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办公室必备文件格式排版技巧[ 教育] 办公室必备文件格式
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设臵
选择“文件”一一“页面设臵”选择“页边距”附签?上37厘米下35厘米左28厘米右26厘米。选择“版式”附签?将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“?”。选择“文档网格”附签?“字体设臵”?“中文字体”设臵为“仿宋”, “字号”设臵成“三号”?单击“确定”按钮?选中“指定行网格和字符网格”,将“每行”设臵成“28”个字符,“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮?这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22 行、每行28 个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”?“位臵”设臵为“页面底端, 页脚,”?“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮?“数字格式”设臵为全角的显示格式?单击“确定”按钮?再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码?在页码两边各加上一条全角方式的短线,并将页码字号设臵成“四号”,字体任意,奇数页的页码设臵成右空一个汉字?偶数页的页码设臵成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项?鼠标将会变成
“?”?在Word 2000版面上单击鼠标左键?出现一个文本框?二如
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在该文本框内输入发文机关标识?输入完成后?选中该文本框?单击鼠标右键——“设臵文本框格式”?在这里来设臵红头的属性。选择“颜色和线条”附
签?“颜色”设臵成“无填充颜色”。选择“大小”附签?“高度”设臵成
“2cm ,宽度设臵成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签?单击“高级”按钮?水平对齐:“对齐方式”设臵成“居中”?“度量依据”设臵成“页面”, 垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”?“下侧”设臵成“2.5cm” ------- 平行文标准?“8.0cm”上行文标准?注：用户可根据实际
情况调节尺寸。然后单击“确定”。
选择“文本框”附签?左、右、上、下都设臵成“0cm?单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成?单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字?将颜色设臵成“红色”?字体设臵成“小标宋简体”?字号根据文本框的大小设臵成相应字号?但要尽量充满该文本框?这样?宽为155mm高为20mm距上25mn t勺红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中?单击“绘图”工具条勺直线工具?鼠标会变成“十”字形?左手按住键盘上勺Shift 键?右手拖动鼠标从左到右划一条水平线?然后选中直线单击鼠标右键?选择“设臵自选图形格式”?红线勺属性在这里进行设臵。选择“颜色和线条”附签?“颜色”设臵为“红色”, “虚实”设臵为“实线”, “粗线”设臵为“ 2.25 磅”。选择“大小”附签?“宽度”设臵为“15.5cm”。选择“版式”附签?单击“高级”按钮?水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”?“度量依据”设臵成“页面”?垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”?“下侧”设臵成“7cm”——平行文标准?
“13.5cm”——上行文标准?注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
5、文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号: 文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离, 签发人——三号仿宋字体, 签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注: 文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”一一“符号”一一“符号”附签?找到六角符号后?将光标臵于准备插入的地方?单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”?选中表格?单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签?“对齐方式”设臵为“居中”,然后单击“边框和底纹”按钮?在“预览”窗口中将每行的下线选中?其它线取消?在表格中填写具体内容主题词用三号黑体,主题词词目用三号小标宋, 抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7 、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”?“保存类型”：选择“文档模板,*.dot, ”,“文件名”：给模板命名, “保存位臵”：模板所在路径,一般不做?默认即可,。至此?模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板?直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改?可以调出相应模板?方法是：选择“文件”——“打开”?找到相应的模板路径?若模板保存时按系统默认设臵的?然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版
1依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签?选中所需模板?单击确定?调出模板。
2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求?可以直接录入文字?也可以从其它软件中将文字复制进来?但必须遵循以下国家标准：
标题——二号小标宋字体?居中显示, 主送机关——三号仿宋字体?顶格?冒号使用全角方式,
正文——三号仿宋字体,
成文日期一一三号仿宋字体?右空四个字的距离?“？”和六角符号的输入方法一致?不能使用“字母O'或“数字0”代替。文号、签发人、主题词一一按照模板定义的字体填写完整。最后?将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位臵调整好
日常公文格式排版 由于每种公文都有不同种类，框架结构也有差异，具体细节需要具体分析，本篇从快捷、易学的角度出发，罗列出一些大致的编排要求，不详细但足够应对简单的公文。 一、每面排22行，每行排28个字 二、订位为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处 三、份号： 6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行 四、密级和保密期限： 3号黑体，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限数字用阿拉伯数字 五、紧密程度： 3号黑体，按份号，密级和保密期限，紧急程度的顺序自上而下分行排列 六、发文机关标志： 发文机关全称或规范化简称加“文件”二字 也可发文机关全称或规范化简称 红色小标宋体 联席行文时，主办单位在前，逐行排列，如有“文件”二字，置
于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准，上下居中排布七、发文字号： 〔2016〕1号，1不编为01，不编虚号，编排在发文机关标志下空二行，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一行签发人姓名处在同一行 八、签发人： 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一行，编排在发文机关标志下空二行位置，“签发人”三字用3号仿宋，签发人姓名用3号楷体 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 九、标题： 2号小标宋体，编排于红色分割线下空二行位置，标题排列应当使用梯形或菱形（单倍行距，段落→取消两个勾） 十、主送机关： 标题下空一行，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标题下空一行直接写正文 十一、正文： 公文首页必须显示正文，3号仿宋，每个自然段左空二字，回行
文本格式要求及示例 某某有限公司 二〇一四年七月
文本格式要求及示例 一、封面 1、文本名 文本名位于封面上部居中，为黑体一号字体，间距为倍行距。 2、单位和时间 单位和时间各居一行，位于封面底部居中，单位在上，时间在下，为黑体三号字体，时间一般采用大写数字（可从菜单栏：插入-时间与日期，右侧下拉框-选择中文（中国），预览全部中文格式，选择相应的日期和时间格式插入即可）。 示例详见附录1。 二、目录 标题：位于页面首行居中，为黑体小二号字体，中间有两个空格，空一行再书写目录内容。 内容：一般分三级。一级目录字体为仿宋_GB2312，四号，顶格书写，倍行距；二级目录为仿宋_GB2312、四号、左缩进0.37cm，倍行距；三级目录为仿宋_GB2312、小四、左缩进0.74cm，倍行距。（一般目录采取插入域的办法，可通过修改域模板自动生成） 示例详见附录2。 三、正文 文本正文字体采用仿宋_GB2312，四号，对齐方式为两端对齐，倍行距，首行缩进两个字符。文本大纲可分章、节、类、别、大点、小点六级（考虑
实际情况，章不予采用，其余均向上提一级），可根据需要进行分级，各级之间可以向下跳跃，不可向上超越。具体的正文大纲级别及格式见附表。 示例详见附录3。 四、表格 表头： 1、表名：仿宋_GB231 2、四号、加粗、居中、首行无缩进、倍行距； 2、表号与单位：位于表名后一行，仿宋_GB2312、五号、两端对齐、首行无缩进、倍行距（单位需注明保留小数点位数，如：）； 表中正文：仿宋_GB2312、小四、水平与垂直居中、单倍行距； 表尾说明：仿宋_GB2312、五号、两端对齐、首行缩进2字符、倍行距； 表框：表格采用普通网格式，可在表格模板网格型1的基础上加以修改，表格宽度尽量与页面边界对齐。 示例详见附录4。 五、插图 图名：位于图片上方，仿宋_GB2312、四号、加粗、居中、首行无缩进、倍行距。 图序号和单位格式与图名下一行，格式为仿宋_GB2312、五号、倍行距）； 图表区：字体格式为：仿宋_GB2312、常规、10号；图案为黑白图，一般采用符号或填充图案来区分。 示例详见附录5。 六、其他 1、页码要求： ①封面无页码；
政府公文排版（W o r d） 一、了解公文的含义、种类、格式 1、公文的含义：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 2、公文的种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需 ） 2.6 （三）发文机关标识制作（由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成） 1、选择“插入”菜单→“文本框”→“横排”，此时鼠标将会变成“＋”， 在最上方拖动鼠标左键后放开，出现一个文本框，在该文本框内输入“绍兴市委办公室文件”这几个字（这几字就是“发文机关标识”）。 2、设置眉首：在该文本框的边框处双击，此时弹出“设置文本框格式”对 话框。选择“颜色和线条”选项卡，“颜色”设置成“无填充颜色”。 3、选择“大小”选项卡，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm” （注：可根据实际情况调节尺寸）。选择”版式”选项卡，单击“高级”按钮，水平对齐的“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐的“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”可设置成“2.5cm”（平
行文标准），也可设置成“8.0cm”（上行文标准），注：大家可根据实际是什么标准而调节尺寸，在我们这次实验中设置成平行文标准。 4、选择“文本框”选项卡，左、右、上、下都设置成“0cm”。 5、选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标 宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的眉首制作完成。 眉首截图 （四）红色反线制作 1、选中“视图”菜单→“工具栏”→“绘图”，此时在Word下方出现一 ） （六）主题词、抄送、印发机关的制作 1、在文档的最后插入一个表格，选择“表格”菜单→“插入”→“表格”， 插入一个1列3行的表格，选中表格，右键→表格属性→“表格”选项卡，“对齐方式”设置为“居中”；单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消。 主题词表格截图 2、主题词：见下图表格第一行，“主题词”这几个字用三号黑体，居左顶 格标识，后标全角冒号；主题词词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
百度首页 | 百度知道 | 登录 新闻网页贴吧知道 MP3 图片视频百科文库 帮助 | 设置搜索答案我要提问我要回答 百度知道 > 烦恼 > 恋爱 添加到搜藏已解决 办公室必备的办公用品有哪些 悬赏分：10 - 解决时间：2007-1-3 15:20 提问者：袁溜溜 - 四级 最佳答案 办公桌、椅子、电脑全套、鼠标垫、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机、A4等复印纸；直尺、红色黑色蓝色水笔圆珠笔、铅笔、橡皮、笔筒、剪刀、美工刀、起钉器、钉书机、钉书钉、透明胶带、固体胶/液体胶水、蓝色红色印台、印章、修正带、笔记本、草稿本、电话本、文件夹、文件袋、小型书架、台历、一次贴、回形针、夹子、长尾夹、荧光笔、账本、手抽纸、饮水机、杯子 24 回答者： iyeye200427 - 一级 2007-1-2 21:59 我来评论>> 提问者对于答案的评价： 谢谢很齐全 相关内容 ? 请问工厂办公室都要用到哪些办公用品? 1 2010-4-14 ? 我新调到办公室当主任，请问办公用品或领导所需的应该常备哪些东西？ 3 2009-11-27 ? 16岁学生砸老师办公室，毁坏办公用品包括电脑犯法吗 1 2008-6-8 ? 大公司办公室常备的办公用品都有那些?我要一整套的,谢谢! 2006-11-27 ? 办公室购买办公用品应该什么样来做记账凭证 1 2010-7-13 查看同主题问题：办公用品办公室 等待您来回答 公司新成立，初期办公室有30多个人办公，请问需要哪些办公用品？越详细越好？占地面积呢？ 广州卖办公室用品的旧货市场在哪些地方，比如说办公桌、椅、会议桌等等？？？ 我是一家建筑单位目前还没有正式营业，请问购办公用品、电脑、水电费及办公室排放的花卉发生的费用会计科 采购办公用品和实验室的一些化学品的SOP怎么做？ 求助：中国公司在国外设立一个办公室，费用如何核算？ 贝亲母婴用品(常州)有限公司 其他回答共 5 条 1办公桌，办公椅2电脑，电话，传真机，文具。3空调，饮水机， 回答者：弥拖佛 - 六级 2007-1-2 10:47 电脑电话打印机传真机复印机指纹机或OA 报纸架写通知的黑板桌椅饮水机纸杯 回答者： flora0321 - 四级 2007-1-2 10:48 钞票 回答者：噩梦来临 - 一级 2007-1-2 11:12 保险箱
公文排版字体要求以及印制要求 标题：小标宋体，二号字 正文：仿宋，三号字 行间距：一般设置“固定值”28磅 字间距：一般不作要求 政府公文格式及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。一般惯例，政府文件用A4纸，党委文件用16K。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）
发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）
二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。 以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。 1、密级用三号黑体字 2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑 6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字 7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字） 8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字 9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字 10、印发传达范围用三号仿宋体字
wps 正式文档排版格式要求， 办公文件常用排版格式详细说明。 文档排版要求 一、标题：用2号方正小标宋简体加粗（如有副标题，用小2号楷体）。标题可分为一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题行距为固定值34号。 二、正文：用3号仿宋—GB2312字（表格内文字的字号可适当调整）。标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。正文中如有多级标题，第一级标题用3号黑体字，第二级标题用3号楷体字，第三级标题用3号仿宋—GB2312（加粗）字，第四级标题用3号仿宋—GB2312字。所有标题独立成行，不加标点。页码在下居中，格式为小4号宋
体“1”，“2”，“3”，……。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”用“О”。正文行距为单倍行距。 三、附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋—GB2312字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：ⅹⅹⅹⅹⅹ”）;附件名称后不加标点符号。 四、落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处用3号仿宋GB2312字标识成文日期（使用插入日期，中文年月日）。 五、表格采用Excel电子表格。 要求：字形为仿宋—GB2312字；标题为16号加粗，表头为12号，内容为10号（容量较大的个别表格按实际需要设计）；页码在下居中，格式为8号字体。
标题与正文之间行距为固定值15 磅 注：1.小标题字体为黑体 2.结构层次序数： 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 第三层为“1．” 第四层为“（1）” 注意：序数不能自动生成文档排版要求 标题 正文 一、小标题 (一) ⒈ (1) 二、小标题 (一) ⒈ (1) …… 落款 插入日期附：《样式》 样式标题 空两行 页边距：上、下、左、右均为2.8厘米 行距：固定值28磅 特殊格式:首行缩进2字符
各文件标准格式 一、月末总结（附表一） 1、封面 1）页眉：统一用四川建院校徽图片 2）标题：“XXXXXXX”——横向排列宋体1号加粗 “XX部XX月月末总结”——竖向排列宋体初号加粗3）时间：“XX年XX月XX日”——右对齐宋体四号加粗2、正文 1）内容：主要分为四大点——常规工作主要工作值班工作工作中的不足（这四点为基本内容，可酌情添加其他内容） 2）格式：标题——宋体四号加粗 文字内容——宋体四号 3、落款 “院学生会XX部”——宋体四号加粗右对齐 XX年XX月XX日——宋体四号加粗右对齐 （注：系上秘书处要在最后盖系章） 二、期末总结（附表二） 1、封面 同月末总结 2、正文 1）格式：标题——宋体四号加粗 文字内容——宋体四号
按照一月、二月、三月…这种分月模式排版 2）内容：分月模式安排内容，主要为：当月主要工作组织的活动不足之处经验总结等，可自由添加内容 3、落款：“院学生会XX部”——宋体四号加粗右对齐 XX年XX月XX日——宋体四号加粗右对齐 三、策划书（附表三） 1、封面 1）页眉：统一用XXXXX校徽图片 2）标题：活动名称——宋体一号加粗横向排列 策划书——宋体初号加粗竖向排列 3）简介：主办单位——宋体四号 协办单位——宋体四号 策划时间——宋体四号 2、正文 1）格式：小标题——用宋体四号加粗 文字内容——宋体四号 2）内容 内容主要包括以下几点：①活动背景介绍 ②活动目的及意义 ③活动名称 ④活动面对对象
⑤活动时间及地点 ⑥活动参与人员 ⑦活动流程及安排 ⑧所需物品及经费预算 ⑨活动宣传方式 ⑩活动安全及注意事项以上为基本内容，可自行补充 3、落款 “院学生会XX部”——宋体四号加粗右对齐XX年XX月XX日——宋体四号加粗右对齐 附表一： XXXXXXX
办公室必备物品 【篇一：办公室必备物品】 办公室必备用品有哪些电话机、电脑、空调电风扇排气扇、饮水机、传真机;打印机复印机、扫描仪、碎纸机、各种复印打印纸;小冰箱、一次性杯子、烟灰缸、水果盘、茶叶、咖啡、杯子、香烟。 办公室用品有哪些 1、电话机、电脑、空调/电风扇/排气扇、饮水机、传真机; 2、打印机/复印机、扫描仪、碎纸机、各种复印/打印纸; 3、小冰箱、一次性杯子、烟灰缸、水果盘、茶叶、咖啡、杯子、香 烟(以上几种招待客人用的了); 4、垃圾篓、垃圾袋、拖把/扫帚/擦桌布、卫生纸巾; 5、写字板(挂墙上的)、书报夹、招待客人的沙发、会议桌、会议室 椅子、办公室椅子; 6、装饰品(公司标语/有品位的字画)、绿色植物、桌上的日历; 7、名片夹、文件柜、文件篮、文件夹、文件袋、透明胶纸/胶水; 尺子(直尺)、剪刀、计算器、书机、打孔机、笔记本; 9、笔筒、中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮擦、回形针、提示贴; 10、订书针、长尾夹、涂改液等。 办公室用品清单 一、书写工具系列 1、圆珠笔、中性笔/水性笔、签字笔。 2、钢笔。 3、铅笔、活动铅笔。 4、粉笔。 5、魔术笔、美工笔、宝珠笔、马克笔/记号笔/白板笔、荧光笔、油 漆笔。 6、led笔、pda笔、激光笔、收音机笔、光盘笔、电脑笔、投影笔、演示笔。 8、礼品笔。 9、笔芯、铅芯、墨汁、填充水。 10、笔架、笔筒、笔袋、笔配件。 二、纸本系列 1、笔记本、记事本。 2、活页本、线圈本、螺旋本。
3、电话本、通讯录。 4、硬面本/软面抄。 5、万用手册、效率手册、企业日志。 6、便签/便条纸、案头纸。 7、告示贴/报事贴。 8、题名册/签到本。 9、艺术纸/画纸。 10、纸本礼品。 11、内页、活页芯、本配件。 上一篇： 下一篇： 【篇二：办公室必备物品】 对于许多上班族来说，办公室等于半个“家”，要让自己在这个家里 过的舒适，就要把需要准备的东西都备好，那么，办公室必备用品 有哪些呢？下面就为大家盘点下办公室必备用品，一起来看看吧。 常用办公室必备用品 1、文件管理用品 文件柜、文件栏、文具盒、文件夹、报告夹、强力夹、资料册、快 劳夹，档案盒、文件套、文件袋、事务包、风琴包、名片册、卡片盒、影集、cd保护册、证件卡套、板夹、拉杆夹、按扣袋、分页索 引纸等。 2、桌面办公文具 计算器、订书机、打孔机、夹子、起钉器、装订胶圈、装订封面、 塑封膜、订书针、回形针、大头针、工字钉、别针、文件框、文件盘、文件柜、剪刀、美工刀、切纸刀、笔筒、书立、号码机、仪尺、票夹、固体胶、液体胶、复写纸、胶带、胶带座、回形针盒、名片 盒等。 3、书写工具和纸制品 签字笔、钢笔、圆珠笔、中性笔、荧光笔、魔术笔、美工笔、马克笔、led笔、激光笔、光盘笔、电脑笔、投影笔、白板笔、记号笔、 油漆笔、闪光笔、修正带、橡皮、铅笔、笔记本、活页本、线圈本、复印纸、复写纸、封皮纸、便条纸、软面抄、皮面抄、告示贴、记 事本、稿纸、信纸等。 4、财务用品和办公机械
公文排版格式规范（简版） 页面设置页边距上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm 纸张A4 版式页眉1.5cm，页脚2.5cm 文档网络 网络：指定行和字符网络，每行28字，每页22行 字体设置：仿宋—GB2312，常规，三号 调整步骤：打开页面设置方式：选中页面布局?页边距?自定义边距所有数据设置完成后，要点左下角的：“设为默认值”?“是” 段落两端对齐，正文文本 段前0行，段后0行，设置固定值：28磅 选中“如果定义了文档网络，则自动调整右缩进” 选中“如果定义了文档网络，则对齐网络” 调整步骤：选中要调整的段落，点击鼠标右键，选择段落，出现段落对话框后，按照上面的要求调整后，要点左下角的：“设为默认值”?“是”即可。 标题文章标题小标宋，二号，加粗，居中，33磅行距 一级标题黑体，三号，单倍行距，序号是：“一、” 二级标题楷体—GB2312，三号，28磅行距，序号是：“（一）” 三级标题仿宋体—GB2312，三号，28磅行距，序号是：“1.” 四级标题仿宋体—GB2312，三号，28磅行距，序号是：“（1）” 正文三号，仿宋—GB2312，两端对齐，行距设置固定值：28磅 页码页码用四号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线。 位置：页面底端，单页码居右，空一字，双页码居左，空一字。 附件1.公文附件在正文下空一行，左空二字，“附件”二字加全角冒号，如：“附件：1.xxx” 2.“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，中间不空，后面不加冒号。 3.附件正文格式同正文格式。 署名1.在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名（全称或规范化简称）。 2.成文日期用阿拉伯数字，年月日标全。
办公室必备文件格式排版技巧[ 教育] 办公室必备文件格式 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设臵 选择“文件”一一“页面设臵”选择“页边距”附签?上37厘米下35厘米左28厘米右26厘米。选择“版式”附签?将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“?”。选择“文档网格”附签?“字体设臵”?“中文字体”设臵为“仿宋”, “字号”设臵成“三号”?单击“确定”按钮?选中“指定行网格和字符网格”,将“每行”设臵成“28”个字符,“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮?这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22 行、每行28 个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择“插入”——“页码”?“位臵”设臵为“页面底端, 页脚,”?“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮?“数字格式”设臵为全角的显示格式?单击“确定”按钮?再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码?在页码两边各加上一条全角方式的短线,并将页码字号设臵成“四号”,字体任意,奇数页的页码设臵成右空一个汉字?偶数页的页码设臵成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项?鼠标将会变成 “?”?在Word 2000版面上单击鼠标左键?出现一个文本框?二如 Iii9i 在该文本框内输入发文机关标识?输入完成后?选中该文本框?单击鼠标右键——“设臵文本框格式”?在这里来设臵红头的属性。选择“颜色和线条”附
签?“颜色”设臵成“无填充颜色”。选择“大小”附签?“高度”设臵成 “2cm ,宽度设臵成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签?单击“高级”按钮?水平对齐:“对齐方式”设臵成“居中”?“度量依据”设臵成“页面”, 垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”?“下侧”设臵成“2.5cm” ------- 平行文标准?“8.0cm”上行文标准?注：用户可根据实际 情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择“文本框”附签?左、右、上、下都设臵成“0cm?单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成?单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字?将颜色设臵成“红色”?字体设臵成“小标宋简体”?字号根据文本框的大小设臵成相应字号?但要尽量充满该文本框?这样?宽为155mm高为20mm距上25mn t勺红头制作完成。 4、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中?单击“绘图”工具条勺直线工具?鼠标会变成“十”字形?左手按住键盘上勺Shift 键?右手拖动鼠标从左到右划一条水平线?然后选中直线单击鼠标右键?选择“设臵自选图形格式”?红线勺属性在这里进行设臵。选择“颜色和线条”附签?“颜色”设臵为“红色”, “虚实”设臵为“实线”, “粗线”设臵为“ 2.25 磅”。选择“大小”附签?“宽度”设臵为“15.5cm”。选择“版式”附签?单击“高级”按钮?水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”?“度量依据”设臵成“页面”?垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”?“下侧”设臵成“7cm”——平行文标准? “13.5cm”——上行文标准?注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5、文号制作 平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
办公室必备的零食清单 上班的时候对着电脑，不少上班族都想吃点小零食解解馋的。下面，小买为你介绍几款解馋又养生的办公室零食。 榛子 榛子中不饱和脂肪酸和蛋白质含量非常丰富，胡萝卜素、维生素A、维生素C、维生素E、维生素B以及铁、锌、磷、钾等营养素的含量也十分可观。别看榛子富含油脂，但都是对人体有益的，有助于降血压、降血脂、保护视力以及延缓衰老。而且，榛子中富含的油脂非常有利于其中脂溶性维生素在人体内的吸收，对体弱、病后虚弱、易饥饿的人都有很好的补养作用。
食用原则：存放时间较长后不宜食用;榛子含有丰富的油脂，胆功能严重不良者应慎食;每次食用20粒为宜。 枇杷润喉糖 空调屋内，养阴清肺也是关键。枇杷又名“卢桔”、“金丸”，《本草纲目》中有记载称：枇杷“止渴下气，利肺气，止吐逆并渴痰”。说明枇杷本身能润肺滋阴，消痰理气，止咳嗽，而枇杷润喉糖里更添加了紫苏、金银花等清火润肺的中药，滋润肺部的功效更好。 食用原则：枇杷含糖量高，糖尿病患者忌食枇杷。 蓝莓干
提到蓝莓，大家有口皆碑的是它明目的功效，那是因为蓝莓中含有一种叫紫檀芪的自然化合物，是很好的抗氧化剂。其实，蓝莓不仅高锌、高钙、高铁、高铜还富含维生素，能很好地增强我们自身的机体功能。 食用原则：新鲜蓝莓有轻泻作用，腹泻时勿食。 即食海苔 海苔热量很低，纤维含量却很高，几乎没有令人发胖的风险，是所有易发胖女性可以放心食用的美味零食。 海苔浓缩了紫菜当中的各种B族维生素，能有效预防神经老化，调节机体的新陈代谢。此外，海苔能预防和治疗消化性溃疡，延缓衰老，帮助我们保持皮肤的润滑健康。 食用原则：海苔富含碘化钾和碘化钠，甲状腺病人不建议食用。 杏脯 杏具有护肤养颜的作用，这是因为它能帮助人体宣肺降气，让肺气能濡养我们的肌肤。 多吃杏肉还可以消除人体内的硝酸基，有较好的软化血管、防治动脉硬化的作用。经常食用还可生津开胃，因此咳嗽、气喘、胸闷、痰多、肠燥便秘的女性应该多食用。
通知通报排版格式规范 1、纸张一律为A4纸。 2、标题：黑体二号（小二），加粗。 3、正文：仿宋GB_2312三号（小三），文中出现着重指出的使用楷体GB_2312三号（小三）加粗。文章结构排序使用“一、（一）、1、（1）”序列。页脚注明“第＃页-共＃页”。 加注页脚办法：视图→页眉页脚，显示插入自动图文集→光标移至首页页脚居中→加入“第页，共页”字样→光标移至“第页”两字中间，单击图文集插入页码→光标移至“共页”两字中间，单击图文集插入页数→关闭自动图文集，保存即可。 页码字体大小可采用宋体五号（小五）。 4、发文字号：用仿宋GB_2312三号（小三）字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“【】”括入；序号不编两位及以上虚位（即1不编为001），不加“第”和“字”。如：宝总办发【2010】29号，电缆办发【2011】01号。 5、页边距：上下为2.56cm，左右为3.17cm，亦可上下左右均为2.1—2.6cm之间，可根据实际自由调整。 6、正文行距：固定值24-28磅，可根据实际自由调整。 设定办法：选中需调整行距内容部分，右键单击段落，选择缩进（左右0字符）和间距9（前后0行），对齐方式为两端对齐，行距选择固定值然后设定相应数值，确定即可。 7、落款：仿宋GB_2312三号（小三）字体，不加粗。发文日期将年、月、日标全，例：二〇一〇年四月三日。 操作办法：选择插入“日期和时间”，选择语言中文，即可点击选择时间样式，确定即可。 8、文中出现表格时处理办法： 正文宋体五号，固定值18磅。内容可选择加粗，也可只加粗项目，依据实际美观效果而定。例图如下：
文档排版格式初级要求及范文为了统一大家所做迎检材料的排版格式，现将简单的排版格式给大家说一下，（字体由刘生华同学来给你们安装）。红色字体为掌握部分。请大家一定要掌握，不懂的话，可以打电话问。O(∩_∩)O。竭诚为你服务。 一、选纸 一般选用规定的A4纸，在文件——页面设置——纸张——纸张大小——下拉菜单——A4。页边与版心尺寸：设置成上边距3.8 下边距3.6，左边距2.8 右边距2.6（都在页面设置里面的）显示比例一定要选择100%。 二、全文排版、字体和字号（会用范文呈现给你们）： 全文都不要自动编号（切记切记），这样会给后面排版会带来很大的麻烦。所有的字必须用黑色，（有些同学灰色的都来了⊙﹏⊙b汗！） 标题：用方正小标宋GBK，二号，居中，顶格 全文：距离标题一行，（所有内容写完了后设置）全选——用方正仿宋，三号字体，格式——段落——两端对齐——正文文本——缩进和间距左右都为0（如果是空白一定要填上0）——单倍行距——特殊格式（首行缩进，2个字符）——确定。（如
果是从其他地方复制来的文章，粘贴进word文档的时候，请你们一定一定要点编辑——选择性粘贴——无格式文本，不然是没有办法编辑的！！） 排序：一般编排顺序为：一、（一）、1.（1）。一、内容是方正黑体；（一）内容是方正楷体；后面都是方正仿宋。 落款：一直都是用医院的全名（重庆市合川区中西结合医院）加上落款，如：2013年8月14日（不能用“.”代替年或月，“日”字对齐医院的“院”字）（不能少一个字！！） 页码（不要求）：用插入——页码——（对齐方式）外侧——（选择“数字格式”-1-）然后4号宋体。 办公室 2013年8月14日 范文： 重庆市合川区中西医结合医院 的通知 院属各科、门诊部及分院： 根据《中华人民共和国执业医师法》及《医疗机构管理条例》，结合《关于进一步加强医学诊断证明书管理的通知》（合川卫医〔2013〕17号）文件精神，为进一步规范我院医学诊断证明书
常见公文写作格式和文件排版 格式 公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。 1．文种 全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"
通知"的"附件"行文。例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》，不能作为文种使用的还有"总结"、"计划"、"安排"、"要点"、"细则"等。三是"请示""报告"""函"混用。例如：《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题，应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的，不需要回复；而请示是"向上级机关请求指示、批准"的，需要回复。有时也存在"请示"和"函"混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将"函"用成"请示"，如"××县办公室关于追加2006年度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。 2．纸张和排版 《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
一、公文文面格式 公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。 党政机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成。 1.版头 行政机关的发文机关标识主要有3种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，即“文头纸”；一种由发文机关名称加“令”组成，如“省政府令”；一种由发文机关名称加武文线组成，即“函头纸”。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 2.份号 即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。用电报传送的秘密公文，不标注份号。绝密、机密、秘密电报均属密码电报，均应按密码电报的管理办法进行严格管理。 3.密级与保密期限 公文中的密级（包括国家秘密）分为绝密、机密、秘密3个等级。商业秘密分为商业机密、商业秘密2个等级。密级用3号黑体字标注。党的机关的公文密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。 4.紧急程度（等级） 党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”用3号黑体字顶格标注于公文首页页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行。如无密级则标注在第1行。电报的紧急程度叫等级，分“特提、特急、
办公室人员必备知识 第九章办公室人员必备知识 要求标准 第一节办公室人员礼仪知识 一、职员间交际礼仪
素养是指一个人的个性风格、才华学识等方面的差不多品质。素养所包含的内容专门广，如性格志趣、气质风度、聪慧思想、道德品质、待人接物等。 办公室人员在进行交际活动时，显示自己的气质风度时，尽量扬长避短，把自己好的外表风度展现给对方，有利于商务活动的展开。因此要了解一下自己的性格特点，有意识地培养、锤炼自己的性格，使之适应工作、交际需要，即优化性格。 1.克服性格上的弱点 (1)性格的分类 人的性格可分为四类： ①胆汁质。其优点是充满热情，精力充沛，态度爽朗，豁达爽朗，动作粗犷有力，讲话直露干脆，办事果断，勇猛坚强。其缺点是性情急躁，易发脾气，爱冲动，缺乏耐性，不讲究方式方法，往往容易好心办坏事。 具备这种性格特点的人适合做具有开拓型的领导工作。 ②多血质。其优点是爽朗爽朗，热情奔放，感情比较丰富，待人亲切，富有同情心，思维灵敏，反应迅速，健谈，善交际，同意能力专门强。其缺点是情绪缺乏稳固性，喜怒易变，爱好广泛但难以持久，易坚决。
性格类型属于多血质的人，从心理学角度讲，比较适合从事公共关系这一工作。 ③粘液质。其优点是沉着平复，耐性较强，言行慎重，情感不易外露，性情比较稳固。其缺点是顽固死板，灵活性不够，一样只按指示或体会办事，不喜交际。 ④抑郁质。其优点是感情细腻、执著，善于观看，爱思索，喜静少动，敏锐多虑，韧性强。其缺点是可怕怕羞，性情内向，较孤僻，疑心较重。 前苏联心理学家巴甫洛夫提出“神经系统学讲”，把人的性格分成四类：兴奋型、爽朗型、冷静型、抑郁型。 近代医学按照人的血型种类，把人的性格分成下列四类： ①Ａ型：倔强，顽固，坚强，细心。 ②Ｂ型：随和，乐观，热情，爽朗。 ③ＡＢ型：用心，有毅力，较孤僻。 ④Ｏ型：自信，坚决，爱好广泛。 (2)东、西方国家人的性格差异 东西方由于政治、文化、风俗的不同，人的性格也大有差异，总的来讲，有以下倾向： 东方国家：宽厚平和，性格内向，谦虚慎重，勤奋忍耐，知天乐命，比较注意外人和社会对自己的评判，而往往忽略自身感受。
办公室人员必备—超实用的word技巧 三招去掉页眉那条横线? 1、在页眉中，在“格式”－“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落” ?2、同上,只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了,呵呵)? 3、在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了——强烈推荐！??会多出－-(两个横杠) 这是用户不愿看到的，又要多出一步作删除--? 解决方法:替换时在前引号前加上一个空格问题就解决了 ?插入日期和时间的快捷键? Alt+Sｈｉft＋D:当前日期? Alt＋Shift+T:当前时间??批量转换全角字符为半角字符? 首先全选。然后“格式”→“更改大小写”,在对话框中先选中“半角”,确定即可? Woｒd启动参数简介??单击“开始→运行”命令，然后输入Wｏrd所在路径及参数确定即可运行，如“C:\ ＰROGＲＡM FILEＳ＼MＩＣＲOＳＯFT Oｆfice ＼Officｅ１０\ WIＮWorｄ.ＥＸE /n”，这些常用的参数及功能如下：??／n:启动Wｏrd后不创建新的文件。 ?/ａ：禁止插件和通用模板自动启动。 ?/ｍ：禁止自动执行的宏。 /w：启动一个新Woｒd进程,独立与正在运行的Worｄ进程。 /c:启动Ｗｏｒd,然后调用Nｅtmeｅｔiｎg。 /q:不显示启动画面。 另外对于常需用到的参数,我们可以在Ｗord的快捷图标上单击鼠标右键,然后在“目标”项的路径后加上该参数即可。 ?快速打开最后编辑的文档 如果你希望Word在启动时能自动打开你上次编辑的文档,可以用简单的宏命令来完成： (1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框;??(2)在“录制宏”对话框中,在“宏名”输入框中输入“auｔoeｘｅc”,点击“确定”;??（3)从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；并“停止录制”。保存退出。下次再启动Worｄ时,它会自动加载你工作的最后一个文档。
公文标准格式及排版要求 1.页面设置 ●纸型： A4纸。 ●页边距： 上边距3.7厘米 ●下边距3.5厘米 ●左边距2.8厘米 ●右边距2.6厘米 ●字间距： 缩放100％ ●间距标准0 ●位置标准0 ●行间距： 每页22行每行28字 ●一般情况下行距为27磅 2.发文机关标识规格 ●发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm; ●上行文标识上边缘至版心上边缘为80mm。 ●发文机关标识推荐使用初号文鼎CS长美黑加粗，缩放66%，紧缩2.5磅，用红色标识。
●字号由发文机关以醒目美观为原则，但一般应小于22mm×15mm。 3.发文字号 ●发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。●发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 4.签发人 ●签发人平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。 ●“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标识。 5.公文标题 ●红色反线下空2行，用2号大标宋简体加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 6.主送机关 ●标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识加粗，回行时仍顶格。 7.公文正文 ●主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。 ●公文正文用3号仿宋体字加粗，一般每面排22行，每行排28个字。正文一级标题用3号黑体加粗，二级标题用3号楷体加粗。 8.附件 正文下空一行左空2字，用3号仿宋体字加粗标识“附件”，附件如有序号使用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。 9.成文日期 附件下空4行，右空4字。成文时间用汉字标全年、月、日，“零”写为“○”。
公文格式排版规则 一、版面要求 公文用纸统一采用A4型纸。页边距——上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，版式——页眉1.5厘米，页脚2.8厘米。页眉页脚奇偶页不同。 为了文件整体美观，在特殊情况下，页边距、行距、字间距可进行微调。 注：在电子公文系统中，正文执行默认的页面设置，不需调整。置于附件箱中的文件根据上述要求进行设置。 二、文件格式公文各要素编排规则 版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。 （一）版头 1.密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密期限，应根据文件内容据实标注。一般用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 2.份号。指公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号，一般用3～6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”等。 3.紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，可分别标注“加急”或“特急”，用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则份号标在第一行，密级和保密期限标在第二行，紧急程度标在第三行。
4.发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文单位标志可以同时标注联署发文单位名称，也可以单独使用主办单位名称，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排列。 发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35毫米，使用方正小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则，字号不应大于上级单位。 5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。 发文字号编排在发文单位标志下空二行、红色分隔线之上的位置，其中，下行文居中排布，上行文居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 公司本部印发的各类公文，其发文代字由总经理办公室统一拟定。各单位报送公司本部的正式上行文件（函件）发文代字由总经理办公室拟定，其他类型公文的发文代字由各单位自行确定。 6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。用3号方正仿宋体字标识“签发人”三字，其后加全角冒号和签发人姓名，签发人姓名用3号方正楷体字，编排在发文机关标志下空二行位置。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 （二）主体 1.公文标题。 由关于+发文单位名称+事由+文种组成。用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空两行位置。标题左右不能顶到红色分隔线边缘。如在空白页上起草正文，版心下空一行编排标题。
办公室必备文件格式 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设臵 选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿宋”；“字号”设臵成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设臵成“28”个字符；“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择“插入”——“页码”，“位臵”设臵为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设臵为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设臵成“四号”；字体任意；奇数页的页码设臵成右空一个汉字，偶数页的页码设臵成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标
右键——“设臵文本框格式”，在这里来设臵红头的属性。 选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设臵成“2cm”；宽度设臵成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”；垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”，“下侧”设臵成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择“文本框”附签，左、右、上、下都设臵成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设臵成“红色”，字体设臵成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设臵成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 4、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设臵自选图形格式”，红线的属性在这里进行设臵。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵为“红色”；“虚实”设臵为“实线”；“粗线”设臵为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设臵为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”，垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”，“下侧”设臵成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。