工作任务跟踪管理
制度
工作任务跟踪管理制度
1 范围
本标准规定了公司有关工作任务的书面下达方式及对执行情况的跟踪管理办法, 以强化对工作实施情况的沟通、检查和反馈, 提高工作任务实施效果, 确保各项管理工作得以良好完成。
本标准适用于对公司工作计划、任务的实施过程的管理。
2 职责
2.1企管办是公司工作任务下达、跟踪、信息反馈和考核管理的归口部门。
2.2 各部门配合实施相关职能工作任务的制订、下达和跟踪管理。
3 措施和方法
3.1工作任务跟踪程序
执行考核结果
反馈考核结果
任务下达部门下达任务
责任人
工作进展汇报
跟踪人
跟踪反馈
企管办
传递考核
结果
行政办
3.2工作计划和任务的下达形式
工作计划和任务分别以《月度工作计划》、《会议纪要》、《工作任务单》和《工作联系单》的形式制订下达。
3.2.1月度工作计划及述职
各部门下月度工作计划在每月上报的《月度工作述职报告》中作为述职报
告中的一项内容, 随述职报告一并报企管办, 由企管办提交总经理, 并汇同总经理意见纳入对各部门下月度工作的跟踪和考核。
3.2.2 会议纪要
会议形成的《会议纪要》, 应当包含以下内容: ①会议时间、地点、人员、主持人和记录人; ②简明的会议议题和目的; ③会议中形成的会议决议和要求;
④会议中布置下达的工作任务( 应明确工作内容、责任人、完成日期、跟踪人等要素) 。
3.2.3 工作任务单
对于临时决策需完成的工作任务( 或被认为有必要对工作执行情况进行跟踪反馈的工作) , 由企管办以《工作任务单》的形式向工作责任人下达工作任务, 同时抄报工作跟踪人。需相关部门配合开展实施的工作, 由责任人自行组织相关工作内容的分解落实( 必要时可采取《工作联系单》的形式) , 若相关部门不配合或配合不力, 责任人可向企管办或分管领导投诉。
3.2.4工作联系单
为进一步提倡协作精神, 有效发挥组织资源的优势, 在必要时, 部门之间可采用《工作联系单》的形式开展工作接洽。被联系部门应在《工作联系单》上立即填写处理意见, 不得拒绝处理, 如非被联系部门工作责任范围, 被联系部门应注明具体负责的部门。若被联系部门拒绝处理, 发函部门可向企管办投诉。
3.2.5 工作调整申请单
在工作的开展过程中, 当责任人认为工作内容或工作完成时间等需要调整时, 可向工作下达部门提交《工作调整申请单》, 在取得工作下达部门书面同
意调整后, 可按调整后的内容进行跟踪和考核。若未取得书面同意, 则仍按原定内容执行。
3.3 工作任务执行情况的跟踪反馈
3.3.1 各部门负责人应在每月28日前提交《月度工作述职报告》, 对当月( 以上月26日—当月25日为一个计划月度) 的各项计划工作完成情况进行评价和反馈。
3.3.2 对于以《工作任务单》形式专项下达的工作, 跟踪人须及时向企管办反馈跟踪信息。
⑴对按期完成的工作, 跟踪人须在工作完成日期到期( 若工作提前完成, 则在完成日期) 后2个工作日内将书面跟踪记录和跟踪人意见传递至企管办。
⑵对超期完成的工作, 跟踪人须在工作完成日期到期后2个工作日内向企管办反馈跟踪信息, 若公司对该项工作未作调整或变动, 则跟踪人应继续实施工作跟踪, 并须在工作完成后2日内
将书面跟踪记录和跟踪人意见传递至企管办。若公司对该项工作开展内容和完成日期有调整或变动, 则跟踪人应按第3.3.2条继续跟踪工作进展。
3.3.4企管办负责对工作任务整体推进实施情况开展综合平衡、协调和跟踪反馈工作, 组织实施对责任人和跟踪人的工作效果开展业绩评价。
3.3.5 采用《工作联系单》进行协调的工作, 发函部门可将工作开展跟踪情况抄报企管办, 并书面提出对被联系部门的工作评价建议, 由企管办提请总经理酌情对相关责任部门的当期工作总体评议。
3.4 考评办法
3.4.1由企管办对《月度工作计划》、《会议纪要》、《工作任务单》和
《工作联系单》的完成情况汇总后上报总经理, 由总经理经过《部门述职评价表》对各部门进行评价, 评价结果按相应考评办法计入当期考核。
3.4.2当公司下达的任务( 含报表) 未按时完成或未落实的, 造成损失或影响到其它部门正常工作的, 企管办可视情况对责任人及其所在部门进行一定的经济扣罚。
3.4.3由企管办负责对各部室当月计划、工作任务单及会议纪要中落实的工作进行评议, 评议后报总经理审批。单项职能工作按期完成不扣分, 同时, 对于经申请批准后延期完成的工作, 视作按期完成, 不予扣分; 未按要求完成工作的, 根据实际情况酌情扣分。
3.4.4作跟踪人考核办法
⑴工作跟踪人为企管办时, 由总经理对企管办直接进行考评。
⑵工作跟踪人非企管办时, 由企管办按下述办法实施对跟踪人的考核:
⑶在一项工作到期后3个工作日内未向企管办反馈跟踪情况, 扣跟踪人所在部门当期考核0.5分。在工作按期( 或延期) 完成后5日内未将书面跟踪记录和意见传递至企管办, 扣0.5分。
3.4.4 企管办作为公司工作任务下达、跟踪和考核管理的归口部门, 对本办法的组织开展和实施效果承担管理责任, 并由总经理直接对工作效果进行考评, 列入企管办的季度工作考核。
3.4.5 由企管办在季度考核后向各部室反馈考核结果。
3.5凡是涉及到执行处罚性条款的, 处罚执行者应本着负责的原则, 事先向责任承担者通报。处罚的最终结果应由总经理认定, 并允许责任承担者申辩。
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