行政管理体系职责和任职条件
制造行政管理文秘的职责和任职条件
1、文件及通讯管理：按照部门经理的安排，负责部门经理的文件、信函、邮件、传真和批
件的收、发、转、呈、复印、传阅和归档等，负责收集和整理部门经理的通讯录，负责电话
接听、转接、记录、反馈等，保证内、外部信息的准确传递；
2、档案、文件资料管理：根据公司资料管理制度，严格管理本部门涉及的各项文件、档案、
凭证等资料，办理相关的交接、存档、保管等手续，随时为本部门员工提供资料查询服务，
确保资料的安全性、完整性和条理性；
3、访客接待：根据公司接待制度、上级要求和公司领导指示，负责部门经理安排约见的客
人的日常接待、迎送、会客及会谈安排（包括制定接待计划、联络客人、安排食宿、调度车
辆等工作），以优质服务树立公司良好印象；
4、会议安排：负责部门经理召集的会务安排（包括会议通知、会场准备等工作），为部门经
理撰写文稿，做好会议记录（必要时编写会议纪要）以及会议服务（如会议资料的发放、收
集、整理和归档工作），保证会议顺利召开；
5、公文起草：依照部门经理的指示起草对内、对外行文、通知、函件及其他相关文件，并
经过相应审核流程后负责发布、传递等工作，保证部门行政信息的及时传达；
6、部门行政后勤工作：根据本部门的管理需要和公司内部管理制度，为本部门员工办理考
勤统计、资料收发、办公用品领用、费用报销、考核资料汇总以及文件的送审、报批等工作，
进行各项内部行政事务处理和服务，为本部门的管理工作提供服务和便利。
任职条件：
1、教育背景：文秘、行政管理相关专业，中专以上学历。
2、工作经验：一年以上的文秘或行政管理工作经验。
3、知识 / 技能：熟悉文秘、行政管理等相关知识，了解文秘工作流程和规范，了
解公司其他职能部门的工作，具备基本的英语日常听说能力，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用 OFFICE等办公软件，打字速度 60 字 / 分
钟以上，具备较强的书面和口头表达能力。
4、素质要求：
1）客户服务导向：遇到问题时能作出快速反应，坦诚地承认问题的存在并诚恳
地帮助客户解决问题，且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；
2）团队合作：愿意与他人合作，主动与其他成员进行沟通交流，共同分享信息、知识、资源；
3）灵活性：能够充分理解并灵活运用标准，必要时通过快速而适当地改变规
则或正常程序来解决问题。
制造行政管理行政专员的职责和任职条件
1、公文起草及政令信息的传播：根据公司发展与管理等需要，起草行政管理制度及各类公
文信函等，并提交上级审核；通过电子邮件、公告栏等各种信息传播方式，传达公司日常政令，落实公司文件的拟、收、发、存等工作，组织公司内部信息发布内容的编排及传播、内
部刊物的出版，保证公司各类信息及时、正确的传播；
2、会议及活动管理：依据公司会议制度，协助上级进行公司管理层会议、公司庆典等重要会
议、重要活动的组织、筹备，负责一般人员的联系及协调工作，进行会议记录与整理，通
报会议决议，并对会议决议的执行情况进行简单核查；确保各项会议、活动的顺利开展及会议
决议的有效落实；
3、办公物品管理：依据公司的办公用品管理规定，根据公司人员对办公用品的申领记录及
上级指令，负责对办公家具、设备、用品进行选购、统一调配、发放、保管和维护管理，并
定期进行预算汇总，确保满足员工使用要求及有效控制费用；
4、文件、文档管理：依据公司文件管理规定，通过辅助行政文件管理系统平台的建立与维
护，负责公司级文件的编制、审批、发放；外部门文件的接收与存档；部门级文件的登记、
分类、整理、编写、存档、保管等工作，确保及时、准确、完整地管理公司内部文件及文档；
5、重要证照及资料管理：根据公司行政管理制度及保密制度，负责执行公司各类重要资质
证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的常规使用与保管，及公司印章的刻制、常
规使用、保管及注销；在例外使用情况下报上级审批，确保各重要证照、资料满足使用需要
及获得妥善保管；
6、后勤管理：协助上级拟订和完善公司后勤管理规范，安排及落实上级要求的各项任务，
代表公司与物业部门交涉，管理公司水、电、气、热等能源后勤保障工作；负责监督安全保
卫、消防、卫生的宣传与检查等日常管理；办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动
用车，并统计人员用车的费用；负责员工的门卡、餐卡、杂志、票务、订餐等工作，确保提
供及时的服务和后勤保障，提高员工满意度；
7、员工出差支持：依据公司出差管理规定及报销规定，协助落实员工出差的行程安排、交
通工具安排及票务办理、酒店预定等工作，协助护照和签证办理资料的准备、联系、手续办理；
审核员工出差预算、出差旅程记录、报销费用票据；确保为员工出差提供及时的行程及费用报
销支持。
任职条件
1、教育背景：行政管理等相关专业大专以上学历，受过管理学、公共关系、文书写作、档
案管理、物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训。
2、工作经验：两年以上行政管理相关工作经验，其中至少有一年以上物料管理、后勤管理
或资产管理经验。
3、知识/ 技能：具有一定的时间管理能力、外联和公关能力、沟通协调能力、组织安排能力、灵活有序的物料控制能力；能熟练使用 office 办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识，
英语达到CET四级或 PET三级水平。
4、素质要求：
1）客户服务导向：按照相应规定或规范，友好地为客户提供服务，能对客户的问题作出快
速反应，并且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；
2）主动性：无需督促，自主地完成工作，自觉地在工作中付出更多的努力，主动帮助他人
解决工作中的问题；
3）规范导向：注重秩序，工作中严格按规范进行操作，并能及时检验自身工作及相关信息
的精确度。
制造行政管理行政经理的职责和任职条件
1、行政制度、流程、工作计划的制定及执行：负责建立并优化公司内部的管理
体系、各项行政管理制度及相关的流程，并督促、检查及评估制度和流程的贯彻执行；制定行政部工作发展规划、年度及月度工作目标与工作计划，并监督其实施；以提高公司内部管理的规范性和有效性；
2、行政费用的预算与管理：制定公司办公费用的预算方案和计划，并在实施过
程中进行费用控制；制订行政部年度、季度费用预算，分解到各功能区块，监控
其实施过程；以合理降低行政费用；
3、会议及活动管理：依据公司会议制度，负责公司管理层会议、公司庆典等重要
会议、重要活动的组织、筹备、联系、协调工作，提供会议记录与整理服务，通报
会议决议，并对会议决议的执行情况进行核查；负责定期组织全公司员工大会，
开展年度总结评比和表彰工作；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有
效落实；
4、文件信息的传播：监督公司日常重要政令的传达，落实并规范公司文件的拟、收、发、存等工作流程，确保公司重要信息的有效传递；组织公司内部信息发布和
内部刊物的出版，保证公司各类信息的正确、有效、及时传播；
5、固定资产管理：在预算计划的范围内，负责监督、检查公司复印机、电脑、
打印机、传真机等办公设备、网络设备、运输设备及其他固定资产的采购、使用、维护、保养情况；确保在费用预算内满足公司运营需要；
6、重要证照及资料管理：根据公司行政管理制度及保密制度，负责监督及审批
公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的使用与保管
及公司印章的刻制、保管、使用及注销；确保各重要证照、资料满足使用需要及
获得妥善保管；
7、后勤管理：参考公司行政管理制度，负责组织后勤管理制度的拟订、检查、
监督和执行；制定年、季、月度后勤工作计划（包括治安管理、环境卫生、员工
宿舍、水电能源、办公车辆等方面）并监控计划的实施情况；负责公司生活用房
的安排及财产管理，建立生活用房等用于后勤生活服务的财产帐册；负责内部治
安管理，用水、用电管理，及公司办公用车辆的统一调度管理；确保后勤服务及
时到位，满足员工工作及生活需要；
8、部门人员管理：根据本部门的业务发展计划，制订本部门人员编制计划和人
员发展计划，负责选拔及培训新员工，合理分配下属的工作职责、工作任务并督促其执行，组织部门技能培训，定期考核下属的工作业绩并指导其业绩改善，以建立并培养高效能的行政干部梯队，支持部门业务的完成；
9、外部联系 : 负责组织和接待相关单位（包括上级单位）的来访，处理地方关系
和社会公益事务，处理重要函件 , 代表公司与外界有关部门和机构（包括新闻媒
体）联络并保持良好的合作关系；负责审核公司对外宣传的各种资料，协调、解
决公司的公关危机；以培养良好的外部资源关系，维护公司良好的形象。
任职条件：
1、教育背景：行政管理等相关专业本科以上学历。
2、工作经验：三年以上行政管理经验，一年以上部门管理经验。
3、知识 / 技能：掌握相应的行政管理、企业形象宣传的知识，了解公关宣传的常用做法；熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识；具备优秀的外联与公关能力及解决突发事件的能力。
4、素质要求：
1）组织意识：了解组织中正式的权力结构、运转方式、主要人物的职权范围，
掌握组织中非正式的结构及组织的氛围和文化，知道组织中真正的关键角色及组织中的运作和决策模式，并且能了解组织内部的人际矛盾和政治斗争，具备在复杂的组织结构和政治生态中判断人们之间相互依赖、合作或斗争等微妙关系的能力；
2）客户服务导向：关注客户，与客户保持沟通，主动跟踪、了解客户的问题、
要求，并且能对客户的问题作出快速反应；
3）监控能力：能够将任务合理分配到员工，并清晰地表达任务要求和目标，
在分工明确的基础上，坚持要求他人遵守。
消息中心负责人
1、信息收集：在厂长领导下，有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、
处理、贮存厂内外有关改革和经营管理科技进步、群众生活，思想工作等方面的综合信息，为领导决策和各部门应用服务。负责组织开展经济技术情报工作，为工厂制定经营决策和产品开发方案提供依据；
2、档案管理：根据《工业企业档案管理暂行规定》要求，负责归口管理全厂计划
统计、经营销售、生产调度、物资供应、财务管理、劳动人事、教育卫生和工作工作等各方面工作所形成的档案，并积极组织档案编研，主动为领导和群众提供利用；
3、信息设备与资料维护：组织搞好科技资料图书选购、收藏、介绍工作，为提
高工厂科学技术素质服务。参与工厂计算机及相关系统的建设与维护；
4、对外信息发布与工厂内刊：积极组织开展重大信息的调研活动，努力办好信
息刊物，不定期召开信息发布会，及时向厂内外传递、发布有关信息。
任职条件
1、教育背景：文秘、档案管理及相关专业，大专以上学历。
2、工作经验：七年以上相关工作经验，三年以上同等职位管理经验。
3、知识 / 技能：对文字内容的编辑与审核具有一定经验，文字功底扎实，文笔好，知识面广；良好的组织协调能力及计划与控制能力；熟练使用办公软件。
4、素质要求：
1）团队合作：愿意与他人合作，主动与其他成员进行交流，分享信息、知识、资源；
2）信息搜集：系统地分析并构建信息搜集调查的方法，熟练地掌握信息搜集与分析的各项
技能。