设计标准化规范化的Excel基础表格，是高效数据分析的第一步，因为数据分析的源头就是基础表格数据。
设计基础表格的总体原则是：
结构的科学性
数据的易读性
汇总的便宜性
分析的灵活性
外观的美观性
结构的科学性，就是要按照工作的性质，管理的内容，数据的种类，分别设计基础管理表格，分别保存不同数据。基础表格要越简单越好，那些把所有数据都装在一个工作表中的做法是绝对不可取的。比如，要做入库出库管理，你会如何设计这样的基础表格呢？要用几个表格来反映入库出库数据？每个表格要怎么保存数据？
数据的易读性包含两个方面：利用函数读数（取数）方便，叫函数读数；眼睛查看数据容易，叫人工读数。一个杂而乱的表格，是很难实现这两种高效读数的。数据易读性差的主要原因有：表格结构设计不合理；数据保存不合理；残缺不全的表格数据结构。
汇总的便宜性是指不论多大的数量，汇总要简单方便容易。你可以问自己：我设计的工作表内据汇总方便吗？大量表格数据之间的汇总方便吗？如果不方便，或者做起来非常吃力，Excel很好用的工具也用不上，那唯一的原因就是基础表格设计有问题，不要发牢骚说Ex cel太难了，总是学不会，尤其是函数太难掌握了！
分析的灵活性，是指不论做何种分析，要讲究数据分析的灵活多变。因为我们对数据进行分析的目的，是要针对企业的数据进行深度挖掘，从不同方面找问题、找原因、找对策，这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。
外观的美观性。不论是基础表还是报告，都尽量要求把表格进行美化。基础表的美化以容易管理数据标准，而报告的美化以分析结果清楚为标准。特别强调的是，不论是基础表还是报告，很多人喜欢把数据区域加上边框，并保持工作表默认的网格线。其实，我们可以取消网格线，而把数据区域设置为非常简练的线条表格，并把单元格字体、颜色、边框等进行合理的设置。
下面我们以人力资源管理中一个简单的员工信息表为例，来说明标准化表格的设计方法和技巧。这个表格的基本要求如下：
·员工工号从“G0001”开始编号，中间不能断号，新入职员工依次分配连续的工号
·员工姓名中不允许输入空格
·所属部门必须快速准确输入企业存在的部门，要名称统一
·学历必须快速规范输入
·婚姻状况要快速规范输入
·身份证号码必须是18位的文本，不允许重复
·出生日期、年龄、性别从身份证号码中自动提取·入职时间必须是合法的日期
·本公司工龄自动计算得出
·为便于分析流动性，工作表要有离职时间和离职原因两列数据，离职原因是固定的几种类型
·新员工输入后，该员工的工号、生日、年龄、工龄等等计算公式自动往下复制
·表格自动美化
1、表格结构设计
根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要，创建一个工作表，命名为“员工信息”，数据列标题如下图。
2、工号的自动连续填充
在单元格A2输入公式“="G"&TEXT(ROW(A1),"0 000")”，就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里，ROW函数是获取指定单元格的行号（ROW(A1)的结果就是1，ROW(A2)的结果就是2，以此类推），TE XT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是G0001。如果把该公式复制到单元格A3，该公式就变成了“="G"&TEXT(ROW(A2),"000 0")”，结果就是G0002。
3、规范姓名的输入，不允许在姓名文字中输入空格
选中单元格B2，设置有效性，其有效性的自定义公式为“=SUBSTITUTE(B2,"","")=B2”，如下图。这里，先使用SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓名进行比较，如果两者相等，
员工花名册EXCEL制作时间提醒公式 试用期到期时间提醒 =IF(AND(A2-TODAY(<=10,A2-TODAY(>0,"还有"&A2-TODAY(&"天到期","" 说明：1、在A2单元格（视具体表格而定, 替换A2）内输入日期格式的试用期到期时间； 2、在B2（目标单元格）内输入（黏贴）上述格式，按回车键，生成提醒天数； 3、单击填充柄向下拖动，完成其它单元格的公式复制。 4、本格式提示时间约定为10天，具体需要，可视情况自我设定。 劳动合同到期时间提醒 =IF(AND(A2-TODAY(<=60,A2-TODAY(>0,"还有"&A2-TODAY(&"天到期","" 说明：1、在A2单元格（视具体表格而定, 替换A2）内输入日期格式的合同到期时间； 2、在B2（目标单元格）内输入（黏贴）上述格式，按回车键，生成提醒天数； 3、单击填充柄向下拖动，完成其它单元格的公式复制。 4、本格式提示时间约定为60天，具体需要，可视情况自我设定。 由身份证号码自动生成年龄 =IF(LEN(A2>15,YEAR(NOW(-MID(A2,7,4,YEAR(NOW(-(MID(A2,7,2+1900 说明：1、在A2单元格（视具体表格而定，替换A2）内输入身份证号码； 2、在B2（目标单元格）内输入（黏贴）上述格式，按回车键，生成年龄； 3、单击填充柄向下拖动，完成其它单元格的公式复制。 由身份证号码自动生成性别 =IF($(A2=0," ",IF(LEN($(A2=18,IF(MOD(VALUE(MID($(A2,17,1,2=1,"男","女",IF(MOD(VALUE(MID($(A2,15,1,2=1,"男","女" 说明：1、在A2单元格（视具体表格而定，替换A2）内输入身份证号码； 2、在B2（目标单元格）内输入（黏贴）上述格式，按回车键，生成工龄；
广州海派包装制品有限公司员工花名册 编制日期：2015-12-1 。 序 号 员工基本 信息 姓 名 性别 学历 岗位或职称 身 份 证 号 参加工作时间 基本工资 岗位工资 1 杨思寒 男 总经理 2 曾仁茗 男 销售经理 3 张国辉 男 销售员 4 庄和锋 男 公关部经理 5 叶来派 男 客服 6 陈斌斌 女 客服 7 方海燕 女 客服 8 林孔湛 男 设计部长 9 吴登斌 男 设计师 10 林菁菁 女 质检部 11 谢中岳 男 生产部部长 12 张维哲 男 印刷部部长 13 张丽云 女 质检员 14 戴希水 男 啤机机长
续表一 序号 员工基本 信息 姓名 性别学历岗位或职称身份证号参加工作时间基本工资岗位工资 15 叶来苗男过膜机机长 16 叶茂盛男黏盒机机长 17 林孔橙男生产员 18 陈旭女生产员 19 荆小芳男送货司机 20 周春雷男售后员 21 金荣华男跟单员 22 方福勋男跟单员 23 陈志桃男跟单员 24 陈祥涛男生产员 25 倪步益男生产员 26 张林海男生产员 27 陈佩佩女生产员 28 叶林叶女生产员 29 张杰男生产员
续表二 序号 员工基本 信息 姓名 性别学历岗位或职称身份证号参加工作时间基本工资岗位工资 30 刘海男生产员 31 孙邵王男生产员 32 林圣柱男生产员 33 林宏达男生产员 34 王文师男生产员 35 林文央男生产员 36 陈发秀男生产员 37 张文国男生产员 38 李思杰男生产员 39 潘金亮男生产员 40 许波男生产员 41 蔡成友男生产员 42 缪德瑜男生产员 43 郑国讯男生产员 44 蔡国超男生产员