关于不符合报告
--海王内审员培训辅助教材
山东鲁傲管理咨询有限公司秦学聪
不符合报告是审核的主要输出之一，是审核员能力的综合体现，同时要求受审核区域依据不符合报告改进工作提高管理水平，它的重要性不言而喻。但真正开出高水平的不符合报告也是不容易的，对初涉ISO标准的审核员更是如此，以下注意事项供参考：
1.内审前一定要熟悉ISO9000标准、ISO9001标准、ISO14001标准、GB/T28001标准；
2.内审前，一定要熟知受审核区域的职责、程序、作业规定；
3.内审时一定不能遗漏受审核区域的主要职责；
4.不符合报告一定要先起草，小组内各内审员都传阅修改后再抄正；
5.小组内各位内审员都要分别审阅并亲自签字（不能代签字），以充分发现问题，避免描述和判标的错误；
6.鉴于第一次正规内审，注意每位内审员都要开两份以上的不符合报告，作为锻炼的机会；
7.不要害怕内审不符合报告数量多影响外审结论，该开的、有代表性的、各个条款的、各个部门的，只要不是在某个部门内部重复的不符合都应当开不符合报告；
8.钢笔或签字笔填写（不要用圆珠笔、铅笔、红色笔等），字迹工整、清楚；
9.语句通顺，汉字规范，标点正确,不能犯低级错误；
10.事实描述清楚，简明扼要，不要废话，即只写不符合某一条款的事实，不写符合这一条款和不符合其他条款的事实；
11.核心集中，论点明确，论据充分，对准标准条款，紧紧围绕条款描述事实，即先查明不符合的事实，再看看标准这一条款的要求，返回去描述如何不符合这一条款要求的事实；
12.不符合客观事实描述要具体、准确、完整，不能用含混不清的语言，不能用总结性语言，是何时、何事、何人、何地、哪批产品、哪台设备等，哪个事实，怎么不符合标准的哪个条款或者哪个文件的什么规定，要描述清楚、确凿、具体，涉及到人员时，宜提岗位或职务、不提姓名；
13.不能感情用事，不能用形容、夸张的语言描述，不能任意扩大不符合的客观事实范围，不能以自己的想法、做法作为不符合判断的依据，不能任意拔高标准、文件要求；14.开具不符合报告时，必须考虑其后纠正措施的效果，是积极的还是消极的，其对产品质量的影响是直接的主要的还是间接的次要的；
15.不符合报告和检查表要吻合，检查表是不符合报告的基础，即由不符合报告能追溯到检查表的记录，内审检查记录上的不符合事实能对应着不符合报告；
16.审核报告和不符合报告要吻合，不符合报告是审核报告的基础，即审核综述中问题比较多的条款和区域应为改进的方向，严重不符合应引起特别关注；
17.判定时，最好联系程序或作业文件，并引用程序或作业文件的具体条款或原文，以说明没能说到做到；
18.涉及到ISO9001标准4.4质量管理体系及其过程、5.1领导作用和承诺、5.2方针、6.1应对风险和机遇的措施、6.2质量目标及其实现的策划、7.1资源、7.5形成文件的信息、8.2产品和服务的要求、8.3产品和服务的设计和开发、8.4外部提供产品、8.5生产和服务提供、8.7不合格输出的控制、9.1监视、测量、分析和评价、9.2内部审核、9.3管理评审、10.2不合格和纠正措施等这些有子条款的条款时，原则上要判到子条款，除非不符合一个以上子条款；
19.涉及到ISO14001标准的如下条款同样要判到子条款:6.1应对威胁和机遇的措施、6.2环境目标及其实现的策划、7.4沟通、7.5文件信息、9.1监视、测量、分析和评价、9.2内部审核、10改进。涉及到GB/T28001标准的如下条款同理：4.3策划、4.4实施和运行、4.5检查；
20.涉及到ISO9001标准的4.4.1、4.4.2、5.1.1、5.1.2、5.2.1、5.3、6.1.1、6.1.2、6.2.1、6.2.2、6.3、7.1.1、
7.1.3、7.1.4、7.1.5、7.2、7.3、7.4、7.5、8.1、
8.2.1、8.2.2、8.2.3、8.3.2、8.3.3、8.3.4、8.3.5、
8.3.6、8.4、8.5、8.7、9.1.1、9.1.3、9.2、9.3.2、
9.3.3、10.2.1等有a)、b)、c)......的不符合要具体到
a)、b)、c)…，除非不符合一条以上；
21.涉及到ISO14001、GB/T28001标准有带a)、b)、c)......条款的同理；
22.要有不符合程度，说明该不符合报告是严重的还是一般的不符合，严重不符合是指以下各种情况之一：
1)区域性失效（体系覆盖的某个区域各条款均未按要求运
作）；
2 )条款性失效（标准中某条款的要求在组织的各个区域均未运作）；
3 )造成违法事件的不符合（包括质量、环境、职业健康、安全、消防、能源等）；
4 ) 造成顾客重大投诉、周边环境投诉、员工健康安全投诉、质量环境职业健康安全被行政执法部门处罚的不符合项；
5 ) 上次的一般不符合如在这次审核同样的部门重复出现则不符合要升级为严重不符合。
23.考虑到下次内审前本次的所有不符合都要关闭，如有的不符合在短期内难以关闭，视情况可缓开或开成观察项。但应通过交流让高层和责任部门知道并重视，观察项应在末次会上宣读；
24.严重不符合要慎重开，当然也不是不能开；
25.初次内审要多考虑不符合报告的覆盖面应宽，即强调广度，横向要到边到沿；
26.随着审核次数的增加，要加大审核力度，即强调深度和难度；
27.每次审核，各位审核员，特别是审核组长，一定要注意各条款不符合的分布情况，即对各条款审核的力度要一致，通过各条款不符合的数量能看出这个条款实施的怎么样；
28.对每一个部门的审核要掌握统一的尺度；
29.每份不符合都要在末次会议前得到受审核区域负责人的确认，避免争执或僵局，确有争议，由组长和管代协商；30.对各小组的不符合报告在确认前要由大组权衡后再适当增删或合并；
31.审核开始前，上次的不符合一定要提前关闭；
32.内审要对上次内审的不符合报告进行跟踪验证；
33.受审核部门和责任部门有时是不同的，责任部门如有争议，由管理者代表仲裁；
34.集中审核时间非常紧凑，正常工作时间全被审核充满，所以各小组一定要在中午和晚上的业余时间将半天来的不符合报告开完，时间观念要强；
35.将所有不符合报告编号，并填写不符合报告矩阵表；
36.关于纠正措施一定要由责任部门分析原因，并逐条列出，针对原因订措施，验证时也要逐条验证；
37.查原因、订措施由责任部门负责人完成，纠正措施的有效性验证由审核员完成；
38.原因分析和纠正措施、验证也都要先起草，有关人员同意后再抄正；
39.所有不符合报告的原因分析、制定纠正措施、实施纠正措施、验证纠正措施，都要在末次会上明确完成时间；40.不符合报告面要宽，但同类问题可合并，受审核部门内、外必须举一反三；
41.不符合报告要提出关闭时间要求，获证前的内审不符合一般不超过五天验证，属特殊情况可经管理者代表同意做出特殊安排。获证后的内审不符合验证时间可适当延长；42.不符合报告应至少分发到不符合项的责任部门和有实施纠正措施责任的部门，以便实施纠正措施并对其验证效果；
43.验证应由原审核员负责，验证结论应写明已关闭的事实和关闭的效果，不能简单地描述为纠正措施有效等，要特别关注是否能达到此类问题不再重复出现的作用；
44.下次内审各内审员要对上次该区域的不符合进行再验证。
20170415