一、办公室简介
社团总会办公室是社团总会的枢纽总门，同时也负责着总会各种档案整理存档，财物的管理和联系各部门、各协会等工作。形象地说，办公室就是我们这个大家庭的管家。其位置的重要性不言而逾，其工作的好坏直接影响着总会的工作质量。办公室设主任一名，副主任三名，组长五名。在人才方面都是经过两次面试，多层淘汰，剩下的精英们，普遍具备有相当强的责任感和交际能力，各方面能力都有相应的提高。我们的目标不仅仅是高效率地工作着，还是快乐的工作着，同时我们也需要做到微笑服务，树立办公室及总会的良好形象。我们是快乐的办公室，阳光的办公室，每一天以快乐的心情打理我们这个快乐的大家庭。
二、办公室职能
办公室从社团总会建立起就处于较为重要的位置。它作为综合性较强的部门，具有五大职能：
1．协调作用。即协调学校团委与各个社团之间，各个社团之间以及总会内部各部门之间的关系。
2．联系工作，传达文件并做好会议记录。社团总会管辖的四十多个学生社团，为了能较好的与各个社团进行沟通，办公室建立了一系列“联系网”，以便将各方面的文件和信息
能够更快地传达到各个社团。
3．总会公章的使用和保管。总会公章过程和方式有严格的管理。
4．管理财物。各社团的会费、活动资金以及社团总会所有可支配资金都存在惟一的银行账户中，由办公室统一管理。
资金由校团委管理，账本由办公室副主任负责保管，一切活动所需资金需经总会及学校团委审批并签字后，到办公室支取。社团总会的办公用品，均由办公室统一购置分配。
总会办公室既要保证物品的完好、齐全，又要保证物品最大限度的调配和利用，体现公平、公正、公开的原则。5．档案管理。社团总会内部和各社团部分档案由办公室负责管理。
6.文秘工作
三、办公室值班须知
3、总会公章使用
（1）公章要盖正，要盖得完整
（2）证件盖章要压住相片，但不能压住相片人的面部
（3）盖章压住落款和时间中央，有多个章时平行盖
（4）协议书、奖状、各类证书及证明盖章须经常务理事批准4、教室申请登记
（1）申请单位：大学社团联合总会（不得分行写）
（2）使用部门：学生+协会名称
（3）活动内容：活动目的+使用具体时间（时长）+使用地点+“妥否，请批示！”
（4）申请单位意见：由主任或副主任填写
一式三份给协会，三张都盖章，盖章盖在“大学社团联合总会”正中
6、总会会议厅使用
（1）其他部门、单位使用应提前登记
（2）会议厅使用发生冲突时以登记的为准，特殊情况除外7、核对票据
（1）每一张票据背面正中都须用黑色水笔签上协会经手人姓名
（2）办公室干事核对两遍，装订好并在最后一张票据上背后用黑色水笔签上核对人姓名、注明总金额。
8、申请办理各种证件
（1）协会办理证件时，办公室干事须在工作记录本上做好详细记录
（2）协会干部证、干事证件须收取一定成本费
9、总会报告厅收据管理
（1）协会申请使用报告厅两张收据都收回，协会负责人在收据背面签字
（2）其他单位申请使用报告厅盖章后返还一张收据
五、财物管理
社团联合总会办公室负责管理所有校级社团的经费，各社团经费统一由校团委保管、社团联合总会办公室进行帐目登记，办公室定期向校团委支取一定的社团活动经费，协会凭活动申请表或总结表及相应票据，可以向社团联合总会办公室预支或报销相应的活动费用。
为更好的管理和使用社团活动经费，为各学生社团活动的顺利开展提供经费保证，社团联合总会内部工作人员必须精打细算，节约经费，审批、报销必须符合程序。社团联合总会内部工作人员一旦发现财务问题将严肃处理。
1、财务管理制度：
（1）社团开展工作，可以收取一定的会费，标准为每个会员一次性交14元，特殊情况须上报社团联合会批准。
（2）社团负责人不能以任何理由，任何形式利用社团名义进行营利性活动、不得私自挪用社团经费、活动经费。
（3）社团自成立之日起，即应建立经费收支账目（设一个会计和一个出纳）经社团负责人批准后可管理本协会财务。协会须设专门的财务负责人，负责该协会的相关财务管理和接洽事务，如申报活动经费及日常报账等。
（4）社团获得学校或社会奖金或赞助资金，在资金到位两周内，须到社团联合总会办公室办理转入本社团的帐目，未经校团委审批不得擅自使用。
（5）凡社团在活动前存在经费不足问题，可向社团联合总会常务理事会提出申请，经常务理事讨论通过，并由校团委审批后，可以预支部份活动经费。活动结束后一周内，社团负责人须持申请和发票等票据到学生社团联合会报销。
（6）社团因办公需要需要购置贵重设备的，须向校团委递交书面申请，经校团委审批后，方可进行购买（须开发票），不得擅自购买。
（7）社团联合总会各部门办公用品由办公室统一购买、发放，部门特殊办公用品例外，可由部门申请独自购买。
（8）学生社团活动经费的使用应符合学校有关的财务制度。（9）学生社团经费使用情况应定期向会员公开。
2、审批经费及报销程序如下：
（1）社团开展活动需要预支经费的，须在活动前到社团联合总会办公室领取活动申请表（一式两份）进行填写，在“经费来源及预算”栏填清活动经费详细开支的预算，交由社团联合总会值班常务理事讨论签字，再到办公室盖章后，可以预支活动预算经费的50%。（预算经费一百元以下由办公室财务组审批，一百元（含义百元）须常务理事签字审批，超过一百五十元的，经总会常务理事签章后，须上报校团委审批，通过后方可到总会办公室支取活动经费）
（2）活动经费报销，社团须在活动结束后一周内到社团联合总会办公室领取活动总结表（一式两份）及报账原始装订单
（一份）进行填写，在“经费安排”栏填写好整个活动经费开支的详细清单，并附上相应的票据及填写好的装订单，交由由办公室审核后由总会值班常务理事讨论签字，再到办公室盖章后，可以进行活动经费的报销。（报销经费一百元以下有办公室财务组直接审批，一百元（含义百元）须由常务理事签字审批，超过一百五十元的，经总会签章后，须上报校团委审批，通过后方可到总会办公室报销）
（3）社团各类日常办公用品费用的预支及报销流程与社团活动经费审批报销程序相同。（相应表格各一份）
（4）社团联合总会贵重设备购买，由总会相应负责部门提出书面申请，总会部长会议讨论通过，再上报校团委审批，方可到总会办公室进行经费预支，最后购买设备（须开发票），凭发票到总会办公室结算。
（5）社团联合总会各部门特殊办公用品购买，由总会相应部门列出预算清单，分管常务理事签字通过，凭清单到办公室预支经费（预算超过五十元的，须总会长签字通过）。
六、办公室档案管理
社团档案是社团历史、工作开展情况的真实记录，是社团决策、开展工作的重要参考，是社团发展的一种资源，也是社团联合总会和团委开展社团工作的重要参照。鉴于档案管理的重要性，现作出如下规定：
1、学生社团档案是指学生社团上交社团联合总会存档，以及社
团联合总会备案的文字、图表资料。
2、社团联合总会为各学生社团建立档案集，社团联合总会办公
室负责，并定期进行收集、整理、归档、编目和管理。
3、社团联合总会所管理学生社团的档案主要包括：
（1）社团章程、组织结构、主要负责人简历及联系表；（2）每学期的社团注册登记表；
（3）社团评优材料，社团获奖及通报情况；
（4）社团每学期的工作计划及工作总结；
（5）每次活动形成的有关材料（活动策划书/活动申请/活动总结/相关图文等）；
（6）社团财务报表及社团招新会员登记卡；
（7）学生社团成员的流动变化情况；
（8）学生社团干部换届情况；
（9）其他需要保存的文件。
4、社团总会所存档的社团档案保存期限：
（1）永久保留的档案：社团章程、社团注册登记表、社团评优材料、社团获奖情况社团干部换届情况、社团档案表、
大型社团活动资料以及其它应当永久保存的档案；
（2）限期保留的档案：各社团的学期工作计划、工作总结、每次活动形成的有关材料、社团成员变化情况以及其它
可以定期保存的档案。
5、各社团应当定期上交各种保存档案（本社团应有备份自行保
管），借用相关档案的须经得相应部门同意，办理手续后方
可借用。
6、其它各部门、社团及个人必须及时归还所借档案资料，档案借阅期不得超过一周。
7、社团总会常务理事有权对档案管理工作不定期进行检查。
七、关于协会活动
学生社团的生存在于活动。在活动中服务会员，给会员提供一个自我展现的舞台。同时社团活动能够丰富大学校园文化，提高大学生的综合素质。为了能使活动更顺利的开展，达到预期效果，各学生社团在活动前期要分做好详细的策划和合理的人员安排。学生社团开展活动规定如下：
1、学生社团开展活动的原则：
（1）学生社团各项活动必须遵守宪法、法律、法规和国家政策，必须遵守学校的规章制度及个社团章程执行，向“精品化”、“社会化”趋势发展，真正做到深入学生，促进校园文化健的发展和学生综合素质的提高。
（2）学生社团开展活动需注意安全，有目标，讲究全局效果，有前瞻性，注重各方面的协调。
（3）学生社团开展的活动的性质要符合本社团的发展，原则上不容许开展与本社团性质无关的活动。
2、学生社团申请开展活动的流程：
（1）社团开展活动前须明确活动的主题，预期效果，由主办社
团写出详细的策划书上交总会办公室存档。
（2）到办公室领取活动申请表（一式两份）进行填写，交由分管常务理事签字，再到办公室盖章，存档。
（3）社团活动结束一周内，主办社团须上交总会办公室一份活动总结，并进行活动总结表的填写。活动总表的填写流程活动申请表相同。
（4）活动有经费预支及活动结束的经费报销参见《办公室财务管理》
（5）凡社团在校外开展活动的须将活动申请表报校团委审批，再将活动申请表交到办公室存档。
（6）经费预支或报销超过一百五十元的须报校团委审批。
组织部
组织部的职能是协助校团委及社团总会常务理事对各个学生社团进行管理，并在校团委的指导下协调社团之间的关系，整理并保存人事档案，如社团干部档案表等。每一年组织部都有几项固定的大型工作，现详列如下：
一、9月份对各社团进行注册登记
社团注册应提交的材料有：
1、社团的名称、宗旨、主要任务、活动内容和方式。
2、社团的挂靠指导部门，组织结构，负责人，指导老师简介及成员情况。
3、提交半年工作计划。
4、注明经费来源和物资条件，重新申请登记的社团应提交
上届社团的财务物品清单。
经审查合格、准予注册的社团应填写《大学学生社团注册登记表》。新申请设立的社团经校团委批准同意后，方可到组织部注册，一并提交上述材料及填写《登记表》。
二、负责举办总会干事、社团干部素质培训班
目的在于培养总会及各协会的后备力量。具体工作流程如下：
1、确定开班时间，上课老师，上课地点及所上课程。第一节课由校团委老师开班。
2、将开班的请示及培训班具体计划提交校团委，经批准盖章后方可开班。
3、在会长例会上通知各协会提交参加培训的名单。待名单收齐后连同总会参加人员一起分组。确定班长、组长。由组长负责组员的考勤及作业的收取。
4、根据考勤、作业的情况选择一定比例的优秀学员和结业人员。
5、将名单报校团委，发荣誉证书及结业证书。
三、工作年度末评优。包括评选优秀学生社团，优秀社团干部、十佳社团干部，社团先进工作者。
1、各协会及总会各部门报推荐名单，优秀社团干部的名额为协会人数的2.5％，先进工作者为协会人数的3.5％。由组织部联合监察部、办公室进行考察。对于被评为优秀社团的协会，
可适当增加名额。
2、由组织部向校团委申请，经校团委审批后，印成文件转发，并送至各学院。
四、换届（与评优同时进行）
1、组织部在11月至次年1月对社团总会各部门及各学生社团人事进行考核，收集广大会员及同学的意见，对社团总会各部门及各学生社团的人事作全面的了解。
2、组织部在12月面向全校发布招聘学生社团干部的通知，并组织人员对自荐人资格进行考察审核。社团总会各部门及各协会同时提交候选人名单，由组织部统一整理，确定候选人后填写《大学学生社团干部推荐表》（一式两份，一份存组织部，一份存校团委。）候选人在社团总会进行第一次面试，考评小组由常务理事组成。
3、各协会会长候选人，总会各部长候选人及常务理事候选人经校团委审核，社团总会组织部组织进行第二次面试。
4、学生社团常务理事需进行第三次面试，由校团委老师考察审核。
5、向校团委提交换届申请报告书，并附确定人选名单。名单的内容：学生社团常务理事，社团总会各部部长及副部长，协会会长、副会长及各部部长（副部长可不列出）。
6、校团委审核批准后，下达文件转发，并送各学院团委一份存档。
7、学生社团在校园内张贴换届结果公示，三天无异议后可举办换届大会。
8、办理上一届干部的聘书。（干部任期须满一年）
监察部
大学学生社团联合总会监察部是总会的监督部门，负责检查、监督社团总会各机构运作情况及各个协会的活动情况，进行监督、反馈、协调的工作。其宗旨是：监督活动、获取信息、相互协调、促进发展。其最终工作目的是促使总会与各协会融洽协调发展，促使各协会相互沟通协作与良性发展，作为学生社才的监督部门，监察部的职能是“监督、反馈、协调”。
监督。监督内容包括总会机构监督、协会监督、财务监督。
1、总会机构监督。总会职能的发挥必须靠各部门的通力合作，而部门的尽职尽责是通力合作的基础，监察部有权依据学生社团有关规定，督促各部门完成本职工作，完成上级下发的任务，发现有部门不能尽责的或不能按照要求完成任务的，监察部有权向该部门提出限期整改要求，如发现上级部门的决定不合适，可以按程序向上级部门反映。
2、协会监督。主要是对协会举办的社团活动的监督评定，一个正确的评定可以激发协会的热情，可以使协会能及时发现自身问题，以可以促使协会之间形成良性竞争，最终能提高我校学生社团的活动质量，促使学生社团向学术型发展。此外，监察部也可要求协会出与商家签定的协议；
3、财务监督。主要体现在对总会及协会的财务状总的质疑权。若协会需查清本协会帐目，必须经过监察部。
反馈。包括主动反馈和调查后反馈两种。
1、主动反馈亦即在工作过程中发现的问题或出现的好现象及时上报常务理事会，提请常务理事会做出决议。
2、调查后反馈亦即在接到总会人员、协会人员、会员、非会员或上级部门领导的反映后，及时采取适当方式调查取证，做出反馈行为。
协调。监察部要利用自己与协会接触多的优势，尽自己所
能协调好总会与协会、协会与协会之间的关系。
作为监督部门的监察部，其工作人员必须具有较高的能力。首先，必须保持自己公正公平的立场，无论在什么情况下，都必须按学生社团有关规定办事，决不能徇私，更不能故意包庇。其次，必须对总会、协会的各方面都有所了解，甚至是比较全在地了解，尤其要熟悉《大学学生社团联合总会章程》。再次，由于监察部是社团总会的一个窗口，监察部干部干事是必须保持良好的形象，决不能做出有损于总会或协会的行为。
物业部
大学学生社团联合总会物业部是一个集多功能于一体的
综合性服务部门。它的主要职能是管理总会所有的公共物产，确保总会物产的完好，实现总会物产资源正确、合理、有效的调配和使用，为总会、协会和学校一些组织的活动提供强有力的物质保障。同时通过市场运作使物产有效的发挥经济效益，使物产保值增值，为总会提供经费，确保总会正常运转。
物业部负责总会所有物产的管理，现管理的物产主要包括两个方面：
第一是合理安排使用总会所有的硬件设备和设施，具体包括：
◆管理总会多媒体学术报告厅并根据登记表安排使用；
◆管理总会的办公电脑、多功能一体机和两套音响设备；
◆管理总会所有的展板（木展板和泡沫板）和桌椅；
◆管理东校园东苑餐厅三楼的大学生素质拓展活动中心
第二是维护总会所有硬件设备和设施，具体包括：
◆定期对投影机、电脑、多功能一体机和音响设备进行除尘、
防潮和检测，以确保它们能正常运转；
◆定期检查消防设备；
◆充分利用废旧材料制作新的有效的硬件设施；
◆修理好已破损的物品以延长使用寿命
在具体的实际工作中，要求物业部干部干事按《学生社团物业管理规定》行使自己的权利，对租借的物品必须实行登记制度，明确使用者的权利和必需的义务。物业部可以按照实际情况提出增设或销毁物产的申请，在得到常务理事会批准后，方可按照一定程序增设或销毁总会物产部分公共物品。
社团物业租借流程
一、租借宣传板及桌椅流程：
1、写申请书两份（物业部存档一份，申请方自留一份）
●必须写清：租借原因、租借物品、借用时间、归还时间、
申请单位、申请负责人及其联系方式
2、递交物业部审批
3、批准后开收据，交费用，到仓库领取租借物品（桌椅：社团内部使用免费，非社团使用按标准收费）（租借物品的运输由申请方负责）
4、归还时经本部人员验收方能入库，并到物业部登记
二、租用学术报告厅流程：
1、到物业部查看是否可以使用场地。
2、到办公室领取《社团活动申请表》二份
3、认真填写
●必须按要求写清活动内容、使用时间、活动负责人及联系方式，费用预算等内容。
4、常务理事批准交给物业部一份并安排时间，另一份办公室存档
5、开收据，交费用，
6、物业部派工作人员负责电器操作
三、租借音响设备流
1、写申请书两份（物业部存档一份，申请方自留一份）
2、递交物业部审批（运输音响设备由申请方负责）
3、批准后交费用，开收据
4、物业部派工作人员负责音响管理（申请单位对设备不熟悉时）
5、归还验收入库
四、租借流程：
1、物品租用：
A、租用方：先写申请表，注明使用时间，归还时间，申请人单位、姓名、联系电话，查看收费标准确定租金，在物业部领取两联收据，并到办公室交费盖章，回到物业部登记已交费用并领取物品。
B、物业部：查明物品是否可借→给予答复→签名→登记→开收据（开收据时要注意：收据登记的是租金，押金另由部门经手人收取统一放入押金收取袋内，不记入收据，只用在登记表上注明是否已收押金。注明时间，租借人，租借物品，租借租金，经手人，大小写要注意，不得随意撕票据，写错在上面打个大叉以示废除）→后两联由租借人上交办公室收租金并盖章→查看是否有办公室的盖章并登记是否已交费用→带领租借人取物品，交代注意事项。
2、投影厅租用：
A、租用方：到办公室领取活动申请表两张→到物业部查明可用时间及收费标准→填写好申请表→到常务理事找理事会批准或物业部批准→到物业部拿收据并留下一张申请表→到办公室上
交另一份申请表并交费盖章→到物业部登记费用已交。
B、物业部：查明场地是否可用→给予答复→嘱咐租用方按上面办事→开收据（开收据时要注意：注明时间、租借人、租借物品、租借租金、经手人，大小写要注意，不得随意撕票据，写错在上面打个大叉以示废除）→后两联由租借人上交办公室收租金并盖章→查看是否有办公室的盖章并登记交代注意事项。
社团物业租借管理备注
一、申请书应提前2～3天提交到物业部审批。
二、申请方因特殊情况而取消已经申请的物品，则申请人应提前2~3天及时通告物业部。否则物业部按已申请事业登记（收取费用）。
三、租借方对所租借的物品负有安全责任，损坏、丢失所租借物品必须由租借方照原价赔偿，情节严重者交由总会常务理事处理。
四、租借方在使用物品时不能擅自将物品转借给其他社团，若有特殊原因应写一份转借申请书（转借双方签字）交由物业部审批，同意后方可转借。
五、租借物品必须按时归还，逾期按以一天为单位续借处理
六、租借方在归还物品时应在总会值班时间内，交由物业部工作人员当面验收登记完毕才可入库，否则以尚未归还处理。
七、租借费用需在申请当日交清。注：必须先交费用方可领物品，社团外部先交费用和押金。不交费用的申请无效。
八、必须在正常值班时间办理租借手续，其它时间不给予办
理。值班时间是周一至周五的下午5：20~6：20
九、办理申请租借手续的人员必携带有能证明自己身份的证
件或证明。（如：社团：必须要有会员证或干事证等。其它组
织：图书证，学生证及其它证明等。）
十、报告厅的申请及预订在两周内有效（预订必须在活动的
前三天把手续办完逾期后果自负）
十一、物业部工作人员可结合有关规定和实际情况收取押金
和压申请者的证件。
申请书
社团总会物业部：
我协会（或学院、班级）因活动需要，特向贵部租借物品，望批准。
使用日期及活动地点：
活动内容：
租借物品（物品名称及数量）：
租金：￥大写：仟佰拾元（交/ 未交）;
押金：￥大写：仟佰拾元
所押证件: (图书证或学生证)
申请组织：
负责人：
联系方式：
日期：
大学社团总会物业收费标准
一.对社团内部，校学生会，（不含商家）使用物业收费标准
说明： 1.如使用期间物品丢失，损坏，则按原价及时赔偿。
2.所有收费均开收据，社团内部使用可从会费中扣除或自
理。流程：在物业部处交押金，开收据，领取发货凭据——办公室交费并盖章——仓库取物质品。
3．经校团委指示且经总会长证实的组织使用物业不收取费用
4．以上标准最终解释权为大学学生社团联合总会物业部。
大学学生社团联合总会