第7章文件管理
一、选择题
1．假如一个FCB为64字节。盘块大小为1KB，则在每个盘块中只能存放（）。
A．64个FCB
B．1个FCB
C．1000个FCB
D．16个FCB
【答案】D
【解析】因为1KB＝1024B，1024B/64B＝16，即每个盘块中只能存放16个FCB（File Control Block）。
2．一般用户只需要知道（）就能使用文件中的信息。
A．文件的符号名
B．文件的逻辑结构
C．文件的物理结构
D．文件的存取方法
【答案】A
【解析】文件管理实现按名存取，用户使用文件名即可以实现对文件的操作。
3．通常对文件系统来说，文件名及属性可以集中在（）中以便查找。
A．目录
B．索引
C．字典
D．作业控制块
【答案】A
【解析】在文件系统中，为每个文件建立了一个文件目录（又称目录或目录项），文件目录记录文件的名字、程度和文件存放在外存的物理地址，以及文件属性、文件建立时间和日期等信息。文件目录又称为文件控制块。
4．对记录式文件，操作系统为用户存取文件信息的最小单位是（）。
A．字符
B．数据项
C．记录
D．文件
【答案】C
【解析】由相关联记录组成的文件中的基本信息单位是记录。记录是由多个字节组成的具有特定意义的信息单位。记录式文件主要用于信息管理。
5．下列文件中属于逻辑结构的文件是（）。
A．连续文件
B．系统文件
C．散列文件
D．流式文件
【答案】D
【解析】考查文件的逻辑结构的分类。文件的逻辑结构就是从用户观点出发所见到的文件结构。它通常分为两种形式：记录式文件和流式文件。
6．采用直接存取法来读写磁盘上的物理记录时，效率最高的是（）。
A．连续结构的文件
B．索引结构的文件
C．链接结构文件
D．其他结构文件
【答案】A
【解析】采用直接存取方法来读写磁盘上的物理记录时，应采用连续结构的文件存储方式，因为对于连续结构的文件存储方式来说，只要知道文件在存储设备上的起始地址（首块号）和文件长度（总块数），就能很快地进行存取；索引结构也是直接存取的，但要访问索引表；链接结构不是直接存取的。
7．文件系统采用两级索引分配方式，如果每个磁盘块大小为1KB，每个盘块号占4字节，则在该系统中，文件的最大长度是（）。
A．64MB
B．128MB
C．32MB
D．以上都不对
【答案】A
【解析】每个磁盘块大小为1KB，每个盘块号占4字节，则一个盘块可以存放1KB/4B ＝256个盘块，则二级索引文件的最大长度是256×256×1KB＝64MB。
8．文件的二级目录结构由（）和（）组成。
A．根目录
B．子目录
C．主文件目录
D．用户文件目录
E．当前目录
【答案】CD
【解析】文件的二级目录结构是由主文件目录和用户文件目录组成的，主文件目录包括用户名和对应用户文件目录的首地址，而用户文件目录包含对应用户的目录结构。
9．文件系统中设立打开（Open）系统调用的主要目的是（）。
A．把文件从辅存读到内存
B．把文件的控制信息从辅存读到内存
C．把文件的FAT表信息从辅存读到内存
D．把磁盘文件系统的控制管理信息从辅存读到内存
【答案】A
【解析】Open操作是将基本文件目录中的内容读入到用户活动文件表中，并在系统活动文件表中记录文件的打开次数。
10．设置当前目录的主要原因是（）。
A．节省主存空间
B．加快文件查找速度
C．节省辅存空间
D．便于打开文件
【答案】B
【解析】设置当前目录后查询顺序从当前目录开始，根据局部性原理，在当前目录找到的概率很高，所以能加快文件查找速度。
二、填空题
1．文件系统的重要职责之一是管理磁盘空间，相关的两个问题包括______和______。
【答案】空闲空间的分配；空闲空间的管理
【解析】文件管理的主要功能之一是如何在外部存储介质上为创建文件分配空间，为删除文件回收空间以及对空闲空间的管理。磁盘可以随机存取的特性非常适合文件系统的实现，因此磁盘是最常用的文件外部存储介质。这里主要讨论两个问题：一是磁盘空闲空间的分配，二是磁盘空闲空间的有效管理。
2．文件的符号名与物理地址之间的转换是通过______来实现的。
【答案】文件目录
【解析】文件名或记录名与物理地址之间的转换是通过文件目录来实现的。有单级目录、二级目录和多级目录几种目录结构。二级目录和多级目录是为了解决文件的重名问题和提高搜索速度而提出来的。多级目录构成文件树形结构。另外，为了便于共享，把目录项中存放
的文件说明信息划分为两部分：文件内部标识符和文件说明信息部分包含文件名与存取控制信息以及结构信息等。
3．访问磁盘一个数据块的时限由三部分组成，即______、______和数据传输时间。
【答案】寻道时间；旋转延迟时间
【解析】考查磁盘访问时间的组成。这是文件存储设备的性能参数。当活动头磁盘驱动器工作时，磁盘以恒定的速度旋转，为了读和写，磁头必须置于适当的磁道和扇区上。寻道包括在活动磁盘系统中移动磁头，或是在固定磁头系统中选择一个磁头。所需的时间称为寻道时间。一旦磁道选择好，磁盘控制器等待，直到合适的扇区转到磁头下。这个时间称为旋转延迟时间。接着，磁头到达某个位置后开始进行读写，这是数据传输时间。
4．对任何一个文件，都存在着两种形式的结构，即______结构和______结构。
【答案】逻辑；物理
【解析】考查文件的两种结构。文件组织结构分为文件的逻辑结构和文件的物理结构。前者是从用户的观点出发，所看到的是独立于文件物理特性的文件组织形式，是用户可以直接处理的数据及其结构，而后者则是文件在外存上具体的存储结构。
5．文件存储空间的分配可采取多种方式，其中______方式可使文件顺序访问的效率最高；______方式则可解决文件存储空间中的碎片问题，但却不支持对文件的随机访问；而UNIX采用的则是______方式。
【答案】连续分配；隐式链接分配；混合（索引）分配
【解析】对于连续分配方式来说，访问文件时只要知道文件在存储设备上的起始地址（首
一、选择题 1、文件系统最基本的目标是（A），她主要通过(B)功能实现的，文件系统所追求的最重要的目标是（C）. A,C:（1）按名存取（2）文件共享（3）文件保护（4）提高对文件的存取速度（5）提高I/O速度（6）提高存储空间利用率 B: （1）存储空间管理（2）目录管理（3）文件读写管理（4）文件安全管理 2、在文件系统中可命名的最小数据单位是（A），用户以(B)为单位对文件进行存取、检索等，对文件存 储空间的分配则以（C）为单位。 A,B,C:（1）字符串（2）数据项（3）记录（4）文件（5）文件系统 3、按逻辑结构可把文件分为（A）和（B）两类，UNIX系统中的文件系统采用（B）。 A,B:（1）读、写文件（2）只读文件（3）索引文件（4）链式文件 （5）记录式文件（6）流式文件 4、假定盘块的大小为1KB，对于1.2MB的软盘，FAT需占用(A)的存储空间；对于100MB的硬盘，FAT 需占用（B）的存储空间。 A: (1)1KB (2) 1.5KB (3) 1.8KB (4)2.4KB (5) 3KB B: (1)100KB (2) 150KB (3) 200KB (4) 250KB (5) 300KB 5、从下面的描述中选出一条错误的描述。 （1）一个文件在同一系统着那个、不同的存储介质上的拷贝，应采取同一种物理结构 (2) 文件的逻辑结构不仅与外存的分配方式相关，还与存储介质的特性相关，通常在磁带上只适合 使用顺序结构。 （3）采用顺序结构的文件即适合进行顺序访问，也适合进行随机访问 （4）虽然磁盘是随机访问的设备，但其中的文件也可使用顺序结构 6、从下面的叙述中，选出一条正确的叙述 （1）顺序文件适合于建立在顺序存储设备上，而不适合于建立在磁盘上 （2）显示链接文件将分配给文件的下一个物理块的地址登记在该文件的前一个物理盘块中 （3）顺序文件必须采用连续分配分配方式，而链接文件和索引文件则可采用离散分配方式 （4）在MS-DOS中采用的是隐式链接文件结构 7、从下列叙述中选出两条正确的叙述 （1）在索引文件中，索引表的每个表项中含有相应记录的关键字和该记录的物理地址 （2）对顺序文件进行检索时，首先从FCB中读出文件的第一个盘快号；而对索引文件进行检索时，应先从FCB中读出文件索引表的起始地址。 （3）对一个具有三级索引表的文件，存取一个记录通常需要三次访问磁盘 （4）在文件较大时，无论进行属性存取环视随机存取，通常都以索引文件方式最快 8、在文件系统中可设置一张（A），其中的每一个二进制位可用来表示此案中的一个块的使用情况：另 外可设置一张（B），其中的每个表项存放着文件中下一个盘块的物理地址 A,B: （1）文件描述符表（2）文件分配表（3）文件表（4）空闲区表（5）位示图 9、在下列物理文件中，(A)将使文件顺序访问的速度最快；（B）最不适合对文件随机访问；（C）能直接 记录键值转换成物理地址。 A,B,C:（1）顺序文件（2）隐式链接文件（3）显示链接文件(4)索引文件（5）直接文件 10、文件系统中，必须为每个文件建立一个(A)，其中包括有文件名和文件的物理地址等信息。在有些系统中，还为每个文件建立一张(B),其中每个表项包含了逻辑记录号（或记录键）和记录的物理地址A,B：（1）哟会更好文件描述符表(2) 索引结点（3）文件控制块（4）索引表（5）文件目录11、对文件空闲存储空间的管理，在MS-DOS中采用的式（A）；UNIX中采用的是（B） A,B:(1)空闲表（2）文件分配表（3）位示图（4）成组链接法 12、在文件系统中是利用（A）来管理文件的，为了允许不同用户的文件使用相同的文件名，通常文件
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
选择题 1、下列关于索引表的叙述中，正确的是（）。 A、建立索引表的目的之一是为了减少存储空间 B、索引表中含有索引文件的数据及其物理地址 C、对索引文件存取时，必须先查找索引表 D、索引表中每个记录的索引项可以有多个 2、一个文件的路径名是从（）开始，逐步沿着每一级子目录向下 追溯，最后到指定文件的整个通路上所有子目录名组成的一个字符串。 A、根目录 B、当前目录 C、二级目录 D、多级目录 3、从用户角度看，文件系统主要是实现（） A、文件保护 B、文件保密 C、文件共享 D、按名存取 4、文件是具有文件名的一组相关信息的集合，可分为（） A、顺序文件和结构文件 B、有结构文件和无结构文件 C、随机文件和结构文件 D、索引文件和结构文件 5、按用途进行划分，文件可分为（） A、只执行文件、只读文件、读写文件 B、有结构文件、无结构文件 C、系统文件、用户文件、库文件 D、源文件、目标文件、可执行文件 6、（）具有将文件名转换为该文件在外存的物理位置的功能，这 也正是文件目录所提供的最基本的功能。 A、文件目录 B、一级目录 C、二级目录 D、树型目录
7、为能对一个文件进行正确的存取，必须为文件设置用于描述和 控制文件的数据结构，称之为（） A、文件逻辑结构 B、文件物理结构 C、文件的属性 D、文件控制块（FCB） 8、文件信息的逻辑块号到物理块号的变换方法是由文件的（）决 定的 A、逻辑结构 B、顺序结构 C、物理结构 D、索引结构 9、为了防止各种意外破坏文件，文件系统可以采用（）的方法来 保护文件 A、口令和加密 B、对每个文件规定使用权限 C、建立副本和定时转储 D、为文件设置口令 10、文件保密主要有两种方式： A、口令方式和密码方式 B、隐藏方式和备份方式 C、规定权限和备份 D、口令和规定权限 11、下面关于存储介质的有关廉洁中正确的是（）。 A、“卷”和“块”是存储介质的不同单位。卷是保存文件的存储介质的物理单位，而块是存储介质上连续信息的区域，是存储设备和主存储器之间信息交换的单位。 B、存储分块越小越好，分块越小存储介质的利用率越高。 C、存储介质和存储设备是同一物理实体的两种说法，都是指用以记录信息的物理实体。 D、存储介质是指用来记录信息的磁带、硬磁盘组、软磁盘片和卡片
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
第21 次课教案
第6章文件管理 在一个计算机系统中除了包含如内存、中央处理器和各种各样的输入输出设备等硬件资源外，还有一些更重要的资源，即软件资源。它主要包括系统程序(如编译程序、汇编程序等)、标准库函数以及大量的应用程序等。 对于这些软件资源，从管理者的角度来看，把它们看成一个个的文件，并把它们保存在某种介质上。操作系统本身就是一个很重要的软件资源，对于操作系统只有某部分的内容常驻内存，其它大部分的操作系统程序存放在磁盘上，当需要用到某部分内容时，才将其装入内存。此外，在计算机系统中将要安装各种应用软件，内存的空间是有限的并且不能长期保存，所以通常都是将它们保存在外存上，需要时再调入内存。因此，为了便于管理，操作系统中提供了文件管理功能，这样不仅方便了用户，而且还可以提高资源的利用率。 文件系统是操作系统中对文件进行控制和管理的模块，也是操作系统中不可缺少的部分，本章将介绍文件、文件系统、文件的存储和检索以及共享和保护等问题。 6.1 文件和文件系统 一、文件 文件是在逻辑上具有完整意义的信息的集合，它以文件名作为唯一标识。 文件名以字符串的形式描述。不同的操作系统对文件名有不同的规定，有些系统采用扩展名表示文件的属性和类型，文件名与扩展名之间用“.”分隔，例如在DOS中使用扩展名.exe 表示该文件为二进制可执行文件；有些系统通过修改文件属性描述文件的类型，而不支持扩展名，如Linux中“.”只是一个字符，该字符之后的所有字符也被认为是文件名的一部分，不能以此识别文件类型，文件类型要通过文件属性来描述，在这点上DOS和Linux不同。 文件属性通常包括：⑴文件名，文件的唯一标识，由用户按规定取名。⑵文件类型，标志该文件的类型，如可执行文件、源文件等。⑶文件长度，文件的大小。⑷文件的位置，文件在设备上存放位置的地址。⑸文件的存取控制，文件的存取权限，如可读、可写、可执行等。⑹日期和时间：文件的创建、修改和访问的时间和日期。 二、文件类型 文件分类主要是为了便于系统对不同的文件进行不同的管理，从而提高处理速度，便于保护和共享。 ⒈按用途分类 ⑴系统文件：支持操作系统实现其基本功能的文件。这类文件用户不能直接调用，只能由系统程序调用为用户服务。 ⑵库文件：由标准子程序及若干应用程序组成。这类文件允许用户直接调用，但不允许
一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
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目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
《档案工作实务》“电子文件管理” 1、下列属于记录电子文件载体的是：（ABCD） A 磁盘 B 优盘 C 光盘 D 磁带 2、构成电子文件的三大基本要素中，结构信息是电子文件的核心要素。（） 3、电子文件可以再不同载体上同时存在和互相转化.（） 4、电子文件和纸质文件一样可以长久存储和读取。（） 5、按信息格式划分，电子文件包括哪些种类。（） A、文本文件 B、数字化文件 C、命令文件 D 、支持性文件 6、下列属于文本型文件的是：（） A、TXT文件 B、PDF文件 C、TIFF文件 D、WAV文件 7、对电子文件而言，没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件就不能行使文件的功能。（） 8、按文件的生成方式分，下列属于数字化文件的是：（） A、语音录入文件 B、 OCR识别文件 C、扫描缩微胶卷 D、传感设备自动采集文件 9、电子文件管理的原则有：（） A 全程管理原则 B 前端控制原则 C 风险管理原则 D 技术与管理手段结合原则 10、机构内部电子文件管理模式主要有：（） A、分散式管理 B、集中式管理 C、分布式管理 D、文档一体化管理
11、世界上第一个采用分布式保管方案的国家是：（） A、美国 B、澳大利亚 C、法国 D、英国 12、电子文件法规由______或______按照一定的_____制定并依靠______保证实施的关于电子文件及其管理活动的行为规范。 A、行政机关 B、国家最高权力机关 C、国家强制力 D、立法程序 13、电子文件涉及的法律问题主要有：（） A 电子文件管理与知识产权保护问题 B 电子文件的易传播性问题 C 电子文件的法律证据效力问题D电子文件管理与隐私权保护问题 14、以下不是电子文件法规特点是：（） A、完整性 B、分散性 C、配套性 D、模糊性 15、世界上第一个文件管理国际标准是：（） A 、ISO15489 B、AS4390 C、ISO14721 D、ISO23081 16、数字信息资源长久保存领域最重要的标准是：（） A、开放档案信息系统参考模型 B 、《电子图像信息电子化存储的真实性和可靠性建议技术报告》 C、《电子图像：扫描文件图像的压缩方法选择指南》 D、《基于电子文档信息的长久保存》 17、我国电子文件管理标准中属于电子科技文件标准的有：（） A 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 B CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》 C 《建设电子文件与电子档案管理规范》 D 《信息技术文件描述和处理语言超文本置标语言（HTML）》 18、电子文件政策偏向于微观、以操作层面内容为主，指南则偏向于宏观，在实践中往往
文件分发部门：( )
文件变更历史： History of docume nt cha nging:
1. 目的Aim 规范电子文件的管理程序。 To standardizes the procedure of electronic document management. 2. 范围Scope 本SOP适用于本公司所有的电子版本的GMP文件。 This SOP applies to all our company Selectronic GMP documents. 3. 职责Duty 3.1 QA部负责建立和更新本SOP QA department is responsible to establish and update this SOP. 3.2各部门和车间负责本部门电子文件的管理。 The departments and workshops are responsible to manage their electronic documents. 3.3 QA负责监督全公司电子文件的管理。 QA department is responsible to supervise the electronic document management of entire company. 4. 内容Content 4.1. 制定原则Principle 4.1.1. 所有文件必须同时具有电子版本，电子版本文件的内容和格式必须同纸质版本一致；附属的记录，与源文件放置在同一个文件夹里。Electronic version of each document should be available and consistent with the paper version; subsidiary records should be placed in the same folder together with source document. 4.1.2. 电子版本文件的名称须与文件名称一致，由文件名称和文件编号组成，比如：“文件的分类 与编码SOP ”。 The name of electronic version must be consistent with the paper version, including title and code, for example: “SOP - Taxonomy and code of GMP documents ” . 4.1.3. 电子版本由文件起草人负责，在文件批准后，将最终版本递交给文件管理QA。 After a document approved, the document drafter submits the final electronic version to document administrative QA. 4.1.4. 未递交电子版本的文件，QA部不予发放文件。 QA department shall not dispense a document until the electronic version has been received by QA department.
电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（C）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三
6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96
电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电
作业六 姓名学号班级 一、单项选择题 1．操作系统中对数据进行管理的部分叫做 B 。 A、数据库系统 B、文件系统 C、检索系统 D、数据存储系统 2．文件系统是指D。 A、文件的集合 B、文件的目录 C、实现文件管理的一组软件 D、文件、管理文件的软件及数据结构的总体集 3．从用户角度看，引入文件系统的主要目的是D。 A、实现虚拟存储 B、保存系统文档 C、保存用户和系统档案 D、实现对文件的按名存取 4．文件的逻辑组织将文件分为记录式文件和 B 文件。 A、索引文件 B、流式文件 C、字符文件 D、读写文件 5．文件系统中用 C 管理文件。 A、作业控制块 B、外页表 C、目录 D、软硬件结合的方法 6．为了对文件系统中的文件进行安全管理，任何一个用户在进入系统时都必须进行注册，这一级安全管理是 A 安全管理。 A、系统级 B、目录级 C、用户级 D、文件级 7．为了解决不同用户文件的“命名冲突”问题，通常在文件系统中采用B。 A、约定的方法 B、多级目录 C、路径 D、索引 8．一个文件的绝对路径名是从 B 开始，逐步沿着每一级子目录向下追溯，最后到指定文件的整个通路上所有子目录名组成的一个字符串。 A、当前目录 B、根目录 C、多级目录 D、二级目录 9．对一个文件的访问，常由 A 共同限制。 A、用户访问权限和文件属性 B、用户访问权限和用户优先级 C、优先级和文件属性 D、文件属性和口令 10．磁盘上的文件以A单位读写。 A 、块B、记录C、柱面D、磁道 11．磁带上的文件一般只能 A 。 A、顺序存取 B、随机存取 C、以字节为单位存取 D、直接存取 12．使用文件前必须先 C 文件。 A、命名 B、建立 C、打开 D、备份 13．文件使用完毕后应B。 A、释放 B、关闭 C、卸下 D、备份
《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;
（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更
2016年电子文件管理考试答案 A B C D 第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。（分值：1.5） A．在线归档 B．离线归档 C．物理归档 D．实时归档 第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。（分值：1.5） A．二 B．三 C．四 D．五
第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。（分值：1.5） A．只读光盘 B．磁带 C．一次写光盘 D．软磁盘 第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。（分值：1.5）A． 1 B． 2 C． 4 D． 6 第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性 B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性 C．电子文件的信息和载体可以分离 D．电子文件的信息和载体不可以分离
第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求； B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。 C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。 D．检测电子文件的内容是否正确 第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。 第9题、根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》，电子文件移交单位一般自电子档案形成之日起几年内向同级国家综合档案馆移 交？（）（分值：1.5）
电子文件归档与整理 ?第一讲概念和种类 ?一、什么叫电子文件 ?电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。?电子文件的基本特征： ?第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 ?第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 ? 二、电子文件的种类 ?电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： ?（一）按电子文件的信息存在形式分类 ? 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 ? ? 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 ? 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 ? ? 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 ? 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 ? 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 ? 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 ? ?（二）按文件的功能分类 ?分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文
中国华电集团公司电子文件管理办法(暂行) 第一章总则 第一条为加强中国华电集团公司(以下简称“集团公司”)电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。 第二章基本原则 第三条电子文件处理应遵循以下原则： (一)最大效用原则。公司系统文件处理采用电子文件方式。 (二)全程管理原则。对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量。 (三)完整性原则。电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何
缺损。 (四)可读性原则。电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。 (五)安全保密原则。电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国 家和集团公司的有关安全保密规定。 第三章职责 第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。系统各单位的总经理工作部(办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门。 第五条总经理工作部(办公室)职责： (一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。 (二)征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见。 (三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。
文档管理作业指导书
1.目的 为进一步规范科室往来文件资料及本科室文件资料的管理，便于资料的查找及长期保存，特制订本管理规定。 2.范围 本科室收文、发文、往来信函资料及科室内部各种资料等 3. 定义 无 4. 职责 4.1从医院、学校等下发的医疗、科研、行政类文件由科主任本人或科主任指定专人负责分类管理。 4.2从医院、学校等下发的护理文件由护士长负责分类管理。 4.3要查阅文件需经科主任或护士长同意，并做好登记，及时归还。 4.4各类文档资料筛选、整理、归类、保存、销毁由科主任指定专人负责。 5.工作程序 5.1科室收文 5.1.1科室收到文件由护士长用《收文簿》登记（包括收文日 期、来文字号、事由、密级、主办单位等）； 5.1.2先送科室主任、主要负责人及相关部门阅读，然后送其 他有关需要阅知的对象，收文者进行签收； 5.1.3根据来文的有效期限及保存价值进行取舍，具有保存价
值的文件予以保留，并为每份文件编写科室收文号（收文号以年度为限，第二年的收文重新编号），将收文号记入《收文簿》，以便于查找； 5.1.4若科室人员需借阅相关文件，在护士长进行借阅登记后 借出，用后及时归还； 5.1.5文件存放以年度为界限，在第二年初将前一年文件分类 归档（如其他院校来文、院办来文、医教部来文、政治部来文等），每个类别编写相应的归档卷号，注意检查卷内文件的联系及卷内文件的保存价值，无保存价值的文件进行销毁。 5.2科室发文 5.2.1根据工作需要拟出准备发文的草稿，经审核无误后填入 科室的《发文审批表》； 5.2.2《发文审批表》上详细注明拟稿人、审稿人、主送、抄 送部门等； 5.2.3送科主任签字通过后，由行政办编排、校对、打印、用 印，记录入《发文簿》，分别交送相关部门执行，各负责人签收； 5.2.4行政办保留一份文件存档； 5.2.5以年度为单位对文件进行整理归档。 5.3其他资料： 5.3.1工作中涉及到各类资料、往来信函等，为便于管理，根 据其重要性及类别建档，建档以利于查找为原则，将资料分别纳入