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西软FOXHIS酒店前台预订接待系统

第二章预订接待系统 (4)

第一节预订接待基础 (4)

1.1 基本概念 (5)

1.2 房间信息 (5)

1.2.1 客房简报 (5)

1.2.2 客房列表 (6)

1.2.3 实时房态表-1 (7)

1.2.4 实时房态表-2 (9)

1.2.5 实时房态表-3 (11)

1.2.6 实时房态表-4 (12)

1.2.7 VC&VD房按房类列表 (13)

1.2.8 VC&VD房按楼层列表 (13)

1.3 房间类型 (14)

1.3.1 房类清单 (14)

1.3.2 各种房类表 (15)

第二节散客预订 (18)

2.1 散客预订基础实例 (18)

2.1.1 散客预订基本流程 (18)

2.1.2 散客预订基础实例(实例1) (18)

2.2 散客预订常用方法 (19)

2.3 散客工作窗口介绍 (20)

2.3.1 主要信息 (21)

2.3.2 附加信息 (22)

2.3.3 帐号栏信息 (23)

2.3.4 其它信息 (23)

2.3.5 菜单介绍 (24)

2.3.6 工具栏 (24)

2.4 散客预订实例集锦 (31)

2.4.1 销售散客预订 (31)

2.4.2 有特要的散客预订 (32)

2.4.3 境外散客预订 (35)

2.4.4 一个散客预订多间房(协议单位散客、不分房实例) (35)

2.4.5 一个散客预订多间房(分房实例) (36)

2.4.6 VIP客人要求保密的预订 (39)

2.5 散客预订之后的操作 (40)

2.5.1 当前住客档案 (40)

2.5.2 常见操作集锦 (44)

第三节散客登记 (48)

3.1 散客登记实例 (48)

3.1.1 散客直接登记基本流程 (48)

3.1.2 散客预订基础实例(实例10) (48)

3.2 散客登记常用方法 (50)

3.3 散客登记工作窗口 (50)

3.4 散客登记实例集锦 (50)

3.4.1 预订一个房间的散客登记入住 (51)

3.4.2 预订多间房(未分房)散客转入住 (52)

3.4.3 预订多间房(已分房)散客入住 (53)

3.4.4 当日结帐退房客人入住 (55)

3.4.5 回头客入住 (55)

3.4.6 一批客人快速登记 (56)

3.4.7 自用房(长包房)登记 (58)

3.4.8 免费房登记 (59)

3.4.9 协议单位客人登记(生日提醒) (59)

3.4.10 散客续住 (60)

3.4.11 挂帐客人转入住 (61)

3.4.12 散客拼房 (62)

3.4.13 一个散客登记多间客房 (62)

3.4.14 新建宾馆帐 (64)

3.4.15 宾客留言、留言传达 (64)

3.4.16 记录在住客人去向 (66)

第四节团队&会议预订 (67)

4.1 团队&会议预订基础实例(实例25) (68)

4.2 团体主单工作窗口 (69)

4.2.1 主要信息 (70)

4.2.2 附加信息 (71)

4.2.3 工具栏 (71)

4.2.4 预留房信息 (73)

4.2.5 预留房操作 (74)

4.2.6 快速排房窗口 (75)

4.3 团队预订实例集锦 (78)

4.3.1 团体预订且排房实例 (78)

4.3.2 协议单位团体预订 (79)

4.3.3 房标使用实例 (80)

4.3.4 会议团会议室预留实例 (81)

4.3.5 会议室其它操作 (82)

4.4.1 当前团队&会议档案 (83)

4.4.2 预订后的常用操作 (84)

第五节团队&会议登记 (89)

5.1 团队&会议登记实例(直接排房) (89)

5.2 批量处理 (90)

5.2.1 成员批量处理 (91)

5.2.2 宾客信息编辑 (92)

5.3 团队&会议登记实例集锦 (94)

5.3.1 预订团体入住流程 (94)

5.3.2 预订(未排房)团队入住 (94)

5.3.3 预订(已排房)团队入住 (95)

5.3.4 团体成员分批入住 (96)

5.3.5 团体加房、预留房调整 (96)

5.3.6 删除(取消)团体多余排房 (97)

5.3.7 团体成员换房实例 (98)

5.3.8 会议团使用会议室实例 (100)

5.3.9 团队直接登记标准流程 (100)

5.3.10 有特要、备注的团队登记 (100)

5.3.11 团队领队拼房 (101)

第六节散客与团队成员的转化 (102)

6.1 宾客入团 (103)

6.1.1 宾客入团实例 (103)

6.1.2 宾客入团窗口说明 (104)

6.2 成员出团 (104)

6.2.1 成员出团实例 (104)

6.2.2 成员出团窗口说明 (105)

第七节辅助功能 (105)

7.1 会议室预留 (105)

7.2 宾客留言 (107)

7.3 宾客联房 (108)

7.4 客房其他业务 (108)

7.5 客房其他业务状态图 (110)

7.6 历史查询其他业务 (110)

7.7 客户(单位)档案 (111)

7.9 报房与查房 (112)

7.10 黑名单档案 (113)

第八节报表 (114)

8.1 报表与打印 (114)

8.2 稽核报表 (116)

8.3 报表专家 (118)

8.4 特殊要求统计 (119)

第九节小结 (119)

第二章预订接待系统

预订接待模块是Foxhis系统中最为重要的一个模块,它功能强大集成了预订、接待、查询、公关销售等系统的功能。预订接待系统的操作步骤比较复杂,需要输入的信息也较多,因此快速、准确地输入信息是预订接待系统的操作关键。

预订接待系统的主菜单总共包括七个部分:散客、团队、房类、房间、辅助、报表、其

它,。

每个主菜单都有自己的子菜单,子菜单中的每一项都和操作功能紧密相连,因此熟悉菜单是掌握预订接待系统操作的基础。操作者可以单击主菜单,打开相应子菜单,浏览熟悉这些子菜单。

链接子菜单

下图的信息流图中,字母表示客人主单的状态,箭头表示流转过程。

N

未X

预订取消

R 入住I 结帐退房O 夜审 D 夜审历史档案确住挂结

认入住帐帐

C 入S

图2.1

第一节预订接待基础

为了使读者尽快的将酒店实际业务与预订接待系统联系起来,更好的理解和应用

FOXHIS酒店管理软件,我们安排在第一节介绍预订接待系统中常用的一些术语。

1.1 基本概念

●楼号本系统所指的酒店最多可由36幢楼组成,每幢楼由“楼号”来表示,每个楼号由一位字符表示,一般用字母A、B、C等来表示。

●房号是指房间用三位或者四位的数字来表示。一般情况下,房号前两位为楼层号,后两位为实际房间号。

●定价指的是酒店对于不同类型客房的挂牌价。

●房价指的是酒店对于不同类型客房的实际卖价,默认为定价。

●预留房反映团体各种房类的订房情况,预留房信息是酒店管理团体房间的一个重要手段。无论是预订团体,还是直接登记的团体都必须包括此信息,即成员分房以前都须先做预留房功能,保留相应数目的房间。

●虚拟房类在实际应用中,不少酒店会碰到因楼层或朝向等不同而设定多类标准房等情况,实行不同门市价,但在相关报表及信息统计时则需要将其统一起来。为了处理这种情况,系统在普通房类之上提出了虚似房类的概念。例如设置一虚拟房类标准房,包含了景湖标准房、高层标准房、普通标准房等多类。虚似房类主要应用于公关销售与预订接待系统,及相应的统计报表。

●分房指的是在散客工作窗口的【房号】处输入房间号码。

1.2 房间信息

Foxhis系统为了便于提供全面的客房信息,创建了各种类型的房类图表。这些图表包括:客房简报、客房列表、实时房态表、VC&VD房按房类列表、VC&VD房按楼层列表等。

1.2.1 客房简报

执行房间→客房简报,打开『客房简报』(如图2.2所示)。

在客房简报中有房号、房类、状态、预定房等列,系统中对于这些分类信息加以不同的标识。本系统图标中使用了三种不同的方式来表示,具体介绍如下:

图2.2

● 对于每种房间类型Foxhis 系统允许最多使用三个大写字母来表示。系统中,常用以下符号来表示不同的房间类型:

VC —— 干净的空房(可卖房) OCC —— 住房房

VD —— 脏的空房(走房) HU —— 自用房

PV —— 除去预订的可卖房 OOO —— 维修房

● 使用不同的图标显示房间类型,直观、形象,常用的有以下这些:

● 用以下符号显示特定的房间附加信息:“预订房”这一列中红色

表示在起止

日期内将离开此图中起止日期是2002/09/25到2002/09/26,同时起止日期可以根据统计的需要加以修改;黑色表示将到达,表示在住房;维修房表示在该周期内要维修。

在整个系统中,有很多显示房间信息的图表,都需要用到以上这些图标。熟记这些表示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息,提高工作效率。

1.2.2 客房列表

执行房间→客房列表,打开『客房列表』(如图2.3所示)。

客房列表按列表方式显示客房的房类、状态、额定人数、床数、参考房价、房间特征、本周客房使用情况(数字表示在住人数)。

单击〖2.客人〗,打开『某房预订及在住客人一览表』,操作者可借此查阅该房的使用信息。

单击〖3.定房〗,打开『显示某房间使用情况』,

可查阅该房号今后一段时间内的使用干净的空房 长包房 自用房 团队将走房

团队预订房 维修房 散客在住房 团队成员房 脏的空房

情况。

图2.3

1.2.3 实时房态表-1

实时房态表反映饭店当前客房的使用情况,是酒店安排客房的最重要依据之一,它在酒店管理中占有很重要的地位。本系统提供四种实时房态表,操作者可以根据饭店的实际情况选择一种实时房态图或同时使用几种房态表。

实时房态表-1也称楼层房态表,如图2.4所示,该表按楼层显示了客房的使用情况,特别适合房间较多的酒店使用。

执行房间→实时房态表-1,打开如下图所示窗口。如下图,所有的客房情况按照楼层的位置排列,比较适合客房数较多的饭店使用。楼层房态表,如图所示,主要由A、B、C、D 三个区组成,左边为A区,左下边为B区,中部为C区,右边为D区。

A区:可以移动手指指向某一楼层,同时C区显示的就为该楼层的客房详细信息。A区中对每一个楼层有一房间状态统计。其中字母VC、OCC、VD、HU、PV、OOO等分别表示房类,具体含义如下:

VC ——干净的空房(可卖房) OCC ——住房房

VD ——脏的空房(走房) HU ——自用房

PV ——除去预订的可卖房 OOO ——维修房

值得注意的是,PV的数量有红色、黑色之分。没有预订的情况下,房数VC+VD=PV,此时PV 数量用黑色显示;有预订的情况下,房数VC+VD>PV,PV的数量用红色显示,预订数=VC+VD-PV。

B区:显示A区各房类的合计数,第二行信息为每一种房态占总房数的百分比,这样OCC (住房)占总房间数的百分比即为当时的客房出租率。

图2.4

C 区:每一楼层的详细信息,每一房间对应一图标。上部列出了显示可以选择的条件,有楼号、房类等。例如单击“所有房类”的“”,单击“BJA 标准间南”,A 、B 、C 区只显示“BJA 标准间南”的情况。

实时房态表-1还具有一定的预测功能。C 区显示条件

最后一个“0”表示该表显示的是0天内的客房使用情况。若需查看以后某天的情况,只需修改这个数即可。

D 区:功能按钮显示区,共有四个功能按钮〖统计〗、〖打印〗、〖帮助〗、〖退出〗。

〖统计〗 单击〖统计〗,打开『当前客房实时状态统计表』,如图2.5所示。

图2.5

〖打印〗 单击〖打印〗,可以打印出楼层房态表。

C 区 显示与A 区相对应的楼层的客房情况

选择显

示条件

D 区功能按钮

快捷菜单

〖帮助〗单击〖帮助〗,打开『实时房态表图例』,如图2.6所示。

图2.6

快捷功能:

将光标指到C区的房号上,单击鼠标右键,弹出快捷菜单,该菜单能快速对该房进行散客登记、散客预订、查看房情、查看档案等操作。具体操作详见预订接待系统散客部分的说明。

1.2.4 实时房态表-2

实时房态表-2也称平面房态表,特点是全面地反映整个客房的使用情况,对操作员来说,比较直观易懂。

执行房间→实时房态表-2,打开『实时房态表-2』。

实时房态表-2主要由A、B、C三个区域组成,左边为A区、左下边为B区、右边为C 区,(如图2.7所示)具体特性如下:

A区:

①不同的颜色表示不同的房间状态(并且房态表的颜色可以选择,因此实际所见颜色可能与本说明图示有区别)。具体的含义见房态表下房:

VC- OK房 OC- 住房

VD- 脏房 OO- 维修房

HU- 自用房 TP- 临时房态

CM- 将到房 GO- 将走房

这些方块的颜色、大小排列等可以在前台维护模块中进行修改和定义。

②当鼠标停留在—在住的房间时,系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击某一房间,可以打开该房间的详细信息,并可进行修改,如换房,续住及输入客人信息都可以在

此完成。

③指向一个房间并单击鼠标右键,系统会有一弹出菜单。对于OK房,可以完成预订、登记等操作,而对于在住房,可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作。

④其中一些房号的左下角或右上角会有不同颜色的小方块,右下角表示预定或将走房,

B区:

①每一种房态的实际房数及占总房数的百分比,而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率;

②双击某一图标,可以打开相关表格统计,便于查询该种房态的详细信息;

③通过选择左下角的房态和VIP选项卡,可以非常直观地了解VIP的入住情况。

④通过下拉列表中的楼号、房类的选择,可以单独显示某一幢楼,或某一种房类的房类的房态情况。

⑤可以通过下拉列表中的数字,选择显示以后某一天的房间使用情况。

⑥“无限制”下拉列表十分有用,可以通过选择,显示满足如下条件的信息(这些条件也可以根据酒店的具体情况在前台维护模块中进行设置),如图2.8所示。

图2.8

其中最常用的有共享房、当前团体住房、指定团队、本日将到、本日将离等。

C区:功能按钮,与右键弹出菜单的功能一致,某些功能在以后章节说明。

1.2.5 实时房态表-3

实时房态表-3按房号显示某段时间房间的使用情况。

执行房间→实时房态表-3,打开『实时房态表-3』,如图2.9所示。

图2.9

通过下拉列表中的【楼层】、【房类】、【房号】、【房态】、【日期】的选择,可以根据需要显示某一楼层、某一种房类、某段时间房间的房态和使用情况。窗口中部显示的是房间状况,各种颜色和图标的含义详见帮助,如图2.10所示。

窗口右边是一组功能按钮〖检索〗、〖修改〗、〖房号〗、〖帮助〗、〖统计〗、〖打印〗、〖退出〗。

〖修改〗单击〖修改〗,打开当前房间客人主单,可对主单进行各种修改操作。对主单的操作详见《散客操作》。

〖房号〗单击〖房号〗,打开『输入起始房号』窗口,输入起始房号,可以查看从那个房号起的房间情况。

〖帮助〗单击〖帮助〗,打开如图2.10所示帮助。

〖统计〗单击〖统计〗,显示『当前客房实时状况统计表』。

图2.10

1.2.6 实时房态表-4

执行房间→实时房态表-4,打开『实时房态表-4』,该窗口用来显示酒店平面图的情况,一般根据酒店的实际进行设计定义,如图2.11所示。

图2.11

1.2.7 VC&VD 房按房类列表

VC&VD 房按房类列表按照房类的顺序显示目前OK 房、走房的房间情况,如图2.12所示。它提供了一种查询空房情况的快捷途径。

图2.12

1.2.8 VC&VD 房按楼层列表 VC&VD 房按楼层列表是按照楼层的顺序显示目前VC 房、VD 房的情况,格式基本同VC&VD 房按房类列表(如图2.13所示)。

图2.13

拖动滚动条

可以看到表

的下部分

房类

1.3 房间类型

FOXHIS 系统允许每种房间类型使用最多三个大写字母来表示。团队成员在在预订登记之前必须做预留房。预订时,房类不能为空;登记时,房类可以为空,输入房号后,系统将自动设置。在整个系统中,房类涉及以下这些内容:

1.3.1 房类清单

房类清单显示一段时间内(时间可以设定)各种房类的使用情况。房类清单对预订很重要,要使房类数准确,关键是客人的离开日期要准确。如,客人续住时应在电脑中相应修改他的离开日期,或者用“散客”功能中的“到期散客续住”一次性办理等操作都能使客人的离开日期准确。

执行房类→房类清单,打开『房类清单』,如图2.14所示,这是房类清单的基本显示格式。本房类清单中,横向信息分别为所选房类(缺省状态)的总房间数、当日在维修房间数、当日已经预订数、当日剩余房间数、可以超预订比例、房间剩余百分比及已预订百分比。

该房类清单中,如要查询某种或某几种房类的使用情况,可在“L 房类列表”中选择所需房类,单击〖显示(D )〗即可。

图2.14

双击某日的预留数、维修数,可以查询该日的房间预订、维修情况。如双击03/01/08日的预留数“28”,打开『房间预留明细列表』,如图2.15所示。房间预留明细列表显示该日28间客房的散客、团体预定、在住信息。

选择需

要显示

的房类

功能

按钮

房类清单

显示区

图2.15

1.3.2 各种房类表

本系统提供了大量的报表供用户选择使用,主要有房类清单、房类预留分配安排汇总表、房类预留明细表、房类分配明细表、房类安排明细表、房类明细分析、售房预测明细报表。

1.房类预留分配安排汇总表

该表用于显示某天、某些房间的预留、分配、排房情况(如图2.16所示)。对团体来说,团体首先必须预订房间,然后再明确分配几间,到最后指定具体的房间安排。对于散客来说,预留和分配永远是一样的,即合并成一步操作。

和房类清单类似,双击预留数、分配数、排房数可查阅明细情况。

图2.16

2.房类预留明细表

该表用于显示某天、某些房间的预留总房数、散客预留用房数、团体预留用房数、长包房预留用房数、自用房预留数(如图2.17所示)。

同样的,双击总占用、散客等数可查阅明细情况。

图2.17

3.房类分配明细表

该表用于显示某天、某些房间的分配总房数、散客分配用房数、团体分配用房数、长包房分配用房数、自用房分配数(如图2.18所示)。

同样的,双击分配总房数、散客分配用房数等可查阅明细情况。

图2.18

4.房类安排明细表

该表用于显示某天、某些房间的总排房数、散客排房数、长包房排房数、自用房排房数(如图2.19所示)。同样的,双击总排房数、散客排房数、长包房排房数、等可查阅明细情况。

图2.19

5.房类明细分析

该表用于显示某段时间、某房类的预留、分配或排房情况,横向为房间类型(如图2.20所示)。

图2.20

6.售房预测明细报表

该表用语显示某段时间内的房类总数、团体预留数(百分比)、团体分配数(百分比)、散客等预订房数(百分比)、维修房数(百分比)和未出租房数(百分比)。

第二节 散客预订

本系统所指的散客是一般零星客人、长住户(写字间)、散客团体成员等客人的总称。 在第一节《预订接待基础》中,我们已经知道 [散客]的子菜单包括:[新建散客预定]、

[散客直接登记]、[快速登记]、[到期散客续住]、[删除超时预订]、[删除宾客帐号]、[散客成员转化]、[宾客单据打印]、[当前住客档案]、[历史住客档案]、[客户(宾客)档案]。

散客的基本操作包括散客预订、登记、信息修改、查询等,分别对应于本系统主菜单的

[散客]下的各项功能。

本节将采用实例与功能说明相结合的方法,帮助操作者掌握FOXHIS5.0预订接待的操作。

2.1 散客预订基础实例

2.1.1 散客预订基本流程

散客预订最基本的流程如下:

2.1.2 散客预订基础实例(实例1)

实例2.1: 客人王海燕电话预订一标准房,前厅部经理批准房价7.5折,预计下午18:00到,住三天。客人身份证号码是320101*********。(要求完整输入所有已知信息)。

分 析:根据已知的客人信息,在电脑登记单中分别找到相应的位置,录入基本信息。 分解信息:姓名 王海燕,身份证 320101*********,预订方式 电话预订,抵离日期,房类 标准间,房价7.5折,优惠理由 前厅部经理批准。

操作步骤:

(1)、执行散客→新建散客预订,打开散客工作窗口;

(2)、输入客人【姓名】,王海燕,回车;移动光标至【证件】处,按F1,在帮助中单击【居民身份证】(或者直接输入居民身份证代码C01),此时光标自动转移到【编号】栏,输入身份证号码320101*********,回车。(观察回车后系统自动产生了哪些信息);

(3)、移动光标至【预定方式】处,单击空白处,打开下拉菜单,单击【电话预定】;

(4)、输入预计到达时间,

【离开】后输入3,表示住三天,回车,系统

自动更改【离日】日期;

(5)、单击【房类】后的,打开帮助,单击【标准房南】,【房类】显示 。预订房类后,系统自动显示定价、房价方案,在【房价】的第二

个空格输入0.25,回车,系统自动显示打7.5折之后的实际房价

,光标停留在【理由】处。按F1,打开帮助,单击【前厅部经理特批】,优惠理由显示优惠代码。

(6)、信息输入完整后,单击工具栏上的,保存所输信息。保存后,系统产生一个帐号,散客工作窗口如图2.21所示,至此散客预订成功。

图2.21

注意:步骤(5)中输入房价折扣时,一定要输在第二格中,因为这两个输入框是分

别针对两种不同的房价折扣方法的。第一个用于输入实价优惠,第二个用于输入百分比优惠。

注意:根据输入的身份证号码,系统将自动匹配客人的【籍贯】、【性别】、【生日】、

【地址】信息。如果该客人的生日是前天、昨天、今天、明天后者是后天,系统将会自动弹出提示信息窗口,如下图所示。

图2.22

2.2 散客预订常用方法

在2.1.2中我们已经用简单基础的实例说明了散客预订的操作,下面我们来了解一下散

客预订常用的方法。

散客预订常用方法:

●预订接待系统主窗口下执行散客→新建散客预订;

●散客工作窗口下执行主单→新建预订;

●执行房间→实时房态表-2选中房间,单击右键,单击预订(或者直接单击右边的功能按钮);

●执行房间→实时房态表-2选中房间,单击右键,单击预订。

2.3 散客工作窗口介绍

我们已经看到散客主单工作窗口(也称客人主单)是预订接待系统中操作使用非常频繁的一个窗口,该窗口包含了散客、团体成员的所有信息,对散客进行的所有操作都可在本窗口中完成。打开散客工作窗口有以下几种常见的方式:

(1)、执行散客→新建散客预订;

(2)、执行散客→散客直接登记;

散客工作窗口主要包含四部分的内容(如图2.23所示):主要信息、附加信息、帐号栏信息、其它信息。

显示电话、允许记帐、留

言信息。如图表示电话

开、允许记帐、没有留言。

图2.23

下面我们将以这样的流程进行介绍说明:

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