制造行业文档管理的解决方案
制造行业概述：
1、现有特点：
制造型企业由于自身业务包括研发、生产、销售、物流等多个环节，因此对于文档的管理有着全方位严格的管理要求，制造企业的通用文档管理规范就是对产品研发、ISO质量文件、日常办公等各种文档的全生命周期进行管理。一般包括文档的：创建，审批，发布，修改，分发，签收，追缴，归档，废止与恢复等各个环节。
2、行业需求：
制造行业迫切需要统一的文档管理平台，可以对生产资料进行安全统一管理。实现流程自动化管理，合理编排生产批号，设立数据中心，保留历史操作，实现消息网络全方位覆盖。
制造业公司管理常见问题
?产品众多、文档类型各异，散落存储在员工各个电脑上，需要调阅时东奔西跑，非常不便。
?每天都通过员工电脑共享，主要人员离职后，造成机密资料丢失与外泄，生产资料安全得
不到保障。
?硬盘损坏或病毒感染，造成生产资料丢失。
?质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审
核，费时费力，办理周期长，审核效率低。
?采用传统的纸质管理，大幅印刷、复印、打印，纸张成本很高，浪费严重。
?当设备出现故障、原材料需要采购、客户要求的规格改变、紧急订单要插单生产、发交期
提前或延后等情况时由于没有及时提醒，很容易造成工作失误。
?生产批号众多，不便统一管理。
?生产版本修订版管理不便。
?生产资料众多，查找十分困难。
?生产图纸预览不方便，想查看内容时要逐个打开图纸文件，有的大型文件打开速度缓慢，
浪费工作时间。
致得E6协同文档管理系统解决方案
文件集中存储
搭建海量文档、数字资产（CAD图纸、视频、音频）集中存储的平台，公司领导及员工可以实现跨地区地查询重要信息文件，实现资源共享，提高工作效率。
树形目录结构分类管理、权限机制完善、提供关联及锁定保护功能
文档不再是一个信息孤岛，按项目对文档进行归类，支持为不同部门的不同人员设置灵活的权限，保证文档使用的安全，同时支持锁定文档保证安全和通过唯一编码实现文档间的相互关联，方便查看，节约查找所需时间。
数据安全无忧
?安全备份功能，支持自动备份
数据库和完整数据备份两种方
式。
当数据或硬盘因人员误操作或病
毒感染等原因导致破坏时，可以利用完
整备份的数据在第一时间进行恢复，充
分保证内部核心数据的完整和安全。
?文档存储加
密功能，支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用数据资料。
开启文档存储加密后，系统会对数据资料混淆加密，若资料被非法窃取，则在其他计算机中无法打开。
加快审批流程运转
E6制造行业解决方案可以快速处理解决审批过程中的加签、退回等要求，节点人员登录系统即可快速处理相关事项，人找人转为事找人，效率提升。
文档扫描
致得E6协同文档管理系统实现与各种扫描仪的
无缝集成，优化扫描速度，可扫描各种大小和类型的
纸张、卡片。扫描后会将货单转换为组织有序的电子
化的图片或者多页PDF文档保存下来，方便查找、使
用和共享。
即时消息提醒
系统支持即时消息、邮件、短信的发送，根据需要会以不同形式将信息通知到各部门及人员，避免了因消息传播不到位而造成的工作疏漏，为企业减少了不必要的损失。
自动编号
支持自动编号，让集中管理的生产资料批号按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷。
修订版管理
可以很方便的查看文档的最新版本以及生产计划有过哪些改动，保持文档版本的一致，避免使用错误的版本造成损失。
支持高级搜索，快速精准定位
支持根据文档标题、作者、类型及内容中的字、词、句、正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等多种方式进行快速搜索，解决了生产资料查找难的问题。
CAD图纸预览
支持制造业中的AutoCAD以及其他专业工程文档的预览更新，并且能增加关键字摘要，便于在海量资料中快速搜索。
项目文档管理办法 （V1.1版本） 2015-04-14
1 引言 1 .1编写目的 制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展； 制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。 2 任务概要 2 .1工作内容 项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。 2 .2工作要求 项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。 2 .3工作程序 对于项目常规文档： 1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。 2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行
汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。 3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。 对于项目存档文档： 1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。 2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。 注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。 3 文档管理 3 .1总则 3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。 3.1.2 所有存档文件根据需要归档。 3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。 3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。 3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。 3 .2范围 3.2.1 项目准备阶段 a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；
? ?
XXX 信息资产管理系统 设 计 方 案
2011年9月目录
一项目设计概述 1.1项目现状及需求分析 项目现状 在目前的人工管理状态下，存在着对人为操作的严重依赖，服务质量难以监控，需要一套先进可靠的管理系统，避免给IT 系统带来更多的运行维护管理风险。 ?没有合理的服务级别评估机制，导致项目运营时无法实现服务承诺。 ?开展运营外包无法评估服务级别所需资源和成本，投入与收益难以量化。 ?服务质量不稳定。更多原因是现场服务标准不够明确，服务质量大多依赖于个人的技能和知识水平、态度。 ?服务管理不细致，导致服务质量影响信息系统运维目标难以达成。 上述的管理风险常常困扰信息化深入推进时，因此需要进一步提升IT 服务管理的科学性、规范性、标准化，为高速发展的业务经营提供有力的支撑。 1.2项目目标 引入IT 服务管理的国际最佳实践理论ITIL，提升管理创新能力;建立一套基于国际ISO20000 服务管理标准的ITSM 体系和ITSM平台工具，固化相应的IT 服务管理流程，提高工作效率，降低IT 服务风险。 ?实现IT服务管理的信息化，规范IT服务管理流程，提高IT服务管理的工作效率和服务质量，降低IT服务成本，提高用户对IT服务的满意度。 ?通过服务台为IT服务的用户提供一个单一联系点，协调IT部门和用户之间的关系，为IT 服务的运作提供支持。 ?通过事件管理流程，在给用户和公司的正常业务活动带来最小影响的前提下，使IT系统能
够尽快地返回到正常工作状态；保留事件的有效记录，以便能够权衡并改进处理流程，同时给其他的服务管理流程提供合适的信息，以及正确报告进展情况等。 通过资产管理功能及其相关流程，对单位的所有IT资产的基本资料进行登记和维护，为资产相关的运维服务管理提供必要的信息基础，并对资产的配置变化进行跟踪，基本实现IT 资产的配置管理。 1.3系统功能设计 1.3.1服务台 对服务请求信息提供必要的初始支持，根据需要启动相应的服务流程，支持自动派单和人工派单，并对服务流程跟踪监督，同时向服务请求方反馈服务结果信息。 服务台的基本要求如下： 1）为用户提供IT服务窗口，用户可以通过该窗口填写故障申诉和服务申请记录。 2）能够支持用户通过电子邮件的方式提交投诉和服务申请。 3）能够提供预定义故障和申请服务的类别，自动激活不同的处理流程。 4）用户能够通过电话咨询、网站查询等方式了解自己提交的投诉和服务申请的处理结果。 5）支持对故障和服务申请的跟踪督办，确保所有的故障和服务申请能够以闭环方式结束。 1.3.2事件管理 事件管理包含以下功能：
江苏力福特随车起重机股份有限公司Q QMS-A版作业文件 QG/LIFT F01-2008 产品图样和技术文件管理办法 发放编号： 受控状态： 修改状态： 编制：审核：批准：生效日期：年月日
产品图样和技术文件管理办法 1 目的 明确技术图样与文件的编制、签署、更改及标准化等内容，对（电子版）技术图样与文件,进行有效的控制,。 2 适用范围 适用于产品图样、工艺图样、设计文件和工艺文件的管理。 3 职责 产品图样及技术文件由专职人员进行管理。 4.产品及技术文件编制和管理 4.1 术语和定义 a.车辆类别代号 表明车辆所属分类的代号。 b.主参数代号 表明车辆主要特性的代号。 c.产品序号 表示主参数代号相同的车辆的投产顺序号。 4.2整车产品型号的构成 整车产品型号由企业名称代号、车辆类别代号、主参数代号、产品序号和专用汽车分类代号组成。 a.随车起重运输车 随车起重运输车型号标记如下： FT 5 ××× J SQ ×× 企业自定代号：（表示起重机最大额定起升质量）； 用途特征号：（表示随车起重运输车）； 结构特征代号：（表示起重举升车）； 产品序号：（原车型为0；其余为 1、2、3…）； 主参数：（表示车的总质量）； 车辆类别代号：（表示专用车）； 企业名称代号：（表示公司）。 标记示例：LIFT5261JSQ10 表示公司生产的整车总质量为26吨、最大额定起重量
为10吨的随车起重运输车，产品序号为1。 b.液压起重机型号的构成 液压起重机产品型号由用途特征号、最大起重量、臂的结构形式、设计顺序、臂的节数、副臂及副臂的节数组成。 液压起重机产品型号标记如下： S Q 3 Z A 2 (T) J 2 副臂伸缩的节数（用数字表示1、2、3…）； 折叠副臂（用字母“J”表示）； 特殊行业专用起重机（用字母T表示）； 液压伸缩臂的节数（用数字表示1、2、3…）； 设计顺序（用字母表示：A、B、C…）； 臂的结构形式（“S”表示伸缩臂，“Z”表示折叠臂；“F”表示折叠臂）； 最大起重量（用数字表示单位：吨；非随车起重机表示最大工作幅度及起重量）； 用途特征号（SQ表示随车起重机；GKD表示港口起重机；CD表示船舶起重机；）。 标记示例： _____ SQ3.2SA1 表示最大起重量为3.2 吨的伸缩臂式液压起重机，其中该产品为第一次设计（基本型）的伸缩臂的节数为一节。 _____ SQ6.3ZB2 表示最大起重量为6.3吨的折叠臂式液压起重机，其中该产品为第二次设计（该进型），伸缩臂的节数为2节。 _____ GKD1015 表示港口液压起重机，最大工作幅度10米，最大起重量1500kg。 4.3产品图号编制规则 a.产品图号采用隶属编号规则，前半部分表示产品型号(底盘改制号、附件型号,通用件型号,客户定制产品型号等,其中客户定制产品型号的编制由科技部负责人统一编制,确保不重复的原则即可)，后部分表示隶属编号，每位采用两位（通用件三位）阿拉伯数字表示，部件之前用点隔开，零件之前用短横杠隔开。其中附件包括如下内容:泵架总成、油泵总成、副梁总成、卷杨机构总成(专指折叠臂产品使用的)、附加支腿总成、
e-Document: 知识文档管理 e-Document，创建知识积累、共享、利用和创新的平台。 1.问题的提出 作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。 2.解决方案 e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。 ●人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上； ●市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和 归集； ●强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识； ●一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。
3.模块架构 各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库；知识文档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。 4.模块综述 e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档； e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务； e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用； e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性； e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。
项目管理文档填写及流程管理规范 1 项目文档管理 (2) 1.1项目前期 (2) 1.2项目中期 (2) 1.3项目后期 (2) 1.4项目整个周期 (3) 1.5硬件及网络布线 (3) 2 项目管理流程 (3) 2.01项目管理整体流程 (3) 2.02项目立项单流程 (5) 2.03项目调研流程 (5) 2.04项目计划审批流程 (6) 2.05项目预算审批流程 (6) 2.06客户上线准备调查报告 (6) 2.07出差申请单 (6) 2.08项目周报 (7) 2.09新增需求单 (7) 2.10项目费用申请单 (7) 2.11问题集审批流程 (8) 2.12项目转售后服务流程 (8) 2.13奖金制定流程 (8) 2.14洽谈报告 (9)
1项目文档管理 1.1项目前期 《项目整体进度步骤》 《系统功能要求》 《客户资料信息表》 《项目立项表》（产品版本、项目人员） 《项目实施计划表》《项目实施详细时间表.》 《项目预算表》 《系统初始设置表》 《进驻现场准备表》（与系统相关的其他项目时间进度、如设备到长时间、人员安排、机房建设） 《标准培训文档》 1.2项目中期 《服务器设备调试报告》（服务器配置数据库配置） 《POS设备调试报告》（pos机配置型号、系统安装配置） 《其他设备调试报告》（条码打印、电在称、价签、等等） 《培训确认报告》（培训功能模块、时间、人数、部门、负责人确认） 《系统正式使用确认报告》包括转入售后部分 1.3项目后期 《文档提交确认单》 《售后服务单》
1.4项目整个周期 出差申请单（参考财务） 《项目增项需求单》（新需求或变动） 《项目周报》 《项目分配奖金表-部门》 费用申请单（参考财务单据，应用项目当中设备采集、或特殊费用申请单）系统问题集（将项目中遇到的系统问题和客户的一些意见记录成文件，为产品升级提供依据） 1.5硬件及网络布线 《设备验收清单》（包括第三方软件） 网络布线报告（由第三方布线公司提供） 2项目管理流程 2.01项目管理整体流程
产品图样技术文件管理制度 1. 主题内容与适用范围 本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。 目的是对文件和资料进行有效的控制。 本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2. 引用文件 SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-2009 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-2009 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-2008 质量管理体系技术状态管理指南 Q/YTD 1002-2011 《企业档案分类编号及标识》 3. 产品图样及技术文件的编制要求 3.1 产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状 态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。 3.2 在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏 感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十 进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4 产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4. 各部门职责 技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研 发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。 生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责； 质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。 销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。 技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。5. 会签 5.1 会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2 会签路线 产品图样按下列规定逐级会签： 拟制→审核→工艺（需要时）→标准化→批准
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
项目文件资料管理制度及流程 为了保证项目信息沟通流畅，文件资料管理责任明确，根据项目部文件资料管理制度，特制定本制度及流程。 一、本制度执行范围 包括项目所有对内、外函件、通知、文件、技术资料、工程资料等。 二、责任划分 技术部统一管理以下工作内容： 1）统一负责业主、监理、项目管理公司对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对业主、监理、项目管理公司的所有文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。 2）统一负责监理、设计、对项目所有的图纸、洽商、通知等有关的文件资料及项目所有对监理、设计的有关工程的函件、内部施工方案、措施、技术变更等资料的收发、打印、归档等管理工作。 3）统一负责分包单位对项目所有工程文件资料、函件及项目对分包单位的函件、工程资料、通知的收发、打印归案等管理工作。 4）统一负责公司、地方政府对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对公司、地方政府及项目内部有关行政管理文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。 三、责任人 1、技术部： 四、文件资料管理规定 1、所有收、发文件必须做好收发记录，并经签字认可。 2、所有内部文件、通知等由打印部门在计算机上存档，不再留书面记录。需书面资料、文件的应用废纸打印。 3、所有收发的函件、通知等必须由指定责任人负责处理，送交有关领导签字，并负责送交有关人员。 4、所有收到的文件、资料必须存档并进行扫描。 5、所有收、发的有关工程的计划、函件等文件资料必须交项目经理（执行经理）审阅。
6、所有发文需提交一份给资料室统一存档，发文部门自存一份。 7、项目对外发出的函件必须使用统一的格式、编号。由项目资料员统一发放。 8、所有工程图纸、变更、技术函件等资料必须保存好，人员变更时必须要做好交接工作。 9、发文时若项目经理（执行经理）不在项目，需电询项目经理（执行经理）后处理，不得私自代签。 10、所有文件资料的管理必须符合有关规定，不得遗失。
文档管理系统的设计与实现 发表时间：2019-03-27T11:31:20.533Z 来源：《基层建设》2018年第35期作者：曾智翔 [导读] 摘要：随着信息化时代的到来和大数据计算的普及，电子文档的整合方法越来越为企业所看重。 海南电网有限责任公司信息通信分公司 570203 摘要：随着信息化时代的到来和大数据计算的普及，电子文档的整合方法越来越为企业所看重。然而，企业在文档收集、文档整理以及文档转换的过程中，时常碰到一些棘手的状况。本文针对上述棘手状况设计与实现了文档管理系统，描述了其设计要求与主要功能，以期为今后的研究做出参考和借鉴。 关键词：文档管理；设计；实现 一系统设计现状 企业或政府部门在日常运转或信息资源管理的过程中，时常有搜集信息、整理资料以及生成文件的需求，上述需求的载体与媒介通常为电子文档。在文档管理这一概念生成之初，相关信息资源的管理部门对文档的整理方法较为粗放，即海量的电子文件，及其包含的信息通常仅存储在与文件所示工作内容相关的人员的电脑中。随着企业规模的扩大和业务领域的拓展，电子文件的数量也随之增多。对电子文件进行系统化管理的缺乏，无疑是与信息化办公高效性及快捷性初衷相背离的。 企业或政府部门电子文档的来源主要有三：其一为企业内员工撰写的电子文档；其二为以互联网为媒介下载的资源；其三为业务往来过程中合作伙伴提供的电子文件。正如上文所述，电子文件的储存地点目前多为与文件所示工作内容相关的人员的电脑、移动硬盘或是云盘中。这些电子文件的管理方式存在一定的风险性，一但存储文件的电脑或硬盘丢失和损坏，其中的电子文档可能会永久性损坏；而存储于网络云盘中的方式又使得文件的传递时间变长，从而令相关人员无法迅速抓取文档中的信息，间接地拖慢了办公效率。 随着信息化时代的到来和大数据计算的普及，电子文档的整合方法越来越为企业所看重。然而，企业在文档收集、文档整理以及文档转换的过程中，时常碰到如下几种棘手的状况：其一为无法顺畅实现多种文件格式的相互转化，例如doc格式与pdf格式的互转等；其二为无法将网页中的文字进行拷贝，这是由于网站设置了权限限制用户抓取；其三为受限于文件的版本，使得电脑端检索文件困难。 二设计要求 （一）最终目标 笔者认为，设计文档管理系统的最终目的应为：基于企业的网络办公平台，设计与实现涵盖文档共享功能、操作简洁、维护方便、升级迭代快的完整文档管理系统。从而另企业内部各个部门实现权限内电子文档的共享，且方便各个项目组能够目的导向地快速查询、抓取以及整理和转化相关信息，做到对每份文件从生成到删除的全过程记录。 设计出的文档管理系统的具体功能主要有七：其一为对相关文件的生成、修复、预览、存储、删除以及备份等所有过程的客观记录；其二为对相关文件的类别划分（基于多个角度），并对细分的文件类目进行汇总；其三为对相关文件的多种格式转化；其四为针对不同用户给出对系统内文件的不同访问权限；其五为对疑似病毒文件进行隔离、杀毒或删除；其六为对误操作丢失的文件进行恢复；其七为与用户交互的友好性。 （二）运行环境搭建 关于如何建立文档管理系统的运行环境，当下较成熟的国际企业多数选用了B/S作为技术架构，这是由于此种技术架构利于访问人员使用浏览器进行登录。底层的架构通常选取具有可移植性且安全性强的J2EE架构，并预先留置接口针对不同的应用原件进行封装与整理，使系统整体配置具有灵活性和可扩性。 三主要功能综述 文档管理系统并不只针对文档，其主要功能包含如下四项：其一为文档管理；其二为用户管理；其三为权限管理；其四为系统管理。文档管理是指系统对不同格式存储的电子文件进行上传、修改、划分、删除、转换、查询、校对以及预览等等。上述几种主要功能中，又以文件的查询功能最为重要；用户管理是指具有管理员权限的系统使用者，对用户的级别以及信息进行设置；权限管理是指级别不同的用户具有不同范围的系统内文件访问权限。 （一）文档管理 1.文档上传 上传功能下，存储于PC端的不同格式文件均可以人工、自动、单独以及批量的方式上传至网络，同时也可从网络中以上述四种方式对文档进行截取；在网络中浏览文件时，本功能应可以实现打破网页设置的禁止复制限制，并可由用户端在下载后添加并上传该文件的目录及结构图。 2.文档修改 文档修改功能下，系统用户可在线查看以doc、pdf、caj等不同软件存储的文档，并对其内容进行修改且保存。值得注意的是，若文件为特殊文件，系统应对不同用户的修改权限进行严格设置。 3.文档划分 文档划分功能下，系统用户可以人工、自动、单独以及批量的方式对所选中的文件进行分类，分类的依据亦可根据用户喜好选择为题目、摘要、正文、格式以及作者等标准。此外，具有相关权限的用户应可对原有分类依据进行进一步细化地增加，例如法律法规、企业政策等等。 4.文档删除 文档删除功能下，每个用户均可删除自行上传的文件，具有高权限的用户或管理者可删除低权限用户上传的文件。 5.格式转换 调查显示，目前企业最需要的格式转换功能为pdf与doc及jpg格式的互转，这一功能应该在此版块进行实现。 6.文档查询 文档查询板块包含的功能主要有三：其一为全文文本的查询，此功能下系统用户可以对系统中所有文档，或某一类别的文档按照关键词条的匹配程度进行查找甚至模糊查找；其二为精准查找，即系统用户能够基于多个角度（题目、摘要、正文、格式以及作者等）找到所
可视化电子图文档管理系统介绍
目录 1．简介 (3) 2．功能介绍 (3) 2.1数据登录 (3) 2.2权限管理 (4) 2.3图档浏览 (5) 2.4图档编辑 (7) 2.5检索 (8) 3．产品架构 (9) 3.1构成组件 (9) 3.2 B/S和C/S架构分析 (10) 3.3数据库使用分析 (10) 4．核心技术和要点分析 (10) 4.1可视化表示技术 (10) 4.2标注编辑技术 (11) 4.3属性管理和检索分类 (11) 4.4分屏显示 (11)
1．简介 可视化图档管理是指通过浏览被管理的电子图纸、文档的内容来管理电子图档的方法。和普通的图档管理相比，可视化管理具有明显的优势： 不依赖于原有图档软件的存在，就能够浏览、打印、标注图档数据，尤其是不可能在每个浏览者的机器上安装的专业CAD软件的产品； 系统中同样的数据表示内容相同，从而避免因为原有软件系统的版本的不同导致的浏览结果的不同； 对于需要的图档的能够迅速定位和使用； 目前，在日本国内，可视化图档管理软件由日本的“经济振兴计划”支持下，正在不断的被各大企业、大型机构广泛使用。 2．功能介绍 2.1数据登录 通过数据登录功能，将分散在网络中各个PC上的电子图档文件，按照用户定义的规则，连带属性分类和属性数据集中登录到管理系统的数据库中。这个过程可以在无人职守的时间自动进行，而且支持连带子目录的登录。 登录时，管理系统的登录引擎将会分析、处理、形成系统需要的表示数据和预览数据，所以可能需要电子文件对应的原有系统。在实际应用中，用户一般是将登录工作集中到某些特定的机器上进行，从而降低对于其它客户端的影响。
文档管理系统解决方案 2010.08
1概述 .............................................................................................................................................................................. - 4 - 1.1系统目标 (4) 1.2系统框架 (4) 2设计方案 ...................................................................................................................................................................... - 5 - 2.1系统管理 (5) 2.1.1组织机构 ........................................................................................................................................................ - 5 - 2.1.2人员管理 ........................................................................................................................................................ - 5 - 2.1.3编码配置 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.1.4权限管理 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.1.5文档后台管理 ................................................................................................................................................ - 6 - 2.2文档管理主页 (6) 2.2.1文档发布 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.2.2文档排名 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.2.3文档推荐 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.2.4文档分类 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.3文档管理功能 (6) 2.3.1文档上传 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.2文档下载 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.3文档阅读 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.4文档播放 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.5文档查找 ........................................................................................................................................................ - 8 - 2.3.6文档统计 ........................................................................................................................................................ - 8 - 2.4系统接口 (8)
企业设备管理系统解决方案 适用对象 电力、冶金、石化等设备量大、设备管理复杂的企业 系统简介 太极设备管理系统以提高设备运行的经济效益为目标，协助企业建立综合维修模式下的科学管理体系，对设备档案及设备检修的信息共享，实现设备检修工单等网上流转，为设备管理人员节约送单时间，提高设备管理的办公效率，使设备管理人员更多地关注设备运行和设备检修工作。 功能描述 1、基本信息管理 基本信息是整个设备管理系统的基础，为保证信息的正确、统一和权威性，信息内容应机动部统一编制，并由机动部有关人员或指定的系统管理员统一输入。 1.1组织机构管理 依据企业的管理部门信息，在系统内把企业与设备管理相关的部门输入系统。并按管理的层次结构建立组织机构，体现各组织机构的上下级关系。依据编码原则，录入部门的编码和名称。 1.2岗位管理 依据企业的岗位信息，在系统内把岗位信息输入系统。并把岗位分配到相关的部门。 1.3用户管理 把系统的用户信息输入到系统中。并把用户分配到相关的岗位下。并分配功能权限。 1.4功能权限管理 灵活的功能权限分配。系统可以分配功能到部门，也可以分配功能权限到用户。 1.5设备信息管理 单位名录、装置名录和设备名录的建立。设备标准分类信息的录入。 2、设备档案管理 设备档案依据设备标准分类信息建立档案。根据企业的实际情况定制档案的内容和类别。现有炉类、塔类、反应器类、贮罐类、热换设备类、通用机械类、动力设备类、仪器仪表类和起重运输设备类档案。 3、设备更新及大修计划管理 设备更新和大修计划是企业的年度设备维修计划。确定设备维修费用总数，按检修周期、及设备运行情况预先列入设备更新和大修计划，并完成计划的编制。 系统实现设备更新立项审批表的录入、上报审批和打印。实现设备更新计划的编制、上报、汇总、整理和打印。实现设备大修立项审批表的录入、上报审批和打印。实现设备大修计划的编制、上报、汇总、整理和打印。 4、压力容器检验管理 压力容器检验计划生成。从压力容器档案中按压力容器检验周期和压力容器检验时间确定需要检验是压力容器，形成压力容器检验计划。供设备管理人员使用，送设备检测中心检验。压力容器检验报告生成。把压力容器档案数据和设备检测中心检验结果，按国家规定报告格式可以形成压力容器检验报告。可以查询和打印。
试论电子文档安全管理系统方案设计-论文论文关键词:电子文档 泄密 传统控制方案 有效控制方案 论文摘要:为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。以犯罪行为心里学为理论指导,以安全事件过程管理为主线,实现事前预防、事中控制、事后审计的安全管理。 现在大家谈论到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒体的宣传下,病毒、黑客已经成为危害信息安全的罪魁祸首。然而,对计算机系统造成重大破坏的往往不是病毒、黑客,而是组织内部人员有意或无意对信息的窥探或窃取。从技术上来讲,内部人员更易获取信息,因为内部人员可以很容易地辨识信息存储地,且无需拥有精深的IT知识,只要会操作计算机,就可以轻易地获取自己想要得资料,相对而言,黑客从外部窃取资料就比较困难,首先,他们要突破防火墙等重重关卡,然后,还要辨别哪些是他们
想要的信息。 FBI和CSI对484家公司进行了网络安全专项调查,调查结果显示:超过85%的安全威胁来自单位内部,其中16%来自内部未授权的存取, 14%来自专利信息被窃取, 12%来自内部人员的欺骗,只有5%是来自黑客的攻击;在损失金额上,由内部人员泄密导致的损失高达60,565,000美元,是黑客所造成损失的16倍,病毒所造成损失的12倍。这组数据充分说明了内部人员泄密的严重危害,同时也提醒国内组织应加强网络内部安全建设。 1 电子文档泄密途径主要有以下几点 1)通过软盘驱动器、光盘驱动器、光盘刻录机、磁带驱动器等存储设备泄密;
2)通过COM、LPT端口、调制解调器、USB存储设备、1394、红外线等通讯设备泄密; 3)通过邮件、FTP等互联网方式 泄密; 4)接入新的通讯或存储设备,如:硬盘; 5)通过添加打印机、使用网络打印机将资料打印后带出; 6)通过便携式电脑进入局域网窃取信息,带离单位;
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
edoc2文档管理解决方案 随着知识电子化时代的不断发展，人们对文档知识管理的需求，越来越强烈。企业或组织对其最重要的累积资产——文档信息(如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等)统一管理，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性。 文档存放无序：无论是政府机关、设计院、企业等单位，工作体现在大量的文档中，包括项目文档、公文、图纸、票据、文件等。这些都是人们知识劳动的结晶。然而，这些文档无论是电子文档还是纸质的文档大多被杂乱地存放着。 文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时共享文件夹的方式进行传递与共享。这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。 信息检索困难：由于文档存放无序，大量的文档只能够依靠手工的硬盘备份存放形式或纸质存放形式进行管理，无法从这些海量的文档中快速得到所需要查看的文档。常常还有遗失的现象，查找起来十分麻烦。 信息可复用程度低下：由于文档信息无法共享，查询检索及其困难，还有许多纸面传真信息的存在，可重复利用的价值几乎没有。 保密性差：由于文档存放无序，没有统一的管理系统，更不可能存在权限的管理，文档的安全性无从谈起。 资源浪费严重：由于信息重复利用率低，增加了大量的重复而繁琐工作，造成资源的巨大浪费。 edoc2图文档解决方案 针对企业在图文档管理中那面对的许多问题，edoc2系统都在图文档管理方案中提出了对应的解决方法。 1.为解决文档管理分散的问题，edoc2系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档集中存放在服务器的电子仓中，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，让用户在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业数据管理的难度。
文件管理系统设计方案 传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。 由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理，达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。 一、文件管理系统的建设目标和意义 目标： 满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要 通过文件的集中管理，使企业实现资料共享，资料同步更新 企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理，保证了资料的保密性和安全性 简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为企业争取更多 利润 把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合 把先进的数据库技术运用于文档管理，促进企业信息化管理的进步文件管理系统建设意义： 1、分类、管理企业文件 文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行存放管理。 文件管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程
度保证企业的文件安全。 2、共享、学习企业文件 文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文件资本，拓宽部门和员工的知识范围。 3、应用、增值文件资本 文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形知识结构化，隐形知识显形化。 通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了关键业务领域的损失，让业务运行不辍。 4、提升企业竞争力 创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率。建立企业新文化，鼓励思想自由，培育创新精神。 通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来增加收入。 二、文件管理系统的建设要求 首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括： ?对信息的发布，比如直接发布各种内容 ?对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文件 ?对数据信息的管理，如各类报表等等 有利于充分利用文件： ?对链接的处理：在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节 ?强有力的索引能力，特别是全文检索 ?对于动态数据的强有力查询能力，比如可以根据各种条件进行查询