行政秘书与公文写作

行政秘书与公文写作复习提纲
文件：1、《党政机关公文处理工作条例》
2、《党政机关公文格式》
一、党政公文的定义，特点及作用；
党政公文: 党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
特点:内容的政策性、作者的法定性、执行的权威性、文本的规范化、流通的程序化
作用：规范行为、领导管理、联系沟通、凭证依据、考核尺度
三、党政公文有几种格式，概括每一种格式的异同；
四、党政公文的文件式格式
五、行文规则
1 ．行文必要、实效原则
2 ．行文关系原则，一般不得越级
3 ．上行文规则：
不多头主送、不抄送下级；
重大事项经同意授权、职权范围内直接报送；
不原文转报；
一文一事、报告不夹带请示事项；
不主送个人、不个人报送；
必要时抄送另一上级。
4 ．下行文规则
重要行文同时抄送直接上级；
办公厅（室）根据授权行文；
其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令；
相关部门行文原则；
协商一致原则；
必要时抄送另一上级机关。
5 ．平行文规则
联合行文原则；
职权范围内不得联合行文；
依据职权相互行文；
内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文）。
六、公文办理：发文办理主要程序、收文办理主要程序
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
拟制程序：起草；审核；签发
办文程序：收文办理：签收、登记、初审、承办、 传阅、催办、答复。
发文办理：复核、登记、印制、核发。
整理归档：《条例》26-37条“公文管理”
七、主旨、材料、结构、表达方式、语言及要求；
主旨：通过文书内容表达出来的中心思想或基本观点。它是作者制发文书的目的和对所处理事物的意见和看法
主旨的确立途径：
根据单位领导的受益确立主旨
根据上级指示精神结合自身工作实际确立主旨
从获得的材料中分析归纳出主旨
主旨的提炼：
对抽象材料的概括提炼，理清抽象材料的层次，每一个层次用1、2句话概括，再将其归纳起来
对具体材料主旨的概括提炼，对具体事实分析、概括深层次含义
主旨的要求
1.正确：符合法律，法规及其它有关规定。符合社会发展规律，和人民的根本利益、完整准确体现发文机关意图
2.鲜明：观点明确
主旨表示方法：直白显露、标题点旨、篇首明旨、层首显旨、段首显旨、呼应显旨、转换显旨、卒章显旨
3.集中
材料：

搜集、积累的事实或依据（素材、原始）经选择而写进文章中，作为文章内容
材料作用：
确立并形成主旨的基础
表现主旨的支柱
公文材料的表现形态
法律、法规、规章
党的方针政策
文件：上级下发、下级呈报、不相隶属单位制发
本单位的工作情况
材料的选择使用
选择原则：
围绕主旨选择材料：突出主旨、适当取舍，剪裁
选择真实的材料
选择典型材料：最有代表性、说服力、能揭示事物本质特征规律
选择新颖的材料：人无我有、人有我新、人新我特
选择适合文种的材料
材料的运用
分析综合，寻找联系
抽象概括，揭示规律
点面并重，有机组合
合理安排，和谐组织：先亮观点，后举材料；先举材料，后亮观点；边举材料，边亮观点
结构
标题
层次和段落
过渡和照应
开头和结尾
安排段落的方法：
段旨式：段首用一句话概括全段内容，然后围绕段旨展开
条项式：每个段落前标上序号（典型：法规性公文）
安排层次的方法：
时间、空间、时空/纵横交错、并列、递进、总分
过渡和照应
方法：词语、句子、段落、小标题、序数、表格
照应：首尾，文题、内容
开头和结尾
八、公文主要文种的内容、写法和要求，以及相近文书写作上的异同，如决定与决议；公告与通告；公报与公告；通知与通告；请示与报告；请批函与请示；复函与批复；
命令——是适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员的公文。
决定——是适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。
通报——是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文。
区分：
1.命令使用权限：全国人民代表大会常务委员会、委员长，国家主席，国务院和国务院总理，国务院各部委及其部长、主任，地方各级人民政府和各级人民代表大会
命令、决定、通报
2.根据成绩贡献大小或违法违纪的严重程度
3.发文的侧重点
决定：重在处置
通报：重在宣传教育及警示
标题写法：
决定：含处置性动词
通报：一般不使用处置性动词，而是指出事实、现象
写作内容共同处：概述事实、分析和评价、决定、希望和号召
三、决定的内容与写法
（一）标题 发文字号 题注
（二）主送机关
写：向特定范围公布的决定；
不写：普发性决定
（三）正文：原由、事项、结尾
缘由：依据、理由（目的、意义、背景）
事项：决定的具体内容
结尾：不写

写：希望
（四）奖惩性决定的写法
奖惩事实、分析评价、决定内容、希望要求
⑴ 表彰决定：
事实
分析评价：意义、精神、品质
⑵ 处分决定：
事实：身份等基本情况、事实、
分析评价：性质、 原因、教训
四、通报正文的写法
表彰性通报 批评性通报 情况通报
原由 叙述先进事迹 叙述错误事实 概述主要内容
（概述） （概述） （略写）
事项 揭示意义 分析原因 陈述具体情况
恰当评价 指出危害 （详写）
表彰决定 处理决定（无） 分析（原因、危害）
结尾 提出号召 提出要求 提出指导性意见
(三)、通报的注意事项：
（一）注意时效性
（二）注意指导性(针对性)
（三）注意真实性
（四）评述有据，用语有度
决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。
决定与决议的异同：
一、相同点：都是决策性文种，都是上级机关对重要事项或重要工作作出决策和安排，都要求下级机关贯彻执行。
二、不同点
（一）产生的形式不同：决议产生于会议，所要贯彻的决策思想，是经法定会议。决定不一定
（二）内容不同
决议：有关全局性，原则性的重大问题
（三）格式不同
公告：向国内外宣布：重要事项或法定事项。
特点：发布内容重要、发布范围广、发文机关级别高
通告
在一定范围内公布应遵守或周知的事项。
特点： 1、内容具体，业务性强 2、多有执行要求
3、有限制的行文对象 4、广泛的发文机关5、独特的发布形式
公报：公布重要决定或者重大事项。
种类：会议公报、统计公报、外交公报
公报与公告的异同：
1、相同点：都是用来公布、告知重要事项，都是非常庄重、严肃的文种。
2、不同点：内容详略不同。
通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
用途：
1、发送公文
2、传达意见，布置工作
二、种类：告知性通知；批转、转发、印发性通知；指示性通知；会议通知
通知写作
一、标题
1、形式：发文机关 + 事由 + 文种
发文机关 + 事由
二、正文
（一）批转、转发、印发性通知的写法
主体内容： 被批转、转发、印发的文件
表明态度
提出贯彻要求
二）指示性通知的写法
缘由：原因、依据、意义、目的
事项：具体工作或某项活动
如何进行（意见、措施、办法）
提出希望和要求
结尾：惯用语结尾，或无结尾
（三）会议通知的写法
开

会原因：根据、目的、意义、背景
会议内容：要讨论和解决的问题
会议安排：开会的时间、地点，报到的时间、地点及有关事项
与会要求：人数、资格、需带的材料和文件
通知与通告的区别：限定的范围和对象不同、作用不同、保密要求不同
报告
下级向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问所使用的公文。（上行文）
类型
㈠按内容的含量分 综合性报告、专题性报告
㈡按内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告
情况报告与工作报告的区别：
情况报告：不局限于某一具体工作，不讲工作的进展情况，只讲客观存在或突然发生的情况
工作报告：要报告某项工作或某阶段的工作情况，或者工作结果。
报告的特点：客观性、时效性
写法
㈠ 标题：发文机关 + 事由 + 文种
㈡ 主送机关
㈢ 缘由（导语）：背景、根据、目的、中心内容
要求：简明扼要、开宗明义
报告的事项（核心）
1、 工作报告：基本情况、采取的措施、主要成绩、经验体会、失误和教训、今后设想等。
2、 情况报告：发生原因，过程，造成的损失、危害、影响等情况，看法和分析、处理意见，同时还要总结教训，提出防范措施等。或反映对上级决策和部署的执行情况。
3、 答复报告：有针对性地回答。
㈤结尾：习惯用语
二、写作要求
1、点面结合，详略适宜
2、以陈述为主，提出必要看法
3、适时应需发文
4、报告中不能夹带请示事项
请示：下级向上级请求指示、批准事项的公文。
类型：请求解答、请求批准、请求批转
标题：发文机关 + 事由 + 文种
注意：
1、不能把“请示”写成“报告”
2、不能把“请示”写成“请示报告”
3、标题事由一般不要重复出现“申请”、“请求”之类词语
主送机关：容易出现的错误：多头主送、越级主送、直呈领导者个人
正文：请示缘由：理由、依据（说明重要性、必要性、可行性）
要求：有理有据、实事求是、具体、明白
（二）请示事项：具体问题和事情（要有可行性、可操作性）
要求：明确、具体
（三）请示要求：习惯用语
四、写作要求
请示与报告的区别
目的不同、性质不同、制作时间不同、内容含量不同、结尾形式不同
批复：批复是用于答复下级机关请示事项的公文。（下行文）
二、特点：被动性、针对性、权威性
二、批复的写作
函：是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。（平行文）
请批函与请示的区别
函 请示
内容 机关业务

不限于业务
对象 （平行机关） 隶属上级
不相隶属机关
（业务主管单位）
答复 函（复函） 批复
复函和批复的区别
复函 批复
内容 回复商洽 答复请示
对象 （平级机关） 隶属下级
不相隶属单位
行文方向 平行 下行
分类
从用途分：问答函、商洽函、请批、 批答函
从行文方向分：去函、复函
从文面规格分：公函、便函
函的写法
（一）标题
1、发文机关 + 事由 + 文种
2、发文机关 + 事由 + 复函对象 +文种
（二）发文字号
（三）主送机关
（四）正文
1、 缘由 ：原因 、目的 、依据
复函原由的一般写法：某单位某日某字号的函收悉
2、 事项：内容——要求：清楚、具体、明确、扼要
3、 结语：习惯用语
写作要求
1、开门见山，直叙其事
2、措词得体，平等待人
意 见:是对重要问题提出见解和处理办法的公文。(泛行文：上行文、下行文、平行文)
特点：针对性、指导性、政策性、法规性
标题 发文机关 + 事由 + 文种 发文机关 + 事由 + 文种 发文机关 + 事由 + 文种
主送机关 写 有的写 写
原由 原因
目的、根据 同左 同左
具体
意见 对重要问题提出建议、主张
和处理办法 意义、基本原则、要求、措施和实施步骤
结尾 无结尾
或习惯用语 同左 （以上意见，仅供参考。）
日期 有的写 有的写 有的写
议 案 :适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。(上行文)
二、特点
1、内容的法规性和政策性
行文的定向性
发文机关：人民政府
受文机关：同级人大、人大常委会
内容：同级人大、人大常委会职权范围内的重要事项。
时间：同级人大、人大常委会开会期间才可提出，才被依法受理和审理。
纪要：是用于记载会议主要情况和议定事项的公文。（上呈、下达 、被批转或转发）
内容较杂 会议情况、议定事项、议而未决的事项
（一） 主要作用：指导、依据
（二）特点
1、纪实性
2、指导性
3、提要性
4、独特的发布形式
没有独立行文功能 上呈：报送报告、印发：通知
会议纪要与会议记录的区别：
会议纪要以会议记录为基础和依据，摘要发布会议的主要和重要内容；会议记录则是如实记录。
会议纪要要在一定范围内公布传达，是正式的行政公文；会议记录只作为单位内部存查使用的文书，不对外发布。
会议纪要写作

（一）标题
1、单位名称 + 会议名称 + 文种
2、会议名称 + 文种
3、 正标题 + 副标题
（二）正文
1、会议的情况概述（导言 ）
概括会议基本情况:
会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主持人、会议议程和议题、会议成果等
（三）会议精神的阐述（主体）
会议的情况和成果 ：对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项：决定、任务、措施、共识、提出的要求
四、结尾
不写/写：对与会者的希望和要求、对会议的评价
五、写作要求
（一）掌握会议的全部情况
（二）抓住要点，突出会议的主题
（三）文字简洁明快 ：注意过渡和照应：各段落的开头多采用“会议认为 、会 议提出 、会 议强调 、会议决定、会议号召、会议希望”之类用语

九、事务文书的种类、定义、写作内容和要求；
十、事务文书主要种类的内容和写法，以及相近文书写作上的区别 ；
调查报告：调查报告是对某一社会现象进行深入全面的调查、研究之后写成的书面报告。
“调查—研究—报告”
特点
（一）真实性（客观真实，本质真实）
（二）典型性（代表性，指导性）
（三）科学性（方法科学，态度科学）
（四）论理性（叙议结合）
（五）时效性（现实性，材料新）
（六）针对性
类型
（一）反映性调查报告：反映情况，材料性较强。
（二）总结性调查报告：经验或教训。
（三）分析性调查报告：工作研究，理论色彩较浓。
现状－原因－对策
格式和写法
包括标题、署名、正文三部分
（一）标题
1． 公文式标题
调查对象范围或内容＋文种（调查）
2．文章式标题
揭示内容或中心
3．正副标题
以上两者结合
（二）署名（单位或个人）
（三）正文（导言；主文；结尾）
1．导言（开头）：序言、前言
介绍调查情况、调查结果、评价；
调查缘起、经过；
概括基本情况或结论。
方法：概括式；绪论式；议论式；提问式等
2．主文
调查内容的具体化和调查结论的具体展开。
写法：递进（纵式）；并列（横式）；综合
3．结尾
结论；问题、希望、要求、建议；
有关事项说明；
附件说明。
五、写作要求
（一）深入调查，充分掌握材料
（二）认真研究，科学分析材料
（三）提炼观点，恰当运用材料
（四）锤炼语言，准确表达材料
计划：对未来一定时间内的工作作出安排部署时制作使用的文书。
作用：明确目标和任务、合理调配人力物力、检查监督
二、特点
（一）预想性
（二）可行性
（三）指导性
计划是一类文书的总称，如

规划、纲要、设想、要点、方案、打算、安排、预案、策划、意见等。
按时限分：长远计划、近期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月度计划等；
按范围分：国际合作计划、国家计划、地区计划、系统计划、单位计划、部门计划等；
按内容分：综合计划、专项计划；
按性质分：行政计划、业务计划；
按写法分：条文式计划、表格式计划。
计划的结构形式：条文式；图表式
条文式包括标题、正文
（一）标题（公文式）
1． 计划内容＋计划名称
（计划内容：计划范围、计划时限、计划内容名称）
2． 单位名称＋计划内容＋计划名称
正文
1． 开头：前言：概括制定计划的法律政策依据，事实依据。
2． 主文：计划事项
3． 结尾：希望，要求
（三）落款（也可以在题注）
写作要求：
（一）注重调研，处理各种关系
（二）实事求是，突出特点
（三）反复论证，选择最佳方案
（四）准确表述，简明、实用、规范
总结：对自身某一实践活动或某一阶段工作进行系统回顾，找出内在规律，以指导未来实践时使用的文书。
目的：指导未来实践
二、特点
（一）事后写作
（二）据实议事
（三）鉴诫性
总结也是对一类文书的总称：总结、小结、回顾、体会（种类与计划相对应）
总结的结构内容包括：标题；正文；落款。
（一）标题
1．公文式：单位名称＋总结内容＋总结类别
2．揭示内容或中心
3．结合式：正副标题
准确、简要、醒目
（二）正文
1．开头：导言（直接、简要）——总
概述基本情况
介绍主要成绩
概括基本经验
2．主文：总结的具体内容——分
工作总结：
主要工作—主要成绩—基本经验—问题和教训—打算
经验总结：
做法—经验—体会
（3．结尾）：总括前文；展望。
（三）落款
写作要求
（一）调查深入，材料充足
（二）态度客观，实事求是
（三）正确使用材料
（四）叙议结合，语言简朴
简报 ：机关团体企事业单位为及时简要地报道与本职工作相关的各种信息而编、撰的内部使用的业务性小报刊。
作用：反映情况；交流经验；沟通情况；传递信息
常见的有工作动态、情况反映、简讯、快讯、信息摘编、内部参考等。
二、特点
业务性；新闻性；保密性；简捷性；灵活性。
种类
内容：综合简报、专题简报
性质：情况简报、工作简报、动态简报、
会议简报、资料摘编
版期：定期、不定期简报
部门：综合、业务简报
时间：常规性、阶段性简报
内容和写法 （报头、报核、报尾）
（一）报头版式
1．（密级）
2．简报名称
3．期号

4．编发单位
5．编印时间
（二）报核
一文一报：标题；正文（导语；主文；结尾）
多文一报：目录或要目；各篇标题，正文。
根据需要可加“编者按”
（三）报尾：发送范围（报；送；发）、印刷份数
简报的写作种类
（一）报道式写法：导语＋主文
（二）述评式写法：概叙＋评议
（三）总结式写法（介绍经验多用总结式）：成绩（果）＋做法（因）
（四）综合式写法：围绕某一中心组材，分门别类。
（五）转发式：摘编，加按语
五、编写要求：求新、求实、求简、求美
十一、主要经济文书的种类、合同与协议的定义、内容与写法；
合同：平等主体的自然人、法人，其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
经济合同是合同中的一个重要的组成部分。一般说来，以经济业务活动作为内容的合同就称为经济合同。更确切地说，经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互之间权利义务的协议文书
种类：购销、建设工程承包、加工承揽、货物运输、供用电、仓储保管、财产租赁、借款、财产保险、科技协作以及其他经济合同
体式：条款式、表格式、条款表格结合式
合同的格式
首部
标题：提示合同的性质和种类
当事人名称或姓名住所、签订地点
正文
前言：签订合同的目的、依据等
合同的内容，由当事人约定，一般包括：
标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限、地点、方式，违约责任，解决争议的方法
选择性内容
附则：生效条件、有效期限、份数、保存者、附件等
尾部
双方签名、盖章：单位地址、电话号码、邮政编码、银行开户名称、银行开户账号、签证/公证等
协议书：平等主体的自然人、法人、其他组织之间对某一重要问题或事项经协商取得一致意见后设立的具有经济或其他关性关系的契约性。
二、协议书的种类
按作用分： 意向式协议书、补充、修订式协议书、合同式协议书
合同与协议书的区别：
1、使用范围不同2、内容的表述要求不同
3 、文体的功能不同4、法律效力不同
（一）首部
1．标题
2．当事人基本情况及签订时间、地点。名称或者姓名和住所
二）正文
1．前言：签订依据或目的以及态度。
2．主要条款
标的；数量；质量；价款与报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议方法。
（三）尾部：签名、盖章；交代单位地址、电话号码、电报挂号、邮政编码；告知银行开户名称、开户银行账号、签证或公证等。
十二、起诉状的定义、内容与写法；
诉状：当事人或法律规定的其他人依照法律程序，向人民法院或其他司法机关提出请

求事项或者答辩时所制作的文书的总称。
起诉状 刑事自诉状
民事
行政 起诉状
刑事附带民事
上诉状 刑事上诉状
民事上诉状
行政上诉状
申诉 申诉书 （刑事、行政）
再审申请书（民事）
答辩状
三、制作条件
（一）民事起诉状（行政）
1、原告适格
2、被告明确、特定
3、诉讼请求具体明确、事实清楚、理由充分
4、属于法院受案范围和受诉法院管辖
（二）上诉状
1、上诉主体合法
2、在法定的期限内
3、必须是对法律允许上诉的裁判提出
四.特点
1.主体的特定性
2.制作的合法性 ：要严格依照法律程序制作、书状的内容要合法、客观
3.后果的效力性
4.请求的明确性
5.形式的规范性
书状一般由以下几个部分组成：
（1）文书名称
（2）当事人及其他诉讼参与人的基本情况
（3）请求事项（诉讼请求、上诉请求）
（4）事实与理由
（5）证据和证据来源、证人姓名和住址
（6）致送机关
（7）附项
（8）落款和日期
十三、了解传播文书的种类，了解海报、启事、声明的内容和写法。
海报：又称招贴。在公共场所以张贴或发放的形式向公众报道、介绍有关文化、娱乐、体育、报告会、展览会等活动信息的一种事务文书
特点：
文字简明，目的性强
配有绘画、风格活跃
一事一报，时效性弱
标题：4种
正文：简介说明式、文字描述式、美术设计式
落款：主办单位、海报制作时间
启事：向公众说明某事或希望公众协助办理某事时，通过媒体或以张贴的形式，公开发布的一种事务文书。（张贴、登报、广播、在电视上放映）
分类：征招类、寻找类、提醒类
特点：告启性、简明性、客观性、传播的新闻性
声明：国家机关、社会团体、企事业单位或个人为维护自身权益就某一重要问题或重要事件公开向公众表明立场、观点、态度或发表主张的文书
分类：政务类、事务类
标题
正文：
简单交代某一重要问题或重要事件的事实情况
公开向公众表明立场、观点、态度或发表主张
提出为制止事件继续发展而将采取的措施、办法