附录B 建筑工程文件归档内容表B 建筑工程文件归档内容
类别序
号
文件材料名称
保管单位
建
设
单
位
施
工单
位
城建档案馆
一
类工
程
二
类工
程
扫
描内
容
工
程
准
备
阶
段
文
件
一立项文件
1项目建议书及审批文件√√√2可行性研究报告及审批文件√√√3关于立项有关的会议纪要、领导讲话√√√4专家建议（论证）文件√√√5调查资料及项目评估研究文件√√√6工程立项中形成的其它文件√
二建设用地、征地、拆迁文件
1选址意见书申报文件（表）√
2选址规划意见通知书√
3选址意见书√√√√4建设用地规划许可证申报文件（表）√
5核定用地文件√
6
涉及占用农用地的建设项目用地预审意
见
√√√7
土地使用权人或房屋所有权人同意建设
的证明文件
√√√√8
国有土地使用权出让合同和国有土地使
用权转让合同
√√√9
规划条件申
报及审定文件√√√√1
建设用地规划许可证
√√√√1
1天津市建设用地申请文件（表）√
1
2
建设用地批准书√√√√1
3
国有土地使用证（白证）
√
1国有土地使用证及房地产权证√√√√
续表B
续表B
续表B
续表B
续表B
续表B
4建设工程消防验收申报文件（表）√
5
建设工程消防竣工验收备案（凭证）告知
书和抽查凭证或验收意见书
√√√√
6建设项目环境状况监测报告（表）及批复√√√√7节能工程检测合格报告√√√√8防雷检测√√√√9人防验收证明文件√√√√1
标志牌镶嵌申报文件（表）√√1
1
建设工程档案验收认可证√√√√1
2
文明施工措施费支付证明√√1
3
工程款结算证明√√√√√五基本建设项目竣工决算报告√√√√六建设工程质量保修书√√√七天津市商品住宅质量保证书√√√八天津市商品住宅使用说明书√√√
续表B
类别序
号文件材料名称
保管单位
建
设
单
位
施
工单
位
城建档案馆
一
类工
程
二
类工
程
扫
描内
容
备案
文
件1竣工验收备案文件（表）√√√√2建设工程竣工验收备案通知书√√√√3建设工程质量监督报告√√√√4其它法律、法规规定的备案证明文件√√
文件、材料收集归档制度 本文从网络收集而来，上传到平台为了帮到更多的人，如果您需要使用本文档，请点击下载按钮下载本文档（有偿下载），另外祝您生活愉快，工作顺利，万事如意！ 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、 时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级 干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、 汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下 级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、 办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音 带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐 赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调 资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
文件材料归档范围及保管期限划分方法（文书档案） 一、永久保管期限 （一）本单位文件材料 1、总结类（记录反映单位一年工作情况历史凭证）： ⑴年度工作总结（每年县委办政府办及上级主管部门都要求报）。 ⑵党（委、组、总）支部工作总结（每年都报组织部、机关党委）。 ⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报（每开展活动后上级主管部门都要求汇报）。 ⑷年鉴（每年都报县志办）。 ⑸单位大事记、历史沿革（每年县委办和档案局都要求撰写）。 ⑹领导班子及成员述职述廉报告（每年组织部和纪委都要求报）。 ⑺年度统计报表（业务主管部门每年都要求报送）。 2、花名册类（涉及人的历史身份证明之用）： ⑴干部职工花名册（每年都报县人事局和组织部）， ⑵党团员工会花名册（每年都报机关党委、团县委）。 ⑶干部任免审批表（每年都报组织部）。 3、重要会议材料类： ⑴会议纪录、会议纪要（反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题，每年绩效考评都检查的项目）。 ⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。 4、重要活动材料。年内开展几个重要活动方案、总结。 5、本单位下发重要红头文件（部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等）。 6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。 7、对下级重要问题请示的批复。 8、与外单位鉴定重要协议（合同）书。 9、与下级签订业务责任书。 - 1 -
10、给相关单位出具相关证明及意见等重要问题的复函。 （二）平级单位文件材料 1、年度考核结果文件（县委组织部和人事局每年都下发，涉及优秀称职不称职档次人员的增资权益问题）。 2、年度预算通知文件（县财政局每年都下发）。 3、新录用、调入干部职工的调令，党团组织关系转移介绍信（涉及人的身份资格权益问题）。 4、县发改局、住建局、国土局、环保、审计等部门关于项目立项、土地、规划、验收、审计等相关材料。 （三）上级单位文件材料 1、县委（办）县政府（办）县纪委及上级业务主管部门下发编制、任免、表彰、处分本单位和个人的通知文件、通报（为日后查证单位人员的职务职级等身份证明需要）。 2、上级党委政府和业务主管部门部署工作重要文件，下达项目通知文件，下达任务指标文件。 3、以县委县政府名义下发属于主管业务的文件。 二、30年保管期限 本单位文件材料 1、半年工作总结汇报。 2、股室年度工作总结、报表。 3、编发简报。 4、单位一般行政审批、行政执法、案件查处等行政管理业务材料。 5、作为协办单位下发文件。如工会、妇联、团委、科协等单位联合下发文件，排在第二位以后就是协办单位。 6、年度考核干部职工上报的相关材料。 7、重要问题调研报告。 8、向上级报送的一般业务问题请示及批复。 9、答复人大代表议案和政协委员提案。 10、给相关单位出具相关证明及意见等一般问题的复函。 - 2 -
文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订
一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。
文书档案的归档整理方法 文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 文件材料归档整理的具整理方法如下： 一、收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。 收集的范围： 1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料） 2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。（如本单位的请示、上
的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。） 3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。 二、确定归档范围和不归档范围： （一）机关文件材料归档范围是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）不归档范围： （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位
国有企业文件材料归档范围 一、党群工作形成的文件材料 （一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。 （二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。 （三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。 （四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。 （五）专业学会、协会工作，群众团体活动。 二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。 （二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。 （三）企业领导班子活动。 （四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。 （五）法律事务，纪检监察，公证工作。 （六）审计工作。 （七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。 （八）职工教育与培训工作。
（九）医疗卫生工作。 （十）后勤福利，住房管理。 （十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。 （十二）外事工作。 三、经营管理工作形成的文件材料 （一）企业改革，经营战略决策。 （二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。 （三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。 （四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。 （五）企业信用管理，形象宣传。 （六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。 （七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。 （八）物资采购、保存、供应和流通。 （九）经营业务管理，服务质量管理。 （十）境外项目管理。 （十一）招投标项目管理。 四、生产技术管理工作形成的文件材料 （一）生产准备、生产组织、调度工作。 （二）质量管理，质量检测和质量控制工作。
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
归档文件整理十步骤 2010-04-22 17:36:08| 分类：默认分类| 标签：|字号大中小订阅 （适用于纸质文书档案） 第一步：确定归档和不归档范围 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局2006年12月18日发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定归档的范围。 第二步：分年度 严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。 第三步：确定分类法 第一步骤可视机关的大小决定档案的分类方法。机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法，如区国税局、区教育局、区卫生局等。机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法，如区档案局、区 总工会、区妇联等。 第四步：划分保管期限 这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永 久、定期（30年、10年）保管期限。 第五步：归档文件的排列 归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出 发，不宜按收发文顺序排列归档文件。 第六步：盖归档章及填写其项目 归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。各机关单位还可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选 择项目，如：页数、盒号等。 盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。保管期限应填为“永久、30年、10年”。室编件号即归档文件的顺序号，
武汉天河机场第二公路通道项目 文件材料收集、整理、归档实施细则 第一章总则 第一条为武汉天河机场第二公路通道项目（以下简称本项目）文件材料收集、整理、立卷、归档工作，保证档案质量，更好地为项目建成后的管理、养护和改(扩)建服务，特根据国家和行业相关法规，制定《武汉天河机场第二公路通道项目文件材料收集、整理、归档管理工作细则》(以下简称《细则》)。 第二条本《细则》的依据： 一、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822—2008)； 二、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T28—2002) 三、《公路工程质量检验评定标准》(JTGF80／1-2004) 四、《公路建设监督管理办法》(交通部令2006年第6号)； 五、《公路工程竣(交)工验收办法》(2004年第3号令) 六、《关于贯彻执行公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发[2010]65号) 七、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号) 八、《湖北省交通建设项目文件材料立卷管理办法》(鄂交办[2005]450号文) 九、《武汉天河机场第二公路通道项目监理大纲》 第三条本《细则》所称“文件材料”或“竣工文件”是指本项目立项审批至工程竣工验收全过程形成的，反映项目质量、进度、资金和安全管理基本情况，对建
成后的管理、养护和改(扩)建具有保存、查考、利用价值的各种形式和不同载体的有效的公路工程建设项目文件材料。 第四条本项目所有参建单位均应贯彻执行本《细则》，在日常施工管理活动中，必须同步收集相关文件资料，并由专职资料员整理、预立卷、妥善保管，以便在项目交(竣)工验收时提交完整、齐全、真实、有效、规范的项目建设档案文件。 第五条建设项目文件材料立卷归档是执行国家和行业有关法规的工作，任何参建单位和个人不得无故拖延或拒绝提交工程文件材料，不得弄虚作假、敷衍了事，否则将依法追究其责任。 第二章管理与职责 第六条本项目文件材料立卷归档工作，根据项目法人负责制和统—领导、分级负责的原则，武汉天河机场路投资发展有限责任公司（以下简称项目公司）协同总监办为组织单位，实施统一领导并负责完成。各驻地办除做好各自形成的文件材料收集、归档工作外，并负责对施工单位（以下简称项目部）各项文件材料形成、收集和组卷归档工作进行监督、检查，并在交工验收前向项目公司提交所辖项目部的档案质量审查意见。各项目部负责对日常旄工管理与生产活动中形成的文件资料及时收集、整理、组卷归档，并在分部（或单位)工程交工前提交驻地办审查。 第七条为加强本项卧档案工作的领导和组卷归档力量，项目公司成立档案工作领导小组，并在原有档案管理人员的基础上充实力量，组成档案工作专班。各驻地办和项目部的档案管理也应加强力量，驻地办主任和项目经理要亲自抓：技术负责人要保证本单位提交档案的质量和时间；各驻地办应配档案人员卜2名，各项目部应配档案人员不少于3名，配备的档案工作人员应相对专职、稳定，并具有相应工程专业和熟悉档案专业知识，能满足项目文件材料组卷归档工作的需要。
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列
乡镇机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 一、党政办 1.上级机关的文件材料 1.1党和国家、省、市领导人，人民代表视察、检查工作中形成的讲话，批示、题词和主要的照片、录音带、录像带各种文件材料 1.1.1省部（含）以上的（永久） 1.1.2省部以下的（30年） 1.2上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料（30年） 1.3上级机关制发的文件材料 1.3.1针对本机关的（永久） 1.3.2非针对本机关需要本机关贯彻执行的文件材料（10年） 1.4报刊登载的本乡镇各种材料 1.4.1重要的（永久） 1.4.2一般的（10年） 2.本机关的文件材料 2.1党员代表大会文件材料 2.1.1请示、批复、会议通知、代表名额构成比例分配、代表名单、主席团名单、主席团会议记录、日程表、开幕词、上级领导讲话、工作报告、决议、选举方案、选举结果、闭幕词、会议的主要照片、录音带各种文件材料（永久） 2.1.2代表登记表、代表发言材料、大会的预备会议材料、会务材料（永久） 2.1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录，会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）
2.1.4讨论未通过的文件（10年） 2.2人代会文件材料 2.2.1请示、批复、会议通知、代表名额构成比例分配表、代表名单、代表资格审查委员名单、代表资格审查报告、主席团名单、日程表、开幕词、上级领导讲话材料、政府工作报告、大会决议、选举方案、选举结果报告、议案审查委员名单、议案审查报告、闭幕词（永久） 2.2.2代表发言材料、大会代表议案及处理意见（永久） 2.2.3人代会分组讨论记录、会务材料（出席证、代表笺等）（30年） 2.2.4关于成立选举委员会、启用印章、人选的请示、批复、报告、决定、通知、通告（永久）2.2.5代表普选工作总结、报告（永久） 2.2.6选民资格审查呈报表（30年） 2.2.7选区划分及领导小组表（30年） 2.2.8讨论未通过的文件（10年） 2.3.党委（扩大）会、镇长办公会议记录、纪要和民主生活的记录（永久） 2.4党委、政府召开工作会议、专题会议的文件材料 2.4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）2.4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年） 2.5党委、政府成员上级会议上的发言材料和汇报材料（永久） 2.6党委、政府制定的方针政策性、法规性、普发性文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久） 2.7党委、政府工作的计划、总结、报告 2.7.1年度或全过程的（永久） 2.7.2非年度或阶段性的（10年）
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 国家档案局令第10号 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2013年2月1日起施行。 局长杨冬权 2012年12月17日 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。 第四条企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 第五条企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件
中华人民共和国归档文件整理规则 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。 2.1 归档文件 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施 2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原则 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件. 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法 5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2 分类 归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。 5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5.5.1.3 文号：文件的发文字号。 5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔〕"号。 5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。 5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。 5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为 297mm×210mm）。 5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 5.6.1 档案盒 5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。 5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
纸质档案整理工作步骤 根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。 一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况 1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件： ①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。 2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为： ①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，
复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。 3、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。 4、跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。 5、几份文件作为一件时，“件”的日期 按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为
村级文件材料归档整理办法 按照国家、省、市档案局文件精神，进一步规范村级文件材料，保证村级文件材料的齐全完整，便于提供利用，现规定村级档案整理方法（整理步骤）。 一、区分年度 按照市局统一要求，我县村级文件材料归档采用“保管期限- 年度”分类方法。将收集来的各种文件材料按不同年度区分开来（一个年度一堆）。 二、划分保管期限 在每个年度内文件材料划分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。 三、文件排列 在不同保管期限内排列顺序，排序过程中应遵循三个结合。即：级别、重要程度、时间。 四、整理 永久：装袋，以件为单位，每件一袋（定期：可不装袋，用线装订）。然后去掉金属物，破损的进行裱糊。需说明，请示与批复，草稿与正文为一件，一次会议为一件。 六、盖归档章：盖在每件文件首页右上角的空白处。
全宗号：档案局给的固定号 年度：此件文件的年代 件号：即此件所在的顺序号 保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年） 七、填写目录 件号：即此件所在的顺序号 责任者：文件的作者，即文件的制作机关，部门或个人文号：文件的字号，制作文件机关的发文号。如法政发[2006]24号就是文号 题名：文件的标题 日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205. 页号：文件的页数 备考：需要说明的地方。 八、装盒：填写备考表，盒内有需要说明的地方 九、脊背盖章 全宗号：档案局给的固定号 年度：此盒文件针对的年代 保管期限：此盒文件针对的保管期限（永久、30年） 起止件号（室）：此盒文件共有多少件，从几至几件。例：1-25，说明此盒共有25件，即从1至25.
法库县行政村文件材料收集归档范围 1、村民委员会选派结果报告单；永久 2、本村关于党（团）员名册，培养和发展新党（团）、党员转 正等材料；永久 3、协议、合同（30年以上，包括30年）；永久 4、各种补贴、发放明细、汇总表；永久 5、党支部、村委会会议记录；永久 6、审批、统计表（年度）；永久 7、本村土地证书、区域示意图；永久 8、参合人员注销登记表；永久 9、新增参合人员登记表；永久 10、注销参合农民基本信息；永久 11、本村协查结果反馈联签单；永久 12、低保发放明细表；永久 13、残疾人自然状况登记表；永久 14、迁入、迁出介绍信、分户、落户等存根；永久 15、户卡、土地账；永久 16、本村会计交接书；永久 17、本村村委会分工，三年任期目标等方面材料；永久 18、本村的干部名册；永久
潞蒲常煤总企字…2012?70号 关于下发XX煤业文件材料收集归档的通 知 公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部： 为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。 一、工作职责及内容 1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。 2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。移交时，要基本完成移交资
料的分类、编目等整理工作。 3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。 4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。 二、收集整理范围 （一）、整合矿井资料及关闭资料 矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等)。 （二）、基建矿井归档资料 1、党群工作类： （1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等； （2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映； （3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；
文件材料整理及归档办法 总则 第一条为便于公司档案管理，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映公司主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档范围整理规则》（DA/T22-2000）并结合公司实际状况，制定本规定。 第二条本规定中的文件材料是指公司各部门在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 文书档案归档范围 第三条本公司文件材料归档范围是： （一）反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料； （四）其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。 第四条公司文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，公司内部互相抄送的文件材料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 第五条凡属公司归档范围的文件材料，必须按有关规定向本公司负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 文书档案保管期限 第六条公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： （一）本公司制定的法规政策性文件材料； （二）本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；
2017年归档文件整理工作方案 年度归档文件整理工作是档案资政服务的基础，也是档案管理工作资源建设的核心组成部分，为了更好地做好年度归档文件整理工作，根据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求，特制定本方案如下： 一、指导思想 按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则，强化组织领导，加强业务知识学习，严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的目的，在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。 二、时间要求 归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束；7月31日前归档文件目录按标准打印完毕，原生电子文件和电子档案目录报市档案局。 三、工作标准
（一）文件材料的收集工作 文件材料的收集是归档工作的起点，直接决定归档的质量，务必高度重视，认真负责。只有及时广泛收集，才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩，档案员务必将本机关的各种红头文件，黑头文件、会议材料、各种会议记录；重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告；工作计划、总结、小结；规章制度（规定）、干部（职工）登记表、花名册、各类统计报表（组织、人事、工资、业务报表等）；协议、合同等收集齐全、完整，确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等，集中移交市档案局。 （二）文件材料的整理工作 1、档案员要按照《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，认真指导各单位归档文件整理工作。 2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如：电业局（按件整理，划分为永久、长期、短期3个保管期限，按机构分类）；邮政局、电信局（按企业分类整理）；银行（按机构问题分类整理），各组要按其标准指导他们进行整理。
档案保管期限表规定 县档案局： 为加强文峰镇档案管理工作，更好地为本镇工作和农民服务，正确界定本镇文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《国家档案局第8号令》、《乡镇档案工作试行办法》、吉水档案局〔2011〕1号文件要求，根据本镇实际，特制定本规定。 文峰镇人民政府 2011年4月30日
档案保管期限表 1 党群工作类 1.1 乡镇召开党代会，工会、共青团、妇联代表大会文件材料 1.1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、开闭幕词，大会发言，简报，快报，重要的声像材料永久1.1.2 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年1.1.3 讨论未通过的文件材料、会议参考文件等文件材料10年 1.2 乡镇党委、机关支委（部）、纪律检查委员会、团委、妇联会议文件材料 1.2.1 决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久1.2.2 讨论未通过的文件10年1.3 乡镇党委、机关支委（部）、纪律检查委员会、工会、团委的年度工作计划、总结、年度报表及人员名册永久1.4 关于乡镇党委隶属的机构设置、撤并，启用和作废印章，人员编制，职务任免的请示、批复、通知永久1.5 乡镇党委关于建立基层组织，接收党员、党员转正的请示、批复、通知永久1.6 乡镇党委关于对隶属单位、街道、村干部的任免报告、批复、通知永久1.7 受到警告以上处分工作中形成的综合性报告、调查材料永久1.7.2 受到警告处分工作中形成的综合性报告、调查材料30年1.8 表彰、奖励优秀党团员及党务工作者、先进党团支部，工作、妇联工作先进集体及先进个人的决定、通报 1.8.1 县级（含县级）以上的永久1.8.2 县级以下的30年1.9 乡镇党委召开三级干部、经济工作会议文件材料 1.9.1 通知、日程、工作报告、领导讲话及大会记录永久1.9.2 小组会议记录和典型经验交流材料10年1.10 乡镇党委召开的关于党建、基层组织整建、共青团、妇联工作会议的通知、领导讲话、会议记录永久1.11 乡镇关于党员教育、民主评议党员、政治理论学习和宣传工作、党风廉政建设、精神文明建设的安排、总结报告、制度30年1.12 乡镇党员、团员、工会会员组织关系介绍信及存根永久1.13 乡镇关于统战工作的年度工作计划、总结，重要专题报告永久1.14 乡镇关于民兵组织建设、军训工作的年度计划、总结、统计表永久1.15 乡镇关于征兵、基干民兵登记等工作的通知、登记表30年1.16 乡镇党委收发文登记簿、电话记录10年1.17 乡镇全体党员生活会、政治学习会议记录30年1.18 乡镇人民来信来访文件材料 1.18.1 有上级机关或本机关领导重要批示和处理结果的永久1.18.2 无处理结果的10年