红头文件管理制度
（2014年修订版）
一、总则
(一)为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理
工作，根据公司实际情况修订本制度。
(二)红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、
请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。
(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红
头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。
(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时
限和要求完成。
二、公司红头文件使用范围和红头文件代号
(一)规定。
红头文件代号为“规”。用于发布重要的行政规章制度，采取
重大的强制性行政措施。
(二)决定、决议。
红头文件代号为“决”。对重要事项或重大行动做出安排，用
“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。(三)通知、通报。
红头文件代号为“通”。转发上级机关红头文件，批转下级红
头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；
表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。
(四)请示、报告。
红头文件代号为“请”。向上级请求批示与批准，用“请示”；
向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。
(五)批复。
红头文件代号为“复”。用于答复请示事项。
(六)联系函。
红头文件代号为“函”。用于商洽工作、询问问题、向有关主
管部门请求批准等。
(七)会议纪要。
红头文件代号为“纪”。用于传达会议议定事项和主要精神，
要求与会者共同遵守。
(八)任免。
红头文件代号为“任”。用于对公司经营管理各岗位职务、职
称等进行任免。
三、红头文件分类编号和红头文件编码
(一)公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围
标注红头文件分类编号。
1.以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进行编号；
2.以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；
3.以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；
4.以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；
5.以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；
6.以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；
(二)公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编
码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。
(三)字母释义。
A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；
【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【2014】”；
C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。
DD：为月份，如“01”；
EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。
四、红头文件内容
(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类
编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。
(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。
(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。
(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。
(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。
(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表
公司的整体意志。
(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。
(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、
用语准确。
(九)发文机构（部门）必须注明全称。
(十)多页红头文件应标明页码。
(十一)红头文件须经盖章方为有效。
(十二)红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。
五、红头文件排版格式
(一)红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注
明：主题词、印发日期、印发份数等内容。
(二)纸型一般采用A4纸。面页设置：上页边距2.5CM、下页边距
2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。
(三)字体规定。文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体
黑色四号字；红头文件名称，黑体黑色小二号字；红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字；红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。
(四)行间距1.5倍、字符间距标准。
六、收文
(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆
封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。
(二)收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承
办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。
(三)收文的管理。
1.红头文件的签收。通过各渠道收到的红头文件（除公司领导
亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。
2.红头文件的编号保管。综合办公室文件管理员对收到红头文
件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登记、传阅、存档。
3.本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合
办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。
七、发文
(一)发文办理程序。
1.董事会发文：
董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
2.公司各机构（部门）发文:
经办人拟稿→机构（部门）主管审核→主管副总经理核准→总经理审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
3.公司党委发文：
经办人拟稿→党办主任审核→党委副书记核准→党委书记审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
4.公司工会发文：
经办人拟稿→工会主管干事审核→工会副主席核准→工会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
5.公司监事会发文：
经办人拟稿→职工监事审核→专职监事核准→监事会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
(二)发文需详细填写红头文件拟文稿。一份拟文稿只对应一份红头
红头文件。
八、红头文件的阅批、分转与处理时间
(一)凡正式红头文件均需由综合办公室主任根据红头文件内容和
性质阅签后（涉及两个以上部门的，应明确一个主办部门），由专人分送主办部门和承办部门阅办，重要红头文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送主办部门和承办部门阅办。(二)为加速红头文件运转，应在收到红头文件当天或第二天将红头
文件送到公司领导或分管领导，如关系到两个以上业务部门，应按主办部门和承办部门依次传阅（如有领导批示次序的按照领导批示依次传阅），最迟不得超过3天（特殊情况例外）。
(三)阅批红头文件后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意
见”，综合办公室应责成有关部门和人员按红头文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
(四)
(五)时限要求。为避免红头文件积压误事，阅读红头文件应抓紧时
间，一般应在当天阅签完，并在下班前将红头文件交至综合办公室，一般不得超过2天；特急红头文件限４个工作小时内完成；
紧急红头文件限当日即办，普通红头文件应在规定日期前办理完成。
(六)工作办理完成后，应由主办部门主动与文件签发部门或工作联
系部门联系，对接资料报送，并将红头文件返还综合办公室归档。九、
十、保密事项
(一)各机构（部门）及各有关人员，对红头文件中涉及本公司应保
密的事项，必须严守机密，不可随便向第三方泄露。各机构（部门）在发文填写拟文稿时必须注明保密等级。具体保密等级规定如下：
A级：只对主送人公开；B级：只对主送人、抄送人公开； C 级：对所有公司员工公开。
(二)A级红头文件只能印一份，由经办人送主送人传阅，B级红头
文件按主送人、抄送人总人数打印后分发，C级红头文件可通过OA对所有公司员工公开传阅，红头文件发出后由综合办公室统一留存一份原件归档。
(三)红头文件机密等级，由发文机构的主管领导根据红头文件内容
确定。
(四)
(五)各机构（部门）及各有关人员在收到或传阅具有涉密的红头文
件时，对红头文件中应保密的事项，必须严守机密，不可随便向第三方泄露。
十一、
十二、注意事项
(一)草拟红头文件应注意以下事项。
1.
2.内容要符合公司制度。
3.
4.反映情况要客观，实事求是。
5.
6.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用
语规范。
7.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
(二)
(三)各负责人阅、批红头文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日
期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
(四)公司所有发文，发文机构应有存档，并将红头文件拟文稿复印
件和红头文件原件二份存档。有领导批示的，还应附批复件。
十三、其它
(一)
(二)本规范从二○一四年一月一日起执行。
(三)
(四)本规范最高解释权在公司，由综合办公室组织施行。
文件收发传阅和管理制度 马合中学 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文规定 （一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须经校长同意，方可发出。 （二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。 二、收文处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。
技术文件发放管理规定 为进一步规范技术文件的发放与管理，提高技术文件发放的准确性、及时性和有效性，特对有关技术文件发放和管理作如下规定： 一、技术文件范围 1、生产图纸、元器件清单及其他技术要求； 2、文件更改通知单、技术验收单等其他技术文件。 二、管理归口部门 技术部全面负责技术文件的发放、回收与管理。 三、样柜图纸和清单的发放 1、样柜生产前，技术部应提前30天以上以书面形式向采购部下达样柜元器件清单，以便于采购部及时安排采购计划。 2、钣金加工图纸由技术部提前20天以书面形式下达车间，图纸必须由设计人、审核人签字有效，同时提供电子文件1份。 3、装配图纸由技术部提前10天下达，图纸由设计人、审核人签字有效。发放部门和数量：生产部、质检部、售后服务部电子文件1份，车间纸质文件2份。 4、装配元器件清单由技术部提前10天下达，清单由编制人和审核人签字有效。发放部门和数量：生产部电子文件1份，车间和仓库纸质文件各1份。 5、技术部做好图纸和清单发放签收记录。 四、批量生产图纸和清单的发放 1、批量生产时，如图纸和清单与样柜文件没有变化，技术部应书面通知相关部门执行原文件；如图纸和清单有更改，技术部应重新发放新的图纸和清单，同时回收原样柜文件；图纸和清单必须按规定签字有效。 2、考虑到各项目的生产周期，批量生产的图纸和清单应于首批产品交货前30天下达。 3、图纸发放部门和数量：生产部、质检部、售后服务部电子文件1份，车间纸质文件4份（不够向技术部门领取）。 4、清单发放部门和数量：生产部电子文件1份，车间和仓库纸质文件各1
份。 5、技术部做好图纸和清单发放签收记录。 五、其他技术文件的发放 1、样柜制作完成后，技术部门组织相关部门进行联合验收，填写《样柜验收单》，经各部门签字后，原件由技术部门存档，复印件发放相关部门各1份。 2、如有产品其他技术要求，由技术部门书面发放相关部门，做好签收记录。 六、技术文件的更改 1、生产过程中如技术要求需要更改，由技术部以书面《更改通知单》形式发放相关部门； 2、装配图纸和清单少量部分需要更改，由技术部到现场进行更改，并在更改后签字确认。 3、装配图纸和清单如更改内容较多，由技术部重新发放新的图纸和清单，具体按上述规定执行。同时回收相应的旧文件，并做好发放签收记录。 七、其他 1、各部门需妥善保管相应的技术文件，生产现场必须是有签字的有效版本技术文件。 2、车间装配接线过程中，如下发的图纸数量不够，由车间申请向技术部领取，技术部做好补发签收记录。 3、项目生产交货完成后，由技术部门统一回收相应的图纸，回收的旧文件由技术部统一负责处理。 4、本规定自2014年8月5日起施行。 2014年8月1日
技术文件管理制度 1、梁场工程部负责本制度的制定并监督实施,负责梁场技术文件的归口管理。 2、技术资料管理工作由工程部负责管理，由专职技术资料员进行技术资料管理，并及时向工程部长汇报资料收缴情况。 3、专职技术资料员负责技术资料分类、分专业分项立卷存档，编制总目录及卷内目录。梁场的补充资料要与原始资料配套，变更设计要在原图上标识，签署标识人姓名、时间合并存放。 4、技术资料自下而上收集整理。工程部专职资料员要及时收集技术人员手上的各种电子、书面、照片和影像资料（技术交底、施工日志、技术总结、上级文件等）并汇总，对下发的各种技术资料要求技术人员学习并作签认记录。 5、工作程序 5.1 受控文件、资料范围 5.1.1标准：产品标准，材料、配件标准，设计、施工、验收规范，技术要求等； 5.1.2 图纸：产品设计图纸，施工图纸，附属图纸，支座图纸，工装图纸等； 5.1.3 工艺文件：施工工艺细则、内控标准、施工组织设计、作业指导书、工序流程卡、技术交底等； 5.1.4 试验方法：试验、测量、检验方法、规程、评定方法等； 5.1.5 档案：设备、工装、计量档案、产品档案等； 5.1.6公司、局指、建设、设计、监理等上级单位发来的有关技术文件资料。 5.1.7 变更设计文件。 5.2 技术文件、资料的形式 技术文件包括书面、电子版、影像资料三种形式。 5.3 技术文件资料的起草、核稿、批准、发布 5.3.1 技术文件资料的起草、核稿
（1）技术文件管理制度由工程部负责起草、修改，由总工程师负责审核。（2）梁场施工工艺细则、内控标准、施工组织设计、由工程部负责起草、修改，试验、物资、设备等职能部室配合，由总工程师负责审核。 （3）各工序作业指导书、关键工序控制要点等由工程部负责起草、修改，由总工程师负责审核。 （4）技术交底由技术员起草、修改，由工程部部长复核。 5.3.2 技术文件资料的批准、发布 （1）梁场施工工艺细则、内控标准由梁场总工批准、发布。 （2）施工组织设计由梁场总工批准、发布。 （3）技术文件管理制度和其它技术文件均由梁场总工程师批准、发布。 5.4 技术文件资料的修改 5.4.1梁场施工工艺细则、内控标准、施工组织设计的修改，由上级领导或梁场职能部门提出修改意见，梁场总工批准，梁场工程部长负责下发修改通知单。 5.4.2各工序作业指导书由梁场职能部门或场区作业工班提出意见，梁场总工程师批准，梁场工程部长负责下发修改通知单。 5.4.3 其他文件的修改，由原拟稿部门提出意见，原批准人重新审批，相关部门负责下发修改通知单。 5.4.4 施工图纸的修改，由梁场总工程师依据设计单位签发的变更手续，在原设计图上作更改标识，并传递到所有图纸持有人手中，包括该图纸的复印件。 5.4.5 各部门收到《文件更改清单》后，由工程部资料员负责将《文件更改清单》传阅到所有文件持有人手中，直接在原文上进行修改。经修改过的内容要加盖本单位印章，写清“已更改”字样，进行标识。 5.4.6 梁场内控标准、施工工艺细则多次修改后，由梁场工程部负责换版重新印发。 5.5 文件的管理 5.5.1 文件 5.5.2 文件发放
新技术、新项目准入管理制度 为促进我院持续发展,提高学科整体医疗技术水平,进一步规范新技术、新项目的申报和审批流程,完善新技术项目的临床应用质量控制管理,保障医疗安全,提高医疗质量,根据《医疗技术临床应用管理办法》结合我院的实际,特制订本制度。 一、新技术、新项目是指在我院范围内首次开展的,国内外比较成熟的诊疗技术项目,并具有一定的先进性和实用性。包括:侵入性、非侵入性操作,检查、手术、治疗方式、药物等。 二、我院对新技术项目临床应用实行三类管理。 第一类医疗技术项目:安全性、有效性确切,由我院审批后可以开展的技术。 第二类医疗技术项目:安全性、有效性确切,但涉及一定伦理问题或风险较高,必须报省卫生厅备案后才能开展的技术项目。 第三类医疗技术项目:安全性、有效性不确切,风险高,涉及重大伦理问题,或需要使用稀缺资源,必须报卫生部审批后才能开展的医疗技术项目。 三、新技术、新项目准入的必备条件 (一)拟开展新技术、新项目应符合相关国家法律法规和各项规章制度。 (二)拟开展新技术、新项目应具有科学性、先进性、安全性、创新性、效益性。 (三)拟开展新技术、新项目所使用的医疗仪器须有《医疗仪器生产企业许可证》、《医疗仪器经营企业许可证》、《医疗仪器产品注册证》和合格证,并提供加盖企业印章的复印件备查。一律禁止使用资质证件不齐的医疗仪器开展新技术、新项目。
(四)拟开展的新技术、新项目所使用的药品须有《药品生产许可证》、《药品经营许可证》和合格证,进口药品须有《进口许可证》。并提供加盖企业印章的复印件备查。一律禁止使用资质证件不齐的药品开展新技术、新项目。 (五)拟开展新技术、新项目的人员有相关的学习经验,有些技术需要上岗证明或资格证书。 四、新技术、新项目准入申报流程: (一)立项:每年初拟开展新技术、新项目的科室,负责人认真填写《医疗新技术临床应用申请表》,经科室讨论科主任审核签章后报医务科。 (二)论证:每项新技术、新项目应在《医疗新技术临床应用申请表》中就以下内容进行详细的阐述,医务科对符合新技术新项目开展原则的项目论证备案。 -1- 1、立项依据(技术原理、国内外应用和准入情况) 2、申请科室开展该项技术的必要性与可行性(开展该项技术的必要性、新技术应用方案、学科人员及设施、设备条件)。 3、技术临床应用效果评价。 4、需提供的其他相关资料。 (三)申报的新技术、新项目需在我院执业机构许可证批准、登记的诊疗科目范围内。不符合新技术开展原则的项目,临床不得开展。 五、新技术、新项目准入审批流程 (一)医务科对科室申报的新技术、新项目进行审查,审查内容包括:
文件和资料管理制度 一、目的 规范和加强对本工程项目文件、资料的管理，建立合理的、清晰的文件、资料档案目录，便于工程管理人员和工程技术人员能够及时得到并使用所需的正确合适的文件和资料来实施工程管理以及工程竣工资料的及时移交。 二、适用范围 1、适用于本工程的所有的与工程有关文件和资料的控制。 1.1设计院提供的勘测报告、可研报告、初步设计、询价书、施工图纸等。 1.2制造厂家（含国外厂商）提供的设备制造图、组装图、安装使用说明书、出厂试验报告等。 1.3工程信函及会议纪要。 1.4开工报告。 1.5工程联系单。 1.6设计变更单。 1.7不符合项处理运作单。 1.8图纸会检记录。 1.9工程审查文件。 1.10竣工文件。 1.11标准、规程、规范。 1.12工程照片、录像。 1.13其它有关工程方面的文件。 文件和资料可以是任何媒体介质形式。 三、编制依据 1、《电力建设工程施工技术管理制度》。 2、《中华人民共和国档案法》。 3、《江苏电力建设第一工程公司程序文件》。 四、工作职责 1、工程管理科负责组织实施施工图纸，设计变更等工程文件修订状况的控制并确定其分发范围，工程管理科下设资料室负责整个工程文件资料的接收、协调、登记、分类、编目、
2、分公司（项目部）各有关部门负责本部门专项管理的工程文件和资料的控制并确定分发对象，负责本部门范围内的工程文件和资料的接收、登记、整理。 3、专业技术人员管理好领用的工程文件，及时向施工人员提供有效版本工程文件，回收、整理并向工程管理科资料室移交无效版文件。负责及时编制并向工程管理科资料室提供施工过程中产生的各种施工文件。对设计方及各设备供应方提供的供施工用的工程技术文件的正确理解负责。负责及时提供准确的竣工资料，编制完成竣工草图。负责自己负责范围内的工程竣工资料的搜集、整理、装订、移交。 五、工作程序 1、工程文件、资料的分类 1.1 内部工程文件、资料 内部工程文件、资料一般有施工组织设计、施工组织专业设计、作业指导书、设计变更建议（申请）单、图纸会检记录、技术交底记录、工程联系单、工程联系回复单、材料计划、建筑安装中间交接签证以及与产品质量有关的会议纪要、管理制度。 1.2外部工程文件、资料 外部工程文件、资料一般有设计施工图、制造厂安装图、设计修改通知单、国家（或部、行业）颁发的规程、规范、标准，监理和业主所发的工程整改单、联系单等。 2、外部工程文件资料的接收、整理、发放、回收。 2.1 外部文件、资料的接收 2.1.1工程管理科指派专人负责外部文件、资料的接收工作，接收人员应按照有关合同、协议以及图纸资料清单当面点清，确认数量无误后办理签收手续。 2.1.2如顾客有特殊原因，图纸、资料供应数量不足，接收人员应积极同顾客商洽弥补办法后接收。 2.1.3公司自行购置的设备，随设备带来的图纸开箱后由参加开箱的分公司人员带回，一日内工程管理科资料室存档、分发。 2.2外部文件、资料的整理 2.2.1工程管理科应在工程开工时确定文件、资料类别码和编码规则，以方便文件、资料的归类、整理。 2.2.2工程管理科指派专人负责文件、资料的整理，按照图号、文件类别码、日期、版次，进行编制目录、登记；文件资料均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。 2.2.2完成图纸资料整理工作后，及时输入计算机编制文件、资料的目录，以提高检索
江淮建设股份有限公司 文件下发管理制度与程序 一、目的 为进一步完善公司文件管理，让公司文件的下发更加规范、合理，从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的效率，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司各部门的文件下发工作。 三、管理责任 1、综合办是公司文件的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的文件下发工作。 2、公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保密规定，确保公司信息安全。 四、发文规则 1、公司文件的下发由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，归各部门管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。 2、综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档，并
统一编制文号，最后将修订好的电子文档或书面文档发至相关部门，并保存发文记录。 五、文件格式 1、文件一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。 2、主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）；二级标题为三号黑体；三级标题为三号宋体加粗；正文均为三号宋体。 3、所有正式的下发文件要求统一编号，各部门代字如下： 副总办江总字 综合办公室江办字 工程部江工字 市场经营部江市字 财务部江财字 人力资源部江人字 六、文件的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草，综合办负责初步编制文件，公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经相关领导审阅批准后，由综合办按规范进行修改。修改之后的文件经综合办统一以电子文档或书面形式发往相关部门。无保留价值的原书面文件需送还综合办，由综合办统一销
本页为著作的封面，下载以后可以删除本页！ 】可自由编辑！！Word 【最新资料版天津市第五中心医院新技术新项目申报、审批管理制度为进一步规范医院新技术新项目的申报和 审批流程，完善新技术新项目的临床应用管理，保障医疗安全，提高医疗质量，根据卫生部《医疗技术临床应．
用管理办法》，结合我院的实际，在医院既有的管理制度基础上（2012年制定）进行修订，制定我院新技术新项目申报、审批管理制度。 一、新技术包括项目： （一）使用新试剂的诊断项目； （二）使用新型医疗器械的诊断和治疗项目，且相比较原有器械有明显优势； （三）使用新的治疗方法、改良术式等； （四）首次在我院应用或新开展的诊疗项目； （五）其他在医院备案的现有技术目录之外的技术。 二、院内可以自行批准应用的临床一类技术，在通过准入申报后可以开展。必须经上级卫生行政部门核准后方可临床应用的技术，包括临床二、三类技术，需申报天津市卫生局医疗技术临床应用准入后方可在院内开展。在申报市局项目准入前在院内要通过技术论证，同时应在医务处备案。 三、我院新技术新项目准入申报流程（详见附1）： （一）属于医院范畴的新技术新项目，指已经在外院开展，我院尚未开展的上述项目。拟开展的新技术新项目必须符合国家相关法律法规和规章制度，拟开展的新项目应具有科学性、先进性、安全性、创新性和效益性，符合社会伦理规范。 （二）申报医院新技术新项目的临床科室、医技科室必须填写《天津市第五中心医院新技术、新项目开展申报表》（详见附2），科
主任签字后送医务处进行初审。在《申报表》中应就以下内容进行详细阐述：?此拟开展的新技术、新项目目前在国内外及本市其他医院的临床应用基本情况；?临床应用的意义、适应症及禁忌症；?详细介绍疗效判定标准、评价方法，对有效性、适宜性、技术路线，?经济效益进行科学预测；并对社会效益、可行性等进行具体分析， 技术操作规范和操作规程；?拟开展新技术、新项目的科室技术力量、人力配备、设备和设施等各种支撑条件；?详细阐述可预见风险以及应对可预见风险的处理预案。 （三）拟开展的新技术、新项目所需的医疗仪器、药品、耗材等须提供《生产许可证》、《经营许可证》、《产品合格证》等各种相应的批准文件复印件，或已在医院相关部门备案。 （四）各学科申报的新技术、新项目需确定各技术项目的主要参与人员，各项目的主要参与人员不超过3人。医务处负责将上述资料记录并备案，作为医院各项必要相关考核的依据，以及引进设备、耗材、药剂的申请依据。由院医疗质量与医疗安全管理委员会对新申报的新技术、新项目进行评估，对开展存在疑问或有异议的项目，该项技术负责人需进行特殊汇报。 （五）每年度新通过的新技术新项目名单及主要开展人员名单，由医务处负责公示。 四、我院新技术新项目准入审批流程：
0.更改记录 1.目的 2.范围 3.职责 4.程序内容 5.相关文件 6.相关记录 1.目的 为规范安全管理体系文件的管理，安全生产标准化的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2.范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的安全生产标准化管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3.职责 3.1安全生产主要负责人组织安全生产标准化运行文件的编制，安全生产办公室协助 3.2安全生产办公室负责符合性评审、相关培训。 3.3安全生产主要负责人负责提供相关资源支持。 3.4安全生产办公室负责安全生产法律、法规、标准的培训计划和制定实施。 4.程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识 别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及 相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等；
收发文管理制度 为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。 一、收文 凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容： 1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。 2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。 3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。 4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。 二、发文 以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容： 1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。
2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。 3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。 4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。 5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。 6．用印。正式文件加盖公司印章。 7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。 附：1、《公文传阅单》 2、《文件发文单》 山东鼎盛精工股份有限公司 2018年6月12日
1.目的 为使公司的技术文件得到有效控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。 2.范围 本制度适用于公司所有技术文件的管理。 3.技术文件内容及编码原则 技术文件是指用于产品实现的相应技术文件；文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。 4.职责 4.1技术质量部负责技术文件的归口管理。负责内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅的管理；负责外来技术文件的识别、转换、发放和归档。 4.2各部门负责对技术文件的接收、使用、保管。 4.3操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，有责任保管好自己所用的技术文件。 4.4车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置。保证技术件不丢失、不损坏、干净整洁。 5.技术文件管理内容 5.1编制技术文件的基本要求 5.1.1凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续，外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。 5.1.2 收到顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量 有关的技术文件后，技术部要在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定以上文件的详细的实施方法、实施日期及实施要求，由技术部长批准，及时将
顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。 5.1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版； 5.1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效的传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。 5.1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中(excel公式)，防止产生前后不一致的情况发生。 5.1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。 5.2 技术文件的签署人及其职责 5.2.1 设计/编制——由授权职能部门的设计人或编制人签署，并对技术文件的完整性、正确性、统一性、先进性、良好的工艺性和经济性负责。 5.2.2审核——由设计/编制单位负责人或分管负责人对技术文件是否符合国家法律、法规、顾客要求、相关标准和使用要求进行综合审查后签署，对其完整性、正确性、统一性负责。 5.2.3会签——由相关部门委托有经验的专业人员对技术文件是否满足相应专业要求的可行性予以审查并签署。 5.2.4 批准——直接用于产品生产过程的技术文件以及厂内有关部门需共同遵照执行的技术文件由技术部长（或被授权人）签署，并对技术文件负总的责任。文件发布后，使用部门在执行中或相关人员在检查，发现有问题需更改时应及时反馈，技术部接到反馈后应及时更改相应技术文件并再次批准。 5.3受控标识
新技术、新项目管理办法（试行） 为加强对新技术、新项目临床应用的管理，规范新技术、新项目在临床的应用，提高医疗技术水平和医疗质量，保障医疗安全，根据《执业医师法》、《医疗机构管理条例》和《医疗事故处理条例》等法律、法规制定本办法。 一、定义 新技术、新项目是指我院尚未开展的新医疗技术和项目，医院鼓励研究、开发和应用医疗新技术、新项目，鼓励引进省市内外先进医疗技术。新技术、新项目应当遵循科学、安全、合法以及符合社会伦理规范的原则。禁止开展已明显落后或不再适用，需要淘汰或技术性、安全性、有效性、经济性、伦理及法律等方面与保障公民健康不相适应的技术和项目。 新技术、新项目是指在我院范围内首次应用于临床的诊断和诊疗技术，包括： 1、技术引进项目：即我院未开展，与上级医院协作而开展的高新技术,通过协作达到自我掌握。 2、技术改进（改良）项目：在我院已开展的诊断和治疗手段基础上有所改进（改良）的项目。 3、院级新技术、新项目：我院未开展，其他医院已开展的技术项目，且获得一定社会和经济效益。 二、激励措施 奖励：经考核后评选出一、二、三等奖、优秀奖
（1）一等奖：有重大经济效益和社会效益（诊疗病例数在3例以上），每项奖励3000元。 （2）二等奖：有较好经济效益、社会效益（诊疗病例数在3例以上），每项奖励2000元。 （3）三等奖：有一定经济、社会效益（诊疗病例数在3例以上），每项奖励1000元。 （4）优秀奖每项奖励500元。 三、出现下列情形之一的，医院学术管理（医疗技术）委员会应立即责令相关科室或个人终止应用该项目或医疗技术，取消年终评选资格；并依照《执业医师法》，《医疗机构管理条例》和《医疗事故处理条例》的有关规定对科室和有关医务人员予以处罚；情节严重构成犯罪的，移送司法部门处理。 1、未通过院学术管理（医疗技术）委员会的批准，擅自开展本办法规定的新技术、新项目的； 2、滥用新技术、新项目或导致人体伤害的； 3、在评价申请过程中弄虚作假的； 4、应用新技术、新项目过程中发生严重不良后果或发现存在重大质量、安全隐患未及时上报的； 5、擅自在其他医疗机构开展本办法规定的新技术、新项目的； 6、卫生行政部门作出暂停或终止临床应用决定后仍继续应用的； 7、卫生行政主管部门规定的其他情形。 四、本办法由医院学术管理（医疗技术）委员会负责解释，自下发至日起执行。 延安医疗集团总医院延长分院医务科
文件、记录和档案管理制度 1 目的 对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 2 范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 3 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.3各部门负责本部门记录的建立与管理。 4 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3 综合管理体系文件 a. 方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析 / 评价 / 统计数据； b. 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）; g.技术资料； h.供应商和承包商档案； i.作业许可证等； h.其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
技术文件管理制度
技术文件管理制度 一、目的 为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。 三、职权和职责 1.技术研发中心技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术研发中心技术部负责人负责编制，技术研发中心总监审核，由总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术研发中心技术部负责人审核，由技术研发中心总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术研发中心总监审核报总经理批准。 四、管理标准和管理要求 1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义 技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类
新业务、新技术项目管理制度 新业务、新技术评审等级标准 1、院内水平:本院尚未开展的,具有一定先进水平及影响的技术项目。 2、地市水平:本地区首先开展,代表地区级先进水平,在本地区具有一定影响。 3、省内水平:仅有少数省级医院能开展的项目,在医疗实践中有显著成绩,且在省内已有较大影响。 4、国内先进水平:在国内有较大影响,省内尚未开展的项目,技术上有较大的创新,得到国内同行专家认可,对医疗工作有重要的指导作用。 5、国内领先水平:在国内有较大影响,仅有1～2 家知名医院开展。 6、国际水平:国际上有较大影响,国内尚未开展的技术项目。 范围界定 1、医疗工作中开展的新技术、新业务,有创新和发展的专业技术项目。 2、通过引进或改进医疗器械、实验检查设备后开展的新的服务项目,创造较大经 济价值(年收入在50 万元以上) 者。 3、行政管理、后勤中的新业务、新技术。 4、研制新药品或药品独特的作用。 (一)申报制度 1、科室开展新业务、新技术,必须填写《开展新业务、新技术申请书》, 《新业务、新技术项目实施计划书》 2、凡新年度拟开展新技术、新业务项目，必须有科室论证意见，科主任签名同意后报科教科立项登记备案。 3、项目负责人所填写的申请书和实施计划书内容按照填写说明逐项认真填写。内容包括：项目开展的目的、意义、社会经济和效益分析、应用前景、工作基础、查新情况、计划进度和阶段目标包括等方面。不完整者不予受理。 4、拟开展项目必须符合新业务、新技术准入制度（相关伦理）要求，经医务科认证后，方可实施。 5、每年各科室立项申报新业务、新技术项目时间为当年的11月底至12月中旬止将申请书和实施计划书电子文档、纸质材料各1份上报科教科。 6、各科室拟开展新技术、新业务项目需经相关专家认证后方可实施。 （二）项目管理制度
文件和档案管理制度 1、总则 1.1为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式；编写、审批和发布、发放规则；评审、修订、作废管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性；为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。特制定本 文件。 1.2本文件适用于本公司内部文件、外来文件和记录的管理。 1.3本文件相关部门的职责： (a)行政部负责确定公司文件的相关管理要求；负责标准化审查、编号、登记及分发。 （b）行政部负责外来文件的收发和公司的档案管理。 （c）各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。 1.4公文的管理执行公司《公文管理办法》。 2、文件分类 2.1本公司将内部制定的文件分为如下类别： （1）管理手册：向公司内、外部提供关于公司管理体系的一致信息的文件； （2）管理制度类文件：通过公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门，或适用于一个 部门但较重要的管理类文件。包括： （a）管理制度：规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件，主要用于职能部门管 理主要管理过程。 （b）方案、办法、细则等：规定如何一致地完成主要管理过程中相对独立活动的信息的 文件，主要用于职能部门管理各项相对独立活动。 （c）预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。 （3）作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操 作规程。 (4) 记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件同时发布。 3、文件编制总要求
3.1 各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、 清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。 3.2 各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调 性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。 3.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。 3.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义 词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。 3.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。 3.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。在起草文件前，应确 定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。 4、文件内容及格式要求 4.1公司根据各项管理工作的需要，明确各类文件应描述的基本内容要求。按照相关要求，根据 公司实际，规定各类文件格式，以保证公司文件的规范有序。 4.2公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信息；公司各项主要工作 的责任部门、职能定位及管理要求。 4.3管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法，应使用的相关记录等。 4.4作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。 4.5记录是反映管理活动实施过程和主要内容。配套纸质记录表格的格式见附录5。如使用信 息系统上的电子记录，按照信息系统上确定的格式执行，在相应的文件中给予说明。 5、文件编制、评审 5.1 各部门根据管理需要按照第3章、第4章的要求编制相关管理类文件。 a)公司安全管理手册由质安部组织编制； b)管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。 5.2 行政部组织各相关主办部门评审文件。 c)各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性； d)各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性；
技术文件的管理制度 1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。 2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。 3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。 4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。 5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。 6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。
7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。 8.质量记录的`借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。 9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。 10.各类质量记录由各部门指定专人手机、分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。 11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。
机关文件管理制度 为加强局机关公文管理，提高工作效率和质量，实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。 一、发文处理 （一）发文审批程序。 1.使用XX报、XX专报、XX党组等文号的公文和报送市领导的简报材料，处室（支队）草拟——办公室初审和复审——分管领导审签——局长签发——机要室编号——处室（支队）印发。 2.使用XX发、XX办、成明电、XX函等文号的公文和XX工作简报，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——机要室编号——处室（支队）印发。 3.使用XX机委、XX审、XX团等文号的文件，相关处室草拟——分管领导审签——相关处室编号——相关处室印发。 4.业务性报表、资料、不编文号的文字材料以及拟以市级协调机构名义印发的文件，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。 5.政务信息，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——办公室报送。
6.空白资料、表格、文书等印刷，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。 （二）发文审核职责分工。 1.公文起草处室（支队）负责把好公文法律法规政策关、程序关和内容关。 （1）严格审核办文要素。一是审核办文依据是否充分，是否与当前法律法规和上级政策规定保持一致。二是审核公文结构是否合理，表述是否严谨，逻辑关系是否自相矛盾。三是审核文件引用是否规范，引用文件标题、文号等要素应准确无误，且不得引用失效文件，主动公开文件中不得引用会议纪要、内部管理规定等非公开文件，非涉密文件不得引用涉密文件。四是审核公文是否需要按照规定履行征求公众意见、专家论证、公示等程序，是否按要求落实了。 （2）加强公文的保密审查。严格执行定密管理制度，按照承办——审核——批准三个环节定密，各处室具体承办人拟定密级、保密期限，确定印送范围和数量，处长（支队长）严格审核，分管局领导进行定密审批。 （3）准确把握信息公开属性。各处室根据公文的内容，对照有关法律法规和规章及保密审查要求，确定公开属性。属于不予公开、依申请公开的公文应写明理由，表述充分。 2.办公室负责把好规范性文件审查关、文风关、语言文字关和体
文件发放及行文管理流程(20 版) 1.编制目的 为规范企业经营管理，确保企业的政令畅通，有效提升工作效率和团队执行力，特制定本制度。 2.适用范围 金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。 3.内容 文件拟制要求 公司各部门在拟定文件时，必须注意上、下行文的规范化，具体要求如下： 专题专用，内容明确； 文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确； 符合行文格式要求，题目、内容书写要符合规范。 行文工作流程 由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件，先由部门承办人认真领会领导的要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名，由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿，由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名，然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签； 由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批； 凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因；特殊情况下，在总经理认为必要时，将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。
文件签发时，由办公室统一编发文号。 文件签发后，办公室应将文件签收记录与原件一起存档。 收文工作流程 主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。 属于公司领导亲收的收文，由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。 收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。 填写文件传阅单，附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任； 办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明自己的建议，再请领导批阅； 急件或重要文件，须在第一时间送办公室交请领导批阅； 密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录，该文件不得携离办公室； 文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任；无批示的文件按类别归档。 3.3.8办公室在接到有批示的文件后，在按照批示要求涉及的部门或人员按批示办理的同时，根据文件的级别按照“督办原则”进行催办； 文件传阅须做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。文件传阅单上必须注明处理结果及日期； 上级主管部门要求回收的文件必须在指定时间内交回并办理相关手续。 发文工作流程 以公司名义上报下发的文件范畴包括公司高层发出的信函； 以公司名义发出的（包括通知、通报、决定、人事任免等）各类文件，统一由办公室执行； 将以部门名义发出的文件按的要求报办公室审核签字后，依据提交文件部门注明的缓急程度依次序转呈总经理审批； 公司或发文部门将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数； 文件经总经理签发后依据缓急程度，必须在半个工作日到一个半工作日内完成文件的发放；