行物业管理有
物业管理档案分类编制方案
为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案
1、术语
类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述
类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。
2、类目设置“
1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。
2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置
3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。
3、标识符号：
1）本方案采用阿拉伯数字编号制
2）上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“—”
隔开。
4、编号结构形式：
编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“—”隔开
第一段：为卷宗码
第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。
第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。
第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。
第五段：为案卷流水码。
物业管理档案编号结构：
— XXX
宗码级
类
目
代
码
级
类
目
代
码
度
码
卷
宗
流
水
码
例
1 —001
一
号
卷
宗
业
管
理
类
业
管
理
文
件
年
一
份
卷
宗
5、保管期限
短期：15年
长期：50年
永久：地籍产权终止日
物业管理档案一级类目分类编号表
（一）物业管理档案类目代号表
（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表
（三）物业接管档案类目代号表
（五）设备设施档案类目代号表
（六）维修、维护档案类目代号表
（六）维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限
（八）会计档案类目代号表
（八）会计档案类文件材料归档范围及管理期限表
档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。 第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条 档案管理体系规范如下： 办公室主任综合部经理 第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 第八条 档案类别代号分 配规 最爱的人 最爱的人 [选取日期]
范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X 至02-X-X。项目三，03-1-X 至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。 第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。 第十条档案管理规定 （一）公司档案查/调阅 查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （二）项目档案查/调阅 查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （三）密件档案查/调阅 密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。 非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。 除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。
物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）提要：第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作 更多精品自财务 物业公司档案管理规定（试行） 第一章总则 第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据XX**工业区、XX地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。 第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。 凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。 人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。 第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。
第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。 第二章归档责任和要求 第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。 第六条归档要求： （一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌； （二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用； （三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录； （四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明； （五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。 （六）项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应
物业项目（住宅小区）档案管理制度(二) 物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：共用设施设备管理1.共用配套设施完好，无随意改变用途。2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录 第二节房屋管理与维修养护 1.主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。 2.无违反规划乱搭乱建，无擅自改变房屋用途现象。 3.房屋外观完好、整洁，外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。 4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观，无安全隐患或破损。 5.封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装 户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。 6.空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀。 7.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。 1)住户装修申请表、装修责任书（见业主分户档案） 2)装修现场巡查记录表（见工程巡查记录） 第三节共用设施设备管理
1.共用配套设施完好，无随意改变用途。 2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。 1)设备运行维修工作程序 2)设备巡查记录 3)设备保养记录 3.室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。 4.排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。 5.道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。 6.制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道等公共照明完好。 1)电室管理规定 2)配电系统工作内容及操作程序 3)路灯、楼道等公共照明设备完好 第四节安防、消防、车辆管理 1.小区基本实行封闭式管理 1)小区实行24小时封闭管理资料 2)治安管理规定 3)门卫管理规定 2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度，护卫熟悉小区的环境，文明值勤，训练有素、言语规范、认真负责。
物业管理档案分类编制方案 为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案 1术语 类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述 类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。 2、类目设置“ 1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。 2）—级类目、二级类目按本“方案”规定设置 3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。 3、标识符号： 1）本方案采用阿拉伯数字编号制 2）上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“ 隔开。 4、编号结构形式： 编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“一”隔开 第一段：为卷宗码 第二段：为一级类目代码，用“1-8 ”表示。 第三段：为二级类目代码，用“ 01-08 ”表示。 第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。 第五段：为案卷流水码。
物业管理档案编号结构: X ? X ? XX ? XXXX — XXX 例 I I III II I 1 1 01 200 — 001 0 第 物 业 物 业 2 0 第 号 管 管 0 份 卷 理 理 0 卷 宀 宗 类 文 件 年 宀 宗 5、保管期限一 短期：15年 长期：50年 永久：地籍产权终止日 卷 一 二 年 宀 宗 级 级 度 码 类 类 码 目 目 代 代 码 码 卷 宀 宗 流 水 码
物业管理档案一级类目分类编号表 （一）物业管理档案类目代号表
（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表
物管从业二十年，本文极具参考价值，如若有用请打赏支持，谢谢！ 物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】 物业公司及项目档案管理制度 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类，整理成卷 这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 （2）业主详细资料登记表。 （3）家庭人员登记表。 （4）业主房屋维修档案。 （5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。 （1）规划图纸、项目批文、用地批文。 （2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 （3）拆迁安置资料。
（4）竣工总平面图。 （5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。 （6）工程合同、工程预决算。 （7）工程设计变更通知。 （8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。 （9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 （10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。 （11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 （12）砂浆、混泥土块试压报告。 （13）绿化工程竣工图。 （14）各类房屋清单。 （15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。 （16）公用设施设备及公共场地清单。 （17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 （18）产权方面的资料。 （19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 （1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。
物业公司档案管理制度范本1 济宁市鲁兴物业管理公司 档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。 第一条适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条档案管理体系规范如下： 公司层面的档案客服中心档案 综合部经理
第七条档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 第八条档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X 至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。第十条档案管理规定 （一）公司档案查/调阅 查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （二）项目档案查/调阅 查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
物业档案管理规章制度 档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对性的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作说实记录，以所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。 1、档案的建立与分类 小区档案指在建设及经营管理小区的活动中形成的全部文件和资料的总和。 ⑴小区管理档案室分类 ①业委会工作资料； ②委托管理合同及小工管理涉及的其他合同文本； ③住户管理：主要包括住户资料（住房登记表、住户证件等）、住户特殊要求记录、住户投诉与回访记录等； ④社区文化资料； ⑤清洁卫生管理记录资料； ⑥绿化管理记录及资料； ⑦车场、（车棚）管理记录及资料； ⑧文化娱乐场所管理资料； ⑨消防、治安管理记录及资料。 ⑵工程技术、设备管理档案 ①小区建设竣工资料； ②管理处接管小区的有关资料和协议； ③装修管理资料； ④房屋及公共设施维修（维护）资料； ⑤设备资料主要包括设备技术资料、设备运行资料、设备维修保养记录及资料； ⑥科技图书及资料。
⑶管理处内务管理档案 ①经营财务：主要包括经营管理资料、合同管理资料、财务管理资料； ②人事劳资：主要包括人事资料、员工培训、考核资料； ③规章制度及往来文件； ④管理及动作规章制度； ⑤政府、主管部门所发的法律、法规文件； ⑥物业管理有限公司文件； ⑦其他外来文件； ⑧本管理处发出的通知、公告、报告、信函等公文； ⑨质量管理文件及相应的资料、记录； ⑷其他文件 1、档案管理 ⑴管理思路 ①依照规定程序收集的各项工作的档案资料，按科学方法检索使用，机密文件加密， 专人管理。 ②档案管理除详细记录管理过程外，一个重要的是从中发现管理不足，改进管理工作，原始资料除收集、整理、编入档案的初步分析外，应形成各类人员定期、定项目有方向性 地进行统计、归纳，反映管理漏洞，提出报告和可行性整改意见，物业经理决策修正工作 规程。 ⑵档案管理的基本模式 ①采用多种形式的信息贮存方式，有计算机磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图 表卷宗等，分别采用相应的保管贮存方法。 ②采用科学检查及多媒体查询系统，文件目录条理清晰，方便档案使用、查询。 ③严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，专人负责保管，确保 文件的安全。 ④加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门，档案柜、锁符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。
物业公司档案管理 项目档案的建立与管理是物业管理的主要内容之一。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力的促进物业管理工作，提高物业管理水平。我们拟对项目内所有与物业管理有关的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从办公硬件到软件都建立相应的管理档案，使档案管理真正为管理服务。 一、档案管理工作环节 1、资料收集 （1）、服务中心的客户服务部专门负责项目档案的建立与管理工作，设立档案资料室，由内业客服助理负责管理，档案管理人员须经培训合格后才能上岗。
（2）、制定档案资料管理规章制度和档案资料客服助理岗位职责。 （3）、资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际的工作需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是物业构成的方方面面。 2、资料的分类整理 收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。根据档案的来源、信息的内容等进行细分，做到条理清晰、分类合理。 3、资料归档管理 （1）、充分运用计算机管理 在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现代化管理的重要手段。在档案管理上，充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代化。 （2）、采用计算机贮存与原始档案双档制，实现档案资料贮存方式多元化。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。 （3）、做到档案组卷分类科学化 编制统一的档案组卷分类说明书，按部门分类，以内容分类，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度进行组卷、逐一编号、登记造册、编辑目录，分柜保存。客户档案资料分类原则是每户按册建档。 （4）、加强档案的安全、保密工作 在设计建立标准化档案室之初，考虑加强档案室的安全管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜等符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。 4、档案的运用 （1）、员工因工作借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。 （2）、档案的销毁，应填写销毁单，并经项目经理批准后方可执行，销毁单由档案室客服助理保存。
公司档案管理规定 为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。 一．档案工作管理机构 档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。 公司档案主管部门：行政人事部 公司档案监管人员：行政主任/总经办秘书 公司档案管理人员：行政人事部行政助理 各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员 二．档案工作管理职责 档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。 （一）公司档案监管人员职责 1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。 2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。
3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。 5．执行制度，确保档案的安全。 （二）公司档案管理人员职责： 1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。检查、 3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规。 4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 5.做好档案库房的管理 6.严格执行制度，对密级档案容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。 7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。 8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。 （三）各部门档案管理人员职责 1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规。
一、物业管理公司档案管理规定： 1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。 2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。 3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。 6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。 8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。 9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 二、物业管理公司管理保密规定： 1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。 3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务 4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
物业公司档案管理分类表
8.档案类目分类 一级类目编号备注 行政管理类 1 2 人力资源管理 类 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入 5 类 6 物业承接验收 类 7 业主入伙管理 类 8 顾客关系管理 类 工程管理类9 10 公共秩序管理 类 环境管理类11 8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存
类号类目 名称 类 号 类目名 称 期 限 1 行政 管理1-1 组织机 构 1 公司章程、验资报告、 注册资料 长 期 2 股东会文件、董事会 文件、监事会文件 长 期 3 机构变革记录、公司 大事记 长 期1-2 证照管 理 1 证照原件 长 期 2 证照申办资料 长 期 3 证照使用记录 3 年 4 证照变更记录 长 期 5 证照年检记录 长 期1-3 印鉴管 理 1 印鉴制作、变更、废 止记录 长 期 2 印鉴使用记录 3 年
文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类 号 类目名称 1 行政管理 1-4 行文管理 1 内发文件、外发文件、行文审批记录 长期 2 外来文件及归档记录 长期 3 请示、报告、函件 长期 4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等 长期 1-5 合同管理 1 标准合同范本 长期 2 各类合同、协议原件及评审记录 长期 3 各类合同、协议的执行记录 长期 1-6 会议管理 1 各类会议记录、纪要和会议签到记录 长 期 2 会议决议处理记录 长期 1-7 采购管理 1 物资需求计划和采购计划 3年
文件材料归档基本范围 存 期限 类 号 类目 名称 类 号 类目名称 2 采购比价记录 3年 3 物资验收记录 3年 4 供方评价记录和合格供方名录 3年 1-8 库房管理 1 物资出入库记录 3年 2 库存物资台帐 3年 3 库存物资盘点记录 3年 4 库存物资月报表 3年 1-9 物资管理 1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等 长期 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 1年 3 物资盘点、调拨、转让、报损记录 长 期
档案资料管理 一、物业档案资料的含义 物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 二、物业档案的建立 物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。 1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。 (一)、物业资料来源按时间顺序分类： 1、设计规划阶段信息 (1)土地购买合同、土地使用证等权属证书 (2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书 (3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件 2、竣工及验收阶段信息 (1)竣工图 (2)竣工工程项目一览表 (3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等) (4)设施技术手册、使用说明及质保证明 (5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统) (6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等) (7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录) (8)隐蔽工程的验收记录 (9)工伤事故发生及处理记录 (10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单
(11)项目的重要技术决定和文件 (12)验收计划和验收会议纪要验收记录 (13)返修记录 (14)验收总结报告 3、委托管理阶段信息 (1)委托管理招标文件 (2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等) (3)物业委托管理合同(协议书) 4、招商阶段信息 (1)招标物业的平面图纸 (2)招租许可证及委托书 (3)租金及管理费测算 (4)租赁合同 (5)广告策划资料 5、用户入户信息 (1)用户入住通知书、入户须知 (2)管理公约(公共契约) (3)用户资料(包括业主、租户) (4)业主委员会章程 (5)用户手册 (6)用户进户验收表 (7)用户进户交费单 6、日常管理信息 (1)业主、租户变动和更换情况 (2)各部门工作(操作)规范，管理制度 (3)各部门工作记录 (4)大、中、小修记录 (5)维修承包合同和预决算 (6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等
第部分物业管理服务档案管理方案 第一节档案资料管理方案 随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。 档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。 一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集： （1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。 （2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。 2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员
集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。 二、档案资料的分类 三、资料的归档管理 （1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 （2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，
物业公司住户档案管理规定 为了做好园区业主（住户）的档案管理和保密工作，以便及时、准确地查阅住户资料，特制定本规定。 第一章总则 第一条本规定所称住户档案是指园区所有已收楼业主（住户）的档案资料。 第二章住户档案资料的归档 第二条业主凭《入伙通知书》到物业公司办理收楼手续，需填写住户资料，住户资料一般所包含的内容有：1)入住通知书、2)住户档案表、3)《住户手册》公共合约存根、4)业主身份证复印件（委托收楼的还需有委托人的身份证复印件）、5)房屋交接验收表。 第三条办理完收楼手续后，由物业部物业助理负责将住户资料装入档案袋中,填写完毕交由客户服务部资料管理员做好其归档工作。归档时，应一一查明以上所应包含的内容，发现遗漏的，应立即予以处理。 第四条存档工作必须及时，一周存档一次（除收楼时每天存档一次）。 附则：存档工作不及时，造成有资料遗失或资料不齐全，扣罚责任人100元。 第五条住户档案由客户服务部资料管理员定时进行整理，确认无误后分期数交办公室档案室存档。 第三章住户档案的查阅和外借 第六条住户资料是业主（住户）的第一手资料，本着对业主（住户）认真负责的态度，应做好保密工作。 第七条公司领导（包括总经理、副总经理及总经理助理）可以直接查阅和借出住户资料；部门经理助理以上人员可以在档案室直接查阅资料，借出时应填
写《档案借阅登记表》后方可借出；公司其他人员需查阅和借出资料的，都必须有部门负责人或公司领导人在《档案借阅登记表》签字审批后方可借阅。 附则：档案管理员未经许可，不可将资料外借，如私自将资料外借或让人查阅，扣罚责任人100元。 第八条一般情况下，外来人员不得查阅和借出住户资料，如有公安、检察院和法院等其它国家机关单位到我司调查业主（住户）有关情况，在经部门领导同意后可以进行查阅但不得借出。 第九条借阅人员在借出住户资料时，应做好保密工作，不得私自转让他人查阅，借出当天必须予以归还。 附则：如借阅人员造成资料泄密，引起投诉的，扣罚责任人300元。借出当天未归还的，扣罚借阅人100元。 第四章附则 第十条本规定由金碧物业管理有限公司客户服务部负责解释。 第十一条本规定从下发之日起开始施行。 第十二条附《档案借阅登记表》。 档案借阅审批表
物业档案管理制度一1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。物业档案管理制度二为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，
建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；3、客户信息档案的内容包括业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性； 5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象； 6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作； 7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。
档案管理办法 第一章总则 第一条为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《陕西省物业管理条例》、《西安市物业管理条例》的规定特制定本办法。 第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料，按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。 第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。 第二章项目档案的分类与归档 第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。 第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。 第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：
第三章项目档案的整理 第七条物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。 第八条基础管理类档案的组卷与编目 基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同： （一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。 1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。 2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。 （1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。 （2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。 （二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。 （三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。 1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。 2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。 第八条业务管理类档案的组卷与编目 业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类
物业档案管理制度 总则 根据物业实际情况制定本办法。 二、档案归档原则 按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。(件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。 三、档案编号细则 1、档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。 2、一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。 3、二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。 4、三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。 4、全宗号：七星海棠项目（LS）； 5、年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010年的档案的年度编号为“（2010）”。 6、流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。 7、将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。其中，“（2010”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目——LS；）
管理处物业档案资料管理制度 一、目的 确保各相关档案准确、及时的使用。 二、档案主要内容 1、??业主家庭档案： 1.1 业主入户资料, ??（1）、购房合同；（2）、入伙通知书；（3）、房屋交接书；（4）、业主临时公约；（5）、房屋自用部位验收单； （6）、入户资料签收单 1.2 业主情况登记表和业主身份证复印件。 1.3 装修管理资料 （1）、装修申请表；（2）、装修协议；（3）、装潢公司提供的营业执照、资格证书、工程队驻场人员名单、身份证复印件。（4）、施工平面图、有线变动情况记录；（5）、物业验收结论 1.4 业户日常维修资料 （1）、维修记录；（2）、维修回访记录, 1.5 业主反馈材料 （1）、服务质量回访记录；（2）、业主投诉及处理记录；（3）、业主意见征询统计记录 1.6 费用清单 （1）、收费情况表；（2）、维修基金结算单 2、??接管验收档案： 2.1??产权资料（项目批准文件、用地批准文件、建筑执照）。 2.2??技术资料（竣工图、竣工验收报告、图纸会审记录、隐蔽工程验收报告、沉降观测记录、钢材水泥等主要材料的质量保证书）。 2.3??水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 3、??保安管理档案 ??巡检记录；交接班记录；值班记录；车辆管理记录；应急处理记录；闭路电视监控系统记录4、??设备、设施管理档案 ??公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行；巡查记录；设备分承包方资料;
5、??绿化保洁养护档案: ??清洁检查记录；绿化工作记录；检查记录、消毒、杀毒记录等 6、社区文化档案 社区文化构建构想、组织活动计划及实施情况记录；社区文化活动图片等记录内容等 7、??其他管理档案 ? ?一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料 三、档案的运作管理 1、档案的收集 1.1 管理处设立档案室，对档案进行严格管理，在实际工作中从需要出发，扩大资源来源。? 1.2、从时间上讲，业主家庭档案是业户入伙时开始归档，实行业户一户一档。 2、?档案的管理; 2.1 妥善管理档案，严格执行借阅制度。借阅、复印有关资料，须由主管领导批准后，由档案管理员登记备案。 2.2、家庭档案、物业管理设备、设施房屋资料等档案，实施保密制度，用专人保管，不得向外泄露。 2.3、定期清查，鉴定档案，每年进行全部档案的清理核对和保管质量检查。做到帐物相符，及时修补和复印已破损或变质的档案。 2.4、严守机密，确保档案安全，对档案室要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体，防尘、防蛀的“七防”工作，确保档案室整齐、清洁。 3、?档案的归档 及时立卷归档，编制总目录，卷内目录及档案形成说明书，编排入柜，并输入计算机存档。4、档案的利用 正确、快捷利用档案，更好地服务于业主和物业管理。
8.档案类目分类 8.1档案一级类目表 一级类目编号备注行政管理类 1 人力资源管理类 2 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入类 5 物业承接验收类 6 业主入伙管理类7 顾客关系管理类8 工程管理类9 公共秩序管理类10 环境管理类11 8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限 一级类目二级类目 文件材料归档基本范围保存期限 类号类目名称类号类目名称 1 行政管理1-1 组织机构 1 公司章程、验资报告、注册资料长期 2 股东会文件、董事会文件、监事会文件长期 3 机构变革记录、公司大事记长期1-2 证照管理 1 证照原件长期 2 证照申办资料长期 3 证照使用记录3年 4 证照变更记录长期 5 证照年检记录长期1-3 印鉴管理 1 印鉴制作、变更、废止记录长期 2 印鉴使用记录3年1-4 行文管理 1 内发文件、外发文件、行文审批记录长期 2 外来文件及归档记录长期 3 请示、报告、函件长期 4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等长期1- 5 合同管理 1 标准合同范本长期 2 各类合同、协议原件及评审记录长期 3 各类合同、协议的执行记录长期1-6 会议管理 1 各类会议记录、纪要和会议签到记录长期 2 会议决议处理记录长期1-7 采购管理 1 物资需求计划和采购计划3年 2 采购比价记录3年 3 物资验收记录3年 4 供方评价记录和合格供方名录3年1-8 库房管理 1 物资出入库记录3年 2 库存物资台帐3年
1 行政管理 3 库存物资盘点记录3年 4 库存物资月报表3年1-9 物资管理 1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等长期 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录1年 3 物资盘点、调拨、转让、报损记录长期1-10 宿舍管理 1 住宿人员情况及分布情况长期 2 宿舍检查记录1年1-11 法律事务 1 法律纠纷记录长期 2 律师函件长期 3 讼诉材料、公证材料长期1-12 新闻媒体 1 新闻发布记录长期 2 专题新闻报道长期1-1 3 书刊档案 1 书刊目录长期 2 订阅及购买记录3年 3 书刊借阅记录3年1-1 4 档案管理 1 档案目录清单长期 2 档案借阅记录3年 3 档案接收及移交记录长期 4 档案销毁记录长期1-1 5 内刊管理 1 内刊原件长期 2 内刊稿件记录3年 3 内刊发放记录3年 4 内刊投稿奖励记录3年1-16 水电管理 1 办公水电使用记录1年 2 宿舍水电使用记录1年 1-17 通讯管理 1 办公电话申办记录长期 2 办公电话分布记录1年 3 办公电话费额管理3年 4 移动电话费额管理3年 5 通讯录，包括各公司通讯录1年1-18 参观接待 1 参观接待材料1年 2 来访领导题词签名册长期 3 来访者赠送礼品登记长期1-19 外协单位管理 1 外协单位名录长期1-20 企业文化 1 企业文化活动记录长期 1-21 声像档案 1 照片档案长期 2 光盘档案长期 3 硬盘档案长期 4 录音带档案长期 5 录像带档案长期1-22 实物档案 1 证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等长期 8.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限