当前位置:文档之家› 最新公司文件审核管理办法

最新公司文件审核管理办法

最新公司文件审核管理办法
最新公司文件审核管理办法

文件审核管理办法

一、总则

为更好的提升我公司文件质量,规范文件格式,加强文件的可操作性,使文件审核过程规范化、制度化,有效的促进工作开展,严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失,特制定本办法。

二、适用范围

(一)文件适用范围

本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司(以下统称为“公司”)所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。

1、业务文件

业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应向委托方提交的一切技术成果,其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料。

2、行政文件

行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所起草的文件,其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关

部门的相关文件、人员劳动合同等文件。

3、其他文件

其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件以外的文件。

(二)人员适用范围

本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。

三、审核流程

项目的基本审核流程按审核级别划分如下:

1、总经理

2、副总经理

3、部门经理

4、部门主管

5、起草人/责任人

(一)业务文件

审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登记表(附件二),终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。

(二)行政文件

1、合同类文件

具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件,文本起草人审核完毕后,

报上级分管领导处,涉及款项较大的,需上报总经理处审核。填写文件审核登记表(附件二),审核无误后申请盖章并执行。

2、申报类文件

具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申报等文件,文本起草人审核无误后,上报分管副总经理处审核,填写文件审核登记表(附件二),终审人员签字确认后方可申请盖章并执行。

3、公司管理性文件

具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件,起草人审核无误后,上报总经理处审核,填写文件审核登记表(附件二),审核通过后申请盖章并执行。

(三)其他文件

具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各类证明等材料,文件起草人审核无误后,上报分管领导处审核,审核通过后申请盖章并执行。

四、审核标准

审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以下几点:

1、所有文件中不得出现错别字,语句不通,标点误用的情况,技术信息数据等必须准确无误。

2、文件编制人员要对自己的劳动成果负责,所提交审核的资料必须是可审核状态,没有重大偏差、无技术信息数据错误。

3、提交所有文件必须符合国家法律法规和技术标准。

4、严格遵守审核流程。

五、质量控制

对文件审核的质量要进行严格的控制,做到遵循审核流程、严控审核标准。按照两者结合的过程,将质量控制标准规定如下:

1、审核按照审核流程规定级别逐步上报审核,越级审核的,需要在申请加盖公章时说明具体情况,经领导认可登记后准许执行;

2、审核人员对文件的审核要认真、严谨,对文件形成的审核意见需有理有据,并严格填写文件审核登记表(附件二),审核人员对自身提出的审核意见负有解释权,并对其未来所引起的后果负责;

3、文件盖章执行后若仍出现可预见性文字书写、表述错误的,所有审核人员均负有连带责任,公司将给予罚款处理,罚款金额如下:

(1)审核程序为五级审核的,罚款金额按照从高到低分别为500元、300元、200元、100元、50元;

(2)审核程序为四级审核的,罚款金额按照从高到低分别为300元、200元、100元、50元;

(3)审核程序为三级审核的,罚款金额按照从高到低分别为200元、100元、50元;

(4)审核程序为二级审核的,罚款金额按照从高到低分别为100元、50元。

给公司造成经济损失的,按照损失额的大小,按一定比例罚款如下:

(1)审核程序为五级审核的,罚款比例按照从高到低分别为50%、20%、15%、10%、5%;

(2)审核程序为四级审核的,罚款金额按照从高到低分别为40%、25%、20%、15%;

(3)审核程序为三级审核的,罚款金额按照从高到低分别为50%、30%、20%;

(4)审核程序为二级审核的,罚款金额按照从高到低分别为60%、40%。

造成经济损失额较大的,公司视情况上会研究是否给予从重处罚。

5、审核程序从高到低如下图:

一级审核:起草人/责任人

二级审核:起草人/责任人部门主管

三级审核:起草人/责任人部门主管部门经理

公司文件审核管理办法(完整资料).doc

【最新整理,下载后即可编辑】 文件审核管理办法 一、总则 为更好的提升我公司文件质量,规范文件格式,加强文件的可操作性,使文件审核过程规范化、制度化,有效的促进工作开展,严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失,特制定本办法。 二、适用范围 (一)文件适用范围 本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司(以下统称为“公司”)所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。 1、业务文件 业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应向委托方提交的一切技术成果,其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料。 2、行政文件 行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所起草的文件,其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关部门的相关文件、人员劳动合同等文件。

3、其他文件 其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件以外 的文件。 (二)人员适用范围 本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。 三、审核流程 项目的基本审核流程按审核级别划分如下: 1、总经理 2、副总经理 3、部门经理 4、部门主管 5、起草人/责任人 (一)业务文件 审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登记表(附件二),终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。 (二)行政文件 1、合同类文件 具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件,文本起草人审核完毕后,报上级分管领导处,涉及款项较大的,需上报总经理处审核。填写文件审核登记表(附件二),审核无误后申请盖章并执行。

2、申报类文件 具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申报等文件,文本起草人审核无误后,上报分管副总经理处审核,填写文件审核登记表(附件二),终审人员签字确认后方可申请盖章并执行。 3、公司管理性文件 具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件,起草人审核无误后,上报总经理处审核,填写文件审核登记表(附件二),审核通过后申请盖章并执行。 (三)其他文件 具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各类证明等材料,文件起草人审核无误后,上报分管领导处审核,审核通过后申请盖章并执行。 四、审核标准 审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以下几点: 1、所有文件中不得出现错别字,语句不通,标点误用的情况,技术信息数据等必须准确无误。 2、文件编制人员要对自己的劳动成果负责,所提交审核的资料必须是可审核状态,没有重大偏差、无技术信息数据错误。 3、提交所有文件必须符合国家法律法规和技术标准。 4、严格遵守审核流程。 五、质量控制

公司文件管理规定

公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使文件管理制度化,使各类文件规范、准确、及时、安全,以提高行政效率和质量,特制定本办法。 第二条各部室及各有关人员,对文件中涉及国家、政府或本公 司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。 第三条文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。 第二章发文程序 第四条拟稿 由具体承办人员拟稿,发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 第五条审核 由相关部门负责人及分管领导审核。 第六条签发 公司行政文件由总经理签发,其他文件由相关部门负责人签发。 第七条编号套红 有关领导审核批准后,由办公室统一编排发文字号并套红。 第八条发文

由办公室按文件注明的“报送”、“发送”部门,负责公文的发文工作,并请接收部门查收,按文件要求执行。 第三章收文程序 第九条签收 外来公文由办公室统一签收,填写登记在《外来文件登记表》上。写明各部门或个人收启的公文,签收后应主动送办公室登记处理。 第十条分文 办公室根据公文性质、要求,确定在办和阅批对象,填写公文阅办单。 (1)重要来文,由办公室主任提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。 (2)一般公文,直接转有关职能部门处理(承办)。有关产品质量、技术文件转质量部处理。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。 (3)参阅性文件,直接组织传阅。 (4)范围不明的文件,送领导审阅。 第十一条催办 分对内催办与对外催办,包括发函,派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交待、件件有着落,防止漏办、延误。 第十二条结办 文件处理完毕,或已答复发文单位,即可结办归档。 第四章文件的立卷、归档与销毁

公司文件管理制度_规章制度.doc

的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂 部名义发文。 (四)发文程式与要求 第十条 发文程式规定: 1、各单位元需要发文,应事先分别向党委、厂部提出申请;

2、党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿; 3、草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写; 4、文稿拟就後,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿; 6、经两办审查修改後的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责); 7、对审核时修改较多,有碍列印和存档的文稿,应由拟搞部门重新誊写清楚; 8、需经会签的文稿,应在交付列印前送会签部门会签;

9、文稿审核会签後,按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发; 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印; 11、文件列印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名; 12、文件打字後,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发。

(五)文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

公司文件审核管理办法

文件审核管理办法 一、总则 为更好的提升我公司文件质量,规范文件格式,加强文件的可操作性,使文件审核过程规范化、制度化,有效的促进工作开展,严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失,特制定本办法。 二、适用范围 (一)文件适用范围 本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司(以下统称为“公司”)所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。 1、业务文件 业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应 向委托方提交的一切技术成果,其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料。 2、行政文件 行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所 起草的文件,其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关

部门的相关文件、人员劳动合同等文件。 3、其他文件 其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件 以外的文件。 (二)人员适用范围 本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。 三、审核流程 项目的基本审核流程按审核级别划分如下: 1、总经理 2、副总经理 3、部门经理 4、部门主管 5、起草人/责任人 (一)业务文件 审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登 记表(附件二),终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。 (二)行政文件 1、合同类文件 具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件,文本起草人审核完毕后,

报上级分管领导处,涉及款项较大的,需上报总经理处审核。填写文件审核登记表(附件二),审核无误后申请盖章并执行。 2、申报类文件 具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申 报等文件,文本起草人审核无误后,上报分管副总经理处审 核,填写文件审核登记表(附件二),终审人员签字确认后方可申请盖章并执行。 3、公司管理性文件 具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件,起草人审核无误后,上报总经理处审核,填写文件审核登记 表(附件二),审核通过后申请盖章并执行。 (三)其他文件 具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各 类证明等材料,文件起草人审核无误后,上报分管领导处审 核,审核通过后申请盖章并执行。 四、审核标准 审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以 下几点: 1、所有文件中不得出现错别字,语句不通,标点误用 的情况,技术信息数据等必须准确无误。

技术文件审核制度

技术文件审核制度-标准化文件发布号:(9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

目的 为规范项目监理部技术文件审核流程,建立系统的文件管理制度,制定本制度。 适用范围 适用于项目监理部的各类技术文件、资料的审核。 职责 1.3.1 总监理工程师应组织专业监理工程师对技术文件的进行审查; 1.3.2 专业监理工程师负责审查相关内容的技术可靠性、工艺性进行审查并签字; 1.3.3 对规模大、结构负责或属新结果、特种结构的工程,项目监理部应在审查相关技术文件后,报送监理单位技术负责人审查,必要时与建设单位协商,组织有关专家会审; 工作内容 1.4.1 需经监理部核查、审核或审批的技术文件包括:根据施工合同约定由双方提交的施工图纸,以及由承包单位提交的施工组织设计、施工措施计划、施工进度计划、安全生产技术措施或专项施工方案、开工申请等。 1.4.2 监理部对已经核查、审查或批准的技术文件,应签署监理意见。未经监理部核查、审核或批准的技术文件,不能作为承包单位施工的依据,也不能作为监理的依据。

1.4.3 监理部在施工图纸审查的基础上,应协助承包单位根据施工进度计划安排,提出满足施工进度要求的供图计划,以便项目法人(建设单位)及时按供图计划向设计单位索取施工图纸。 1.4.4 监理部应按公司制定的相关制度,对承包人报送的安全生产技术方案或专项施工方案进行程序性审查。 1.4.5 技术资料应按专业、分类收集整理,保持资料的完整性和准确性。 1.4.6 所涉及各类资料,总监理工程师负责组织分类,并在工程验收后规定的期限内,办理移交手续。 1.4.7 归档文件严禁用复写纸或用铅笔、圆珠笔填写

公司文件管理办法74772

CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理,确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作,以规范公司的各项文件收、发(拟稿、会签、审批、签发及实施)工作,制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门,负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门(人)应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿:公司文件由发起部门拟稿,行政人事部负责组织会审;属部门专业文件由各部门指定人员拟稿,部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文,是否符合公司有关制度、规定,是否发起部门与相关部门进行了协商、会签,文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后,主管领导签发。

办公室负责复印、盖章、转发(送)、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序; 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程,一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的,负责人应亲自草拟,或经集体研究提出方案后,指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页(协议合同类应填附合同协议会签单)详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定,对文稿是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要进行审查和修改,对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是:是否需要行文、行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制文件的有关要求,文件是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要。在不改变原意的情况下,审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项: 3.1.1.1 上级来文 (1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 (1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件; (4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告; (5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料; (7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

公司文档管理制度

(综合管理部)文件 公司文档管理制度 1 目的 为加强公司文件、档案的管理;增强文件、档案安全性和保密性;规范公司文件、档案格式;统一文件、档案程序,特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范 公司文件、档案的格式包括:台头、字体、编码,要作到统一、规范,公司对外联系、内部行文按照统一的格式,一律要求计算机打印后送发,不得手写。公司设置专用服务器,将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上,员工随时调用。 3 档案区分 重要文件及电子邮件,须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理,按不同的文件、档案格式编制编码,编码作到明确、统一,方便使用、存档、调阅,并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理 公司建立各类文档的目的,一是通过文档可了解公司整个发展情况,二是便于查找、使用。根据公司经营范围,文档可分为几类如下: 4.1 行政类 ⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件; ⑵机要文件:股东会/董事会会议纪要、决议等材料;审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等; ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等;

⑷公司人事档案,各项人事记录; ⑸行政产生的各项记录,资产、设备说明书、驱动盘等。 4.2 技术类 ⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录; ⑵技术资料:与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 4.3 商务类 ⑴非经营协议:公司之间合作、协作协议; ⑵经营合同: ①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议; ②商务经营活动合同,包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等; ⑶客户档案:以客户为单位,自与该客户建立联系开始,除基本情况外,记录每一次活动及每一项合同执行情况。 ⑷媒介档案:每一家媒介建立独立档案,除基本情况外,记录每次合作或采购活动情况。 4.4 项目文档 从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件,全部独立存档。 4.5 产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次,刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 ⑴常规文件编号规则: 公司名称缩写+文档类别头一个字母+具体类别+顺序号(3位)。 如:公司总经理办公会纪要一份:CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵项目文档编号规则: 项目编号+具体类别+顺序号(3位) 如:XX项目沟通会议纪要一份:20110916-XS-沟通会议纪要-01 ⑶公司运营管控文档编号规则: 公司名称缩写+文档类别头一个字母+顺序号(3位)。 如:CJ_AM_RR_04,“CJ”代表公司;“AM”代表所属科目-行政管理;“RR”代表类别-规章制度;“04”代表顺序号 具体科目分配如下:

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文(通知、通告)等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件,并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件(设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试)等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件(由打样工厂负责)。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制,公司副总或部门负责人审核,总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前,应向总经办提交电子/纸张文件审核备案,并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布,依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件,

技术文件审批管理制度

技术文件审批管理制度 1、目的 为进一步规范公司技术文件审批流程,建立系统的文件管理制度,特制定本规定。 2、适用范围 适用于公司各类技术文件,包括工艺文件、质量检验文件、无损检验文件等。 3、控制程序 3.1工艺文件的审批 3.1.1工艺人员负责按照规定及生产实际所需,按相关标准要求作出工艺评定,由工艺科长审核,技术部经理批准。 3.1.2 每种工艺文件由工艺科保存一套完整的工艺文件,要加上封面和目录,并建立台帐。 3.1.3各种工艺文件规定的生产工艺和需要的检查要求,做到要求明确,满足现行标准的要求。 3.1.4各种工艺文件的要做好分类,由各工艺师或主任工艺师负责编制,工艺科长校对,技术部经理审核,总工程师批准。 3.2质量检验文件的审批 3.2.1检查员对于大型、复杂、重要产品,以及产品质量计划规定要求编制检验大纲(计划),质检科科长校对,技术部经理审核,报总工程师批准后实施。 3.2.2日常质量检验文件由检查员负责编制,质检科科长审核,技术部经理批准。

3.2.3产品竣工后,检查员组织按统一格式填写产品质量证明书,质检科科长负责对资料的完整性和数据的正确性进行校对。取得产品监检证书后,由企业法人和质量保证工程师共同签发质量证明书,检验负责人签发《产品合格证》并盖上质量检验专用章。 3.3无损检测文件的审批 3.3.1无损检测工艺卡应由无损检测人员编写,由Ⅱ级或Ⅱ级以上人员审核。 3.3.2无损检测工艺规程由Ⅱ级人员或Ⅲ级人员编制修订,无损检测责任人员审核,应符合现行规范的要求,经总工程师审批后颁布执行。 3.3.3进行MT、PT、UT的,无损检测员整理记录,发出合格或不合格的报告,探伤室主任审核后交产品检查员。 3.3.4产品规定的无损检测全部合格后,由资料员整理产品合格证用的无损检测报告,一式三份,经无损检测负责人审核合格并盖章后二份交给最终检验责任人,其中一份作为产品合格证的一部分,一份质检科保存,另一份探伤室自存,RT底片保存在无损检测资料档案室。 3.3.5外协的无损检测,由评定合格的外协单位有资格的人员来公司现场进行检测,合格后提供相应的检测报告,报告应经无损检测责任人审核合格后签字保存。 质量考核点: 1、建立工艺文件台账 2、各类工艺文件作出分类,签字齐全,保存完整 3、各类检验文件作出分类,签字齐全,保存完整 4、无损检测委托单签字齐全

公司文件管理规定流程和相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心; 2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门主管人员 1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总

1)负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排 放在文件/档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须 当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门 经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由行政中心人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1.0 总则 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。 2.0 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。 3.0 收文的管理 3.1 公文的签收 3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 3.2 公文的编号保管 3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。 3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。 3.3 公文的阅批与分转 3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。 3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。 3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2 天(特

(完整版)法律性文件审核及管理办法

法律性文件审核管理办法 一、定义: 1、所谓【法律性文件】,指集团公司各职能部门及各区域公司对外所签署的设定有权利义务关系的文件,包括但不限于各类合同、协议、表单、通知、函件等;公司内部的各种重要之规章制度、流程规范等,由制定该规章或规范的部门上级主管确定是否属法律性文件的范畴。 2、为方便起见,以上法律性文件概括称之为【合同】。 二、合同审核权限及会签: 1、初审:合同的初审应由该文件的经办人负责。经办人应对文件中的基本内容,如:合同中的当事人主体信息是否准确,数量、质量、价款等条款是否按约定填列准确,等;以确保合同中内容的填列与实际状况相符。 2、复审:由该文件经办人员的分管领导负责。分管领导重点应把握合同中大的方向与原则,以确保该合同不会与公司的正常经营相抵触或与签订该合同的初衷相违背。 3、法律审核:由业控中心法务部负责。法务部重点审核合同中的权利义务关系部分,并对合同的整体内容进行全面性审核,以确保该合同在法律上的合法性、可操作性及对公司利益的保障性。 4、其他审核:特殊合同的审核权限依实际状况而定。 5、会签:合同审核依上述流程各相关人员在审核完毕后依次在《合同会签单》上签字。 三、合同审核相关事项: 1、时限:合同审核时限,自经办人填写《合同会签单》至最后审定,原则上应控制在1-3个工作日内;特殊复杂的合同应在5个工作日内审核完毕。 2、用印:合同用印必须在审核流程全部完毕,并且相关人员在《合同会签单》上签字后方可进行。未经业控中心法务部审核会签之合同,不得用印。 3、合同审核流程中相关审核权限人员不在岗,应通过内部系统、电子邮件或电话等方式进行审核,或委托有能力审核之代理人员进行审核;审核完毕若无法自行在《会签单》上签字,则委托他人签字,代签人员需写明缘由并由审核人员事后补签。 四、合同的保管 1、合同的签订原则上至少一式三份原件,确保公司至少留存二份原件。一份由经办部门自行保管,另一份交由业控中心法务部保管。 2、业控中心法务部及经办部门应建立专门档案,对公司各种法律性文件予以存档保管,并方便公司高层及各部门相关人员查阅。 3、经办部门应设置专人负责本部门法律性文件的保管工作,业控中心会对各部门的法律性文件档案进行不定期检查,若档案保管不当或者遗失,公司将追究个人责任。 五、本办法自公布之日起实施。本办法的解释及修订由业控中心负责。

公司公文管理制度

XXX公司 公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化,提高公文处理质量和效率,结合公司实际,制定本制度。 第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书,是实施管理、传达信息、处理公务的载体,是指导、布置和商洽业务,请示和答复问题,报告、通报和交流工作情况等的重要工具。 第三条公司办公室主管公司公文处理工作,负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作;并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。 第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件,均适用本制度。 第二章公文种类 第五条公司公文有如下文种,一般以红头文件印发。 (一)决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、

奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。 (二)意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知。用于颁布规章制度;批转、转发公文;任免管理人员;传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文;发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。 (四)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。 (五)报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”;向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。 (六)批复。适用于答复下级单位请示事项。 (七)函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项;答复征求对某项工作的意见。 (八)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项,提示与会单位共同遵守和执行。 第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文,如请示、报告。

公司文件审批管理规定

文件审批管理制度(试行) 第一条为规范公司各项文件的签订、履行及档案管理,提高审批效率,有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险,确保公司的正常经营,特此制定文件的审查批准制度。 第二条本制度所指的文件,是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件。 第三条公司以下文件,必须按照本规定审批流程审查批准后,方能正式生效。各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务。 1、公司声明、合同等以公司名义对外的文件; 2、授权书、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件; 3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、起诉书、委托代理书等文件和证明材料。 第四条文件的草拟 1、各类文件的草拟,实行归档管理、分级把关的原则,由涉及此项业务的部门负责起草。 2、所有文件在草拟时,必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定,有规范文本的,要参照规范文本。 第五条文件的签字审批应当按照以下步骤进行: 1、部门主任审批。所有文件在草拟后,由该部门的主

任签字审批。 2、副总经理审批。行政类文件副总经理直接审批,审批后提出整改意见;文件中涉及重大技术问题的,由技术部进行初审,初审后交由副总经理审批,提出整改意见。 3、总经理审批。文件的最终审批人为总经理袁总。文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成,并按照以上流程重新进行报批。 4、印章管理部门审批。文件经由以上人员审批后,由申请人提出用印申请,经印章管理部门批准后加盖印章。并填写印章使用记录本。 第六条文件审批过程中,如果审批人员提出更改以前的审批意见的,正在审批的相关人员应当暂停审批,并将该文件退回提出更改要求的审批人员更改后,文件继续往下流转。 第七条文件审批过程中,审批人员对于不予批准的应当写明具体意见,并将该文件退回申请部门修改。文件经修改后重新按照第五条规定的流程进行审批。 第八条如果相关审批人员由于客观原因无法在文件审批表上签字审批的,则按以下规定处理: 1、审批人员将自己的审批意见以传真或者电子邮件的形式发送给随后审批人员,后一审批人员应当将传真或者打印出来的电子邮件附在合同审批表之后。

公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度 一、目的: 为了完整保存有限公司的发展历程,清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能,特制订本管理制度。 二、适用范围: 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法: 1、公司文件产生的途径: (1)因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定(因内部管理而产生的日常通知或规定除外); (2)因外部合作与交流产生的法律文件; (3)因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部,承担发文和归档的工作。文件发布 后,需作为资料归档留存,一般性文件保存期限为3年,技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程: 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式: (1)文件密级分为四类:普通、秘密、机密、绝密; (2)文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

注:不便由行政部发布,归档并备案的机密或绝密文件,由发文部门按本规定自行做好发布,归档并备案的工作,但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 (3)发文形式:公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行,文件拟订后统一提交给发文部门,由发文部门填写发文文件纸,附纸介质文件,报相关负责人审批。 审批通过,在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放,并登记文件签收单;其它文件的默认发布方式为电子邮件,如需加发纸介质,请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式,在公司总部行政部建立方便的查询系统; (1)文件编号原则: 首位:公司名称的缩写GYRT; 第二位:标示年度,如本年度为2002年,简写为“02”; 第三位:标示发文单位使用汉语拼音字头,总部各部门汉语拼音字头包括:行政部(XZ)、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部(KF2)、产品研发部(CY),所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部(XZ)备案,以保证发文的规范化;

公司文件审批管理规定

公司文件审批管理规定集团标准化小组:[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]

文件审批管理制度(试行)第一条为规范公司各项文件的签订、履行及档案管理,提高审批效率,有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险,确保公司的正常经营,特此制定文件的审查批准制度。 第二条本制度所指的文件,是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件。 第三条公司以下文件,必须按照本规定审批流程审查批准后,方能正式生效。各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务。 1、公司声明、合同等以公司名义对外的文件; 2、授权书、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件; 3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、起诉书、委托代理书等文件和证明材料。 第四条文件的草拟 1、各类文件的草拟,实行归档管理、分级把关的原则,由涉及此项业务的部门负责起草。 2、所有文件在草拟时,必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定,有规范文本的,要参照规范文本。 第五条文件的签字审批应当按照以下步骤进行:

1、部门主任审批。所有文件在草拟后,由该部门的主任签字审批。 2、副总经理审批。行政类文件副总经理直接审批,审批后提出整改意见;文件中涉及重大技术问题的,由技术部进行初审,初审后交由副总经理审批,提出整改意见。 3、总经理审批。文件的最终审批人为总经理袁总。文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成,并按照以上流程重新进行报批。 4、印章管理部门审批。文件经由以上人员审批后,由申请人提出用印申请,经印章管理部门批准后加盖印章。并填写印章使用记录本。 第六条文件审批过程中,如果审批人员提出更改以前的审批意见的,正在审批的相关人员应当暂停审批,并将该文件退回提出更改要求的审批人员更改后,文件继续往下流转。 第七条文件审批过程中,审批人员对于不予批准的应当写明具体意见,并将该文件退回申请部门修改。文件经修改后重新按照第五条规定的流程进行审批。 第八条如果相关审批人员由于客观原因无法在文件审批表上签字审批的,则按以下规定处理: 1、审批人员将自己的审批意见以传真或者电子邮件的形式发送给随后审批人员,后一审批人员应当将传真或者打印出来的电子邮件附在合同审批表之后。

公司文件管理办法

公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理,确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作,以规范公司的各项文件收、发(拟稿、会签、审批、签发及实施)工作,制定本法。 1 管理原则 1.1行政人事部是公司文件管理的归口部门,负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。 1.2公司上报下发正式文件由行政人事部负责,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交行政人事部审核。经董事长或总经理签批同意发文,则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文,详见公司《内部文件及档案管理的制度》。 2.2 送件部门(人)应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿:公司文件由发起部门拟稿,行政人事部负责组织会审;属部门专业文件由各部门指定人员拟稿,部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。 行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核,重点审核:是否需要行

文,是否符合公司有关制度、规定,是否发起部门与相关部门进行了协商、会签,文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后,由董事长或总经理签发。 行政人事部负责签发后的公司级文件校对,并送拟稿人、核稿人审查合格后,方能复印、盖章、转发(送)、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由行政部负责签收,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序; 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程,一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→主办部门负责人审核→总经理审核→相关部门会签→领导签发→编文号→校对→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的,负责人应亲自草拟,或经集体研究提出方案后,指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页(协议合同类应填附合同协议会签单)详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定,对文稿是否符合相应规定,是否符合公

某公司文书管理办法(DOC 31页)

公司文书管理办法 第一章总则 第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公司公文办理的质量与效率,根据公司管理实际,特制定本管理办法。 第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。 第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则,做到及时、准确、保密、安全。 第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。 第二章公文种类 第六条公文分类 根据公司需要,方便管理与识别,将公文分为五大类: 一、一类公文:指红头文件,主要用于公司下发各种正式的规章制 度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档;其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。 二、二类公文:指红头公函,主要用于公司与平行的或不相隶属的

单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。 二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档; 其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。 三、三类公文:指对外非红头公文,主要用于公司或各对口部门与 外部相关单位之间,不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管,办公室负责指导、修正。 四、四类公文:指内部非红头公文,主要用于各部门在公司内部向 上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。 五、五类公文:指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公 文。 第六条公文版式制定标准 一、公文格式 公司行文统一使用统一格式和标准版头。 二、文头部分 由文件版头、发文字号、横格线组成。 三、行文部分 由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。 四、文尾部分 由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。

相关主题
文本预览
相关文档 最新文档