电算化系统管理办法
目录
第一章总则
第二章会计电算化系统岗位责任制度
第三章电算化的实施
第四章会计电算化系统操作管理制度
第五章会计电算化系统软、硬件管理制度
第六章会计电算化系统会计档案管理制度
第七章附则
电算化系统管理办法
第一章总则
第一条为推行公司管理现代化、自动化，提高财务会计工作效率，加强电算化管理，特制定本办法。
第二章会计电算化系统岗位责任制度
第二条核算系统人员分工
为适应会计工作电算化后会计工作重点的转移和岗位的变动，需要对财会人员的工作内容和任务以及相互分工做出调整。
会计人员工作岗位划分为: 会计主管、系统管理员、系统操作员、制单、复核及审核、会计报表、档案管理、出纳。以上岗位中系统管理员不得兼管出纳工作、出纳人员不得兼任操作人员。
第三条核算系统人员组成
核算系统由系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员和会计管理员组成。
（1）系统管理员：负责核算系统运行环境的建立，组织协调系统的日常运行操作，提出软件修改的意见；发现和解决操作故障，及时纠正数据差错；负责检查和督促系统各类人员的工作，负责系统的安全保密工作；负责对系统硬件设备的检查及故障处理工作，确保系统的正常运行，负责数据及程序的正确性和适应性的维护。发生不可处理的错误，应及时与销售单位技术人员取得联系，及时解决发生的错误。一般由计算机专业人员负责。
（２）会计电算化操作员：负责所分管的财会工作，做好分管的原始凭证的汇集和记帐凭证编制及预处理工作。负责审查输入凭证的预处理，整理输入凭证、编制记帐凭证、进行核算工作。负责系统的操作运行，负责数据登录、打印各种帐表数据，严格遵守操作规程，并负责数据正确性的校核，发现故障应及时报告系统管理员。同时应做好会计数据的备份。由具有合格证的会计人员负责。
（３）审核员：负责对输入凭证的代码及数据的完整性和正确性的审核，保证输出帐表数据的完整性和正确性。由不是输入凭证的另一人负责。
（４）会计档案管理员：负责存档数据软盘、程序软盘、帐表、凭证和各种资料的保管工作，做好软件、数据及资料的安全保密工作。作好会计数据的备份工作。
（５）会计主管和出纳员的职责与手工方式下的职责一样，区别在于必须对会计电算化比较了解，并充分利用会计电算化提供的各种会计资料。
第四条会计电算化系统各类人员岗位责任制
（1）系统管理员责任制
①负责会计电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复正常
运行。
②定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。
③协调本系统各类人员之间的工作关系。
④检查会计凭证的预处理工作，确保各类输入数据符合系统的要求。
⑤负责计算机输出帐表、凭证数据的正确性和及时性检查工作。
⑥负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续。
⑦负责本系统运行的安全性、正确性、及时性检查工作。
⑧做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出更新软件或修改软件的需求报告。
⑨负责本系统各类人员的工作质量考评，并提出任免意见。
⑩完善现有的管理制度，并制定岗位责任与经济责任考核制度。
（２）会计电算化操作员责任制
①负责本系统的数据登录、数据备份和输出帐表的打印工作。严格按照输入凭证做好数据输入操作，输入完毕进行自检核对工作，核对无误后交审核员复核；在输入操作中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或专职会计员反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据予以修正。
②严格按照系统操作说明进行操作。
③当天的日记帐数据，做到当天登录。登录后即打印出当天的帐表，做到当日帐当日清。日记帐输入应做好日清，在月末应将核对无误的明细帐和科目汇总表打印输出。
④月末打印系统所有的明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐凭证。
⑤每次操作完毕，应及时做好各类备份数据和存档数据。
⑥注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。
⑦系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。
（３）审核员责任制
①负责凭证数据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。
②负责输出数据正确性的审核工作。
③对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员更正、补齐后，再行审核。
④对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据不予签章确认。
（４）会计档案管理员责任制
①负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的备份和存档保管工作。
②做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。
③按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。
（５）专职会计员责任制
①按分管的内容汇集材料收发、领退单、销售发票、工资变动及停止发放等各类单据。
②在规定的期限内，根据原始凭证准确编制会计记帐凭证。
③编制会计凭证应符合财会制度的要求。做到内容完整、数据正确；代码要合法、恰当、摘要应简明规范。
④如果专职会计人员兼会计电算化系统操作员，则应遵守会计电算化系统操作员的责任制。
第三章电算化的实施
第四条领导与组织
为搞好公司会计电算化工作，公司成立一个临时性的会计电算化领导小组，负责对会计电算化工作的组织、领导、监督和协调，可由总经理或财务副总经理亲自领导。
公司成立会计电算化实施小组，具体负责会计电算化实现工作。该小组主要由财务会计人员和计算机专业人员组成，负责人由财务主管担任。在完成会计电算化任务后，小组撤销。
当本公司缺乏计算机专业人员，或专业力量较弱时，可聘请外部专家、顾问参与咨询。第五条规划
会计电算化工作应按一般投资项目的工作规程，进行可行性分析。实施小组应提交编制好的可研报告，报领导小组审批。
电算化会计信息系统开发须遵照软件工程的生命周期法进行，开发方案须经领导小组批准。
领导小组重点审查电算化会计信息系统开发的费用预算。
费用主要包括电脑硬件及辅助设备的购买、升级或添置，软件开发或购买，人员培训，调研论证，甩手帐的转制费用。
为加快公司会计电算化速度，公司可外购商品化会计软件，或接受上级主管部门推荐的行业性通用软件。
第六条基础工作整理
(1)做好手工会计业务数据规范化工作。
①重新核对各类凭证、帐簿，做到帐证、帐帐、帐实相符。对其中的混乱、历史遗留问题、差异，调整到最低水平。
②清理往来帐户和银行帐户。对串户、未达帐项、呆帐和坏帐及时核销或冲销。
（2）做好各类帐证表资料格式规范化工作：
①划分保留和修改的内容；
②对部分会计资料格式重新设计或修改；
③记帐凭证摘要栏进一步规范，简明扼要。
（3）将会计核算程序化：
①事先确定录入、审核、记帐等数据传递次序；
②规定操作员执行数据传递次序的时间责任。
（4）其他需要重新确定的工作：
①各种会计核算方法；
②成本核算方法；
③折旧计提方法；
④工资提取与发放办法
第七条制度调整
在电算化后，会计核算制度应作调整：
会计科目保留汉字会计科目名称，一级会计科目编码符合会计准则要求：
出纳员、程序员不得兼任凭证录入工作，不得进行系统操作；
现金、银行日记帐可用活页式帐页，并按天打印；
一般帐簿可根据工作需要，按月、季、年度打印，业务量较少的帐簿可满面页打印；
在所有记帐凭证数据已存于电脑条件下，用总分类帐户本期发生额对照表替代总分类帐；
在记帐后如发生凭证录入错误，应使用“红字”冲帐法予以纠正，编制补充登记或负数冲销凭证，重新修改。
第八条运行验收
（1）对会计软件试运行。主要工作有：
①初始化。各类会计基础数据和历史数据的输入。
②手工与计算机处理结果的双向对比与检验。
③电算化内部管理制度的建立。
（2）手工与计算机处理结果的双向对比与检验的主要内容：
①各种核算方法的正确性的检验，发生偏差及时调整。
②科目体系的正确性的检验，看其是否适应核算、报表、管理和会计制度的要求。
③操作熟悉程度的考查或操作失误的纠正。发生差错时如属人为原因，确定责任人，及时纠正其习惯性操作错误和会计处理错误。
④会计软件程序错误或业务处理错误的纠正，必要时通知有关人员及时修改、完善。（3）试运行期间，手工与计算机会计核算两套系统并行运行，本阶段前期以手工方式为主，后期以电算为主。此间合法的凭证仍为手帐凭证。
（4）试运行3个月以上的，如两套体系检验一致，则可提出验收申请。
（5）按照财政行政管理部门规定的会计电算化验收标准和程序，准备相关验收材料，向有关主管部门申请验收。
（6）在验收合格后，公司会计系统正式甩掉手帐，而用电脑软件运行。实施小组做好文件、资料的收集、整理和归档等善后处理多余。
第四章会计电算化系统操作管理制度
第九条系统使用管理
（１）为保证会计电算化系统的安全可靠运行, 必须对系统的操作使用做出严格的控制。
（２）在会计电算化系统投入运行前, 由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限, 并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员, 按同样手续办理。
（３）对各使用人员明确划分使用操作权限, 形成适当的分工牵制, 健全内部控制制度。
（４）本会计电算化系统原则上专机专用, 谢绝无关人员使用机器做其他工作。
（５）设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。
（６）任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。
（７）出纳人员不允许进行系统性的操作。
（８）操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。
（９）存档数据、软盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。
（１０）系统管理员必须做好日常检查监督工作, 发现不规范使用应及时制止, 并采取措施避免同样情况再次发生。
第十条上机操作规程
（１）操作人员必须是合法有权使用人员, 经过培训合格并经系统管理员正式认可后, 才能上机操作。
（２）操作人员上机操作前后, 应进行上机操作登记, 必须填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。
（３）操作人员上机前应做好各项准备工作, 尽量减少占用机器时间, 提高工作效率。
（４）操作人员的操作密码应注意保密, 不能随意泄露, 密码要不定期变更。
（５）操作人员必须严格按操作权限操作, 不得越权或擅自上机操作。
（６）操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据（专职会计员，则应保证输入的数据与凭证数据的一致性）。如发现差错，应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在记帐前发现差错，可按凭证进行修改，如在记帐后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入机内，任何人不能随意修改帐目。
（７）每次上机工作完毕后都要作好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据软盘，应由财务处保管，下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。
（８）在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场, 必须在离开前退出系统, 以防止其他人员越权操作。
（９）任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为，依照《会计法》，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。
第十一条帐务处理程序
（1）帐务系统初始化:在初次建立会计电算化系统时, 需要进行系统初始化工作, 在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。
（２）帐务系统更改：系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。
（３）日常帐务处理：
①凭证处理:
会计电算化系统输入的记帐凭证分两种，即：机制记帐凭证和手工编制的记帐凭证。记帐凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。为适应会计电算化系统的正常运行，编制记帐凭证还必须做到：
Ａ、机制记帐凭证的编制：
机制记帐凭证是指各子系统输入原始凭证（如销售原始发票和银行收款凭单）由计算机，按有关规定编制并打印的记帐凭证。机制记帐凭证直接通过机内程序转到帐务处理系统进行记帐、编报表等业务处理。
机制记帐凭证编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记帐凭证需加盖制单人、审核人、记帐员及财务部负责人章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。
Ｂ、手工记帐凭证的编制：
手工编制记帐凭证是指会计人员根据原始凭证采用手工办法编制的记帐凭证。手编记帐凭证需通过帐务处理系统用键盘输入。
手工编制记帐凭证包括：现金收付款凭证，部分银行收付款凭证和部分转帐凭证。
手工编制的记帐凭证必须做到：
a.原始凭证必须是合法凭证。
经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切，其中标准摘要按规范填写正确。
b.帐户使用正确。
c.借贷方金额相等。
d.原始凭证同记帐凭证金额一致。
e.转帐凭证必须填写清楚借方和贷方科目代码。
对会计分录的摘要内容必须唯一，即：一种摘要内容，只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目。
要求摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。
凡能归入标准摘要的业务内容，应尽量的使用标准摘要。对于新的业务内容可按上述原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码。
Ｃ、记帐凭证编号必须连续。编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并签字盖章。
Ｄ、现金日记帐和银行日记帐可以由机器直接登记，出纳人员不登记帐簿。为工作方便，出纳人员可以自设备查辅助帐。
②记帐凭证的审核与保管
Ａ、记帐凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登帐处理。
Ｂ、操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。
Ｃ、输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部负责人签字后方为有效凭证。
Ｄ、已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。
Ｅ、同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。
③帐表打印和结帐:
Ａ、现金、银行存款日记帐需要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。
Ｂ、银行余额调节表每月打印一次。
Ｃ、科目汇总表、总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。
Ｄ、在结帐前按有关规定做好当月各类帐务数据和报表的备份工作。
Ｅ、月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月期初余额。
Ｆ、每年年末必须将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。
④会计报表
Ａ、单位应根据帐簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表。帐表之间的数据必须衔接一致。
Ｂ、会计报表、计算表、分析表，按各核算子系统及管理要求和时间打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。
Ｃ、单位上报会计主管部门的会计报表格式与要求，按会计主管部门的统一设计和布置。
Ｄ、单位必须以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。
第五章会计电算化系统软、硬件管理制度
第十二条系统管理制度
（１）财务用计算机应做到专机专用，最好不要做其它工作。
（２）除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得用机。
（３）每次用计算机必须使用不间断电源(UPS),以避免意外断电造成核算数据丢失影响系统运行。
（４）计算机禁止用外来软盘，坚决禁止在计算机上玩游戏，以防止计算机感染病毒。（５）有上、下级单位送来的数据盘，在使用前，必须做好查病毒工作。
（６）计算机发生故障应及时维护。如果没有能力维修，应及时与销售计算机的单位取得联系。
（７）财务软件运行中发生错误时，应及时排除，如无法处理，应及时与财务软件销售单位取得联系以便及时解决问题。
第十三条系统维护
为保障电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护，其任务主要包括：
（１）对系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常运行。
（２）在系统发生故障和出现异常时，排除和恢复运行。
（３）在系统扩充时，负责安装、调试，直至运行正常。
（４）在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。
（５）系统中的会计数据需要每天进行备份。
第十五条系统硬件维护
（１）一般情况下每周应全面检查一次计算机硬件系统，并做好检查记录。
（２）在系统运行过程中，出现硬件故障，及时进行故障分析，并做好检查维修记录。
（３）在设备更新、扩充、修复后，由系统管理员与维护员共同研究决定，并由系统维护人员实施安装和调试。
第六章会计电算化系统会计档案管理制度
第十六条单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。
1、数据资料管理与保密
机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。
（１）现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。
现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。
（２）银行记帐凭证、帐册的输出与保管。
银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。
现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。
（３）转帐凭证的输入、输出与保管
转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。
（４）科目汇总表、帐簿打印时间。
①现金、银行日记帐每天打印。
②银行余额调整表每月打印一次。
③总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。
④现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。
⑤会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。
（５）其他
由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
第十七条数据备份管理
（１）由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。
（２）在日常工作中, 准备三套软盘循环使用, 隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。
（３）需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。
（４）机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
第十八条会计档案管理
（１）会计档案存档手续: 打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。
（２）为保证备份数据的安全, 备份软盘必须贴上写保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
（３）由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
（４）随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
（５）各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。
（６）必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
第七章附则
第十九条本办法由财务部解释，经批准后实施。