山西省烟草商业系统合同管理办法
第一章总则
第一条为了规范山西省烟草商业系统对外经济活动，预防合同纠纷，防范法律风险，保障合法权益，进一步强化依法治企，提升管理水平，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》、《招标投标法实施条例》、《中华人民共和国烟草专卖法》、《中华人民共和国烟草专卖法实施条例》以及相关法律法规并结合山西烟草商业系统的实际情况制定本办法。
第二条本办法适用于山西省烟草商业系统所有单位和部门。
第三条本办法所称合同即是指山西烟草商业系统各级单位与系统外自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
招标文件及其他采购方式的采购文件属于商务合同文书，应当纳入合同管理范畴。
劳动合同及系统内部各单位组织之间的协议、合同不属于本办法的调整范围。
第四条本办法所称合同管理，是指从合同的立项、起草、谈判、签订、履行、变更、解除或终止、争议处理和纠纷解决的一个全过程动态管理。
本办法所称合同当事人，是指参与合同签订并享有合同权利承担合同义务的自然人、法人或其他组织。
本办法所称合同审查，是指对前述合同及相关法律文件进行合法
性审查并出具法律意见的活动。
第五条合同当事人订立合同应遵循公平、平等、自愿、诚实信用的原则。合同当事人应当遵守国家法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序或损害社会公共利益。
第二章合同的管理
第六条山西省烟草商业系统采用层级管理和分类专项管理相结合的形式对合同进行管理。
第七条省局（公司）政策法规与体制改革处（以下简称“法规处”）负责全省商业系统内合同管理工作，具有以下职能：（一）对全省系统的合同管理职能
1、负责修订和完善《山西省烟草商业系统合同管理办法》及其相关制度；
2、负责制订山西省烟草商业系统自用合同的示范文本；
3、负责组织有关合同管理的法律知识讲座和培训；
4、负责牵头开展与合同有关的决策风险评估；
5、负责解答合同签订、履行、变更等方面的法律问题；
6、监督、检查全省烟草商业系统各单位、各部门合同签订、履行、变更、管理等情况和合同管理办法的执行情况；
（二）对省局（公司）机关的合同管理职能
1、负责审查省局机关拟签订的合同草案并出具法律意见；
2、会同省局（公司）有关业务部门及财务、审计、监察等监督
部门对合同进行风险评估并出具专业审查意见；
3、对省局（公司）招投标采购活动进行全程法律监督，对招标文件合同部分进行合法性审查；
4、在承办部门或项目部门提出申请时参与商务谈判的调研、谈判、审查工作；
5、负责法定代表人授权委托书的出具和管理；
6、参与省局机关合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼活动；
7、负责与省局（公司）外聘法律顾问的联系、沟通、管理等工作；
8、负责协助办公室（档案室）对省局（公司）合同文本的归档工作，合同原件应送法规部门、财务部门各一份存档备查；
9、负责法规信息系统合同管理工作模块和信息的维护。
第八条各市级局（公司）法规科负责本市系统合同管理工作，具有以下职能：
1、负责《山西省烟草商业系统合同管理办法》及其相关制度在本单位的贯彻落实；
2、负责组织本市烟草商业系统有关合同管理的法律知识讲座和培训；
3、负责解答本市烟草商业系统合同签订、履行、变更等方面的法律问题；
4、监督、检查市级局（公司）各部门合同签订、履行、变更、管理等情况。
5、负责审查市局（公司）、县局拟签订的合同草案并出具法律意见；
6、会同市局（公司）有关业务部门及财务、审计、监察等监督部门对合同进行风险评估并出具专业审查意见；
7、对市局（公司）的招投标采购活动进行全程法律监督，对招标文件合同部分进行合法性审查；
8、负责因市局（公司）承办部门或项目部门提出参与商务谈判时的调研、谈判、审查工作；
9、负责法定代表人授权委托书的出具和管理
10、参与市局及所属县级局合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼活动；
11、负责与市局（公司）外聘法律顾问的联系、沟通、管理等工作；
12、负责协助市局（公司）办公室（档案室）对合同文本的归档工作，合同原件应送法规部门、财务部门各一份存档备查；
13、负责本市烟草商业系统合同文本、数据、统计分析等信息的收集、整理及定期上报。
第九条各合同承办部门在职责范围内对本部门的合同进行分类专项管理。
1、负责立项报送、需求收集、技术方案制定和可行性论证等；
2、审查合同当事人的资信情况和履约能力；
3、起草合同并报送本单位法规、财务、审计部门审查和法定代表人审批；
4、通过法规信息系统申请办理所需的法定代表人授权委托书，组织合同的签订；
5、负责收集缔约过程中的各种文书材料；
6、负责向合同具体承办单位或部门进行合同交底，处理好合同缔约与履约的衔接工作。
7、负责与本单位相关部门及合同当事人联系协调合同履行事宜；
8、负责本部门合同的建档管理和履约跟踪，发现合同履行过程中出现问题及时报告；
9、负责收集履约过程中的各种文书材料和其他履约信息，并按规定及时报告；
10、负责监督各合同当事人的履约能力变化情况，并按规定及时报告；
11、负责处理所承办合同的变更、终止、解除、补充合同签订及争议解决工作。
第十条法规、财务、审计、监察等监督部门依其职责对合同的缔约、履行和争议解决过程进行监督。
法规部门负责审查合同条款的合法性、严密性和权利义务平衡性，维护企业合法权益。
财务部门负责合同项目预算管理，审查合同价格、付款方式及税费条款并出具意见，组织和管理合同结算工作，建立和完善相关的管理措施和制度；
审计部门根据《山西省烟草专卖局（公司）关于开展物资采购内部审计的实施细则》和《山西省烟草商业系统宣传促销内部审计实施细则》等规定和要求，对合同的主要部分和重要环节进行全过程跟踪审计。
监察部门根据《山西省烟草专卖局（公司）招标采购活动廉政监督工作实施办法（试行）》、《山西省烟草专卖局（公司）工程项目建设廉政监督办法（试行）》等制度对合同签订过程进行廉政监督。
第十一条合同承办部门为合同的第一责任部门，对合同订立、履行的全过程全面负责，该部门的负责人为直接责任人。
第十二条合同承办部门的负责人应对合同自缔约时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律法规及本办法的规定，须及时向主管领导报告，与相关部门进行协商，并以承办部门负责人为主进行处理。
第十三条合同谈判、缔约、履行、变更、解除或终止、发生纠纷时，相关参与人员需保守本方秘密，不得泄露。各部门及员工对其所获知的合同须尽保密义务，不得泄露与合同有关的信息。
第十四条办公室印章管理人员在合同上加盖公章时，应查看书面授权书原件。严禁在对外订立的合同的空白文本上盖章。对于不能在同一地签订的合同，应由其他合同当事人先签字盖章或各自签署后
互换文本。在合同加盖公章时，承办部门应同时在合同上加盖完整的骑缝公章。
盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，相关责任人应及时报告本单位法定代表人，并登报声明。
第十五条每份合同都应编号，不重复，不遗漏。编号规则按法规信息系统规定执行。
第十六条各部门因工作需要，需借阅或复制合同的，应向承办部门申请，由承办部门负责人批准后，方可借阅或复制，并填写《借阅或复制合同登记台帐》。
第十七条合同原件份数应满足承办部门、财务、法规等部门合同备案要求。合同完成变更、终止或解除手续的，合同承办部门应将有关材料送本单位法规部门备案。
第十八条合同审查工作结束后，法规部门应将承办部门送审的合同原件及附件或复印件、本部门出具的法律意见书装订成册，存档管理，如曾会同相关单位或部门参与谈判的，应将谈判的有关纪要一并存档，以备检查。
第三章合同的起草与签订
第十九条工程投资类合同所对应项目，应首先由省局（公司）综合计划处按项目审批权限进行审批立项。
第二十条签订合同前，合同承办部门可通过审核对方提供的信用资料、工商查询、市场走访、电话查证、金融机构检索等方式对下
列情况进行审核，必要时可向主管领导申请委托社会调查机构进行调查：
（一）对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证，查验是否有伪造、未参加年检或被吊销营业执照等行为。
（二）对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等，审查有无实际出资，有无抽逃出资等情况。
（三）对方合同承办人员资格审查，包括签约代理人的身份证明、授权委托书证明。
（四）承办部门认为有必要审查的其他事项。
第二十一条合同承办部门应优先从法规信息系统合同范本库中选择适当的合同范本，经与法规管理部门协商修改后进行缔约准备。如合同范本库中暂无适用的范本，缔约承办部门应负责合同草案的起草，并将草案提交法规部门审查后方可用于签约。法规部门应将审查后的合同草案归入法规信息系统现有合同资源库。
第二十二条合同必须内容齐全，用词准确。合同一般应包括以下条款：
（一）当事人的名称、住所、邮政编码、法定代表人姓名、职务、开户银行、账户；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬及付款时间、方式；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任：依据《合同法》“违约责任”条款所规定的原则约定；
（八）合同的变更、转让和解除条件；
（九）解决争议的方法：应约定出现争议由合同当事各方协商解决，如协商不成应争取约定将争议提交己方单位住所地仲裁机构仲裁或向己方单位住所地人民法院起诉；
（十）合同订立的时间、地点，其中合同签订或履行地点应尽可能约定为本方单位住所地；
（十一）根据法律、法规规定和合同性质确定或者双方当事人约定的其他必备条款。
对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。
第二十三条根据《山西省烟草商业企业物资和服务采购管理办法》，所有项目必须签订正式合同。对于单笔10万元以下的采购，签订书面采购合同确有困难的，发票可视同正式合同处理，但单笔10万元以上的必须签订正式书面合同。
经招标投标确定中标人的项目，应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与招标文件
和中标人的投标文件的内容一致。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。
第二十四条山西省烟草商业系统实行法定代表人授权委托缔约制度，对外签订合同者应是本企业的法定代表人，或经法定代表人书面授权的委托代理人。委托代理人应严格依据授权范围行使权利。单位内部的部门一律不得以自己的名义对外签订合同。
需办理授权委托书的，承办部门应向本单位法规部门提出申请，由法规部门在法规信息系统中出具统一格式的授权委托书。
第二十五条合同文本必须写明合同当事方的名称、地址、联系人、电话、银行账号。缔约人为被授权人时，必须提供合法有效的授权委托书原件，盖有公章的身份证复印件，由承办部门保留。
第四章合同的审批
第二十六条合同签订前，合同承办部门应在法规信息系统报送合同草案，经合同承办部门负责人和分管领导审批后，由法规部门在法规信息系统中进行合法性审查。未经合法性审查和法定代表人同意，不得签订一切对外合同。
第二十七条市局（公司）签订的合同价款超过1000万元（含1000万元）的合同，应报送省局（公司）法规处审查。市局法规科在结束该合同审查后应将合同草案、法律意见书上报省局法规处。严禁为逃避审查将大额合同擅自拆分。
第二十八条合同承办部门应尊重和充分听取法规、财务、审计、监察等审查部门的审查意见。
第二十九条法规部门的合同审查时间为在法规信息系统中接到待办任务后三个工作日内完成。
第三十条法规部门出具的法律意见书、合同审查意见书等材料均为系统内部资料，严禁合同承办部门直接向合同其他当事人出示或提供。
第五章合同的履行、变更、终止和解除
第三十一条合同履行单位、部门及其人员应按照合同约定依法履行合同。合同履行过程中，合同承办部门应对合同当事人的履约情况进行监督，监督范围包括但不限于：
（一）履行标的物及数量、质量；
（二）履行期限；
（三）履行时间；
（四）履行地点；
（五）履行方式；
（六）履行价款；
（七）其它合同中需要履行的内容。
第三十二条合同承办部门应履行下列职责：
（一）合同签订后，如出现违反合同条款的情况，财务部门应自知道或应当知道该情况的当日通知履约部门和财务工作分管领导。
（二）履约部门应注意合同履行的时效性，防止和规避己方违约。
（三）履约部门应加强验收程序管理，严把验收标准，并以书面
形式保留验收资料。
（四）合同履行完毕后承办部门应告知法规部门。
第三十三条根据工程项目实施过程中的关键环节以及其他需要现场解决的问题，需要现场调研检查督导的，可由省局计划部门牵头组织有关部门赴项目实施现场召开联席会议，现场检查督导和研究解决，要形成现场会议纪要或督导结果。
第三十四条财务部门接到承办部门付款申请的，应审查合同是否经由法规、财务、审计三部门审查并出具意见，未经审查的不得进入付款程序，不得支付合同价款。
第三十五条合同履行过程中如出现下列情况之一的，履约部门应注意收集和保存证据，并在知道该情况当日向负责合同审查的法规部门通报，同时向主管领导报告：
（一）合同当事人未按约定的标的物种类、数量、质量或履行的时间、地点、期限、方式履行的；
（二）履行期限届满前对方明确表示将不会履行合同规定的义务或以行为表示不会履行合同义务的；
（三）合同履行期限届满或履行合同的期日届至，对方没有履行任何合同义务；
（四）虽然履行了合同义务，但履行完全不符合或严重不符合合同要求；
（五）虽然履行了合同义务，但履行完全不符合或严重不符合合同要求，可以补救但不愿意补救的；
（六）己方或其他合同当事人遭遇不可抗力或情势变更的；
（七）合同当事人要求转让其合同权利或义务的；
（八）其他合同当事人提出己方违约的；
（九）其他合同当事人提出终止或解除合同的。
第三十六条合同履行过程中，履约部门如有确切证据证明己方履行义务的相对当事人有如下情形之一的，应在知道该情况当时即行中止履行己方义务，注意收集和保存证据，并尽快向负责合同审查的法规部门通报，同时向主管领导报告：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
第三十七条合同履行过程中如出现下列情况之一的，履约部门应在知道该情况后的两个工作日内向主管领导报告，同时向负责合同审查的法规部门通报：
（一）合同当事人法人或非法人组织发生经营和人事变动情况的；
（二）合同当事人法人或非法人组织发生合并、分立、依法被撤销、自行解散、被依法宣告破产的；
（三）合同当事人为自然人的，该当事人死亡或被司法机关宣告失踪、宣告死亡，或被认定为无民事行为能力人、限制民事行为能力人的；
（四）合同当事人遭遇重大诉讼或受到有关行政机关查处的；
（五）订约时已方存在重大误解的；
（六）合同条款显失公平，不符合常理且对本方不利的；
（七）订约时合同当事人存在欺诈或乘人之危的；
（八）合同承办部门认为应报告的其他重大事项。
第三十八条对于法规部门已认定为违约的合同当事人，履约部门如发现该合同当事人有下列情形的，应注意收集保全证据，并在知道该情况当日向负责合同审查的法规部门通报：
（一）该合同当事人对第三人享有债权并业已到期，可以行使但不行使的；
（二）该合同当事人放弃到期债权的；
（三）该合同当事人低价或无偿转让财产的。
第三十九条合同承办部门收到其他合同当事人要求变更、终止或解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文或其他材料的，应在两个工作日内与法规部门沟通情况并请示合同签署人，法规部门及合同签署人应当在法定或约定的期限内出具书面意见和决定，由合同承办部门书面答复对方。
第四十条合同需要变更、终止或解除时，合同承办部门应在与法规、财务等部门沟通情况后，以书面形式通知合同当事人，说明变更、终止或解除合同的原因和答复的期限。
第四十一条合同当事各方应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后方可变更、终止或解除合同。变更、终止或解
除合同均应以书面形式予以确认。
第四十二条变更、终止或解除合同的审批程序和要求与签订合同一致。
第四十三条合同缔约或履行过程中出现争议，合同承办部门应注意收集整理相关证据，并于争议出现后三个工作日内向本部门主管领导进行书面报告，同时将情况通报本单位法规部门。
第六章合同纠纷的处理
第四十四条如合同当事人在合同签订和履行过程中发生争议，合同承办部门应按合同约定或法律规定及时采取补救措施，防止损失进一步扩大。
第四十五条合同纠纷协商、调解, 应由合同承办部门与法规部门联合进行，以合同承办部门为第一责任人，直至纠纷处理完毕。协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，按合同约定选择适当方式解决纠纷。
第四十六条如果合同承办部门和法规部门选择仲裁或诉讼方式解决纠纷的，应在争议解决时效期届满三个工作日前将纠纷应对方案报本单位法定代表人审批。
第四十七条法规部门会同法律顾问代表本单位进行仲裁或诉讼，合同承办部门应参与调查、取证和质证。
第四十八条合同纠纷经当事各方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由各方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第四十九条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、判决书或仲裁裁决书的，由本单位法律顾问配合法规部门在法定期限内向人民法院申请强制执行。
第五十条合同纠纷处理或执行完毕，法规部门应将有关资料汇总、归档，以备查考，同时向本单位法定代表人做出书面汇报。
第五十一条对各方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁裁决书，人民法院的判决书、调解书，在正式生效后，应复印若干份，分别送交该纠纷处理及履行的有关部门收执，各部门应由专人负责该文书执行。
第七章责任
第五十二条在合同的订立、履行全过程中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由监察部门按照有关规定进行查处，并会同人事部门追究责任单位（部门）负责人和直接责任人的责任。
（一）在合同签订、审查、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，损害单位利益；
（二）在合同签订、审查、履行过程中，严重玩忽职守，导致企业遭受巨大经济损失；
（三）其他违反本管理办法的行为。
第五十三条对严重违反本管理办法行为，单位除给予有关人员纪律处分外，还可视情况要求其承担所造成的部分或全部损失。
工作人员在签订、履行合同过程中触犯法律，构成犯罪的，将依
法移交司法机关处理。
第八章监督检查
第五十四条省局（公司）法规、财务、审计、监查等部门对各单位或部门的合同管理工作开展监督检查。
第五十五条各级法规部门、审计部门对在日常管理、审计中发现违规违纪等问题，应及时向相关职能部门、监察部门或有关领导报告。
第五十六条全省烟草商业系统内的组织和个人凡发现合同当事人在合同缔约、履行、争议解决过程中有违法违纪行为的，有权向部门进行举报。
第九章附则
第五十七条本办法自颁布之日起实施，《山西省烟草行业合同管理办法》和《山西省烟草行业合同管理办法实施细则》同时废止。
第五十八条本办法的解释权归山西省烟草专卖局（公司）。