准备主席台茶水用具；(如主席台未安排座位席且主办方未要求供应茶水可不准备)会议开始前天将茶水用具摆放在舞台两侧准备好的长条桌上，物资包括水杯、杯垫、开水瓶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓；(物品准备数量根据与会人数而定)所有物资准备在主席台两侧临时茶水台；
会议前一个小时摆放主席台上茶杯及杯垫，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢；
主会场一般连同贵宾室或休息室一起使用，贵宾室服务流程见第五部分《分组讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》；
9)会议开始前1个小时礼仪岗及负责引导人员上岗：
10)会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水。然后加入适量白开水浸泡：
11)会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；
12)会议中加茶；一般为30分钟加一次，但需根据现场的实际情况灵活掌握；
13)会议结柬：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》：
14)清点并归还会务物资；
15)会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员。蓝色代表着普通会务服会务人员，黄色表示如需用到楼座需增加的会务人员)。日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。
B、会议大厦报告厅：
1)接到通知后，到仓库领取相关会议使用物资；
2)提前1个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开；
3)会议用水；
会议前一天即应按照会议组织方要求将矿泉水放置在报告厅座椅扶手处；
会议前一天摆放好签到台；签到台一般摆放在二楼报告厅旁大厅，具体摆放方式及摆放地点按会议组织方要求进行；
公共区域摆放烟灰盅；
烟灰盅摆放的区域包括报告厅侧面休息处的茶几上，如与会人员较多可在报告厅周围摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰盅；会议进行中会务人员要及时更换；检查会议区域内洗手间纸巾准备情况：
主席台茶水用具：
会议开始时一个时将茶水用具摆放在二楼7号化妆间，物资包括水杯、杯垫、开水瓶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、自毛巾、小碟、水桶、垃圾篓： (具体物资准备数量根据主席台人数而定)席台上茶杯及杯垫：提前一个小时完成，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢：报告厅一般连同报告厅休息室一起使用，报告厅休息室服务流程见《分姐讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》：
会议开始前一小时礼仪人员上岗；
会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡；
开始倒茶：主席台人员就座后开始上茶(装8分杯足够)。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；
会议中加茶；一般为30分钟加一次，但需根据现场的实际情况灵活掌握；
会议结束：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资。及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》：
清点并归还会务物资；
会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。
日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。
C、会议大厦主席团会议厅：
接到通知后，到仓库领取相关会议使用物资；
提前1个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开；
会议用水准各：
主席团会议厅全部使用过滤好的茶水，并于每个座位上摆放一个装满过滤好的茶水的小保温瓶；
会议开始前一天摆放好签到台，签到台一般摆放在二楼主席团会议厅门口的右侧(玻璃门台阶以下)，如会议组织方有特殊要求可作灵活变动；
公共区域摆放烟灰盅；如与会人员有此需要可在主席团会议厅门口右侧准备茶水用具；面(玻璃门外)摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰盅；会议开始前一天将茶水用具准备好。并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、小暖水壶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓、小推车； (具体物资数量根据与会人员的人数而定)会议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫，摆放好已装好茶水的小暖水壶，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢；
主席团会议厅一般连同秘书室一起使用，秘书室提前一个小时将门打开，检查清洁卫生后，随时作好茶水服务的准备。秘书室内提前准备好5张折叠椅；
会议开始前1个小时上岗礼仪人员上岗；
会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡
会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀
释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；
会议过程中不需要加茶，正门需要有服务人员随时准备提供服务；
将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》；
清点并归还会务物资；
会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。
日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。
茶水准备
D、会议大厦新闻发布厅：
接到通知后，到仓库领取相关会议使用物资：
2)提前一个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将会场门、灯打开：
会议用水准备：
新闻发布厅的用水一般有两种方式：第一种为主席台提供过滤茶水，座位席发放矿泉水；
第二种为全部席位都提供过滤茶水。
如果采用第一种方式，会务人员需存会议开始前_一天小时将矿泉水摆放在新闻发布厅
内窿椅扶手处，主席台的茶水提前15分种泡好，主席台人员就座后上茶。如果全部席位
用茶水，会务人员需按要求提前准备好茶水用具；
议开始前一天摆放好签到台：签到台一般摆放新闻发布厅门口的右侧(靠墙摆放)，
如会议组织方有特殊要求可作灵活变动；
公共区区、域摆放烟灰盅：
如与会人员有此需要可在新闻发布厅门外两侧摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰盅：准备茶水用具；
会议开始前一天将茶水用具准备好，并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓：．
会议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢：主席团会议厅一般连同秘书室一起使用，秘书室提前一个小时将门打开，检查清洁卫生后，随时作好茶水服务的准备。秘书室内提前准备好5张折叠椅：
礼仪人员上岗；会议开始前1个小时上岗：
会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡：
会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水；
会议过程中每隔30分钟加一次茶；
会议结束：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》；
清点并归还会务物资；
会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。
日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。
E、会议人厦分组讨论厅、贵宾室、休息室：
接到通知后，到仓库领取相长会议使用物资：
提前一个小时将空调调至合适温度(22度左右)，提前一个小时将室内门、窗、灯打开，于会议开始前30分钟将窗关闭：
检查室内卫生情况：
会议用水准备：全部提供过滤茶水：
公共区区域摆放烟灰盅；分组讨论厅楼层内的公共休息区在会议开始前一个半小时摆放好烟灰盅及纸巾盒，每张茶几摆放2个烟灰盅、一盒纸巾，会议进行过程中由就近分组讨论厅的服务人员及时清理；
准备茶水用具；
会议开始前一天将茶水用具准备好，并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓；
议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫，并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢；
会议开始前一个小时检查会议区域内洗手间的卫生及纸巾放置情况并及时处理：
礼仪人员上岗：会议开始前1个小时上岗；
会议开始前十五分钟开始泡茶：将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡；
室内会务人员全部准备工作完成后到门口迎接与会人员；
开始倒茶：与会人员进入会议室开始倒(茶装8分杯足够)。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子，加茶水时应换壶加入白开水：
会议过程中每隔30分钟加一次茶；
会议结束：将与会人员送走后，开始清理物资，如发现与会人员遗留物资，及时交到会堂
中心并填写《拾遗物品登记表》；
清点并归还会务物资；
会务人员分布图：(红色代表着礼仪服会务人员，蓝色代表着普通会务服会务人员)。日常会议时，门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。
5.4.2上茶水的顺序：
A、正式大会(特指设置主席台的会议)：按照先主席台后会议席，由前排至后排的总体原则上茶。
B、圆桌及讨论厅会议
1)内部会议。如领导集中坐一起，先给领导上茶，然后按照顺时针或逆时针方向上茶；如果没有明显的界限，从级别最高的领导开始，按照顺时针或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。
2)与来访单位会议。如果主宾分开，先客人再主人；如果主宾混坐，从级别最高的客人开始．按照顺时针方向或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。
3)与分承包方会议。如果甲乙方分开，先甲方再乙方；如果甲乙方混坐，从甲方级别最高领导开始按照顺时针方向或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。
5.5环境管理部
5.5.1部门主管在接到会议通知后，应组织人员于会议前1天做好规定区域清洁卫生。
5.5.2清洁区域应包括大厅、大厅至会场沿途路线、
会场、休息室、洗手间等，对地面、门窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席台、茶几、沙发、花盆、垃圾筒等应加以清理。
5.5.3会议结束后，应组织清洁人员清理会议现场
包括垃圾袋、饮用水瓶、花草、废纸、废物等，若发现顾客遗失物品或文件资料等应及时上
一、接待时间：2015年12月X日—X月X日 二、接待地点： 接送机地点：机场 下榻酒店：XX大酒店（海湖新区索菲特大酒店，胜利宾馆，宾馆等） 会议地点：XX大酒店会议厅（索菲特酒店会议厅，胜利宾馆会议厅，宾馆会议厅等） 三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员：总负责： 接待办： 跨部门接待小组：相关领导，行政组，宣传组， 保卫组 五、接待前期准备工作： 1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2．食宿安排，提前预定 3．迎接车辆安排 4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作） 5. 相关接待人员，负责相关接待工作 六、机场接待 机场一层到达厅设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，（80×180cm以下易拉宝）在机场口等候，
接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。 2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 八、用餐（早餐、中餐、晚餐） 1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 九、会议前的筹备工作 1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。 2．会场布置。根据会议容，在场悬挂横幅。门口贴欢迎和庆祝标语。可在会场摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 .
1.0 目的： 为了使会议能够正常运行，做好优质化服务工作。 2.0 适用范围： 3.0 职责： 落实会议服务流程，保证会议服务质量，在会议顺利举行后处理相关事项。 4.0 作业内容: 4.1 会前工作 4.1.1会议领班接到《培训服务需求通知单》后，根据会议通知单内要求，按人数预备好凳子、茶 杯、烟缸，必要时准备香巾及果盘等物品。 4.1.2确定会议的日期，在会前前一天检查好空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况，确保会 议能够正常运行。 4.1.3检查好会场的盆景及桌椅是否按要求摆放。 4.1.4检查好会场排放后的整体效果及卫生情况。 4.2服务流程 4.2.1做好会前的迎梯、司梯工作。 4.2.2做到客到茶到，为每一位客人倒好茶水。 4.2.3请会议负责人签好会议使用单 4.2.4根据会议通知单的要求，确定续水的时间，按规定的时间进入会场进行续水服务，如发现会 议人员喝水较多或是喝水较少，也可适当提前或推后续水时间。 4.3 续水顺序 4.3.1从主席台开始，按顺时针方向续茶姿势，左手提壶，右手小指、无名指拿起杯盖，拇指、食 指、中指端起杯子，续七成满茶，然后从一边轻轻盖上。 4.3.2如有领导参加会议，从行领导开始，然后依次顺时针斟倒（倒水后伸手示意请用茶）。 4.8如有外宾参加会议，要先为第一外宾斟倒，再为第二主宾斟倒，然后按主宾的顺时针斟倒。 4.9进入会议室时要做到走路轻，动作轻，留意与会人员的要求，尽量让客人满意。如客人的需求 本人无法解决，要及时上报，寻求解决办法，一切工作完毕后离开会议室，关好会议室门，站在会议室门口，如会议期间有人进出，要为其开门，直到会议结束。 4.10当会议结束后，服务员打开会议室门与客人道别，如需要协助按电梯，把客人送进电梯。 4.11等与会人员离开，服务员检查会议室内是否有客人遗留物品，如有及时报部门领导，做好交接， 然后撤出杯具及小毛巾等物品，对会议室进行整理工作。 5.0 相关支持性文件及附件 6.0 质量环境记录： 6.1《培训中心服务需求通知单》
酒店会议服务方案 1、服务方案 会议服务流程 一、会前准备 1、掌握会议情况。根据酒店营销部门或餐饮预定部门送发的“会议通知单”了解并掌握会议的有关情况。 （1）会议主办单位及会议名称。 （2）参加会议的人数和会议时间。 （3）会议主席台的人数、名单、身份等。 （4）会议的茶水、水要等要求。 （5）会议室布置要求。 （6）会议的服务要求，等等。 2、会议室布置： （1）搞好会议室的清洁卫生工作。 （2）布置好会议主席台人员的会前休息室。 （3）按主办单位要求悬挂会标。 （4）按主席台人数布置主席台。 （5）按会议客人人数排好会议桌及座椅或沙发。 （6）备好话筒，调试好扩音设备。 （7）以盆景花草装饰主席台及会议室。 （8）调好会议室温度，应控制在22摄度到24摄度。 3、准备用具并摆放： （1）根据会议人数准备足量的热水瓶、茶杯、茶叶、毛巾、巾篮、烟灰缸等用具，并按规定整齐摆放，应确保茶具的卫生与完好无损。如会议需用矿泉水等饮料，则应准备相应的水杯或吸管。 （2）会议材料及文具（纸或笔记本、笔）等应按主办单位要求事先摆好。 （3）如主席台需用名卡，则应按主办单位要求制作并摆放。 （4）如会议需用水果，应按主办单位要求的品种与数量准备并摆放（用保鲜膜包盖）。 （5）做好会议主席台人员会前休息室的茶水、毛巾、水果等的准备。 （6）搞好公共洗手间的卫生，各种卫生用吕供应充足。 （7）搞好衣帽间的卫生，并备足衣架、存衣牌等物品。
4、检查。上述准备工作完成以后，应作一次全面而又仔细的检查。如发现有错漏之处应及时纠正。最好能与会务组或大会秘书处的工作人员一起检查。最后整理好自己的仪且仪容，恭候客人的到来。 二、会议服务 1、迎领服务： （1）客人前来，迎领员应站在电梯口或会议室门口迎接客人，礼貌问候。 （2）及时引领客人进人会议室，请客人入座，以免大量客人拥堵会议室门口。 （3）根据需要提供衣帽服务。 （4）如有需要，应协助会议工作人员分发会议材料。 （5）将会议主席台人员引入会前休息室，休息室服务员在礼貌问候后提供茶水、点心或水果服务。 （6）会议客人全部进入会议室后，应及时关上会议室的门，但应事先明确会议工作人员的所坐位置，以便能及时联络。 2、会中服务： （1）客人入座后，会议室服务应由里到外依次为客人斟倒茶水，撤去水果盘上的保鲜膜。 （2）适时续水。一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一次茶水。 （3）适时换毛巾。一般要求在会议中途休息时为客人更换一次毛巾。如主办单位要求，还应在会中提供点心服务。 （4）会中休息时还应及时清理会议桌上的果皮等杂物，并撤换烟灰缸。 （5）注意观察会议室温度及音响效果，如有不当，应及时报告上级或通知工程维修部门。 3、会后服务： （1）会议结束时应及时打开会议室的门，服务人员应热情送客、礼貌道别。如客人衣帽寄存，应及时取递，协助穿戴。 （2）将会议中的场租费、茶水费、水果费等费用的汇总账单请会议工作人员签单，并及时送交饭店财务记入会议总账。 （3）询问会议工作人员下次会议的有关事宜，以便做好相应的准备工作。 （4）向会议工作人员征求服务方面的意见和要求，以便改进工作。 （5）迎领员应将客人送出会议室门口，并引领至电梯口，按好电梯，示意客人进入电梯后道别。 三、会后整理 1、待会议客人全部离开后，关闭空调，打开会议室的门窗通风换气。
会议接待服务内容、流程及标准 你可以自己添点，一般来说，好的会议服务公司必须有自己的一 套工作标注。就拿行业内一流的明阳天下会议服务公司来说，它的会 议服务公司标准有以下几点。 1工装、工牌：要求着装统一，保持干净、整齐，无褶皱，无破损；工牌佩戴在左胸上方位置，保持平整。 2仪容：要求淡妆，口红、描眉、自然粉底。 盘头要求：整齐、 无碎发，露出额头，鬓角头发置于耳后，露出耳朵。1.3不得染发， 留长指甲，涂艳丽指甲油，不得佩戴配饰。、 会议受理2 接待员首先要了解会议室的使用条件和要求，在接到会议通知单或口头通知后，必须了解以下内容： A.明确会议室 B.使用会议室的单位（部门） C.开会时间及大约散会时间 D.参加会议的人数 E.会议中需要注意的事项及布置要求 F.是否还有其它服务要求、，如：是否摆放花卉、是否上湿巾、 是否摆放水果或茶歇，是否使用视频、投影、台签等。G.会议保 密程度、与会人员习惯
3会前准备 1、人员调配、分工负责。会服人员应了解整体会议安排和自己 所负责的工作、分工、协作做好准备工作。 3.1根据以上内容及相关要求，整体布置会场布局，搞好卫生。 （要求桌面及地面要整洁干净，照明灯正常开启，各种用具干净齐全， 会议使用物件摆放整齐。） 3.2调试好相关设备，如音响、投影仪、视频、麦克风等，并确 保其正常使用，根据情况提前打开空调，调整好室温，开灯。 3.3准备并摆放好会议需要物品。如（会议桌、会议椅、茶水、 茶叶、台签等）. 3.3.1茶水用具：茶具统一干净、无破损，按会议人数配放，并 准备好备用杯子：水具准备充分，加好开水；茶叶准备充足，会前水 杯放好茶叶摆放到位（要求：杯子摆放在客人右上角约50公分位置，杯柄与桌面约成45度，同排杯子成一条直线） 3.3.2根据会务组的具体要求，将水果、鲜花、台签、文具用品等摆放在指定位置，要求排放整齐划一。（除特别要求，台签摆放在客人正前方桌子中间位置，水果、湿巾、纸抽应摆放在两位客人中间，以方便两人使用；鲜花摆放在主席台、发言席或会议 桌中间位置。） 以上各项准备工作应在会前30分钟准备完毕。 4、会中服务会前10分钟，打开会议室门，服务人员在门口站 立，微笑迎接与会人员。站姿要求：目光平视前方，下巴微收，收腹
[标签:标题] 篇一：会议接待总方案 集团客户会议接待方案 第一部分：会议类别第二部分：会议物料配备第三部分：会议各项预定标准第四部分：会议操作工作流程第五部分：接待工作操作执行第六部分：《接待计划实施表》模板 第七部分：短信发送模板 第一部分：会议类别 第二部分：会议物料配备 一、会议物料配备 （一）宣传物料布置清单1、机场接机物料布置 接机牌 接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）机场贵宾室（欢迎牌易拉宝2个、引导牌）2、酒店物料 酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌） 酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆） 会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪） 导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）（二）嘉宾高级套房房间物料 房卡套、高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产（馅饼、茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡（三）会议材料 会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图）（四）会议辅助人员配备 客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐（五）车辆 车辆通行证、车上CD、饮用水（六）菜单 早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排（七）晚宴 餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）节目表演（舞狮、提线木偶等厦门特色表演）灯光、音响、酒水饮料菜单、桌次安排、排桌座位表（八）会务组 办公设备（A3、A4打印机、复印机等）办公用品（笔、笔记本）设施（排插、无线网络等） 第三部分：会议各项预定标准 一、车辆使用标准 二、酒店预定标准 三、房间安排标准 四、花果赠送标准 五、用餐标准 六、酒水配制标准 七、会场布置标准 八、会场服务标准 九、娱乐活动安排标准 十、礼品赠送标准 篇二：大型会议活动接待方案 ▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以
会议服务工作方案 一、酒店接会议的好处 1、利润高。因会议旅游者不仅经费来源可靠。消费水平较高。一般会议旅游者的平均消费是普通旅游者的三倍。 2、有利于扩大酒店的影响，提高酒店的知名度。 3、可调节酒店的淡季市场。 二、接好酒店会议需注意的要点 1、会议团到前作好准备。 2、第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。 3、作好会议的沟通协调工作。 4、每天对清帐目。 5、随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。 6、注意会议价格的’保密性。 7、熟知酒店接待设施的基本情况。 8、监督和落实会议的各项安排。 9、会议结束后给相应的酒店部门给予评价。 10、总结会议接待中的问题及好的经验。 三、会议室常见的摆台： 戏院式；课桌式；U型；回型；椭圆型；长方行；会见式；圆桌式；鸡尾酒式；舞台式；T型台。 四、会议常见的设施及工具 1、电子设备：屏幕、投影仪（胶片投影仪及多媒体投
影仪）、录像机、VCD、音响、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）、镭射笔、幻灯机、同声翻译系统、灯光照明；插线板、彩电； 2、摆设物品：讲台、舞台、签到台、会议桌椅、大白板、主席台、盆景、鲜花、背景板、隔板； 3、办公设备：夹纸板、名片钵、马克笔、铅笔、信签； 4、标志设备：横幅、指示牌、告示牌、桌卡。 五、会议常见的用餐形式 圆桌式、自助式、鸡尾酒会、零点、外卖。 s(“content_relate”);【会议服务工作方案】相关文章： 1.会议接待工作方案 2.大型会议公司安保工作方案 3.会议服务总结 4.会议服务感谢信 5.会议服务实习总结 6.班主任开学会议工作方案 7.会议接待工作方案范文 8.2016关于会议筹备工作方案 9.中学物业服务提升月工作方案
会议接待流程 为使公司日常工作有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，现将公司会议接待工作特制订以下流程。 一、会前准备阶段 1. 接到上级会议接待通知后，市场部应先与办公室的会议策划人取得联系，了解与会人员的相关资料，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2. 确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3. 草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4.合理安排相关会务工作人员，相关事宜有：①由公司办公室专员负责制作电子欢迎牌和指引牌，标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”，力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。 5.市场部应在会议召开提前，以飞秋形式通知员工，按要求着装，并保持良好的办公环境，树立良好的公司外部形象。 6.重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用
7. 会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 8.参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明公司名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。 二、会议落实阶段 1. 检查各项准备工作的落实情况。 2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式，并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。 3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置，并安排会务工作人员迎接与会者入场。 4.会场布置具体如下： ⑴会场应庄重、整洁、舒适，合理调节温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物，并应摆放适量的花卉陈设。 ⑵会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。 ⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张，铅笔一支，会议流程一份（红底纸张打印）、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当，并需准备茶水待客。 ⑷会场应设有来宾签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。
东海楼宾馆会议定点接待服务方案 自接到市政府采购中心关于2016年度会议场所定点投标通知以来，宾馆的管理层把投标定点接待列入了宾馆的重要议事日程。我们围绕“硬件改进、完善功能、创造氛围、提高员工素质”等方面的工作进行展开，进一步强化服务质量，提高自身的竞争能力，为宾馆下一步经营发展打下基础，具体方案如下： 1、加强对会议定点宾馆服务接待工作的认识。 为进一步做好政府各项活动的接待工作，提高宾馆接待档次和服务水平，提升宾馆知名度，宾馆总经理牵头召开如何做好政府会议接待工作为主题的专题会议，会上明确宾馆各部门以及营销代表的责任。通过专题会议，进一步提高宾馆管理人员对政府会议接待的重要性的认识，强化服务人员对政府会议接待的优质服务意识，为进一步做好政府接待活动打下坚实基础。营销部为此制定一套详尽实用行之有效的会议接待流程，对政府会议的接待信息、接待要求、房务安排、餐务安排、陪同人员安排、签单及会前准备、会中服务、会后延续服务等服务细节作了详细规定和说明。 2、建立健全组织机构，实行分工负责，确保接待各项工作得以顺利开展。 宾馆严格按照星级酒店服务标准及要求对操作层进行强化培训，牢牢树立了标准意识、服务意识，全面掌握各岗位的服务准则、服务规范，注重培养宾馆服务人员良好的服务意识和推销意识，从而使各部门进入规范的循环体系，使员工个人素质和业务素质，尽快适应了高星级酒店规范管理的基本要求，创造良好的服务接待环境，做好对客的各项接待服务。
３、建立健全岗位规章制度，建立良好的工作秩序。 服务质量是宾馆经营管理一个重要的环节，结合员工队伍整体素质情况，针对性地建立了部门管理制度：比如客房管理制度、财务管理制度、工程运行系统安全条例、人事培训制度、餐饮服务规章制度、后厨管理制度等，严格进行监督检查，强化了质管委的职能；利用《质量管理奖、罚条例》来规范员工礼仪，严格执行各项规章制度，使每个员工在日常生活中养成良好的习惯，不断提高自身的综合素质，有效保证为宾客提供最佳服务。 ４、实行分级管理，保障服务水准。 宾馆实行总经理→部门总监→主管→领班→员工五级负责的管理体制，坚持“责、权、利”相结合的原则，实施垂直领导，逐级管理，制定了《各部门管理规范》，对中层干部施行《部门总监岗位责任制》，对部门总监的行为规范、职责、值班经理职责及考勤和各部门员工违规违纪或优秀事迹的质检情况等方面，进行考核，实行重奖重惩。对广大员工根据高星级宾馆服务规范标准、各岗位职责及人事培训内容，采取了书面考试与实际操作和平时质检考核相结合的措施。宾馆实行“五严五暖”为特点的思想教育方式，树立员工爱店敬业的思想意识，培养广大员工的爱心、精心、细心、耐心，促使广大员工自觉遵循规范服务原则，在工作中做到亲切主动、礼貌热情、高效美观、拾金不昧、服务到底。 5、完善硬件设施，提升会议接待档次 完善硬件设施，是促进宾馆健康发展，提高会议接待能力的前提和保证。为进一步完善宾馆服务功能，提高宾馆的接待档次，去年3月份开始，对
会务服务方案 1、目标： 伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。 2、基本原则： 2.1、专业化：会务服务应向规化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。 2.2、人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。 2.3、信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。 3、会务人员选聘： 选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项： ——受教育程度； ——实际工作经验、技能； ——身高、形象； ——沟通表达、应变能力； ——其他行为素质等 4、会务人员培训： 4.1、培训容应包括但不限于以下方面:
——组织的服务理念、组织文化； ——会务管理和会务服务的理论知识； ——制度； ——会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态； ——会务服务人员操作技能； ——会务服务人员心理素质； ——应对常见会务突发事件； ——其他行为素质等。 4.2、培训方式 培训方式应采用但不限于以下方面： ——利用组织制定的服务手册，聘请教师授课； ——聘请专业培训机构； ——组织部指导； ——定期进行演练、考试等。 5、会务服务操作规程： 5.1、需求确认： 进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。 对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。
5.2 、服务策划： 根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面： ——职责分工； ——时间安排； ——场地安排； ——会务用品及硬件设施配备； ——突发事件应对措施； ——会议秩序及安全等。 5.3、会前准备 将会务服务过程中可能涉及的服务容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务容都能在合理围满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务容可包含但不限于以下方面： ——布置导引； ——布置签到； ——布置横幅与大背景； ——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排； ——布置台布； ——制作并摆放座席牌； ——摆放不同类型麦克风；
VIP会议接待服务流程 服务提供之前： 一、保安消防部： 1、会前组织人员对大厦消防设备设施进行全面检查，保证其完好有效。 2、提前清理停车场，留出会议专用停车位，拉出警戒线，确保会议期间的停车安全。 3、在群楼顶、大厦护栏处插好彩旗，以增加欢庆气氛。 4、在雨棚前悬挂会议横幅。 5、根据会议时间合理调配人员，加强治安、保卫工作，保证顾客人、财、物的安全。 二、前厅部： 1、负责与会务组联系确定会议的具体事项，并及时发放《接待任务通知单》。 2、负责联系有关单位在雨棚前安装彩虹门、悬挂气球、铺设红地毯，以增添隆重、喜庆气氛。 3、联系女子军乐队参加欢迎仪式。 4、制定引领方案，每个楼层设置专职引领员2名。并组织引领员进行现场观看及模拟训练。 5、制作楼层引领牌。 6、备用一百把雨伞及相应安全帽、手套，放置于行李房备用。 7、总台接待人员积极与客房部联系，确定会议所用房号。 8、为使客人到莱钢后能顺利入住，大厦安排副经理带领有丰富经验的服务人员提前去青岛，了解掌握客人情况，获取宾客信息进行登记，并根据宾客单位和特殊要求合理分配房间。打印宾客明细表，内容包括：单位、姓名、性别、职务、联系电话、房号等。根据宾客所住楼层集中安排车次，打印宾客乘车卡，人手一份，以便顾客来厦接待井然有序。 9、青岛联络人员与大厦及时沟通，将宾客明细反馈大厦重新制作。宾客明细表一份装进欢迎信封，以方便客人联系；其他发放给酒店各级领导、相关部门及人员，同时每个楼层发放一份，让服务人员熟知宾客信息。
10、根据青岛联络人员反馈房间分配情况，由总台接待人员将钥匙装进欢迎信封，并按照楼层将房间钥匙分份存放，以便于按照车次快速发放。 11、大厦及时与青岛联络员联系，根据车次到达莱钢的时间，每车派一名工作人员到高速路口等候，在客人乘坐的车次给宾客发放钥匙，以便使宾客到大厦能够直接入住，防止扎堆现象发生。 12、会议室根据要求提前变好桌形，挂好横幅，摆好人名牌，水杯、暖瓶、湿巾等物品全部到位。 13、将会议日程每岗位一份，以便掌握方便客人的服务时间。 三、动力工程部 1、配合客房部对每一个房间进行检查，包括水电气的正常运行，网线、窗帘、布草、设施等。 2、加强配电室设施、运行情况的检查，增加值班人员，对雷电、跳闸等造成的意外停电，制定应急预案，及时处理。 3、检查大厦所有轮廓灯、霓虹灯及树木彩灯的完好情况。 四、客房部 1、根据会议时间提前清理房间，保证房间数量满足需求。 2、全面检查房间的卫生及设备设施的完好有效，保证各项工作达标。 3、房间配备由酒店总经理签字的欢迎词，在床头柜放置宾客床标、楼层服务卡，公示主管、领班、引领员、志愿者、本楼层服务员的姓名及联系电话，保证随叫随到，充分体现亲情化服务。 4、在VIP房间配置鲜花。 5、会前由楼层领班、客房部主管、人事培训部做好房间的检查，确保卫生及设备设施的完好有效。 6、根据会议安排要求，当天提前将房间所配备的水果、烟等物品配备齐全。 7、楼层服务人员根据前厅部反馈的宾客明细表熟知宾客信息，在日常工作中以姓氏、职务称呼客人，以更好的体现亲情化服务。 8、将会议日程每岗位一份，以便掌握方便客人的服务时间。 五、餐饮部 １、订餐员与会务组详细了解会议接待规格、标准、就餐形式、就餐时间、就餐
会议接待工作方案 篇一:大型会议接待方案 (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 (二)会议接待方案的基本内容 1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 2.接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。 5.接待日程。写明各项接待活动的日程安排。
6.接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。 7.接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。 篇二:大型会议接待方案 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。
办公大楼会务接待服务 方案 Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998
东恩集团办公大楼会务接待服务方案 一、岗位设置及任职要求 1、会务接待服务岗位设置，管委会大厅设置前台接待，会议室及多功能厅设置会务员、会务领班 2、任职要求 A、性别：女，年龄：20——28岁，身高：160cm以上； B、高中以上学历，形象气质佳，工作能力强，熟悉商务礼仪，性格爽朗大方； C、能吃苦耐劳、具备强烈团队意识，积极上进，责任心强。 二、岗位人员配置及主要工作内容 三、会议服务对象 1.重庆东恩工业投资（集团）有限公司； 2.隶属于重庆东恩工业投资（集团）有限公司的各子公司或部门； 3.重庆荣隆台湾工业园管委会； 4.园区各业主单位、租赁单位、建设施工单位； 5.园区以外的企事业单位、机关、学校、医院、社会团体等。 四、会务服务等级及收费标准
五、岗位职责 1、前台接待职责： A.按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务； B.负责访客、来宾的登记、接待、引见； C.熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密 信息； D.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建 档； E.负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存； F.负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养； G.对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见。 2、会务领班岗位职责： A.根据会议接待预定单做好会场布置计划工作； B.合理安排会议中心员工，做好会议接待服务工作； C.根据客户要求，做好会前灯光、音响和各项服务工作的准备工作； D.组织会议中心接待员做好每日会场清扫保洁工作； E.负责做好每月会议中心物资的盘存及统计工作，采取积极有效的方法，设 法降低各类物资、能源耗损； F.负责员工的日常部门培训和纪律教育，确保员工安全正确地操作，言行举 止符合公司相关制度的要求； G.熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常识； H.协助公司领导做好相关外联接待工作； I.完成公司领导交办的其他工作任务。 3、会务员岗位职责： A.承担各类会议的接待、服务工作； B.按照《会议室预约单》的相关内容，配合有关部门做好会场布置及会前各 项准备工作； C.遵守服务规范，热情、主动、周到、细致、文明礼貌地接待与会人员，做 好签名登记、召集就座、摆放座位牌、清点人数等工作； D.会议进行期间适时续水，动作轻、稳，按服务规范操作； E.保持会议室环境的干净整洁，适时通风，保持室内空气清新；
客人来访会务接待流程及标准 一、目的 为树立集冈良好形象，提高工作效率，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、适用范围 本标准适用于集闭各部门因业务发生的各种会务接待工作。 三、管理 综合部为集团接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调、物业公司落实接待任务，提供后勤保障；集闭各部门在接到重要来访预约后，首先报综合部备案，并协助拟定接待计划，需集团领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2 天告知综合部。 四、计划与准备 1、在接到集因领导通知或相关部门来访预约时，物业公司应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表, 酌情安排接待标准。 2、综合部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、因特殊会议需要，综合部负责准备安排会场花卉、
水果、烟茶、音响设备、投影设备
、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等，物业公司需积极配合，完成任务。 五、会前的准备标准。 1、会场物品摆放标准(所有会议准备工作必须在半小时前准备完毕) (1)待参会人数确定后摆放桌牌，桌牌摆放要正，并配齐相应椅子，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。 (2)桌牌定位后，矿泉水成45度(标签正对落座人员) 摆放在桌牌右侧，后依次摆放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左侧摆放香巾碟及香巾，香巾碟上方与桌牌上方在一条水平线上。 (3)根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放在每个椅子的正中间位置，稿纸正中间摆放接待明白纸，稿纸底边与桌子的底边成一条水平线，笔放在稿纸右侧，笔尖朝上。 (4)纸巾盒根据两人一盒的标准，摆放在两人话筒麦克正中间。 (5)话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。 (6)如有吸烟客人，根据需要摆放香烟及烟灰缸，香烟及烟灰缸摆放在茶杯右侧，与桌牌在同一水平线。 2、会场设备设施的准备标准 (1)检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏的及时上报维修。
酒店会议接待方案
酒店会议接待方案 (一)会前工作： 1、与会议主办方洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。 4、与会议主办方确认会议接待方案。 5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。 6、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） (二)、跟进工作： 1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其它相关安排等工作。 6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、
娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人（如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及她程的交通票务及其它委托代办服务。 (三)、会后工作： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。 (四)、会议的筹备工作: 1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。 2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样能够确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其它要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。
会议服务实施方案
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一、接待时间：2015年12月X日—X月X日 二、接待地点： 接送机地点：机场 下榻酒店：XX大酒店（海湖新区索菲特大酒店，胜利宾馆， 青海宾馆等） 会议地点：XX大酒店会议厅（索菲特酒店会议厅，胜利宾 馆会议厅，青海宾馆会议厅等） 三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员：总负责： 接待办： 跨部门接待小组：相关领 导，行 政组， 宣传 组，保 卫组五、接待前期准备工作： 1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2．食宿安排，提前预定 3．迎接车辆安排 4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）
5. 相关接待人员，负责相关接待工作 六、机场接待 机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，（80×180cm以下易拉宝）在机场口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。 2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 八、用餐（早餐、中餐、晚餐） 1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 九、会议前的筹备工作 1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
一、会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。 ▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。 6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 2、详细了解本会议所用场所的位置【如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。 3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】。
会议接待方案 一、会议概况： (一)会议时间：xx (二)会议地点：xx 地址：xxx 电话：xxxxxxx 联系人：xx (三)参加会议人员 东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。 二、活动日程(见日程安排表) 三、工作分工 成立会议筹备领导小组 组长：xxx 副组长：xxx 领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。 成员单位：政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。 办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组 负责人：xxx 成员：秘书处有关人员 职责： 1.领导讲话、主持稿、论文集 2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录 3.会议须知、日程表 4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表 5.制做文件袋、配记事本、笔、相册 6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签 7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆 (二)会务组 负责人：xxx 成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。 职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。 1.车辆 负责人：xxx (1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台
轿车主要用于会务。 (2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。 (3)各单位抽调公务车于8月9日上午8：30分到名门饭店会务组报到，接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11：30到名门饭店会务组报到。 (4)联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。 (5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。 (6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。 (7)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。 2.接站 负责人：xxx 8月9日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。 具体分工：秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。
会议接待方案 导读：本文是关于会议接待方案的文章，如果觉得很不错，欢迎点评和分享！ 【篇一：大型会议接待方案】 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 （1）悬挂会标、徽记、旗帜登。 （2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。 （3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 （4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 （5）摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会务组织与服务工作 1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 【篇二：人大会议接待方案】
客服、会议及接待服务内容及标准 1、前台接待服务内容 1）负责大厅的来访接待。 2）负责为来访人员提供接待、咨询、引导服务。 3）负责有礼貌接听每一个客户来电，做好登记，并做出相应处理。 4）会议期间，协助会议服务员为来宾、出入会场人员提供迎送、引领服务。5）负责协助安保部对大厦出入人员的控制。 6）负责热情、耐心的解答处理客户的问询。 7）负责大厅内设施设备运行状况的报修。 8）负责保持工作岗位及前厅环境卫生。 9）熟悉大楼结构、各处室分布情况及客户姓名、电话号码。 10）每日认真填写交接班记录表，接班人未到，不得离岗。 11）完成领导交办的其他任务。 2、会议服务内容 1）负责会议室及多功能厅等场所举办的各类会议、活动提供的劳务性服务。2）保持会议区域的整洁，准备好会议服务的各种用具，物品，随时准备会议使用。 3）做好会议前的准备工作。 4）做好会议前迎宾工作。 5）做好会议期间服务工作。 6）负责会议室的设备设施的报修工作。 3、服务标准 （1）前台接待服务标准 1）大楼大厅设立服务台接待员，选派综合素质最优秀的服务人员组成。接待员应全面了解当天大楼内的活动安排，负责各项接待事务的处理，代表公司对外形象。 2）服务员上岗要按规定化妆、修饰，着工装，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满，禁止面带倦容，情绪低落状态下上岗。 3）班前十分钟准时上岗，迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑。
4）门窗、空调、照明设备开启及时及报修工作。 5）给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确。6）来访人员接待周到、答询准确、全面，各种登记有效、准确，不与来访人员及用户发生争吵。熟练掌握物业区域内各处室位置，电话号码，主要领导的称谓，做到准确无误，根据有关证件有效甄别区分本楼人员。 7）用户交办事件，完成及时、符合用户要求。 8）电话铃响3声内接听，转接准确，落实首接责任制。 9）根据来宾情况正确使用接待语言。 10）保持接待台文具摆放有序、桌面整齐，周围卫生干净、整洁。 11）11F、12F每2小时对楼层走道进行巡查1次，对周围消防和安全防范情况进行监督，发现问题及时向安保部报告，并准确按照预定职责和程序处置。12）进入用户房间前，轻敲门两声，并经允许。 13）微笑自然，精神饱满，彬彬有礼，使用普通话、敬语与客人交谈，说话时眼睛正视客人，不与客人争辩或顶撞。 14）接听电话时，问候对方“您好”。 15）站立姿势端正，双脚稍微拉开，双手轻握于前；坐姿保持端正，不趴、卧，不依靠。 16）引导客人时，位于左前方，侧身与客人保持1米距离。 17）上班时不看书、报，不得使用电话用作非工作之用，接待客人时持站立姿势。18）不得随意翻动、使用用户物品。 19）按时到达和离开岗位，不脱岗，不窜岗，不乘客梯。 （2）客户接待服务规范 基本规范 1）上岗时必须仪表端庄，着装整齐，精神饱满。与人交谈时要面带微笑，发音清楚，语气平和亲切，讲普通话； 2）解答咨询事项的界定： a)大楼的基本大楼状况； b)物业服务的项目； c)有关服务运作的规定制度等内容。