第一章档案管理基本知识
第一节名词解释
1、什么是档案？
答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？
答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？
答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？
答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？
答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？
答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？
答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？
答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？
答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？
答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？
答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？
答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？
答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？
答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？
答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？
答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？
答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？
答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
19、什么是编目？
答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
20、什么是案卷目录？
答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
21、什么是全引目录？
答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合，按一定次序编排而成的一种档案目录。
22、什么是分类目录？
答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
23、什么是专题目录？
答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。
24、什么是卷内目录？
答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
25、什么是电子文件？
答：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
26、什么是归档电子文件？
答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
27、什么是电子文件逻辑归档？
答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
28、什么是电子文件物理归档？
答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
29、什么是磁性载体文件？
答：磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
30、什么是纸质档案数字化？
答：利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。存储格式一般为：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。
31、什么是音像档案？
答：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
32、什么是照片档案？
答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
33、什么是档案编纂?
答：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
34、什么是档案编研工作？
答：以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。
35、什么是组织沿革？
答：系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
36、什么是大事记？
答：按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。
第二节综合档案管理
37、档案管理的工作内容是什么？
答：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
38、企业档案部门依法应履行哪些职责？
答：（1）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（2）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（3）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（4）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
39、违反《档案法》的行为有哪些？
答：（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（3）涂改、伪造档案的；
（4）擅自出卖或者转让档案的；
（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；
（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（8）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。
上述违反《档案法》行为的都将依法给予行政处分。
40、档案工作人员应具备哪些基本素质？
答：企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
41、完成档案工作任务的条件是什么？
答：（1）行之有效的管理体制；
（2）设置相适应的档案机构；
（3）具有一定数量的有较高素质、结构合理的档案干部队伍；
（4）制定一系列规章制度、标准、规范；
（5）配备较完善的库房、设备、提供充足的经费。
42、完成档案工作任务的手段是什么？
答：（1）行政手段：通过行政命令、规定，采取行政措施贯彻落实有关规范、标准；
（2）法律手段：依法治档，维护档案工作的正常秩序；
（3）经济手段：奖励机制推动档案各项工作；
（4）宣传教育手段：提高档案意识；
（5）指导咨询手段：通报有关法规、标准、政策，答疑解惑、交流、具体指导。
43、档案的主要属性有哪几方面？
答：档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特征、特点，它具有原始记录性、信息性、文化知识性等几个方面的主要属性。
（1）原始记录性是档案的基本属性
档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而来的，是历史的原始记录，它直接、客观地记录了形成者的真实活动情况，具有原始记录性。历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记载。
（2）档案的信息属性
第一，档案信息是用文字、图表、声像的方式将人类从事的社会实践活动直接记录在一定载体上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真相再现，为人们提供依据性、凭证性的信息。
第二，档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。档案作为信息的载体，一方面，对于信息的形成者来说，它是接收者和信息库，不断存贮、积累信息；另一方面，对于档案利用者来说，它又是信息源，不断输出传递信息，处于中介状态。
第三，档案信息面广量大，内容丰富。它与人们的社会实践活动同步产生，随着社会的发展与日俱增，是取之不尽、用之不竭的信息源泉。
（3）档案的知识属性
知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，是人们在社会实践中积累起来的经验。档案是人类认识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。
44、档案工作的“三纳入”制度的具体内容有哪些？
答：（1）纳入企业各项工作计划；
（2）纳入企业领导工作议程；
（3）纳入有关人员岗位责任制。
45、档案工作的“四参加”制度的具体内容有哪些？
答：（1）档案部门或人员参加产品鉴定会；
（2）参加科研课题审定会；
（3）参加基建项目验收会；
（4）参加设备开箱验收。
46、档案工作的“四同步”制度的具体内容有哪些？
答：（1）下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；
（2）检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；
（3）验收与鉴定项目文件材料同步；
（4）上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。
47、归档制度由哪几部分内容构成？
答：由三部分构成，即归档时间、归档范围、归档案卷质量要求。
48、档案工作一般应制定哪些规章制度？
答：一般应建立如下档案工作制度：
（1）档案管理规定；
（2）文件材料形成、积累、归档制度；
（3）文件材料归档范围及保管期限表；
（4）档案工作岗位责任制；
（5）档案工作考核办法；
（6）档案借阅利用制度；
（7）档案分类编号方案；
（8）档案库房管理制度；
（9）档案鉴定销毁制度；
（10）档案保密制度；
（11）档案统计制度；
（12）科技图样修改补充制度；
（13）特殊载体档案管理制度等。
49、什么是文件资料的归档？
答：归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。
已完成承办过程即文件资料内容所反映的事项等经研究讨论，已做出结论或批示、批注的文件材料才能作为档案保存。
档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。
按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案部门集中保管和提供利用的文件资料。
50、文件材料转换成档案需具备哪些条件？
答：（1）文件材料运转、承办完毕的；
（2）对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、凭证、依据作用的；
（3）经过分类、组合排列、编号、基本编目等系统整理的。
51、归档文件的整理原则是什么？
答：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
52、归档文件的质量要求是什么？
答：（1）归档文件：应为原件，文件材料归档后不得更改；
（2）永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档；
（3）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；
（4）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；
（5）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；
（6）录音、录像文件应保证载体的有效性；
（7）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
53、各类文件材料应何时归档？
答：各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；
工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分为阶段、分单位项目归档；
外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，待安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；
单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时交有关人员归档；
会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一至三年，向档案部门移交；
实行文挡一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；
下列文件材料应随时归档：
（1）没有及时归档的零散文件材料；
（2）变更、修改、补充的文件材料；
（3）设备仪器的维修文件材料；
（4）产品、设备更换的新零部件文件材料；
（5）机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
（6）应归档的非纸质载体材料；
（7）其他临时活动中形成的文件材料。
54、文件材料的保管期限如何划分？
答：文件材料的保管期限依据其查考利用价值的大小进行划分，可分为永久、长期和短期。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，本单位需要长久利用的材料应定为永久（50年以上）保存；凡是在相当长的时间内本单位需要查考利用的，应定为长期（16年至50年）保存；凡是在较短时期内本单位需要查考利用的，应定为短期（15年以下）保存。各单位应依据有关的规定和标准，结合单位的实际，制定本单位各类文件材料的保管期限表。
55、文书档案以“件”为单位进行整理应遵循的原则是什么？整理工作有哪些工作程序？排列文件顺序的要求是什么？
答：（1）整理工作遵循的原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；
（2）整理工作程序：分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒；
（3）排列文件顺序的要求：应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
56、电力企业档案分类规则0-5类的文件材料以“件”为单位进行整理时，采用哪种分类方案为宜？
答：较适宜的分类方案：年度——问题——保管期限。
57、如何进行案卷编目？
答：按照一定规则进行档案著录并将条目组成目录的过程，包括案卷目录、卷内目录和备考表。
（1）案卷目录：是档案部门管理、统计、检索、报道档案内容、成分等的基本检索工具，亦是立卷单位与档案部门交接档案的依据和凭证（可作为移交目录）。其项目包括案卷序号、档号、保管期限、案卷题名等；
（2）卷内目录：卷内目录排列在卷内文件首页之前，其作用是为了介绍卷内文件材料的内容、成分、制发机关、文件编号、时间、题名等，便于利用者根据所需项目进行查阅、检索。项目填写内容包括文件序号、责任者、文件编号、日期、文件题名、页号；
（3）备考表：备考表排列在卷内末页之后，其作用是用以说明卷内文件材料的情况，即卷内文件材料状况的记录单。项目填写内容包括立卷人、检查人、检查日期、互见号。
58、如何加盖档号章？
答：（1）单份文件材料装订的案卷，需在卷内每份文件材料上加盖和填写档号章。项目内容包括档号、序号等；
（2）盖于文件的右上角或上方的空白处，无空白处时，亦可盖于文件反面右上角。
59、档案文件装订的基本要求是什么？
答：装订时应做到文件右下页边齐整，无倒页；破损的需进行修复；去掉留存在文件材料上的金属物；参差不齐的应折叠为统一幅面，装订后的案卷做到整体美观结实耐用。
60、卷盒脊背如何填写？
答：填写项目包括档号、保管期限、案卷题名。
档号：目录号、分类号、案卷号（暂用铅笔填写，移交后由接受单位统一正式填写）；
保管期限：已确定的案卷留存年限；
案卷题名：由立卷人拟写的案卷题名（需与案卷目录中的题名相一致）。
61、案卷封面如何填写？
答：填写项目包括立卷单位、起止日期、保管期限、档号、案卷题名、密级。
62、如何准确拟写案卷题名？
答：拟写案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。其结构应完整、文字宜简练。应避免因堆砌组合每份文件材料的题名繁琐冗长，同时也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。
拟写案卷题名后，不要急于正式填写在填充面或卷盒的脊背上，可临时写在稿纸上，待案卷经过审查、调整，经“加工”确定无误后，再正式填写。
63、如何编写页号？
答：案卷内以有书写内容的页面编写。页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷内页号顺序均从“1”开始，用阿拉伯数字依次标注，不装订的案卷，以件为单位，各件页号均从“1”起编写。
成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写页号。
两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。
案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
64、备考表中的“互见号”应填写哪些内容？
答：互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
65、基本建设项目档案的图纸怎样折叠？
答：底图的保管要求是“严禁折叠”，所以，这里所说的图纸指的是蓝图。蓝图机械强度比较好，往往幅面大小不一，一般采用折叠的方法保存。根据GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，图纸折叠具体要求为：（1）采用“手风琴”式折叠法；
（2）图面朝里，减少对图样的磨损；
（3）尽量避免在重要的图样处有折痕；
（4）不同幅面的图纸，要统一折叠为国际标准A4型（297mm ×210mm）大小；
（5）采用折角等方式将图纸的标题栏露在右下角。
66、科技档案与科技资料的区别？
答：（1）由于科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，区分时，首先要分析是否本单位科技、生产生活的直接形成材料，是否直接反映本单位的科技、生产活动的真实面貌。科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其它单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件材料，也都应视为科技档案材料，而不是资料。
（2）从科技档案与科技资料的使用价值和作用的不同来分析。科技档案具有工作考查和历史凭证的作用，而科技资料仅具有一定的参考作用，不能起查考和凭证作用。科技档案是原始的第一手材料，损失后无法弥补，而科技资料是复制来的资料，损失后尚可收集复制。
（3）科技档案与科技资料从来源，整理方法到管理办法均有所区别：科技档案主要是本单位按归档制度归档的科技文件材料；科技资料则是从外单位通过交流、复制和购买而得到的。整理时科技档案要求遵循自然形成规律，保持材料之间的有机联系和成套性；科技资料没有这种有机联系。管理时科技档案要比科技资料严密和完善得多。
67、科技档案工作的基本任务是什么？
答：科技档案工作是以科技档案为研究对象和管理对象的一项专门业务工作。科技档案工作的基本任务是：按照一定的
原则和要求，科学地管理科技档案，积极地开发科技档案信息资源，及时准确地提供科技档案为经济建设和科技研究工作服务，为党和国家的各项工作服务。
科技档案工作的基本任务，主要是通过科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各项业务工作来完成的。其中收集、整理、鉴定、保管、统计等业务工作，是为科技档案的科学管理和开发利用创造条件的基础工作。而对科技档案进行开发利用，充分发挥科技档案的作用，为发展生产力和经济建设科技研究工作服务，则是整个科技档案工作的目的。
68、科技档案工作的性质是什么？
答：科技档案工作是一项以科技管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是坚持科学态度，提高科学技术管理水平的重要环节，也是国家科学技术事业的一个组成部分。
69、如何确定科技档案案卷的排列顺序？
答：（1）案卷之间的排列顺序
科研类：课题准备立项阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段等。
基建类：项目依据性文件材料——基础性文件材料——工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）——工程施工——工程监理——工程竣工验收等。
设备类：设备依据性文件材料——外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）——设备安装调试——随机文件材料——设备运行——设备维护等。
以上为一般科技档案案卷的排列顺序。电力企业档案案卷之间的排列顺序，在《电力企业档案分类表（6-9类）》的类目设置已基本排定，基本可按表中的类目设置的先后顺序进行排列。
（2）案卷内文件材料之间的排列顺序
管理性文件材料：按问题的重要程度和事项、事物发展过程的先后顺序排列。
文字和图纸：按文字在前，图纸在后的顺序排列。
译文和原文：按译文在前，原文在后的顺序排列。
70、一个立档单位有哪此变化不影响全宗的划分？
答：（1）立档单位名称的变更；
（2）立档单位领导关系的改变；
（3）立档单位内部组织机构的调整；
（4）立档单位工作地点的变迁；
（5）立档单位短期停止活动以后又恢复。
71、档案统计工作的内容有哪些？
答：有档案的登记和统计两部分。包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案利用情况的登记，档案机构、人员与档案构成、管理和其它专门问题的统计。
72、提供利用档案主要有哪些方式方法？
答：提供利用档案主要有如下方式方法：
（1）设立阅览室；
（2）档案的借阅；
（3）咨询服务；
（4）制发档案的复制品；
（5）通过编印目录、索引、文摘、简介等进行档案信息的报道或交流；
（6）编辑文件汇集；
（7）编写参考资料；
（8）制发档案证明；
（9）举办档案展览。
73、怎样进行档案的编研？
答：编研工作必须遵循一定的原则，具体应该符合下列要求：
（1）档案编研应该充分考虑社会（企业）需要，为企业的中心工作服务；
（2）实事求是地维护档案内容的真实性，绝不允许歪曲和篡改档案的现象发生；
（3）遵守国家的有关规定，编研工作的开展应得到相应部门的同意，公布档案文件要经过批准。
同时，档案编研是一项研究性很强的工作，涉及档案知识、历史知识和其他多方面的知识，档案编研对维护历史真实面貌有重要意义，所以档案编研还必须坚持实事求是的科学态度，编研过程中尊重历史，尊重档案原件的记载，尊重档案编研的严肃性。
74、全宗指南的结构及编制原则是什么？
答：（1）全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。
封页包括：全宗指南名称、时间、全宗号。
正文包括：全宗构成者沿革，全宗内档案情况简介，全宗内档案内容与成分介绍。
备注包括：本全宗指南的编制情况，有关全宗内档案的补充说明。
（2）编制原则：应客观、准确、真实，语言简练、文字表达清楚。
75、组织沿革主要包括哪些内容？
答：（1）单位成立、合并和撤消时间；
（2）单位名称改变、地址迁移；
（3）单位的隶属关系及主要职能（含性质特征、职权范围、主要工作与任务等）；
（4）单位领导人员的任免；
（5）内部组织机构及所属单位的设置、变化情况，责任人姓名等；
（6）单位人员编制情况。
76、大事记主要包括哪些内容？
答：大事记主要有时间和记实两部分内容构成。
时间就是按照年、月、日时间顺序逐条记述事实，即通常讲的“以时系事”。
记实是指记载单位主要的职能活动，展示单位发展概貌的大事和要事的事实。记载的事实应即不遗漏大事、要事，也不必事无巨细全部罗列。
大事记记述的大事、要事一般是指：
（1）本单位隶属关系的变化，体制、机构的调整，规模的扩大或缩小，人事的任免和调动等；
（2）本单位制定的重要制度、办法，下达的规划、计划，采取的重大生产技术决策和措施；进行的扩建、改建任务等；
（3）本单位内召开的各类重要会议和参加国家、地方或上级机关的重要会议，在会议上提出汇报、建议、提案和受奖等；
（4）本单位的生产、经营、基建、科研、职工教育、文艺体育、职工福利等方面的成果和重大的质量、安全事故等；
（5）本单位某个时期的重点工作，如本单位整顿、设备和基建设施普查、打击经济和刑事犯罪等活动；
（6）国家、地方或上级机关的领导对本单位的重要指示、批示以及检查工作时的讲话或其他活动等；
（7）重大的外事活动，如外宾来本单位参观、考察、协助工作，进行技术交流；签订重要合同，本单位人员出国学习、参观、考察等；
（8）其他大事、要事。
77、大事记中大事时间的编写应注意那几个问题？
答：（1）大事时间必须考证，标示明晰，尽量避免错误或含混不清；
（2）大事时间应标示具体，尽量写清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不记；
（3）某些大事持续时间较长，并且在大事记中作为一个条目编写，其时间可以概括书写，也可以标明起止日期；
（4）大事时间一般应以公元纪年为准，否则应注明其它纪年形式。
78、《企业、科技事业单位档案管理考核标准》中“五率”如何计算？
答：（1）归档率=实际归档项目数/应归档项目总数×100%；
（2）完整率=每个已归档项目中实际有的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%；
（3）准确率=每个已归档项目中实际准确的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%；
（4）查全率＝检出相关档案数/库存所有相关档案数×100%；
（5）查准率＝检出相关档案数/检出档案总数×100%。
第三节专门档案管理
79、什么是电子文件的移交？
答：电子文件的移交是对归档电子文件按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接受工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
80、电子文件的移交、接收检验项目有哪些？
答：文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接受电子文件之前，均应对归档的载体极其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：
—载体有无划恨，是否清洁；
—有无病毒；
—核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
—核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
—对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接受单位填入《归档电子文件移交、接受检验登记表》的相应栏目。对检验不合格者，应退回原形单位重新制作，并再次进行检验。
81、如何对电子文件进行鉴定？
答：电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和规定保管期限。
归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接受单位。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和原数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
82、归档电子文件怎样整理？
答：（1）归档电子文件的整理按DA/T22归档的要求进行；
（2）归档电子文件以件为单位整理；
（3）同一全宗内的电子文件按照年度——保管期限——机构（问题）或保管期限——年度——机构（问题）等分类方案进行分类；
（4）按电子文件类别代码相对集中组织存储载体；
（5）电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（责任者、操作者、背景信息、元数据等）；
（6）将著录结果制成机读目录和纸质目录。
83、电子文件鉴定工作应包括哪些内容？
答：应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
84、如何对电子文件进行归档？
答：电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
85、电子文件归档有哪些要求？
答：电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：
（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成
物理归档；
（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后在制作拷贝；
（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；
（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；
（5）特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件；
（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写；
（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；
（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。
86、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合哪些条件？
答：（1）归档载体应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；
（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；
（4）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
87、磁性载体文件的归档要求有哪些？
答：（1）磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照GB 1989-1980、GB 7574-1987和GB 9416.1-1988转换成标准格式，一式两份（A、B盘），及时向档案部门移交归案；
（2）归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性；
（3）归档使用的录音（像）带。软磁盘的性能质量，应分别符合GB 7309-1987、GB/T 14306-1933的规定；
（4）同一项目同一类别的磁性载体文件应存储在同种磁性载体上；
（5）应建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档；
（6）归档的磁性载体应由文件形成部门编制归档说明。
88、照片档案收集的范围？
答：（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片：领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片和本单位组织或参加的重要外事活动的照片；
（2）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；
（3）其他具有保存价值的照片。
89、照片档案收集的要求是什么？
答：（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有；
（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定；
（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；
（4）底片、照片、说明齐全；
（5）底片与照片影像应一致；
（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；
（7）照片档案的移交和收集符合有关标准的要求。
90、照片档案分类排列要求是什么？
答：在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。
在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
91、照片档案的编号有何规定？
答：照片编号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。
92、照片档案的著录项目包括的内容？
答：照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。
93、归档照片的说明主要包括哪些内容？
答：归档照片的说明应体现事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由；“时间”即事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；“地点”即被摄物所在的具体地点；“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份；“背景”即对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；“摄影者”即照片的拍摄单位和拍摄人。
94、照片档案的目录有几类？
答：照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。
95、照片档案的基本目录、册内目录有何要求？
答：照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。
96、照片档案的保管要求和措施是什么？
档案知识 一、档案收集 1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。 （1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段； （2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施； （3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。2、档案收集工作的要求： （1）丰富馆藏； （2）加强馆外调查和指导； （3）推行入馆档案的标准化； （4）保持全宗和全宗群的不可分散性。 3、机关内文件的归档 二、档案整理 1、档案整理工作的内容： （1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。（2）对整理不善的档案进行局部调整。 （3）零散文件的整理。 2、档案整理工作的原则： （1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。 （2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。 （3）档案的整理必须便于保管和利用。 3、全宗： （1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。 （2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。 4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。 （1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第
2017年档案管理知识竞赛试题含答案 一、单选题(20题)： 1、《档案法》及其《实施办法》所称的档案，是指对国家和社会有(A )价值的各种文字、图表、声像等不同的形式的历史记录。 A、保存 B、资政 C、育人. 2、一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有( C )档案的义务。 A、保管 B、整理 C、保护 3、《档案法》要求各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入( B )。 A、文化工作规划 B、国民经济和社会发展计划 C、科技发展计划 4、( A)规定：拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分;情节较重的，给予记大过或者降级处分;情节严重的，给予撤职处分。 A、监察部等三部门发布的《档案管理违法违纪行为处分规定》 B、《中华人民共和国档案法实施办法》 C、《安徽省档案条例》 5、我国迄今为止发现最早的档案是( B ) A、金石档案 B、甲骨档案 C、简牍档案 6、档案与图书、文献资料相比，其特有属性是( A ) A、原始记录性 B、知识性 C、信息性 7、汉初，建造于未央宫中的( C )是专门收藏档案图籍的机构。 A、天禄阁 B、石渠阁 C、兰台 8、对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，( A )向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 A、定期 B、不定期 C、按时 9、《安徽省档案条例》规定：举办重大的政治、经济、科学、文化、体育、宗教等活动，在活动结束之日( B )到同级档案行政管理部门办理档案登记。 A、30日内 B、60 日内 C、100日内
档案基础知识及答案 1．《中华人民共和国档案法》于()由第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过。 A、1987.9.5 B、1988.1.1 C、1996.7.5 2．档案工作实行()原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 A、监督指导 B、统一领导、分级管理 C、集中统一保管 3、()应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。 A、各级档案行政管理部门 B、各级专业主管机关 C、各级人民政府 4、《中华人民共和国档案法》所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对()有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 A、国家和个人 B、国家和社会 C、社会和个人 5、机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向()移交档案。 A、档案室 B、文件中心 C、档案馆 6、对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，()向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。 A、定期 B、不定期 C、按时 7、国家档案局8号令第九条规定：机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按()执行。 A、国家有关规定 B、国家档案局8号令 C、自行规定。 8、一切国家机关、武装力量、政党、社会团体裁、企业事业单位和公民都有()档案义务。 A、保管 B、维护 C、保护 9、《中华人民共和国档案法》的解释权在()。
A、国家档案局 B、国务院 C、全国人民代表大会常务委员会 10、国家档案局8号令适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可（）执行。 A、不需 B、依照 C、参照。 11、各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的()；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。 A、利用 B、保存 C、管理 12、()主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。 A、党中央 B、国务院 C、国家档案行政管理部门 13、集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当报()人民政府档案行政管理部门批准。 A、省级以上 B、地级以上 C、县级以上 14、禁止出卖属于()所有的档案。【2015年档案法知识竞赛试题（附答案）】2015年档案法知识竞赛试题（附答案）。 A、公民 B、法人 C、国家 15、国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满()年向社会开放。 A、15 B、30 C、50 16、涉及()以及其它到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。 A、重大经济问题 B、公民个人隐私 C、国家安全或者重大利益 17、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有()权。 A、所有 B、优先利用 C、处置
档案管理专业基础知识 档案管理专业基础知识一: 一、立档单位 形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 二、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。 国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分： 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919
年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 三、档案工作的内容 档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释： 1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。 2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。 3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过
山东工商学院 2020学年第一学期档案管理学课程试题 A卷 （考试时间：120分钟，满分100分） 特别提醒：1、所有答案均须填写在答题纸上，写在试题纸上无效。 2、每份答卷上均须准确填写函授站、专业、年级、学号、姓名、课程名称。 一单选题 (共15题，总分值30分 ) 1. （）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。（2 分） A. 案卷目录 B. 分类目录 C. 主题目录 D. 专题目录 2. 档案工作状况登记有多种形式，其中反映库房管理的是（）（2 分） A. 工作日志 B. 档案清点、检查登记 C. 档案出入库登记 D. 档案利用登记 3. 对档案数量、存在与保管的状况及其变化情况进行登记的形式有多种，其中详细登记每一个全宗情况的形式是（）（2 分） A. 全宗名册 B. 卷内文件目录 C. 档案登记簿 D. 全宗单 4. 档案分类表中有两种编号方法，其中对同一级类目使用两位数字表示的方法是（）（2 分） A. 编号方法 B. 八分法 C. 双位制 D. 扩九法 5. （）是档案本源性的概括和反映。（2 分） A. 弹性原则 B. 有机关联性原则 C. 特色原则 D. 效益原则
6. 根据全宗和全宗群内档案文件的完整程度对档案文件价值的影响，当年度统计报表缺失时，月报表的保存期限就应（）。（2 分） A. 缩短 B. 延长 C. 终止 D. 不变 7. 档案展览和陈列的性质主要表现是多方面的，能表现档案内容，能更具吸引力并能受到良好服务效果的是（）（2 分） A. 现实性 B. 思想性 C. 艺术性 D. 翔实性 8. 大事记的种类很多，记载国家或一定地区一定时间内某一方面的大事记是（）（2 分） A. 机关工作大事记 B. 国家或地区大事记 C. 专题大事记 D. 个人生平大事记 9. 档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性的程度，其中能满足利用者要求的准确程度的是（）（2 分） A. 查准率 B. 查全率 C. 检索效率 D. 漏检率 10. 为了保证标引工作的质量，有三个指标应该掌握，其中能确认档案所有程度的是（）（2 分） A. 标引的专指度 B. 标引的一致度 C. 标引的网罗度 D. 标引质量指标 11. 以县以下机关为例，可以作为立档单位的是（）。（2 分） A. ××县民政局 B. ××县公安局××派出所 C. ××镇粮食管理所 D. ××镇邮电支局 12. 大事记的种类很多，按照专题记载国家或某一地区、某一机关在一定时期内某一方面的重大事件是（）（2 分） A. 机关工作大事记
第一章 1.试述档案学的研究对象与范围 答：档案学的研究对象就是档案、档案工作、档案事业和档案学科本身。档案学是研究档案现象、档案工作、档案事业和档案学科产生于发展规律的一门科学。 我国档案学的研究范围主要包括档案学基础理论研究、档案学应用理论研究、档案学应用技术研究以及档案学相关的内容。 2.档案的种类：（1）从档案形成领域的公私属性角度，可分为公务档案、私人档案。（2）从档案形成时间的早晚以及档案作用角度，可分为历史档案、现行档案。（3）从档案内容属性角度，可分为文书档案、科技档案、专门档案。（4）从政权性质划分，可分为旧政权档案、革命历史档案、中华人民共和国成立后的档案。 3公务档案：指人们在公务活动中形成的档案。 私人档案：指人们在私人生活中形成的档案， 历史档案：指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案。 现行档案：指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。 文书档案：即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文转化而成的档案 科技档案：指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。 专门档案：是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。 旧政权档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。 革命历史档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。 中华人民共和国成立后的档案：指1949年10月1日之后，在中国形成的归国家所有的档案。 4.档案的价值 （1）根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案的情报价值。档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了其情报价值。（2）根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。档案的现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用需要的性质。（3）根据档案价值主体的不同，可以分为第一价值和第二价值。档案的第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值。档案的第二价值是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值 5.为什么说档案具有凭证价值。
档案管理知识答案
档案知识（答案） 单选题 1.《中华人民共和国宪法》规定，中华人民共和国实行____，建设社会主义法治国家。（2分） A . 以法治国 B . 以德治国 C . 依法治国标准答案：C 2.第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议审议通过《中华人民共和国档案法》的日期是____。（2分） A . 1987-9-5 B . 1988-1-1 C . 1996-7-5 标准答案：A 3.《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》经第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过，自____起施行。（2分） A . 1987-9-5 B . 1988-1-1 C . 1996-7-5 标准答案：C 4.《中华人民共和国档案法》的解释权属于____。（2分） A . 国家档案局 B . 国务院 C . 全国人民代表大会常务委员会标准答案：C 5.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动____对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（2分） A . 直接形成的 B . 形成的 C . 直接和间接形成的标准答案：A 6.档案工作实行统一领导、____的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。（2分） A . 集中管理 B . 分级管理 C . 分散管理标准答案：B 7.档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备____知识。（2分） A . 专业 B . 文化 C . 理论标准答案：A 8.禁止出卖属于____所有的档案。（2分） A . 公民 B . 法人 C . 国家标准答案：C 9.机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经____同意。（2分） A . 档案行政管理部门 B . 保存该档案的档案馆馆长 C . 保存该档案的档案馆标准答案：A
档案法规知识基础 一、判断题 1、中华人民国公民和组织持有合法证明，可以利用各种档案。 错误 2、档案行为的客体是复杂客体。 正确 3、修改后的《档案法实施办法》第一次提出了各级国家档案馆馆藏的永久档案实行分级管理的规定。 正确 4、档案行政法律关系中双方当事人的地位对等。 错误 5、涉及国家和特殊利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。 正确 6、中华人民国公民和组织，持有介绍信或者工作证、等合法证明，可以利用已开放的档案。 正确 7、禁止出卖属于公民所有的档案。 错误 8、《中华人民国档案法》自1987年9月5日起施行。 错误 9、档案行政规章是指由有制定权的人民政府根据法律、法规，依照一定的法定程序，制定的并以国家强制力保证实施的关于档案和档案工作的行政规性文件。 正确 10、出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对责任人员，给予撤职或者开除处分。 正确 11、档案行政执法主体必须是组织，而不是个人。 正确 12、档案政策对档案法规来说，具有监督性和指导性的作用。
错误 13、博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，应当移交同级档案行政管理部门。 错误 14、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》自2006年9月19日起施行。 错误 15、擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。 正确 16、档案行政法规的制定是一种从属的立法行为。正确 17、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、党派、企业事业单位可参照执行。正确 18、档案法规是增强全社会档案法制意识，有效保护档案资源的有力武器。正确 19、因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。正确 20、对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。正确 21、地方性档案法规的效力低于本级政府制定的档案行政规章。错误 22、档案行政管理部门是档案行政法律关系必须的当事人。正确 23、对档案犯罪行为追究刑事责任，应当严格遵循罪行法定原则。正确 24、制定法律法规必须遵循法制统一的原则。正确 25、档案行政法规的效力所及的围不仅包含我国的公民，而且包括在我国境的外国人和无国籍人。正确 26、我国对抽象档案行政行为监督的要点着重于它的合法性、现实性、协调性、合理性和严肃性五个方面。正确 27、档案工作标准是一种业务规，均具有强制性。错误 28、档案法规的效力是指其在一定围对某些主体和行为具有的规制力和约束力。正确 29、各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由省级档案行政管理部门制定。错误 30、属于县级国家档案馆接收围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满15年即向有关县级国家档案馆移交。错误
02档案业务基本知识
第二部分档案业务基本知识 一、单项选择题 1.档案管理最基本的要求是（ A ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级管理 2.档案工作的根本目的是（ B ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导 D、分级管理 3.我国档案工作的组织原则是（ C ）。 A、维护档案的完整与安全 B、便于社会各方面的利用 C、统一领导、分级管理 D、统一领导、统一管理 4.介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构是（ C ）。 A、档案室 B、办公室 C、文件中心 D、文件寄存中心 5.归档的文件一般（ A ），重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 A、一式一份 B、一式两份 C、一式三份 D、一式四份 6.档案整理过程中，可作为档案分类依据的是（ D ）。 A、分类标准 B、保管期限表 C、归档范围 D、分类方案 7.保持文件之间的有机联系，首要的是保持文件在（ A ）的联系。 A、来源上 B、时间上 C、内容上 D、形式上 8.下列不属于档案检索工具的是（ D ）。 A、目录 B、索引 C、指南 D、专题概要 9.（ A ）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。 A、案卷目录 B、分类目录 C、主题目录 D、专题目录 10.档案著录标引的结果是形成（ D ）。 A、指南 B、目录 C、索引 D、条目 11.（ B ）应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。 A、档案部门 B、档案鉴定委员会 C、保密部门 D、文件形成部门 12.销毁档案时必须指派（ A ）以上监销。 A、两人 B 、三人 C、四人 D、多人 2
1、题型：判断题分值：1 档案行政不当是指档案行政管理部门及其执法人员的执法行为虽然合理但却不合法的行为。 正确 错误 答案错误 2、题型：判断题分值：1 档案行政规章分为国务院部门规章和地方人民政府规章两种。 正确 错误 答案正确 3、题型：判断题分值：1 各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由省级档案行政管理部门制定。 正确 错误 答案错误 4、题型：判断题分值：1 档案法规是增强全社会档案法制意识，有效保护档案资源的有力武器。 正确 错误 答案正确 5、题型：判断题分值：1
违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。 正确 错误 答案正确 6、题型：判断题分值：1 各单位应当按照有关规定的要求，向档案馆报送各种地方政策、法规汇编，年鉴，志书，大事记等反映地方特色的出版物。 正确 错误 答案正确 7、题型：判断题分值：1 档案行政规章是指由有制定权的人民政府根据法律、法规，依照一定的法定程序，制定的并以国家强制力保证实施的关于档案和档案工作的行政规范性文件。 正确 错误 答案正确 8、题型：判断题分值：1 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对责任人员，给予撤职或者开除处分。 正确 错误 答案错误 9、题型：判断题分值：1 档案行政执法主体必须是组织，而不是个人。
错误 答案正确 10、题型：判断题分值：1 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，应当移交同级档案行政管理部门。 正确 错误 答案正确 11、题型：判断题分值：1 我国最早的档案文献汇编是《尚书》和《春秋》。 正确 错误 答案错误 12、题型：判断题分值：1 10号令明确了各级各类档案馆的收集档案范围。 正确 错误 答案正确 13、题型：判断题分值：1 对档案违法犯罪行为追究刑事责任，应当严格遵循罪行法定原则。 正确 错误
档案管理专业基础知识二 一、档案工作的基本原则 为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国档案工作，在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则，这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。 这一原则的基本思想包括三个方面： 第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理，即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导，是社会主义社会的必然产物，它以社会主义的经济、政治制度为前提，并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲，就是： 1、各单位各种门类和载体的档案，均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管。 2、全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。
3、全国档案工作统一于党的领导。 第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命;另一方面，要维护档案免遭意外的破坏，不失密。 第三、体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案，是档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。 二、档案室的性质 档案室是管理本单位形成的档案，并提供档案为本单位各项工作服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作，具有自己的特殊性质。 1、档案室工作是史料性工作，是维护单位历史真实面貌的重要工作。
档案管理基本知识---对新手比较有用
第一章档案管理基本知识 第一节名词解释 1、什么是档案？ 答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2、什么是档案工作？ 答：管理档案和档案事业的活动。 3、什么是档案统计？ 答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4、什么是归档？ 答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 5、什么是案卷？ 答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 6、什么是档案整理？ 答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 7、什么是档案立卷？ 答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 8、什么是档案实体分类？ 答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 9、什么是档号？ 答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 10、什么是文件？ 答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 11、什么是文本？ 答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 12、什么是归档文件？ 答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 13、什么是归档文件管理？ 答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 14、什么是全宗号？ 答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 15、什么是全宗指南？ 答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 16、什么是专题指南？ 答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 17、什么是检索工具？ 答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 18、什么是索引？ 答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。 19、什么是编目？ 答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 20、什么是案卷目录？ 答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 21、什么是全引目录？ 答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合，按一定次序编排而成的一种档案目录。 22、什么是分类目录？ 答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。 23、什么是专题目录？ 答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。 24、什么是卷内目录？ 答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 25、什么是电子文件？ 答：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 26、什么是归档电子文件？ 答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 27、什么是电子文件逻辑归档？ 答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 28、什么是电子文件物理归档？ 答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 29、什么是磁性载体文件？ 答：磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。 2 / 39
档案法规知识基础(汇总)
档案法规知识基础-测试 试卷得分：80.0 1、题型：判断题分值：1 中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用各种档案。 错误 2、题型：判断题分值：1 档案违法行为的客体是复杂客体。 正确 3、题型：判断题分值：1 修改后的《档案法实施办法》第一次提出了各级国家档案馆馆藏的永久档案实行分级管理的规定。 正确 4、题型：判断题分值：1 档案行政法律关系中双方当事人的地位对等。 错误 5、题型：判断题分值：1 涉及国家机密和特殊利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。 正确 6、题型：判断题分值：1 中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。 正确 7、题型：判断题分值：1 禁止出卖属于公民所有的档案。 错误 8、题型：判断题分值：1 《中华人民共和国档案法》自1987年9月5日起施行。 错误 9、题型：判断题分值：1 档案行政规章是指由有制定权的人民政府根据法律、法规，依照一定的法定程序，制定的并以国家强制力保证实施的关于档案和档案工作的行政规范性文件。 正确 10、题型：判断题分值：1 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对责任人员，给予撤职或者开除处分。 正确 11、题型：判断题分值：1 档案行政执法主体必须是组织，而不是个人。 正确 12、题型：判断题分值：1 档案政策对档案法规来说，具有监督性和指导性的作用。错误 13、题型：判断题分值：1 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，应当移交同级档案行政管理部门。 错误 14、题型：判断题分值：1 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》自2006年9月19日起施行。 错误15、题型：判断题分值：1 擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。 正确 16、题型：多选题分值：3 档案行政法规制定的原则：_1245_______。 选项1: 依法制定的原则 选项2: 与宪法和法律相一致的原则 选项3: 适合本地区实际需要的原则 选项4: 发扬民主的原则 选项5: 坚持相对稳定的原则 答案正确 17、题型：多选题分值：3 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆__134______。 选项1: 寄存 选项2: 交换 选项3: 捐赠 选项4: 出卖 答案正确 18、题型：多选题分值：3 下列条款中属于禁止性条款的有：_245_______。 选项1: 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展规划； 选项2: 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档； 选项3: 禁止出卖属于国家所有的档案； 选项4: 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境； 选项5: 档案馆应当定期公布开放档案的目录。并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。 答案错误 19、题型：多选题分值：3 档案行政执法监督的体系主要是：1234______。 选项1: 行政执法监督 选项2: 国家权力机关监督 选项3: 司法监督 选项4: 社会监督 答案正确 20、题型：多选题分值：3 根据我国《标准化法》，标准分为：__1234__。 选项1: 国家标准 选项2: 行业标准 选项3: 地方标准 选项4: 企业标准 答案正确 21、题型：多选题分值：3 档案法规除了具有法律的基本特征外，还具有__2345__特征。 选项1: 直接性特征 选项2: 社会性特征 选项3: 综合性特征 选项4: 公益性特征
档案学 一、单项选择题 1．档案价值实现的条件有（②） ①社会档案意识②档案利用实践 ③社会发展水平④档案管理水平 2．机关文件管理工作与档案工作的“交汇处”是（①） ①文件归档②文件接收③文件整理④文件保管3．存储在磁性载体上的电子档案，其复制周期为（④） ①10年②1年③2年④4年 4．各级综合性档案馆是党和国家的（④） ①行政管理机构②科研设计机构 ③机关内部机构④科学文化事业机构 5．如下文件材料中属于归档范围的是( ③) ①本单位收到的下级单位的简报②未办理的反映一般情况的群众来信③本单位召开职代会的通知④本单位一般性文件的草稿6．我国档案的开放期为③ ①50年②40年③30年④20年 7．长久保存的磁带档案最好是（③）重绕一次，以释放磁带内部压力。 ①3年②2年③6～12个月④1～5个月8．属于会计文件材料的是( ②) ①预算②决算报表③财务制度④财务计划
9．党和国家指导和管理档案工作的部门称为（③） ①档案室②档案馆③档案行政管理机构④档案宣传出版机构10．下列著录项目中揭示档案内容特征的项目是（③） ①档号②作者③主题词④载体11．档案的基本属性是① ①原始记录性②知识性③信息性④价值性 12．党和国家永久保管档案的基地是④ ①档案室②档案处③档案局④档案馆 13．下列档案业务工作中，属于经常性的工作是④ ①收集②整理③鉴定④保管 14．档案馆和档案室之间的关系是③ ①领导与被领导的关系②业务指导关系 ③档案交接关系④业务监督关系 15．对档案进行的“去粗取精”的工作是（②） ①整理工作②鉴定工作③统计工作④编研工作 16．档案馆和档案室之间的关系是（④） ①领导与被领导的关系②业务指导关系 ③业务监督关系④档案交接关系 17．以文章叙述的方式介绍档案情况的检索工具是（③） ①目录②索引③指南④概要 18．档案价值实现的条件是(①) ①档案利用实践②社会发展水平③档案管理水平④社会档案意识
档案管理基础知识问答 档案馆的基本任务是什么？ 档案馆的基本任务是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体包括： （1）接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； （2）通过多种方式，积极开展档案资料地利用工作； （3）参与编史修志的工作。 档案室的基本任务是什么？ 档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成地各种门类和载体地全部档案，为本机关各项工作服务，为党和国家积累档案史料。具体包括：（1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； （2）接收和保管本机关各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用； （3）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。 各种档案工作机构之间具有什么样的相互关系？ 各种档案工作机关之间主要具有以下关系： （1）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导； （2）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系； （3）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系； （4）各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导的关系； （5）同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有
依法移交和接收档案的关系； （6）单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。 档案管理工作的性质是什么？ 档案管理是一项专业性、服务型、机要性的工作。 （1）专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。 （2）服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。 （3）机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系。 档案工作的基本内容包括哪些方面？ 通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。 档案收集工作的基本要求是什么？ 档案收集工作的基本要求是： （1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作； （2）积极推行入馆（室）档案的标准化； （3）保证归档和入馆档案的齐全完整； （4）维护全宗和全宗群的相对完整性。 档案收集工作的内容是什么？ 档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。档案接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道；档案征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。具体包括：
档案管理学试题及答案 一、填空题(每空1分，共20分) 1.文件的生命周期大致可以分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件________阶段和文件永久保存阶段。 2.档案的内在联系性，决定了集中在一起的档案才具有________功能。 3.馆藏建设的四大原则是________原则、效益原则、特色原则和弹性原则。 4.档案法规总的来说，是从________和保管期限两个方面，对档案信息的输入、储存问题进行了规范。 5.归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、________性行动。 6.智能控制是对档案信息更高程度的控制。智能控制的深化有助于导致实体控制的______。 7.档案信息处理语言按其构成原理，可以分为分类法语言、________语言和代码语言等。 8.立档单位必须是具有相对独立________，并主要以自己名义对外行文的社会主体单位。 9.全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次，可以称为"系列"，对"系列分类表"人们一般称其为________方案。 10.档案整理首先是从________开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是在这一层次上体现出来的，而且，它也是档案馆(室)对档案进行日常科学管理的基本单位。 11.档案着录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和________的过程。 12.对档案内容所涉及事物的着录所形成的条目，是编制________的基础。 13.所谓按事由类同性分类，就是主要按社会职能的________类分档案信息。 14.档案检索工具具有存储、检索、________档案信息三项功能。 15.我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满________年向社会开放。 16.档案展览本身就是提供________的现场，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料。 17.档案指南有全宗指南、________、专题指南三种。 18.________是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗号的登记册。 19.档案统计，从广义上说，包括档案________统计、档案管理活动统计和档案事业统计三方面的内容。 20.借阅服务是应用面最________的档案信息服务方式。 二、单项选择题(在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答案的序号填在题干的括号内。每小题1分，共20分)
第一章思考与练习 1、什么是文书工作？文书工作的特点是什么？答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书 的收发、登记、催办、整理与保管等方面的 工作。 文书工作的特点是： （1）政治性 （2）机密性 （3）规范性 （4）时间性 （5）事务性 2、文书工作的重要作用表现在哪些方面？答：文 书工作的重要作用表现在以下几个方面： （1）助手作用 （2）纽带作用 （3）“门户”作用 （4）查考作用 3、文书工作的基本原则是什么？答：文书工作的 基本原则就是及时、准确、安全。 4、联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提 高自身的素质，为今后做好文书工作打下基 础。答：文书工作是一项科学的、严肃的工 作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质 修养。所以文书人员应该具备以下几点素质： （1）要有较高的政治素质有较高的政治素质 主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原 则，同党中央保持一致。二是有较高的政治 理论修养和政策水平。 （2）要有良好的工作作风培养良好的工作作 风是做好文书工作的前提。每个文书工作人 员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动 为领导的科学决策献计献策，真正以高度负 责的精神做好自己的本职工作。 （3）要有较强的业务水平作为一名文书人 员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合 理的知识结构。不仅要提高自己分析问题 和解决问题的能力，还要努力学习专业知 识，拓宽自己的知识面。 总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。答：文 书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定 准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图 具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭 证；一文多发，可多头同时进行，突破时空 的限制。文书的缺点：必须要有一套统一的文 书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信 息的沟通。 6、机关文书工作的组织形式有哪几种？答：机关 文书工作的组织形式分为3 种，分别是集中形 式、分散形式和混合形式。 第二章思考与练习 1、简答题 （1）简述文书的含义。答：文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书 包括公务文书和私人文书两种。 （2）公文有多少种稿本？ 答：公文有8 种稿本，分别是草稿（草 案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂 行本、修订本、各种文字文本。 （3）现行公文有多少类，举例说 明。 答：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。2、辨别所标发文字号的正误，标错的应修 改。 （1）财政局发（1992）5 号 更正：财政局发〔1992 〕5 号 （2）市报发【98】18 号 更正：武汉市发〔1992〕18 号第三章 思考与练习 1、收文和发文的处理各包括哪些环节？答：收文 包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、 拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销 毁。发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签 发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档 和销毁。 2、收文登记的作用是什么？答：概括的说主要有 以下几点：a. 便于管理与保护文件，防止积 压和丢失。b. 便于检查公文的运转，随时掌握 文件的运行情况。C. 便于统计文件和做好催 办工作，有助于发现问题，总结经验，研究 改进的措施。d. 便于作为核对与交接文件的 凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责 任明确。 3、拟办和承办有哪些具体要求？答：拟办是一项 政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几 点： （1）要清楚、熟练地掌握有关政策 和规定，力求使提出的拟办意见 即符合实际，又符合政策规定。 拟办意见要周到细致，要综合考虑 各个方面因素的影响。 （2）要及时了解和掌握本机关及 机关各部门的职责范围及业务变化 情况，同时还要熟悉办公程序和 有关规定。 （3）拟办之前，要认真研究文件的 内容和发文机关的要求，以便有 针对性地提出切实可行的拟办意 见。 （4）拟办意见要简明扼要，抓住关 键。 承办的具体要求：公文承办时，凡经过领导 批办的文件，应该根据领导批示的意图、意 见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公 文应当按时限办理，确有困难的应当予以说 明” ；凡未经领导批办的文件，可以遵循党 和国家的有关方针政策的精神、有关的规定， 以及以前的惯例，酌情处理。 4、简述批办的作用。答：批办的作用是：a. 能 够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收 文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他 有关信息。b. 能够加强对文书处理工作的领 导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要 求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地 办理公文，推动工作的顺利进行。C.能够避免 承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不 明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。 5、公文审核的重点是什么？答：审核的重点是： 是否应当由本机关办理；是否符合行文规则； 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规 定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经 协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 6、公文的签发应注意些什么？答：以本机关名义 制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的 负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平 行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的 其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部 门名义发出的文件，则应由其负责人签发。 7、拟稿时有哪些基本要求？答：（1）要符合国家 的法律法规、方针政策及有关规定。 （2）拟写的文稿要情况确实，观点明 确，表达准确，结构严谨，条理清 楚，直述不曲，文字精练，字词规 范，书写工整，标点准确，篇幅力 求简短。 （3）文稿中的人名、地名、数字、引文 要准确无误。 （4）文稿中涉及到计量单位时，必须使 用国家法定的标准计量单位。 （5）拟稿用词要准确，用字要规范。 8、催办的方式有哪几种？答：催办的方法一般使 用“催办单” ，单上写明承办文件号及承办期 限，发给承办单位。对紧急重要的文件，可随 时打电话或到承办部门询问承办情况。另外， 可以建立“文件催办登记薄” ，按薄催办，事 毕登记办理结果，加盖“办理完毕” 之类的印 戳；也可以使用催办卡片，事毕登记，抽出另 存；还可以使用催办笔记，将应催办的文件记 载下来，办毕勾 销。 9、特殊文书指哪些？答：文件的特殊处理指急件、 机要文书、 人民来信来访的处理。 10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？ 答：急件办理中应注意的问题：对于发文单位的 要求：（1）文件的决策者或签发人，应当 实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎 重地决定应否列入急件。 （2）一旦确定为急件，拟稿人须加速 撰写，签发人须加速审核，其 他环节的工作人员也必须加速 缮印、校对、封发等。 （3）要根据文件内容需要和送达时 间，仔细地安排确定递送渠道 和方式。 对送文人员和收文部门的要求： （1）做好急件的一切交接工作 （2）一切递送人员对急件都要 做到随手随送 （3）加强催办。 机要文件的管理应注意问题： （1）提高保密意识 （2）尊重保密部门的意见 （3）加强对机要工作的环境、