工作行为规范系列
公司文档资料管理规定（标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-34617公司文档资料管理规定
Company Document Management Regulations
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
公司文档资料的管理规定
1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全;
2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;
3、公司文件由办公室起草，发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;
4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;
5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;
6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档;
7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围;
8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任;
9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还;
10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅;
11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;
12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。
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