前言
文档管理已经成为当今各机构、组织、企业和团体的基本需求。
本文档适用于任何正在寻求企业文档管理解决方案，或为了改善当前文档管理现状正在积极努力的组织或个人。文档对易度文档管理系统的技术特点、产品设计理念、特色功能等进行描述，使用户通过阅读本文对易度文档管理系统产品有一个大致的了解。
如果您想了解更多关于本系统操作方面的细节，还可以参考相关文档：
《易度文档管理系统用户使用手册》
《易度文档管理系统管理员手册》
目录
1 企业为什么需要文档管理 (4)
2 易度文档管理系统 (6)
3 产品设计理念 (6)
3.1 全面的文档管理 (6)
3.2 以知识管理思想为指导 (7)
4 易度功能介绍 (7)
4.1 文档的存储 (7)
4.2 文档的安全性 (9)
4.3 文档的查找 (15)
4.4 文档的在线查看 (19)
4.5 文档的上传 (23)
4.6 文档协作编写 (26)
4.7 文档发布控制 (33)
5 产品创新和独特性 (35)
6 技术平台介绍 (35)
6.1 系统架构 (35)
6.2 界面和交互 (37)
6.3 定制、集成和可扩展性 (38)
7 系统配置 (40)
7.1 推荐硬件配置 (40)
7.2 网络 (40)
7.3 软件 (40)
8 实施过程 (41)
9 售后服务 (41)
10 产品版本比较 (43)
11 润普介绍 (44)
1 企业为什么需要文档管理
文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：
1.海量文档存储，管理困难
企业经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，特别是知识型企业。并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。
需求：尽可能减少人工操作的自动化管理功能。
2.查找缓慢，效率低下
文档查找是一件效率很低的工作，每天需要花大量的时间去查找文档资料。传统的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢。即使在本机上搜索，从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作，且大多数文档根本无法进行全文检索。因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。
需求：大量文档的有效利用需要具有高效查找/检索功能的系统。
3.文档版本管理混乱
由于工作文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。很多用户会用新版本覆盖老版本，但
是这种情况下，一旦用户需要恢复老版本时，已经很难找回来，造成知识流失。另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。
需求：用户需要对文档修订具有版本跟踪、管理、恢复功能的系统。
4．文档安全缺乏保障
由于大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。
需求：电子文档需要具有完善权限机制和安全保障的系统来管理。
5．文档无法有效协作共享
目前，除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外，大多数电子文档属于某个员工的“私产”，难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的共同编写文档方式（合同、解决方案等)，造成文档共享协作不方便，导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。
需求：电子文档急需简便/安全/可控的协作共享功能。
6．知识管理举步维艰
大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。另外纸质文档缺乏电子化工具，难以重用。
需求：单位急需将所有文档纳入知识管理范围内，防止文档资产流失。
2 易度文档管理系统
易度文档管理系统是润普公司针对上述企业文档管理中存在的问题，基于知识管理的理念，开发的一套用于企业文档资料管理、知识管理的软件系统，帮助企业进行文档的全生命周期管理。易度文档管理系统适合于任何体系、任何规模的企业组织。
系统采用了领先的文档权限控制和SSL传输加密技术，为企业中的个人、团队以及部门提供海量文档资料的安全集中存储空间，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。通过易度文档管理系统，企业可以高效、快捷地解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及文档发布控制等问题。
3 产品设计理念
3.1 全面的文档管理
通过易度文档管理系统，企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：文档创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询、重用以及归档。
3.2 以知识管理思想为指导
文档是企业智力资产最重要的承载形式。文档管理，本质上是知识管理的重要组成部分。企业进行文档管理，是为了让文档服务于人，服务于企业的核心业务，最终提升企业的核心竞争力。易度文档管理，在设计上特别从知识管理的角度给予支持。
比如文档的全文检索、高级检索、收藏夹搜索和标签搜索，从知识的高效获取角度专门设计。
文档的评注和订阅功能，促进隐性知识的挖掘和传播。
文档可整合项目、流程等其他应用系统，实现在项目、流程执行过程中统一管理知识、沉淀知识、快速复制与传播知识，加速知识在企业的沉淀、共享与应用，提高员工的工作效率。
文档关联功能能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，促进知识的交叉引用等。
4 易度功能介绍
易度文档管理系统和其他同类产品比较，有很多独特的功能，并且新的功能还在持续不断的升级和完善中。下面是易度文档管理系统的主要功能介绍。
4.1 文档的存储
FRS(https://www.doczj.com/doc/ce3014245.html,/p/zopen-frs)是一个开源的文件库存放格式，易度文档管理系统采用此格式存储文件。采取简单存储、集中存储、海量存储、自动备份与RAID容错磁盘阵列等方式帮助企业可靠地储存文档，解决文档备份问题，同时为文档共享、检索、安全管理等奠定了基础。
4.1.1 简单存储
文件存储越复杂，获取文件依赖的组件越多，导致文件获取失败的风险就越
大。
易度采用FRS存储文件, 文件系统文件在物理文件系统中的存储结构和通过浏览器所管理的文件结构完全相同。同时，文档的附加的元数据信息也以json文本格式直接存放在文件系统中。
与传统其他供应商的存取方式相比，易度这种存储方式可保证文档存储的风险最低：
●文档的存取不依赖于任何数据库系统，不会因数据库系统的故障而导致
数据丢失；
●文档的存取不依赖易度文档管理系统，即便易度系统出现故障，仍然可
通过传统的途径管理文档库。
4.1.2 集中（分区）存储
集中（分区）存储是建立文档的集中式的存储，对文档进行有效的分类管理。通过提供个人区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理。
4.1.3 缓存数据管理
文件在使用的时候，会生成的各种转换格式，比如生成的pdf格式、html预览格式。这些格式一次生成后，可存放在FRS文件库的缓存区，避免反复生成。文件缓存区属于可再生数据，可放置在不可靠磁盘中，无需进行数据备份。
4.1.4 可扩展的虚拟文件系统
FRS通过一个配置文件，来定义文件的实际存放位置。可灵活配置扩展硬盘扩容，更可方便和NAS磁盘设备结合。
4.1.5 自动增量备份
易度采用rsync备份软件，通过定时脚本，对文件进行自动增量备份。ZODB 数据库的备份，也是通过定时脚本，自动增量备份。系统默认可恢复至最近2周任何一天的数据。
4.2 文档的安全性
4.2.1 严格的权限管理
任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。对此，易度文档管理系统提供委托管理、成组授权、权限继承、负授权、四层6级别查看人的权限。根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。
4.2.1.1 授权委托管理
系统支持授权委托管理。可单独针对各个文件夹，指定文件夹管理员，文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限，可实现真正的权限委托管理，分离内容管理员和系统管理员，减轻管理员的负担，增强系统的可管理性。
4.2.1.2 权限继承
易度文档管理系统提供权限继承机制，保证用户在拥有父文件夹管理权限的同时，也将拥有所有子文件夹的管理权限。
4.2.1.3 成组授权
可针对某个部门、某个岗位进行授权。这样新人到岗，只需指定所在岗位，便可自动得到相应的文档访问权限。成组授权操作简单，只需在权限操作中按群组进行权限设置即可，大大减轻管理的负担，也可做到控制文档的安全。
4.2.1.4 负授权
系统支持“负授权”，也就是可以禁止某个人的权限。这个技术结合成组组
授权，可实现如下的逻辑：开发部除了张三都能够查看某个文件。“负授权”技术，使授权更灵活，更实用。充分保障知识文档在共享、使用过程中的安全性。
4.2.1.5 四层6级别查看人
系统支持四层6级别查看人角色权限，通过不同的角色权限，可以控制文档预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。
不同级别查看人拥有不同的权限。如下表所示
4.2.1.6 文档的保密性控制
系统具备文档保密性控制功能，保护核心文档。文档设置保密后，一般人员将无权进行查看，保证文档的安全性，只有文件夹的管理人、超级查看人、文件的订阅人才可以看到相应的文档。同时支持在文件上传过程中根据用户需要选择是否对文档进行保密操作。
4.2.2 文档使用痕迹安全检视
易度文档管理系统对每一个文档、文件夹或者整个系统的所有操作都会记录进操作历史。记录每个员工对系统的任何操作，包括文档的创建、下载、打印、订阅、外发、权限变更、删除等。一般人员仅可以查看自己的操作历史，系统管理人可以查看系统人员的所有操作历史，一旦出现安全事故，管理员可进行追查，追溯问题源头，追究事故责任人。
文件和文件夹操作历史
4.2.3 支持Https安全传输
可使用apache的安全传输https的功能，采用网上银行相同的技术，实现文件的安全传输。
4.2.4 ClamAV病毒扫描防护
系统自带ClamAV（https://www.doczj.com/doc/ce3014245.html,/）作为病毒扫描引擎。上传文件，均会进行病毒扫描，如果发现病毒，会通知管理员进行处理。
4.2.5 回收站方式的安全删除
不小心的错误操作，导致数据致命的丢失。易度文档管理系统支持回收站功能，可实现对文档的安全删除，可恢复删除的数据。回收站实际上是文件系统的一个文件夹，所有文件删除后，转移在这里。系统定期自动对这里的数据进行清理。
4.3 文档的查找
今时今日，企业所面临的主要挑战之一是如何从知识中获得更多的价值，尤其是企业自身一点一滴辛苦积累起来的知识。对于这些知识员工们利用情况是怎么样的呢？
员工发现，在公司知识库中搜索信息的过程并非一帆风顺；
●他们无法自如地在不同类别的知识之间进行浏览；
●由于没有得到相关的背景资料，他们无法衡量所找到的知识的价值。
许多用户会为此而放弃搜索的努力。其实，如果能够找到相应的知识的话，他们就能更好地服务客户，或进行创造性的研究。针对用户的需求，易度文档管理系统提供强大的全文搜索、高级搜索、标签组搜索、收藏夹搜索，保证用户在庞大的企业知识资料库中能够方便、快捷地找到属于自己的知识。
4.3.1 强大的全文搜索
易度可对文档进行全文检索，我们采用工业级别的Xiapian全文搜索引擎，可支持海量文档的全文搜索。支持全文检索的类型：.doc,.rtf, .xls, .csv, .ppt, .pdf, .txt, .htm, .html, .xml, .rst
4.3.2 高级搜索
系统支持根据时间、创建修改时间、格式、大小等条件对文档进行高级的搜索，确保快速找到需要的文档。
4.3.3 基于位置的搜索
系统包括一个路径索引，可限定在某个文件夹范围内搜索，这样可确保搜索更快的，搜索结果更有效。传统的文档管理系统，都无法做到基于位置的搜索。这得益于ZODB对象数据库所独有的路径索引。
4.3.4 搜索后的继续筛选
易度文档管理系统支持搜索后可以在结果中继续筛选您所想要的内容。其他系统很少实现这样的功能，大多数系统在搜索后就是列表显示，或者提供排序。
搜索后的继续筛选功能满足了用户搜索的多样化需求，保证用户搜索过程一帆风顺。
4.3.5 标签组搜索
易度文档管理系统提供创新、实用的标签组功能，标签组(faceted tag: https://www.doczj.com/doc/ce3014245.html,)是类似百度百科的一种可管理的标签分类管理方法，解决了传统标签云过多缺乏管理的问题。分组标签能从多个角度、多个层次进行全面的标签分类浏览，通过标签组快速查找到相关的文档，一个文档可添加多个标签。
4.3.6 收藏夹搜索
每个人可在自己的个人区，将常用的文档进行收藏，对自己的收藏进行分类管理。这样，对庞大的企业文档库，每个人可方便的建立针对自己的小型的文档库，更方便查找，便于用户进行自我知识的管理。
4.4 文档的在线查看
4.4.1 文档在线预览
系统支持常见文档转换为html格式，直接在网页上进行预览，用户无须安装任何桌面软件，便可查看文档内容。具体包括：Office文件
（.doc、.xls、.ppt、.pps），最新的office 2007,.txt,rtf,PDF,mht文件等。系统采用插件架构，可方便扩展支持其他的格式。
4.4.2 图纸在线预览
对于AutoCAD图纸，系统可自动生成一个图片，方便用户快速在线预览查看，极大地提高了用户的工作效率。系统采用插件架构，可方便扩展支持其他的格式。