*****************************基地项目管理部工作任务执行跟踪系统
建设方案
*****************************基地项目管理部
2018年12月
1 项目背景
*****************************基地是由国家安全生产监督管理总局主导、中国石化中原油田实施的国家级重点项目，位于河南省濮阳市文留镇，占地226.7亩，项目分两期建设，总投资2.2亿元。项目在油田基地项目领导小组的带领下，经过科学组织，精细管理，严格要求，提高标准，最终实现了“国内一流世界领先”的建设目标，创建部优工程。目前*****************************基地已成为一个集业务培训、技能考核、实战演练、业务研讨、比武竞赛为一体的综合性培训基地。
项目在建设过程中遇到的“时间紧，任务重，新工艺，经验少，协调、管理难度大”等特点在油田企业的各个项目建设中极具代表性。项目建设和企业管理中遇到的工作任务执行效率低下，执行质量欠缺等问题已严重影响了项目建设和企业的发展。
为了提高管理效率、激励员工进取，将“精细化管理”及量化绩效考核融入到企业的信息化管理中，使工作计划按时保质保量完成，做到有跟踪、有提醒、有过程管控、有统计分析。为了提高每个员工的执行力，调动员工工作积极性，促进管理工作的规范化、科学化、制度化、信息化，为提高每个人的执行力，更好的为项目管理部体质增效，拟实施工作任务执行跟踪信息系统的建设。
2 编制原则
（1）依法合规原则
严格执行国家、行业有关法律法规、标准规范要求，确保工．
程运行安全、可靠。
（2）简单实用原则
系统设计要简单，实用，方便，易操作，高度定制化。
（3）创新推广原则
扎根实际，科学设计，统筹兼顾，创新前瞻，充满人性化，力争推广运用。
3现状及存在问题
（1）目标计划的制定缺乏科学手段，缺少系统论证，缺少针对性有效性，不便进行统计及量化考核。
项目建设目标或企业下达的指标、计划是分解成若干个文件和会议来进行指导工作的。在会议和文件中会产生具体的工作任务，所有的任务都需要进行信息加工以后以人脑记忆或纸质传递的形式记录，没有一个可统计与量化的规则标准；无法有效实现任务信息的对比分析、系统论证，不能及时准确提出优化措施建议，制约了工作效率、效果及人员的积极性；对重点工作任务没有及时传达或执行对象不明确造成落实不到位和互相推诿扯皮的现象，责任追究无法落实。
（2）信息传递速度低下、办理缺乏及时性。
工作任务的层层传递都是以纸质文件递交和电话邮件的形式，传递速度慢，而且在事务繁忙时易造成遗漏和混淆。大大降低了工作的效率更让许多工作丧失了时效性；对于重要又紧急的工作任务往往也会因为领导或经办人不在岗而无法及时处理和审批，造成延．
误。
（3）工作任务的执行缺乏有效的跟踪及提醒手段。
很多工作因为领导或者经办人工作繁忙而没有有效的提醒方式，导致工作遗忘；在跟踪事项的过程，很多工作的程序复杂，流程长经办人多而散，这样的工作做不到有效的督促，经常需要越级提醒才能提高主动性。工作的跟踪和提醒没有充分的发挥和运用现代信息技术，降低了工作效率和质量。
4必要性分析
4.1落实中石化管理制度的要求
石化股份信【2003】223号，关于印发《中国石油化工股份有限公司信息化管理办法（试行）》的通知，要求“全面推进股份公司的信息化建设，提升技术水平，增强市场应变能力，提高信息系统建设和应用水平”。实施本项目是落实集团公司制度的要求，同时也是践行2018年10月22日集团公司《关于企业践行“马上就办”工作的指导意见》，实现管理效率根本提升的要求。
4.2降低沟通成本，提升协作能力。
建立工作任务跟踪系统能帮助员工高效管理个人工作，帮助企业各部门优化合作和实时共享，能灵活地实现个人的任务日程安排和提醒，使个人工作任务即使在突发情况下也能通过任务优先级划分和日程
管理来合理安排，帮助提升个人工作效率，避免了任务处理的随意性。工作任务执行跟踪系统能帮助实现团队协作项目的日程安排并能降
低团能帮助跟踪任务执行和完成情况，把任务分解分派到每个人，
队沟通成本，同时也提升团队协助效率和项目管理能力。工作任务跟
踪系统可对工作任务完成情况和结果进行统计分析，帮助个人进行工作方法的改进和调整，同时也能让企业管理者更清晰的掌握经办人各项任务完成情况为每个人绩效考核提供依据，将工作任务完成情况量化绩效考核融入到企业的信息化管理中。
4.3发挥引领示范作用
本项目建成后，将填补油田企业在工作任务执行跟踪信息化系统的空白。使工作管理全面实现任务的过程化、规范化、信息化，提高工作管理效率和员工积极性。项目实施后将在油田各项工作任务执行落实管理上发挥引领示范的作用。
5建设方案
5.1建设思路
以提升工作任务执行管理效率，实现能效最大化为建设目标，运用WBS等工作方法，通过构建工作计划和工作任务执行跟踪信息系统实现科学计划，预警提醒，统计分析，绩效考核等全流程管理功能。
5.2建设工作量
工作任务执行跟踪系统模型
（1）目标制定任务跟踪系统
目标制定任务跟踪子系统工作任务执行跟踪系统
人事管理工作流程数据管理绩效考核
子系统子系统
建立企业目标或项目建设目标，通过层级视图、分类视图、列可查询
员工的每阶段周期分类。表视图多维度呈现主要目标的分解、任务查询统计的任务分配情况及各种类型的任务的执行情况曲线图，等；建立多终端提醒督办系统，会议议定事项督办系统，任务完成进通过工作流程信息自动提醒通知到相关部门度及督办设置录入系统，或个人。人事管理绩效考核系统）（2建建立企业人员或项目参与人员的基本信息和工作行为数据库，立员工考核模板考核流程并进行周期性考核记录。．
（3）工作流程数据管理系统
录入工作流程模板，系统可对提交的流程进行实时跟踪，查看流程现在流转到哪个节点、流程处理状态等信息。督促相关人员协同审批，最终流程中的附件会根据不同的流程来归档不同的文档并可随时查询；系统中科将所有办理事项按照不同部门不同分类统计结果并导出Excel表格中。
5.2.1目标制定及任务跟踪子系统
5.2.1.1目标制定及任务架构
5.2.1.2计划与任务的创建原则：
（1）计划和任务必须是具体的，明确要做哪些那些事情，完成到什么样的程度。
（2）计划和任务必须是可以衡量的，每项任务能量化的量化，不能量化的质化。
）计划和任务必须要有明确的截止日期，每项任务应根据权3（．重、轻重缓急，拟定完成时间，及时掌握变化情况，及时指导，及时调整。
5.2.1.3 任务的基本属性和定义
系统中任务在创建、执行、评价及归档等各阶段中的属性信息会跟随变动完善。属性内容包括：
定义阶段序号属性信息说明
1任务代码根据属性信息自动生成，便于检索2简短明了任务标题
3创建人定义任务描述4自动生成创建日期5创建人定义要求开始日期6要求完成日期创建人定义创建阶段定义为：已提交、审批中、执行中、7任务状态暂停、取消、完成、评价、归档8绩效标志是否参与绩效考核9审批标志是否需要协同审批
10是否需要招考会议会议标志
1优先按照紧急程度定1重要程由创建人或审批人定1由评审人定任务评1任务确认完成时实际完成日
1任务工时要求完成时间减要求开始时1实际用时实际完成时间减开始要求时执行阶1可作为绩效考核参难易程1提醒次分别记录系统提醒和创建人提1按照状态用不同颜色标是否过2完成比按照任务流程节点自动计2任务得根据任务难度，提醒次数，完成2间等自动计绩效得2评价阶绩效方不同的绩效方案不同的计算方个人计划、会议决定、领导安排2来源分岗位职责
5.2.1.4任务的分类管理
（1）按周期分类
日任务，周任务、月任务、季任务、年任务
（2）按任务紧急分类：
等级名称绩效参数说明（颜色标注）
10 1 非常重要红色；关键事件
8 2 重要橙色；会有重大影响的事件
6 3 一般重要黄色；关键线路的紧前工作
4
4
不重要影响不大的事件
（3）按照重要程度分类