外贸邮件回复技巧
最近这些年外贸这一快，我的工作方式使我接触了可能有数千个国内工厂的外贸人员，我是作为国外客户采购代理与他们接触的，也有目睹他们与国外客户之间的接触。这样的接触越多，我就越对我们外贸界的人员素质越发悲观与叹息。今天，其它我且不说，因为问题很多，我前段时间写的被外贸界朋友觉得深有感触的一篇文章《外贸人50条常见罪状》，就是从中总结出来的。今天，我仅从“外贸客户邮件回复的对应性”的角度来展开谈谈，因为我发现这是朋友们在回复国外客户邮件时最常发生、最多发生、却最易忽视的问题。
解释一下，“对应性”指的就是针对性、关联性、相对性。针对什么？关联什么？相对什么？当然是针对、关联、相对于你要回复的国外客户邮件的诉求、提问、询盘细节，以及逻辑顺序等方方面面。对此，可能很多朋友都无察觉。但我却感到很可笑、可气，每当我的邮件或国外客户的邮件被回复得很糟糕时。这样的现象，少则罢了，可惜它们每天不断地出现在我的收件箱里。邮件回复的对应性，是个基础性问题、常识性的问题、也是个大问题！
做外贸，可能每天都会收到询盘，那每天你都可能犯这样基础性的错误。你回复客户询盘后客户再回复你的几率（复盘率）低，更不用说成交率低，原因何在？我觉得，外贸客户邮件回复的对应性，可能是根本或重要原因之一。
一、称呼
称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则。
1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“Dear A”，你的回复也当对应为“Dear B”。若你回复客户“Hi A”，就会让人感到发“顿”。以此类推，如客人邮件“Hi A”，你的回复也当对应为“Hi B”。其他，同理。
2、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回复客户也当是“Dear Mr. 名+姓”。若你回复客户“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不规范（规范性就是对应性）；若你回复“Dear Mr. 名”，那就是错的，因为无此表达（我知道有不少朋友对此无意识）。
二、漏点
1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条
款、等。你的回复，应当是全部都提供；不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品（参考图片），以及特定规格的产品（产品参数），以及报价基于的交易条件、付款条件等（相关条款），而且可能还包括安规等认证了。你少了哪样，能说的过去？让客户去猜？我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你“漏点”了，只会因你的“不专业”而不理你了。客户有更多、更好的选择，来源于比你“专业一些”的同行。现在不是“价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。你丢三落四，客户有理由相信你不会在你们公司内部时传达定单信息时也丢三落四？就不要说你的丢三落四是不尊重客户了。
2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题。你回答了其中三点，结束。咳！客人楞了，且不管你这三点回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代何时能回复。若你是客人，请问：你又作何感想？
3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其他。如果是紧急确认，后果可能很严重。
4、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景（如杭州西湖）的，你回复时总该礼貌性说一句“是啊！西湖好美啊！”吧。你如果只字不提，那客人不是“热脸贴了你的冷屁股”了吗？与这一点具有相似意味的是，客户邮件一开始就是“How are you doing?”或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回复的邮件中却找不到与此所对应的字句
三、次序
1、任何条目性的问题点或确认点，你要回复或确认，顺序上也最好与客户的问题点或确认点相对应。人与人是有区别的，更不要说中西文化差异了，那么客人的思维模式了。客人在列出问题点或确认点时，是有一套他认为合理或自然的逻辑或习惯性顺序的，你乱先回答3、再回答1、再回答5...客人会不习惯或觉得不符合他的逻辑。有人说了，这有什么，反正问题都回答了。咳！这就是问题的根源！
2、与上类似的道理，客户写邮件整体的顺序，也有其自有的逻辑或习惯性顺序的，客户一开始寒暄问候，接着做自我介绍和公司介绍，然后是要报盘，然后是问你几个问题，最后是说表明哪天要来中国。你的回复，也应是基本按照客户邮件中体现的逻辑或习惯性顺序去回复，这样才是对应。
邮件回复的对应性的问题，是个基础性问题、常识性的问题、也是个大问题！要解决它，
我认为有两个基础性的办法或程序：
办法或程序一：
把与客户的邮件沟通想象成是电话沟通！
办法或程序二：
一是审题（把客户邮件内容和/或附件研究透）；
二是提纲（列出自己要回复的要点）；
三是检查（把自己写好的邮件和/或附件与客户原始邮件对应检查一遍然后再发送）。
我一直认为，做外贸，与做其他事情没有什么根本性的区别，都是做事情。做事情，就是需要耐心与细心！相对而言，耐心更重要，耐心是前提，没耐心哪有细心呢？
范例：收到客户询盘时的回复：
Dear sir,
We hereby acknowledge receipt your inquiry of XX,(products)and i just got the information from our production department,these standard is available for us.and the now pls check the quotation below:
The specification you required:
The length:
The diameter:
The material
........
The price:XX usd /pes FOB(tian jin)
I hope this is the one in your favor,As a experienced company (ISO9001:2000)in the XX filed for more than 20 years.and we take the opportunity seriously to cooperate with you.if you have any questions ,pls feel free to contact me.i will try my best
Thanks and regards
签名
客户询盘模糊，向客户询问规格
Dear sir,
Thanks for your inquiry of our XX(products).on dec.10th.and we are in XX filed for many years,so we are confident we can do it.but the specifications you given is still lack.such as the diameter,meterial,quantity and so on.....,so pls can you send us the details?the drawing(cad)is ok.
After we confirmed,we are happy to provide you with our good quality and competitive price.
Look forward your soonest reply,
Thanks and regards
签名
针对客户的讨价还价的回复
Dear sir,
Sorry for my late reply,i discuss with our boss for a long time, but regarding the price,it is near our bottom line,you know the market is changing everyday,and it is hard to cut more on cost as we need the products with best quality.
But we treasure our first cooperation,so we allow you a 2%discount,this is the best i can do for you.
I hope that if you have the will to cooperate,pls don’t just focus on the price,the most important is the quality,i think.
If you any comments ,pls let me know.
Thanks and regards
Angela
这个得针对情况，如果利润真的不太高，就这样写没有关系，如果老板太黑了，就给点折扣，关于价格不是一封两封的邮件可以搞定的，总之灵活点啦
应对客户的迟迟不回复的邮件:
Dear sir,
Did you receive our quotation on dec12th?and no reply from you.i was waiting until all the colleagues left the office. May be you are very busy.
So pls can you take some time to give me a reply?and kindly give me some advice on XX(products)
Look forward your reply
Thanks and regards
Angela
面对客户迟迟不回复
Dear sir,
How are you these days?I am angela from XX company,hope you still remember me.you sent us a inquiry of XX products.And we quoted for you on dec 12th.
Can you send me a reply which can stated your advice?you know we usually keep our client’s data and advice in the achives,so that we make special and divide plan and schedule for each client.
At the sa me time we can improve our service according to them,if there’s some fault and in our works.
So pls take a few time to tell me some advice on our business.ok?thanks very much.
针对报价了不回复的
Dear sir or madam,
Hope you still remember me,i sent you quotation for XX(products)on XX(date)，well maybe you are very busy ,and i understand.
I review your websit very carefully, and have much interests to make a start for our cooperation,to provide the best special service.
Could you give me some advice so that we can do better
Best regards
1、therefor we always put the quality as the first consideration
因此我们总是把质量放在第一位的
2、would it too much to ask you to respond my question by tomorrow?
可以请你在明天以前回复吗
3、the price we give is almost reach our bottom line
我们所给的价钱已经接近我们的底线了
4、the validity of the quotation is about the 10days
报价的有效期大概是十天左右
5、moreover we keep the price close to the costs of the production.
再说，我们的价格已经接近生产费用的边缘
1、will you kindly tell the quantity you require so as to unable us to sort out the offers? 为了方便我们报价，你能告知数量吗，
2、you should take the quality into consideration
你必须考虑到质量问题
3、we may reconsider our offer if your order is big enough
如果你们数量足够大的话，我们可以重新考虑价格
4、i ’d like to tell you what i think about that
我想告诉你一些我的想法
5、but consider the quality ,our price is quite reasonable.
但是考虑到质量，我们的报价是很合理的
一些实用英语系列：
收到来信：
1、i have just received your kind letter.
2、i was very happy/glad/delighted/pleased to receive your letter yesterday morning.
3、your kind letter of saturday arrived this morining
久未通信：
1、pls pardon me long in writing to you
2、i must apologize for not having written to you previously
未及时回信
1、i apologize for the delay in my reply
2、i apologize for being a day late with the delay reply to you
3、having lost your last email ,i have not been able to reply sooner
久无音信：
1、i have not heard a word you for a long time
2、there has been no news from you for ages
3、As i have not heard of you for long,i feel anxious
表示歉意难过：
pls accept my sincerest apologies for the inconvenience i fear we caused you
遇到不好的事情
1、i have deeply grieved to hear the death of your father
2、i was most distress to learn from your letter of the illness of your father
谈谈开发信的事情
还蛮感谢大家，我要继续努力啦，不然对不起版主，呵呵
其实我也还是做外贸就10月左右，所以经验什么的都不是很成熟，在总结自己的同时希望帮到比我还新的朋友，前辈不要拍我板砖哦。
发开发信要先找邮箱，至于找邮箱呢，我觉得至今用的比较顺手的是用各国邮箱的后缀（自己搜一下，太长了不好发上来）和一些好的黄页，有些朋友反映用邮箱后缀找不到，那是因为你要分析一下你们的产品在哪里很畅销，用的比较多。比如我们的产品水井管在沙特等中东产石油的地方用的多，那么就那些国家的公共邮箱后缀，搜出来比较多。
其实我觉得开发信这个东西就像我们国内做电话销售一样，我想每个外贸人都很讨厌每天一大堆的网络推广电话，我想老外和我们应该是一样的心情。所以我觉得做外贸的不容易的，每天辛辛苦苦找邮箱发开发信，而且还被人讨厌，看都没看就删了。有的说喜欢简短的开发信，有的喜欢有点专业性的比较长一点的开发信，至于到底怎么样，我有两种版本经常换着发，要多多准备几封进行追踪，邮箱最好设上阅读回执，对有阅读回执的邮件进行追踪，几周几个月时不时的骚扰一下。要用不同的版本，要不发一样的，看不看都删了，没什么新意。我开发信的内容很大众化就不贴上来了。呵呵
还有一点是开发信得主题，反正我不喜欢什么how are you，Hi，my friend，什么的，就用产品名称，或者用RE：貌似比较有效果，呵呵，还有可以突发奇想，比如有一天我用的标题是your water need treatment,（我们做水处理过滤产品的）结果发过去一会就有人回复说介绍一下详细catalog 什么的。当然可能是运气什么的
发开发信需要坚持，不要没有效果就放弃然后再抱怨怎么没效果啊没效果啊，因为开发信本身的是一个概率问题，成功率本身就比较低的。所以那句话叫什么来着广撒网才能网大鱼。前辈的话是有道理的。
有时间我整理一下自己的邮件或者用的好的黄页再分享给大家，呵呵先写到这吧，有时间再写，不能一下午光更新，呵呵
spoken English
）Ｓomething went wrong.情况不妙啊(出了问题/麻烦). 内似的表达有:"There is something wrong with sth".什么出了麻烦/有毛病等. 例如:What ’s wrong with you, you look depressed--你看上去很消沉,发生什么事了
2)You are welcome,you deserve it.不客气,应该的!"deaerve"(v)-应该得,值得.
3)Not necessarily.不见得.这个短语在日常生活中用得较多. 请牢牢记住,很实用的!
4)I am embarrassed to take so many gifts.拿这么多的礼物我真不好意思(意思是--你送我这么多礼物真不好意思. 当然"embarrassed"还可以指"别人给你难堪而感到尴尬的意思".例如:You scolded me in public,I am embarrassed!---你在公共场合训我真让我感到尴尬.
5)I don’t deserve this/I am flattered.我不敢当(意思是你太夸我了)"Flatter"(v)---吹捧,奉承,过分夸奖等.
6)The game came out even.比赛不分胜负."even"扯平的,互不相让的"
7)Ask for a leave/I ask to use a sick leave today.请假/请病假
8)I told you (early).我不是早就告诉你了/我不是早说了!
9)It ’s better than nothing.总比没有好! 这句非常实用,用来安慰别人是非常漂亮的句子!
10)Let’s get down to business.我们谈正事吧/我们转入正题吧!"It’s late,let’s get down to business".---时候不早了,让我们谈正事吧".
外贸邮件回复的对应性—外贸新手上路 外贸客户邮件回复的对应性问题是外贸人员在回复国外客户邮件时最常发生、最多发生，却又最忽视的问题。 所谓的“对应性”指的就是针对性、关联性、相对性。当然是针对、关联、相对于你要回复的国外客户邮件的诉求、提问、询盘细节，以及逻辑顺序等方方面面。对此，可能很多朋友都无察觉，但事实上邮件回复的对应性，是个基础性问题、常识性的问题、也是个大问题！ 做外贸，可能每天都会收到询盘，那每天你都可能犯这样基础性的错误。你回复客户询盘后客户再回复你的几率（复盘率）低，更不用说成交率低，原因何在？我觉得，外贸客户邮件回复的对应性，可能是根本或重要原因之一。 一、称呼 称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则。 1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“Dear A”，你的回复也当对应为“Dear B”。若你回复客户“Hi A”，就会让人感到发“顿”。以此类推，如客人邮件“Hi A”，你的回复也当对应为“Hi B”。其他，同理。 2、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回复客户也当是“Dear Mr. 名+姓”。若你回复客户“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不规范（规范性就是对应性）；若你回复“Dear Mr. 名”，那就是错的，因为无此表达（我知道有不少朋友对此无意识） 二、漏点 1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条款、等。你的回复，应当是全部都提供；不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品（参考图片），以及特定规格的产品（产品参数），以及报价基于的交易条件、付款条件等（相关条款），
收到客户询盘时的回复： Dear sir, We hereby acknowledge receipt your inquiry of XX,(products)and i just got the information from our production department,these standard is available for us.and the now pls check the quotation below: The specification you required: The length: The diameter: The material ........ The price:XX usd /pes FOB(tian jin) I hope this is the one in your favor,As a experienced company (ISO9001:2000)in the XX filed for more than 20 years.and we take the opportunity seriously to cooperate with you.if you have any questions ,pls feel free to contact me.i will try my best Thanks and regards 签名 客户询盘模糊，向客户询问规格 Dear sir, Thanks for your inquiry of our XX(products).on dec.10th.and we are in XX filed for many years,so we are confident we can do it.but the specifications you given is still lack.such as the diameter,meterial,quantity and so on.....,so pls can you send us the details?the drawing(cad)is ok. After we confirmed,we are happy to provide you with our good quality and competitive price. Look forward your soonest reply, Thanks and regards 签名 针对客户的讨价还价的回复 Dear sir, Sorry for my late reply,i discuss with our boss for a long time, but regarding the price,it is near our bottom line,you know the market is changing everyday,and it is hard to cut more on cost as we need the products with best quality. But we treasure our first cooperation,so we allow you a 2%discount,this is the best i can do for you. I hope that if you have the will to cooperate,pls don’t just focus on the price,the most important is the quality,i think. If you any comments ,pls let me know. Thanks and regards Angela 这个得针对情况，如果利润真的不太高，就这样写没有关系，如果老板太黑了，就给点折扣，关于价格不是一封两封的邮件可以搞定的，总之灵活点啦 应对客户的迟迟不回复的邮件: Dear sir, Did you receive our quotation on dec12th?and no reply from you.i was waiting until all the
英文邮件最常犯的四大错误和范例 Email 是目前职场上最常被使用的沟通往来工具，人人都会写，但却非人人都可抓到其中的窍门，进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、又能让收件人想立即回信的email。到底台湾人的英文email 都犯了什么样的错误呢? 以下整理了在职场的英文email中最常犯的四大错误和范例。 问题一：Email 主旨要简短有力，才会让人一看就懂？ 首先，主旨栏千万不可以空白，否则可能会导致email被当成垃圾信件。再来，若信件内容经双方一再的往来答复，内文的讨论事项已脱离原主旨，那么请务必删除先前的信件内文，并换上一个新的主旨，一来是让收件人更清楚信件内容，二来是方便日后搜寻信件和数据归档。而最后，不可将信件所有内容放在信件主旨栏，那只会让对方对你有乱无章法的坏印象，更别谈对方对你会有后续的联系和回应了。 其实写一封商业英文书信一点也不难，要记住：忙碌的商务人士每天收到的email 至少约20 封，而主管们甚至会收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是赢得对方秘书的注意，获得快速回信，秘诀在于你的email是否下了个好主旨。 一个好的email 主旨，要有三个大原则：条理分明、目标明确、符合内容。以下为几个email常见的问题，一起来比较错误及正确的用法。 错误一：主旨不够清楚明白 Subject: Request(主旨：请求) v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨：赠品袋的询价请求) 第一个主旨虽然易读也与内容相关，但却一点也不明确。 第二个主旨把Request(请求)更明确化为Quotation Request(询价请求)，又再进一步加上for Gift Bags(关于赠品袋)，虽然还没看完信件全文，但这主旨已够明确易读，让收件人只要一眼瞥过，就可以马上对应到相关信息和流程，并且快速地回复这封要求信件。 错误二：主旨没有详细时间说明 Subject: Sales Promotion(主旨：促销活动) v.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨：2012 秋冬新品上市的促销活动) 第一个主旨虽然比Sales来得明确，但到底是哪种的促销活动呢？第二个主旨多了for 2012 A/ W Collection，帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市，这样的主旨才能快速带到重点。 问题二：Email 的开头该直呼名字还是用Dear Sir/Madam ？ 在写英文信件时，是否曾对公式化的Dear Sir/Madam 感到陈腔滥调？也有人会问Dear翻成中文是「亲爱的」的意思，我明明和对方不太熟，这样称呼会不会太亲昵了呢？ 在英文email规则中，Dear是一种表示礼貌、尊敬对方的意思，Dear Sir/Madam 是使用在写信给不知其名的人，亦即我们所谓的「敬启者」。 我们也可以将Dear解释为「致～」，例如Dear Alisa 就是致Alisa的信；当然你有其它更轻松的信件抬头选择，其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接
邮件回复技巧 1.拿到一封新的询盘，首先应该了解清楚客户背景，做到知己知彼： ①通过客户网站； ②网络搜索公司信息； 主要了解客户的类型、经营产品、经营渠道、销售额、市场区域、规模大小等等，这些信息可以帮助我们有针对性的回复邮件、推广产品。如果这些内容在网络上找不到，可以在以后和客户的沟通过程中逐步了解，对于新客户，如果我们所发的邮件没有得到回复，可以电话进一步了解，或者以调查问卷的方式，给出选项让客户简单选择，等等。 2.详细了解客户询盘的邮件内容，询盘可以反映出客户的需求，以便有针对性 地回复邮件，完整的询盘一般包含以下内容： ①客户公司自我介绍； ②所需产品； ③规格要求； ④认证要求； ⑤运费、包装、生产周期等其他问题。 通过对这些信息的研究，可以帮助我们了解客户的心理和侧重点，从而有针对性地回复邮件。例如，北美市场，突出UL&ETL&CSA认证或者产品的美规设计；欧洲、亚洲、南美突出产品性能、参数、质量、交期等；对于欠发达地区，对价位比较敏感，可以着重突出价格上的优惠。。。。 3.与客户沟通过程中，回复邮件的要点及注意事项： ①收到客户邮件，如果邮件比较复杂、篇幅很长，先通读2-3遍，完全了解 客户的邮件信息； ②各个击破，根据客户问题逐条回复，回复的时候尽量标出1，2,3,4…或者 用自动项目编号，客户可以很清晰地看到我们的回复； ③如果客户问题本身是分条分点的，可以直接在客户原邮件上回复，用不 同颜色字体标出，尽量不用红色； Please find my responses below in Blue. Best Regards, ***** *** 或者直接复制客户邮件内容，在新邮件上逐条回复，用不同字体标出。 ④写完邮件之后，先不要发送，再读一遍客户原邮件，不要有漏掉或者误
产品报价 （一）客户主动询价，我方报价 Dear Mr./Ms XX Thanks for your inquiry about XX products by e-mail dd xxxx, 2007! Now we here kindly quote you our best XX price as following: Products name: Specification, weight and size: Packing: Payment: Delivery time: Shipment fee: Quantity: Validity: Others: Pls review the above price and let us know your confirmation in an early date. Looking forward to hearing from you soon （二）我方主动询价，向客户报价 Dear Mr/Ms XX We have met somewhere / we knew your inquiry about XX products on alibaba. We are pleased we can supply them, now we here kindly quote you our best price as follows: Products name: Specification, weight and size: Packing: Payment: Delivery time: Shipment fee: Quantity: Validity: Others: Pls review the above price and let us know your confirmation in an early date.
英文每天一句 Thank you for your interest in Aaxis Software (Chengdu) Co., Ltd. We appreciate the time you have taken to present your qualifications to us. At this moment, we do not feel that you are a suitable fit for the current job requirements. We will keep your information on file and it may be evaluated with respect to other positions that become available in the future. We wish you success in your job search! Also, if you have any friend who is interested in the positions of AAXIS, please feel free to contact us. Thanks. 感谢您对Aaxis软件（成都）有限公司，我们感谢你主动出示您的资格我们的时间感兴趣。 在这个时刻，我们不觉得你是为当前工作需要的最佳选择。我们会继续文件中的资料，也可能与就该成为未来提供的其他职位的评价。 我们祝你求职成功！ 此外，如果您有任何谁是在AAXIS的职位有兴趣的朋友，请随时与我们联系。 谢谢。 我们平时进行商务交流时，时常需要回复客户的邮件，但你是不是总是用reply的功能呢？这在外国客户看来可能不太妥当哦。来看看下面这段对话吧。 C：Amy,我找了你一整天。 A：Whatis it?
商务沟通技巧——英文邮件（2019.07.27） 凡事有交代,件件有着落,事事有回音。 1.协商会议时间/提出建议 >>示范1： 如果建议开会，最好自己给出时间节点，让对方做选择题，而不是做填空题。 延申：给别人提供建议时（平等关系），不要用should，最好也不要need，表示一件事希望对方做，但是不强求时，可以说It is suggested/recommended, 或用It would be nice/great 而不是I need you to xxx。对比： Can you bring some wine to the party? It would be nice/great if you can bring some wine to the party. 练习： 建议重新签订协议/建议修改会议时间/建议对方来我司参观 >>示范2：（跟上一条邮件相比，有哪些优点？） >>示范3：（跟上一条邮件相比，有哪些缺点？） 练习： 针对售后协议的修改，请写一封邮件给客户，建议这个问题开会讨论。 2.提醒客户付款邮件： >>示范4：
条理清晰，信息详实，表格形式，不同颜色，客户一目了然 3.前期商务沟通 >>示范5：（评价这封邮件的优缺点） >>示范6：这封邮件有哪些问题？
>>示范7：（与上一封邮件相比，二者差别：1.2.3.） 5.其他建议用法： >>表示感谢： Thanks for the quick reply. Thanks for the updated information. Noted/Received with thanks. >>表示道歉： 回复邮件晚了： Sorry for the late reply. Sorry for the delay getting back to you. 如果是临时通知别人是什么事情：Apologies for the late/short notice. >>收尾套路： Please let me know what you think. Let me know if you have any questions or concerns. Your early/earliest reply/feedback will be highly appreciated. 作业： 你发了一封邮件给客户，但对方却迟迟没有回音。请发一封跟踪邮件，询问对方对于你之前发出邮件的看法。（2-3句话）
推荐公司其他产品 I visited your company web, find there are many goods match to our products. We have a good price and quality, so I want to send some samples for you Hope we can have more co-operations in the future 报价 Quote our best price based on 2,000m as below Your feedback for our quotation would be much appreciated。期待您对我们的报价的反馈信息 We hope you will find our quotation satisfactory and look forward to receiving your order.我们希望您对我们的报价满意并期盼您的订货。 We hope this will be a good start for profitable business relations. 希望这将是我们互利商业往来的良好开端 回复得迟表示歉意 I am really sorry for the late reply, cause we do not take good care of your sample. Sorry for my late reply 要求增加订单起定量 Is it possible to increase the quantity？ 因涨价需买方或卖方承担额外费用 Please burden this raised cost for us, we are not able to burden this extra cost, as our price has been very low. Production time will extend for extra one week. Considering the long pleasant relationship, we will bear the extra costs and keep the price unchanged for this order. Hope we can have more co-operations in the future, quality products at good price are always supplied for customer. 价格变动，P/I确认回传、货款安排 Because of the rising cost of raw materials, we have to adjust price. Please check the attached Proforma invoice. ( Please check the new price in attached proforma invoice.) After you stamp and sign it, then we start the production. Please arrange 100% T/T in advance, after receive your payment, we will start the production. Please sign the P/I and send back to us by email today, after we received your signed P/I, then we start the production immediately tomorrow morning. 我们老客户，尽力满足要求 You are our old customer; we always would like to try our best to meet your requirement
1.无法提供客户想要的产品时回复Dear Thank you for your enquiry of 12 March cate 9 cable. We appreciate your efforts in marketing our products and regret very much that we are unable to supply the desired goods due to excessive demand. We would, however, like to take this opportunity to offer the following material as a close substitute: Cate 5, US$__ per meter FOB Shanghai, including your commission 2%. Please visit our catalog at https://www.doczj.com/doc/a616985422.html, for more information on this item. If you find the product acceptable, please email us as soon as possible. Sincerely, 2.对客户一般讯盘的三种回复 Dear Mr. Jones: We thank you for your email enquiry for both groundnuts and Walnutmeat CNF Copenhagen dated February, 21. In reply, we offer firm, subject to your reply reaching us on or before February 26 for 250 metric tons of groundnuts, handpicked, shelled and ungraded at RMB2000 net per metric ton CNF Copenhagen and any other European Main Ports. Shipment to be made within two months after receipt of your order payment by L/C payable by sight draft.
邮件标题：客户求购的产品名称 邮件内文： To:客户公司名称 Attn:客户人名 Re:客户求购的产品名称 We are pleased to get to konw that you are presently on the market for产品名称,and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China,we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation. Herewith pls find our competitive offer as flws: Product: Specification: packing: Quantity:as per yr requirement Payment L/C sight Shipment:prompt If the product we offered above is some different from what you require actually,kindly inform us in detail,we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap. Pls note that the product pictures will be sent to you upon yr request,and a small sample could also be sent to you for yr final checking if the price is finally acceptable. To konw more about our corporation,kindly visit our website:www. Pls kindly check and revert at yr earlist. B.RGDS/落款 Co: Add: Tel: Fax: E-mail: 几点说明： 1，邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言，这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%; 2，开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余;不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议你，一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余，不过，如是本网线下转发给你的外商询盘，加一句话也无妨; 3，开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的; 那么，“过多”的标准是什么呢?我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”! 4，简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗?立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此; 有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的;有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户(如印度、韩国)可能会耐心回你，但对大多数欧美客商(如美国)来说，他们一般是不会回复该类邮件的; 5，所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，
开头： Mr. Hemant, 先生 Have a nice day Good day Thanks for your email Thank you very much for your email Thank you for your reply Thanks for your kind support to me first. Thank you for your inquiry. Thank you very much for your kind enquiry to us. Thank you for your order No.2012001 结尾： Your favorable reply will be highly appreciated. We are at your service at all times. Should you have any questions, pls feel free to contact us. Thank you for your attention and looking forward to your prompt reply We look forward to hearing from you soon. We look forward to the opportunity of being of service of you. We hope to hear from you soon we will be waiting for your confirmation We appreciate your comments and looking forward to working together with you soon. I f you have any enquiry and need our help, please don’t hesitate to contact me. Look forward to your further comments soon. 附件： Enclosed is our quotation sheet Enclosed is the proforma invoice, please confirm. The latest catalog enclosed Attached Attachment 报价： your enquiry is having our immediate attention and we hope to make you an acceptable offer in a few days. 我们正在研究你方的询盘几天便可以给你合适的报盘 our best offer is given below We''ll let you have the official offer next Monday. 下星期就给您正式报盘。 还价： this is our rock-bottom price, we cannot make any further concessions 这是我们的最低价,我们不能再让了 Moreover, We''ve kept the price close to the costs of production. 再说，这已经把价格压到生产费用的边缘了。 our price is fixed at a reasonable level我们的价格定的很合理
客户发来询盘，你要如何回复才能让客户和你继续谈下去？雨果小编在网上看到一篇文章不错，推荐给大家看看： 邮件标题：客户求购的产品名称 邮件内文： To：客户公司名称 Attn：客户人名 Re：客户求购的产品名称 We are pleased to get to know that you are presently on the market for 产品名称，and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China，we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation. Herewith pls find our competitive offer as flwsroduct：Specification：packinguantity：as per yr requirementPayment/C sightShipment:promptIf the product we offered above is some different from what you require actually,kindly inform us in detail，we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap.Pls note that the product pictures will be sent to you upon yr request，and a small sample could also be sent to you for yr final checking if the price is finally acceptable.To konw more about our
外贸邮件－史上最全的回复询盘模板 未付款订单 Dear $buyer, We have got your order of XXXXXX。But it seems that the order is still unpaid. If theres anything I can help with the price, size, etc., please feel free to contact me. After the payment is confirmed, I will process the order and ship it out as soon as possible. Thanks！ Best Regards $myname 译文：我们已收到你的订单，但订单似乎未付款。如果在价格和尺寸上有什么能帮助的，请随时与我联系。当付款完成，我将立即备货并发货。谢谢！ 提示：请根据您产品自身特点对描述内容进行修改。 已付款订单 Dear $buyer, Your payment for item XXXXXXXXXXXXXX has been confirmed. We will ship your order out within XXX business days as promised. After doing so, we will send you an e-mail notifying you of the tracking number. If you have any other questions, please feel free to let me know. Thanks! Best Regards $myname 译文：您的订单编号为XXXXXXXXXXXXXX的款项已收到，我们将在承诺的XXX天内发货，发货后，我们将通知你货运单号。如果您有任何问题请随时联系我。谢谢！ 提示：请填上您的订单号和发货天数。 发货后 Dear $buyer, The item XXXXXXXXXXXXXX you ordered has already been?shipped out and the tracking number is XXXXXXXXXXXXXX. The shipping status is as follows: XXXXXXXXXXXXXX. You will get it soon. Thanks for your support! Best Regards $myname 译文：订单号为XXXXXXXXXXXXXX的货物已经发货，发货单号是XXXXXXXXXXXXXX，运输方式是XXXXXXXXXXXXXX，订单状态是XXXXXXXXXXXXXX。您将会很快收到货物，感谢您的支持和理解。 提示：请填写订单号、发货单号、运输方式和发货日期。 询问是否收到货 Dear $buyer, According to the status shown on EMS website, your order has been received by you. If you have got the items, please confirm it on https://www.doczj.com/doc/a616985422.html,. If not, please let me know. Thanks！
一、事务邮件： X经理/总： 您好！ 非常荣幸能够代表我公司与您联系。 我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！ 如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！ XXX 二、问候邮件： 例一： X经理/总： 您好！ 在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！ （在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！） XXX公司XX敬上 例二： X经理/总： 您好！ 生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。 祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！ XXX公司XX敬上 例三： X经理/总： 您好！ 一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！ XXX公司XX敬上 例四： X经理/总： 新年好！ 值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，
感谢您长期以来对我们的支持和信任！ 在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！ 让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。 愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！ 新春来临，万象更新，XXXX全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！ XXXX公司 三、感谢信： X经理/总： 您好！ 感谢您长期以往对我司的支持与信任， 注意： 一、关于主题 1.一定不要空白标题。 2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。 3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 5.可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度， 特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。 7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前 忘记检查主题。 二、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。 2.Email开头结尾最好要有问候语 “你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
收到客户询盘时的回复： Dearsir, WeherebyacknowledgereceiptyourinquiryofXX,(products)andijustgottheinformationfromourproductiondep artment,thesestandardisavailableforus.andthenowplscheckthequotationbelow: Thespecificationyourequired: Thelength: 签名 Lookforwardyoursoonestreply, Thanksandregards 签名 针对客户的讨价还价的回复 Dearsir, Sorryformylatereply,idiscusswithourbossforalongtime,butregardingtheprice,itisnearourbottomline,yo uknowthemarketischangingeveryday,anditishardtocutmoreoncostasweneedtheproductswithbestquality.
Butwetreasureourfirstcooperation,soweallowyoua2%discount,thisisthebesticandoforyou. Ihopethatifyouhavethewilltocooperate,plsdon’tjustfocusontheprice,themostimport antisthequality,it hink. Ifyouanycomments,plsletmeknow. Thanksandregards Angela Angela ves,sothatwemakespecialanddivideplanandscheduleforeachclient. Atthesametimewecanimproveourserviceaccordingtothem,ifth ere’ssomefaultandinourworks. Soplstakeafewtimetotellmesomeadviceonourbusiness.ok?thanksverymuch. 针对报价了不回复的 Dearsirormadam, Hopeyoustillrememberme,isentyouquotationforXX(products)onXX(date)，wellmaybeyouareverybusy,andiunderstand. Ireviewyourwebsitverycarefully,andhavemuchintereststomakeastartforourcooperation,toprovidethebestspecialservice.
英文邮件最常犯的四大错误和范例 是目前职场上最常被使用的沟通往来工具，人人都会写，但却非人人都可抓到其中的窍门，进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、又能让收件人想立即回信的。到底台湾人的英文都犯了什么样的错误呢? 以下整理了在职场的英文中最常犯的四大错误和范例。 问题一：主旨要简短有力，才会让人一看就懂？ 首先，主旨栏千万不可以空白，否则可能会导致被当成垃圾信件。再来，若信件内容经双方一再的往来答复，内文的讨论事项已脱离原主旨，那么请务必删除先前的信件内文，并换上一个新的主旨，一来是让收件人更清楚信件内容，二来是方便日后搜寻信件和数据归档。而最后，不可将信件所有内容放在信件主旨栏，那只会让对方对你有乱无章法的坏印象，更别谈对方对你会有后续的联系和回应了。 其实写一封商业英文书信一点也不难，要记住：忙碌的商务人士每天收到的至少约封，而主管们甚至会收到上百封的，因此想吸引收信人的目光或是赢得对方秘书的注意，获得快速回信，秘诀在于你的是否下了个好主旨。 一个好的主旨，要有三个大原则：条理分明、目标明确、符合内容。以下为几个常见的问题，一起来比较错误及正确的用法。 错误一：主旨不够清楚明白 : (主旨：请求) : (主旨：赠品袋的询价请求) 第一个主旨虽然易读也与内容相关，但却一点也不明确。 第二个主旨把(请求)更明确化为 (询价请求)，又再进一步加上 (关于赠品袋)，虽然还没看完信件全文，但这主旨已够明确易读，让收件人只要一眼瞥过，就可以马上对应到相关信息和流程，并且快速地回复这封要求信件。 错误二：主旨没有详细时间说明 : (主旨：促销活动) : (主旨：秋冬新品上市的促销活动) 第一个主旨虽然比来得明确，但到底是哪种的促销活动呢？第二个主旨多了，帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市，这样的主旨才能快速带到重点。 问题二：的开头该直呼名字还是用？ 在写英文信件时，是否曾对公式化的感到陈腔滥调？也有人会问翻成中文是「亲爱的」的意思，我明明和对方不太熟，这样称呼会不会太亲昵了呢？ 在英文规则中，是一种表示礼貌、尊敬对方的意思，是使用在写信给不知其名的人，亦即我们所谓的「敬启者」。 我们也可以将解释为「致～」，例如就是致的信；当然你有其它更轻松的信件抬头选择，其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接称呼名字，例如： , 或是 , 而该如何拿捏就在于你和收件人的关系、以及你们沟通的频率。 从信末署名可以看出你与对方想建立什么样子的关系，想较亲近一点，你就可以署名；若想与对方保持距离，就可以连名带姓的署名。同样地，对方也会从中嗅出你的署名密码，而和你维系你所预设的双方关系。 另外，当你收到对方回复时，观察对方如何称呼你，以及如何在信末署名，你就