文件管理考试试卷
部门姓名
一、填空题
1. 企业应当严格执行《药品生产质量管理规范》，坚持诚实守信，禁止任何虚假、欺骗行为。
2. 关键人员应当为企业的全职人员，至少应当包括企业负责人、生产管理负责人、质量管理负责人和质量受权人。
3. 质量管理负责人和生产管理负责人不得互相兼任。
4. 所有人员都应当接受卫生要求的培训，企业应当建立人员卫生操作规程，最大限度地降低人员对药品生产造成污染的风险。
5. 任何进入生产区的人员均应当按照规定更衣。
6. 进入洁净生产区的人员不得化妆和佩带饰物。
7. 生产区、仓储区应当禁止吸烟和饮食，禁止存放食品、饮料、香烟和个人用药品等非生产用物品。
8. 操作人员应当避免裸手直接接触药品、与药品直接接触的包装材料和设备表面。
9. 药品生产厂房不得用于生产对药品质量有不利影响的非药用产品。
10. 洁净区的内表面（墙壁、地面、天棚）应当平整光滑、无裂缝、接口严密、无颗粒物脱落，避免积尘，便于有效清洁，必要时应当进行消毒。
11. 存放在洁净区内的维修用备件和工具，应当放置在专门的房间或工具柜中。
12. 设备的维护和维修不得影响产品质量。
13. 用于药品生产或检验的设备和仪器，应当有使用日志，记录内容包括使用、清洁、维护和维修情况以及日期、时间、所生产及检验的药品名称、规格和批号等。
14. 主要固定管道应当标明内容物名称和流向。
15. 制药用水应当适合其用途，并符合《中华人民共和国药典》的质量标准及相关要求。
16. 纯化水、注射用水储罐和输送管道所用材料应当无毒、耐腐蚀；储罐的通气口应当安装不脱落纤维的疏水性除菌滤器；管道的设计和安装应当避免死角、盲管。
17. 洁净区与非洁净区之间、不同级别洁净区之间的压差应当不低于10帕斯卡。必要时，相同洁净度级别的不同功能区域（操作间）之间也应当保持适当的压差梯度。
18. 制剂的原辅料称量通常应当在专门设计的称量室内进行。
19. 通常应当有单独的物料取样区。取样区的空气洁净度级别应当与生产要求一致。如在其他区域或采用其他方式取样，应当能够防止污染或交叉污染。
20. 生产设备应当在确认的参数范围内使用。
21. 生产设备应当有明显的状态标识，标明设备编号和内容物（如名称、规格、批号）；没有内容物的应当标明清洁状态。
22. 应当确保生产和检验使用的关键衡器、量具、仪表、记录和控制设备以及仪器经过校准，所得出的数据准确、可靠。
23. 衡器、量具、仪表、用于记录和控制的设备以及仪器应当有
明显的标识，标明其校准有效期。
24. 不得使用未经校准、超过校准有效期、失准的衡器、量具、仪表以及用于记录和控制的设备、仪器。
25. 纯化水、注射用水的制备、贮存和分配应当能够防止微生物的滋生。纯化水可采用循环，注射用水可采用70℃以上保温循环。
26. 应当对制药用水及原水的水质进行定期监测，并有相应的记录。
27. 物料接收和成品生产后应当及时按照待验管理，直至放行。
53. 每次生产结束后应当进行清场，确保设备和工作场所没有遗留与本次生产有关的物料、产品和文件。下次生产开始前，应当对前次清场情况进行确认。
54. 在生产的每一阶段，应当保护产品和物料免受微生物和其他污染。
55. 所有药品的生产和包装均应当按照批准的工艺规程和操作规程进行操作并有相关记录，以确保药品达到规定的质量标准，并符合药品生产许可和注册批准的要求。
56. 每批产品应当检查产量和物料平衡，确保物料平衡符合设定的限度。如有差异，必须查明原因，确认无潜在质量风险后，方可按照正常产品处理。
57. 清洁方法应当经过验证，证实其清洁的效果，以有效防止污染和交叉污染。
58. 每批产品均应当有相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况。
59. 在生产过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由生产操作人员确认并签注姓名和日期。
60. 任何偏差都应当评估其对产品质量的潜在影响。
61. 《药品生产质量管理规范(2010年修订)》自2010年3月1日起施行。
62. 各种管道、照明设施、风口和其他公用设施的设计和安装应当避免出现不易清洁的部位，应当尽可能在生产区外部对其进行维护。
63. 文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。
64. 文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。
65. 不得在同一生产操作间同时进行不同品种和规格药品的生产操作，除非没有发生混淆或交叉污染的可能。
66. 液体制剂的配制、过滤、灌封、灭菌等工序应当在规定时间内完成；
67. 每一包装操作场所或包装生产线，应当有标识标明包装中的产品名称、规格、批号和批量的生产状态。
68. 在物料平衡检查中，发现待包装产品、印刷包装材料以及成品数量有显著差异时，应当进行调查，未得出结论前，成品不得放行。
69. 包装结束时，已打印批号的剩余包装材料应当由专人负责全部计数销毁，并有记录。如将未打印批号的印刷包装材料退库，应当按照操作规程执行。
70. 企业按规定保存的、用于药品质量追溯或调查的物料、产品样品为留样。用于产品稳定性考察的样品不属于留样。
71. 每批药品的留样数量一般至少应当能够确保按照注册批准的质量标准完成两次全检（无菌检查和热原检查等除外）；
72. 当无菌生产正在进行时，应当特别注意减少洁净区内的各种活动。应当减少人员走动，避免剧烈活动散发过多的微粒和微生物。
73. 无菌药品生产的每个阶段（包括灭菌前的各阶段）应当采取措施降低污染。
74. 洁净区内应当避免使用易脱落纤维的容器和物料；在无菌生产的过程中，不得使用此类容器和物料。
75. 无菌药品的生产应当采取各种措施减少最终产品的微粒污染。
76. 大容量注射剂以同一配液罐最终一次配制的药液所生产的均质产品为一批。
77. 每一次灭菌操作应当有灭菌记录，并作为产品放行的依据之一。
78. 可最终灭菌的产品不得以过滤除菌工艺替代最终灭菌工艺。
79. 气锁间两侧的门不得同时打开。可采用连锁系统或光学或（和）声学的报警系统防止两侧的门同时打开。
二、选择题（2分/题，共30分）
1．《药品生产质量管理规范（2010年修订）》已于2010年10月19日经卫生部部务会议审议通过，2011年1月17日发布，自（）起施行。
A．2011年B．2012年C．2013年D．2015年
2．下列哪一项不是实施GMP的目标要素：（）
A．将人为的差错控制在最低的限度
B．防止对药品的污染、交叉污染以及混淆、差错等风险
C．建立严格的质量保证体系，确保产品质量
D．与国际药品市场全面接轨
3．制药用水应当适合其用途，至少应当采用（）。
A．自来水B．饮用水C．纯化水D．注射用水
4．物料必须从（）批准的供应商处采购。
A．供应管理部门B．生产管理部门C．质量管理部门D．财务管理部门
5．证明任何操作规程（或方法）、生产工艺或系统能达到预期的结果，这一系列的活动通常称之为：（）
A. 检验
B. 验证
C. 工艺考核
D. 质量保证
6．因质量原因退货和召回的药品，应当：（）
A．销毁B．返包C．退还药品经销商D．上交药品行政管理部门
7．作为制药企业，我们应当把什么放在第一位？（）
A．生产B．质量C．信誉D．效益
8．药品的批记录及发运记录应保存至少该药品有效期后几年？（）
A．半年B．一年C．二年D．三年
9．2010年修订的GMP没有的章节（）
A．机构与人员B．设备C．生产管理D．卫生管理
10. 每批药品均应当由（）签名批准放行
A.仓库负责人
B.财务负责人
C. 市场负责人
D. 质量受权人
11．药品生产的岗位操作记录应由（）
A．监控员填写B．车间技术人员填写C．岗位操作人员填写D．班长填写
12．现有一批待检的成品，因市场需货，仓库（）
A．可以发放
B．审核批生产记录无误后，即可发放
C．检验合格、审核批生产记录无误后，方可发放
D．检验合格即可发放
13．药品生产所用的原辅料，应当符合（）
A．食用标准B．药用标准C．相应的质量标准D．卫生标准
14．通常认为，原辅料为除（）之外，药品生产中使用的任何物料。
A．中间产品B．待包装产品C．试剂D．包装材料
15．（）应当定期组织对企业进行自检，监控GMP的实施情况，评估企业是否符合本规范要求，并提出必要的纠正和预防措施。
A．生产负责人B．生产管理部门C．质量负责人D．质量管理部门
（十）GMP对记录的填写有什么要求？
答：与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。（第一百五十九条）
应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。（第一百六十条）
记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。（第一百六十一条）
（十一）物料的质量标准一般应包括哪些内容？
答：物料的质量标准一般应当包括：
1.物料的基本信息：
（1）企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；
（2）质量标准的依据；
（3）经批准的供应商；
（4）印刷包装材料的实样或样稿。
2.取样、检验方法或相关操作规程编号；
3.定性和定量的限度要求；
4.贮存条件和注意事项；
5.有效期或复验期。
（十二）成品的质量标准应当包括哪些内容？
答：成品的质量标准应当包括：
1.产品名称以及产品代码；
2.对应的产品处方编号（如有）；
3.产品规格和包装形式；
4.取样、检验方法或相关操作规程编号；
5.定性和定量的限度要求；
6.贮存条件和注意事项；
7.有效期。
[post] （十三）每批药品的批记录应当包括哪些记录？
答：每批药品的批记录，应当包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。
（十四）批生产记录应当包括哪些内容？
答：批生产记录的内容应当包括：
1.产品名称、规格、批号；
2.生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；
3.每一生产工序的负责人签名；
4.生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（如称量）复核人员
的签名；
5.每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产品
的批号及数量）；
6.相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；
7.中间控制结果的记录以及操作人员的签名；
8.不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；
9.对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明
或调查报告，并经签字批准。
（十五）批包装记录应当包括哪些内容？
答：批包装记录的内容包括：
1.产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；
2.包装操作日期和时间；
3.包装操作负责人签名；
4.包装工序的操作人员签名；
5.每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；
6.根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；
7.包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；
8.所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；
9.对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；
10.所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。
(十六) 生产过程中防止污染和交叉污染应尽可能采取哪些措施？
答：生产过程中应当采取以下措施，防止污染和交叉污染：
1.在分隔的区域内生产不同品种的药品；
2.采用阶段性生产方式；
3.设置必要的气锁间和排风；空气洁净度级别不同的区域应当有压差控制；
4.应当降低未经处理或未经充分处理的空气再次进入生产区导致污染的风险；
5.在易产生交叉污染的生产区内，操作人员应当穿戴该区域专用的防护服；
6.采用经过验证或已知有效的清洁和去污染操作规程进行设备清洁；必要时，应当对与物料直接接触的设备表面的残留物进行检测；
7.采用密闭系统生产；
8.干燥设备的进风应当有空气过滤器，排风应当有防止空气倒流装置；
9.生产和清洁过程中应当避免使用易碎、易脱屑、易发霉器具；使用筛网时，应当有防止因筛网断裂而造成污染的措施；
10.液体制剂的配制、过滤、灌封、灭菌等工序应当在规定时间内完成；
11.软膏剂、乳膏剂、凝胶剂等半固体制剂以及栓剂的中间产品应当规定贮存期和贮存条件。（十七）包装期间，产品的中间控制检查至少应当包括哪些内容？
答：包装期间，产品的中间控制检查应当至少包括下述内容：
1.包装外观；
2.包装是否完整；
3.产品和包装材料是否正确；
4.打印信息是否正确；
5.在线监控装置的功能是否正常。
样品从包装生产线取走后不应当再返还，以防止产品混淆或污染。
电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
第七章 一．选择题 1.FAT能描述文件的_B__特征。 A.文件逻辑 B.文件物理结构 C.文件共享 D.文件保护 2.文件的符号名与物理地址的转换是通过_C__来实现的。 A.索引 B.索引节点 C.文件目录 D.二级索引 3.在UNIX文件系统中，为了对磁盘空间的空闲块进行有效的管理，采用的方法是_B__。 A.空闲表 B.成组链接法 C.FAT D.位示图法 4.为了实现对文件的共享访问，在读写文件时需对文件加锁。现在已有一个用户对某文件进行了读加锁，则另一个用户对该文件的_B__加锁操作可以成功。 A.加读锁和写锁均不能成功 B.加读锁能成功 C. 加读锁和写锁均能成功 D. 加写锁能成功 5.操作系统实现文件管理后，允许用户对流式文件进行存取的最小单位是___D__。 A.数据项 B.记录 C.文件 D.字符 6. 操作系统采用多级目录结构可以__A__。 A.解决命令冲突 B.节省存储空间 C.缩短文件传送时间 D.减少系统开销 7.下述有关文件管理的叙述中，_C__是正确的。 A.一个文件不能同时多次建立 B.在一级目录结构中，不同用户可以用相同的文件名
C.文件系统主要是实现按名存取 D.逻辑记录的大小与存储介质块的大小必须一一对应 8.文件系统是指___D__。 A.文件的集合 B.实现文件管理的一组软件 C.文件的目录 D.文件及其属性、管理文件的软件和文件系统接口 9.文件系统的主要目的是__A__。 A.实现对文件的按名存取 B.实现虚拟存储 C.提高外存的读写速度 D.用于存储系统文件 10.操作系统实现文件管理后，用户对记录式文件进行存取的最小单位是_C__。 A.扇区 B.字节 C.目录 D.记录 11.为了解决不同用户文件的“命名冲突”问题，通常在文件系统中采用以下_B__方法。 A.约定的方法 B.多级目录 C.路径 D.索引 12.文件的绝对路径是指_C__。 A.文件名和文件扩展名 B.一系列的目录文件名和该文件的文件名 C.从根上到该文件所经历的路径中各符号名的集合 D.目录文件名和文件名的集合 13.文件的相对路径名从__A__开始，逐步沿着各级子目录追溯，最后到指定文件的整个路径上所有子目录名组成的一个字符串。 A.当前目录 B.根目录 C.多级目录 D.二级目录 14.对一个文件的访问，常由以下__A__共同控制。
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
文件管理练习题 一、单项选择题 1．逻辑文件的组织结构是由（）确定的。 A．操作系统 B．存储容量 C．用户 D．文件长度 2．逻辑文件存放到存储介质上时，采用的结构形式是与（）有关的。 A．文件的逻辑结构 B．存储介质的性质 C．存储空间管理方式 D．逻辑文件长度 3．实现按名存取后，允许用户对记录式文件进行存取的最小单位是（）。 A．文件 B．记录 C．数据项 D．字符串 4．（）结构的文件最适合于随机存取的应用场合。 A．流式 B．顺序 C．链接 D．索引 5．物理文件的组织形式是与（）无关的。 A．文件长度 B．文件的存取方法 C．存储介质特性 D．文件系统采用的管理方式 6．在文件管理中可以利用位示图来实现（）。 A．磁盘的驱动调度 B．磁盘空间的管理 C．文件的存取 D．文件目录的查找 7．文件系统采用多级目录结构可以（）。 A．减少系统开销 B．节省存储空间 C．解决命名冲突 D．缩短信息传送时间 8．同一文件在不同存储介质上（）的组织形式。 A. 可采用用户指定 B．应该用相同 C．必定采用不同 D．可以采用不同
9．为了允许不同的用户可以使用相同的文件名，通常在文件系统中采用（）。 A．重名转换机制 B．存取控制方式 C．多级目录结构 D．标识符对照表 10．采用多级目录结构的系统中，允许多个用户共享某些文件。因此，各用户（）文件名访问共享文件。 A．可以按自定义的 B．必须用系统规定的 C．应该用相同的 D．只能用不同的 11．用户要求访问一个存放在存储介质上的文件时，首先要调用操作系统提供的（）文件操作。 A．打开 B．建立 C．读 D．关闭 12．用户可以调用（）文件操作来归还文件的使用权。 A．打开 B．建立 C．关闭 D．删除 13．用户可以要求文件系统删除一个不再需要使用的文件，但提出删除要求前应先调用（）文件操作。 A．写 B．打开 C．建立 D. 关闭 14．为防止系统故障造成文件被破坏，通常可采用（）方法来保护。 A．存取控制矩阵 B．定时转储文件 C．设置口令 D．密码转换 15．为防止用户使用共享文件时可能造成文件被破坏，通常可采用（）方法来保护文件。 A．建立多个副本 B．定时转储文件 C．设置口令 D．规定使用权限 二、多项选择题 1．若把用户要求顺序存取的文件保存到磁盘上，则文件系统可把该文件组织成（）结构。 A．顺序 B．链接 C．索引
电子文件管理课程作业 一、单选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 3、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、（）是扫描仪最主要的技术指标。
B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 6、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 2、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 4、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档√ B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 二、多选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A、JPEG B、TIFF C、BMP D、GIF 1、常见的音频格式有（）。 A、MP3 B、RA C、MOV D、WAV 2、常见的检索方式有（）。 A、精确检索 B、模糊检索 C、多条件检索 D、反向检索 3、常见的操作系统有（）。 A、Windows
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
2016年电子文件管理考试答案 A B C D 第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。（分值：1.5） A．在线归档 B．离线归档 C．物理归档 D．实时归档 第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。（分值：1.5） A．二 B．三 C．四 D．五
第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。（分值：1.5） A．只读光盘 B．磁带 C．一次写光盘 D．软磁盘 第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。（分值：1.5）A． 1 B． 2 C． 4 D． 6 第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性 B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性 C．电子文件的信息和载体可以分离 D．电子文件的信息和载体不可以分离
第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求； B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。 C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。 D．检测电子文件的内容是否正确 第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。 第9题、根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》，电子文件移交单位一般自电子档案形成之日起几年内向同级国家综合档案馆移 交？（）（分值：1.5）
文件分发部门：( )
文件变更历史： History of docume nt cha nging:
1. 目的Aim 规范电子文件的管理程序。 To standardizes the procedure of electronic document management. 2. 范围Scope 本SOP适用于本公司所有的电子版本的GMP文件。 This SOP applies to all our company Selectronic GMP documents. 3. 职责Duty 3.1 QA部负责建立和更新本SOP QA department is responsible to establish and update this SOP. 3.2各部门和车间负责本部门电子文件的管理。 The departments and workshops are responsible to manage their electronic documents. 3.3 QA负责监督全公司电子文件的管理。 QA department is responsible to supervise the electronic document management of entire company. 4. 内容Content 4.1. 制定原则Principle 4.1.1. 所有文件必须同时具有电子版本，电子版本文件的内容和格式必须同纸质版本一致；附属的记录，与源文件放置在同一个文件夹里。Electronic version of each document should be available and consistent with the paper version; subsidiary records should be placed in the same folder together with source document. 4.1.2. 电子版本文件的名称须与文件名称一致，由文件名称和文件编号组成，比如：“文件的分类 与编码SOP ”。 The name of electronic version must be consistent with the paper version, including title and code, for example: “SOP - Taxonomy and code of GMP documents ” . 4.1.3. 电子版本由文件起草人负责，在文件批准后，将最终版本递交给文件管理QA。 After a document approved, the document drafter submits the final electronic version to document administrative QA. 4.1.4. 未递交电子版本的文件，QA部不予发放文件。 QA department shall not dispense a document until the electronic version has been received by QA department.
电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（C）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三
6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96
《电子文件管理》思考与练习题 第一章： 1．什么是电子文件，如何理解电子文件的基本特征。 2．如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成，结合具体类型的电子文件进行分析。 3．按电子文件的信息存在形式，可将电子文件划分为几种类型。4．结合实际，谈谈对数字化文本是否可以作为电子文件的看法。5．电子文件生命周期理论的基本思想有哪些。 6．结合电子文件管理中所遇到的一些问题，谈谈对文件连续体理论的认识。 7．电子文件的主要技术特点有哪些。 8．结合实际，谈谈对电子文件形成特点的认识。 第二章： 1.结合机构的特点，分析电子文件管理的目标。 2.结合实际，谈谈如何保证电子文件的真实性。 3.电子文件完整性的含义及其保证措施。 4.可能造成电子文件无法读取的原因以及保证其长期可读的措施。 5.电子文件管理工作和业务活动是否会产生冲突？如何把握两者的
平衡点？ 6.电子文件管理应该遵循哪些管理原则。 7.如何理解电子文件管理的全程管理原则？ 8.如何理解电子文件管理的前端控制原则？ 9.电子文件的集成管理具体会表现在哪些方面？ 10.为什么可以把纸质文件的管理特征归结为“以静制静”，把电子文件管理特征归结为“以动制动”？ 11.电子文件管理大致要经历哪几个阶段，选择一个开展电子文件管理的机构，试分析该机构所处的阶段，预测未来的发展趋向。 12.电子文件管理有哪几种模式？ 13.机构内电子文件的管理应该注意哪些问题？ 14.结合实际，分析在机构内部实现电子文件统一管理的必要性。 15.档案馆电子文件集中式保管模式和分布式保管模式的优缺点。 16.你认为目前我国针对电子文件管理最迫切需要的制度和标准有哪些？为什么？ 第三章： 1.电子环境中文件鉴定面临哪些新要求，为什么？ 2.电子文件鉴定工作的内容包括哪些？ 3.应如何选择电子文件的鉴定方法？ 4.试评价“以来源为基础的结构职能”鉴定方法。 5.电子文件内容分析的步骤。
操作系统概论第四章文件管理习题解答 集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-
“操作系统概论”习题解答之第4章文件管理 第4章习题解答 1、什么叫文件？ 答：所谓文件是指逻辑上具有完整意义的信息集合。 2、文件系统应具有哪些功能？ 答：文件系统主要是实现“按名存取”。为了能正确地按名存取，文件系统具有如下功能： ①、实现从逻辑文件到物理文件间的转换。 ②、有效地分配文件的存储空间。 ③、建立文件目录。 ④、提供合适的存取方法以适应各种不同的应用。 ⑤、实现文件的安全性。 ⑥、提供一组文件操作。 3、解释下列术语并说明它们之间的关系： 存储介质、卷、块、记录、文件。 答：存储介质：指信息的载体，可用来记录信息的磁带、硬磁盘组、软磁盘片、光盘、卡片等称为存储介质。 卷：存储介质的物理单位定义为卷。 块：存储介质上可连续存储信息的一个区域称为块，也叫物理记录。 记录：记录分为逻辑记录和物理记录，逻辑记录指按逻辑上独立的含义划分的信息单位；物理记录即块。
文件：把逻辑上具有完整意义的信息集合称为文件。 一卷存储介质可以被分成若干个块，能用来存放一个或多个文件；一个文件可以由多个记录组成，这样的文件被称为记录式文件；一个记录可占用存储介质上的一块，或一块中可以存放多个记录。 4、什么是文件的逻辑结构和存储结构？ 答：用户是从使用的角度来组织文件，用户把能观察到的且可以处理的信息根据使用要求构造成文件，这种构造方式称为文件的逻辑结构。文件系统是从文件的存储和检索的角度来组织文件，在存储媒介上的文件构造方式称为文件的存储结构。 5、解释顺序文件、链接文件和索引文件。 答：1、顺序结构： 将一个文件逻辑上连续的信息存放在存储介质（磁盘）中相邻的块上，这种存储结构保证了逻辑记录顺序和物理块顺序相一致。 （磁带上的文件只能是顺序结构的，因为磁带机本身就是个顺序存取的设备。） 2、链接结构（串联结构）： 文件所占用的存储介质物理块不再要求连续（相邻）的，可以分散在存储媒介上。在结构上，采用链表的结构方式，将每一块的最后一个单元用来存放下一个物理块的地址，形成指针链。最后一块的最后一个单元为0表示结束。 3、索引结构：
1、目的确保技术文件得到有效控制。 2、范围适用于公司所有的技术文件。 3、职责本文件的贯彻执行由工程部部长负责，产品工程师、工艺工程师、文件管理员有责任遵守本文件规定。 3.1 公司工程部文件管理员对文件的控制负责。 3.2 部门主管有责任编制和控制本部门所有的文件，同时有责任对其它发至自己部门的文件进行妥善保管和认真执行。 3.3 工程部文件管理员负责文件的分类、编号、发放；文件的编制和更改由相关责任工程师负责。 4、定义技术文件包括外来文件和内部技术文件。 4.1 外来文件：包括客户提供的产品图纸、标准、技术资料等。 4.2 内部技术文件：指与产品、工艺、工序、材料、技术标准等产品技术执行过程相关的图样及文字性材料。 4.3 技术文件更改通知单： 4.4 临时技术措施通知单： 5、工作程序 5. 1外来文件 5. 1.1外来文件的接收 5．1.1.1 收到外来图纸、标准、技术资料后，在三个工作日内，首先由责任工程师组织对其评审（3人以上），并要有评审记录，若有评审疑问,需要有沟通记录附在外来文件之后，然后交文件管理员加盖“评审章”保管。并由评审人签名。 5．1.1.2 外来文件接收由文件管理员负责。 5．1.1.3 收到的产品图纸、标准、技术资料等应加盖“收讫章”，填写收到日期。 5．1.1.4 收到的外来图纸应登记在“外来图目录” 5. 1.2 外来文件的保管 5．1.2.1 外来文件原件应在工程部统一保管。 5．1.2.2 外来图纸按客户名称建帐管理。
5. 1.3 外来文件的使用 5．1.3.1 文件的使用由工程部决定，原件存档后，相关部门根据工作需要可向工程部申请发放复印件，可填写“外来文件借阅,复制申请单”。 5．1.3.2 “外来文件借阅，复制申请单”由申请人填写、签字，工程部主管批准，文件管理员执行。 5．1.3.3 借阅外来文件需填写“外来文件借阅登记表”，并在指定日期内归还文件管理员。 5．1.4 外来文件的更改 5．1.4.1外来文件的更改须有客户的书面更改通知。 5．1.4.2在收到客户对其材料的更改通知后，应将最新版本按5.1条规定登记存档,原版本盖作废章及日期后与客户通知一起封存存档。若无新版本，应将原版本复制一份，加盖作废章及日期章后与客户通知一起封存存档，由责任工程师在原版本上按客户更改通知要求做相应修改，加盖修改日期后存档，外来文件更改后,资料管理员要在登记表作出标记。 5．1.4.3 外来文件更改时，由责任工程师对本公司的相关文件按有关程序作相应更改。 5．1.5 外来标准核对有效性 对于国家标准、行业标准、外来企业标准和国外标准，每年的 1月到相关网站进行查询核对，若有最新版本，则增加新版本。经核对，老版本若无效，可作废，并作记录。 （相关网址：https://www.doczj.com/doc/0d2099725.html, https://www.doczj.com/doc/0d2099725.html, https://www.doczj.com/doc/0d2099725.html, https://www.doczj.com/doc/0d2099725.html, https://www.doczj.com/doc/0d2099725.html,） 若通过以上途径不能获得相关信息，可向所属企业或相关单位发传真或打电话核对其有效性，并对传真及电话记录作保留。 5.2内部技术文件 5.2.1 发放
电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电
第6章文件管理 (1) 什么是文件，它包含哪些内容及特点？ 解： 文件是计算机系统中信息存放的一种组织形式，是在逻辑上具有完整意义的信息集合，并且有一个名字以供标识。 文件包含的内容有：源程序、二进制代码、文本文件、数据、表格、声音和图像等。 文件的特点如下： 1.文件具有保存性。它被存储在某种存储介质上，长期保存和多次使用。 2.文件是按名存取的。每个文件具有唯一的标识名，通过标识名(文件名)来存取文 件中的信息，而不需了解文件在存储介质上的具体物理位置。 3.文件的内容是一组信息的集合。信息可以是源程序、二进制代码、文本文件、数 据、表格、声音和图像等。 (2) 文件系统要解决哪些问题？ 解： 文件系统的主要目标是提高存储空间的利用率，它要解决的主要问题有：完成文件存储空间的管理，实现文件名到物理地址的转换，实现文件和目录的操作，提供文件共享能力和安全措施，提供友好的用户接口。文件系统向用户提供了有关文件和目录操作的各种功能接口和系统调用，如命令接口、程序接口和交互接口等。 (3) 什么是逻辑文件？什么是物理文件？ 解： 逻辑文件时从用户观点出发所观察到的文件组织形式，是用户可以直接处理的数据及其结构。 物理文件是指文件在外存上的存储组织形式。它与存储介质的存储性能有关。 (4) 文件的物理组织方式有哪些，各有什么优缺点？ 解： 文件的物理组织方式有连续文件结构、链接文件结构和随机文件结构。 1.连续文件结构是由一组分配在磁盘连续区域的物理块组成的。文件中的每一个记 录有一个序号，序号为i+1的记录，其物理位置一定紧跟在i号记录之后。 2.链接文件结构是按顺序由串联的块组成的，即文件的信息按存储介质的物理特性 存于若干块中，一块中可包含一个逻辑记录或多个逻辑记录，或者一个逻辑记录 占有多个物理块。每个物理块的最末一个字(或第一个字)作为链接字，它指向后 继块的物理地址。文件的最后一块的链接字为结束标记(例如“ ”)，它表示文件 至本块结束。 3.随机文件结构是实现非连续分配的另一种方式。在随机文件结构中，文件的数据 记录存放在直接存取型存储设备上，数据记录的关键字和其地址之间建立某种对 应关系，并利用这种关系进行存取。通常有三种形式的随机文件结构：直接地址 结构、索引结构和散列结构。 连续文件的优点是不需要额外的空间开销，只要在目录中指出起始块号和文件长度，就可以对文件进行访问，且一次可以读出整个文件。对于固定不变且要长期使用的文件(比如系统文件)，这是一种较为节省的方法。其缺点是： 1.不能动态增长。因为在它后面如果已经记录了别的文件，则这一文件增长就可能
《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;
（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更
4、电子文件管理 一、单选题（共13题） 1、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是扫描仪最主要的技术指标。 A、色深 B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，集中拷贝至耐久性好的载体上，（）保存。 A、一式两套 B、一式三套 C、一式四套 D、一式五套 6、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 7、（）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。 A、平板扫描仪 B、高速扫描仪 C、零边距扫描仪 D、数码相机 8、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件
B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 9、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 10、（）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。 A、DOC B、PDF C、HTML D、RTF 11、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 12、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档 B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 13、（）指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档 B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 二、多选题（共15题） 1、从管理的角度，可将元数据分为（）。 A、记录型 B、管控型 C、环境型 D、自动型 2、常见的操作系统有（）。 A、Windows B、DOS C、Linux D、Unix 3、《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。 A、XML