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ERP软件管理制度

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一.总则

为了保证公司ERP系统的正常运行,规范系统的使用和维护,确保输了录入准确、及时、规范,结合我公司的实际情况,特制订本制度。

二.初始化操作规范及规定

1.账册建立及设置:由财务部主管会计负责软件初始化帐套设置及财务科目的编制,保证帐套顺利启动。

2.操作员定义及授权:由系统管理员负责建立分组增加操作人员,根据操作人员工作内容对其授权。非操作人员工作范围内数据,不得越权查看更改。敏感数据及财务人员的授权需经公司财务部负责人批准后,对其授权。所有操作人员必须对使用本人帐号登录系统,并设置密码。系统管理员由专人负责,密码严禁泄露给他人,不得随意更改帐套内设置。

3.初始化数据及资料编制:初始化数据包括往来单位资料、仓库资料、货品资料、部门员工资料。

3.1往来单位资料包括,客户资料及供货商资料。客户资料由销售部负责编制,供货商资料由采购部负责编制,单位编码需按规定排序进行编制,单位名称必须填写单位全称。同一客户或供货商禁止出现两个账户。

3.2仓库资料由保管部负责编制,仓库操作员按需要进行授权,非授权人员禁止查看及审核仓库票据。工厂和总部库房分开管理,总部

库由专人独立管理。库存上下限由保管部负责设置,可提供货品库存报警。

3.3货品资料分为原材料、五金备品、产成品、半成品,原材料、五金备品由采购部按规定编码进行编制,半成品由生产部按规定编码进行编制,产成品由销售部按规定编码进行编制。货品资料的编制需按照规定编码程序进行编制,同一货品禁止出现两个资料,按品名、规格、类别分类进行编排。所有资料使用后需打印成册,分发使用部门,禁止随意更改资料内容。初始化库存数量由保管部进行填写。3.4 部门员工资料由人事部负责编制,并根据公司人员变动进行及时更改。

三.供应链管理的操作流程:供应链管理分为采购系统、销售系统、仓库系统三大系统。采购系统由公司和工厂采购分别负责录入。

1.1.采购系统包括采购计划、采购订单、采购开单、采购费用分摊、请购单五项单据。采购部根据采购需要按月编制采购计划,使用软件下达采购订单,货物到达后需填写采购开单生成出入库单给仓库做入库单。如有采购费用(如运费),需填写采购费用分摊表,对费用进行分摊。采购部由采购经理负责将每日开出的采购开单进行审核,并打印采购开单,交财务部、保管部各一联。公司给工厂购买的物品,由公司开采购开单到工厂相应的库房,并通知保管部接收货物。

1.2 采购系统提供如下报表,供采购部使用。采购计划汇总表、采购计划明细表、采购订单汇总表、采购订单明细表、采购开单汇总表、采购开单明细表、估计入库汇总表、估计入库明细表。

2.1销售系统包括销售计划、销售订单、销售开单三项主要功能。销售部按月制定销售计划,形成报表。合同签订后,由销售部负责将开销售订单,生成主生产计划到工厂生产部进行生产。销售订单由销售部经理负责审核,确保其准确性。生产完工后,销售部根据发货需要选择订单开出销售开单,生成出库单给保管部出库。销售订单与销售开单由销售部经理负责审核,确保其准确性。销售系统分为公司总部和工厂两部分,由两部门各自完成所属工作。

2.2 销售系统提供如下报表,供销售部门使用。销售计划汇总表、销售计划明细表、销售订单汇总表、销售订单明细表、销售开单汇总表、销售开单明细表、委托代销汇总表、委托代销明细表。

3.1仓库系统包括出入库单、领料单、调拨单、盘点表等,保管部负责审核采购、销售、生产系统产生的出入库单,并根据出入库单对货物进行出入库。无出入库单,保管部拒绝办理然后货物的出入库。生产部下达加工单后,保管部负责审核领料单并生成出入库单。办理工厂原材料出库,无出库单仓库拒绝发料。每月末保管部负责填写盘点单,对库存物品进行盘点。

3.2 仓库系统提供如下报表,供保管部使用。账面库存汇总表、账面库存明细表、实际库存汇总表、实际库存明细表、仓库开单汇总表、仓库开单明细表、库存分类汇总表、库存报警明细表。

四.生产管理的操作流程

1.生产管理系统包括主生产计划单、MRP运算、加工单、验收单、成本计算单等功能,由于我公司产品多为非标产品,为了便于管理,

提供严密的生产管理全过程控制,对生产流程做细化操作现安排如下:

1.1 订单下达后,生产部根据订单分解半成品,做半成品资料并按计划数量生产半成品下达加工单。半成品加工单内填写所需原材料,审核后生产领料单到保管部,由保管部进行审核下发原料进行生产。工厂生产部原手工制作下料单正常使用。

1.2 生产完工半成品后,生产部根据实际完工数量填写验收单,生成半成品入库单。通知保管部审核入库。

1.3 半成品入库后,根据销售订单生产的主生产计划生产成品。成品加工单内填写所需半成品数量,成品加工单审核后由保管部进行半成品领料单的审核。生产部对成品验收单进行审核,保管部审核成品入库单整单完成生产。

1.4 工厂模具的生产使用委托加工进行生产管理,可直接下达加工单生产成品。加工单内填写模具用料,经审核后生成领料单给保管部审核。验收合格后入库完成生产。

1.5 工序管理由工序计划单、工序流程卡、开工记录、调度表、产品交接单五项组成。目前由于人员限制,工序管理暂不做录入,如有需要可安排人员进行此项工作。建议使用此功能,能使生产管理人员掌握生产进度等信息,提高生产管理效率。

1.6 生产系统提供如下报表,供生产部使用。主生产计划汇总表、主生产计划明细表、加工验收汇总表、加工单明细表、验收单汇总表、验收单明细表、材料领用汇总表、材料领用明细表。

五.财务系统(附软件分工及要求明细表)

1.出纳日记帐:公司出纳,工厂出纳,每天根据现金流水帐登记现金日记帐(帐出纳日记帐本可以用软件替),根据银行流水帐登记银行日记帐。出纳根据对会计制作的关于现金银行的凭证核对准确无误后,启动凭证出纳签字程序,每月末最后一天四点钟,由会计和出纳共同清点库存现金,填写软件内现金盘点单;出纳于每月5号做出银行存款余额调整表。

2.凭证录入:会计根据公司出纳报销凭证,先编制记帐凭证,出纳再付款给报销人,报销人并在报销凭证上签收,为了财务及进结帐,各销售公司的费用于每月25日邮寄到总部,由公司会计制作凭证,每月初2号前核对所有记帐凭证与明细帐,总帐。

3.凭证审核:每天审核记帐凭证。

4.结转:工厂会计,进销存期末成本结转凭证,财务模块结帐。六.日常工作

1. 公司各部门日常工作必须使用速达ERP系统进行操作,逐步取代原有手工工作模式。当日工作内容必须使用软件进行录入,各部门主管领导负责监督审核单据录入工作保证数据准确。所有工作必须日清日结,如未完成对操作人员每日处罚5元。

2. 订单下达后,各部门相互监督,出现错误及时通知上一流程更改。上一流程结束必须通知下一流程及时处理单据,如未通知耽误其他部门工作对责任人每次处罚5元。销售开单后,所有部门涉及该合同单据必须完成,如未完成对责任人每单处罚5元。

3. 工厂现有手工制作出库单与软件生成的出库单一起使用,成品出库必须有上述两单,否则保管员不可发货。如有特殊情况,如边生产边发货的合同可由工厂生产部先开手工制作出库单,等整单完成后由销售部门补开出库单。

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