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文控中心文件管理流程

文控中心文件管理流程
文控中心文件管理流程

文件丢失/破损控制流程

丢失:

破损:

使用过程中损坏的文件,文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。

注:以旧换新的文件,新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。在发放新文件的同时,应将旧文件销毁。

外来文件控制流程

文控管理工作细则

文控管理工作细则 1.0目的 规范文件管理工作,使公司重要机密技术资料能够得到妥善、可靠地保管,并严格按照工作程序控制文件的借阅和发放。 2.0范围 本细则适用于技术管理部文控中心的文件管理。 3.0定义 (1)待检库 用于存放正式验收之前的技术文件的文件柜。 (2)标准库 用于存放通过正式验收的技术文件、投标书、合同及外来文件的文件柜。 (3)文件失效库 用于存放已经不使用的文件正本的文件柜。 4.0职责 (1)文控管理员 ①负责归档文件的签收、登记、备份、分区存放和保管; ②负责发放文件的申请、制作及发放; ③负责失效文件的回收及作废处理; ④负责文件的借阅和调用的办理。 (2)综合组项目经理 负责发放及调用文件的审核。 (3)技术管理部经理 负责文件发放申请的批准。 (4)总工程师 负责绝密文件查阅及调用申请的批准。 (5)各部门经理 负责文件查阅及调用申请的审批。 5.0程序 5.1归档文件的签收及入库登记

(1)文控管理员按《开发文档管理规范》、相关的规定或归档申请表对归档文件进行验 收检查,内容包括外观、数量、审批签名等是否齐全,经检查不合格的文件应由归档部门进行相应的补充和完善后方可签收。 (2)对归档的技术文件(包括磁盘)加盖正本文件印章,其他文件则加盖文控中心资 料印章,纸质技术文件除在封面加盖正本文件印章之外,还要加盖骑缝章,且产品的元器件清单、PCB板图、电路原理图、零部件加工图纸等其中的每一页也必须加盖正本文件印章。 (3)对归档的磁/光盘进行编号,并在其磁/光盘背后贴上管理编号标签。磁/光盘 管理编号方法见本细则的5.6.1。 (4)对归档的文件按《文件和资料控制程序》的规定进行分类,并在相应的文件一览 表中进行登记,内容包括文档名称、文档编号、存档位置等信息。 (5)将正式验收前的技术文件存放在文件待检库,并归于或制作相应的文件夹或磁盘 盒;其他的归档文件存放在文件标准库,并归于或制作相应的文件夹或磁盘盒。 (6)根据有关文件的批示将相关的失效文件正本加盖失效印章后存放在文件失效库, 并在相应的文件一览表中备注栏作相应的说明。 (7)所有的文件夹及磁盘盒应进行标识并在相应的文件夹、磁盘盒一览表中登记,文 件夹及磁盘盒的标识方法详见5.6.3和5.6.2。 5.2文件备份 凡有新的电子文件归档,文控管理员均要对其进行备份,备份包括以下4种方式: (1)技术管理部文控管理专用电脑备份; (2)网络服务器备份(ssnt2的“文控管理”目录); (3)M/O光磁盘备份(此项可以定期进行,M/O盘存放在文控中心标准库文件柜)。 (4)光盘备份(适用于已正式验收的产品技术文件、资料,存放在标准库文件柜)。 5.3文件发放 5.3.1文件发放的依据 (1)质量体系文件 质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录表样本按其发放控制页进行发 放。 (2)技术文件 a.根据总工程师或技术管理部经理在相关工作文件上批示的文件发放名单 发放指定的各类文件。

文件管理程序【最新版】

文件管理程序 1. 目的: 为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理,以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。 2. 范围: 本厂内部外部联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。 3. 权责: 参阅〈文件审核权责表〉(如附件一) 4. 定义: 本厂文件类别区分四阶 4.1 文件阶码如下: M:一阶文件 P:二阶文件 WI:三阶文件

FR:四阶文件 E:外来文件( 客户检验标准、客户技术图纸(也称技术性文件)等。 4.2 系统文件: 环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。 4.3 程序文件: 管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等,依品质手册所订之各项程序,为本厂第二阶文件。 4.4 指导书文件: 作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则,为本厂第三阶文件。 4.5 制造文件: 制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料,作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之,为本厂第三阶文件。 4.6 记录:校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。 4.7 外来文件与资料:从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。 4.8 承认资料:本厂客户承认资料,或零件承认资料,及其它书面(如正式订单即代表已承认)、书面改写等项。

4.9 治具资料:本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。 4.10 作业指导书:生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。 4.11 检具资料:客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。 4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。 4.13 字体要求:各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20 号,文件内容用字体12 号,行距用固定值20 磅。 5. 作业内容: 5.1 文件与资料管制程序流程(附件二)。 5.2 各阶文件编号 5.2.1 手册编码原则:TC-M001 计7 码

文件管理控制程序文件

XXXX 文件管理控制程序

文件修订履历 变化状态:新建,增加,修改,删除

目录 1目的 (4) 2适用范围 (4) 3职责 (4) 4术语和定义 (4) 4.1文件编写 (5) 4.2文件审批 (5) 4.3文件发放 (5) 4.4文件检查 (5) 4.5文件更改 (5) 4.6文件作废 (5) 5内容 (6) 5.1文件编码 (6) 5.2文件版本 (6) 5.3文件格式 (7) 6附则 (7) 7附录 (8) 附录 1 ISMS 文件清单 (8) 附录 2 文件更改记录 (11) 附录 3 文件签阅表 (13)

XXXX 文件管理控制程序 1目的 对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制,保持体系运行各环节相关文件的有效性。 2适用范围 适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。 3职责 1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。 2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。 3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。 4术语和定义 1、单位内部文件:由单位内部(包括单位级、各部门和各项目组)编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。 2、外来文件:来自于单位外部的文件,包括: 国家或行业的法令、法规; 从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等; 设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。 3、受控文件:按照已批准的颁发范围颁发的文件。这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。 4、参考文件:为了研修、市场或者商务合作的需要,发放给颁发范围以外的人的文件。在版本更新时,通常不会通知这些文件的使用者。 5、失效文件:文件版本更新后不再使用的旧版文件。 6、废止文件:由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。 7、基线化:基线是文档的一个稳定版本。它是进一步开发的基础。之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行,如果文档需要变动,通过评审后需要重新基线,后续执行按照新的基线进行。 8、记录:日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。

公司文件管理规定流程相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员:

1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心; 2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门主管人员 1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总 1)负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序目的及范畴:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。 职责: 总经理室负责公司文件治理的总和谐及总监督,并受理各部门有关文件延误的投诉; 各部室资料员负责文件治理的具体工作,即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。 工作流程: 3.1 文件分类: 3.1.1 通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件:即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件:指只在公司一定工作部门或业务范畴内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。 技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 财务文件:即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。 人事资料:即公司职员在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人差不多情形、工作表现的个人资料。

合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F.决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录:即公司各项质量活动留下的记录,是一种专门类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求: 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采纳国家公文格式,内部行文按公司惯例采纳英文格式。(格式及具体规定详见第三层次文件《**集团文件处理方法》之第二章“文件格式”) 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口,文件不承诺由拟写人直截了当送领导者个人,因专门情形必须越过传递的,应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初,按照以往本部门文件的运转情形,估量当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即按照3.2.4订立的立卷类目,将空白的文件清单置于该类目的最前面;随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内,并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的治理一样要通过如下几个环节: 登记:收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的收文发文登记本上或直截了当在文件上签收并及时整理文件名目。来图加盖受控分发号。 用印:公司印章由总经理秘书保管,部门公章由各部室资料员保管。用印时,应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。 发放:各部室资料员按照批准的发放范畴进行分发。制度文件换版时,由总经理室或有关部门按照发放清单发出新版文件。

文件发放控制管理流程

文件发放控制管理流程 一、本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程,以确保对外文件的有效控 制。 二、适用范围:适用于公司(或公司下属各部门)对政府主管部门、业务关联单位、顾客发文、内部执行制度的审批和控制工作。 三、职责 1、各部门负责本部门对外发文(或本部门业务范围内的公司对外发文)的 起草和报批工作。责任人:部门负责人。 2、行政人事部负责对公开文件的审核和控制。责任人:行政人事总监 3、公司总裁负责公司对外发文的审批,各部门主管领导负责本部门对外发 文的审批。 四、相关定义 1、对外文件:代表本公司、与本公司产品活动相关的文件。对客户、代理商提供参照标准、要求的文件。 2、旧版文件:即文件修改以前的原稿及复印件。 3、新版文件:经过修改后定稿文件。 4、电子文档:即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的。 五、相关流程规定 1、文件规定 各部门文件制作人或负责人按照以下格式制订好所需文件后交行政人事部。责任人:部门负责人 基本格式如下:公司LOGO,标题用15号字宋体,正文标题用小四号宋体字,内容用5号宋体字。 行政人事部对文件格式、文件内容规范性进行定稿确认,并对文件进行编号。公司内部发文编号规则:部门名称简拼并大写-XXX。责任部门:行政人事部 将定稿的文件发至各相关部门。责任部门:行政人事部 如有未按规定格式制作的文件,行政人事部不予以收发。 2、文件编制 文件内容编写要求 文件名称编制要求 定稿) 修订定稿) 文件内容确定 由发起部门负责人采用会议或邮件形式对文件内容进行讨论及修改; 3、文件审核 各部门负责人负责本部门起草本部门制度文件审核;行政人事部负责审批。

文控中心文件管理办法

文控中心文件管理办法 文件编号: 版本/次: 发布: 实施:

1、目的: 确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。

2、适用范围: 凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。 3、职责: 品质部负责文控室及文控资料的管理工作。 各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。 管理部负责各部门文件的复核工作,总经理、管理者代表负责审批工作。 4、定义 公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。 5、管理规定 文控中心的主要职责: a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。 b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 c.严格执行保密,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 d.开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开发和利用工作,主动为公司各项 工作和员工服务。 e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。 f.发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 g.每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修 补和复制。 h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》,并办理登记手续,按时归还,归还时需确 认是否残缺。 文件材料的管理工作 文件资料材料的收集:

a.确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号或编号。 b.对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全。 c.及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。 文件资料的归档、建档与管理: a.区分全宗,确定定档单位。 b.分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。份类除按大类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。 1)大类分为:一级文件:QES;二级文件:QP;三级文件(规范、制度、标准):QW;WI:作业指导书;四级文件:QR。 2)部门缩写:总经办:MR;研发部:YF;中试部:JS;资材部:ZC;品质部:PZ;生产部:SC;销售部:XS;综合部:ZH;财务部:CW。 3)保密用Y表示,非密级则用N表示。 4)密级:绝密:AS;机密:CS;秘密:PS;无:OP。 编码原则:□(文件资料大类)□□(部门代码)□(是否保密)□□(保密程度)□□(年份)□□□□(流水号)。如综合部2018年某份制度编码为:QWZHOP180001 c.归档前将资料分类,分组放置在待办文件夹内。 d.档案排列:按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起,编制档案目录和案内目录。 e.整理文件夹,使之厚度适宜,字迹难辨认的,应附抄件,以每一案卷端正书写标题。 f.对所以公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录,按一定次序排列和存放。 文件资料的保管 a.防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全; b.公司设立专门人员地点或专用文件柜保存文件资料。 c.做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。

全套制度及业务流程之文件管理程序

24.文件管理程序 1.目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2.职责: 2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督,并受理各部门有关文件延误的投 诉; 2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作,即收发、登记、传递、用印、立卷、归 档和销毁等。 3.工作流程: 3.1 文件分类: 3.1.1 通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为内部文件、外来文 件和外送文件。 A. 内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联 系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方 来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件:即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业 单位发出的文件等 3.1.2 专用文件:指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术 文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

A.技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 B.财务文件:即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。 C.人事资料:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 D.合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 E.签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F.决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录:即公司各项质量活动留下的记录,是一种特殊类型的文件。如合格供应 商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求: 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格 式,内部行文按公司惯例采用英文格式。(格式及具体规定详见第三层次文件《** 集团文件处理办法》之第二章“文件格式”) 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口,文件不允许由拟写人直接送领导者个 人,因特殊情况必须越过传递的,应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初,根据以往本部门文件的运转情 况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目。

文件管理控制程序最新版

1 目的 为了规范品质体系文件,使供方及客户之资料,以及其它外部文件得到有效控制,防止使用失效和作废的各类文件,以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1 质量体系文件的编制、管制方法。 2.2 供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法。 2.3 其它外来文件(如适用的法律、法规、行业标准等)。 2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别,并控制其分发。 3 定义注释 3.1 受控文件:凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2 非受控文件:不直接影响产品质量的文件或资料,如各类参考资料。 3.3 体系文件: 3.3.1质量方针:由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标:在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册:质量管理体系的纲领性文件,它概括了本工厂质量管理 体系的构成及要素(过程)。 3.3.4程序文件:直接支撑质量手册的主要体系文件,是对各部门运作过 程及质量体系要求的具体说明。 3.3.5作业指导书:它从程序文件中引申出来,详细叙述各部门运作过程 及操作规程,它是程序文件的支持性内容。 4 职责 4.1 总经理或董事长:批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2 管理者代表:负责制定质量手册及相关程序文件。 4.3 各职能部门:负责编写相应的程序文件及作业指导书,及时签收和保存受控文件,并将已失效的受控文件退回综合办。 4.4 综合办:负责本工厂受控文件的整体控制,即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。

5文件格式及文字要求 5.1公司所有体系文件必需加页眉,格式如下。四级表单可不加页眉但必 5.2文件字体:公司所有文件一律为宋体黑色字,文件名称为二号字,正文内容序号题目为粗体四号字,正文内容为四号字,表单内容可根据需要采用四号或五号字。 5.3文件文件签批格式,在文件末页按以下方式 编制: 审核: 批准: 日期: 日期: 日期: 6 作业程序 6.1 编码原则: 公司名称 文件级别 部门类别 流水号

文件管理流程

文件管理流程 文件号沪杭甬公司确定岗位关键业绩指程序文件版次标程序 编制审核批准共 1 页第 1 页 日期日期日期生效日期 更更标记处数更改单号更改人更改日期标记处数更改单号更改人更改日期 改改记记录录 1 目的、范围及适用 1.1 为了公司对工作过程的可控性,并为业绩评估提供的客观公正的标准,特制订本程 序。 1.2 本程序的适用范围为沪杭甬公司总部各部门及下属各管理处、分公司。 1.3 本程序由公司人力资源部拟订,其解释权及修改权归公司人力资源部。 1.4 本程序自2000年月日起执行。 2 职责 2.1 确定岗位关键业绩指标流程的总责任人是人力资源部经理。 2.2 人力资源部负责公司岗位关键业绩指标管理体系的建立与完善,并监督实施。 2.3 各业务主管负责制定下属的具体指标,并适时监控。 2.4 人力资源部负责考核的组织,协调平衡,并备案。 3 程序概要 3.1 公司在业务战略的指导下,在各部门预测的基础上,讨论确定下一年度的工作目标, 本项工作在12月份进行。

3.2 根据公司的年度目标,确定各部门的工作目标与计划。 3.3 根据公司及部门的业务计划,公司管理层与部门经理沟通,参照公司关键业绩指标体 系,确定部门经理关键业绩指标,并完成 FOCUS PLAN。 3.4 部门经理要求岗位责任人对下一年度该岗位的关键业绩指标进行预测。3.5 部门经理根据部门的工作目标,在公司关键业绩指标体系的基础上,参考岗位责任人 的预测,与岗位责任人讨论确定下属岗位的关键业绩指标,并完成 FOCUS PLAN。本项工作 在新年度的1月份完成。 3.6 人力资源部对业绩指标进行备案,并协助实施完成FOCUS PLAN中年度个人发展目 标。 3.7 主管关键确定的关键业绩指标对该岗位进行适时跟踪,及时解决发生的问题。 3.8 关键业绩指标作为定期汇报时的主要内容。 (文件号) 版次× (沪杭甬公司确定岗位关键业绩指标 评估程序) 文件号沪杭甬公司关键业绩指标体系程程序文件版次序 编制审核批准共 1 页第 1 页 日期日期日期生效日期 更更标记处数更改单号更改人更改日期标记处数更改单 号更改人更改日期 改改记记录录

文件管理程序

文件管理程序

1.目的: 为了规范本公司的质量管理体系文件的编制、修订、更改、审批和发行的处理方法,以确保各部门使用有效版本,防止作废文件被使用。 2.范围: 适用于本公司质量管理体系中所有文件与资料,如本公司质量管理手册、程序文件、作业指导书、表单,以及顾客标准、国家标准、国际标准、国家法律法规等外来文件和资料。 3.权责: 3.1.总经理 3.1.1.负责一级文件、二级文件的批准、人力资源管理制度及绩效管理制度、销售制度的批准。 3.2.销售部 3.2.1.负责对外部图纸资料的保存和转换为内部图纸资料。 3.3.技术部 3.3.1.负责图纸等技术资料及工艺类文件的发行、回收与保存原件。3.3.2.负责对转换为内部文件资料的图纸等技术标准的审核与确认。3.4.文管中心 3.4.1.负责技术文件以外的文件与资料的发行与回收、保存原件,并监管已发行的受控文件的保存状况。 3.5.相关部门 3.5.1.负责组织编制本部门内部作业指导书并监督其运作。 3.5.2.根据管理体系文件的适用性提出修订建议。 3.5.3.负责保证受控文件副本在其责任范围内的人员均可参阅及交回过时之程序文件。 4.定义: 4.1.文件

4.1.1.一级文件:管理制度、体系管理手册、销售制度。 4.1.2.二级文件:程序文件。 4.1.3.三级文件:作业指导书。 4.1.4.四级文件:管理体系中使用到的所有表单。 4.1.5.外部文件:顾客标准、行业标准、国家标准、国际标准及法律法规等外来文件和资料。 4.2.受控文件 4.2.1.受更改控制的文件,盖有红色圆形“受控文件”印章标识,如是图纸和零件表等技术作业指导书,则加盖蓝色圆形“受控文件”印章标识,发放时应作登记及签收,正本更改生效后,应回收过时正本进行作废处理。4.3.非受控文件 4.3.1.不受更改控制的文件,发放后正本如更改,可以不回收过时副本。如是技术部试验性图纸、作业指导书须加盖红色方形“试用文件”印章标识,正式文件生效后须回收进行作废处理。 5.流程图:(附件一) 。 6.作业程序: 6.1.新增或修订文件的提出、会签及审批 6.1.1.视工作需要,各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》提出增加新的程序文件或对现行的程序文件提出修订建议,由部门经理与总经理商议。 6.1.2.总经理同意后,将新增或修改文件连同“文件会签记录”交相关部门负责人会签,文件会签完成后,交文管中心审阅,呈报总经理审批后,正本须由文管中心存档。 6.1.3.视工作需要,各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向责任部门经理提出增加新的指导书或提出修订建议,责任部门经理须安排人员编写修订指导书,并按编号规则给该指导书进行编号。

企业公司文件密级管理制度流程.docx.

精心整理 文件密级管理规范 一.目的 为保护我司各项机密文件成果版权所有,规范我司对内外提供资料管理,维护我司知识产权等,根据有关规定特制定本制度。加强对公司内部各类文件资料的管理,使之利于提高效率和质量,又利于安全和保密。本制度包含纸质文件、电子版文件及磁盘u盘等任意载体实行的脱机保管保存的任何形式下使用。 为保证电子文件的安全和保密性,防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存(电脑保存和移动载体保存)有永久和长期保存价值的文本或图像、图 总经办所属。 二.范围 项中资料的使用、审查、审批和保密管理。 三.原则 责人管理。 要原则。 需要密码。 格式自动保存时请设置密码。 例:财务部绩效文件密码-GYHCWB11(其中11为文件编号,具体文件编号由各部门自定。)各部门具体相关文件是否私密和公开程度(对内及对外范围)需要各部门主管谨慎斟酌。例:咨询部相关绩效文件就需加密。咨询部学员报名信息可公开。 加密审查审批管理文件类型级别如下: ●公司生产发展中,直接影响公司及股东权益的重要决策文件资料及内容。此包 含公司尚未付诸实施或正在进行研究的生产盈利战略、生产发展方向、生产发展规划以及 经营发展决策。为绝密级。 ●公司发展规划、财务报表与结算报告以及各类财务统计资料报表、各类操作参数、三会对 内会议记录、重要会议记录、公司经营情况内部掌握管理的合同、协议、意向书以及可行

性报告。有关专利以及专有技术。包含教学指导技术性文件和资料、主要配置的重要参数。 为机密级。 ●公司尚未公开的各类信息和规章制度、计划、报表及重要文件经营数据、策划方案及有损 于公司利益的其他事项。员工人事档案、工资性、劳务性收入以及资料为秘密级。 ●公司高层的个人情况、电传、传真、书信等私人商务及生活信息。为普密级。 图1保密文件与涉密人员的对应关系 公司密级的确定。公司的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密、“普秘””四级别。 密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储,以“汉字代码”显示。

技术文件管理流程

技术文件管理流程 一、目的 对技术文件和资料的形成进行有效控制,明确文件编号、管理职责和文件格式,确保有关场所得到和使用技术文件和技术资料的有效版本。 二、范围 适用于本公司所有的工艺文件、产品标准和顾客图纸、工程规范、外来标准及其他技术文件和资料控制。 三、流程图

四、文件制定 1.文件编号 4.1文件的编号 4.1.1 4.1.2 1)验收技术条件YJXXX-ZZZZ 2)验收作业指导书YZXXX-ZZZZ 3)外协单位文件和图样的更改程序同上。 4)纸质形式技术文件经对次更改和/或文件内容不清楚时,技术部应对文件进行改版。 5)原则上外来工程图纸不作修改。如遇特殊情况与顾客协商进行修改。 备注:XXX —产品代号ZZZZ —文件年号 4.1.3 技术文件编号在文件封面左上角进行标注,右上角标注密级度。 4.1.4技术文件版本: 新制订的文件为A/0,为避免版本修订次数太多版本修订至第十次(A/0~A/9)时,须由制订单位在修订时申请废止,重新制订B/0版…。 2.文件编写 4.2 文件编写及职责 4.2.1技术部负责产品设计文件、工艺文件、技术标准及顾客提供的文件和资料、规范 的编写、校对、审批、更改管理。 4.2.2生产部负责作业指导书实施过程中的编制、校对、审核、更改、回收的管理。 4.2.3各有关部门负责本部门的技术文件的管理。 3文件的审核及更改 4.3.2 文件的审核 所有技术文件由总工程师对文件的可操作型,是否符合国家标准、行业标准和使用要求、是否符合国家相关法律、法规,是否满足顾客要求进行审核。并对其完整、正确、统一负责。 4.3.3 文件的更改及工程规范 4.3.3.1 文件的更改 1)当纸质形式技术文件需要更改时,由更改人填写《技术文件更改单》。主管负责人员更改时应注意各部门的图样及文件更改的一致性,防止遗漏。 2)技术文件更改时,由原审批人员审批,当原审批人员不在职时,可由指定人员审批,但必须了解原审批所需依据的相关背景资料。 d) 顾客工程规范(包括对其更改)的评审、发放、实施应在顾客规定的时间内完成。生产 部应保存每项更改在生产中实施的日期的记录,技术部保存所有适当文件的更新的纪

文件控制程序

文件控制程序 文件编号:OP-2001 文件版本:A 制订部门:品质保证部 发行日期:2015-6-1 分发部门: 财务部 业务管理部 人力资源部 产销协调部 模具开发部 品质保证部 CNC加工中心 核准:审核:制订:

※修订页

1.目的 本程序规定了公司文件和资料收集、整理、编制、发放、回收、更改、废止和保存的 管理方式,以保证公司所有工作场所使用的文件都是有效版本。 2.适用范围 本程序适用于公司发行所有的体系文件以及所有的外来文件和参考资料的管理。 3.责任部门 3.1文件制订部门 a)收集相关资料,并按规定的格式编写文件。 b)文件修订。 3.2各级主管 按照文件审核权责审批各级文件。(见4.3.1) 3.3文控中心(简称DCC) a)负责对各类受控文件(本文4.1中所列的各类文件)进行编码,保存受控文件正本; b)负责各类受控文件副本的分发、回收或作废文件的处理; c)负责文控中心的日常管理,确保文件的及时性,保密性,有性效; d)与各部门资料管理员一起对现场文件使用状况进行稽查。 3.4文件使用部门 a)只使用经文控中心分发的文件,不得私自复印、涂改受控文件; b)合理保存各类受控文件,以避免遗失、损坏、脏污。 4.作业程序: 4.1资料收集 4.1.1在编写/修改文件前,文件编定人员需收集相关资料和信息,并确保所收集的资料和信 息为最新版次。资料的收集包括以下方面: a)客户文件和图面﹔

b)行业标准; c)国家法令/规章、国际标准; d)公司内部各相关部门的要求; e)相关方要求。 4.1.2文件编定人员应对收集的相关资料和信息做前期的整理和评估,确保内容要正确,清 晰,完整。 4.2文件编写与修订 4.2.1文件制订人在编写/修改文件时,要确保符合以下要求。 a)文件格式: ?一、二级文件、三级文件管理规范类使用模版【OP-2001-01】编定。 ?三级文件产品关联标准类使用在文件模版库中使用规定格式进行编写。 4.2.1.2文件编号规则: a)一级文件编号规则: ?《五标管理手册》—【OM-1001】 ?《社会责任手册》—【SA/OM-1002】 ?《信息安全手册》—【ISMS/OM-1003】 b)二级文件编号规则: c)三级文件编号规则: ?管理规范类

档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员:

1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员 1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1)负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间:每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排

(完整版)外来文件管理流程

外来文件管理程序 1 目的 对外来文件进行识别,并控制其分发,防止误用。 2 适用范围 适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。 3 术语定义 外来文件:任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。 3.1 技术标准:涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准; 3.2 法规规范:与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章; 3.3 政策文件:国家和地方政府,以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知; 3.4 顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则,如图纸、技术规范等; 3.5适用的质量管理体系标准,工具书。 4、外来文件管理规则 4.1、保存期限:外来文件永久保存,随时更新; 4.2、编号规则:以外来文件名称为索引,不设内部编号; 4.3、使用方式:A、直接引用(如客户图纸) B、转换引用(如产品标准,接收准则等) C、参考(如工具书,体系标准) 5 工作程序 5.1 外来文件的获取 5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件: a.国家、省、市政府及各相关职能部门; b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社; c.互联网、电话传真。 5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认,并正确传递给相关管理部门。 5.2 外来文件的识别 5.2.1技术标准 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准,收到后应移交到技术部进行识别; b.识别标识的有效性,应对标准的发布实施年份进行识别,是否是最新的有效版本; c.标准中条文进行识别,应识别哪些条款是适宜的。 5.2.2法规规范 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章,收到后应移交到质检部进行识别; b.质检部对收集到的法规规范进行识别,识别其应实施的部门、范围; 5.2.3 政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知,收到后统一移交到办公室; b.办公室对收集到的文件进行识别,按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批; c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见,分送到相关人员进行传阅。 5.3 外来文件的分发 5.3.1办公室、质检部对外来文件识别后,将外来文件正本存档,副本及清单传递给技术部; 5.3.2对需分发的外来文件,由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放,并对相关人员及时进行宣贯; 5.3.3涉及到更新的外来文件,在发放新版本外来文件的同时,应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时,应在目录和正文中加盖作废字样。 5.4 外来文件的查询 各部门可根据需要,到各归口部门查阅。 5.5 外来文件的检查 质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查,对其有效性进行确认。

办公文件管理流程图

办公文件管理流程图 办公文件管理流程图编号:sm,014 部门名称行管部流程名称办公文件管理流程层次概要公司内外各类文件的起草、收发与管理 2 部门总经理分管副总办公室公司各部门各工厂外单位 节点 A B C D E F 1 开始 起草文件起草文件起草报告/请示 2 是是否需3 要会签 否 4 签发文件会签审查、编号审定 印刷打印文件 5 6 下发文件 文件存档执行文件执行文件 7 文件定期整理 8 9 接收文件处理审定发送文件签发 执行领导批示 10 转发、传阅 11 文件存档 文件定期整理 12 结束 13 编制单位签发人密级 下面红色为工作计划模板,不需要的下载后可以编辑删除~谢谢 工作计划

一、近期 今年是在新的工作岗位工作的年,是熟悉工作,履职,方法,积累经验的一年,年中“转变,”,即转变工作角色,工作职责。 转变工作角色:参加工作近十年了,从事的工作一直都单一,以至于对行业的工作所知甚少,以至陌生,县办公室全县的核心机构,工作涉及到全县各行各业,对此,在思考问题,事情时,跳出以前在的思维,摆正的位置,全局意识,转变工作角色。 工作职责:办公室对工作安排,尽快熟悉的工作和职责,熟悉县办公室的规章制度,工作要求;熟悉县办公室总体工作及年初工作,工作任务;三虚心办公室同志的,善于学习、勤于思考,在干中学、学中干,工作的运行和问题的程序;四要与科室同志总结前期工作,工作努力方向。 二、中期 在工作职责、工作任务,熟悉工作方的前提下,明年,自身锤炼,政治素质、能力、工作绩效“三个提升”。 提升政治素质:要善于从政治角度看问题。面临的情况多么,要从政治角度分析判断问题,清醒头脑。二要政治敏锐性。密切关注时事、时事,网络、报刊、电视等,敏锐把握方针政策动向,工作的性。要高尚的政治品格。眼界宽广、胸襟广阔、淡泊名利、甘于奉献、原则。 提升能力:提升写作能力。理论学习,注重平时公文写作中的锻炼,注意办公室同志撰写材料的学习,能交办的新文件拟稿任务。提升语言表达能力。说话训练,汇报工作、简洁、清楚。提升办事能力。领会工作内容,勤于思考,能工作职责或交办要求,的任务。 提升工作绩效:虚心、同志、等对工作的意见和建议,总结经验教训,工作,优质的工作。调研、信息报送等工作,能超额办公室下达的工作。

外来文件管理流程

外来文件管理流程 Document number:NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

外来文件管理程序 1 目的 对外来文件进行识别,并控制其分发,防止误用。 2 适用范围 适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。 3 术语定义 外来文件:任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。 技术标准:涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准; 法规规范:与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章; 政策文件:国家和地方政府,以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知; 顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则,如图纸、技术规范等; 适用的质量管理体系标准,工具书。 4、外来文件管理规则 、保存期限:外来文件永久保存,随时更新; 、编号规则:以外来文件名称为索引,不设内部编号; 、使用方式:A、直接引用(如客户图纸) B、转换引用(如产品标准,接收准则等) C、参考(如工具书,体系标准) 5 工作程序 外来文件的获取 a.国家、省、市政府及各相关职能部门; b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社; c.互联网、电话传真。 外来文件的识别 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准,收到后应移交到技术部进行识别; b.识别标识的有效性,应对标准的发布实施年份进行识别,是否是最新的有效版本; c.标准中条文进行识别,应识别哪些条款是适宜的。 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章,收到后应移交到质检部进行识别; b.质检部对收集到的法规规范进行识别,识别其应实施的部门、范围; 政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知,收到后统一移交到办公室; b.办公室对收集到的文件进行识别,按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批; c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见,分送到相关人员进行传阅。 外来文件的分发 涉及到更新的外来文件,在发放新版本外来文件的同时,应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时,应在目录和正文中加盖作废字样。 外来文件的查询 各部门可根据需要,到各归口部门查阅。 外来文件的检查

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