高校院系资料室与图书馆资源共享理论与实践探索
王菊花
（南昌大学图书馆江西南昌 330031 ）
【摘要】：本文以南昌大学图书馆与院系资料室资源共享改革为实例，分析了高校图书馆与院系资料室的功能特点和存在问题。重点就建立行之有效的管理体制机制和不断提高院系图书资料人员素质等两个方面进行了比较深入的讨论。
【关键词】：高校图书馆院系资料室网络环境文献资源
资源共享
引言
高校图书馆是学校的文献情报中心，是为教学和科研服务的学术性机构，它的工作是学校教学和科研工作的重要组成部分，应履行教育职能，情报职能，为学校培养有理想、有道德、有文化、有纪律的社会主义人才，发展教学科研文化事业，建设社会主义物质文明和精神文明作出贡献。随着现代化技术、计算机信息网络的不断发展，图书馆自动化水平不断提高，校园网的建设，文献资源保障系统的建立，使高校图书馆在学校教学和科研中地位越来越重要。
根据《普通高等院校图书馆规程》的规定：“高等学校的系（所）资料室的主要任务是进行与本系（所）有关专业文献情报的收集、整理和研究，面向全校有关人员开展文献情报服务。”它精辟地概括了全校图书馆情报系统的基本任务。作为高校图书馆组成部分的院系资料室的建设，是高校图书馆建设的一个重要组成部分，是图书馆功能的延伸和补充。图书馆与院系资料室协调合作、优势互补，共同为高校的教学、科研工作和广大师生服务。因此，重视与加强院系资料室的建设，也是提升高校图书馆建设的重要方面。
一、图书馆与资料室的功能分工与比较
高校图书馆是学校在校教职工、科研人员、学生等进行阅读和学术活动的重要场所，是为教学、科研提供信息服务的重要机构。在书刊收藏上，能结合学校的各学科专业，系统地、完整地、将利用率较高的教学专业图书集中入藏，及时解决读者用书的需求。同时高校图书馆又是服务性组织，是教学和科研重要学术机构。它的职能表现为
传递科学情报、提高科学文化水平、进行思想教育、保存文化遗产。为适应社会的发展，担负着培养德智体全面发展人才的任务，对学生进行道德品质教育和专业教育，扩大学生的知识面，利用文献方法指导的重要任务。
图书馆与系资料室在其使用功能上有相同及不同之处。图书馆在文献资源建设中具有全方位信息资源的综合性特点。因馆舍面积大，阅览座位多，藏书丰富，检索工具、及种类齐全，读者相对稳定，并拥有天然的用户群，称得上是高校文献资源建设的“龙头”。院系资料室主要面向本系或学院的教师服务，以资料工作为主，在业务上坚持资料管理与资料编研并重的原则。在图书馆的带动下共同完成为高校师生的教学、科研和学习服务的使命，在此基础上做好书刊借阅、零散资料的整理与汇编，专题资料卡片的制作，最新科研进展的通报等工作。它有很强的专业性，其服务对象是根据各院系的教学和科研特点而定，学术气氛浓，读者大致有教育研究者型（主要为从事教学和实践的科研人员）、管理人员型（从事教学管理和学生工作管理等），因此读者量、馆舍、资金和藏书量等方面相对图书馆来说显得就少。
资料室的工作要求专而精。具体表现为信息资料收集上的专业化，提供情报服务的精深化。资料室是为本系的教学与科研充当耳目和参谋，为教师提供文献情报服务，教师为资料室提供学科信息的优化循环系统。而且资料室集图书、报刊于一室，为教师查寻节省时间，在有限的空间内完成全方位、多层次、多角度获得信息的过程，便于读者积累知识。同时，资料室是各院系教学设施的一部分，管理上较自如，教师借阅不受时间、数量限制、手续简单方便。
二、存在问题与原因分析
(一)、各自为政，浪费严重
学校图书馆属公益性、服务性部门，它是高校发展的三大支柱之一。因此，建设经费由财务部门直接下拨，资金相对稳定和有所保障，虽然高校经费紧张，但图书馆的建设经费仍逐年有所增加，以至在书价不断上涨的情况下，每年也能采购一定数量的文献资料及相应的设备，为图书馆开展服务提供了重要保证；而各院系资料室却没有固定的专业经费，其资料购置是从自己部门的业务费用中挤出一小块使用，很容易造成图书配置不合理、各专业文献馆藏结构失调，或多且滥、或少但不精，特别是新专业，出现没有资料信息可查，严重地影响了教学和科研工作。俗话说:“巧妇难为无米之炊”。没有一定的经费保障，要想获得更多的情报信息以吸引用户是不可能的。
长期以来，学校图书馆与院、系资料室形成条块分割，各自为政，建设与服务孤立封闭，形成一种分散型的管理体制。业务工作名义归图书馆，实际上图书馆不可能也没权利对系资料室的业务统一领导；由于图书馆与系资料室自成体系，在文献管理上，缺乏统一的协调管理，因此产生校内文献经费难以统筹安排，合理使用，图书馆与系资料室重复订购图书和期刊，造成浪费经费的现象；据资料调查，某高校图书馆与各院系资料室期刊重复订阅达63%，有两种杂志订有20份。而一些有理论学术价值或专业性强的外文原版图书和期刊、受经费限制，倒成为图书馆与资料室的真空地带，出现学术书刊断层区。另一方面，科学技术不断分化、边缘学科、交叉学科越来越多，学科前沿发展迅速，本系资料室由于经费不足，文献资料又不能满足教师、科研需要，经费状况好的院系自筹资金购买教学急需用书。对于教师、科研人员更需要利用外系、外专业的文献信息服务。加之系资料室只对本系教师、研究生开放，有时接纳少数本科生写论文，使外系师生无法享受文献信息服务。造成文献资料短缺和闲置并存局面。给读者利用文献带来不便，对高校的教学、科研发展十分不利。
(二)、方式陈旧，缺乏交流
传统的工作流程制约图书馆与系资料室交流和沟通。虽然高校图书馆已实现了计算机管理，高校图书馆在服务内容、服务方式上仍以传统为主。而系资料室由于设备和人员或其它原因，仍停留在手工作业阶段，有的资料室购买图书后不进行编目，而直接上架，图书排架管理混乱，不按规定手续和期限借阅图书资料；图书文献资料著录不规范，著录信息简单，未采用MARC格式著录；有的资料员还兼职其它系里工作；有的连家底都摸不清，如果工作方式不加以改善，经费不能合理利用，这些都有碍于文献信息的交流与共享。
三、对策与措施
（一）、建立行之有效的管理体制机制
学校图书馆作为文献信息的组织协调者，要从宏观上把握全校信息资料的分布情况，从学校文献信息资源的整体建设出发，规划协调与系资料室的经费和设备使用。采用统一的计算机管理软件系统，对系资料室的使用权限和级别做出规定。应组成以图书馆技术部各系网络管理员为主的技术指导监督小组，负责对全校文献信息系统的维护与管理。搞好图书馆与资料室的共同建设，建立一个以图书馆为主体的信息网络中心，图书馆对各院系购置的图书文献统一由图书馆进行验收、分类编目、著录，然后典藏给各学院，各学院取书时进行验收签字。从而更好地实现文献资源共享，大大提高文献利用率。
文献资源是学校建设和发展必不可少的重要资源。而各院系资料
室图书文献基本上都是手工管理模式，图书编目“各成体系”、格式不规范，一个学校内图书文献订购重复率高，造成大量资金的不必要浪费，导致大量的图书文献利用率低、闲置率高的不良状况。针对这一现状，南昌大学图书馆为使全校文献资源在一个平台上，实现文献资源规范化、科学化和现代化管理，以文献资源建设部为主，在全馆抽调一批业务骨干，经培训后，对全校16个院系资料室的文献资料进行回溯建库。
根据学校学科分布目前有三个图书馆。现有图书375万册，每年订购中、外文期刊1338种。针对不同校区的图书馆和所有院、系资料室的图书文献资料进行统一整理、加工、编目，建立联合书目数据库，回溯图书文献数据达47.8 万种。不仅提高了全校收藏文献资源的揭示程度，而且直接提高文献资源的利用率，减少其闲置率，杜绝文献资产的流失，使学校的文献资源共建共享、增值增效。现在读者可以在检索系统中准确地检索到图书馆和各院系资料室的图书流通信息，快速找到需要的书籍，同时对图书损坏、丢失等情况也全部计算机管理。利用计算机网络技术进行文献资源整合模式的研究,为江西省高校文献保障体系的发展奠定基础。其具有的历史性与特色性效应是：
1．资源建设的多元化：通过不同的采访渠道进行所需图书文献的购置，可以优化文献馆藏结构，提高学科的文献资源建设质量，扩展学科文献覆盖面。图书馆每年召集全校各院系分管图书资料的党政领导和院长进行网上选书，订书，极大地提高图书文献的利用率；
2、管理平台集成化：通过统一的平台进行管理，可以减少图书的重复率，保证图书文献流向清晰，掌握各类文献资源的流通情况，从而减少图书文献利用率低、流失率高、闲置率高的现状；
3、文献加工规范化：通过对文献资源书目数据库归并与整合方案的制定，实施“系统编目加工细则”，杜绝擅自标识的混乱、著录格式不规范的现象，有利于文献的整理，便于读者有序索取，统一了文献资料工作的管理标准，实现全校文献资料工作标准化和科学化；
4、读者服务人性化：根据读者的不同需求，可以异地检索书目数据库，了解图书文献的动态流向，确保读者的续借、预约和借阅的服务功能；
5、文献存储分布化：根据各个学科所在物理位置的不同，专业化图书分布储存，减少了中心馆书库的载书负担，同时便于专业读者
的利用，提高了专业文献的利用率；
6、资源共享增值化：各分馆的文献资源经过回溯建库，纳入文献资源整合模式框架，文献资源信息就可以得到揭示，彻底改变部分资料只为少数人服务的状况，提供多学科、边缘学科、交叉学科教学、科研的共同需求，从而大大提高文献资源的利用率,使之增值增效。
7、管理模式社会化：文献资源整合模式的研究，不仅可以在学校进行推广，而且也适应于科学研究单位和地区图书馆的应用，使不同层面的文献资源将在同一网络下共享，具有潜在的社会市场和隐形的社会效益。
（二）、不断提升院系图书资料人员素质
院系的文献资料是学校整体文献的组成部分，但它又具有独立性，不可低估它们在高校改革与发展中所起的作用。因此，要改变传统思想观念，不断提高院系资料管理人员的综合素质，使其根据学校的改革与发展的需要。
计算机、网络和信息之间存在的相互依赖关系构成了当今和未来高校图书馆和资料室发展的主要趋势。随着电子型和缩微型文献资料的兴起和广泛应用，改变了图书馆与资料室的工作方式，从而对工作人员提出了更高的要求。从事图书资料管理人员不仅要具备图书馆学情报学知识，更要具备计算机网络知识，同时要有一定的外语知识。因此，学校图书馆要定期对院系资料员进行统一的业务培训和继续教育，使他们能熟练掌握图书馆的各项业务知识，及时了解图书馆事业发展新去向，熟悉掌握图书馆的自动化系统对操作人员著录要求。
必须激发院系资料人员自学的积极性，充分利用身边的文献资料丰富头脑，以过硬的技术，扎实的理论功底，网络共享的服务理念，提高自身素质，以适应不断发展的时代要求。南昌大学图书馆为了学校学科发展，树立以人为本的理念，不断加强图书馆自身队伍的建设，近几年分别举办了“信息资料检索与利用”系列专题讲座；华东地区江西省SPRINER数据库培训，南昌大学图书馆文献资料集成管理系统培训等各种类型专题业务培训。营造学术氛围，提高文献资料智能化服务质量。
四、结束语
院系资料室由于其本身的专业化特点，决定了在文献的收集中，及时掌握国内外有关自身的专业改革和发展的动向，研究最新特点和规律，重点入藏图书馆收藏上的不足，突出专业化和特色化，真正为本院系教学和科研提供高层次和高质量的信息服务。
高校图书馆与各院（系）之间要打破各自为政，相互封闭的管理
机制，真正实现全校文献资源的统筹管理和图书馆与资料室一体化建设。使文献管理工作标准化、规范化、网络化。充分利用有限的图书经费为教学、科研人员及在校的研究生、本科生提供更多的情报信息服务，实现文献资源共建、共知、共享。
【参考文献】：
1．尚铁英.高校图书馆参与院系资料室建设之探讨[j].图书馆,2006(4)：99-100
2．徐伟.关于高校院系资料室文献资源建设工作的若干思考[j].文献信论坛,2007(3):49-51
3．齐艳存,闫运忠.浅谈高校图书馆与资料室的发展[j].图书馆学刊,2002年增刊
作者简介：
作者: 王菊花，副研究馆员，主要从事图书资料信息的加工、管理与利用研究
通讯地址：江西南昌市红谷滩前湖校区999号南昌大学图书馆
邮编： 330031
电子信箱：jhwang0910@https://www.doczj.com/doc/f66906727.html,
联系手机：189********