FXCS-XZ-07 工程建设档案管理标准
1.目的
1.1加强工程建设资料的归档管理工作，统一工程建设档案的整理标准，建立完整、真实、系统性的工程建设档案。
2.职责
2.1职能部门职责：
综合管理部是公司工程建设档案归口管理部门，负责制定和完善公司工程建设档案管理工作的各项
管理制度，对各项目公司工程建设档案管理工作实行监督、指导和检查。
2.2各项目公司职责:
2.2.1各项目公司是工程建设档案管理工作的责任单位，应将档案管理工作纳入项目建设管理程序；各项目公司应建立工程建设档案的收集、整理、保管、验收、利用、移交等管理制度及业务规范，
明确归口部门，设置专职资料员，为工程建设档案管理和安全保管提供必要的条件和设备，实行集
中统一管理工程建设档案。
2.2.2各项目公司与勘察、设计、施工、监理、招标代理公司等单位签订的协议中，应明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体资料的编制、整理、归档要求及各方承担的责任，包括归档文件
的套数、形式、质量、类型等，其中监理合同应明确监理单位对归档文件的审核责任。
2.2.3实行对工程建设档案管理进行全过程跟踪和监督，保证工程形象进度与项目文件资料形成情况同步，加强工程资料的监管“关口前移、全程跟踪、同步验收”，把后期对档案质量的控制要求提前到文件阶段，做到前端控制。同时做好参建单位文件资料的日常监控，在开工技术交底、中间
过程检查、分部工程验收环节中加入档案管理内容。在工程建设之初应明确各参建单位收集、整理、归档的责任与义务，切实保证工程档案的完整性、准确性和系统性。
2.2.4在参建单位档案资料整理外包的基础上，项目公司应加强过程监督，特别是过程中形成的文件资料的完整性、合规性和准确性，在加强和当地城建档案馆联系，联合城建档案馆采取定期和不
定期的形势对施工单位资料编制情况进行指导和培训，从资料方面保障工程项目建设质量安全要求。
2.2.5实行对各参建单位工程档案进行技术资料交底，负责收集和整理工程前期、过程、竣工验收等阶段形成的文件资料并进行立卷归档，根据当地城建档案馆、物业管理公司与方兴长沙公司的要求，做好档案移交准备工作。
3.政策
3.1.本政策所涉及的工程建设档案，是指对与工程建设活动中有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件、均应收集齐全，整理立卷后归档。
4.工程文件归档范围和质量要求
4.1一个完整的合格建设项目工程，是由合格的工程实体、工程竣工档案资料两方面组成的。根据
长沙公司自身特点，工程档案（声像档案）具体归档范围与保存详见附件一、附件二、附件三。4.2归档工程文件应为原件（注：向城建档案馆移交的归档工程文件必须为原件，向建设单位移交的归档工程文件因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档），并进行分类整理，其内容及深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。应真实记录和录和准确反映项目全过程，签字认可手续完备。
4.3工程文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm）幅面。图纸宜采用国家标准图幅。
4.4所有竣工图均应加盖竣工图章（竣工图章尺寸为50mm×80mm，竣工图章使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处）。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图画的1/3的，应当重新绘制竣工图。
5.工程档案立卷
5.1立卷原则：立卷遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
5.2立卷方法：一个建设项目工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
5.3立卷采用方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
5.3.1工程准备阶段可按建设程序、专业、形成单位等组卷；
5.3.2监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
5.3.3施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
5.3.4竣工图可按单位工程、专业等组卷。
5.4立卷要求：案卷要求不宜过厚，一般不超过40 mm，不应有重复文件，不同载体文件应分别组卷。
6.工程档案卷内文件排列与装订
6.1卷内文件排列：
6.1.1按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文本的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后、主件在前、附件在后的顺序排列。
6.1.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
6.1.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
6.1.4卷内目录排列详见方兴地产档案管理标准。
6.2工程档案装订：
6.2.1采用三孔一线，文件内不能有重份文件装订厚薄要适中，厚度以40 mm为标准。
6.2.2竣工文件材料同文件材料装订；图纸宜采用国家标准图幅，不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）统一折叠成竖向手风琴式A4幅面(297mm×210mm)，图标栏露在外面。
6.3文件材料装订时要去掉金属物、回形针、大头针、订书针和塑料夹（膜）。
7.工程档案资料编号规则
7.1基建文件、监理资料：按类别、属性及形成时间的先后顺序编号；
7.2施工资料编号形式：XX—XX—XX--XX
1 2 3 4
注：1为分部工程代号（2位）；
2为子分部工程代号（2位）；以上1、2见《工程分部（子分部）、分项工程划分代号表》 3为资料的类别编号（2位），按附件1、附件2规定的类别编号填写；
4为顺序号，按资料形成时间的先后顺序开始编号
7.3分部工程中每个子分部工程，应根据资料属性不同按资料形成的先后顺序分别编号；使用表格相同但检查项目不同时应按资料形成的先后顺序分别编号。
7.4对按单位工程管理，不属于某个分部、子分部工程的施工资料，其资料编号中分部、子分部工程代号用“00”代替。
7.5同一批物资用在两个以上分部、子分部工程中时，其资料编号中的分部、子分部工程代号按主要使用部位的分部、子分部工程代号填写。
7.6资料编号应填写在资料专用表格右上角的资料编号栏中；无专用表格的资料，应在资料右上角的适当位置注明资料编号。
7.7资料编号与资料的形成应该同步编写。
7.8工程分部（子分部）、分项工程划分代号表
号]+分类号+案卷号（盒号）（张号或件号）
8.工程档案移交
8.1工程竣工验收后，对列入城建档案管理部接收范围的工程，按照当地城建档案管理要求移交一套符合规定的工程档案，办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖单后交接。
8.2工程档案经城建档案馆验收合格后3-6个月内，由项目公司工程管理部协助施工单位向方兴地产长沙公司档案室办理移交，同时，项目公司工程管理部根据物业公司的需要，向物业公司移交一套。
9.附件
9.1附件一 FXCS-XZ-07-01：《档案移交目录》
9.2附件二 FXCS-XZ-07-02：《工程档案归档范围及保存》
9.3附件三 FXCS-XZ-07-03：《市政工程归档范围和保存》
9.4附件四 FXCS-XZ-07-04：《声像档案（工程建设）归档范围划分与保存》
9.5附件五 FXCS-XZ-07-05：《声像档案（市政工程建设）归档范围划分与保存》9.6附件六 FXCS-XZ-07-06：《照片档案总说明》
9.7附件七 FXCS-XZ-07-07：《照片档案卷内目录》